Bạn đang chìm trong một biển ghi chú nhắc nhở? Luôn thêm vào danh sách việc cần làm dài dằng dặc? Luôn theo kịp tất cả công việc có thể là một nhiệm vụ khó khăn, nhưng bạn hoàn toàn có thể biến mình thành một cỗ máy năng suất. Và phương pháp hoàn thành công việc (GTD) có thể là chìa khóa.
David Allen, một nhà tư vấn năng suất người Mỹ, đã phát triển phương pháp GTD để quản lý thời gian và năng suất. Cốt lõi của phương pháp GTD là niềm tin của Allen rằng bạn càng có nhiều thông tin trong đầu, bạn càng khó quyết định việc cần làm tiếp theo.
Phương pháp GTD cung cấp cho bạn một hệ thống để loại bỏ các việc cần làm trong đầu, sắp xếp công việc, ưu tiên các dự án và đạt được trạng thái tập trung tốt hơn. Giờ đây, bạn có thể trở thành một siêu sao năng suất.
Các ứng dụng và phần mềm tích hợp phương pháp GTD có thể giúp bạn triển khai hệ thống của Allen một cách hiệu quả. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ xem xét các ứng dụng GTD tốt nhất hiện có, các tính năng tốt nhất, nhược điểm tiềm ẩn, giá cả và xếp hạng của chúng.
GTD là gì?
Phần mềm GTD là công cụ hỗ trợ kỹ thuật số cho phương pháp GTD. Về cơ bản, hệ thống này giúp bạn giải tỏa tâm trí, tăng khả năng tập trung và giúp bạn hoàn thành công việc và dự án hiệu quả hơn. Đây là phần mềm giúp bạn hợp lý hóa nỗ lực bằng cách giúp bạn ghi lại, sắp xếp và thực hiện các công việc.
Mặc dù có nhiều biến thể của phần mềm GTD, nhưng tất cả đều có hệ thống quản lý công việc. Hệ thống này có thể giúp bạn tạo danh sách công việc cần làm với các ưu tiên và thời hạn.
Nhiều ứng dụng GTD tích hợp với các ứng dụng khác trong hệ thống công nghệ của bạn, chẳng hạn như Lịch Google, ứng dụng email và chương trình trò chuyện, để giúp hợp lý hóa việc tạo/lập và quản lý công việc.
📮ClickUp Insight: Bạn nghĩ danh sách công việc của mình đang hiệu quả? Hãy suy nghĩ lại. Khảo sát của chúng tôi cho thấy 76% chuyên gia sử dụng hệ thống ưu tiên của riêng họ để quản lý công việc. Tuy nhiên, nghiên cứu gần đây xác nhận rằng 65% nhân viên có xu hướng tập trung vào những công việc dễ dàng hơn là những công việc có giá trị cao mà không có sự ưu tiên hiệu quả. Ưu tiên nhiệm vụ của ClickUp thay đổi cách bạn hình dung và giải quyết các dự án phức tạp, dễ dàng nêu bật các công việc quan trọng. Với quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI và các cờ ưu tiên tùy chỉnh của ClickUp, bạn sẽ luôn biết phải giải quyết việc gì trước tiên.
Bạn nên tìm kiếm điều gì trong một ứng dụng hoàn thành công việc?
Việc lựa chọn ứng dụng GTD hoàn hảo có thể ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả và khả năng tổ chức của bạn. Dưới đây là những điều cần lưu ý khi bạn bắt đầu tìm kiếm giải pháp năng suất:
- Giao diện trực quan, dễ điều hướng và cung cấp các cách nhanh chóng để thêm và phân công công việc
- Quản lý công việc giúp bạn dễ dàng tạo, sắp xếp thứ tự ưu tiên, quản lý và phân công công việc khi cần thiết
- Các tùy chọn tích hợp cho phép bạn kết nối với các ứng dụng khác, chẳng hạn như Lịch Google, ứng dụng email và dịch vụ trò chuyện
- Các công cụ cộng tác cho phép bạn chia sẻ và phân công công việc với người khác, đồng thời cộng tác trong danh sách công việc của nhóm
Hãy dành thời gian để xem xét các tùy chọn ứng dụng GTD để tìm ra ứng dụng phù hợp nhất với quy trình làm việc của bạn.
9 ứng dụng GTD tốt nhất
Hãy tìm những ứng dụng GTD tốt nhất để giải phóng tiềm năng năng suất của bạn!
1. ClickUp
Với ClickUp, việc tận dụng sức mạnh của phương pháp Getting Things Done trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Nền tảng quản lý dự án này nổi bật với hệ thống quản lý công việc tích hợp, giúp khung GTD trở nên như được cài sẵn. Nền tảng ClickUp có thể nhanh chóng mở rộng quy mô, giúp bạn dễ dàng chuyển từ quản lý danh sách việc cần làm cá nhân sang giám sát các dự án phức tạp.
Có sẵn các tùy chọn tùy chỉnh và tích hợp phong phú, phần mềm này tích hợp vào quy trình làm việc hiện tại của bạn với ít phức tạp nhất, mang đến nhiều cơ hội để điều chỉnh và hoàn thiện hệ thống cho phù hợp với nhu cầu của bạn.
Nếu bạn muốn bắt đầu sử dụng nền tảng quản lý dự án mạnh mẽ của ClickUp để hoàn thành công việc, hãy xem Mẫu hoàn thành công việc của ClickUp. Mẫu này phù hợp với các nguyên tắc GTD, cung cấp cho bạn một nơi để ghi lại các công việc, đặt ưu tiên và thực hiện với hiệu quả tối ưu.
Ngoài ra, ClickUp còn cung cấp Gói Miễn phí vĩnh viễn, vì vậy bạn sẽ không bao giờ phải làm việc mà không có khả năng quản lý công việc mạnh mẽ nữa.
Các tính năng tốt nhất của ClickUp
- Nhiều chế độ xem cho phép bạn xem Nhiệm vụ ClickUp theo cách phù hợp với công việc của bạn, bao gồm Bảng trắng, danh sách, chế độ xem Lịch, chế độ xem Dòng thời gian và hơn thế nữa
- Tích hợp với hơn 1.000 ứng dụng, giúp bạn kết nối hoàn toàn với quy trình làm việc của mình
- Các tùy chọn cộng tác dễ dàng cho phép mọi người cùng nhau thực hiện các công việc và dự án từ một nền tảng tập trung duy nhất
- Nhắc nhở tùy chỉnh sẽ hiển thị thông báo khi bạn cần, ở nơi bạn cần để bạn không bao giờ bỏ lỡ công việc nào
- Các hàm trí tuệ nhân tạo (AI) tích hợp giúp bạn tạo danh sách công việc hoặc các mục có thể thực hiện từ bản tóm tắt cuộc họp
Giới hạn của ClickUp
- Một số chế độ xem chưa khả dụng trên thiết bị di động (chưa!)
Giá ClickUp
Xếp hạng và đánh giá ClickUp
- G2: 4.7/5 (2.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (2.000+ đánh giá)
2. OmniFocus
OmniFocus là phần mềm GTD có lượng người dùng rộng rãi nhờ tuân thủ các nguyên tắc GTD. Phần mềm này cung cấp hệ thống quản lý công việc cho Mac và iOS, cho phép bạn ghi lại, sắp xếp và ưu tiên các việc cần làm trong giao diện người dùng trực quan.
OmniFocus đồng bộ trên tất cả các thiết bị Apple của bạn, vì vậy công việc của bạn luôn sẵn sàng bất kể bạn làm việc ở đâu và như thế nào. Phần mềm GTD này có các tùy chọn tùy chỉnh tuyệt vời để điều chỉnh không gian làm việc theo sở thích của bạn và có thể mở rộng để đáp ứng nhu cầu của cá nhân và nhóm.
Đối với những người dùng Mac và iOS trung thành, giải pháp phần mềm GTD toàn diện này có thể tăng năng suất và giúp bạn tập trung hơn.
Các tính năng tốt nhất của OmniFocus
- Hệ thống quản lý công việc tuyệt vời với chế độ xem có thể tùy chỉnh
- Khả năng đính kèm thông tin vào công việc giúp bạn lưu trữ dữ liệu ở một không gian trung tâm
- Tích hợp với Siri để quản lý công việc rảnh tay khi đang di chuyển
Giới hạn của OmniFocus
- Được thiết kế cho Mac, nên người dùng Windows và Android có thể cảm thấy bị bỏ rơi
Giá cả của OmniFocus
- Gói đăng ký cho Mac, iPhone, iPad và web: $9.99/tháng, tự động gia hạn
- OmniFocus cho web: $4.99/tháng
- Giấy phép tiêu chuẩn chỉ dành cho Mac: 49,99 đô la thanh toán một lần
- Giấy phép chuyên nghiệp chỉ dành cho Mac: 99,99 đô la thanh toán một lần
- Giấy phép tiêu chuẩn cho iPhone hoặc iPad: 49,99 đô la thanh toán một lần
- Giấy phép iPhone hoặc iPad pro: 74,99 đô la thanh toán một lần
Đánh giá và nhận xét về OmniFocus
- G2: 4.6/5 (55+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (74+ đánh giá)
Tham khảo các lựa chọn thay thế OmniFocus sau đây!
3. Toodledo
Toodledo là phần mềm GTD phổ biến, mang đến tính linh hoạt trong việc tối ưu hóa năng suất của bạn. Bạn có thể ghi lại, sắp xếp và quản lý sở thích của mình trong một giao diện gọn gàng và trực quan.
Ứng dụng GTD giúp nhập công việc dễ dàng và cho phép bạn nhanh chóng sắp xếp thứ tự ưu tiên cho từng mục nhập. Tính linh hoạt của nền tảng này thể hiện rõ trong các thuộc tính công việc, nơi bạn có thể đặt ngày đáo hạn và nhắc nhở, thêm ghi chú và cộng tác với các thành viên trong nhóm. Điều này giúp bạn dễ dàng tùy chỉnh quy trình làm việc để phù hợp với nhu cầu của mình.
Toodledo cung cấp các tùy chọn tích hợp tốt, và bạn có thể kết nối nó với các ứng dụng yêu thích của mình và mở rộng chức năng của nó. Đây là một giải pháp năng suất vững chắc áp dụng phương pháp GTD.
Các tính năng tốt nhất của Toodledo
- Các thuộc tính công việc có thể tùy chỉnh rất hữu ích để điều chỉnh quy trình làm việc theo sở thích cá nhân của bạn
- Các tính năng cộng tác giúp bạn dễ dàng tạo công việc và chia sẻ với các thành viên trong nhóm
- Ứng dụng này có các tùy chọn tích hợp tốt, giúp bạn tạo ra một trải nghiệm GTD thống nhất trên nhiều nền tảng khác nhau
Giới hạn của Toodledo
- Một số người dùng có thể thấy giao diện ứng dụng này kém hấp dẫn hơn so với các ứng dụng GTD khác trên thị trường
Giá cả của Toodledo
- Miễn phí
- Gói tiêu chuẩn: $3.99/tháng
- Ưu đãi: $5.99/tháng
- Kinh doanh: Liên hệ để biết giá
Đánh giá và nhận xét về Toodledo
- G2: 4. 4/5 (49+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (70+ đánh giá)
4. SimpleTask
SimpleTask loại bỏ các yếu tố gây xao lãng và cung cấp trình quản lý danh sách công việc với các tính năng vừa đủ để tuân thủ phương pháp GTD. Nhanh chóng thêm công việc trong giao diện người dùng đơn giản, sau đó gắn thẻ, sắp xếp thứ tự ưu tiên và phân loại thành các nhóm.
Bạn có thể sử dụng ứng dụng GTD để tạo lời nhắc trong Lịch Apple và Lịch Google hoặc đặt lời nhắc trong chính ứng dụng. Chia sẻ danh sách công việc đã hoàn thành với nhóm của bạn bằng tính năng chia sẻ và tự chúc mừng bản thân vì một ngày làm việc hiệu quả.
Tùy chọn này phù hợp với những người dùng muốn quản lý công việc nhẹ nhàng với thiết kế tối giản.
Các tính năng tốt nhất của SimpleTask
- Giao diện không gây xao lãng để quản lý công việc với hiệu quả tối đa
- Các tùy chọn gắn thẻ và lọc tiện lợi giúp bạn dễ dàng sắp xếp công việc và xem công việc tiếp theo trong danh sách ưu tiên của mình
- Đồng bộ danh sách công việc của bạn trên các nền tảng khác nhau, để bạn có thể cập nhật tất cả công việc mọi lúc mọi nơi
Giới hạn của SimpleTask
- Một số người dùng có thể thấy thiếu các tính năng trong ứng dụng GTD miễn phí là điều đáng thất vọng
Giá cả của SimpleTask
- Công cụ GTD miễn phí
Đánh giá và nhận xét về SimpleTask
- G2: Không có
- Capterra: n/a
5. Evernote
Evernote vừa là ứng dụng ghi chú vừa là ứng dụng tổ chức. Người hâm mộ GTD cũng có thể sử dụng nó để quản lý phương pháp GTD của mình, vì đây là một nền tảng mạnh mẽ để thu thập và quản lý thông tin. Các tính năng của nó bao gồm tạo/lập ghi chú, cắt web và lưu trữ tài liệu.
Ngoài ra, ứng dụng này còn đồng bộ với tất cả các thiết bị của bạn, để bạn luôn có thông tin cần thiết. Sử dụng ứng dụng này như một kho lưu trữ kỹ thuật số để giảm bớt gánh nặng tinh thần, ghi lại các công việc và hoàn thành tất cả các nhiệm vụ của bạn.
Các tính năng tốt nhất của Evernote
- Rất phù hợp để thêm thông tin vào công việc của bạn, vì Evernote cho phép bạn thêm văn bản, đa phương tiện và hơn thế nữa
- Đồng bộ hóa thông tin trên các thiết bị của bạn để bạn có thể truy cập thông tin mọi lúc, mọi nơi
- Ứng dụng này có nhiều tính năng linh hoạt, có nghĩa là nó không chỉ là nền tảng GTD của bạn mà còn có thể làm nhiều việc khác nữa
Giới hạn của Evernote
- Với rất nhiều tính năng, người dùng muốn có trải nghiệm GTD được hướng dẫn chi tiết hơn có thể cảm thấy choáng ngợp
Giá cả của Evernote
- Phiên bản chuyên nghiệp: $17.99/tháng hoặc $169.99/năm
- Nhóm: 24,99 USD/tháng/người dùng
Đánh giá và nhận xét về Evernote
- G2: 4. 4/5 (1.900+ đánh giá)
- Capterra: 4.4/5 (8.000+ đánh giá)
6. Thiên đường cho GTD
Một phần mềm quản lý công việc khác dành cho những người yêu thích GTD là Nirvana for GTD.
Ứng dụng GTD cho phép bạn nhanh chóng ghi lại nhiều công việc trong khi vẫn tập trung vào những việc cần làm trong ngày. Bạn có thể lọc công việc dựa trên thời gian, địa điểm hiện tại và thậm chí là mức độ tập trung của bạn.
Giao diện đẹp mắt cũng rất thân thiện với người dùng. Đây là một ứng dụng GTD tuyệt vời để mang lại sự tĩnh lặng cho các công việc của bạn.
Các tính năng tốt nhất của Nirvana for GTD
- Với phương pháp GTD làm cốt lõi, ứng dụng này giúp bạn dễ dàng ghi lại, làm rõ, sắp xếp và thực hiện các công việc của mình mà không cảm thấy quá tải
- Thiết kế tối giản hấp dẫn mà không thiếu tính năng, giúp bạn tập trung vào công việc tiếp theo
- Bối cảnh và thẻ có thể tùy chỉnh cho phép bạn lọc nhiều công việc dựa trên tiêu chí cá nhân hóa để bạn có thể lấy ra công việc phù hợp vào đúng thời điểm
Nirvana cho các giới hạn của GTD
- Mặc dù phần mềm GTD cung cấp các tính năng cơ bản tuyệt vời của phương pháp GTD, nhưng việc thiếu các tính năng mạnh mẽ hơn có thể khiến người dùng cao cấp cảm thấy chưa thỏa mãn
Giá cả lý tưởng cho GTD
- Miễn phí
- Pro: $3/tháng, thanh toán hàng năm, hoặc $5/tháng, thanh toán hàng tháng
Thiên đường cho đánh giá và nhận xét về GTD
- Google Play: 4,5/5 (hơn 1.000 đánh giá)
7. Remember the Milk
Remember the Milk là một ứng dụng GTD hứa hẹn sẽ giúp bạn làm chính xác điều đó: nhớ mua sữa. Lý tưởng cho cuộc sống hàng ngày, ứng dụng quản lý công việc giàu tính năng này đủ mạnh mẽ để giúp bạn sắp xếp mọi thứ, từ danh sách việc vặt trong nhà đến các dự án công việc phức tạp.
Quản lý công việc, đặt nhắc nhở và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các hoạt động của bạn chỉ với một cú nhấp chuột. Phạm vi chức năng rộng và giao diện người dùng đẹp mắt khiến ứng dụng này trở thành lựa chọn phổ biến cho những người yêu thích phương pháp GTD.
Các tính năng tốt nhất của Remember the Milk
- Sắp xếp công việc theo ngày đáo hạn, mức độ ưu tiên hoặc thẻ để bạn có thể truy cập các công việc liên quan khi cần
- Tích hợp ứng dụng này với các ứng dụng và dịch vụ khác để tối đa hóa hiệu quả
- Đặt nhắc nhở dựa trên vị trí để gửi công việc cho bạn dựa trên vị trí của bạn tại một thời điểm nhất định để bạn không bao giờ quên mua sữa ở cửa hàng nữa
Hãy nhớ các giới hạn của Remember the Milk
- Ứng dụng này có thể khó sử dụng hơn đối với những người dùng đang tìm kiếm một hệ thống quản lý công việc đơn giản hơn
Giá cả của Remember the Milk
- Miễn phí
- Pro: $39.99/năm
Đánh giá và nhận xét về Remember the Milk
- G2: 4. 4/5 (16+ đánh giá)
- Capterra: 4.4/5 (56+ đánh giá)
8. Todoist
Todoist là ứng dụng danh sách việc cần làm hứa hẹn mang lại sự tổ chức cho gia đình và công việc thông qua ứng dụng quản lý công việc được thiết kế đẹp mắt. Bạn có thể nhanh chóng sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc và có cái nhìn tổng quan rõ ràng về mọi việc cần làm trong ngày, bao gồm công việc nhà, công việc văn phòng và công việc cá nhân.
Các tính năng chia sẻ dễ dàng giúp đơn giản hóa việc gửi và phân công công việc cho người khác để bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn. Với chế độ xem công việc được cá nhân hóa và các tùy chọn tích hợp đa dạng, đây là ứng dụng phương pháp GTD mà bạn có thể thêm vào quy trình làm việc của mình một cách liền mạch.
Các tính năng tốt nhất của Todoist
- Bắt đầu nhập công việc của bạn, và AI tích hợp sẽ hoàn thành phần còn lại
- Tính năng lọc công việc tự động cho bạn biết những công việc ưu tiên hàng đầu trong ngày để bạn có thể làm những việc quan trọng nhất trước tiên
- Không gian làm việc trong phần mềm GTD cho phép bạn tách biệt công việc, gia đình và các công việc cá nhân
Giới hạn của Todoist
- Nhiều tính năng tốt nhất không có trong phiên bản miễn phí của ứng dụng, vì vậy bạn có thể sẽ muốn nâng cấp để mở khóa chúng
Giá của Todoist
- Kế hoạch cho người mới bắt đầu: Miễn phí
- Pro: $4/tháng, thanh toán hàng năm
- Kinh doanh: 6 USD/tháng/thành viên, thanh toán hàng năm
Xếp hạng và đánh giá Todoist
- G2: 4. 4/5 (750+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (2.200+ đánh giá)
9. Everdo
Phần mềm GTD đa nền tảng này tập trung vào bảo mật. Ứng dụng này lưu trữ thông tin của bạn trên thiết bị của bạn với mã hóa đầu cuối. Vì dữ liệu của bạn vẫn lưu trữ trên thiết bị, nên nó luôn có sẵn ngoại tuyến, do đó bạn có thể làm việc ngay cả khi không có kết nối internet.
Ứng dụng GTD cũng không thiếu phong cách, với giao diện người dùng đẹp mắt và dễ điều hướng. Giao diện trực quan giúp người dùng mới dễ dàng quản lý công việc của mình ngay từ đầu.
Các tính năng tốt nhất của Everdo
- Lọc công việc của bạn dựa trên thời gian và năng lượng để nhận danh sách việc cần làm tùy chỉnh phù hợp với thời gian rảnh của bạn
- Quản lý công việc kết hợp cụ thể phương pháp GTD
- Chức năng ngoại tuyến giúp bạn có thể làm việc mà không cần kết nối internet
Giới hạn của Everdo
- Giao diện tối giản có thể không hấp dẫn về mặt thị giác đối với những người dùng mong muốn nhiều hơn các tính năng cơ bản
Giá cả của Everdo
- Miễn phí
- Pro: $79.99
Đánh giá và nhận xét về Everdo
- G2: 4.7/5 (160+ đánh giá)
Hoàn thành nhiều việc hơn với ClickUp
Khi bắt đầu hành trình nâng cao năng suất, hãy nhớ rằng phương pháp GTD không chỉ là một hệ thống. Đây là một cách tiếp cận công việc và tạo dự án mang tính cách mạng. Ghi lại ý tưởng, đặt ưu tiên và liên tục xem xét tiến độ để tận dụng tối đa ứng dụng GTD mà bạn đã chọn.
Cho dù bạn chọn trình quản lý công việc tối giản, trình tổ chức dự án giàu tính năng hay nền tảng cộng tác để tăng năng suất nhóm, ứng dụng GTD lý tưởng phải mang lại cảm giác trực quan, hữu ích và giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.
Hãy áp dụng nghệ thuật của phương pháp GTD với ClickUp. ClickUp là một công cụ quản lý dự án toàn diện, tích hợp liền mạch phương pháp GTD cho cả cá nhân và nhóm.
Sử dụng tính năng quản lý công việc mạnh mẽ để lập kế hoạch, sắp xếp và phân công công việc, dự án và kết quả cần đạt được. Hãy thử dùng Gói Miễn phí vĩnh viễn và tận hưởng sự tổ chức và năng suất tốt hơn chỉ trong vài phút.
ClickUp giúp bạn chinh phục mục tiêu và hoàn thành công việc một cách dễ dàng. Đăng ký ngay hôm nay!