Kinh doanh hoạt động dựa trên các quy trình. Từ thủ tục tuyển dụng đến đánh giá rủi ro và cài đặt mục tiêu, các quy trình và quy trình công việc chạy ở chế độ nền để đảm bảo bạn đạt được mục tiêu của mình.
Việc xác minh rằng bạn đã có các quy trình hiệu quả có thể tạo ra sự khác biệt trong thành công. Điều đó có nghĩa là bạn không thể chỉ để các quy trình tự vận hành, mà phải đóng vai trò tích cực trong việc xây dựng, phát triển và liên tục cải tiến các quy trình công việc này.
Một cách để làm điều đó là tiến hành phân tích quy trình công việc. Điều này bao gồm việc thường xuyên xem xét các quy trình và thủ tục công việc của bạn để xem những gì hoạt động tốt và những gì cần cải thiện.
Ở đây, chúng ta sẽ đi sâu hơn vào phân tích quy trình công việc và liệt kê những lợi ích của loại đánh giá này. Ngoài ra, chúng tôi sẽ giới thiệu các loại phân tích quy trình công việc, cung cấp phương pháp từng bước để thực hiện phân tích quy trình công việc và đưa ra các ví dụ thực tế để hướng dẫn nỗ lực của bạn. ✨
Phân tích quy trình làm việc là gì?
Phân tích quy trình công việc là quá trình xem xét các thủ tục với mục tiêu làm cho chúng hiệu quả hơn. Loại phân tích này là một phần không thể thiếu trong quản lý kinh doanh.
Quá trình này bao gồm việc kiểm tra các quy trình công việc nào không hiệu quả và sau đó sử dụng những thông tin chi tiết đó để tạo ra các giải pháp tốt hơn. Ví dụ: bạn có thể xác định các công việc thủ công lặp đi lặp lại có thể tự động hóa hoặc tìm ra cách mới để phân chia công việc dựa trên băng thông của nhóm.
Tóm lại, phân tích quy trình làm việc là phương pháp giúp bạn phân tích xu hướng trong các quy trình làm việc, phát hiện điểm yếu trong quy trình và đưa ra các đề xuất cải tiến. 📝
Thông thường, quy trình phân tích quy trình làm việc bao gồm:
- Ghi chép lại quy trình làm việc hiện tại
- Xác định các điểm yếu hoặc rào cản
- Xác định các công việc lý tưởng để tự động hóa
- Tạo kế hoạch hành động kết hợp các thông tin chi tiết từ phân tích
4 Lợi ích của việc triển khai phân tích quy trình làm việc
Phân tích quy trình công việc mang lại nhiều lợi ích, bao gồm hiệu quả cao hơn, kỳ vọng rõ ràng hơn và tuân thủ quy định dễ dàng hơn. Phân tích quy trình công việc không chỉ hợp lý hóa hoạt động nội bộ của các quy trình kinh doanh, mà còn tạo ra môi trường làm việc tốt hơn và giúp bạn có vị trí cạnh tranh hơn trên thị trường.
Dưới đây là một số lợi ích chính của phân tích quy trình làm việc.
1. Nâng cao hiệu quả giữa các nhóm khác nhau
Mục tiêu chính của phân tích này là tái cấu trúc các quy trình kinh doanh và làm cho chúng hiệu quả hơn. Bằng cách hợp lý hóa quy trình công việc, bạn có thể tập trung vào các mục tiêu lớn trước mắt mà không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.
Xem xét lại quy trình cũng có nghĩa là loại bỏ các công việc dư thừa, phân công các công việc được nhóm lại cho các thành viên nhóm phù hợp và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc có phụ thuộc lẫn nhau. Sử dụng công cụ quản lý quy trình làm việc sẽ mở ra cơ hội tự động hóa quy trình làm việc, giúp bạn giải phóng thời gian của thành viên nhóm để họ có thể tập trung nỗ lực vào việc khác. 👩💻
2. Tăng khả năng thích ứng để phát hiện và tránh các điểm nghẽn
Phân tích quy trình công việc phù hợp là một quá trình liên tục. Điều đó có nghĩa là bạn không chỉ thực hiện quy trình này một lần.
Thay vào đó, bạn nên lên lịch phân tích quy trình công việc hàng quý hoặc hàng năm để đánh giá lại cách thức làm việc của mình. Hãy kết hợp việc này vào bước cuối cùng của dự án để bạn có thể bắt đầu đặt nền móng cho những dự án thành công trong tương lai dựa trên phản hồi của dự án hiện tại.
Bằng cách liên tục xem xét các quy trình của mình, bạn sẽ có thể thích ứng tốt hơn với những thay đổi của thị trường, sự hài lòng và sở thích của khách hàng, cũng như sự thay đổi nhân sự. Bạn cũng sẽ chuẩn bị tốt hơn để xử lý các vấn đề tắc nghẽn bằng cách ghi chép những điểm mạnh và điểm yếu trong quá khứ, cũng như những hiểu biết về cách bạn đã giải quyết chúng.
3. Nhân viên hạnh phúc hơn đồng nghĩa với quy trình làm việc hiệu quả hơn
Quản lý và phân tích quy trình công việc giúp xây dựng môi trường làm việc tốt hơn, đặc biệt là khi liên quan đến sự tham gia của nhân viên.
Nhân viên không phải đối mặt với công nghệ cũ, lỗi thời. Khuyến khích nhóm của bạn đưa ra đề xuất về các công cụ cải tiến quy trình. Vì họ là những người làm việc với phần mềm quản lý quy trình công việc hàng ngày, họ có vị trí thuận lợi để đưa ra ý kiến về những điểm cần cải thiện.
Điều này không chỉ dẫn đến quy trình công việc tốt hơn mà còn trao quyền cho nhân viên của bạn. Họ cảm thấy được lắng nghe và tôn trọng, đồng thời có quyền tự chủ và kiểm soát cao hơn đối với quy trình công việc của mình. 🤩
4. Tuân thủ dễ dàng hơn và khung pháp lý linh hoạt
Đối với các quy trình kinh doanh tại các công ty chăm sóc sức khỏe, cơ quan chính phủ và công ty tài chính hoặc ngân hàng, các công cụ phân tích quy trình công việc giúp việc tuân thủ quy định trở nên đơn giản hơn. Nó cung cấp cho bạn thông tin chi tiết và cấu trúc để mọi người biết những gì cần thiết và cung cấp thông tin cập nhật về tiến độ theo thời gian thực.
Phân tích quy trình kinh doanh hiện tại cho phép bạn phát triển cấu trúc để tuân thủ tốt hơn. Tạo cơ sở dữ liệu kiến thức như một phần của quy trình công việc để liệt kê tất cả các khung quy định cần thiết, gán thẻ cho các công việc để theo dõi trách nhiệm và tạo các bước để lập báo cáo kiểm toán nhanh chóng.
Các loại phân tích quy trình làm việc chính
Có ba loại phân tích quy trình công việc khác nhau. Mỗi loại đều có mục tiêu chung là cải thiện quy trình công việc và tăng hiệu quả. 💪
Dưới đây là ba loại phân tích quy trình làm việc:
- Phân tích quy trình công việc tuyến tính: Loại đánh giá này tập trung vào các quy trình hoạt động theo đường thẳng. Phương pháp này phù hợp nhất với các tổ chức có các bước công việc rõ ràng, quy trình được xác định rõ ràng và trách nhiệm của nhân viên rõ ràng
- Phân tích quy trình công việc liên chức năng: Loại phân tích này được thiết kế để xem xét các quy trình giữa các bộ phận hoặc tại các tổ chức không có sự phân định rõ ràng về các bước công việc
- Phân tích quy trình công việc kết hợp: Loại này tập trung vào việc xem xét kỹ lưỡng các quy trình công việc giữa các bộ phận và trong nội bộ bộ phận. Loại này lý tưởng để đánh giá các quy trình trong các dự án có sự tham gia của nhiều bộ phận, nhưng cũng có các quy trình trong nội bộ bộ phận cần được hợp lý hóa
Mỗi loại phân tích quy trình công việc có thể được sử dụng để cải thiện quy trình kinh doanh. Hãy suy nghĩ về cấu trúc công ty hoặc dự án của bạn và chọn loại phân tích phù hợp nhất để đáp ứng nhu cầu tối ưu hóa quy trình công việc của bạn.
Cách thực hiện phân tích quy trình làm việc
Sẵn sàng tích hợp phân tích vào hệ thống quản lý quy trình công việc của bạn chưa? Dưới đây là bốn bước phân tích quy trình công việc để thực hiện và lập bản đồ quy trình kinh doanh hiệu quả hơn. 🗺️
1. Thu thập dữ liệu để hiểu rõ những điểm cần cải thiện
Trước khi bắt đầu tối ưu hóa, bạn cần thu thập thông tin chi tiết về những gì đang hoạt động hiệu quả và những gì cần cải thiện. Loại dữ liệu bạn cần sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại quy trình công việc bạn đang tối ưu hóa.
Đảm bảo đánh giá cả dữ liệu định lượng (như số lượng công việc chưa hoàn thành) và dữ liệu định tính (ví dụ: cảm nhận của các thành viên trong nhóm về các nguồn lực cần thiết cho công việc).
Cách tốt nhất để thu thập dữ liệu là xem xét quy trình hiện tại của bạn bằng cách sử dụng một công cụ như Bảng trắng ClickUp để tạo sơ đồ quy trình, cho phép bạn theo dõi và tối ưu hóa hoạt động của mình bằng sơ đồ trực quan. Tiến hành từng bước và ghi chú ai chịu trách nhiệm cho kết quả nào và nêu rõ những trở ngại tiềm ẩn. ⚠️
Bạn cũng nên phỏng vấn nhân viên để hiểu rõ hơn về dự án ở cấp cơ sở. Đối với các dự án phức tạp hơn, hãy tổ chức một buổi hội thảo để mỗi nhân viên có thể giới thiệu quy trình làm việc của mình.
Một số dữ liệu bạn cần xem xét bao gồm:
- Số lượng công việc mà mỗi thành viên trong nhóm phải chịu trách nhiệm
- Khung thời gian chung của các công việc trong dự án
- Thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc
- Số lần một công việc được lặp lại
- Tần suất công việc được hoàn thành hoặc bị từ chối
Sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để hiển thị và phân tích dữ liệu. Nó cung cấp tổng quan cấp cao về tất cả các nhiệm vụ là một phần của việc đạt được mục tiêu công ty. Nhanh chóng xem những gì đang tiến độ và những gì chậm tiến độ. Ngoài ra, xác định những phần dư thừa để bạn có thể điều chỉnh quy trình làm việc của mình cho hiệu quả hơn với tổng quan về phân tích quy trình làm việc chéo chức năng.
2. Phân tích dữ liệu để phát hiện các lĩnh vực cần cải thiện
Sau khi thu thập thông tin chi tiết, đã đến lúc phân tích dữ liệu. Hãy nhớ rằng mục tiêu chính là tối ưu hóa các quy trình không hiệu quả. Đôi khi bạn sẽ thực hiện những thay đổi lớn, nhưng cũng có khi chỉ cần điều chỉnh nhỏ.
ClickUp giúp bạn dễ dàng phân tích dữ liệu tùy chỉnh nhờ các tính năng quản lý quy trình làm việc. Bạn có thể tạo Sơ đồ quy trình làm việc để có bản đồ trực quan về tất cả các quy trình hiện có. Bằng cách này, bạn có thể phát hiện các điểm nghẽn và ghi lại các hệ thống hiện có cần cải thiện.
Một công cụ tuyệt vời khác là Chế độ xem Bảng ClickUp, nơi bạn có thể cuộn qua mọi công việc và nhanh chóng xem công việc đó di chuyển qua các giai đoạn dự án như thế nào.
Xem xét dữ liệu bạn đã thu thập và tự đặt ra các câu hỏi sau:
- Công việc hoặc quy trình này có cần thiết không?
- Mục tiêu của công việc này là gì?
- Nó có đang phục vụ một mục đích có giá trị không?
- Công việc này có tốn nhiều thời gian không?
- Có các chỉ số để đo lường hiệu suất không?
- Quy trình này có mang lại trải nghiệm thân thiện cho người dùng không?
- Điều này có đòi hỏi quá trình học tập khó khăn hoặc nguồn lực đào tạo đáng kể không?
- Nhân viên có đủ nguồn lực cần thiết để hoàn thành các bước không?
- Quy trình thủ công này có thể được tự động hóa không?
Việc kiểm tra những thay đổi nào sẽ có tác động lớn nhất cũng rất hữu ích, đặc biệt nếu bạn không có nhiều thời gian hoặc nguồn lực hạn chế.
Ưu tiên nhiệm vụ ClickUp cho phép bạn chọn từ bốn cờ để xác định các mục quan trọng nhất. Ưu tiên những thay đổi có tác động lớn nhất và ít công việc nhất trước tiên. Những thay đổi này có thể tạo ra sự khác biệt lớn mà không ảnh hưởng đến ngân sách của bạn, và bạn có thể tiếp tục giải quyết những thay đổi ít cấp bách hơn sau đó. 🙋🏻♂️
3. Áp dụng các thay đổi dựa trên kết quả phân tích
Sau khi đã xem xét dữ liệu, bạn sẽ có những hiểu biết sâu sắc về những thay đổi cần thực hiện đối với quy trình làm việc của mình.
Có thể bạn đã xác định được những công việc sẽ mất ít thời gian hơn nếu được tự động hóa. Có thể bạn đã xác định được những lĩnh vực có thể hợp lý hóa việc chuyển giao công việc cho các thành viên khác trong nhóm. Có thể bạn đã quyết định cần có quy trình công việc mới hoặc muốn thiết lập các biện pháp kiểm soát dự án khi cần thiết để không vượt quá ngân sách.
Dù dữ liệu cho thấy điều gì, hãy suy nghĩ về cách bạn có thể thực hiện các thay đổi để tối ưu hóa quy trình làm việc.
Các công cụ tự động hóa quy trình như tính năng Bảng trắng của ClickUp cho phép bạn hình dung những thay đổi trong quy trình làm việc. Sau khi hoàn thiện quy trình làm việc, bạn có thể tạo nhiệm vụ trong vài giây trực tiếp từ Bảng trắng và thêm bối cảnh bằng tài liệu, mô tả và tệp. 💪
Đảm bảo thông báo cho tất cả các bên liên quan về những thay đổi. Từ nhóm quản lý dự án đến bộ phận nhân sự, hãy thông báo cho tất cả những người có liên quan đến quy trình. Tạo hướng dẫn và chỉ dẫn rõ ràng về những thay đổi để mọi người biết những gì cần làm trong thời gian tới.
4. Thường xuyên xem xét quy trình công việc kinh doanh của bạn
Phân tích quy trình làm việc không chỉ dừng lại ở việc triển khai. Bạn nên thường xuyên xem xét và phân tích các quy trình của mình để đảm bảo hiệu quả của quy trình làm việc và duy trì hoạt động trơn tru.
Đặt lịch trình để xem xét hiệu suất quy trình công việc. Tận dụng các công cụ báo cáo và công cụ hồi cứu để theo dõi tiến độ công việc một cách nhất quán.
Thực tế, bạn có thể sử dụng Mẫu tổng kết dự án ClickUp để dễ dàng thu thập phản hồi, tìm ra điểm mạnh và điểm yếu trong quy trình làm việc, đồng thời thực hiện các thay đổi để cải thiện các dự án trong tương lai. ✍️
Hãy trao đổi với các thành viên trong nhóm để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ và thống nhất với nhau. Bạn sẽ nhận được những phản hồi quý giá có thể áp dụng và cải thiện quy trình làm việc dựa trên đề xuất của nhân viên.
3 Ví dụ về phân tích quy trình công việc
Tất cả điều này nghe có vẻ tuyệt vời trên lý thuyết, nhưng trên thực tế, nó còn tốt hơn nữa! Bạn muốn xem một số ví dụ thực tế về phân tích quy trình công việc? Chúng tôi có sẵn các trường hợp sử dụng khác nhau cho bạn tham khảo. 👀
Trường hợp sử dụng 1: Tối giản hóa quá trình phát triển công ty
Khi các công ty ngày càng thành công, họ có xu hướng phát triển. Các quy trình và thủ tục mà bạn sử dụng với một nhóm nhỏ từ 5 đến 10 người đột nhiên bắt đầu bị phá vỡ khi bạn mở rộng quy mô lên 50 nhân viên trở lên. Điều đó cản trở hiệu quả và thậm chí có thể gây trở ngại cho sự phát triển của bạn.
Bạn cần một hệ thống quy trình công việc được tinh chỉnh hoặc phân đoạn hơn để theo kịp những thay đổi. Sử dụng tự động hóa quy trình công việc để tạo ra một lộ trình mới cho thành công với một nhóm lớn hơn và cải thiện các quy trình này.
Ngoài ra, khi có nhiều người tham gia hơn, bạn sẽ nhận được nhiều ý kiến đa dạng hơn và phạm vi phản hồi rộng hơn, từ đó mang lại các giải pháp sáng tạo. 🥳
Trường hợp sử dụng 2: Tối ưu hóa quy trình thủ công
Nhiều quản lý dự án và nhóm của họ xử lý các công việc lặp đi lặp lại bằng tay. Đôi khi, đó là việc trả lời hóa đơn của khách hàng qua email. Những lúc khác, công việc đó có thể bao gồm viết đi viết lại nhiều lần cùng một bài viết blog từ đầu.
Các công việc này tốn thời gian và khi bạn bắt đầu mở rộng quy mô hoặc làm việc trên các dự án lớn hơn, chúng có thể trở thành một sự lãng phí thời gian.
Tự động hóa các quy trình thủ công bất cứ khi nào có thể. Điều đó có thể có nghĩa là sử dụng các công cụ tài chính như QuickBooks để xử lý thanh toán và hóa đơn. Nó cũng có thể có nghĩa là sử dụng các ứng dụng tạo/lập nội dung và các mẫu khác để giảm thời gian tạo nội dung lặp đi lặp lại. ⌚️
Trường hợp sử dụng 3: Tương tác với khách hàng hiệu quả hơn
Giao tiếp với khách hàng là rất quan trọng. Bạn muốn nhận phản hồi từ người dùng để có thể cung cấp sản phẩm và dịch vụ tốt hơn.
Đối với các doanh nghiệp nhỏ, việc kết nối với khách hàng ở cấp độ cá nhân rất dễ dàng. Bạn trả lời email của họ, tư vấn cách sử dụng sản phẩm và dịch vụ của bạn, đồng thời khắc phục các vấn đề khi chúng phát sinh.
Với một công ty lớn hơn và nhiều nhân viên toàn thời gian — hoặc khi bạn đảm nhận các dự án lớn hơn — bạn có thể khó xử lý các công việc đó một mình. Ngoài ra, nỗ lực của bạn có thể tập trung hơn vào các mục tiêu lớn hơn và các công việc quan trọng hơn.
Công cụ quy trình công việc CRM là cách tốt hơn để quản lý mối quan hệ với khách hàng bằng các quy trình công việc tự động. Sau khi phân tích các quy trình hiện có, bạn có thể sử dụng CRM để tự động hóa các phản hồi và tạo công việc cho các thành viên nhóm có liên quan. 📚
Tiến hành phân tích quy trình công việc và hợp lý hóa các quy trình của bạn với ClickUp
Hỗ trợ hoạt động kinh doanh và dẫn dắt các nhóm làm việc hiệu quả hơn bằng cách thêm phân tích quy trình công việc vào danh sách công việc cần làm của bạn. Với hướng dẫn hữu ích này, bạn có mọi thứ cần thiết để thu thập dữ liệu, phân tích kết quả và tạo các mục hành động từ việc xem xét quy trình công việc của bạn.
Hãy dùng thử ClickUp ngay hôm nay để tận dụng các tính năng quy trình công việc bao gồm sơ đồ, biểu đồ luồng và hàng trăm mẫu được thiết kế để giúp công việc của bạn có hệ thống hơn. Mỗi tính năng đều có thể tùy chỉnh để bạn có thể tận dụng công cụ này để đáp ứng nhu cầu kinh doanh cụ thể của mình. 🏙