Tim Ferriss nổi tiếng là người ủng hộ tuần làm việc 4 giờ, cho rằng hiệu quả, không phải thời gian, là chìa khóa để cải thiện năng suất. Triết lý này nhấn mạnh một khía cạnh quan trọng của quản lý nơi làm việc: sự cân bằng giữa khối lượng công việc và sức khỏe của nhân viên.
Nếu bạn tin rằng nhân viên là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp, bạn có thể đã đang tìm kiếm các cách để họ đạt được sự cân bằng đó. Đó cũng chính là lý do bạn đang ở đây.
Vì vậy, chúng tôi đã mang đến sự trợ giúp. Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ khám phá khái niệm khối lượng công việc của nhân viên, tác động của việc quá tải toàn bộ nhóm và các chiến lược thực tế để duy trì sự cân bằng lành mạnh.
Quá tải công việc là gì?
Quá tải công việc xảy ra khi khối lượng và độ phức tạp của công việc được giao cho nhân viên vượt quá sức chứa của họ để quản lý hiệu quả trong thời gian và nguồn lực có sẵn.
Ví dụ: hãy tưởng tượng một nhà phát triển đang làm việc hết công suất, chạy đua với thời gian để hoàn thành sản phẩm trong sprint. Nếu bạn thêm một tính năng khác để họ phát triển mà không điều chỉnh khối lượng công việc hoặc thời hạn hiện tại, bạn đang tạo ra tình trạng quá tải cho nhân viên.
Điều này có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng. Hãy cùng tìm hiểu cách thức.
Hiểu tác động của khối lượng công việc quá nhiều
Khối lượng công việc quá nhiều, bản chất là điều không mong muốn, gây áp lực quá mức cho nhân viên, dẫn đến vô số vấn đề về sức khỏe nghề nghiệp. Đây là một kẻ thù thầm lặng tại nơi làm việc, thường không được chú ý cho đến khi hậu quả đã xảy ra. Một số tác động lớn nhất của tình trạng quá tải đối với sức khỏe thể chất và tinh thần của nhân viên như sau.
Sức khỏe suy giảm: Giống như một cỗ máy hoạt động quá lâu mà không được nghỉ ngơi hay bảo dưỡng, cơ thể con người bắt đầu suy yếu dưới áp lực liên tục. Sự suy giảm này dẫn đến giảm năng lượng thực sự, mệt mỏi mãn tính, đau đầu, v.v. Các nghiên cứu cho thấy nhân viên bị stress có nguy cơ mắc bệnh tim mạch cao hơn 40%.
Căng thẳng và các vấn đề sức khỏe tâm thần: Căng thẳng là nguyên nhân và hậu quả của việc làm việc quá sức. Hơn 41% nhân viên cho rằng quá tải công việc là nguyên nhân chính gây ra căng thẳng tại nơi làm việc, dẫn đến năng suất giảm sút, làm trầm trọng thêm vấn đề.
Kiệt sức: Tổ chức Y tế Thế giới định nghĩa kiệt sức là "một hội chứng được khái niệm hóa là kết quả của căng thẳng mãn tính tại nơi làm việc mà không được quản lý thành công. " Điều này sau đó dẫn đến cạn kiệt năng lượng, cảm giác tiêu cực/cynicism hoặc giảm hiệu quả công việc, biến thành một chu kỳ luẩn quẩn của kiệt sức kéo dài. Điều kiện như vậy sẽ ảnh hưởng đến cuộc sống cá nhân của nhân viên.
Thói quen làm việc có hại: Nhân viên chấp nhận công việc quá tải căng thẳng là tiêu chuẩn. Các nhà quản lý gây áp lực lên các thành viên trong nhóm để họ chịu đựng căng thẳng và làm việc nhiều hơn. Điều này làm cho các thói quen xấu như làm việc muộn, gọi điện vào giờ bất thường, ăn uống không điều độ, v.v. trở nên phổ biến.
Sự bất mãn của nhân viên: Quá tải làm mất đi niềm vui trong công việc và ảnh hưởng đến sự hài lòng của nhân viên. Nó khiến nhân viên cảm thấy như họ không có sự lựa chọn, làm giảm năng suất và sự sáng tạo.
Nhìn chung, không ai cảm thấy thoải mái khi bị quá tải công việc, ít nhất là trong dài hạn. Nếu bạn không chắc liệu các nhóm của mình có cảm thấy quá tải hay không, đây là một số dấu hiệu bạn có thể tham khảo.
Nhận biết các triệu chứng của quá tải công việc
Để tránh một điều gì đó, trước tiên bạn cần xác định và đặt tên cho nó. Nhận biết các triệu chứng của tình trạng quá tải công việc là rất quan trọng để duy trì một môi trường làm việc lành mạnh và năng suất. Tình trạng này có thể len lỏi vào mà không được chú ý, nhưng các dấu hiệu của nó rất rõ ràng một khi bạn biết phải tìm kiếm điều gì.
Suy giảm năng suất: Những nhân viên trước đây làm rất nhiều việc giờ chỉ làm ít hơn. Dễ dàng cho rằng đây là vấn đề cá nhân, nhưng nguyên nhân thường là do họ đã bị quá tải từ lâu và đang bị tê liệt khối lượng công việc hoặc kiệt sức.
Tùy thuộc vào bản chất của sự sụt giảm, các mẹo tăng năng suất có thể hữu ích. Nếu mức độ hoàn thành công việc của một người liên tục giảm, hãy điều chỉnh lại tiêu chuẩn năng suất của bạn để nhận ra tình trạng quá tải công việc.
Chất lượng công việc giảm sút: Nhà văn mắc quá nhiều lỗi ngữ pháp? Nhà phát triển mã hóa phần mềm đầy lỗi? Luật sư bỏ sót các điều khoản quan trọng trong hợp đồng? Nhân viên phải vật lộn với quá nhiều công việc có thể làm việc vội vàng, dẫn đến sai sót và giảm chất lượng công việc.
Giảm động lực: Nếu một nhà thiết kế đồ họa từng tràn đầy năng lượng và ý tưởng sáng tạo giờ đây chỉ thiết kế những sản phẩm lặp đi lặp lại/thiếu sức sống, có thể họ đang bị quá tải. Quá tải không chỉ có nghĩa là họ có quá nhiều việc cần làm. Đó cũng có thể là quá nhiều việc giống nhau.
Trong trường hợp này, hãy làm cho công việc của họ trở nên thú vị hơn bằng cách xáo trộn một chút các công việc của họ.
Nghỉ ốm: Nếu các thành viên trong nhóm của bạn thường xuyên gặp vấn đề về sức khỏe thể chất, chẳng hạn như đau đầu hoặc đau lưng thường xuyên, hoặc các vấn đề về sức khỏe tinh thần như lo lắng và trầm cảm, đó có thể là do quá tải công việc. Trước khi xem xét lại chính sách nghỉ phép, hãy tìm hiểu xem việc phân bổ công việc có phải là nguyên nhân gây ra tình trạng này hay không.
Hành vi nghề nghiệp không mong muốn: Tâm trí bị áp lực bởi quá nhiều công việc dẫn đến mất ngủ, trực tiếp gây ra sự thay đổi tâm trạng. Điều này có thể tạo ra những xung đột không cần thiết trong tổ chức. Hãy tưởng tượng một người quản lý quát nạt nhóm của mình hoặc một nhân viên quản lý tài khoản la mắng khách hàng. Đây có thể chỉ là kết quả của căng thẳng.
Sự tham gia giảm: Có thành viên nào trong nhóm thường xuyên tránh ăn trưa cùng nhóm và tham gia các sự kiện của công ty không? Có thể họ đang bị quá tải và chỉ muốn nghỉ ngơi, không muốn giao lưu với đồng nghiệp. Điều này có thể áp dụng cho bất kỳ đặc quyền nào khác mà bạn đang cung cấp. Nếu một nhân viên tỏ ra xa cách, hãy xem xét khối lượng công việc của họ.
Đối với tất cả các triệu chứng trên, bạn luôn có thể tưởng tượng ra một nguyên nhân thay thế. Bạn có thể nghĩ rằng nhân viên nghỉ ốm vì họ bị ốm do các nguyên nhân khác. Hoặc họ không tham gia tích cực vì họ nhút nhát hoặc hướng nội. Trong nhiều trường hợp, điều này có thể đúng.
Tuy nhiên, giả định nguyên nhân là do yếu tố bên ngoài và bỏ qua vấn đề quá tải có thể dẫn đến hậu quả tai hại cho tổ chức.
Hậu quả của việc phớt lờ tình trạng quá tải công việc của nhân viên
Quá tải công việc của nhân viên không phải là vấn đề ngắn hạn, chỉ xảy ra một lần. Trên thực tế, đây là vấn đề mãn tính ảnh hưởng đến mọi bộ phận của tổ chức.
Vắng mặt: Viện Nghiên cứu Căng thẳng Hoa Kỳ (American Institute of Stress) phát hiện ra rằng hơn 1 triệu nhân viên vắng mặt tại nơi làm việc mỗi ngày do căng thẳng vì quá tải công việc. Khi một nhân viên vắng mặt, bạn không chỉ mất công việc của họ trong ngày hôm đó, mà còn mất cả những công việc phụ thuộc vào họ. Có thể mất vài giờ vào ngày hôm sau để họ bắt kịp tiến độ công việc.
Tỷ lệ nghỉ việc tăng cao: Một trong những hậu quả trực tiếp nhất của việc phớt lờ tình trạng quá tải công việc là tỷ lệ nghỉ việc tăng cao. Nhân viên bị quá tải, cảm thấy không được đánh giá cao và làm việc quá sức, có xu hướng tìm kiếm cơ hội việc làm khác, dẫn đến mất mát những nhân viên có kinh nghiệm và tài năng.
Từ bỏ công việc một cách âm thầm: Bạn có thể đã nghe về xu hướng này, khi nhân viên không còn gắn bó với công việc, chỉ làm những việc tối thiểu được yêu cầu. Đây là cách nhân viên thể hiện sự quá tải một cách không gây hấn. Điều này có thể dẫn đến
- Quá tải công việc cho các nhân viên khác trong nhóm
- Các dự án mất nhiều thời gian để hoàn thành
- Thiếu sáng tạo dẫn đến mất cơ hội doanh thu
- Sự không hài lòng của khách hàng và sự gia tăng khiếu nại
Tinh thần nhóm giảm sút: Khi nhân viên bị quá tải, họ cảm thấy buộc phải làm nhiều hơn khả năng của mình. Không ai có thể làm việc hiệu quả dưới áp lực như vậy. Điều này dẫn đến tinh thần làm việc giảm sút và văn hóa sợ hãi, thất vọng.
Môi trường này kìm hãm sự sáng tạo, đổi mới và hợp tác, những yếu tố thiết yếu cho một nơi làm việc phát triển. Khi tinh thần lao động suy giảm, sự sẵn sàng cống hiến của nhân viên cũng giảm theo, làm giảm thêm tiềm năng thành công của tổ chức.
Tác động tài chính: Sức khỏe tinh thần kém của nhân viên gây thiệt hại hàng tỷ đô la mỗi năm cho các tổ chức. Thêm vào đó là sự sụt giảm năng suất, chất lượng, sự gắn bó và hành vi xấu, kết quả kinh doanh của bạn sẽ bị ảnh hưởng nếu bạn bỏ qua các triệu chứng này.
Khi nhân viên rời bỏ công ty, chi phí thay thế họ là rất lớn, không chỉ về mặt tuyển dụng và đào tạo mà còn về mặt mất mát kiến thức tổ chức và sự gắn kết của nhóm.
Thông tin về môi trường làm việc độc hại lan truyền rất nhanh. Theo thời gian, bạn sẽ khó thu hút được nhân tài phù hợp, dẫn đến chi phí tuyển dụng tăng cao. Những thông tin tiêu cực này cũng có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ với khách hàng và giá trị cổ phiếu.
Thách thức pháp lý: Các tổ chức có thể vi phạm luật lao động về giờ làm việc, trả lương làm thêm giờ hoặc an toàn tại nơi làm việc, dẫn đến các vụ kiện tụng tốn kém và tiền phạt.
Tóm lại, quá tải nhân viên hoàn toàn không có lợi ích gì. Vì vậy, bạn nên ngăn chặn tình trạng quá tải nhân viên. Dưới đây là cách thực hiện.
Thực hiện các giải pháp cho tình trạng quá tải công việc của nhân viên
Giảm số lượng công việc bạn giao cho nhân viên không phải lúc nào cũng hiệu quả trong việc tránh tình trạng nhân viên quá tải. Cần có một cách tiếp cận toàn diện, ưu tiên cân bằng cuộc sống và công việc, sức khỏe tinh thần và sự hài lòng trong công việc.
Một số công ty hàng đầu đã thiết lập các tiêu chuẩn trong việc triển khai các giải pháp sáng tạo để giải quyết vấn đề này một cách hiệu quả. Dưới đây là một số thực tiễn tốt nhất để xây dựng chính sách về sức khỏe và phúc lợi của nhân viên.
Chấp nhận vai trò của chăm sóc sức khỏe phòng ngừa
Các sáng kiến chăm sóc sức khỏe phòng ngừa nhằm duy trì và cải thiện sức khỏe của nhân viên trước khi vấn đề phát sinh. Ví dụ, Google có trung tâm thể dục, phòng mát-xa và nhân viên y tế sẵn sàng tư vấn tại khuôn viên công ty. Cách tiếp cận chủ động này không chỉ giúp phát hiện sớm các vấn đề sức khỏe mà còn thúc đẩy văn hóa sống khỏe, giảm căng thẳng và ngăn ngừa tình trạng kiệt sức.
Giới thiệu các chương trình hỗ trợ nhân viên
Chương trình hỗ trợ nhân viên (EAP) cung cấp một kênh bí mật để nhân viên tìm kiếm sự giúp đỡ về các vấn đề cá nhân hoặc liên quan đến công việc. Hệ thống hỗ trợ này đảm bảo nhân viên có quyền truy cập vào các nguồn lực cần thiết để quản lý căng thẳng, từ đó giảm tác động của tình trạng quá tải. Chương trình EAP của EY (Ernst & Young) bao gồm tư vấn, tư vấn pháp lý và dịch vụ lập kế hoạch tài chính.
Đánh giá cao sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống trong việc quản lý quá tải công việc
Netflix cung cấp ngày nghỉ không giới hạn và lịch làm việc linh hoạt để thúc đẩy sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Chính sách này tin tưởng nhân viên sẽ quản lý khối lượng công việc và cuộc sống cá nhân của họ một cách hiệu quả, đồng thời dành thời gian cần thiết để nạp năng lượng. Điều này giúp nhân viên có quyền sở hữu thời gian của mình và tự chủ trong việc ra quyết định.
Giao tiếp hiệu quả
Trong các tổ chức phát triển nhanh, nhu cầu thường cao và không ngừng thay đổi. Điều này có thể dẫn đến công việc phải hoàn thành trong thời gian ngắn. Trong nhiều trường hợp, điều này là không thể tránh khỏi.
Giao tiếp cởi mở và hiệu quả có thể giúp giảm bớt gánh nặng trong những tình huống như vậy. Nó giúp nhân viên nói với quản lý của họ khi họ cảm thấy quá tải. Nó giúp các thành viên khác trong nhóm giơ tay và nhận thêm công việc nếu có.
Cài đặt kỳ vọng thực tế
Một nhà quản lý có 15 năm kinh nghiệm có thể hoàn thành công việc trong 30 phút, trong khi một nhân viên phân tích chất lượng mới vào nghề sẽ mất ba giờ. Để có kỳ vọng thực tế, các nhà quản lý cần đầu tư thời gian và năng lượng để hiểu năng lực và khả năng sẵn sàng của nhân viên.
Tầm quan trọng của quản lý dự án trong việc xử lý khối lượng công việc quá tải
Quản lý dự án hiệu quả có thể giảm bớt đáng kể tình trạng quá tải của nhân viên bằng cách hợp lý hóa các công việc và đảm bảo phân phối khối lượng công việc công bằng. Chúng tôi sẽ tìm hiểu điều này trong phần sau của bài viết này.
Tất cả những điều trên là các chiến lược cấp tổ chức giúp xây dựng một nơi làm việc an toàn và hiệu quả. Mặc dù những điều này là hoàn toàn cần thiết, nhưng chúng không giải quyết được các chi tiết cụ thể. Thay đổi thực sự chỉ có thể đến từ việc cải thiện mối quan hệ giữa các nhà quản lý và lãnh đạo.
Dưới đây là những cách để xây dựng văn hóa cân bằng giữa công việc và cuộc sống trong tổ chức của bạn.
Vai trò của nhà quản lý và nhà tuyển dụng trong việc giải quyết tình trạng quá tải của nhân viên
Các nhà quản lý và người sử dụng lao động là những người chịu trách nhiệm chính trong việc giải quyết tình trạng quá tải của nhân viên vì họ là những người có quyền lực và quyền hạn hơn. Là một nhà quản lý, bạn cần phải chịu trách nhiệm đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm của bạn không bị quá tải, có sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, và có sự gắn bó lành mạnh với công việc của họ.
Một số cách bạn có thể làm như sau.
Làm cho sức khỏe và hạnh phúc của nhân viên trở thành mục tiêu hàng đầu của bạn
Là người quản lý, hãy đưa sức khỏe của nhân viên vào lĩnh vực trách nhiệm chính (KRA) của bạn. Học cách nhận biết các dấu hiệu cảnh báo. Đảm bảo rằng nhóm của bạn:
- Thời gian làm việc được tôn trọng
- Ưu tiên về thời gian/hình thức cuộc họp được tôn trọng
- Khối lượng công việc được cân bằng
- Chế độ nghỉ phép được phê duyệt đúng hạn
- Cuối tuần và ngày lễ thực sự là thời gian nghỉ ngơi
Xây dựng niềm tin
Quá tải công việc hoặc sự không hài lòng của nhân viên xảy ra khi nhân viên thiếu ý thức về quyền sở hữu. Để khắc phục điều này, các thành viên trong nhóm nên tích cực tham gia vào quá trình ra quyết định. Áp dụng phương pháp lãnh đạo dân chủ, khuyến khích sự tự chủ của nhóm và cho phép họ tự quản lý. Tin tưởng họ sẽ quản lý thời gian của mình tốt.
Giao tiếp
Mặc dù hiện nay có nhiều mô hình và khung khổ lãnh đạo dành cho các nhà điều hành, phương pháp V2MOM nổi bật với ưu điểm đơn giản. Nó dễ hiểu và dễ áp dụng. Marc Benioff, Chủ tịch & CEO | Salesforce Liên kết đến tweet
Mặc dù hiện nay có nhiều mô hình và khung khổ lãnh đạo dành cho các nhà quản lý, phương pháp V2MOM nổi bật với ưu điểm đơn giản. Nó dễ hiểu và dễ áp dụng. Marc Benioff, Chủ tịch & CEO | Salesforce Liên kết đến tweet
Quy trình "V2MOM" của Salesforce, khuyến khích sự minh bạch và thống nhất trong các khía cạnh khác nhau của công việc, bao gồm cả sức khỏe, là ví dụ điển hình cho thấy các cuộc hội thoại có cấu trúc có thể giúp giải quyết và giảm bớt các lo lắng về khối lượng công việc.
Vì vậy, hãy thường xuyên giao tiếp với các thành viên trong nhóm của bạn:
Lắng nghe họ: Tạo môi trường để nhân viên cảm thấy thoải mái khi bày tỏ lo lắng về khối lượng công việc.
Kiểm tra tình hình của họ: Thường xuyên kiểm tra tình hình và đối thoại cởi mở về sức khỏe tinh thần với các nhóm của bạn. Những cuộc hội thoại này giúp nhân viên yên tâm rằng sức khỏe của họ là ưu tiên hàng đầu và họ có thể tìm kiếm sự giúp đỡ hoặc điều chỉnh khối lượng công việc của mình.
Tiếp nhận phản hồi: Chấp nhận phản hồi. Điều chỉnh khối lượng công việc và thực hiện các chính sách giúp nhân viên tránh bị quá tải.
Tự nhìn lại bản thân: Nhiều vấn đề liên quan đến quá tải có thể không được nói ra. Ví dụ, một nhân viên có thể uống thuốc giảm đau và lo lắng không dám nói với ai rằng công việc khiến họ đau đầu. Quan sát và liên tục tự nhìn lại bản thân để tìm cách cải thiện và giữ cho các nhóm của bạn hạnh phúc, hài lòng và năng suất.
Trong khi thực hiện tất cả những thay đổi về hành vi trên, hãy đầu tư vào việc quản lý khối lượng công việc của nhân viên một cách hiệu quả bằng các công cụ quản lý dự án mạnh mẽ.
Bảo vệ môi trường làm việc trước tình trạng quá tải của nhân viên trong tương lai
Khối lượng công việc của nhân viên không giống như kế hoạch kinh doanh mà bạn lập mỗi năm một lần. Đó là công việc hàng ngày. Để đảm bảo bạn nắm được khối lượng công việc hàng ngày của nhóm, bạn cần một phần mềm quản lý dự án như ClickUp.
Được thiết kế đặc biệt để quản lý dự án hiệu quả, ClickUp có một mảng các tính năng cho mọi nhu cầu.
Tuyển dụng và đào tạo nhân viên hiệu quả
Việc loại bỏ tình trạng quá tải bắt đầu ngay cả trước khi nhân viên mới bắt đầu công việc. Glassdoor báo cáo rằng quá trình nhập môn hiệu quả có thể tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên lên 82%!
Xây dựng chương trình đào tạo nhân viên mới toàn diện, nêu rõ các quyền, đặc quyền, vai trò, trách nhiệm và kỳ vọng của nhân viên mới. Đảm bảo chương trình này luôn sẵn sàng cho nhân viên mới.
ClickUp Docs là một cách tuyệt vời để hợp nhất các tài liệu giới thiệu nhân viên mới. Bạn cũng có thể kết nối các tài liệu này với các công việc như gửi thông tin ngân hàng, ký thỏa thuận bảo mật, v.v.
Cung cấp cho nhóm một số mẫu năng suất để theo dõi, điều chỉnh và cân bằng lịch trình công việc của họ.
Phân bổ công việc hợp lý
Biết khối lượng công việc hiện tại của mình là điểm khởi đầu để cải thiện năng suất. Chế độ xem khối lượng công việc của ClickUp được thiết kế chính xác cho mục đích đó.
- Quản lý sức chứa trực quan: Xem công việc hiện tại và sức chứa của từng thành viên trong nhóm, cho phép điều chỉnh nhanh chóng để ngăn ngừa tình trạng quá tải
- Chế độ xem có thể tùy chỉnh: Xem khối lượng công việc theo cách phù hợp với nhu cầu và sở thích của nhóm bạn
- Theo dõi thời gian: Xem thời gian ước lượng và theo dõi để đảm bảo kế hoạch chính xác
- Tái lập lịch bằng cách kéo và thả: Tái lập lịch công việc một cách trực quan chỉ bằng một nút bấm
- Tùy chọn lọc và sắp xếp: Chế độ xem khối lượng công việc theo dự án, bộ phận hoặc cá nhân, giúp nâng cao hiệu quả phân tích và ra quyết định
Hãy nhớ không nên xếp lịch làm việc của nhân viên quá tải. Hãy dành cho họ 10-15% thời gian dự phòng để họ có thể sáng tạo.
Tạo không gian làm việc ảo
Các nhóm làm việc từ xa hiện là tiêu chuẩn, ít nhất là mô hình kết hợp. Do đó, hãy tạo một không gian làm việc trực tuyến tương tự như văn phòng.
Bảng trắng của ClickUp cho phép các nhóm brainstorming ý tưởng hoặc hợp tác giải quyết vấn đề. Các nhóm có thể tập hợp lại trong một cuộc gọi video, chia sẻ bảng trắng để ghi ý tưởng của mình. Sau đó, chuyển danh sách ý tưởng thành nhiệm vụ hoặc mục hành động.
Chế độ xem Trò chuyện của ClickUp hợp nhất các tin nhắn giữa các thành viên trong nhóm để thảo luận và giải quyết các vấn đề trong giao tiếp. Các nhóm ở các múi giờ khác nhau có thể trả lời tin nhắn vào thời gian thuận tiện cho họ.
Cung cấp hướng dẫn đầy đủ
Để hoạt động hiệu quả, các nhóm cần có tất cả thông tin. Ví dụ: phác thảo câu chuyện của người dùng, yêu cầu tính năng, tiêu chí chấp nhận, v.v. trong phần mềm quản lý nhiệm vụ của ClickUp. Thiết lập danh sách kiểm tra hoặc mục hành động phù hợp.
Cho phép người được giao nhiệm vụ đặt câu hỏi theo ngữ cảnh trong phần bình luận và giữ cho cuộc hội thoại luôn liên quan.
Xem xét việc ghi chép hàng ngày
Mời một số thành viên trong nhóm của bạn sử dụng bất kỳ công cụ theo dõi năng suất nhân viên nào. Các mẫu nhật ký công việc giúp hiểu rõ hơn về cách nhân viên sử dụng thời gian trong ngày. Nếu thời gian của họ bị tiêu tốn vào các cuộc họp, trò chuyện hoặc các hoạt động không cần thiết khác, hãy cố gắng giảm thiểu chúng.
Mặc dù đã làm mọi việc đúng đắn, bạn vẫn có thể gặp phải tình huống nhân viên làm việc quá sức. Trong những trường hợp như vậy, bạn cần phản ứng một cách thích hợp. Dưới đây là một số gợi ý.
Chiến lược giảm thiểu quá tải công việc cho nhân viên
Nếu các nhóm của bạn cảm thấy quá tải, cần phải có sự can thiệp khẩn cấp và ngay lập tức. Tuy nhiên, việc phân bổ lại công việc một cách vội vàng chỉ có thể mang lại hiệu quả trong thời gian ngắn. Nhưng đó là một khởi đầu tốt.
Quản lý và giảm khối lượng công việc
Khi nhận thấy các triệu chứng quá tải, hãy quay lại bàn vẽ. Sử dụng các công cụ quản lý khối lượng công việc để xem công việc hiện đang được phân bổ như thế nào và hiểu được sự bất bình đẳng. Sau đó, hãy thử các chiến thuật sau.
- Xếp hạng ưu tiên: Đánh giá và xếp hạng các công việc dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của chúng
- Phân phối lại: Phân bổ lại công việc theo kỹ năng và sức chứa của từng nhân viên
- Đẩy lùi thời hạn: Nói chuyện với nhóm kinh doanh hoặc khách hàng để có thêm thời gian
- Thuê thêm nhân lực: Thuê thêm nhân viên hợp đồng để giúp đỡ một số công việc
Ngăn ngừa và giải quyết tình trạng quá tải công việc
Sau khi đã điều chỉnh lại khối lượng công việc, đã đến lúc đảm bảo tình trạng này không xảy ra lần nữa. Dưới đây là một số cách để thực hiện điều đó.
- Ước lượng thời gian cho từng công việc một cách chính xác và lập kế hoạch cho chúng
- Đầu tư vào đào tạo và nâng cao kỹ năng để cải thiện năng suất và hiệu quả
- Thực hiện đánh giá hàng tuần để đảm bảo không có tình trạng quá tải công việc xảy ra
- Dành thời gian để nhìn lại khối lượng công việc và các vấn đề liên quan
Tận dụng các công cụ để quản lý khối lượng công việc hiệu quả hơn
Đừng cảm thấy cần phải làm mọi việc một mình. Sử dụng công nghệ, công cụ và tự động hóa để quản lý khối lượng công việc của bạn.
Sử dụng mẫu: Mẫu khối lượng công việc của nhân viên từ ClickUp cung cấp một khung hoàn hảo để loại bỏ tình trạng quá tải và ngăn ngừa tình trạng kiệt sức. Tải xuống, bắt đầu sử dụng và lập kế hoạch khối lượng công việc của bạn một cách hiệu quả.
Luôn nhận thông báo: Bật thông báo ClickUp cho các nhiệm vụ quá hạn, thời gian theo dõi vượt quá thời gian ước lượng, v.v. Hãy chú ý đến các triệu chứng của tình trạng quá tải.
Tự động hóa: Sử dụng Tự động hóa ClickUp để tự động hóa các công việc quản lý dự án lặp đi lặp lại.
Ngăn chặn tình trạng quá tải của nhân viên với ClickUp
Quản lý khối lượng công việc không chỉ là việc hoàn thành dự án đúng hạn — nó không chỉ là việc xác định số giờ bạn nên làm việc. Hoàn thành công việc đúng hạn chỉ đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Để thực sự thành công, bạn cần đảm bảo rằng nhu cầu của nhóm cũng được đáp ứng.
Bạn cần tạo ra một môi trường nơi nhân viên cảm thấy được hỗ trợ, được đánh giá cao và có động lực. Tốt nhất là bạn nên cho họ thấy rằng bạn đang sử dụng tất cả các công cụ trong bộ công cụ của mình để giúp họ làm việc hiệu quả, có động lực, hiệu quả và hài lòng.
Công cụ quản lý dự án của ClickUp cung cấp các tính năng tốt nhất để giúp bạn quản lý khối lượng công việc của nhóm. Nó cung cấp cho bạn khả năng hiển thị cần thiết để tạo ra chiến lược và kế hoạch hiệu quả. Nó cũng cung cấp giao diện trực quan và tự động hóa để đưa chúng vào thực tế.
Ngăn ngừa tình trạng kiệt sức, giảm tỷ lệ nghỉ việc và nâng cao sự hài lòng chung trong công việc với ClickUp. Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay.
Câu hỏi thường gặp
1. Quá tải công việc là gì?
Quá tải công việc xảy ra khi một cá nhân được giao nhiều công việc hơn mức họ có thể xử lý trong giờ làm việc, dẫn đến tình trạng yêu cầu công việc vượt quá sức chứa của nhân viên.
2. Bạn xử lý tình trạng quá tải công việc như thế nào?
Các cách tốt nhất để đối phó với tình trạng quá tải trong công việc là:
Lập kế hoạch hợp lý: Hiểu rõ sức chứa và lập kế hoạch sử dụng hiệu quả.
Xếp hạng ưu tiên: Xác định các công việc khẩn cấp và quan trọng để tập trung vào những việc cần được xử lý ngay lập tức. Đẩy các công việc còn lại về phía sau mà không làm quá tải nhóm của bạn.
Cài đặt thời hạn thực tế: Giao tiếp với nhóm của bạn và đặt thời hạn có thể đạt được, điều này sẽ cho phép công việc được thực hiện với chất lượng cao mà không gây căng thẳng quá mức.
Giao tiếp cởi mở: Đánh giá thường xuyên khối lượng công việc của nhóm và phân công lại khi quá tải.
3. Vấn đề của quá tải công việc là gì?
Quá tải công việc có hại cho tổ chức, nhân viên, cuộc sống cá nhân, gia đình và xã hội nói chung.
Đối với các tổ chức, hậu quả bao gồm giảm năng suất, tăng tỷ lệ vắng mặt, tăng tỷ lệ thay đổi nhân sự và văn hóa nơi làm việc tiêu cực, tất cả đều ảnh hưởng đến lợi nhuận.
Đối với cá nhân, liên tục bị quá tải công việc dẫn đến căng thẳng gia tăng, kiệt sức, rối loạn giấc ngủ, suy yếu hệ miễn dịch và tăng nguy cơ mắc các bệnh mãn tính.
Điều này làm giảm số lượng và chất lượng thời gian họ dành cho gia đình, ảnh hưởng đến hạnh phúc. Gia đình không hạnh phúc tạo ra một xã hội căng thẳng, lo lắng, dễ kích hoạt, không có lợi cho ai cả.