Tạo sơ đồ và biểu đồ quy trình làm việc: Hướng dẫn từng bước để hợp lý hóa quy trình

Bạn đã nghe nhiều về sơ đồ quy trình làm việc nhưng không biết chúng là gì?

Vậy là hết bối rối. ✋

Ban đầu, sơ đồ quy trình làm việc có thể trông giống như những bản phác thảo phức tạp mà bạn muốn tránh bằng mọi giá. Hoặc bạn có thể nghĩ rằng chỉ có những người đặc biệt mới có thể hiểu được sơ đồ quy trình làm việc.

Nhưng nếu bạn dành vài phút để tìm hiểu về những điều khiến sơ đồ quy trình làm việc trở nên hữu ích cho các nhóm và tổ chức, rất có thể bạn sẽ bị cuốn hút vào việc tạo ra chúng.

Nếu bạn đang muốn tăng năng suất và tạo ra các hệ thống quy trình làm việc hiệu quả hơn để đảm bảo nhóm của bạn hoàn thành công việc một cách tốt nhất, hãy đánh dấu hướng dẫn này.

👉 Đọc bài viết liên quan này về Top 15 Phần mềm Quản lý Quy trình Làm việc (Đánh giá năm 2024) để tìm hiểu thêm.

Hãy cùng tìm hiểu!

Sơ đồ quy trình làm việc là gì?

Bạn có thể đã nghe nói đến chúng dưới tên gọi sơ đồ quy trình hoặc thậm chí là bản đồ quy trình kinh doanh. Dù vậy, ý tưởng cơ bản của chúng vẫn giống nhau.

Sơ đồ quy trình công việc được thiết kế để trở thành bản đồ trực quan của một quy trình. Chúng thường được tạo ra để giúp các nhóm phác thảo và cải thiện quy trình công việc của mình. Ví dụ, nhóm nhân sự có thể cần tạo sơ đồ quy trình công việc để hoàn thiện chiến lược đào tạo nhân viên mới; trong khi bộ phận quản lý CNTT có thể sử dụng sơ đồ quy trình công việc để cải thiện quy trình kiểm tra nhà cung cấp.

Khái niệm sơ đồ quy trình làm việc được tạo ra vào cuối những năm 1800 bởi Henry Gantt và Frederick Winslow Taylor. Lý do là gì ? Từ rất lâu trước khi phần mềm sơ đồ ra đời, các doanh nghiệp công nghiệp đã sử dụng khoa học quản lý để tăng hiệu quả và đảm bảo chất lượng sản phẩm cao. Bằng cách nào? Họ tạo ra các sơ đồ quy trình.

Vẻ đẹp của sơ đồ quy trình là chúng không chỉ phác thảo các công việc tạo nên một quy trình (như danh sách việc cần làm có đầu và cuối), mà còn giúp bạn hình dung dữ liệu, quá trình ra quyết định và thậm chí cả các cột mốc quan trọng trong bất kỳ quy trình nào. Thật tuyệt vời, phải không? Và hình dung chỉ là một trong nhiều lợi ích.

Phần thưởng: Mẫu sơ đồ lưu đồ & phần mềm sơ đồ lưu đồ!

Lợi ích của việc sử dụng sơ đồ quy trình làm việc

Bây giờ, một phần của việc áp dụng sơ đồ quy trình làm việc là làm quen với tất cả các lợi ích mà chúng mang lại. Về cơ bản, chúng đều hướng đến việc cải thiện hiệu quả.

Cải thiện giao tiếp trong nhóm

Nếu có một việc mà các nhóm cần làm, đó là thống nhất quan điểm. Họ cũng cần sự rõ ràng nhất có thể.

Sơ đồ quy trình làm việc là một cách hoàn hảo để các nhóm hợp tác trong việc hình dung các hệ thống sẽ giúp họ hoàn thành dự án. Điều này giúp quá trình diễn ra nhanh hơn và giảm thiểu lãng phí tài nguyên. Nó cũng giúp giảm bớt các tắc nghẽn gây khó chịu. ⌛

Phát hiện các điểm tắc nghẽn trong quy trình

Bất ngờ! Có thể bạn còn nhiều điểm nghẽn trong quy trình, vấn đề hoặc mâu thuẫn trong chiến lược có thể được loại bỏ. Nhưng thật khó để biết được nếu bạn không có bố cục trực quan giúp xác định chính xác các vấn đề.

Bạn phát hiện ra càng nhiều điểm nghẽn, bạn càng có thể tạo ra các hệ thống hiệu quả để nhóm của bạn có thể hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Ai lại không muốn điều đó chứ?

Ghi chép hệ thống của bạn

Người ta nói lịch sử sẽ lặp lại nếu chúng ta không học hỏi từ nó. Điều này cũng tương tự khi bạn không ghi chép lại những công việc đã thành công trong quá khứ.

Cho dù nhóm của bạn là một công ty quảng cáo kỹ thuật số phải xử lý nhiều công việc thay đổi liên tục và các bản sửa đổi của khách hàng hay bạn là một công ty phần mềm vận tải sử dụng hệ thống lặp lại để nhanh chóng tích hợp các công cụ SaaS, bạn đều muốn ghi lại những công việc hiệu quả cho nhóm của mình.

Sơ đồ quy trình công việc là một cách dễ dàng để bất kỳ ai trong nhóm của bạn có thể nhanh chóng nắm bắt các quy trình và công việc của công ty. Chưa kể, họ sẽ dành ít thời gian hơn để chạy đi chạy lại hỏi han và giải quyết những vấn đề khó hiểu (điều này thường xảy ra!).

👉 Hãy xem các mẫu quy trình làm việc này!

Dưới đây là 5 ví dụ về sơ đồ quy trình làm việc

Không phải mọi sơ đồ quy trình làm việc đều giống nhau. Nếu bạn đang thắc mắc chúng trông như thế nào, đây là tổng quan về một số loại phổ biến nhất mà bạn có thể bắt đầu sử dụng, ngay từ hôm nay.

1. Sơ đồ Swimlane

Khám phá Bảng trắng ClickUp

Hãy tưởng tượng một làn bơi trong bể bơi. Sau đó, tưởng tượng một bản phác thảo với các công việc, cũng như gắn thẻ các thành viên nhóm chịu trách nhiệm cho các công việc đó, theo thiết lập dọc. Đó là những gì bạn gọi là sơ đồ làn bơi.

Đây là sơ đồ quy trình làm việc hữu ích khi bạn cố gắng tìm ra những công việc xung đột với nhau. Đây cũng là cách hiệu quả để giữ trách nhiệm của các thành viên trong nhóm và thiết lập quyền sở hữu các công việc quan trọng trong bất kỳ quy trình nào.

2. Sơ đồ dòng thời gian

Khám phá Bảng trắng ClickUp

Sơ đồ này chính xác như tên gọi của nó: nó vẽ ra một hình ảnh trực quan về một chuỗi các sự kiện theo thứ tự. Sơ đồ dòng thời gian giúp bạn có cái nhìn tổng quan chính xác hơn về phạm vi của một quy trình.

Nó có thể giúp bạn tìm ra thời gian của mình đang được sử dụng vào việc gì cũng như bạn đang lãng phí thời gian ở đâu nhiều nhất. Các quy trình tiêu tốn nhiều tài nguyên, bao gồm thời gian, có thể được hưởng lợi từ việc sử dụng sơ đồ dòng thời gian. Các nhà quản lý dự án và giám đốc vận hành kho có thể thấy sơ đồ này hữu ích.

3. Sơ đồ quy trình làm việc Agile

Khám phá Bảng trắng ClickUp

Sơ đồ này cho phép bạn hình dung toàn bộ quy trình cần thiết để tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ. Đây là một trong những sơ đồ tốt nhất để hiển thị rõ ràng mọi phần của quy trình. Sơ đồ này cũng nêu rõ ai trong nhóm của bạn được giao từng công việc.

Sơ đồ Agile là phù hợp nhất cho các dự án phức tạp hơn. Các nhóm kỹ sư hoặc điều phối viên sự kiện có thể sử dụng sơ đồ Agile để duy trì sự gọn gàng và hiệu quả cao khi tổ chức nhóm và hoàn thành thời hạn.

Bonus: Phần mềm vẽ sơ đồ UML!

4. Sơ đồ quy trình làm việc

Khám phá Bảng trắng ClickUp

Bạn có thể sử dụng sơ đồ quy trình công việc để minh họa mối quan hệ giữa các công việc tạo nên một quy trình. Điều này rất hữu ích để chuẩn hóa một quy trình mà bạn thường sử dụng. Ví dụ: nếu bạn làm việc trong bộ phận nhân sự và cần ghi chép quy trình tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới. Sơ đồ có thể là một trong những cách tốt nhất để tổ chức và tối ưu hóa quy trình này.

Sơ đồ quy trình làm việc này rất đơn giản, khiến nó trở thành công cụ lý tưởng để thúc đẩy quá trình ra quyết định và cải thiện hệ thống đã có sẵn.

5. Sơ đồ quy trình làm việc với dữ liệu

Khám phá Bảng trắng ClickUp

Sơ đồ quy trình công việc dữ liệu hoạt động hiệu quả nhất khi bạn cố gắng hình dung luồng dữ liệu trong một quy trình thay vì chỉ liệt kê các công việc cần thiết để hoàn thành quy trình đó từ đầu đến cuối.

Dữ liệu đến từ đâu? Dữ liệu sẽ đi đâu khi một công việc cụ thể được hoàn thành? Điểm dữ liệu xung đột với điểm ra quyết định như thế nào? Tất cả những câu hỏi này sẽ dễ trả lời hơn sau khi bạn vẽ bản đồ dữ liệu.

Sơ đồ dữ liệu cũng rất hữu ích để phác thảo cách dữ liệu luồng trong các nhóm và liệu có xảy ra xung đột xử lý dữ liệu với các nhóm lân cận hay không. Đây là một cách tuyệt vời để vẽ bản đồ hệ thống bạn đang sử dụng để có thể làm cho nó hiệu quả hơn.

👉 Hãy xem hướng dẫn Ví dụ & Mẫu sơ đồ của chúng tôi!

Cách tạo sơ đồ quy trình làm việc đầu tiên của bạn

Mặc dù bạn có thể sử dụng phương pháp truyền thống là bút và giấy để tạo sơ đồ quy trình làm việc, nhưng đây là lời khuyên của chúng tôi: hãy bỏ qua phương pháp đó. Sử dụng công cụ kỹ thuật số để tạo sơ đồ sẽ hiệu quả hơn nhiều.

Chúng có thể chia sẻ, dễ dàng chỉnh sửa và bạn có thể lưu trữ trên máy tính xách tay của mình cho đến khi cần. Tính năng Bảng trắng của ClickUp cung cấp cho bạn một khung vẽ để bạn có thể dễ dàng bắt đầu tạo và chia sẻ sơ đồ quy trình làm việc của mình.

1. Làm quen với các ký hiệu trong Biểu đồ và Sơ đồ quy trình làm việc

Sơ đồ quy trình làm việc có lý do và nguyên tắc riêng. Nói cách khác, chúng được xây dựng bằng các hình dạng tiêu chuẩn được gán ý nghĩa để mọi người đọc sơ đồ quy trình làm việc đều hiểu như nhau. Dưới đây là tóm tắt nhanh:

Bây giờ khi bạn đã quen với các biểu tượng quy trình làm việc, đây là cách chọn sơ đồ phù hợp.

2. Chọn sơ đồ phù hợp với mục tiêu cuối cùng của bạn

Việc chọn sơ đồ quy trình làm việc phù hợp với bạn bắt đầu từ mục tiêu cuối cùng. Ví dụ, hãy quyết định xem bạn muốn:

Sau đó, mỗi công việc có thể được lập bản đồ với một loại quy trình làm việc khác nhau. Giả sử bạn là một công ty kiến trúc cần tối ưu hóa quy trình tiếp nhận khách hàng mới. Tạo sơ đồ lập bản đồ quy trình (xem danh sách của chúng tôi ở trên) có thể là đơn đặt hàng.

Vậy là bạn đã chọn được sơ đồ quy trình công việc phù hợp với mình. Nhưng bạn không thể tạo sơ đồ nếu không có các công cụ phù hợp. 🛠️

3. Đăng ký ClickUp (tính năng bảng trắng miễn phí!) 👀 🙌

Nếu bạn đang tìm kiếm một trong những cách dễ nhất để bắt đầu tạo sơ đồ quy trình làm việc, ClickUp là lựa chọn hoàn hảo cho bạn.

Tính năng Bảng trắng có tất cả các công cụ bạn cần để tạo quy trình công việc mà nhóm của bạn có thể cộng tác và chia sẻ khi cần.

Sau khi đăng ký, chỉ cần chuyển đến + Chế độ xem, cuộn xuống và nhấp vào Bảng trắng.

Bạn sẽ thấy một trang trắng gọn gàng, nơi bạn có thể bắt đầu phác thảo sơ đồ của mình.

Khám phá Bảng trắng ClickUp

4. Tạo bản nháp bảng trắng và mời các thành viên trong nhóm của bạn

Bạn không cần phải tạo sơ đồ quy trình làm việc một mình! Bạn có thể mời các thành viên trong nhóm hợp tác và tham gia vào quá trình này.

Để làm điều đó, hãy chuyển đến Cài đặt không gian, sau đó nhấp vào Chia sẻ & Quyền truy cập và bạn sẽ có thể thêm thành viên vào không gian của mình. Sau khi đã kết nối các thành viên trong nhóm, bạn có thể bắt đầu công việc trên sơ đồ của mình trong thời gian thực.

Mỗi người trong số các bạn sẽ có thể nhìn thấy con trỏ của nhau khi tạo hình và kết nối các công việc.

Khám phá Bảng trắng ClickUp

5. Tạo sơ đồ quy trình làm việc của bạn bằng công cụ hình dạng

Từ đây trở đi, bảng trắng là của bạn. Bạn có thể tạo bao nhiêu sơ đồ quy trình làm việc tùy thích, lưu trữ, chia sẻ, hiển thị trong bản trình bày hoặc sửa đổi bất cứ lúc nào bạn cần.

Bạn có thể tạo các hình dạng một cách trực quan, kết nối chúng khi cần và sử dụng tính năng Văn bản để gắn nhãn cho từng hình dạng một cách thích hợp. Bạn thậm chí có thể tải lên các hình dạng và hình ảnh độc đáo của riêng mình thông qua công cụ tải lên hình ảnh.

Khám phá Bảng trắng ClickUp

Phần thưởng: Ví dụ về quy trình làm việc trong quản lý dự án!

Tạo hệ thống tuyệt vời với sơ đồ quy trình làm việc

Mặc dù đây không phải là danh sách tất cả các sơ đồ quy trình công việc mà bạn có thể sử dụng, nhưng đây là bước đệm vững chắc để bạn bước vào thế giới của sơ đồ quy trình công việc.

Sử dụng nó để hướng dẫn bạn trong phiên brainstorming hoặc cuộc họp nhóm tiếp theo.

Sơ đồ quy trình làm việc giúp bạn và nhóm của bạn nắm quyền kiểm soát đồng thời đảm bảo mọi người đều hiểu rõ công việc của mình.

Đây là một phương pháp đáng tin cậy để cải thiện giao tiếp, giải quyết các điểm tắc nghẽn trong quy trình và ghi chép hệ thống một cách hiệu quả.

Để bắt đầu tìm hiểu tất cả các lợi ích của sơ đồ quy trình làm việc, bạn chỉ cần chọn sơ đồ phù hợp nhất dựa trên mục tiêu cuối cùng của mình. Khi bạn đã sẵn sàng để ghép các phần của sơ đồ lại với nhau, hãy bắt đầu sử dụng tính năng Bảng trắng của ClickUp miễn phí tại đây!