Hãy tưởng tượng: Bạn vạch ra kế hoạch dự án hoàn hảo, lên lịch tất cả các kết quả cần đạt được, ngày đáo hạn và người được giao nhiệm vụ. Quy trình làm việc? Chính xác. Dòng thời gian? Hoàn hảo. Nhóm? Không chê vào đâu được. 🤩
Tuy nhiên, khi dự án đã đi được nửa chặng đường, nhóm của bạn nhận thấy kế hoạch hoàn toàn bị trật bánh. Và không có đủ caffeine trong khu vực ba bang để giúp bạn hoàn thành công việc đúng hạn. ☕
Tình huống này quá quen thuộc với các nhà quản lý dự án, những người thường phải phân công lại công việc, lùi thời hạn và xin lỗi khách hàng khi dự án bị trì hoãn. Thủ phạm là gì? Đó là các điểm nghẽn, hay điểm tắc nghẽn làm chậm quá trình sản xuất.
Để giúp bạn hiểu rõ hơn về các điểm nghẽn và tránh chúng trong các dự án trong tương lai, chúng tôi sẽ đi sâu vào bản chất của chúng, cách xác định và cách phòng ngừa tại công ty của bạn.
Điểm nghẽn là gì?
Nói một cách đơn giản, tắc nghẽn là bất kỳ điều gì làm gián đoạn, làm trật bánh hoặc trì hoãn kế hoạch dự án của bạn.
Hãy nghĩ về một nút thắt theo nghĩa đen: Điểm hẹp hoặc cổ chai được tạo ra để làm chậm luồng chất lỏng. Tương tự như vậy, các nút thắt trong quản lý dự án đóng vai trò như một điểm hạn chế — một điểm có quá nhiều công việc cần hoàn thành nhưng không có đủ nhân lực, quy trình và hệ thống để xử lý. 🧐
Mặc dù chúng có thể khác nhau tùy theo ngành, nhưng thường có hai loại nút thắt cổ chai:
- Tắc nghẽn ngắn hạn: Tắc nghẽn ngắn hạn thường do thiếu nhân lực và là vấn đề tạm thời. Ví dụ, một cửa hàng bách hóa có thể gặp tắc nghẽn trong tháng 12 do lượng khách mua sắm tăng cao trong dịp lễ
- Bottlenecks dài hạn: Bottlenecks dài hạn kéo dài trong một thời gian dài, với nguyên nhân gốc rễ là hệ thống hoặc quy trình không hiệu quả. Ví dụ, một công ty quảng cáo không đầu tư vào phần mềm quản lý dự án hiệu quả sẽ gặp phải bottlenecks dài hạn
Tắc nghẽn, mặc dù phổ biến, nhưng có thể gây ra những hậu quả tai hại cho các nhà quản lý dự án và toàn bộ công ty. Vì tắc nghẽn đi kèm với sự chậm trễ trong dòng thời gian và tăng chi phí, nó gây ra hiệu ứng domino, dẫn đến khách hàng bất mãn, ngân sách tốn kém, kế hoạch tiếp thị bị hủy bỏ và các thành viên trong nhóm thất vọng.
Hậu quả của điểm nghẽn trong hoạt động của bạn
Điểm nghẽn có thể gây ra hỗn loạn cho dự án của bạn (và theo thời gian, cho toàn bộ công ty). Mặc dù các điểm nghẽn khác nhau tùy thuộc vào kích thước, phạm vi và dòng thời gian của kế hoạch dự án ban đầu, nhưng có một số hậu quả chung mà bạn cần lưu ý.
Vi phạm thời hạn
Nếu có quá nhiều công việc phải làm mà không có đủ nhân lực và/hoặc quy trình để xử lý, việc hoàn thành dự án đúng hạn sẽ trở nên gần như bất khả thi. Ví dụ, khi tắc nghẽn xảy ra trong quy trình sản xuất, toàn bộ dây chuyền sản xuất có thể bị trì hoãn. Điều này sẽ dẫn đến việc ra mắt sản phẩm cuối cùng bị trì hoãn.
Trong quản lý dự án, việc không tuân thủ thời hạn hoặc phân công lại công việc có thể gây ra thời gian chờ đợi lâu giữa các thành viên trong nhóm. Nếu một nhân viên nộp báo cáo muộn, người giám sát của họ phải hoãn việc đánh giá, khiến nhóm thiết kế đồ họa không thể bắt đầu công việc đúng giờ. Kết quả là gì? Hoặc là phải gấp rút hoàn thành công việc, hoặc là giao báo cáo muộn cho khách hàng cuối cùng.
Vượt quá ngân sách
Gặp phải tắc nghẽn là một trong những cách dễ nhất để vượt quá ngân sách. Ví dụ: nếu bạn gặp tắc nghẽn trong chuỗi cung ứng, bạn sẽ cần tìm nguồn cung ứng từ các nhà cung cấp khác hoặc đặt hàng gấp. Điều này nhanh chóng làm tăng chi phí nguyên liệu thô, khiến tổng chi phí sản xuất vượt quá ngân sách.
Các nhà quản lý dự án thường thấy chi phí quản lý tăng vọt sau khi xảy ra tắc nghẽn. Nếu dự án gặp sự cố ngừng hoạt động bất ngờ, dẫn đến chậm trễ, công ty có thể phải trả tiền làm thêm giờ cho nhân viên để hoàn thành dự án đúng tiến độ. Hoặc, họ có thể phải thuê nhân công thời vụ hoặc nhà thầu để giúp giảm bớt khối lượng công việc.
Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc cao
Không ai muốn làm việc trong tình trạng căng thẳng, hiểu lầm và ngày đáo hạn liên tục thay đổi. Nếu các thành viên trong nhóm phải làm việc hết sức vì các điểm nghẽn trong dự án, họ sẽ nhanh chóng cảm thấy thất vọng và kiệt sức.
Theo báo cáo State of the Workforce 2023 của Gallup, gần một nửa (44%) số nhân viên cảm thấy căng thẳng hàng ngày. Điều này dẫn đến tỷ lệ nhân viên nghỉ việc cao, có thể là lý do khiến 51% nhân viên đang tích cực tìm kiếm công việc khác. Bài học kinh nghiệm: Nếu bạn muốn giữ chân nhân tài, hãy ngăn chặn các điểm nghẽn trước khi chúng xảy ra, từ đó giảm thiểu tình trạng nhân viên phải làm việc muộn, được phân công lại công việc hoặc dự án bị xáo trộn.
Mối quan hệ căng thẳng với nhà cung cấp
Việc gặp phải các điểm nghẽn phổ biến trong quá trình sản xuất có thể làm xấu đi mối quan hệ của bạn với các nhà cung cấp hoặc nhà phân phối. Ví dụ, mặc dù một vài đơn đặt hàng thêm là điều tốt, nhưng các đơn đặt hàng vào phút chót liên tục có thể nhanh chóng trở nên mệt mỏi. Ngoài ra, nếu các điểm nghẽn khiến bạn không thể thanh toán, bạn có thể bị nhà cung cấp đáng tin cậy đưa vào danh sách đen.
Mối quan hệ với khách hàng bị suy yếu
Tắc nghẽn đe dọa đến toàn bộ quá trình sản xuất, từ đó gây căng thẳng hoặc chấm dứt mối quan hệ với khách hàng. Nếu nhóm của bạn không đáp ứng thời hạn, dời lịch cuộc họp hoặc nộp công việc không đạt yêu cầu, khách hàng có thể sa thải bạn với tư cách là nhà cung cấp. Điều này ảnh hưởng đến lợi nhuận và danh tiếng của bạn, từ đó có thể cản trở bạn ký kết các hợp đồng trong tương lai.
Các bước thực tế để xác định và quản lý bottlenecks
Bạn nghi ngờ có những điểm nghẽn đang đe dọa hoạt động kinh doanh của mình? Thực hiện các bước dưới đây để phân tích điểm nghẽn trong quy trình làm việc của dự án. 🔍
1. Hiểu rõ điểm nghẽn của bạn
Bước đầu tiên để giảm thiểu tắc nghẽn? Hiểu rõ vấn đề bạn đang gặp phải.
Khi nói đến quản lý dự án, có hai nguyên nhân gây ra tắc nghẽn:
- Tắc nghẽn dựa trên hệ thống: Tắc nghẽn dựa trên hệ thống hoặc quy trình thường có nghĩa là bạn không có quy trình, phần mềm hoặc cơ sở hạ tầng phù hợp để xử lý khối lượng công việc hiện tại. Có thể bạn không có phần mềm quản lý dự án, thiết lập dây chuyền lắp ráp hoặc tự động hóa quy trình công việc phù hợp để đáp ứng nhu cầu của khách hàng
- Tắc nghẽn do con người: Tắc nghẽn do con người thường có nghĩa là bạn không có đủ nhân lực — hoặc có thể là không có nhân lực *phù hợp — để đáp ứng nhu cầu của dự án. Điều này có thể có nghĩa là bạn cần thuê nhân viên thời vụ, thuê nhân viên cấp cao hoặc tìm đồng nghiệp có kỹ năng đặc biệt
Hiểu vấn đề trong quy trình làm việc của bạn có thể giúp bạn giải quyết vấn đề, cho dù đó là tuyển dụng thành viên mới cho nhóm, cải thiện quy trình kinh doanh hay nâng cấp phần mềm.
2. Lập bản đồ quy trình của bạn
Lập bản đồ quy trình cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về luồng công việc của bạn. Bạn có thể xem từng bước trong kế hoạch dự án, hiểu công việc nào đã hoàn thành đúng hạn và công việc nào gây ra sự tồn đọng.
Bằng cách lập bản đồ toàn bộ dự án của bạn — thường là thông qua sơ đồ hoặc công cụ khác — bạn có thể xác định các điểm tranh chấp trong dòng thời gian của mình. Từ đó, bạn có thể phân tích các chỉ số để xác định nơi thường xảy ra tắc nghẽn.
3. Trao đổi với nhóm của bạn
Tất nhiên, con số không bao giờ nói dối, nhưng chúng cũng không phải lúc nào cũng phản ánh toàn bộ sự thật. Tập hợp tất cả các bên liên quan, từ cấp quản lý cao nhất đến nhân viên, hỏi họ công việc nào tốn thời gian nhất hoặc thường bị bỏ sót.
Bằng cách có cuộc hội thoại cởi mở và trung thực với nhóm của bạn, bạn có thể tìm ra ai là người bị quá tải nhất, tại sao sự sụt giảm trong giao tiếp xảy ra và ai có thể giúp đỡ thêm.
4. Lập kế hoạch cải tiến liên tục
Khi bạn đã xác định được các điểm nghẽn trong kế hoạch dự án, đã đến lúc điều chỉnh. Xác định những nơi có thể loại bỏ sự kém hiệu quả và dư thừa, hoặc cân bằng khối lượng công việc trong toàn nhóm. Thực hiện kế hoạch cải tiến liên tục có thể nâng cao tinh thần của nhóm, giữ dự án đúng tiến độ và ngân sách, đồng thời củng cố mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp.
Phương pháp phòng ngừa tắc nghẽn: 10 cách để duy trì tiến độ
Bạn đang tìm cách giảm thiểu các điểm nghẽn trong quản lý dự án? Dưới đây là 10 chiến lược để giữ cho kế hoạch dự án của bạn đi đúng hướng — và các công cụ quản lý khối lượng công việc bạn cần để thực hiện điều đó. 👏
1. Tạo biểu đồ trực quan cho quy trình làm việc của bạn
Cách tốt nhất để loại bỏ các điểm nghẽn là tạo hình ảnh trực quan cho từng bước trong kế hoạch dự án của bạn. Sử dụng tính năng Bảng trắng của ClickUp để phác thảo mọi quy trình công việc của dự án. Từ đó, các thành viên trong nhóm có thể ghi chú, xác định các điểm tắc nghẽn hoặc thậm chí vẽ một quy trình công việc thay thế.
2. Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại
Nếu nhóm của bạn liên tục phải làm việc với sức chứa hạn chế, hãy giúp giảm bớt gánh nặng bằng cách tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại.
Với Tự động hóa ClickUp, bạn có thể chọn từ hơn 100 tự động hóa để hợp lý hóa quy trình làm việc, công việc thường ngày và chuyển giao dự án. Ngoài ra, bạn có thể tự động phân công nhiệm vụ, thêm nhận xét hoặc cập nhật trạng thái để ngăn chặn các điểm nghẽn trước khi chúng xảy ra. Làm như vậy có thể giúp nhóm của bạn tập trung vào các ưu tiên hàng đầu và giữ cho dự án của bạn chạy trơn tru.
3. Thực hiện kế hoạch sức chứa
Lập kế hoạch sức chứa bao gồm việc ước lượng các nguồn lực cần thiết để hoàn thành một dự án nhất định (ví dụ: nhân lực, thời gian và công cụ cần thiết để hoàn thành công việc). Là một phần quan trọng của quản lý hoạt động phù hợp, lập kế hoạch sức chứa là một phương trình cung và cầu, tính toán số lượng nguồn lực bạn cần và số lượng nguồn lực bạn có thể cung cấp.
May mắn thay, chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp giúp việc lập kế hoạch sức chứa trở nên dễ dàng, cho bạn cái nhìn trực quan về lượng công việc được phân công cho từng thành viên trong nhóm. Từ đó, bạn có thể xem sức chứa của từng thành viên trong nhóm liên quan đến khối lượng công việc hiện tại của họ.
4. Tạo biểu đồ Gantt
Biểu đồ Gantt là công cụ tuyệt vời giúp bạn hình dung toàn bộ dòng thời gian của dự án để tối đa hóa năng suất. Với Biểu đồ Gantt của ClickUp, bạn có thể theo dõi tiến độ dự án, quản lý thời hạn và phát hiện các điểm nghẽn tiềm ẩn. Ngoài ra, bạn có thể tạo chế độ xem xếp tầng để dễ dàng sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc quan trọng.
5. Hiểu các công việc phụ thuộc
Một trong những nguyên nhân cơ bản của các điểm nghẽn là các công việc phụ thuộc (tức là các công việc có thể chặn hoặc ngăn cản công việc khác bắt đầu). Với ClickUp Dependencies, bạn có thể tạo mối quan hệ giữa các công việc hoặc tài liệu. Chỉ cần tạo các phụ thuộc "chặn" hoặc "chờ" để nhóm của bạn luôn hiểu được thứ tự hoạt động tốt nhất.
6. Tận dụng mẫu cải tiến quy trình
Cải tiến quy trình giúp xác định hiệu quả của các hệ thống và quy trình trong tổ chức của bạn. Với mẫu cải tiến quy trình, bạn có thể tạo kế hoạch đồng bộ để thực hiện các thay đổi cho dự án của mình.
May mắn thay, ClickUp cung cấp nhiều mẫu để bạn có thể thêm trường tùy chỉnh, tùy chỉnh chế độ xem hoặc cộng tác với đồng nghiệp để dễ dàng thực hiện kế hoạch của mình.
7. Chia nhỏ dự án thành các cột mốc
Các dự án kéo dài vài tuần, thậm chí vài tháng hoặc vài năm có thể khiến bạn cảm thấy áp lực. Để ngăn chặn dự án lớn bị thất bại, hãy đảm bảo chia nhỏ dự án thành các phần nhỏ hơn.
Việc thực hiện các cột mốc dự án sẽ chia nhỏ kế hoạch của bạn thành các giai đoạn khác nhau (ví dụ: giai đoạn thiết kế hoặc giai đoạn phát triển), từ đó giúp nhóm của bạn đi đúng hướng. Tận dụng biểu đồ cột mốc để có cái nhìn tổng quan về từng giai đoạn của dự án. Sau đó, sử dụng chức năng trạng thái tùy chỉnh của ClickUp để cập nhật thông tin cho nhóm của bạn khi bạn làm việc để đạt được từng cột mốc.
8. Nói chuyện trực tiếp với các thành viên trong nhóm
Như đã đề cập ở trên, đôi khi dữ liệu không phản ánh rõ ràng thực tế, đó là lý do tại sao bạn cần trao đổi trực tiếp với các thành viên trong nhóm khi cải thiện kế hoạch dự án.
Nếu bạn muốn ngăn chặn các điểm nghẽn, hãy thu thập ý kiến phản hồi của các thành viên trong nhóm về những gì đã hiệu quả (và những gì không hiệu quả) trong các dự án trước đây. Trong ClickUp, bạn có thể tổ chức một phiên brainstorming hoặc gửi bảng câu hỏi đến tất cả các bên liên quan. Từ đó, bạn có thể hiểu liệu điểm nghẽn là do thiếu tài nguyên, thiếu nhân sự hay do bạn không có các công cụ quản lý dự án phù hợp.
9. Thực hiện theo dõi thời gian
Một trong những lý do khiến dự án bị trật bánh là các nhóm đánh giá thấp thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ nhất định. Để đảm bảo tất cả lịch trình dự án đều chính xác, hãy tận dụng tính năng Theo dõi thời gian của ClickUp. Các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng ghi lại thời gian từ bất kỳ thiết bị nào, chỉnh sửa mục nhập và thêm ghi chú vào nhật ký thời gian để tạo ra ước lượng thời gian chính xác hơn trong tương lai.
10. Hợp nhất giao tiếp trong nhóm
Các dự án không phải lúc nào cũng bị trật bánh vì nhóm của bạn không giao tiếp. Thay vào đó, chúng có thể bị trật bánh vì giao tiếp ở những nơi không phù hợp
Nếu nhóm của bạn buộc phải sắp xếp email, tin nhắn văn bản và các kênh Slack để tìm thông tin cập nhật mới nhất về dự án, thì đó không phải là việc cần làm. May mắn thay, với chế độ xem Trò chuyện của ClickUp, bạn có thể hợp nhất tất cả các cuộc hội thoại trong phần mềm quản lý dự án, từ đó ngăn chặn các điểm nghẽn trước khi chúng xảy ra.
Ngăn chặn tắc nghẽn trước khi chúng xảy ra với ClickUp
Tắc nghẽn trong quản lý dự án xảy ra khi bạn có quá nhiều công việc và quá ít nguồn lực để xử lý. Sự tắc nghẽn dẫn đến công việc bị tồn đọng, từ đó khiến kế hoạch dự án vượt quá ngân sách hoặc vượt quá dòng thời gian đã phân bổ.
May mắn thay, ClickUp có các công cụ quản lý dự án để xác định các điểm nghẽn và giữ cho kế hoạch của bạn đi đúng hướng. Với ClickUp, bạn có thể phân công nhiệm vụ, đưa ra nhận xét, đặt cột mốc dự án và tùy chỉnh chế độ xem để ngăn chặn các điểm nghẽn trước khi chúng xảy ra. Ngoài ra, bạn có thể tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, tích hợp ClickUp với hàng trăm hệ thống khác và tận dụng hàng nghìn mẫu để giúp nhóm của bạn hoàn thành công việc đúng tiến độ.
Bắt đầu xác định các điểm nghẽn ngay lập tức khi bạn dùng thử ClickUp ngay hôm nay. 🙌