Mọi doanh nghiệp thành công đều được xây dựng trên một nền tảng cốt lõi hướng dẫn mọi hoạt động của doanh nghiệp đó, đó là cấu trúc tổ chức.
Cơ cấu tổ chức là nền tảng quyết định cách thức hoạt động hàng ngày của công ty, cách thức ra quyết định và cách thức các nhóm làm việc cùng nhau.
Một cấu trúc tổ chức được thiết kế tốt, phù hợp với nhu cầu hiện tại (và tương lai) của bạn có thể là yếu tố quyết định thành công hay thất bại. Đó là lý do tại sao việc lựa chọn cấu trúc phù hợp trở nên rất quan trọng.
Nhưng chính xác thì cấu trúc tổ chức là gì? Làm thế nào để chọn một cấu trúc? Và quan trọng nhất, làm thế nào để tạo ra một cấu trúc hỗ trợ mục tiêu kinh doanh của bạn?
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu ý nghĩa và các loại cấu trúc tổ chức, đồng thời cung cấp hướng dẫn ngắn gọn về cách tạo cấu trúc tổ chức tốt nhất.
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Cơ cấu tổ chức là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của một doanh nghiệp, chi phối các hoạt động hàng ngày và quá trình ra quyết định
- Biểu đồ tổ chức thể hiện trực quan các cấu trúc này, làm rõ vai trò, trách nhiệm và giao tiếp
- Có nhiều loại cấu trúc tổ chức khác nhau, bao gồm cấu trúc phân cấp, dựa trên quy trình, chức năng, phẳng, ma trận, dựa trên nhóm, mạng lưới, vòng tròn, phân chia và tuyến tính, mỗi loại có những ưu điểm và nhược điểm riêng
- Việc lựa chọn cấu trúc phù hợp bao gồm xác định mục tiêu, xác định các hàm khóa và xem xét kích thước và độ phức tạp của công ty
- Để tạo biểu đồ tổ chức hiệu quả, bạn cần thiết kế một biểu đồ trực quan, triển khai biểu đồ và theo dõi hiệu quả của biểu đồ
- Các công cụ như ClickUp có thể hợp lý hóa quy trình thông qua các mẫu, bảng trắng và bản đồ tư duy, tạo điều kiện cho sự hợp tác và cập nhật thời gian thực
Hiểu về biểu đồ tổ chức
Biểu đồ cấu trúc tổ chức thể hiện một cách trực quan cấu trúc của công ty, cho thấy vai trò, trách nhiệm và mối quan hệ được tổ chức và liên kết với nhau như thế nào. Biểu đồ này đặt ra khuôn khổ cho các kênh truyền thông, phân chia công việc và phân cấp ra quyết định trong tổ chức.
Không cần phải nói, cấu trúc tổ chức đóng vai trò nền tảng trong cách thức hoạt động của một công ty.
Đầu tiên, sơ đồ này xác định chuỗi lệnh, giúp nhân viên dễ dàng hiểu vai trò và trách nhiệm của mình. Sơ đồ này cũng giúp hợp lý hóa giao tiếp bằng cách hiển thị các đường dẫn trực tiếp để báo cáo và ra quyết định.
Đối với các nhà lãnh đạo, sơ đồ tổ chức cung cấp cái nhìn tổng quan về cấu trúc của công ty. Điều này giúp họ dễ dàng phát hiện các lỗ hổng hoặc sự trùng lặp trong các hàm. Đối với nhân viên mới và hiện tại, sơ đồ tổ chức cung cấp bản đồ rõ ràng về mối quan hệ báo cáo, sự phụ thuộc lẫn nhau và phạm vi của các đơn vị/bộ phận kinh doanh khác nhau.
Khi công ty tái cấu trúc hoặc phát triển, biểu đồ trở thành một công cụ quý giá để lập kế hoạch và thích ứng với những thách thức mới.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Cần một chút trợ giúp để hình dung biểu đồ tổ chức của bạn? Bảng trắng có thể giúp bạn. Chúng tôi có công cụ hoàn hảo tại đây. 👇🏼
Các loại cấu trúc tổ chức đa dạng
Có nhiều loại cấu trúc tổ chức, mỗi loại có những ưu điểm và nhược điểm riêng.
Hãy cùng thảo luận về 10 loại phổ biến nhất:
1. Cấu trúc phân cấp
Cấu trúc phân cấp là cấu trúc tổ chức truyền thống và được công nhận rộng rãi nhất. Nó giống như một kim tự tháp với CEO hoặc quan chức cấp cao nhất ở đỉnh. Khi bạn di chuyển xuống biểu đồ, các tầng quản lý trung gian, giám sát viên và nhân viên được phân định rõ ràng.
Quyền lực, trách nhiệm và luồng thông tin truyền xuống các cấp trong tổ chức. Mỗi cấp có quyền hạn đối với cấp dưới và mỗi nhân viên có một cấp trên trực tiếp để báo cáo công việc.
Cấu trúc này thường được sử dụng trong các tổ chức và tập đoàn lớn có nhiều bộ phận và hoạt động phức tạp.
Lợi ích
- Mỗi nhân viên đều có quyền hạn và trách nhiệm được xác định rõ ràng
- Quyết định được tập trung, với các nhà quản lý cấp cao đưa ra quyết định
- Các quy trình và chính sách tiêu chuẩn hóa mang lại tính nhất quán và dự đoán được
- Nhân viên hiểu rõ các lộ trình sự nghiệp được định rõ trước mắt họ
Nhược điểm
- Quyết định phải trải qua nhiều cấp bậc, làm chậm quá trình ra quyết định và tăng các rào cản quan liêu
- Sự cứng nhắc của cấu trúc phân cấp có thể kìm hãm sự sáng tạo và khả năng thích ứng với thay đổi
- Thông tin có thể bị biến dạng khi di chuyển lên hoặc xuống trong chuỗi chỉ huy
2. Cấu trúc dựa trên quy trình
Không giống như các cấu trúc khác, cấu trúc dựa trên quy trình không được tổ chức theo các bộ phận hoặc hàm truyền thống mà theo quy trình công việc và kinh doanh của công ty. Do đó, trọng tâm là cách các công việc và hoạt động tương tác với nhau và luồng qua tổ chức để mang lại giá trị cho khách hàng.
Nhân viên được phân nhóm dựa trên quy trình công việc của họ, chẳng hạn như phát triển sản phẩm, dịch vụ khách hàng hoặc thực hiện đơn đặt hàng.
Cấu trúc này thường được sử dụng bởi các tổ chức tập trung vào hiệu quả hoạt động, đặc biệt là các công ty sản xuất.
Lợi ích
- Điều này dẫn đến hiệu quả cao hơn vì tập trung vào việc cải tiến liên tục và tối ưu hóa quy trình làm việc
- Khuyến khích tinh thần làm việc nhóm và hợp tác
- Tăng tốc độ và hiệu quả hoạt động
- Cải thiện sự phối hợp giữa các hàm khác nhau
Nhược điểm
- Có thể gây ra sự hiểu lầm giữa các bộ phận
- Gây khó khăn cho tổ chức trong việc thích ứng nhanh chóng với thay đổi, cản trở sự linh hoạt
- Nỗ lực cải tiến liên tục có thể tốn nhiều nguồn lực
📮ClickUp Insight: 92% nhân viên sử dụng các phương pháp không nhất quán để theo dõi các mục hành động, dẫn đến việc bỏ sót quyết định và chậm trễ trong thực thi.
Cho dù bạn đang gửi ghi chú theo dõi hay sử dụng bảng tính, quá trình này thường phân tán và không hiệu quả. Giải pháp quản lý nhiệm vụ của ClickUp đảm bảo chuyển đổi các cuộc hội thoại thành công việc một cách liền mạch, giúp nhóm của bạn có thể hành động nhanh chóng và luôn thống nhất.
3. Cấu trúc chức năng
Cấu trúc chức năng bao gồm việc cấu trúc các nhóm và tổ chức nhân viên dựa trên các chức năng cụ thể, chẳng hạn như tiếp thị, tài chính hoặc nhân sự.
Mỗi hàm được quản lý bởi một trưởng phòng, người báo cáo trực tiếp cho cấp quản lý cao hơn.
Cấu trúc này giúp nhân viên có chuyên môn sâu khi làm việc với những người có chuyên môn và kỹ năng tương tự. Điều này có thể cải thiện hiệu quả và hiệu suất làm việc trong các bộ phận.
Các bộ phận cũng có thể mở rộng một cách dễ dàng.
Lợi ích
- Một hệ thống báo cáo rõ ràng, giúp quá trình ra quyết định trở nên hiệu quả và suôn sẻ
- Tài nguyên được sử dụng hiệu quả
- Tăng cường trách nhiệm giải trình trong các bộ phận
- Cho phép chuyên môn hóa sâu và lộ trình sự nghiệp rõ ràng
- Có thể dễ dàng mở rộng
Nhược điểm
- Có thể tạo ra các silo với sự tương tác giới hạn giữa các bộ phận
- Giới hạn kiến thức và chuyên môn của nhân viên trong phạm vi chức năng và nhóm của họ
- Các tổ chức có thể gặp khó khăn trong việc phản ứng nhanh chóng với những thay đổi
Lưu ý: Khi quy mô và quy mô kinh doanh của bạn phát triển, điều quan trọng là tìm ra một cấu trúc tổ chức hoặc kết hợp các loại cấu trúc phát triển song song. Vì cấu trúc tổ chức không dễ thay đổi, nên nó phải được củng cố dựa trên tầm nhìn của công ty, giống như tất cả các quyết định khác.
4. Cấu trúc phẳng hoặc ngang
Cấu trúc tổ chức phẳng loại bỏ tầng quản lý trung gian có trong các cấu trúc phân cấp.
Nhân viên trong cấu trúc này thường báo cáo trực tiếp cho cấp quản lý cao hơn. Điều này có nghĩa là họ đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn và có quyền tự chủ cao hơn. Nhân viên được khuyến khích làm việc độc lập và có xu hướng chủ động hơn.
Giảm bớt các tầng quản lý cũng giúp giao tiếp nhanh chóng và phản ứng kịp thời với các vấn đề.
Cấu trúc này thường được áp dụng trong các công ty nhỏ, startup hoặc tổ chức chú trọng vào sự hợp tác và ra quyết định nhanh chóng. Tuy nhiên, khi tổ chức phát triển, việc duy trì cấu trúc phẳng trở nên khó khăn hơn.
Lợi ích
- Tạo điều kiện cho nhân viên phát triển và tăng cường trách nhiệm
- Nâng cao tốc độ ra quyết định và thực thi
- Khuyến khích giao tiếp mở và trực tiếp
- Tiết kiệm chi phí vì công ty được điều hành bởi một nhóm nhỏ và không phải trả lương cho cấp quản lý trung gian
Nhược điểm
- Có thể gây ra sự nhầm lẫn và mơ hồ về vai trò và quyền hạn trong công việc
- Cấp quản lý cao cấp có thể cảm thấy quá tải khi phải giám sát một lực lượng lao động lớn
- Có thể gây ra tranh giành quyền lực và các vấn đề về khả năng mở rộng
- Có thể khó duy trì khi công ty phát triển
5. Cấu trúc ma trận
Cấu trúc tổ chức ma trận kết hợp hai hoặc nhiều loại cấu trúc tổ chức, thường là cấu trúc tổ chức dựa trên dự án và cấu trúc tổ chức chức năng. Trong loại này, nhân viên có mối quan hệ báo cáo kép. Họ báo cáo cho cả quản lý chức năng (như marketing hoặc tài chính) và quản lý dự án hoặc sản phẩm giám sát các sáng kiến cụ thể.
Mô hình này rất phù hợp để tăng cường tính linh hoạt và sự hợp tác giữa các bộ phận. Nó tập hợp các chuyên gia từ các bộ phận khác nhau để làm việc trong các dự án cụ thể. Các nhóm có thể được thành lập và giải thể dựa trên nhu cầu kinh doanh.
Lợi ích
- Cho phép các nhóm nhanh chóng hình thành dựa trên nhu cầu cụ thể của dự án
- Cải thiện sự hợp tác khi nhân viên từ các bộ phận khác nhau làm việc cùng nhau
- Phân bổ tài nguyên hiệu quả hơn
- Nhân viên phát triển các kỹ năng rộng rãi bằng cách làm việc giữa các bộ phận
Nhược điểm
- Có thể dẫn đến nhầm lẫn vì nhân viên phải báo cáo cho hai quản lý
- Có thể trở nên phức tạp với nhiều đường báo cáo
- Sự bất đồng giữa các nhà quản lý chức năng và quản lý dự án có thể tạo ra căng thẳng
6. Cấu trúc dựa trên nhóm
Cấu trúc dựa trên nhóm tổ chức nhân viên thành các nhóm đa chức năng tập trung vào các dự án hoặc công việc cụ thể.
Các nhóm thường có quy mô nhỏ, với các thành viên đến từ các bộ phận khác nhau làm việc cùng nhau để đạt được các mục tiêu chung.
Cấu trúc này nhấn mạnh sự hợp tác, tính linh hoạt và sự chia sẻ quyền lãnh đạo. Nó phá vỡ các rào cản giữa các bộ phận và khuyến khích nhân viên hợp tác với nhau giữa các hàm. Các nhóm có đủ tự do để quản lý các quy trình của mình.
Định dạng này thường được sử dụng trong các công ty khởi nghiệp có tốc độ tăng trưởng cao, nơi nhóm "Tăng trưởng" bao gồm giám đốc tiếp thị, giám đốc sản phẩm, một nhóm kỹ sư và chuyên gia bán hàng, v.v.
Lợi ích
- Nâng cao sự hợp tác và đổi mới
- Vì các nhóm có quyền tự chủ trong việc ra quyết định, họ cảm thấy được trao quyền hơn và có ý thức về quyền sở hữu
- Quyết định phân quyền giúp đưa ra quyết định nhanh chóng
- Tăng năng suất và tính minh bạch
- Tập trung vào việc nuôi dưỡng tư duy phát triển trong nhân viên
- Yêu cầu ít sự giám sát hơn
Nhược điểm
- Có thể dẫn đến nhầm lẫn về vai trò, trách nhiệm và quyền ra quyết định
- Yêu cầu các nhóm và cá nhân chịu trách nhiệm về hiệu suất của họ có thể là một thách thức
- Con đường thăng tiến không rõ ràng
7. Cấu trúc mạng lưới
Cấu trúc mạng là một mô hình phi tập trung, tập trung vào sự hợp tác giữa các nhóm nội bộ và bên ngoài.
Công ty cốt lõi kiểm soát các hàm chính như chiến lược và quản lý, đồng thời thuê ngoài các hoạt động khác như sản xuất, CNTT hoặc tiếp thị. Điều này giúp họ duy trì sự linh hoạt trong khi vẫn có thể tiếp cận chuyên môn chuyên sâu.
Cấu trúc này được tạo ra khi các công ty chia sẻ nguồn lực, khi một công ty làm việc cho công ty khác. Mạng lưới các đối tác bên ngoài xử lý các công việc không cốt lõi, cho phép tính linh hoạt và khả năng mở rộng cao hơn.
Lợi ích
- Tiết kiệm chi phí vì công ty không phải duy trì các nhóm nội bộ lớn
- Cho phép mở rộng quy mô dễ dàng
- Giúp truy cập chuyên môn và tài nguyên
- Giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh chóng với sự thay đổi của thị trường
Nhược điểm
- Yêu cầu sự giám sát chặt chẽ vì việc quản lý nhiều đối tác bên ngoài có thể trở nên phức tạp
- Việc thuê ngoài có thể dẫn đến mất quyền kiểm soát trực tiếp đối với các khía cạnh quan trọng của kinh doanh
- Điều chỉnh tất cả các đối tác hướng tới một mục tiêu chung có thể là một thách thức
8. Cấu trúc tổ chức hình tròn
Cấu trúc hình tròn là một phương pháp hiện đại hơn, đặt ban lãnh đạo cấp cao của tổ chức ở trung tâm của vòng tròn, với ban quản lý cấp trung và nhân viên tỏa ra xung quanh.
Điều này nhấn mạnh sự giao tiếp giữa tất cả các cấp độ trong tổ chức.
Cấu trúc này giúp xóa bỏ rào cản giữa quản lý và nhân viên, thể hiện rằng tất cả nhân viên đều là một phần của mô hình tổ chức lớn hơn.
Định dạng này hiệu quả cho các tổ chức ưa thích luồng thông tin và ý tưởng tự do, vì chuỗi lệnh cứng nhắc không hạn chế giao tiếp. Điểm hạn chế duy nhất là cấu trúc này thiếu sự rõ ràng cần thiết cho các tổ chức lớn, phức tạp.
Lợi ích
- Khuyến khích giao tiếp mở giữa các cấp độ trong tổ chức
- Đảm bảo luồng ý tưởng miễn phí và sáng tạo hơn
- Giúp nhân viên cảm thấy kết nối hơn với lãnh đạo
- Đảm bảo nhân viên phù hợp với mục tiêu và quy trình của tổ chức
Nhược điểm
- Việc thiếu phân cấp truyền thống có thể khiến việc yêu cầu cá nhân chịu trách nhiệm về hiệu suất của họ trở nên khó khăn hơn
- Quản lý luồng thông tin và ra quyết định trong toàn tổ chức đòi hỏi khả năng lãnh đạo và phối hợp mạnh mẽ
- Quyết định có thể mất nhiều thời gian
- Có thể dẫn đến sự nhầm lẫn về trách nhiệm ra quyết định
9. Cấu trúc phân chia theo bộ phận
Trong cấu trúc phân chia theo bộ phận, tổ chức được chia thành các đơn vị độc lập dựa trên dòng sản phẩm, thị trường hoặc khu vực địa lý.
Mỗi bộ phận hoạt động như một doanh nghiệp riêng biệt, với các phòng ban riêng như marketing, bán hàng và sản xuất. Cấu trúc này cho phép họ tập trung vào các sản phẩm hoặc thị trường cụ thể trong khi vẫn duy trì hiệu quả hoạt động.
Mỗi bộ phận có thể điều chỉnh chiến lược của mình cho phù hợp với nhu cầu của thị trường hoặc dòng sản phẩm cụ thể, mang lại sự linh hoạt và khả năng phản ứng nhanh hơn.
Cấu trúc này thường được sử dụng bởi các tập đoàn lớn với nhiều sản phẩm đa dạng và những tập đoàn hoạt động ở nhiều khu vực địa lý khác nhau.
Lợi ích
- Các bộ phận có thể nhanh chóng thích ứng với sự thay đổi trong thị trường và khu vực mà không ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức
- Các trưởng bộ phận có quyền kiểm soát cao hơn đối với hoạt động của mình
- Mỗi bộ phận tập trung vào thị trường và sản phẩm cụ thể, dẫn đến sự chuyên môn hóa cao hơn
- Cho phép trách nhiệm giải trình về hiệu suất của từng bộ phận
Nhược điểm
- Dẫn đến việc trùng lặp tài nguyên
- Có thể tốn kém
- Có thể dẫn đến sự thiếu hiểu biết giữa các bộ phận và trụ sở chính, do việc phối hợp giữa các bộ phận có thể gặp khó khăn
- Có thể dẫn đến sự cạnh tranh nội bộ giữa các bộ phận
10. Cấu trúc tuyến tính
Ngoài cấu trúc chức năng và phân chia bộ phận, đây là một trong những cấu trúc tổ chức phổ biến nhất. Cấu trúc này tuân theo chuỗi lệnh trực tiếp, trong đó mỗi nhân viên báo cáo cho một người quản lý duy nhất và quyền hạn được truyền từ trên xuống dưới.
Tổ chức được sắp xếp theo cấu trúc tuyến tính, với các đường lối trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng.
Quyết định được đưa ra nhanh chóng trong cấu trúc này và ít cần sự hợp tác giữa các bộ phận khác nhau.
Cấu trúc này thường được sử dụng bởi các công ty nhỏ và startup.
Lợi ích
- Chuỗi lệnh đơn giản đảm bảo rằng nhân viên biết phải báo cáo cho ai
- Ra quyết định nhanh chóng
- Cấu trúc này đơn giản để triển khai và quản lý
- Các nhà quản lý có quyền kiểm soát trực tiếp các nhóm của mình
Nhược điểm
- Có thể cứng nhắc và khiến tổ chức khó thích ứng với thay đổi
- Thành công phụ thuộc rất nhiều vào hiệu quả của các nhà lãnh đạo
- Giới hạn sự hợp tác và chuyên môn hóa
- Thách thức khi mở rộng quy mô
💡Mẹo chuyên nghiệp: Bạn bối rối giữa các nhóm và bộ phận? Trình quản lý kiến thức AI tích hợp, như ClickUp Brain, có thể giúp bạn tìm thấy thông tin, người và nhóm phù hợp nhanh hơn.
Ví dụ về cấu trúc tổ chức
Dưới đây là một số ví dụ về cấu trúc tổ chức:
Cấu trúc tổ chức chức năng
Ví dụ, các công ty luật quy mô vừa có thể theo cấu trúc chức năng. Nhân viên của họ sẽ được tổ chức thành các bộ phận hoặc lĩnh vực hoạt động, chẳng hạn như tranh tụng, luật doanh nghiệp và dịch vụ khách hàng.
Mỗi bộ phận chuyên về lĩnh vực pháp luật riêng, với chuỗi lệnh rõ ràng từ trưởng bộ phận (thường là các đối tác) đến các cộng sự và nhân viên hành chính. Cấu trúc này giúp hợp lý hóa các quy trình pháp lý và nâng cao chuyên môn trong từng lĩnh vực chức năng.
Ví dụ: Công ty luật Holland & Knight LLP sử dụng cấu trúc tổ chức chức năng để quản lý các hoạt động rộng lớn của mình cho các lĩnh vực khác nhau như tranh tụng, luật xây dựng, luật bất động sản, v.v.
Cấu trúc tổ chức theo bộ phận
Một công ty hàng tiêu dùng đa quốc gia thường được chia thành các bộ phận dựa trên các dòng sản phẩm như chăm sóc cá nhân, chăm sóc gia đình và thực phẩm.
Mỗi bộ phận hoạt động độc lập với các nhóm tiếp thị, R&D và sản xuất riêng. Điều này cho phép công ty điều chỉnh chiến lược phù hợp với nhu cầu thị trường khác nhau và quản lý danh mục đầu tư sản phẩm đa dạng một cách hiệu quả.
Ví dụ: Disney, Johnson & Johnson và McDonald's là những tổ chức thực tế theo cấu trúc phân chia bộ phận. Họ phân chia tổ chức của mình dựa trên địa điểm để phục vụ khách hàng tốt nhất.
Cấu trúc tổ chức ma trận
Một công ty tư vấn công nghệ toàn cầu áp dụng cấu trúc tổ chức ma trận. Nhân viên báo cáo cho các quản lý chức năng (ví dụ: chuyên gia CNTT, tư vấn viên) và quản lý dự án phụ trách các dự án cụ thể của khách hàng.
Cấu trúc này tạo điều kiện cho việc sắp xếp nhóm linh hoạt và đảm bảo rằng chuyên môn từ các bộ phận khác nhau được tích hợp vào các giải pháp cho khách hàng, từ đó nâng cao kết quả dự án.
Ví dụ: Ernst & Young (EY) là một trong những công ty nổi tiếng nhất sử dụng cấu trúc ma trận.
Cấu trúc tổ chức dựa trên nhóm
Một công ty hướng đến người tiêu dùng có thể áp dụng cấu trúc dựa trên nhóm. Nhân viên được tổ chức thành các nhóm đa chức năng hoặc các bộ phận tập trung dựa trên lĩnh vực chuyên môn của họ.
Các bộ phận bao gồm các cơ quan cấp cao hơn (ví dụ: Phó chủ tịch cấp cao phụ trách hoạt động, kỹ thuật phần cứng, học máy, v.v.) và các bộ phận chức năng của các nhóm khác nhau (ví dụ: Đội, Bộ lạc, Chi nhánh, Hội nghề) làm việc trong các dự án hoặc sản phẩm cụ thể.
Cấu trúc này giúp tăng cường sự hợp tác và cho phép phản ứng nhanh nhạy với nhu cầu của khách hàng, đảm bảo hiệu suất tối ưu ở mọi bộ phận của tổ chức.
Ví dụ: Các công ty như Apple và Spotify có cấu trúc dựa trên nhóm, giúp họ ưu tiên sự hợp tác, năng suất và đổi mới cao.
Tạo cấu trúc tổ chức
Dưới đây là cách bạn có thể tạo ra một cấu trúc tổ chức:
Bước #1: Xác định mục tiêu và chiến lược của bạn
Bắt đầu bằng việc hiểu rõ sứ mệnh, tầm nhìn và mục tiêu chiến lược của tổ chức. Bạn phải đảm bảo rằng cấu trúc của mình phù hợp với các mục tiêu này và hỗ trợ chiến lược dài hạn của bạn.
Bước #2: Xác định các hàm khóa
Tiếp theo, xác định các hàm và vai trò thiết yếu mà bạn cần để đạt được mục tiêu tổ chức. Phác thảo các bộ phận hoặc nhóm cốt lõi cần thiết, chẳng hạn như tiếp thị, tài chính và vận hành.
Bước #3: Chọn một cấu trúc phù hợp
Đã đến lúc lựa chọn một cấu trúc phù hợp với nhu cầu của bạn. Khi lựa chọn, hãy xem xét các yếu tố như kích thước công ty, mức độ phức tạp và ngành nghề. Bạn có thể chọn trong số các loại cấu trúc tổ chức khác nhau, như cấu trúc phân cấp, cấu trúc phẳng, cấu trúc ma trận, cấu trúc phân chia hoặc cấu trúc dựa trên nhóm.
Bước #4: Thiết kế biểu đồ tổ chức
Sau khi đã lựa chọn cấu trúc, đã đến lúc thiết kế biểu đồ để thể hiện cấu trúc đó một cách trực quan. Xác định mối quan hệ báo cáo, cấp quyền hạn và luồng thông tin liên lạc. Điều này sẽ giúp bạn tạo ra một cấu trúc tổ chức rõ ràng.
Cân nhắc sử dụng phần mềm sơ đồ tổ chức như ClickUp để thiết kế công ty hoàn hảo. ClickUp cung cấp các tính năng xuất sắc, bao gồm bảng trắng, bản đồ tư duy và các mẫu lý tưởng cho nhu cầu sơ đồ tổ chức của bạn.
Mẫu biểu đồ tổ chức ClickUp
Mẫu biểu đồ tổ chức của ClickUp giúp bạn hình dung cấu trúc tổ chức của mình về mặt nhân sự và mối quan hệ. Mẫu này cho phép bạn nêu bật chức năng, mô tả công việc và trách nhiệm của từng cá nhân. Nó giúp bạn hiển thị cấu trúc tổng thể của nhóm, phân cấp báo cáo, v.v.
Điểm hay nhất là bạn có thể cập nhật biểu đồ một cách nhanh chóng và dễ dàng khi tổ chức của bạn thay đổi. Thêm thành viên, vai trò và bộ phận mới theo thời gian thực, bất cứ khi nào có thay đổi.
Sau khi hoàn thành, hãy chia sẻ cấu trúc với tất cả nhân viên để đảm bảo sự rõ ràng trong toàn tổ chức.
Cũng nên đọc: Mẫu điều lệ nhóm để tạo ra điều lệ hiệu quả nhất
Bước #5: Thực hiện và giám sát
Hãy bắt tay vào triển khai cấu trúc. Việc theo dõi hiệu quả của cấu trúc và điều chỉnh dựa trên nhu cầu thay đổi và phản hồi nhận được là vô cùng quan trọng.
Bước #6: Sử dụng phần mềm cấu trúc tổ chức
Sử dụng các công cụ như ClickUp có thể đẩy nhanh quá trình tạo và triển khai cấu trúc tổ chức. ClickUp là phần mềm năng suất và cơ sở dữ liệu nhân viên giúp tạo và quản lý biểu đồ, cung cấp phân tích lực lượng lao động và tích hợp với các công cụ khác để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Ví dụ: Bảng trắng ClickUp có thể giúp bạn vẽ sơ đồ tổ chức bằng tay tự do. Nó cho phép bạn kết nối các hình dạng, thêm hình ảnh và phương tiện truyền thông, đồng thời nhúng tài liệu để tham khảo. Bạn thậm chí có thể sử dụng nó để chỉnh sửa thời gian thực với nhóm của mình.
Bảng trắng ClickUp hoạt động hiệu quả như một công cụ giao tiếp, quản lý công việc hiệu quả và hợp tác nhóm tất cả trong một.
Một công cụ tuyệt vời khác là Bản đồ Tư duy ClickUp, giúp bạn xây dựng một hoặc một số ý tưởng chính. Phân tích biểu đồ của bạn, thêm danh sách và nhiệm vụ, dễ dàng chỉnh sửa hoặc xóa và hiển thị biểu đồ của bạn một cách rõ ràng.
Bản đồ Tư duy cũng cho phép bạn vẽ các kết nối giữa các công việc khác nhau, lập bản đồ quy trình làm việc, sắp xếp bố cục, phân tích các ý tưởng phức tạp và cùng nhau động não.
Trong cấu trúc công ty, nó cho phép kết nối dễ dàng giữa công ty nói chung, các bộ phận và các nhóm nhỏ trong bộ phận. Nó hiệu quả trong nhiều vấn đề, chẳng hạn như phân phối công việc trong một công việc mới, theo dõi tất cả các phân phối công việc và quá trình hoàn thành công việc. Nói tóm lại, nó đơn giản hóa quá trình theo dõi kinh doanh.
Trong cấu trúc công ty, nó cho phép kết nối dễ dàng giữa công ty nói chung, các bộ phận và các nhóm nhỏ trong bộ phận. Nó hiệu quả trong nhiều vấn đề, chẳng hạn như phân phối công việc trong một công việc mới, theo dõi tất cả các phân phối công việc và quá trình hoàn thành công việc. Nói tóm lại, nó đơn giản hóa quá trình theo dõi kinh doanh.
Thiết kế biểu đồ tổ chức hoàn hảo với ClickUp
Biểu đồ tổ chức là một công cụ mạnh mẽ giúp mang lại sự rõ ràng, cải thiện giao tiếp và nâng cao hiệu quả tổng thể trong tổ chức. Biểu đồ này xác định vai trò, trách nhiệm và mối quan hệ báo cáo phù hợp với các mục tiêu chiến lược của công ty.
Bằng cách tạo biểu đồ tổ chức rõ ràng và chức năng, bạn có thể thúc đẩy quá trình ra quyết định tốt hơn, tăng cường sự hợp tác và đảm bảo rằng mọi người đều hiểu vai trò của mình trong việc đạt được sứ mệnh của công ty.
Sử dụng phần mềm như ClickUp có thể đưa quá trình này lên một tầm cao mới. Với các tính năng thiết kế trực quan, mẫu sơ đồ tổ chức, cập nhật thời gian thực và tích hợp liền mạch với các công cụ quản lý dự án, ClickUp đơn giản hóa việc tạo/lập và quản lý các sơ đồ tổ chức động.
Đăng ký miễn phí ngay hôm nay và khám phá ClickUp!