Các chuyên gia trong các ngành và vai trò khác nhau đều ưu tiên việc duy trì sự tổ chức và năng suất. Tuy nhiên, năng suất không chỉ là làm việc chăm chỉ và làm việc nhiều giờ, mà còn là làm việc thông minh.
Theo dõi thời gian dành cho các công việc là một phương pháp đã được chứng minh để cải thiện năng suất. Các mẫu xuất hiện theo thời gian cung cấp những thông tin quý giá về cách bạn sử dụng thời gian của mình.
Nhật ký công việc giúp đơn giản hóa và chuẩn hóa cách bạn ghi chép công việc của mình.
Nhật ký công việc là công cụ mà cá nhân và nhóm sử dụng để theo dõi thời gian dành cho các công việc. Bạn có thể sử dụng nhật ký công việc cho nhiều mục đích khác nhau, trong đó tối ưu hóa năng suất là một trong số đó.
Bạn có nhiều giải pháp nhật ký công việc thông minh để giúp bạn tự động hóa một phần lớn quá trình này. Đánh giá những điểm yếu trong năng suất và thực hiện các cải tiến để tăng hiệu quả công việc với nhật ký công việc phù hợp.
Mẫu nhật ký công việc là gì?
Mẫu nhật ký công việc là tài liệu hoặc bảng tính ghi lại các công việc của bạn, thời gian bạn hoàn thành chúng và giờ làm việc của bạn theo định dạng chuẩn.
Các mẫu này giúp bạn theo dõi hiệu quả của từng công việc với tần suất cố định, chẳng hạn như hàng ngày hoặc hàng tuần, sau đó xác định các mẫu trong thói quen làm việc của bạn.
Mục tiêu? Hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn mà vẫn đảm bảo chất lượng.
Bằng cách phân tích các mẫu đó một cách hồi cứu, nhật ký công việc theo mẫu cho phép bạn đưa ra quyết định sáng suốt để cải thiện hiệu suất công việc.
Cho dù bạn là nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp muốn cải thiện hiệu quả công việc, nhà lãnh đạo muốn tối ưu hóa hiệu suất của nhóm hay cá nhân muốn tăng năng suất, các mẫu nhật ký công việc của ClickUp sẽ rất hữu ích.
Các mẫu miễn phí này là những công cụ mạnh mẽ giúp người dùng hợp lý hóa quy trình làm việc và tối đa hóa hiệu quả. Và khả năng của chúng vượt xa việc quản lý công việc đơn giản.
Với các mẫu nhật ký công việc miễn phí, bạn có thể
- Tối ưu hóa quy trình làm việc: Xác định các công việc lặp lại, tự động hóa và chuẩn hóa các quy trình, giải phóng thời gian và nguồn lực quý giá
- Tăng tốc hợp tác: Chia sẻ thông tin chi tiết với các thành viên trong nhóm, tạo điều kiện thuận lợi cho giao tiếp và đảm bảo mọi người đều hiểu rõ vấn đề
- Tăng cường trách nhiệm: Thúc đẩy văn hóa minh bạch và trao quyền cho nhóm của bạn để họ chủ động thực hiện công việc của mình
- Tập trung hiệu quả: Ưu tiên công việc một cách hợp lý và loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng, giúp bạn tập trung năng lượng vào những việc quan trọng nhất
- Ghi lại số giờ tính phí: Tạo nhật ký thời gian dành cho việc cung cấp một dịch vụ cụ thể trong vài ngày hoặc vài tuần để tính phí cho khách hàng và khách hàng của bạn
Điều gì tạo nên một mẫu nhật ký công việc tốt?
Nhật ký công việc là công cụ đơn giản với các hàm cơ bản. Với rất nhiều mẫu nhật ký công việc cung cấp nhiều tính năng, việc chọn một mẫu phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn là rất quan trọng.
Hãy lưu ý những yếu tố quan trọng sau khi lựa chọn một mẫu tốt:
- Giao diện trực quan: Đảm bảo mẫu thân thiện với người dùng và cung cấp giao diện trực quan, giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng nhập và giải thích thông tin
- Bố cục có thể tùy chỉnh: Tìm kiếm cấu trúc rõ ràng, phác thảo các phần cho ngày, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, công việc, trạng thái tùy chỉnh và chi tiết bổ sung
- Tự động cập nhật: Kiểm tra xem nhật ký công việc có tự động ghi lại ngày và giờ cho mỗi mục nhập hay không — sẽ tốt hơn nếu nó có thể tự động cập nhật trạng thái công việc
- Chế độ xem chi tiết: Đối với cài đặt nhóm, phải có các chi tiết như loại công việc, chức năng nhóm, mô tả công việc và cá nhân được phân công
- Linh hoạt: Mẫu phải phù hợp với các yêu cầu dự án khác nhau và hỗ trợ tính linh hoạt và khả năng thích ứng cho các quy trình làm việc đa dạng
- Cộng tác: Mẫu hoặc nền tảng phải hỗ trợ cộng tác, cho phép các thành viên trong nhóm truy cập và cập nhật nhật ký công việc đồng thời
- Tích hợp: Tích hợp với các công cụ hoặc phần mềm quản lý dự án khác và có thể truy cập trên thiết bị di động để cập nhật khi đang di chuyển.
Một mẫu nhật ký công việc tốt phải đạt được sự cân bằng giữa tính đơn giản và tính toàn diện.
10 mẫu nhật ký công việc để sử dụng
10 mẫu được liệt kê ở đây rất hữu ích và hiệu quả để thu thập và lưu trữ thông tin để phân tích sau này.
Chọn mẫu phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.
1. Mẫu nhật ký hàng ngày ClickUp
Nhật ký hàng ngày là nhật ký công việc phổ biến nhất: Nó giúp bạn ghi lại tiến độ công việc của mình theo giờ. Nhật ký công việc hàng ngày thường là một phần thiết yếu của các dịch vụ chuyên nghiệp, trong khi các cá nhân và nhóm sử dụng nó để theo dõi năng suất của họ theo thời gian.
Mẫu nhật ký hàng ngày Clickup ghi lại hoạt động của bạn trong suốt cả ngày, mang đến cho bạn khả năng hiển thị và trách nhiệm giải trình cần thiết để luôn đi đúng hướng. Sử dụng mẫu nhật ký công việc hàng ngày để:
- Tạo một dự án cho mỗi ngày, phân công công việc cho nhóm của bạn và chỉ định dòng thời gian
- Theo dõi tất cả các hoạt động ở một nơi, từ cuộc họp đến cuộc hội thoại
- Sắp xếp công việc thành các danh mục để theo dõi tiến độ
- Thiết lập thông báo để cập nhật tiến độ công việc
- Giám sát và phân tích công việc để đảm bảo năng suất tối đa
Dưới đây là một số lợi ích của việc sử dụng mẫu nhật ký hàng ngày:
- Hiểu rõ những công việc nào đang tiêu tốn nhiều năng lượng và tài nguyên nhất
- Xác định các công việc cần chú ý hơn
- Theo dõi tiến độ và thành tích trong suốt cả ngày
- Giữ tập trung và động lực để hoàn thành công việc đúng hạn
Mẫu này không chỉ giới hạn trong lĩnh vực chuyên môn. Ghi lại các công việc hàng ngày, lặp đi lặp lại tại nhà và đặt nhắc nhở cho các công việc cá nhân.
2. Mẫu khối lượng công việc của nhân viên ClickUp
Mẫu Khối lượng công việc của nhân viên ClickUp là lựa chọn tối ưu cho các nhà quản lý và giám sát muốn theo dõi công việc và tiến độ của nhóm. Mẫu này giúp mọi người luôn đồng bộ khi phân công công việc và quản lý tài nguyên.
Quản lý khối lượng công việc của nhân viên là một thách thức nhưng rất quan trọng cho sự thành công của tổ chức. Mẫu này sẽ giúp bạn
- Đo lường sức chứa của từng nhân viên và phân công công việc phù hợp
- Tạo một bản tổng quan rõ ràng về người chịu trách nhiệm cho từng công việc
- Đặt ra kỳ vọng và ngăn ngừa tình trạng kiệt sức ở nhân viên
Chế độ xem Công việc cho phép bạn theo dõi tiến độ công việc và cập nhật trạng thái công việc. Sắp xếp các công việc bằng hai dấu trạng thái: Đang mở và Đã hoàn thành.
Chế độ xem Khối lượng công việc cá nhân sẽ giúp đảm bảo nhân viên không bị quá tải công việc và trình bày tổng quan toàn diện về khối lượng công việc của nhóm.
Đặt ra các kỳ vọng rõ ràng với mẫu khối lượng công việc của nhân viên này để đảm bảo nhân viên chuẩn bị sẵn sàng cho các công việc và quản lý thời gian của mình tốt.
3. Mẫu báo cáo công việc ClickUp
Một bản mô tả công việc (SOW) tốt là điều kiện tiên quyết khi quản lý dự án, đặc biệt là ở giai đoạn đầu. SOW thiết lập các kỳ vọng giữa công ty và khách hàng hoặc nhà thầu bằng cách phác thảo các mục tiêu, kết quả mong đợi, dòng thời gian của dự án và hơn thế nữa.
Việc tạo một SOW chi tiết có thể tốn nhiều thời gian, nhưng Mẫu Báo cáo công việc của ClickUp giúp bạn thực hiện việc này dễ dàng hơn.
Mẫu này giúp bạn
- Hợp lý hóa quy trình tạo/lập SOW
- Phác thảo chi tiết dự án một cách nhanh chóng và chính xác
- Giữ mọi người cùng nhau trên cùng một trang trong suốt dự án
Các nhà thầu và freelancer sử dụng mẫu SOW để truyền đạt phạm vi công việc và thỏa thuận của họ với các bên liên quan khác nhau. Mẫu này rất hữu ích khi soạn thảo và quản lý hợp đồng.
Cho dù bạn đang tạo SOW để sử dụng nội bộ hay cho khách hàng, mẫu này sẽ giúp đảm bảo tất cả các cơ sở của bạn được bao phủ!
4. Mẫu khung làm việc ClickUp Getting Things Done
Mẫu Nhật ký công việc Getting Things Done của ClickUp là một công cụ hữu ích cho bất kỳ ai muốn kiểm soát năng suất của mình. Mẫu này cho phép bạn chia nhỏ các dự án lớn thành các nhiệm vụ dễ quản lý và tổ chức công việc của bạn tốt hơn.
Sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp, phân bổ thời gian và nguồn lực hiệu quả bằng cách tập trung vào các công việc có tác động lớn trước tiên.
Ngoài ra, theo dõi tiến độ một cách trực quan: Có cái nhìn tổng quan rõ ràng về tiến độ của bạn thông qua bảng Kanban và biểu đồ Gantt.
Các tính năng cộng tác của mẫu này cho phép bạn chia sẻ nhật ký công việc với các thành viên trong nhóm. Phân công công việc, để lại ghi chú và nhận xét về từng công việc, đồng thời theo dõi các cuộc thảo luận và quyết định liên quan đến công việc cụ thể.
Điều này thúc đẩy tính minh bạch và trách nhiệm bằng cách cho phép mọi người xem tiến độ và xác định các yếu tố phụ thuộc.
Ghi lại ý tưởng và công việc của bạn, sắp xếp chúng và hoàn thành công việc với mẫu Getting Things Done Framework của ClickUp.
5. Mẫu kế hoạch công việc đơn giản của ClickUp
Mẫu Kế hoạch công việc đơn giản của Clickup đơn giản hóa việc lập kế hoạch dự án với dòng thời gian trực quan về các nhiệm vụ, cột mốc và thời hạn. Xác định vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm và thiết lập thông báo cho tất cả các bên liên quan.
Mẫu nhật ký công việc miễn phí này cung cấp một khung công việc có cấu trúc và trực quan để lập kế hoạch hàng ngày và theo dõi công việc — hoàn hảo cho các nhóm coi trọng sự đơn giản và tổ chức.
Mẫu này bao gồm
- Trạng thái tùy chỉnh: Đánh dấu trạng thái công việc như Hoàn thành, Đang tiến hành, Đang xem xét, Đang tạm dừng và Việc cần làm và theo dõi tiến độ của từng công việc trong dự án
- Chế độ xem tùy chỉnh: Mở bốn chế độ xem khác nhau trong các cấu hình ClickUp khác nhau: Tóm tắt, Dòng thời gian, Tiến độ và Hướng dẫn bắt đầu, để tất cả thông tin dễ truy cập và được sắp xếp gọn gàng
- Quản lý dự án: Cải thiện việc theo dõi tiến độ dự án với các tính năng theo dõi thời gian, thẻ, cảnh báo phụ thuộc, email và hơn thế nữa
Mẫu kế hoạch công việc này giúp các nhóm và cá nhân thống nhất với nhau khi thiết lập mục tiêu, công việc và thời hạn.
6. Mẫu công việc cần làm của ClickUp
Cho dù bạn là một doanh nhân độc lập hay một trưởng nhóm, hãy tận dụng mẫu Công việc cần làm của Clickup để kiểm soát khối lượng công việc, hoàn thành nhiệm vụ và đạt được mục tiêu dự án với sự rõ ràng và tổ chức hoàn hảo hơn.
Mẫu này sẽ cho phép bạn:
- Ưu tiên công việc dựa trên mức độ quan trọng, nỗ lực và mức độ khẩn cấp
- Sắp xếp các dự án thành danh sách với các công việc con và ngày đáo hạn
- Theo dõi tiến độ một cách trực quan với bảng Kanban và biểu đồ Gantt
Dưới đây là cách Mẫu công việc cần làm giúp bạn hoàn thành công việc của mình:
- Hình dung công việc của bạn trên bảng Kanban đơn giản và trực quan và đặt ưu tiên
- Tạo và thêm công việc trực tiếp vào mẫu, chia nhỏ các dự án phức tạp thành các bước nhỏ hơn, đồng thời đặt thời hạn và ngày đáo hạn
- Theo dõi các thời hạn quan trọng và đảm bảo hoàn thành công việc đúng hạn
- Phân công công việc cho các thành viên trong nhóm, để lại nhận xét và ghi chú, đồng thời chia sẻ danh sách việc cần làm
- Theo dõi tiến độ của bạn một cách trực quan, xác định các điểm nghẽn và trở ngại, đồng thời đo lường hiệu quả một cách khách quan
Sử dụng mẫu ClickUp Work To Do và trải nghiệm sức mạnh của hiệu quả có tổ chức.
7. Mẫu phạm vi công việc ClickUp
Mẫu Phạm vi công việc của Clickup giúp bạn lập biểu đồ chi tiết về dịch vụ hoặc dự án của mình, chẳng hạn như mục tiêu, kết quả mong đợi và dòng thời gian của dự án.
Bằng cách xác định phạm vi công việc của dự án, đảm bảo rằng các bên liên quan luôn được thông báo về tiến độ và thành công.
Mẫu này cho phép bạn:
- Chia nhỏ một dự án lớn thành các phần dễ quản lý bằng cách tạo công việc và chỉ định người phụ trách cho từng công việc
- Có được cái nhìn tổng quan ngay lập tức về các công việc đã hoàn thành và theo dõi thời gian dành cho các công việc để hiểu mô hình năng suất của bạn và xác định các lĩnh vực cần cải thiện
- Giao tiếp với các thành viên trong nhóm và các bên liên quan, phân công công việc trực tiếp trong mẫu và đảm bảo mọi người đều thống nhất về các mục tiêu của dự án
- Thiết lập các giới hạn của dịch vụ và đặt ra các hạn chế cho các thành viên trong nhóm
- Thiết lập các công việc và thông báo định kỳ, tự động hóa một phần quy trình làm việc của dự án
Mẫu này rất hữu ích cho các cá nhân và nhóm có quy mô khác nhau, nhưng đặc biệt hữu ích cho chủ dự án và trưởng nhóm.
8. Mẫu nhật ký dự án ClickUp
Theo dõi thời gian đôi khi có thể là một công việc hàng ngày hoặc hàng tuần. Nhật ký công việc rất hữu ích ngay cả đối với các dự án cụ thể, nơi bạn theo dõi từng công việc theo giờ hoặc theo ngày.
Mẫu nhật ký dự án ClickUp được thiết kế riêng để theo dõi tiến độ và hoàn thành các công việc trong dự án.
Mẫu nhật ký công việc miễn phí này là một công cụ tuyệt vời cho các nhà quản lý dự án muốn giám sát các dự án của mình một cách có tổ chức và ngăn ngừa sự chậm trễ.
Mẫu này cho phép bạn
- Đặt trạng thái công việc: Tạo công việc, đặt thời hạn và chia sẻ nhật ký với người phụ trách công việc
- Cập nhật và sửa đổi dòng thời gian: Với tính năng cập nhật thời gian thực và trạng thái tùy chỉnh, bạn có thể liên tục kiểm tra từng công việc đã hoàn thành
- Chế độ xem tùy chỉnh: Trực quan hóa và kiểm soát kế hoạch dự án thông qua Danh sách, Biểu đồ Gantt, Khối lượng công việc, Lịch và các chế độ xem khác
- Theo dõi dòng thời gian: Tạo trình theo dõi cho dòng thời gian. Xác định sự chậm trễ và tối ưu hóa dòng thời gian cho các công việc lặp đi lặp lại
Mẫu này cũng cho phép cộng tác thời gian thực để hỗ trợ sau dự án và thúc đẩy giao tiếp rõ ràng giữa tất cả các bên liên quan.
9. Mẫu phân chia công việc ClickUp
Cấu trúc phân chia công việc là phương pháp tiếp cận từng bước cho một dự án, giúp phân bổ công việc và theo dõi tiến độ dễ dàng hơn.
Mẫu Phân tích công việc của ClickUp sắp xếp các kết quả và phạm vi dự án thành các nhóm hoặc giai đoạn dự án hợp lý, với mỗi cấp độ ngày càng chi tiết và cụ thể hơn.
Cho dù là quản lý dự án phát triển hay tổ chức sự kiện phức tạp, hãy sử dụng mẫu này để chia công việc thành các phần nhỏ hơn. Tạo lịch trình công việc dễ quản lý và thực hiện hơn.
Để tận dụng hết tiềm năng của mẫu này,
- Tạo một dự án cho mỗi mục tiêu phân chia công việc
- Chia nhỏ dự án thành các công việc riêng lẻ và phân công cho các thành viên trong nhóm
- Quyết định dòng thời gian và sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên
- Thiết lập thông báo để cập nhật tiến độ
- Giám sát và phân tích công việc để đảm bảo năng suất tối đa
Giải phóng toàn bộ tiềm năng của nhóm bằng cách phân tích sự phức tạp và thúc đẩy sự hợp tác để đạt được mục tiêu dự án một cách rõ ràng và tự tin.
10. Mẫu bản ghi công việc hàng ngày Excel của WPS Template
Mẫu bản ghi công việc hàng ngày của Excel cung cấp một giải pháp đơn giản, có thể tùy chỉnh và hiệu quả để theo dõi các công việc và hoạt động hàng ngày.
Bạn có thể sử dụng các hàm sau trong mẫu này:
- Sử dụng định dạng có điều kiện để làm nổi bật thông tin quan trọng. Ví dụ: bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để làm nổi bật tất cả các công việc có mức độ ưu tiên cao hoặc quá hạn
- Áp dụng công thức để tính tổng và trung bình. Ví dụ: bạn có thể sử dụng công thức để tính tổng thời gian bạn đã dành cho các công việc trong một ngày nhất định
- Tạo biểu đồ và đồ thị để trực quan hóa dữ liệu của bạn. Ví dụ: bạn có thể tạo biểu đồ cột hiển thị tỷ lệ phần trăm thời gian bạn dành cho các công việc khác nhau
- Chia sẻ bản ghi công việc của bạn với quản lý hoặc các thành viên trong nhóm để cải thiện giao tiếp và hợp tác
Thông qua mẫu này, bạn có thể đạt được mức năng suất cao hơn, hợp tác chặt chẽ hơn và đạt được mục tiêu dễ dàng hơn bằng cách theo dõi các hoạt động của mình một cách nhất quán và phân tích dữ liệu.
Khám phá sức mạnh của ClickUp với các mẫu nhật ký công việc
Các mẫu nhật ký công việc của ClickUp không chỉ là công cụ theo dõi đơn thuần. Chúng là cửa ngõ dẫn đến sự tự nhận thức, năng suất được cải thiện và thành công trong hợp tác.
Mẫu nhật ký công việc cho phép bạn
- Phát hiện các mẫu ẩn trong quy trình làm việc của bạn
- Tối ưu hóa phân bổ thời gian và lịch trình tài nguyên
- Ưu tiên công việc và đạt mục tiêu nhanh hơn
- Tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm trong cài đặt nhóm
- Nhận được những thông tin quý giá để cải thiện liên tục
Với ClickUp, bạn còn có được các công cụ mạnh mẽ đáp ứng nhu cầu chung của mọi doanh nhân độc lập, quản lý dự án, trưởng nhóm và nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp.
Hãy thử ClickUp ngay hôm nay! ?