Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý nhiều nhóm và dự án, cấu trúc tổ chức ma trận có thể mang lại sự khác biệt. Nói một cách dễ hiểu, cấu trúc tổ chức ma trận chỉ là một cách truyền tải thông tin giữa tất cả các thành viên trong nhóm thuộc nhiều bộ phận khác nhau.
Ví dụ: các thành viên của các nhóm khác nhau báo cáo cho các quản lý dự án và chức năng (quản lý tiếp thị, tài chính, sản xuất, v.v.), những người này sau đó báo cáo cho giám đốc điều hành.
Điều này giúp cải thiện giao tiếp giữa các nhóm và loại bỏ sự cần thiết phải điều chỉnh hoặc sắp xếp lại thành viên nhóm mỗi khi có dự án mới bắt đầu.
Vậy nếu bạn muốn biết những điều sau:
- Cấu trúc tổ chức ma trận là gì?
- Các loại cấu trúc ma trận khác nhau
- Tại sao đây là cách tốt hơn để điều hành dự án
- Cách xây dựng ma trận của riêng bạn
- Một số ví dụ quan trọng từ các công ty nổi tiếng
Bạn sẽ yêu thích hướng dẫn chi tiết này.
Sẵn sàng tham gia ma trận chưa? Hãy bắt đầu ngay.
Cấu trúc tổ chức ma trận là gì?
Trong cấu trúc tổ chức truyền thống, theo mô hình từ trên xuống, CEO (Giám đốc điều hành) đứng ở vị trí cao nhất, tiếp theo là COO (Giám đốc điều hành hoạt động), CFO (Giám đốc tài chính) và các trưởng bộ phận.
Trong cấu trúc ngang, các copywriter báo cáo cho giám đốc sáng tạo, người này báo cáo cho giám đốc tiếp thị, người này báo cáo cho giám đốc điều hành. Bạn đã hiểu ý rồi đấy. Báo cáo là tuyến tính, và tất cả mọi người từ nhóm tiếp thị, bán hàng, thiết kế, phát triển đến tài chính và nhân sự đều tuân theo cùng một cấu trúc báo cáo.
Cấu trúc truyền thống từ trên xuống dưới ít phức tạp hơn cấu trúc tổ chức ma trận. Thứ nhất, cấu trúc tổ chức ma trận có thể bao gồm các thành viên nhóm báo cáo cho cả trưởng bộ phận và trưởng phòng chức năng, đồng thời báo cáo cho trưởng dự án, người cũng báo cáo cho trưởng bộ phận của họ.
Đó là lý do tại sao cấu trúc tổ chức từ trên xuống dưới giống như cây, trong khi cấu trúc tổ chức ma trận có hình chữ nhật.
Điều đáng đề cập là cấu trúc tổ chức ma trận kết hợp và cân bằng nhiều loại cấu trúc tổ chức. Nó mang đến cho các nhà quản lý dự án một chuỗi lệnh mới bên cạnh các nhà quản lý chức năng, đó là lý do tại sao một số người thích gọi nó là ma trận hai sếp.
Khi làm việc trong các dự án quy mô lớn với nhiều nhân tài khác nhau, các nhà quản lý dự án:
- Quản lý nhân tài giữa các bộ phận và tạo ra các nhóm dự án vững chắc và đa dạng,
- Tối ưu hóa các nguồn lực hiện có,
- Giúp mọi người nhận ra tầm quan trọng của tinh thần đồng đội và khuyến khích các thành viên trong nhóm hợp tác, giao tiếp và hoàn thành công việc đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách.
Cuối cùng, điều này góp phần tạo ra bản sao, sản phẩm và trải nghiệm khách hàng tốt hơn. 🤝
Các loại cấu trúc tổ chức ma trận
Cấu trúc tổ chức ma trận có thể yếu, cân bằng hoặc mạnh, tùy thuộc vào cách phân bổ quyền lực giữa các nhà quản lý dự án và nhà quản lý chức năng.
Tuy nhiên, đừng để bị dẫn dắt bởi những cái tên vì một ma trận yếu không nhất thiết là kém hơn một ma trận mạnh, điều này khác nhau giữa các dự án, giữa các công ty và các vai trò này khá linh hoạt.
Các nhà quản lý dự án có rất ít quyền hạn và quyền ra quyết định trong một ma trận yếu. Loại ma trận này được gọi là yếu vì các nhà quản lý chức năng phụ trách ngân sách và dòng thời gian của dự án, còn quyền hạn của các nhà quản lý dự án thì rất giới hạn.
Trong cấu trúc ma trận cân bằng, các thành viên trong nhóm báo cáo cho trưởng phòng và quản lý dự án với quyền hạn và thẩm quyền ngang nhau. Ma trận cân bằng có thể là cấu trúc tốt nhất vì nó loại bỏ các xung đột tiềm ẩn giữa các nhà lãnh đạo, giữ cho giao tiếp cởi mở và giúp dễ dàng hoàn thành dự án thành công.
Như bạn đã kết luận, trong một ma trận mạnh mẽ, các nhà quản lý dự án có quyền hạn hơn các nhà quản lý chức năng trong việc phân bổ nguồn lực hợp lý và lập kế hoạch ngân sách một cách tự do.
Cơ cấu tổ chức ma trận hoạt động như thế nào và những lợi ích của nó là gì?
Một số người cảm thấy cấu trúc ma trận khó hiểu hoặc quá phức tạp chỉ vì nó thường bao gồm nhiều chuỗi lệnh và nhiều cấu trúc báo cáo. Thực tế, nó không phức tạp như bạn tưởng!
Nếu bạn lập kế hoạch dự án chu đáo, phân công và quản lý tài sản một cách hiệu quả nhất, đồng thời xây dựng kế hoạch truyền thông, bạn sẽ thành công. 👌
Sự hợp tác giữa các nhóm và giữa các nhóm khác nhau cùng với việc lập kế hoạch chia sẻ tài nguyên mang lại kết quả là năng suất cao hơn trong hầu hết các tổ chức ma trận. Cấu trúc ma trận bù đắp cho những điểm yếu của cấu trúc một sếp, và sự song hành của hai quyền lực này có thể góp phần tạo ra những sản phẩm hoặc dịch vụ tốt hơn.
Bây giờ, hãy cùng xem một số lợi ích của việc triển khai cấu trúc tổ chức ma trận!
Thúc đẩy giao tiếp giữa các bộ phận
Không giống như các tổ chức từ trên xuống, cấu trúc ma trận khuyến khích giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm và các hàm của họ cũng như các quản lý dự án.
Chúng tôi biết rằng việc phải làm việc với hai (hoặc đôi khi thậm chí nhiều hơn) người quản lý và báo cáo cho họ có thể nghe hơi lạ. Tuy nhiên, tương tác với những người ra quyết định quan trọng thực sự có thể thúc đẩy việc trao đổi thông tin và chuyên môn, đồng thời cải thiện mối quan hệ trong toàn tổ chức.
Lên lịch hẹn đều đặn là một lựa chọn tuyệt vời để củng cố quá trình phối hợp, mang lại hiệu quả cao.
Nâng cao sự tham gia của nhân viên
Tham gia vào nhiều nhóm và báo cáo cho nhiều quản lý giúp tăng sự gắn kết của nhân viên. Lý do rất đơn giản. Điều này khiến họ cảm thấy mình là một phần tích cực của bất kỳ dự án nào. Nhân viên thích khi họ có thể tạo ra sự khác biệt và đóng góp vào việc hoàn thành dự án từ đầu đến cuối.
Ngoài ra, bằng cách tuyển dụng nội bộ, bạn sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí mà bạn phải chi cho chi phí quản lý nếu bạn thuê nhân viên mới mỗi khi bạn làm việc trên một sản phẩm hoặc dịch vụ mới.
Điều này cũng giúp nhân viên của bạn thoát khỏi sự đơn điệu trong công việc hàng ngày, giúp họ mở rộng kỹ năng, đạt được mục tiêu nhanh hơn và hoàn thành dự án nhanh hơn.
Cho phép các nhà lãnh đạo đặt mục tiêu dự án rõ ràng
Báo cáo tiến độ cho trưởng bộ phận và quản lý dự án cũng như báo cáo cho cấp quản lý cao hơn góp phần làm rõ mục tiêu, củng cố mục tiêu dự án và hoàn thành công việc nhanh hơn.
Tăng cường tinh thần đồng đội
Ma trận cho phép các thành viên trong nhóm thiết lập kết nối năng động với nhau và kích thích sự phát triển của các ý tưởng sáng tạo, tất cả đều dẫn đến sự hợp tác nhóm được cải thiện và liền mạch.
4 trường hợp sử dụng và ví dụ về cấu trúc tổ chức ma trận
Trong phần này, chúng ta sẽ xem xét bốn trường hợp sử dụng và ví dụ về tổ chức ma trận để xem các công ty thành công khác đã triển khai phương pháp này như thế nào. Tất cả các ví dụ này đều được tạo bằng tính năng Bảng trắng của ClickUp , nơi bạn có thể bắt đầu với một trang trống hoặc sử dụng một trong các mẫu của ClickUp để giúp bạn bắt đầu nhanh hơn!
1. Ví dụ về Philips
Ví dụ này giải thích một cách trực quan điều mà chúng tôi đã đề cập trong một trong các phần trước. Tổ chức ma trận có hình dạng khá giống tam giác, trong khi tổ chức từ trên xuống có hình dạng giống cây.
Vì vậy, trong ví dụ đầu tiên, bạn có thể thấy rằng các nhóm bán hàng, tài chính và CNTT báo cáo cho các quản lý thương mại, tài chính và công nghệ, sau đó báo cáo cho cả tổ chức quốc gia và bộ phận sản phẩm (PD). Điều này giải thích hai chuỗi lệnh đã được đề cập nhiều lần trong bài viết.
Ví dụ thứ hai hiển thị báo cáo cho một cơ quan duy nhất. Các nhóm bán hàng, tài chính và CNTT báo cáo cho các quản lý thương mại, tài chính và công nghệ, những người này báo cáo cho tổ chức quốc gia, tổ chức này báo cáo cho bộ phận sản phẩm.
2. Ví dụ về Starbucks
Dưới đây là ví dụ về cách Starbucks áp dụng cấu trúc tổ chức ma trận. Chúng tôi đã sử dụng Bảng trắng để thể hiện trực quan cấu trúc báo cáo mà chuỗi cà phê nổi tiếng nhất áp dụng cho hoạt động kinh doanh của mình. ☕
Hãy tưởng tượng bốn bộ phận địa lý này (Bắc Mỹ, Châu Á, Châu Mỹ Latinh và EMEA) là các quản lý dự án.
Vậy, chúng ta có các phó chủ tịch cấp cao (Senior VPs) báo cáo cho các phó chủ tịch điều hành (Executive VPs), những người này lại báo cáo cho các chủ tịch nhóm (Group Presidents), và các chủ tịch nhóm này báo cáo cho một trong các bộ phận đã đề cập. Cuối cùng, mỗi bộ phận báo cáo cho thực thể toàn cầu (global entity), và thực thể này báo cáo cho CEO.
3. Phòng Kỹ thuật và Marketing
Một lần nữa, chế độ xem Bảng trắng lại rất hữu ích và chúng tôi muốn cho thấy cách các bộ phận tiếp thị có thể áp dụng tổ chức ma trận. Tóm lại, bạn có thể dễ dàng phân biệt giữa quản lý dự án với giám đốc nội dung, giám đốc sáng tạo, giám đốc tạo nhu cầu và giám đốc tiếp thị sản phẩm.
Các thành viên trong nhóm làm việc cùng nhau để hoàn thành công việc và báo cáo cho các quản lý dự án và giám đốc được đề cập ở trên. Quản lý dự án báo cáo cho giám đốc quản lý dự án, trong khi giám đốc quản lý dự án và các giám đốc khác báo cáo cho giám đốc tiếp thị (CMO), người báo cáo cho CEO.
Chúng ta có thể áp dụng loại cấu trúc tổ chức này cho các bộ phận khác của bất kỳ công ty kỹ thuật nào (tài chính, vận hành, v.v.), và việc sử dụng phần mềm trung tâm cuộc gọi cũng đang chứng minh là một mẹo hữu ích để nâng cao các kênh giao tiếp.
4. Ví dụ về công ty quảng cáo
Cuối cùng, đây là cách một công ty quảng cáo có thể áp dụng cấu trúc ma trận vào kinh doanh của mình.
Bạn có thể thấy rằng các thành viên khác nhau trong nhóm (chuyên gia thương hiệu, quản lý blog, nhà sản xuất video, v.v.) báo cáo cho các trưởng phòng (quản lý tiếp thị, sản xuất, sáng tạo và nội dung) và một quản lý dự án.
Quản lý dự án hai báo cáo cho quản lý dự án một, người báo cáo cho trưởng phòng PM. Các quản lý chức năng sau đó báo cáo cho trưởng phòng marketing, sản xuất và giám đốc biên tập, trong khi trưởng phòng PM và trưởng phòng marketing, sản xuất và giám đốc biên tập báo cáo cho chủ tịch công ty.
Đây chỉ là một vài ví dụ về ma trận mà bạn có thể sử dụng làm nguồn cảm hứng; có nhiều cách khác nhau để cấu trúc một tổ chức ma trận cân bằng. Nếu bạn muốn tạo tổ chức ma trận của riêng mình, bạn có thể dễ dàng thực hiện trong tính năng Bảng trắng của ClickUp, giống như tôi đã làm để tạo các ví dụ trên.
Bạn có thể bắt đầu với một trang trống và sử dụng tính năng kéo và thả để dễ dàng xây dựng cấu trúc tổ chức lý tưởng của mình. Và nếu bạn cần trợ giúp để bắt đầu hoặc chỉ muốn có một khung cơ bản vững chắc để bắt đầu, hãy sử dụng Mẫu Bảng trắng Sơ đồ tổ chức để được trợ giúp!
Đến lượt bạn tạo cấu trúc tổ chức ma trận của riêng mình
Chúng tôi đã làm rõ về cấu trúc tổ chức ma trận fab cho bạn và cố gắng giải thích cách bạn có thể làm cho nó hoạt động hiệu quả khi làm việc trong các dự án phức tạp.
Bạn có thể tùy chọn nhúng biểu đồ của công ty vào trang web để giúp khách hàng hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động của doanh nghiệp.
Ý tưởng báo cáo cho nhiều lãnh đạo giúp cải thiện sự hợp tác, khiến nhân viên gắn bó hơn, khơi dậy sự sáng tạo, loại bỏ chi phí quản lý và mang lại kết quả là các giải pháp tốt hơn. Tuy nhiên, để có thể triển khai cấu trúc ma trận, bạn cũng cần làm việc với một công cụ mạnh mẽ như chính cấu trúc đó – ClickUp!
Bắt đầu sử dụng ngay hôm nay để truy cập hàng trăm tính năng giúp toàn bộ tổ chức của bạn quản lý và thực hiện dự án hiệu quả, cùng các công cụ giúp bạn tạo ra một tổ chức ma trận hiệu quả. 🚀
Tác giả khách mời:
Alladdine Djaidani là một chuyên gia tiếp thị kỹ thuật số và là người sáng lập HustlerEthos.com