Khi muốn làm việc thông minh hơn, không cần làm việc nhiều hơn, hãy bắt đầu với một mẫu.
Ý tôi là, bạn sẽ không tự tay vẽ từng vòng tròn trên bột bánh quy đường, phải không? Không!
Bạn đang sử dụng một khuôn mẫu có sẵn. 👩🏼🍳
Các mẫu tuân theo một khái niệm tương tự và các mẫu tốt nhất có hai đặc điểm chính:
- Chúng hoàn toàn có thể tùy chỉnh
- Và 100% miễn phí
Thật là có cả hai thứ, phải không?! 🍪
Các mẫu được thiết kế để giúp bạn dễ dàng hơn và tiết kiệm thời gian quý báu bằng cách giảm bớt gánh nặng trong toàn bộ quá trình dự án, không chỉ trong khi bạn lập kế hoạch các bước.
Hơn nữa, mẫu mẫu cũng rất phong phú! Phần khó nhất chỉ là tìm mẫu quy trình làm việc phù hợp nhất dựa trên trường hợp sử dụng, phong cách làm việc ưa thích, kích thước nhóm và độ phức tạp của dự án.
Nhưng chúng tôi sẵn sàng giúp đỡ bạn với 10 mẫu quản lý dự án yêu thích của chúng tôi cho các quy trình công việc, phong cách làm việc và mức độ kinh nghiệm khác nhau. Cho dù bạn là thành viên mới nhất trong nhóm hay là người quản lý được mọi người yêu thích, 10 mẫu quy trình công việc miễn phí này là dành cho bạn.
10 mẫu quy trình làm việc quản lý dự án trong Excel & ClickUp
Quản lý quy trình công việc bằng mẫu có thể tùy chỉnh là bước không thể thiếu đối với các nhóm và doanh nghiệp trong mọi ngành, để lập bản đồ hành trình của khách hàng, cấu trúc tổ chức, quá trình nhập môn của nhân viên, quy trình bán hàng và hơn thế nữa.
Mẫu quy trình làm việc phù hợp sẽ hỗ trợ bạn với các tính năng nhắm mục tiêu vào trường hợp sử dụng của bạn, bao gồm trạng thái công việc có thể tùy chỉnh, nhiều chế độ xem dự án, cấu trúc được tạo sẵn, trường tùy chỉnh, tự động hóa và hơn thế nữa.
Có vẻ như có rất nhiều tính năng? Đúng vậy, bởi vì lập kế hoạch quy trình làm việc có thể phức tạp, nhưng các mẫu có thể giúp công việc khó khăn này trở nên dễ dàng hơn đáng kể. ✨
Dưới đây là 10 mẫu quy trình làm việc đơn giản và hiệu quả cho hầu hết mọi nhóm và quy trình — và hoàn toàn miễn phí. 😎💸
1. Mẫu quy trình làm việc Bản đồ Tư duy Đơn giản của ClickUp
Nếu bạn mới làm quen với quy trình làm việc hoặc sơ đồ quản lý dự án nói chung, hãy bắt đầu với bản đồ tư duy!
Tóm tắt nhanh về bản đồ tư duy: Cũng thường được sử dụng trong các buổi brainstorming, bản đồ tư duy là một cách trực quan và sáng tạo để khám phá các ý tưởng liên quan đến một chủ đề trung tâm hoặc mục tiêu cuối cùng. Giống như các nhánh trên cây gia đình hoặc các sợi mạng nhện, bản đồ tư duy thể hiện tiến độ tự nhiên của một quá trình thông qua các công việc hoặc nút xảy ra theo một thứ tự cụ thể. ♻️
Mẫu quy trình làm việc Bản đồ Tư duy Đơn giản thân thiện với người mới bắt đầu của ClickUp là điểm khởi đầu hoàn hảo cho người dùng ở mọi cấp độ kinh nghiệm, ngay cả khi bạn là chuyên gia bản đồ tư duy được chỉ định của nhóm.
Với hai Trạng thái Tùy chỉnh và ba chế độ xem được tự động áp dụng cho Không gian Làm việc của bạn, mẫu này hướng dẫn bạn qua các bước đầu tiên để tạo Bản đồ Tư duy trong ClickUp theo hai cách:
- Chế độ công việc: Biểu diễn trực quan các công việc trong quy trình làm việc của bạn để cụ thể hóa các công việc con, củng cố mối quan hệ giữa các công việc và hiển thị trạng thái công việc
- Chế độ trống: Một cách tiếp cận sáng tạo hơn để lập bản đồ tư duy với các nút kết nối các ý tưởng với nhau và sau đó có thể chuyển đổi thành các công việc.
Ưu điểm lớn nhất của mẫu này là giúp công việc tiến triển nhanh chóng. 💨
Với điểm khởi đầu đã được tạo sẵn trong cả hai biến thể, bạn có thể dễ dàng điều chỉnh mẫu Bản đồ Tư duy này để tạo bất kỳ loại sơ đồ quy trình làm việc nào.
2. Mẫu quy trình công việc sơ đồ dòng chảy Swimlane của ClickUp
Bạn muốn có thêm chút tự do với mẫu quy trình làm việc của mình? Hãy lên kế hoạch trên bảng trắng ảo! Bảng trắng ClickUp là công cụ brainstorming trực quan và hợp tác cao, có thể đưa dự án của bạn từ giai đoạn ý tưởng đến giai đoạn thực hiện.
Đặc biệt khi so sánh các kết quả có thể xảy ra hoặc trình bày sơ đồ quy trình làm việc, mẫu Sơ đồ dòng chảy Swimlane của ClickUp cho phép bạn vẽ, di chuyển, gắn nhãn và kết nối các ý tưởng trên một khung vẽ vô hạn.
P. S. , ba Bảng trắng đầu tiên của bạn trong ClickUp là miễn phí!
Muốn biết thêm về Bảng trắng ClickUp? Khám phá tất cả sức mạnh hợp tác, sáng tạo và hoàn toàn có thể tùy chỉnh của tính năng yêu thích mới của ClickUp.
3. Mẫu quy trình làm việc lập bản đồ ý tưởng của ClickUp
Nếu bạn thích mẫu Sơ đồ dòng chảy Swimlane, thì bạn sẽ yêu thích mẫu Bản đồ khái niệm của ClickUp!
Với các tính năng như chú thích mã màu, mô tả trong mỗi kết nối và tài liệu ClickUp chi tiết để giúp điều hướng tất cả các công cụ Bảng trắng mới của bạn, mẫu này là tài nguyên lý tưởng để lập bản đồ luồng người dùng và xác định mối quan hệ giữa hai ý tưởng.
Dễ dàng thêm hình dạng và di chuyển chúng trên Bảng trắng để tùy chỉnh giao diện của quy trình làm việc dựa trên mức độ phức tạp của các công việc sắp tới. Thậm chí, bạn còn có thể chỉnh sửa màu sắc, văn bản và phương tiện được liên kết với bảng để cung cấp cho các thành viên càng nhiều thông tin về quy trình làm việc càng tốt!
Trình bày Bản đồ ý tưởng trên Bảng trắng trong cuộc họp hoặc chia sẻ qua một liên kết đơn giản để trải nghiệm mẫu này một cách hợp tác và tùy chỉnh.
4. Mẫu quy trình làm việc thiết kế đồ họa của ClickUp
Khi quản lý các quy trình thiết kế đồ họa nhiều bước, cấu trúc nhất quán là chìa khóa. Mẫu Thiết kế đồ họa của ClickUp chứa đầy đủ các tính năng để thiết lập khung thời gian rõ ràng, sắp xếp tệp và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các hạn chót trong một Thư mục linh hoạt.
Và khi chúng tôi nói đầy đủ tính năng, chúng tôi thực sự có ý đó.
Mục tiêu của mẫu thiết kế đồ họa này là hợp lý hóa các hoạt động và theo dõi tiến độ của bạn. Cho dù bạn là nhà thiết kế tự do hay toàn thời gian, mẫu này cho phép bạn điều chỉnh quy trình làm việc của mình với 25 Trạng thái Tùy chỉnh, năm Trường Tùy chỉnh, năm chế độ xem quy trình làm việc và một tính năng tự động hóa để theo kịp mọi yêu cầu thiết kế. 🤩
Và với cơ sở hạ tầng Phân cấp của ClickUp, các công cụ này rất dễ điều hướng! Bắt đầu bằng cách điền vào Danh sách công việc đã tạo sẵn cho Yêu cầu mới, Yêu cầu đang hoạt động và Khách hàng—sau đó để mẫu của bạn thực hiện phần còn lại.
5. Mẫu quản lý nội dung của ClickUp
Mẫu quản lý nội dung của ClickUp là công cụ không thể thiếu cho quy trình làm việc của nhóm nội dung của bạn. Nó giúp bạn theo dõi các mục tiêu nội dung, tìm ra lỗ hổng trong nội dung, xác định các điểm nghẽn và cộng tác với các thành viên khác trong nhóm.
Với Mẫu quản lý nội dung của ClickUp, bạn có thể dễ dàng tạo một hệ thống thống nhất để quản lý tất cả nội dung của tổ chức. Nó sẽ giúp hợp lý hóa quá trình tạo, phê duyệt, xuất bản và duy trì nội dung trên nhiều kênh. Ngoài ra, nó cho phép hợp tác với các nhóm khác, đảm bảo mọi người đều có thể hiển thị nội dung bất cứ khi nào cần.
Và thành thật mà nói, từ một người viết blog đến một người viết blog khác, bạn sẽ thích mẫu này.
6. Mẫu quy trình làm việc hoàn thành công việc của ClickUp
Dựa trên phương pháp GTD của David Allen để nâng cao năng suất cá nhân, mẫu Getting Things Done của ClickUp là Thư mục tối ưu để chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành các mục hành động có thể quản lý được.
Mẫu mạnh mẽ này có rất nhiều tính năng, bao gồm Tài liệu trợ giúp thân thiện để giúp bạn nắm vững mọi tính năng cần thiết và bảy Danh sách công việc được tạo sẵn — mỗi danh sách tương ứng với một bước trong phương pháp GTD. 🙂
Với tính linh hoạt để hợp lý hóa mọi thứ, từ quá trình lập lịch đến lập kế hoạch cho các dự án phức tạp, mẫu GTD giúp bạn thực hiện điều đó với các chế độ xem có thể tùy chỉnh như Danh sách, Bảng, Tài liệu hoặc Lịch của ClickUp.
Hiệu quả là yếu tố quan trọng nhất khi nói đến mẫu GTD. Bạn sẽ có bốn tính năng tự động hóa để duy trì quy trình làm việc của mình với các thay đổi về ngày bắt đầu công việc, ngày đáo hạn và Trường Tùy chỉnh.
Tuy nhiên, lý do lớn nhất khiến chúng tôi yêu thích mẫu này là gì? Không chỉ là hoàn thành công việc, mà là hoàn thành công việc một cách tốt.
7. Mẫu bảng tính quy trình công việc bản đồ quy trình trong Excel
Bản đồ quy trình là một cách tuyệt vời để lập kế hoạch hoặc cập nhật quy trình công việc hiện có. Điều chúng tôi thích ở mẫu Bản đồ quy trình cho Microsoft Excel là nó tự động lập bản đồ dữ liệu quy trình của bạn dưới dạng sơ đồ để trực quan hóa các bước trong quy trình của bạn.
Đặc biệt khi ghi chép các quy trình công việc mới, mẫu sơ đồ quy trình công việc này sẽ cho bạn ý tưởng về quy trình của bạn sẽ trông như thế nào khi được đưa vào thực tế. Bởi vì hãy đối mặt với thực tế rằng đôi khi những ý tưởng lớn của chúng ta không luôn diễn ra như kế hoạch, nhưng việc xem bảng Excel của bạn được tái tạo thành sơ đồ có thể giúp bạn dự đoán các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng xảy ra.
Nếu bạn chưa quen với bản đồ quy trình, mẫu này sẽ giúp bạn tìm hiểu các yếu tố cơ bản của sơ đồ quy trình công việc, ý nghĩa của từng hình dạng và mối quan hệ giữa chúng trong hướng dẫn từng bước để nhanh chóng đọc hoặc xây dựng các sơ đồ phức tạp hơn trong tương lai.
8. Mẫu quy trình công việc bằng sơ đồ trong Excel
Mẫu Sơ đồ cơ bản này chia sẻ các tính năng tương tự như các mẫu Microsoft khác được liệt kê ở trên.
Giống như mẫu biểu đồ quản lý quy trình làm việc Excel trước đây, mẫu quy trình làm việc toàn diện này tự động tạo sơ đồ cho bạn dựa trên dữ liệu được thêm vào bảng tính. Bạn cũng sẽ tìm thấy các câu hỏi thường gặp và mẹo về sơ đồ quy trình chi tiết từng bước giống như mẫu trên. Nhưng không giống như mẫu bản đồ quy trình, tài nguyên này cung cấp cho bạn tùy chọn bố cục sơ đồ bổ sung cho các nhóm đa chức năng, sơ đồ tổ chức và quy trình kinh doanh cơ bản.
Phần thưởng: Phần mềm quản lý dự án cho kiến trúc sư
9. Mẫu biểu đồ luồng công việc SmartArt trong Excel
Mẫu Biểu đồ luồng SmartArt của Microsoft Excel không phải là một mẫu mà là một danh sách hướng dẫn các đồ họa có thể chỉnh sửa mà bạn có thể thêm vào Excel.
Có thể truy cập trong tab Chèn, bố cục SmartArt giúp bạn lập kế hoạch chuỗi quy trình công việc với đồ họa mã màu có thể tùy chỉnh để bạn có thể thêm văn bản, hình dạng và định dạng khi xây dựng sơ đồ trong Microsoft Excel.
10. Mẫu quy trình làm việc chiến lược truyền thông xã hội của ClickUp
Bạn cần phối hợp các chiến dịch và bài đăng trên mạng xã hội? Với Mẫu quy trình làm việc chiến lược mạng xã hội của ClickUp, bạn có thể dễ dàng theo dõi công việc, trả lời câu hỏi của khách hàng và giám sát tiến độ của từng chiến dịch. Mẫu này có sẵn danh sách kiểm tra, nhắc nhở, thời hạn và thông báo để bạn không bỏ lỡ bất kỳ điều quan trọng nào.
Với mẫu quy trình làm việc này, bạn có thể dễ dàng tối ưu hóa quy trình làm việc trên mạng xã hội và luôn cập nhật các công việc. Nó cũng cho phép các thành viên trong nhóm hợp tác để đảm bảo mọi người đều có chung quan điểm về các hoạt động trên mạng xã hội. Hãy thử mẫu quy trình làm việc này ngay hôm nay để hợp lý hóa chiến lược mạng xã hội của bạn.
Tài nguyên liên quan
- Mẫu OKR
- Mẫu biểu đồ RACI
- Mẫu quản lý sản phẩm
- Mẫu ma trận
- Mẫu lộ trình dự án
- Ví dụ về cấu trúc tổ chức ma trận
- Phân tích quy trình làm việc
Cách tạo quy trình làm việc
Bạn đã hiểu ý tưởng rồi đấy — mẫu quy trình công việc là một tài sản quý giá! Nhưng mẫu của bạn chỉ mạnh mẽ bằng nền tảng quản lý dự án mà nó được áp dụng. Đó là lý do tại sao việc tìm kiếm phần mềm hoàn hảo cũng quan trọng không kém việc tìm kiếm mẫu phù hợp.
Và cuộc tìm kiếm đó kết thúc với ClickUp. 🏆
ClickUp là công cụ năng suất tất cả trong một, giúp tập trung công việc của bạn vào một trung tâm duy nhất với các công cụ mạnh mẽ để lập kế hoạch, trực quan hóa và cộng tác trong quy trình làm việc của bạn. Ngoài bộ tính năng phong phú, ClickUp còn cung cấp hơn 1.000 tích hợp và hàng trăm mẫu có thể tùy chỉnh để tổ chức, sắp xếp thứ tự ưu tiên và hợp lý hóa bất kỳ quy trình nào.
Trong số các công cụ lập kế hoạch dự án hàng đầu của nó? Bảng trắng và Bản đồ Tư duy ClickUp!
Với giao diện kéo và thả của ClickUp, bạn có thể dễ dàng điều chỉnh và sắp xếp lại các nút trên Bản đồ Tư duy để hiển thị các mối quan hệ phụ thuộc, mối quan hệ và chuỗi nhiều bước của nhiệm vụ.
Một trong những điều khiến Bản đồ Tư duy ClickUp trở nên hữu ích trong quá trình lập kế hoạch quy trình làm việc là tùy chọn Chế độ Nhiệm vụ hoặc Chế độ Trống để brainstorming ý tưởng mới. Giống như phác thảo ý tưởng của bạn trên một tờ giấy trắng, Chế độ Trống cung cấp một bề mặt sạch sẽ để nhanh chóng thêm các bước, ý tưởng và văn bản vào sơ đồ của bạn, sau đó có thể kết nối hoặc chuyển đổi thành các nhiệm vụ.
Tuy nhiên, Bản đồ Tư duy không phải là cách duy nhất để tạo sơ đồ quy trình làm việc trong ClickUp — bạn cũng có thể lập kế hoạch cho bất kỳ quy trình nào bằng Bảng trắng trong ClickUp!
Trong khi các công cụ quản lý dự án miễn phí khác cung cấp tích hợp cho chức năng bảng trắng, ClickUp là một trong số ít công cụ xây dựng nền tảng Bảng trắng riêng trong nội bộ. Điều này có nghĩa là không cần tích hợp, tiện ích bổ sung hoặc nâng cấp. 🙌🏼
Bảng trắng trong ClickUp là cách nhanh nhất, dễ nhất và hợp tác nhất để thực hiện ý tưởng của bạn ngay khi chúng xuất hiện. Ngoài ra, chúng đủ linh hoạt để xử lý hầu hết mọi thứ, từ liên kết đến hình ảnh, phương tiện nhúng, nhiệm vụ, tài liệu và hơn thế nữa. Và trên hết, bạn có thể chuyển đổi bất kỳ hình dạng nào trên bảng của mình thành một nhiệm vụ có thể thực hiện được.
Bonus: Công cụ sơ đồ luồng
Sử dụng mẫu quy trình làm việc để tối ưu hóa quy trình kinh doanh của bạn
Cho dù bạn đang xây dựng quy trình làm việc Agile từ đầu hay cập nhật quy trình phê duyệt, các mẫu quản lý dự án là tài nguyên hữu ích để tiết kiệm thời gian và bao quát mọi chi tiết.
10 mẫu này không chỉ giúp bạn bắt đầu quy trình làm việc mà còn giúp bạn cung cấp sản phẩm với khả năng tốt nhất. Và nếu bạn vẫn đang tìm kiếm một lợi thế bổ sung để nâng quy trình làm việc của mình lên một tầm cao mới? ClickUp là lựa chọn hoàn hảo cho bạn.
Đăng ký ClickUp và truy cập không giới hạn các nhiệm vụ, Tài liệu ClickUp, Bảng trắng và hơn thế nữa hoàn toàn miễn phí.