Bạn đã nghĩ ra một cách tuyệt vời để lưu trữ tài liệu trong công ty – nó nhanh chóng và dễ thực hiện. Tuy nhiên, đồng nghiệp của bạn cũng đã phát triển một hệ thống riêng, và nó lại hoàn toàn khác biệt so với của bạn.
Tiêu chuẩn hóa quy trình là giải pháp hoàn hảo cho sự không chắc chắn đi kèm với quy trình làm việc lộn xộn. Nó cho phép bạn vạch ra các quy tắc và thủ tục rõ ràng, thống nhất và nhất quán để hoàn thành công việc và thực hiện các hoạt động trong toàn tổ chức.
Tiêu chuẩn hóa quy trình hoạt động như thế nào? Và nó mang lại lợi ích gì cho công ty của bạn? Chúng tôi sẽ thảo luận các bước để cải thiện tiêu chuẩn hóa quy trình và chia sẻ một số mẹo hữu ích để giúp bạn đi trên con đường thành công. 😍
Tiêu chuẩn hóa quy trình là gì?
Tiêu chuẩn hóa quy trình là việc thiết lập các quy tắc mà nhân viên phải tuân theo khi đối mặt với các công việc và trách nhiệm cụ thể. Tiêu chuẩn hóa quy trình dựa trên ý tưởng rằng các công ty phải duy trì một mức độ thống nhất nhất định để đảm bảo hoạt động được tiến hành với hiệu quả và năng suất tối đa.
Mục tiêu là giúp mọi người trong công ty xử lý các quy trình kinh doanh theo cùng một cách, đảm bảo tính nhất quán tối đa và giảm rủi ro sai sót.
Một ví dụ tuyệt vời và dễ hiểu về tiêu chuẩn hóa quy trình là McDonald's. Với hơn 40.000 nhà hàng trên toàn thế giới, bạn có thể nghĩ rằng sẽ có một vài sự khác biệt trong cách họ làm chiếc bánh mì kẹp thịt bò Big Mac nổi tiếng của mình.
Nhưng hãy nghĩ lại! Dù bạn đến một cửa hàng McDonald's ở Mỹ, Serbia hay Úc, chiếc Big Mac của bạn sẽ có hương vị giống hệt nhau! Tất cả đều nhờ vào các quy trình thống nhất và được tiêu chuẩn hóa cao, đảm bảo bạn luôn nhận được chất lượng và dịch vụ như mong đợi, mọi lúc mọi nơi. 🍔
Tại sao tiêu chuẩn hóa quy trình lại quan trọng?
Nếu được thực hiện đúng, tiêu chuẩn hóa quy trình có thể mang lại một loạt kết quả tích cực, từ cải thiện chất lượng dịch vụ hoặc sản phẩm đến tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên và thậm chí đáp ứng các yêu cầu tuân thủ. Hãy xem xét kỹ hơn một số lợi ích chính khiến tiêu chuẩn hóa quy trình trở nên quan trọng như vậy:
- Đảm bảo tính nhất quán: Chuẩn hóa quy trình có nghĩa là có các hướng dẫn và quy tắc rõ ràng về cách tiếp cận một công việc hoặc dự án. Điều này cuối cùng sẽ mang lại kết quả là cung cấp cho khách hàng các sản phẩm hoặc dịch vụ có chất lượng nhất quán
- Cải thiện hiệu quả: Tiêu chuẩn hóa quy trình mang lại kết quả là các thủ tục và hoạt động hiệu quả hơn. Các quy trình kinh doanh này giảm thiểu tắc nghẽn, các bước dư thừa hoặc trùng lặp và lãng phí tài nguyên
- Loại bỏ sự nhầm lẫn: Có các quy trình được vạch ra rõ ràng và chuẩn hóa giúp nhân viên của bạn biết họ đang làm việc gì, giảm thiểu khả năng hiểu lầm và truyền đạt sai. Điều này cũng quan trọng không kém đối với việc phát triển các dự án mới và quản lý các dự án hiện có
- Giảm chi phí vận hành: Chuẩn hóa quy trình có thể giúp bạn cắt giảm chi phí không cần thiết và tối ưu hóa lợi nhuận—đặc biệt là với các quy trình phức tạp
- Đào tạo và tiếp nhận nhân viên mới dễ dàng hơn: Đào tạo nhân viên mới trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn với các quy trình vận hành tiêu chuẩn được định nghĩa rõ ràng
- Sự hài lòng của nhân viên: Nhân viên cảm thấy ít căng thẳng hơn khi có hướng dẫn chi tiết, minh bạch và quy trình tài liệu về cách thực hiện công việc và những gì được mong đợi từ họ
- Cải thiện dịch vụ khách hàng: Thiết lập các quy trình lưu trữ tài liệu và giao tiếp với khách hàng sẽ tạo ấn tượng tích cực và nâng cao sự hài lòng của khách hàng
Cách cải thiện tiêu chuẩn hóa quy trình trong tổ chức của bạn
Chọn bắt đầu hành trình tiêu chuẩn hóa quy trình là bước đầu tiên quan trọng để tăng hiệu quả và năng suất, giữ cho nhóm của bạn hài lòng và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Tuy nhiên, hiểu cách tiêu chuẩn hóa quy trình kinh doanh cũng quan trọng không kém.
Đó là lý do tại sao chúng tôi ở đây, sẵn sàng chia sẻ một số phương pháp hay nhất đã được thử nghiệm qua thực tế thông qua hướng dẫn từng bước đơn giản. Chúng tôi sẽ sử dụng ClickUp, một công cụ quản lý dự án và công việc hàng đầu giúp tiêu chuẩn hóa quy trình trở nên dễ dàng.
Bước 1: Viết ra và hình dung các quy trình kinh doanh quan trọng cần được tiêu chuẩn hóa
Mọi nỗ lực tiêu chuẩn hóa quy trình đều bắt đầu từ việc xác định quy trình kinh doanh nào cần được tiêu chuẩn hóa trước tiên. Không phải tất cả các quy trình đều quan trọng như nhau và bạn không thể tiêu chuẩn hóa tất cả cùng một lúc, vì vậy bạn cần phải sắp xếp thứ tự ưu tiên.
Phân tích quy trình làm việc và xác định các quy trình kinh doanh mang lại giá trị cao nhất cho công ty của bạn — đây là những quy trình được tiêu chuẩn hóa và sẽ được hưởng lợi nhiều nhất từ việc tiêu chuẩn hóa.
Ví dụ: bạn có thể phát hiện ra rằng bộ phận hỗ trợ khách hàng của bạn sử dụng các phương pháp khác nhau để giải quyết cùng một vấn đề, tức là đạt được cùng một kết quả. Bước tiếp theo của bạn là tập hợp nhóm và xác định quy trình hiệu quả nhất để xử lý một công việc dịch vụ khách hàng cụ thể.
Bạn có thể làm điều đó và hơn thế nữa bằng ClickUp Docs — một tính năng quản lý tài liệu độc đáo để tạo, chỉnh sửa, chia sẻ và lưu trữ các tài liệu liên quan. Tạo một ClickUp Doc cho mỗi quy trình, mời các thành viên nhóm có liên quan đóng góp và phát triển các ý tưởng tiêu chuẩn hóa trong thời gian thực.
Bạn có thể chỉ định các công việc kết quả trực tiếp trong tài liệu bằng cách chuyển đổi văn bản thành các nhiệm vụ có thể theo dõi hoặc gắn thẻ thành viên nhóm kèm theo nhận xét để cải thiện quy trình kinh doanh.
Việc ghi chép các quy trình hiện có là bước đầu tiên cần thiết — trực quan hóa sẽ nâng tầm tài liệu quy trình của bạn lên một cấp độ mới. Để làm điều đó, bạn có thể sử dụng Bảng trắng ClickUp, tức là những khung vẽ kỹ thuật số lý tưởng cho việc động não, hợp tác trực quan và giải phóng sức sáng tạo.
Sử dụng Bảng trắng để biến các khái niệm thành ý tưởng trong thời gian thực, thêm ghi chú và thảo luận về các phương pháp tốt nhất để tiêu chuẩn hóa quy trình với nhóm của bạn.
Bước 2: Đặt mục tiêu rõ ràng
Tiêu chuẩn hóa quy trình không dễ dàng như nói "Từ giờ trở đi, chúng ta sẽ hoàn thành công việc này như thế này. "
Điều này thường liên quan đến việc điều chỉnh và tái tạo các quy trình tiêu chuẩn hóa hoặc thậm chí là đưa ra các quy trình hoàn toàn mới. Quan trọng nhất, bạn không thể mong đợi kết quả của nỗ lực tiêu chuẩn hóa sẽ xuất hiện ngay lập tức.
Để đi đúng hướng, bạn cần có mục tiêu tiêu chuẩn hóa quy trình rõ ràng, có thể đo lường được. Việc cài đặt các mục tiêu này sẽ định hướng cho nỗ lực của bạn và giúp bạn theo dõi tiến độ. Tất nhiên, các mục tiêu này chỉ là hướng dẫn — bạn có thể điều chỉnh chúng theo thời gian để thúc đẩy cải tiến liên tục.
ClickUp Goals chính là thứ bạn cần để giữ nhóm đi đúng hướng và kết nối công việc với mục tiêu của bạn. Tính năng này giúp bạn dễ dàng đặt mục tiêu và đo lường thành công.
Tất cả những gì bạn cần làm là liên kết các nhiệm vụ hoặc danh sách công việc với một Mục tiêu, và ClickUp sẽ tự động theo dõi tiến độ khi bạn hoàn thành chúng. 🏅
Sử dụng thư mục của ClickUp để tổ chức và quản lý Mục tiêu, theo dõi chu kỳ sprint và OKR, thêm mô tả độc đáo để phân loại Mục tiêu, đặt thời hạn và chia sẻ Mục tiêu của bạn với các thành viên nhóm có liên quan.
Bước 3: Lập bản đồ quy trình
Bản đồ quy trình giúp bạn hình dung quy trình, xác định hiệu quả và các lĩnh vực cần cải thiện, đồng thời phác thảo chuỗi sự kiện và công việc. Do đó, bản đồ quy trình đóng vai trò quan trọng trong tiêu chuẩn hóa quy trình — giúp bạn hiểu quy trình, phát hiện sự không nhất quán, xác định các phương pháp hay nhất và xây dựng quy tắc mới dựa trên đó. ✨
Lập bản đồ quy trình của bạn một cách dễ dàng với Bản đồ Tư duy ClickUp, một tùy chọn độc đáo cho phép bạn lập kế hoạch, tổ chức và kết nối ý tưởng, công việc và dự án. Các bản đồ này có tính năng thiết kế kéo và thả, cho phép bạn vẽ các kết nối và tạo ra các hình ảnh trực quan độc đáo.
Chọn giữa Bản đồ Tư duy dựa trên công việc hoặc dựa trên nút, chia sẻ chúng với đồng nghiệp và điều chỉnh chúng khi cần thiết mà không tốn nhiều công sức.
Không muốn tạo Bản đồ Tư duy từ đầu? Các mẫu ClickUp sẽ giúp bạn! Các phần được tạo sẵn sẽ hướng dẫn bạn qua toàn bộ quá trình lập bản đồ quy trình.
Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng Mẫu bản đồ quy trình ClickUp trên bảng trắng và Mẫu bản đồ quy trình PDCA ClickUp, vì cả hai đều giúp bạn chia nhỏ các quy trình thành các danh mục để quản lý dễ dàng hơn.
Bước 4: Tạo quy trình hoạt động tiêu chuẩn
Quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) là cốt lõi của tiêu chuẩn hóa quy trình vì chúng đảm bảo tính nhất quán và nâng cao hiệu quả. Bạn sẽ sử dụng chúng để phác thảo hướng dẫn từng bước để xử lý các công việc và hoạt động khác nhau.
Xét đến tầm quan trọng của các quy trình tiêu chuẩn (SOP), bạn cần đặc biệt cẩn trọng khi soạn thảo chúng. Các SOP phải ngắn gọn, chi tiết, không để lại bất kỳ sự mơ hồ hay tình huống giả định nào.
Hãy sử dụng lại ClickUp Docs để soạn thảo SOP của bạn — thêm các thành viên nhóm có liên quan vào Tài liệu của bạn và tạo hướng dẫn toàn diện về cách xử lý các tình huống và công việc khác nhau trong công ty. Cộng tác với nhóm của bạn trong thời gian thực, để lại nhận xét và đưa ra các quy trình mang lại giá trị cao nhất.
Vì việc soạn thảo SOP chất lượng cao đòi hỏi một số kỹ năng, bạn có thể cảm thấy tự tin hơn khi sử dụng mẫu SOP của ClickUp. Ví dụ, bạn có thể sử dụng Mẫu SOP của ClickUp — mẫu tài liệu này chứa hướng dẫn về những nội dung cần bao gồm trong mỗi phần của tài liệu.
Bằng cách đó, bạn sẽ giảm thiểu rủi ro thông tin quan trọng bị bỏ sót.
Bạn cũng có thể sử dụng Mẫu quy trình hoạt động tiêu chuẩn của ClickUp. Đây là một mẫu tài liệu khác giúp bạn tiêu chuẩn hóa các quy trình như tuyển dụng, đào tạo và thăng chức cho nhân viên.
Bước 5: Tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại
Nhóm của bạn có đầu tư nhiều thời gian vào các công việc lặp đi lặp lại mà không mang lại nhiều giá trị cho công ty không? Nếu có, có một cách dễ dàng để thay đổi điều đó và cho phép nhân viên của bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn — Tự động hóa ClickUp.
Tự động hóa cho phép bạn nâng cao năng suất, giảm thiểu rủi ro lỗi và đảm bảo quy trình của bạn được hợp lý hóa. Chúng bao gồm:
- Kích hoạt: Các sự kiện kích hoạt Tự động hóa (bạn có thể áp dụng chúng cho công việc, công việc con hoặc cả hai)
- Điều kiện: Các tiêu chí phải đáp ứng để tự động hóa có thể bắt đầu
- Hành động: Các sự kiện diễn ra sau khi điều kiện được đáp ứng
ClickUp cung cấp cho bạn một số tùy chọn để sử dụng Tự động hóa. Nếu bạn muốn đạt được kết quả cụ thể, bạn có thể tạo Tự động hóa tùy chỉnh. Hoặc, bạn có thể sử dụng phím tắt và sử dụng các mẫu Tự động hóa với các kích hoạt và hành động được tạo sẵn. Chúng có thể tùy chỉnh và thích ứng tốt với quy trình của bạn.
Nếu Tự động hóa của bạn được kết nối với một ứng dụng khác như Calendly, GitHub hoặc Hubspot, bạn luôn có thể tạo Tự động hóa tích hợp.
Bước 6: Truyền đạt các quy trình mới
Tiêu chuẩn hóa quy trình thường đồng nghĩa với việc thay đổi đáng kể cách các thành viên trong nhóm tiếp cận công việc. Giúp họ hiểu rõ những thay đổi này thông qua giao tiếp hiệu quả. Điều này có nghĩa là bạn nên ghi chép mọi thứ và cập nhật cho các bên liên quan về mọi chi tiết liên quan đến công việc của họ.
Hơn nữa, nếu tiêu chuẩn hóa quy trình liên quan đến việc sử dụng các công cụ và thủ tục mới, hãy đảm bảo đào tạo nhóm của bạn một cách thích hợp. Bằng cách đó, họ có thể tự tin tiếp cận các quy trình mới và chắc chắn 100% rằng họ biết việc cần làm.
ClickUp giúp bạn giao tiếp với nhóm và duy trì tính minh bạch. Bạn có chế độ xem Trò chuyện, nơi bạn có thể chia sẻ cập nhật, chỉ định các mục hành động và đính kèm liên kết và tệp.
Bạn cũng có thể thêm những người có liên quan vào ClickUp Docs và ClickUp Whiteboards, yêu cầu họ đóng góp ý kiến về việc tiêu chuẩn hóa quy trình và đưa họ vào quá trình ra quyết định.
Nếu nhóm của bạn thường liên lạc qua email, bạn có thể sử dụng Email trong ClickApp ClickUp và gửi và nhận email mà không cần rời khỏi nền tảng để tập trung công việc. 📩
Các mẫu tài liệu quy trình của ClickUp có thể giúp bạn phác thảo chi tiết từng quy trình và chia sẻ chúng với các bên liên quan. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng Mẫu tài liệu kế hoạch quy trình ClickUp và Mẫu tạo quy trình hiệu quả ClickUp.
Bước 7: Phân tích và giám sát từng bước
Bạn đã tạo các quy trình hoạt động tiêu chuẩn, thảo luận với nhóm của mình và bắt đầu thực hiện kế hoạch. Nhưng công việc của bạn không kết thúc ở đây. Để đảm bảo thành công liên tục, bạn cần theo dõi và phân tích kỹ lưỡng.
Với Bảng điều khiển ClickUp, bạn có thể làm được điều đó. Đây là trung tâm điều khiển để quan sát và theo dõi hiệu suất của mọi quy trình trong công ty bạn. Sử dụng Bảng điều khiển để giám sát khối lượng công việc và hiệu suất của nhóm, trực quan hóa các nguồn lực, lập kế hoạch và quản lý mục tiêu, đồng thời thu thập thông tin chi tiết về mọi khía cạnh của quy trình.
Chọn từ hơn 50 tiện ích có sẵn để theo dõi các khía cạnh cụ thể của quy trình và phát hiện các lĩnh vực có thể cải thiện.
Ví dụ về tiêu chuẩn hóa quy trình
Chúng tôi đã trình bày phần lý thuyết về tiêu chuẩn hóa quy trình. Hãy xem cách thức hoạt động của nó trong thực tế qua hai ví dụ thực tế.
Dịch vụ khách hàng
Hãy quan sát đội ngũ hỗ trợ khách hàng tại một công ty cung cấp nền tảng phát trực tuyến truyền thông dựa trên đăng ký. Công việc của họ là trả lời email và cung cấp thông tin chính xác, phù hợp cho khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng.
Nhóm gồm 10 người và mỗi người có cách trả lời email của khách hàng riêng. Ví dụ, Jenny duy trì giọng điệu thân mật, cởi mở, trong khi John thích giữ thái độ chuyên nghiệp.
Việc có nhiều tính cách và cách tiếp cận khác nhau trong nhóm có thể gây nhầm lẫn cho khách hàng và để lại ấn tượng tiêu cực, vì họ không bao giờ biết điều gì sẽ xảy ra. Ngoài ra, nhóm thường rất bận rộn, nên một số email của khách hàng có thể bị thất lạc trong sự hỗn loạn.
Tiêu chuẩn hóa quy trình xử lý yêu cầu của khách hàng qua email có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, tăng năng suất và đảm bảo tính nhất quán.
Bạn sẽ bắt đầu bằng việc phân tích các quy trình kinh doanh hiện tại. Xem xét thời gian phản hồi, tạo/lập và phân loại phiếu yêu cầu, sắp xếp thứ tự ưu tiên và thu thập phản hồi của khách hàng. Hình dung toàn bộ quy trình để hiểu rõ hơn và xác định các lĩnh vực cần chú ý.
Bây giờ là lúc đặt mục tiêu. Ví dụ: nếu khách hàng phàn nàn về thời gian phản hồi chậm, bạn sẽ muốn tập trung vào việc cải thiện chỉ số này. Đảm bảo mục tiêu của bạn có thể đo lường được để bạn có thể theo dõi tiến độ theo thời gian.
Tiếp theo, bạn nên tạo SOP. Ghi lại cách nhân viên dịch vụ khách hàng nên trả lời email. Bạn có thể sử dụng các mẫu để tạo hướng dẫn chi tiết từng bước về cách xử lý các loại email khác nhau. Hơn nữa, bạn có thể phát triển các cách phân loại và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho email để đảm bảo mọi khách hàng đều nhận được phản hồi.
Tự động hóa có thể đóng vai trò quan trọng trong việc này — sử dụng tự động hóa để gửi email xác nhận cho khách hàng, đảm bảo email đến đúng người đại diện và yêu cầu phản hồi từ khách hàng.
Chia sẻ SOP của bạn với toàn bộ nhóm, cùng nhau xem xét và trả lời bất kỳ câu hỏi nào mà đại diện có thể có. Sử dụng SOP để đào tạo nhân viên mới và củng cố hoạt động kinh doanh của bạn.
Cuối cùng, đừng quên thỉnh thoảng xem lại các quy trình kinh doanh của bạn để đảm bảo chúng vẫn hoạt động hiệu quả. Để làm điều này, hãy phân tích phản hồi không chỉ từ khách hàng mà còn từ cả nhóm của bạn.
Chuẩn bị thực phẩm
Hãy tưởng tượng bạn đang điều hành một quán burger gia đình với hàng chục năm kinh nghiệm. Quán nổi tiếng với món ăn ngon và phần ăn phong phú.
Tuy nhiên, gần đây chủ cửa hàng đã nhận được một số phàn nàn về bánh mì kẹp thịt của họ — có vẻ như chất lượng sản phẩm thường không ổn định, đặc biệt là về mùi vị.
Bạn muốn chuẩn hóa quy trình chuẩn bị burger. Bạn sẽ bắt đầu bằng việc phân tích quy trình hiện tại – bạn sẽ có cái nhìn tổng quan về mọi thứ từ việc mua sắm nguyên liệu, thời gian nấu nướng, các loại topping cho đến phần lượng.
Trong quá trình phân tích, bạn có thể sẽ tìm ra "điểm yếu nhất" — đó có thể là thời gian nấu không đồng đều, chất lượng thịt không ổn định hoặc nguyên liệu không tươi. Bạn sẽ tạo bản đồ quy trình để hình dung và hiểu cách cải thiện tốt nhất.
Sau đó, bạn sẽ đưa ra các SOP. Ví dụ: bạn có thể tạo danh sách các nhà cung cấp bánh mì burger đã được phê duyệt, phác thảo các bước tổ chức khu vực nướng, xác định thời gian nấu và mô tả quy trình nướng bánh mì. Bạn cũng có thể thảo luận về an toàn thực phẩm và khẩu phần phù hợp.
Sau khi đã xác định các SOP, hãy triệu tập một cuộc họp để thảo luận về chúng với các đầu bếp và trợ lý. Bạn cũng có thể in các SOP ra và để gần nơi làm việc để mọi người có thể đọc khi cần thiết.
Tổ chức các cuộc họp thường xuyên với nhân viên để đảm bảo quy trình hiệu quả và thường xuyên hỏi ý kiến phản hồi của khách. Những điều chỉnh đơn giản này giúp hoạt động kinh doanh tổng thể diễn ra hiệu quả hơn.
ClickUp: Đồng minh của bạn trong tiêu chuẩn hóa quy trình
Tiêu chuẩn hóa quy trình là một cách tuyệt vời để tối ưu hóa quy trình công việc, tiết kiệm thời gian và tiền bạc, đồng thời giữ cho nhóm và khách hàng của bạn hài lòng. Tuy nhiên, điều này thường đòi hỏi sự nỗ lực và chú ý đến từng chi tiết.
Với các tùy chọn mạnh mẽ để ghi chép, trực quan hóa và quản lý quy trình, ClickUp có mọi thứ bạn cần để cấu trúc hóa quy trình làm việc và giữ cho nhóm của bạn luôn đồng bộ.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay, khám phá các tính năng vượt trội của nó và bắt đầu cách mạng hóa tiêu chuẩn hóa quy trình của bạn. 🔁