Thời gian làm việc trong ngày không đủ để hoàn thành tất cả các công việc hàng ngày, huống chi là những dự án đang tiến hành với nhiều bước và trở ngại. Đó là lý do tại sao sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên là một kỹ năng vô cùng quý giá cần học. May mắn thay, bạn không cần phải là chuyên gia về năng suất! Có rất nhiều công cụ giúp đơn giản hóa quá trình này.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá những công cụ sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên tốt nhất hiện nay. Mỗi công cụ đều có ưu điểm, nhược điểm và tính năng riêng. Hãy tìm công cụ sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên phù hợp nhất với nhóm của bạn để hoàn thành công việc theo thứ tự tối ưu nhất có thể.
Những tiêu chí nào bạn nên tìm kiếm trong một công cụ ưu tiên hóa?
Mỗi nhóm sẽ có nhu cầu khác nhau về công cụ sắp xếp thứ tự ưu tiên, nhưng đây là những công cụ phổ biến và cần thiết mà bạn nên tìm kiếm khi lập danh sách lựa chọn của riêng mình.
Các công cụ sắp xếp thứ tự ưu tiên tốt nhất giúp các nhóm:
- Tạo danh sách tổng thể mọi hoạt động đã lên kế hoạch hoặc yêu cầu cập nhật sản phẩm
- Xác định các công việc cần hoàn thành gấp và ưu tiên hàng đầu, và để những công việc ít ưu tiên hơn cho ngày khác
- Thu thập dữ liệu và thông tin chi tiết về khách hàng để đưa ra quyết định sáng suốt
- Tìm và sử dụng các mẹo tăng năng suất của riêng bạn
- Xem liệu họ có đủ thời gian để xuất bản bản cập nhật sản phẩm dựa trên các nguồn lực
- Hợp lý hóa quá trình ra quyết định bằng cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc
- Đưa ra quyết định chiến lược về phân bổ nguồn lực và quản lý khối lượng công việc
- Loại bỏ các thành kiến cá nhân và tập trung vào các chỉ số thực tế
- Tập trung vào các cập nhật có tác động lớn, công việc khẩn cấp và thành quả nhanh chóng
- Hợp lý hóa quy trình với các mẫu quản lý công việc
- Lập kế hoạch trực quan theo cách phù hợp với họ — cho dù đó là bảng Kanban hay biểu đồ Gantt
- Sử dụng các kỹ thuật sắp xếp ưu tiên tiêu chuẩn hoặc xây dựng ma trận ưu tiên của riêng bạn
- Tìm cách sắp xếp công việc theo phương pháp quản lý dự án ưa thích của bạn, chẳng hạn như Agile hoặc Scrum
- Xem ngay những việc cần làm tiếp theo để tránh trở ngại và đáp ứng thời hạn
- Hoàn thành công việc quan trọng một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất
Sử dụng danh sách này khi bạn thử các công cụ tiềm năng. Xác định nhu cầu của nhóm và những việc ít quan trọng hơn, sau đó sử dụng hướng dẫn này để giúp bạn tìm ra công cụ năng suất hoặc quy trình sắp xếp thứ tự ưu tiên khối lượng công việc phù hợp nhất với mình.
10 công cụ phần mềm ưu tiên hàng đầu
Công cụ sắp xếp thứ tự ưu tiên dự án phù hợp có thể giúp bạn tập trung sự chú ý vào các công việc có giá trị cao nhất và quan trọng nhất, để bạn có thể làm việc tốt hơn mỗi ngày. Không phải lúc nào cũng dễ dàng tìm ra công cụ tốt nhất cho nhóm của bạn, nhưng chúng tôi đã tổng hợp một số công cụ yêu thích của mình để giúp bạn đưa ra quyết định.
Khám phá danh sách các công cụ phần mềm sắp xếp thứ tự ưu tiên sản phẩm và công việc tốt nhất hiện nay. Tìm hiểu các tính năng, ưu điểm, nhược điểm, giá cả và xếp hạng của chúng.
1. ClickUp
ClickUp là một nền tảng có thể giúp thay thế một số công cụ của nhóm bạn, cung cấp cho bạn một nơi trung tâm để tổ chức, giao tiếp và làm việc. Nó lý tưởng cho các nhóm làm việc hợp tác, coi trọng năng suất và muốn đạt được kết quả tốt hơn bằng cách tập trung vào những việc quan trọng.
Tính linh hoạt của các tính năng quản lý dự án của ClickUp giúp bạn có thể sắp xếp và tối ưu hóa các công việc quan trọng theo cách phù hợp nhất với nhóm của mình. Tìm hiểu cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc tại nơi làm việc, sau đó tận dụng các mẫu của chúng tôi để hợp lý hóa quy trình.
Sử dụng Mẫu Ma trận Ưu tiên ClickUp hoặc Mẫu Ma trận Nỗ lực Tác động để lập kế hoạch trực quan về công việc cần làm tiếp theo hoặc sắp xếp các nhiệm vụ của bạn với Mẫu Hoàn thành công việc của chúng tôi. Bạn cũng có thể xây dựng hệ thống của riêng mình và sử dụng các cờ đơn giản của chúng tôi để giúp bạn ưu tiên công việc cần làm tiếp theo.
Các tính năng tốt nhất của ClickUp
- Đặt ưu tiên cho các công việc bằng hệ thống cờ dễ sử dụng của chúng tôi
- Sắp xếp danh sách công việc theo mức độ ưu tiên, mức độ quan trọng và ngày đáo hạn để giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên
- Xác định các trở ngại với sự trợ giúp của các yếu tố phụ thuộc
- Tạo bộ lọc riêng để giúp bạn làm việc hiệu quả nhất
- Các tính năng quản lý công việc mạnh mẽ để cộng tác, sắp xếp và thực hiện đúng thời hạn
- Gần đây được G2 bình chọn là phần mềm quản lý dự án số 1 năm 2023
Giới hạn của ClickUp
- Một số người dùng ban đầu cảm thấy phần mềm này quá phức tạp, nên cần một thời gian để sử dụng hết các tính năng của nó
- Ứng dụng di động có một số giới hạn, nhưng điều này đang thay đổi với sự ra mắt của ClickUp 3.0
Giá ClickUp
- Miễn phí vĩnh viễn
- Không giới hạn: 7 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: 12 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
Đánh giá và nhận xét về ClickUp
- G2: 4.7/5 (6.600+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (3.600+ đánh giá)
2. ProductPlan
ProductPlan giúp các nhóm có chế độ xem chiến lược sản phẩm tốt hơn. Công cụ phần mềm này được thiết kế để giúp người dùng tạo lộ trình sản phẩm cho các công việc riêng lẻ, sáng kiến của nhóm và dự án của công ty.
Các tính năng tốt nhất của ProductPlan
- Đặt giá trị và sử dụng chúng để nhanh chóng sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc
- Đồng bộ hóa dữ liệu từ các công cụ bạn sử dụng thường xuyên nhất
- Xem những gì đang xảy ra với bố cục bảng đơn giản
- Tích hợp với các công cụ bạn đã sử dụng, như GitHub hoặc Jira
Giới hạn của ProductPlan
- Một số tính năng chỉnh sửa chỉ giới hạn cho người tạo bảng, điều này có thể gây khó khăn cho một số nhóm
- Một số người dùng mong muốn việc chia sẻ tổng quan với các thành viên và trưởng nhóm trở nên dễ dàng hơn
Giá cả của ProductPlan
- Cơ bản: 39 USD/trình chỉnh sửa/tháng
- Chuyên nghiệp: 69 USD/trình chỉnh sửa/tháng
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
Đánh giá và nhận xét về ProductPlan
- G2: 4. 4/5 (140+ đánh giá)
- Capterra: 4. 4/5 (50+ đánh giá)
3. Scoro
Scoro là một công cụ phần mềm quản lý công việc tất cả trong một, được thiết kế để giúp các cơ quan và công ty tư vấn hợp lý hóa công việc của họ. Công cụ sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc này giúp người dùng theo dõi thời gian của họ, xem liệu thời gian đó có được sử dụng tối ưu hay không và quản lý các dự án theo cách hiệu quả nhất.
Các tính năng tốt nhất của Scoro
- Áp dụng phương pháp quản lý thời gian toàn diện với biểu đồ Gantt
- Cộng tác trong các công việc và dự án và xem những gì đang diễn ra
- Theo dõi và phân tích lợi nhuận, tối ưu hóa dòng thời gian và các hoạt động
- Tự động hóa các công việc lặp lại và sử dụng các mẫu sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các dự án và công việc
Giới hạn của Scoro
- Một số người dùng cho rằng để sử dụng phần mềm một cách hiệu quả nhất, bạn cần được đào tạo
- Thay đổi mức độ ưu tiên hoặc thứ tự của các công việc trong cùng một ngày có thể khiến bạn cảm thấy tốn thời gian
Giá cả của Scoro
- Cần thiết: 28 đô la Mỹ/người dùng/tháng
- Tiêu chuẩn: 42 đô la Mỹ/người dùng/tháng
- Pro: 71 đô la Mỹ/người dùng/tháng
- Ultimate: Liên hệ để biết giá
Đánh giá và nhận xét về Scoro
- G2: 4.5/5 (300+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (200+ đánh giá)
4. Reveall
Reveall được thiết kế với mục đích khám phá sản phẩm. Nó được xây dựng cho các nhóm muốn làm việc toàn diện hơn trong chiến lược sản phẩm và hiểu biết về khách hàng để cung cấp sản phẩm và trải nghiệm tốt hơn.
Khám phá các tính năng tốt nhất
- Hệ thống chấm điểm hữu ích giúp người dùng xác định các công việc và cải tiến có giá trị nhất
- Ưu tiên các đề xuất và cập nhật sản phẩm một cách hiệu quả hơn
- Theo dõi kết quả cùng với các mục tiêu sản phẩm liên quan
- Các tích hợp sẵn có với bộ công cụ phần mềm hiện tại của bạn
Tiết lộ những giới hạn
- Một số người dùng mong muốn thiết kế của công cụ này hiện đại và thời thượng hơn
- Báo cáo cho khách hàng hoặc trưởng nhóm một cách trực quan và ấn tượng có thể là một thách thức
Xem giá chi tiết
- Bắt đầu: 24 USD/người dùng/tháng
- Kinh doanh: 49 USD/người dùng/tháng
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
Xem đánh giá và nhận xét
- G2: 3.5/5 (1 đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (5+ đánh giá)
5. Productboard
Productboard được thiết kế dành cho các nhóm sản phẩm có tư duy tiến bộ. Công cụ này giúp các nhóm xác định điều gì quan trọng đối với khách hàng, sau đó sắp xếp thứ tự ưu tiên cho những việc cần làm tiếp theo. Các tính năng phân tích và sắp xếp thứ tự ưu tiên giúp công việc này trở nên dễ dàng.
Các tính năng tốt nhất của Productboard
- Sắp xếp danh sách công việc cần làm cho tính năng sản phẩm của bạn một cách hợp lý
- Tùy chỉnh công thức sắp xếp thứ tự ưu tiên để tập trung hơn vào những việc quan trọng với bạn
- Chế độ xem điểm số và sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên dựa trên thông tin chi tiết về khách hàng
- Theo dõi tất cả các dự án của bạn và xem trạng thái của chúng ở một nơi
Giới hạn của Productboard
- Số lượng lựa chọn và tùy chỉnh có thể khiến một số người cảm thấy choáng ngợp
- Một số người dùng mong muốn việc trình bày hoặc chia sẻ dữ liệu bằng hình ảnh trở nên dễ dàng hơn
Giá cả của Productboard
- Essentials: 25 USD/người dùng/tháng
- Pro: 90 đô la Mỹ/người dùng/tháng
- Scale: Liên hệ để biết giá
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
Đánh giá và nhận xét về Productboard
- G2: 4.3/5 (200+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (100+ đánh giá)
Tham khảo các đối thủ cạnh tranh của Productboard!
6. airfocus
Airfocus là một nền tảng quản lý sản phẩm được thiết kế để giúp các nhóm làm việc tập trung vào những việc quan trọng nhất. Các công cụ sắp xếp thứ tự ưu tiên sản phẩm như Airfocus hỗ trợ quá trình ra quyết định của bạn. Mô hình sắp xếp thứ tự ưu tiên của nó đi kèm với các tính năng có tính đến phản hồi của khách hàng, chiến lược và sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc một cách hiệu quả.
các tính năng tốt nhất của airfocus
- Sắp xếp lộ trình và quy trình làm việc của bạn theo các công việc quan trọng nhất
- Sử dụng các khung sắp xếp thứ tự ưu tiên tích hợp sẵn hoặc tùy chỉnh để làm việc hiệu quả hơn
- Xác định các công việc lãng phí thời gian và các cơ hội tiềm ẩn trong danh sách công việc sản phẩm của bạn
- Tổ chức các phiên "Priority Poker" để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc và cùng nhau chấm điểm cho chúng
giới hạn của airfocus
- Một số người dùng cho biết họ mong muốn có thêm nhiều tùy chọn trình bày hơn
- Quá trình học tập có thể khá khó khăn đối với người dùng mới
giá cả của airfocus
- Essential: 23 USD/người dùng/tháng
- Nâng cao: 83 USD/người dùng/tháng
- Pro: Liên hệ để biết giá
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
đánh giá và nhận xét về airfocus
- G2: 4. 4/5 (100+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (100+ đánh giá)
7. Aha!
Aha! là một công cụ sắp xếp thứ tự ưu tiên được xây dựng dành riêng cho các nhóm phát triển sản phẩm. Các tính năng của nó giúp người dùng dễ dàng xây dựng lộ trình sản phẩm, thu thập ý tưởng từ nhiều nguồn, quản lý và tối ưu hóa việc cung cấp các bản cập nhật sản phẩm.
Các tính năng tốt nhất của Aha!
- Tạo lộ trình sản phẩm trực quan
- Đánh giá và sắp xếp thứ tự ưu tiên dựa trên điểm giá trị sản phẩm của riêng bạn
- Xây dựng một nơi để xem và sử dụng thông tin chi tiết về khách hàng để tạo lợi thế cho mình
- Hợp lý hóa việc giao hàng với bảng quy trình làm việc kết nối các nhóm sản phẩm và kỹ thuật
Aha! giới hạn
- Một số khách hàng bày tỏ mong muốn có thêm các tính năng tự động hóa quy trình làm việc
- Tính linh hoạt của sản phẩm có thể khiến bạn cảm thấy bối rối lúc đầu
Aha! Định giá
Aha! chia giá thành từng sản phẩm. Bạn có thể đăng ký sử dụng các lĩnh vực của nền tảng mà nhóm của bạn quan tâm.
- Aha! Roadmaps: Giá khởi điểm từ 59 USD/người dùng/tháng
- Aha! Ideas: Bắt đầu từ 39 USD/người dùng/tháng
- Aha! Create: Kế hoạch miễn phí có sẵn với các gói trả phí bắt đầu từ 10 đô la cho mỗi người dùng mỗi tháng
- Aha! Develop: Bắt đầu từ 9 USD/người dùng/tháng
Đánh giá và nhận xét của Aha!
- G2: 4.3/5 (200+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (400+ đánh giá)
So sánh Aha và Jira!
8. Craft. io
Craft. io là một nền tảng quản lý sản phẩm tất cả trong một, giúp các nhóm xây dựng các sản phẩm mạnh mẽ hơn nhờ các quyết định phát triển sản phẩm dựa trên bằng chứng. Các tính năng sắp xếp thứ tự ưu tiên của nền tảng này giúp các nhóm dễ dàng lập kế hoạch các chu kỳ phát hành sản phẩm hiệu quả hơn, để bạn có thể quản lý tất cả các công việc trong bảng danh sách việc cần làm.
Các tính năng tốt nhất của Craft.io
- Dễ dàng sử dụng loại ưu tiên mà bạn ưa thích — bao gồm MoSCoW, WSJF, RICE và nhiều hơn nữa
- Sử dụng trình tạo công thức để tạo hệ thống sắp xếp thứ tự ưu tiên sản phẩm của riêng bạn
- Đánh giá mức độ quan trọng của các lĩnh vực xuất sắc không theo tiêu chuẩn bằng điểm ưu tiên dành riêng cho nhóm
- Lập kế hoạch chu kỳ sản phẩm dựa trên mức độ ưu tiên của những việc quan trọng
Giới hạn của Craft.io
- Một số người dùng cho rằng giao diện người dùng đôi khi có thể quá phức tạp
- Nền tảng này chủ yếu hướng đến các nhóm quản lý sản phẩm, có thể không phù hợp với nhu cầu của những người khác
Giá cả của Craft. io
- Cần thiết: 49 USD/người dùng/tháng
- Pro: 109 USD/người dùng/tháng
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
Đánh giá và nhận xét về Craft. io
- G2: 4.5/5 (40+ đánh giá)
- Capterra: 4. 4/5 (30+ đánh giá)
9. Google Keep
Google Keep là phiên bản ứng dụng ghi chú của gã khổng lồ phần mềm. Mặc dù không có đầy đủ tính năng như các công cụ sắp xếp thứ tự ưu tiên khác trên thị trường, Google Keep có thể là một lựa chọn miễn phí tuyệt vời nếu nhóm của bạn đang tìm kiếm một ứng dụng rất nhẹ và thân thiện với người dùng.
Các tính năng tốt nhất của Google Keep
- Viết và chia sẻ ghi chú với các thành viên khác trong nhóm tại một nơi duy nhất
- Ưu tiên các công việc và hành động bằng cách ghim chúng vào Google Keep
- Đặt nhắc nhở theo thời gian để luôn đi đúng hướng
- Tích hợp liền mạch với các sản phẩm khác trong bộ sản phẩm Google
Giới hạn của Google Keep
- Các công cụ sắp xếp thứ tự ưu tiên sản phẩm truyền thống còn thiếu, vì vậy một số người dùng có thể thấy nó thiếu tính năng
- Đánh giá và ưu tiên dựa trên suy nghĩ cá nhân của bạn, chứ không phải một hệ thống đánh giá phức tạp
Giá Google Keep
- Miễn phí
Đánh giá và nhận xét về Google Keep
- G2: Chưa có thông tin
- Capterra: 4.7/5 (100+ đánh giá)
10. Evernote Teams
Evernote Teams là phiên bản ứng dụng ghi chú dành cho nhóm, được thiết kế với trọng tâm là sự hợp tác. Người dùng có thể viết và chia sẻ ghi chú, làm việc cùng nhau và lưu trữ kiến thức của nhóm tại một địa điểm duy nhất. Mặc dù chủ yếu dùng để ghi chú và chia sẻ kiến thức, ứng dụng này có thể được sử dụng như một công cụ sắp xếp ưu tiên hoặc lập kế hoạch dự án nhẹ.
Các tính năng tốt nhất của Evernote Teams
- Cộng tác dễ dàng hơn theo thời gian thực hoặc không đồng bộ với ghi chú được chia sẻ
- Sử dụng các mẫu để xây dựng ma trận sắp xếp thứ tự ưu tiên của riêng bạn
- Chia sẻ quy trình sắp xếp thứ tự ưu tiên của bạn với các bên liên quan bên ngoài ứng dụng
- Xây dựng wiki riêng cho công ty của bạn để tư vấn cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc và cập nhật thông tin mới nhất
Giới hạn của Evernote Teams
- Công cụ này không được thiết kế riêng để sắp xếp thứ tự ưu tiên, vì vậy bất kỳ công cụ quản lý dự án có liên quan nào cũng bị giới hạn
- Một số người dùng mong muốn có thêm các tùy chọn tùy chỉnh
Giá Evernote Teams
- Giá khởi điểm từ 14,99 USD/người dùng/tháng
Đánh giá và nhận xét về Evernote Teams
- G2: 4.3/5 (70+ đánh giá)
- Capterra: 4. 4/5 (8.000+ đánh giá)
Tập trung vào những điều quan trọng với sự trợ giúp của các công cụ ưu tiên
Cho dù bạn muốn áp dụng phương pháp sắp xếp thứ tự ưu tiên tiêu chuẩn hay tạo phương pháp của riêng mình, các công cụ phần mềm này sẽ giúp bạn thực hiện việc đó. Sử dụng hướng dẫn này để tìm công cụ sắp xếp thứ tự ưu tiên phù hợp nhất cho nhóm của bạn, từ đó bạn có thể sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên một cách hiệu quả nhất.
Nếu nhóm của bạn sẵn sàng đầu tư vào một hệ thống quản lý dự án hoặc công việc vượt trội hơn cả việc giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên, hãy thử ClickUp. Tính năng Ưu tiên nhiệm vụ của chúng tôi giúp bạn dễ dàng xác định công việc cần làm tiếp theo và là một phần của hệ thống quản lý dự án và năng suất tất cả trong một của chúng tôi.