Bạn muốn tạo kế hoạch dự án cho nhóm của mình?
Đừng tìm kiếm đâu xa!
Dù dự án của bạn có phức tạp đến đâu, chúng tôi cũng có thể giúp bạn!
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn lập một kế hoạch dự án toàn diện để hợp tác nhóm hiệu quả hơn. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước về những việc cần làm. Bạn cũng sẽ nhận được một số mẫu kế hoạch dự án hữu ích để bắt đầu ngay với một mẫu kế hoạch dự án.
Hãy bắt đầu ngay…
Kế hoạch dự án là gì?
Kế hoạch dự án phác thảo các bước cần thiết để hoàn thành dự án. Nó xác định phạm vi, kết quả mong đợi, mục tiêu và thời hạn của dự án.
Nếu không có kế hoạch dự án, bạn sẽ không rõ ràng về:
- Dự án là về gì.
- Mục tiêu của dự án là gì?
- Kết quả dự án là gì.
- Dòng thời gian của dự án là gì?
- Ai sẽ làm việc trong mỗi dự án và với sức chứa như thế nào.
- Những nguồn lực nào cần thiết để hoàn thành dự án.
Một kế hoạch dự án được lập kỹ lưỡng sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và tiền bạc. Đó là cách đáng tin cậy nhất để đạt được mục tiêu dự án trong thời hạn.
Các thành phần khóa của một kế hoạch dự án thành công
1. Ngân sách
Một kế hoạch dự án tốt luôn bao gồm ngân sách đề xuất. Đây là cách đơn giản để theo dõi quá trình chi tiêu và đảm bảo dự án sinh lời.
2. Công việc chi tiết
Kế hoạch dự án của bạn nên bao gồm phân chia công việc cho từng công việc và công việc con liên quan đến dự án.
3. Lịch trình dự án
Kế hoạch dự án phải bao gồm lịch trình dự án để dự án của bạn diễn ra suôn sẻ. Bạn nên vạch ra dòng thời gian dự án để đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn.
4. Quản lý tài nguyên
Kế hoạch dự án của bạn cần đánh giá các nguồn lực hiện có để quản lý chúng một cách hiệu quả. Các nguồn lực này có thể là nhân lực, phần mềm, phần cứng hoặc thời gian.
5. Hệ thống giao tiếp
Kế hoạch dự án của bạn phải truyền đạt rõ ràng các mục tiêu và kỳ vọng của dự án. Hơn nữa, cần có phần mềm và hệ thống để nhóm dự án của bạn có thể giao tiếp dễ dàng.
6. Phạm vi dự án
Một kế hoạch dự án thành công phải nêu rõ phạm vi của dự án. Kế hoạch này xác định mục tiêu và phạm vi của dự án. Điều này giúp bạn tránh được sự mở rộng phạm vi dự án, vốn có thể làm chậm tiến độ của bạn một cách đáng kể.
7. Kết quả dự án
Người quản lý dự án có thể sử dụng kế hoạch dự án để nêu rõ mục tiêu, cột mốc dự án và kết quả mong đợi liên quan đến từng giai đoạn của dự án.
Cách lập kế hoạch dự án tuyệt vời
Lập kế hoạch dự án thành công không khó, nhưng có thể tốn nhiều thời gian nếu bạn không rõ cách tiếp cận quá trình lập kế hoạch. Để giúp bạn tiết kiệm thời gian, chúng tôi đã chia quá trình lập kế hoạch thành chín bước đơn giản mà bạn có thể dễ dàng làm theo.
Bước 1: Thực hiện nghiên cứu
Trước khi tạo kế hoạch dự án, bạn cần xem xét tất cả thông tin có sẵn. Bạn cần hiểu khách hàng (nội bộ hoặc bên ngoài) muốn gì và họ muốn đạt được điều gì.
Xem xét kỹ lưỡng tất cả các tài liệu quan trọng và các thông tin liên quan đến dự án. Đây có thể là các cuộc thảo luận bạn đã có với khách hàng, các ý tưởng bạn đã ghi lại, dữ liệu sơ bộ bạn đã thu thập – tất cả mọi thứ.
Sử dụng Wiki hoặc công cụ quản lý tài liệu như ClickUp docs là cách đơn giản nhất để lưu trữ tất cả thông tin này trong một không gian có tổ chức.
Chỉ khi bạn hiểu rõ công việc mình sẽ làm, bạn mới có thể lập một kế hoạch dự án mẫu cho nó.
Bước 2: Đặt ra những câu hỏi đúng đắn cho bản thân
Khi bạn đã có tất cả thông tin cần thiết, đã đến lúc bắt đầu công việc lập kế hoạch dự án. Trước khi bắt đầu một dự án, điều quan trọng là bạn phải cảm thấy thoải mái với dự án đó.
Hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau:
- Yêu cầu của khách hàng đối với dự án này là gì?
- Còn điều gì khác tôi cần từ khách hàng và các bên liên quan đến dự án không?
- Chúng ta đã từng làm việc với cấu trúc phân chia công việc như thế này trước đây chưa?
- Những trở ngại rõ ràng đối với tiến độ dự án này là gì?
- Tôi có đủ nhân lực để thực hiện dự án này không?
- Tôi sẽ phải đối mặt với những thách thức nào khác trong quá trình thực hiện dự án?
Giải quyết những câu hỏi này từ sớm sẽ giảm thiểu khả năng xuất hiện các vấn đề bất ngờ trong quá trình thực hiện. Bạn đã hoàn thành công việc chuẩn bị và sẵn sàng bắt tay vào dự án của mình.
Bước 3: Hợp tác với nhóm của bạn
Hầu hết các nhà quản lý dự án không bao gồm nhóm của họ trong toàn bộ giai đoạn lập kế hoạch dự án. Nhóm chịu trách nhiệm thực hiện kế hoạch, không phải lập chiến lược, phải không?
Điều này dẫn đến các vấn đề lớn trong cấu trúc phân chia công việc của bạn.
Vì bạn không bao giờ tính đến ý kiến của nhóm, họ có thể gặp vấn đề với một số mục tiêu, kết quả hoặc cột mốc của dự án. Bây giờ bạn đang bị kẹt với một kế hoạch dự án không phù hợp với khả năng hoặc nguyện vọng của nhóm. Bạn có thể bắt đầu lại và lập một kế hoạch mới hoặc tiếp tục với kế hoạch hiện tại, nhưng chắc chắn sẽ vượt quá thời hạn hoặc không đạt được kết quả như mong đợi.
Cả hai lựa chọn đều không lý tưởng.
Các nhà quản lý dự án có thể tránh được tình huống khó xử này bằng cách đưa nhóm của họ tham gia vào quá trình lập kế hoạch dự án từ sớm. Ví dụ, họ có thể lên lịch một cuộc họp khởi động. Đây là một bước đơn giản có thể giảm đáng kể khả năng dự án của bạn vượt quá ngân sách và ngày kết thúc.
Bước 4: Đặt mục tiêu, kết quả mong đợi và ưu tiên
Khi đã tập hợp được nhóm, bạn có thể bắt đầu thảo luận về phạm vi dự án. Phạm vi dự án bao gồm các mục tiêu, ưu tiên và kết quả dự kiến của dự án.
Hãy cùng xem xét từng yếu tố này.
A) Mục tiêu
Bước đầu tiên trong quá trình này là quyết định mục tiêu dự án. Ngoài các mục tiêu chính của dự án như hoàn thành và khởi động dự án, bạn cũng phải theo dõi các mục tiêu nhỏ hơn. Chúng có thể bao gồm các mục tiêu dự án liên quan đến:
- Nâng cao kỹ năng phần mềm
- Năng suất
- Hợp tác và làm việc nhóm
- Quản lý bản thân
Hãy nhớ rằng, những mục tiêu nhỏ hơn này rất quan trọng trong kế hoạch tổng thể và sẽ đóng vai trò rất lớn trong thành công của dự án. Khi nhóm của bạn có ý tưởng rõ ràng về việc cần làm, họ có thể bắt tay vào công việc ngay lập tức.
B) Kết quả đầu ra
Mỗi mục tiêu do người quản lý dự án đặt ra phải có kết quả cụ thể đi kèm. Điều quan trọng là phải xác định rõ các kết quả này cho nhóm của bạn trước khi họ bắt đầu dự án. Điều này giúp họ có ý tưởng cụ thể về những gì được mong đợi từ họ và cách họ có thể tiến độ.
Kết quả dự án không chỉ là các mục hữu hình như báo cáo và tệp tin. Ví dụ, khi làm việc với phần mềm, việc phát triển một bảng màu có thể được coi là một kết quả.
Tất cả những gì cần làm là trình bày bằng chứng về tiến độ dự án qua từng giai đoạn. Một khi đã có những điều này, nhóm của bạn có thể hoàn thành công việc một cách dễ dàng.
C) Ưu tiên
Cài đặt ưu tiên cho các mục tiêu dự án là một phần quan trọng khác của quá trình lập kế hoạch dự án. Đính kèm ưu tiên vào mục tiêu giúp nhóm của bạn hiểu công việc nào là quan trọng tại một thời điểm cụ thể.
Ví dụ, đảm bảo rằng biểu mẫu đăng ký thu thập dữ liệu trong CRM của bạn quan trọng hơn việc tìm ra màu sắc hoàn hảo cho biểu mẫu.
Bước 5: Phân công
"Nếu bạn thực sự muốn phát triển như một nhà khởi nghiệp, bạn phải học cách giao việc."
– Richard Branson, doanh nhân người Anh
Các nhà quản lý dự án thường có xu hướng muốn giám sát tất cả các quy trình công việc. Họ muốn dự án tiến độ suôn sẻ và không gặp trục trặc, phải không?
Vấn đề với cách tiếp cận này là bạn sẽ làm chậm mọi thứ. Bằng cách để mọi thứ phải qua tay bạn, bạn đang tạo ra những tắc nghẽn lớn trong quy trình làm việc của nhóm.
Phân công là một phần thiết yếu của lập kế hoạch dự án. Bạn phải tin tưởng nhóm của mình để hoàn thành công việc, nếu không công ty sẽ không bao giờ có tiến độ.
Việc đưa nhóm của bạn vào quá trình lập kế hoạch có thể cực kỳ hữu ích trong trường hợp này. Vì họ biết khả năng của mình, họ sẽ ở vị trí tốt hơn để hiểu liệu họ có thể quản lý một công việc hay không. Điều này sẽ biến quá trình phân công công việc thành một nỗ lực hợp tác, trong đó không ai phải gánh vác nhiều hơn khả năng của mình.
Bước 6: Lập lịch kế hoạch dự án của bạn trên biểu đồ Gantt
Sau khi đã quyết định mục tiêu, kết quả mong đợi và nhân sự, bạn có thể bắt đầu vẽ biểu đồ dòng thời gian dự án trên biểu đồ Gantt.
Bạn nghĩ biểu đồ Gantt đã lỗi thời?
Thực ra, chúng đã phát triển khá nhiều! Nếu bạn sử dụng biểu đồ Gantt của ClickUp, bạn sẽ khám phá ra chúng thực sự tuyệt vời như thế nào!
Đây là cách tuyệt vời để cung cấp cho nhóm của bạn cái nhìn tổng quan về những việc sắp tới. Biểu đồ Gantt của bạn sẽ chứa từng công việc, người được giao và ngày đáo hạn. Tất cả những gì nhóm của bạn cần là một cái nhìn, và họ sẽ biết những việc sắp tới.
Biểu đồ Gantt đặc biệt hữu ích để vẽ biểu đồ các cột mốc, có thể đóng vai trò là điểm kiểm tra cho nhóm của bạn. Đây cũng là một công cụ tuyệt vời để đánh giá sự phụ thuộc của các công việc và quản lý mức độ ưu tiên của công việc. Trong trường hợp bạn thiếu thời gian, bạn luôn có thể tính toán đường dẫn quan trọng của dự án để xác định cách nhanh nhất để hoàn thành công việc.
Để biết thêm thông tin về đường dẫn quan trọng là gì và cách tính toán trong ClickUp, hãy nhấp vào đây.
Bước 7: Chấp nhận rằng mọi việc không diễn ra theo kế hoạch
Mặc dù bạn không thể chuẩn bị cho những điều bất ngờ, nhưng bạn có thể giảm thiểu thiệt hại mà chúng có thể gây ra cho tiến độ dự án của bạn.
Luôn để một khoảng trống trong lịch trình dự án để xử lý các sự cố phát sinh. Không có dự án nào diễn ra hoàn toàn theo kế hoạch – nhưng đó không hẳn là điều xấu. Miễn là bạn coi những thay đổi này là quá trình học hỏi và thích nghi, mọi việc sẽ ổn thỏa.
Bước 8: Tiếp tục giao tiếp với nhóm của bạn
Điều quan trọng là luôn duy trì đường dây liên lạc trực tiếp với nhóm của bạn trong suốt dự án. Điều này giúp họ có kênh để thông báo bất kỳ cập nhật hoặc trở ngại nào của dự án. Bạn có thể dễ dàng đánh giá trạng thái dự án và đề xuất các hướng hành động tiếp theo.
Các kênh truyền thông cũng giúp nhóm của bạn hợp tác với nhau. Thông thường, các nhiệm vụ dự án liên quan đến nhiều người và họ cần phải làm việc cùng nhau để hoàn thành công việc. Có một kênh truyền thông mạnh mẽ có thể xử lý hình ảnh, video và tệp như bình luận ClickUp là một cách tuyệt vời để giữ cho nhóm của bạn làm việc cùng nhau một cách hiệu quả.
Bước 9: Tiến hành đánh giá và phân tích sau dự án
Điều quan trọng là các nhà quản lý dự án phải tiến hành đánh giá sau dự án. Điều này sẽ giúp bạn đánh giá hiệu quả của kế hoạch dự án và giải quyết mọi vấn đề phát sinh.
Hãy thu hút sự tham gia của nhóm và để họ bày tỏ những điều họ thích và không thích về thiết lập dự án. Đây là những phản hồi quý giá sẽ giúp bạn lập kế hoạch thân thiện hơn với nhóm trong tương lai.
ClickUp có thể giúp gì cho việc lập kế hoạch dự án
Mặc dù lập kế hoạch dự án có thể là một quá trình phức tạp, ClickUp có thể giúp bạn hợp lý hóa quá trình này. Nó có mọi thứ bạn có thể yêu cầu từ phần mềm quản lý dự án:
- Công việc và công việc con
- Danh sách kiểm tra
- Biểu đồ Gantt
- Trạng thái tùy chỉnh
- Thông báo tùy chỉnh
- Nhiều chế độ xem – Kanban, Danh sách, Lịch, v.v.
- Hàng loạt tích hợp
Và đó chỉ là phần nổi của tảng băng chìm!
Dưới đây là cách ClickUp có thể giúp bạn thực hiện kế hoạch quản lý dự án một cách dễ dàng:
Yêu cầu lập kế hoạch dự án số 1: Tạo không gian dự án có trật tự
Một trong những yếu tố khóa của lập kế hoạch dự án là tạo ra một không gian dự án gọn gàng và có trật tự. Nhóm của bạn cần có một không gian rõ ràng để tổ chức bản thân và cùng nhau thực hiện các hoạt động dự án. Mỗi dự án cần một không gian bao gồm:
- Mô tả công việc chi tiết
- Công việc con
- Danh sách kiểm tra
- Người được giao
Giải pháp ClickUp: Phân cấp dự án có tổ chức
ClickUp cung cấp cho nhóm của bạn một không gian có cấu trúc để tổ chức tất cả các hoạt động liên quan đến dự án. Cấu trúc của ClickUp như sau: Nơi làm việc > Không gian > Thư mục > Danh sách công việc > Nhiệm vụ > Công việc con.
Dưới đây là chi tiết về từng cấp độ:
Nơi làm việc: Đây là cấp phân cấp cao nhất, nơi bạn chia công ty thành các nhóm riêng lẻ.
Không gian: Đây là những nơi dành riêng cho các nhóm nhỏ cụ thể trong nhóm của bạn, chẳng hạn như " quản lý sản phẩm " hoặc "kiểm tra"
Thư mục: Đây là nơi bạn lưu trữ các danh sách công việc liên quan đến dự án
Danh sách công việc: Đây là nơi liệt kê tất cả các dự án riêng lẻ của bạn.
Công việc: Đây là nơi diễn ra hầu hết công việc. Mỗi công việc có các công việc con riêng, mô tả dự án chi tiết, nhận xét và nhiều hơn nữa.
Công việc con: Mỗi công việc có thể được chia thành các công việc con riêng biệt.
Danh sách kiểm tra: Bạn có thể nhúng danh sách kiểm tra hoặc danh sách việc cần làm vào các công việc hoặc công việc con. Ví dụ: bạn có thể lập danh sách kiểm tra chất lượng để kiểm tra phần mềm.
Yêu cầu lập kế hoạch dự án #2: Tổng hợp thông tin chi tiết về dự án
Một kế hoạch dự án mẫu cho phép nhóm của bạn truy cập vào tất cả thông tin liên quan đến dự án. Điều này rất quan trọng vì họ có thể đánh giá công việc đang thực hiện và giúp bạn lập chiến lược để giải quyết dự án.
Giải pháp ClickUp: Tài liệu ClickUp
ClickUp Docs là một công cụ wiki tích hợp sẵn cho doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể sử dụng nó như một cơ sở kiến thức để lưu trữ thông tin quan trọng của công ty và các tài liệu liên quan đến dự án. Vì các tài liệu này được lưu trữ cùng với các dự án có liên quan, nhóm của bạn sẽ không gặp khó khăn khi truy cập chúng.
Dưới đây là một số tính năng hữu ích của Tài liệu:
- Tài liệu của ClickUp có thể chi tiết đến mức bạn muốn. Bạn có quyền truy cập vào các tùy chọn định dạng văn bản phong phú để tạo tài liệu kế hoạch dự án phản ánh chính xác công việc cần thực hiện.
- Bạn có thể lồng các trang trong tài liệu để dễ dàng phân loại thông tin.
- Bạn có thể tùy chỉnh quyền truy cập cho từng tài liệu để đảm bảo chỉ những người nhất định mới có quyền chỉnh sửa và xem.
- Bạn thậm chí có thể cho Google chỉ mục tài liệu của mình để nó xuất hiện trong các kết quả tìm kiếm trên web.
Với ClickUp Docs, bạn sẽ không gặp khó khăn gì trong việc tạo ra một bộ thông tin chi tiết để nhóm của bạn tham khảo.
Yêu cầu lập kế hoạch dự án #3: Ý tưởng hợp tác
Điều quan trọng là phải bao gồm nhóm của bạn trong giai đoạn lập kế hoạch dự án. Bằng cách đưa ý kiến của họ vào chiến lược lập kế hoạch, bạn sẽ có thể xây dựng một kế hoạch quản lý dự án phù hợp với khả năng của họ.
Giải pháp ClickUp: Bản đồ Tư duy Tích hợp
Bản đồ tư duy của ClickUp cho phép bạn đưa nhóm của mình vào giai đoạn lập kế hoạch dự án. Họ sẽ dễ dàng ghi lại ý tưởng của mình và vẽ biểu đồ kế hoạch phù hợp nhất cho bản thân và dự án.
Vì bản đồ tư duy của ClickUp được tích hợp sẵn, bạn có thể dễ dàng chuyển những ý tưởng này vào không gian dự án của mình và bắt đầu thực hiện chúng!
Yêu cầu lập kế hoạch dự án #4: Ưu tiên và phụ thuộc
Công cụ quản lý dự án của bạn phải hỗ trợ các công việc ưu tiên. Điều này giúp nhóm của bạn giải quyết các công việc quan trọng nhất trước tiên và hoàn thành chúng.
Một công việc quan trọng khác là đảm bảo rằng nhóm của bạn thực hiện các công việc theo đúng thứ tự. Một cách tốt để làm điều này là chặn các công việc đang được thực hiện cho đến khi các công việc trước đó được hoàn thành.
Giải pháp ClickUp: Ưu tiên và phụ thuộc mạnh mẽ
ClickUp được trang bị các tính năng ưu tiên và phụ thuộc của nhiệm vụ để đảm bảo dự án của bạn luôn tiến độ suôn sẻ. Dưới đây là chi tiết về từng tính năng:
ClickUp cho phép bạn thêm mức độ ưu tiên cho từng nhiệm vụ để thông báo cho nhóm của bạn về những việc cần làm trước tiên. Các mức độ ưu tiên này cũng được trang bị hệ thống mã màu tiện lợi để dễ dàng nhận biết:
- Đỏ: Cấp bách
- Màu vàng: Ưu tiên cao
- Màu xanh: Ưu tiên bình thường
- Màu xám: Ưu tiên thấp
Vì mã màu này là tiêu chuẩn trong ClickUp, nhóm của bạn sẽ không gặp vấn đề gì trong việc xác định nhiệm vụ ưu tiên bất kể họ đang làm việc trong dự án nào. Họ cũng có thể lọc và sắp xếp nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên để dễ dàng xử lý hơn.
ClickUp cung cấp cho bạn nhiều phụ thuộc khác nhau để đảm bảo rằng nhóm của bạn thực hiện các hoạt động theo đúng thứ tự. Dưới đây là những gì bạn có được trong ClickUp:
Đang chờ phụ thuộc: Thông báo cho nhóm dự án của bạn rằng họ không nên bắt đầu công việc này cho đến khi công việc trước đó được hoàn thành.
Khối phụ thuộc: Điều này ngăn một công việc được bắt đầu cho đến khi công việc trước đó được hoàn thành.
Cảnh báo phụ thuộc: ClickUp sẽ cảnh báo người dùng không đóng nhiệm vụ khi nhiệm vụ đó đang chờ nhiệm vụ khác hoàn thành.
Bỏ chặn thông báo: Nhóm dự án của bạn sẽ nhận được thông báo khi một công việc được bỏ chặn để họ có thể bắt đầu công việc.
Với tính năng phụ thuộc của ClickUp, bạn sẽ không phải lo lắng về việc thông báo thủ công cho nhóm của mình về thứ tự công việc chính xác. ClickUp sẽ tự động làm việc đó cho bạn!
Yêu cầu lập kế hoạch dự án #5: Phân công
Bạn sẽ phải phân công công việc cho các thành viên khác nhau trong nhóm để đảm bảo khối lượng công việc được phân phối đồng đều. Phần mềm quản lý dự án của bạn phải cung cấp cho bạn một cách hiệu quả để phân phối công việc và thông báo cho các thành viên trong nhóm về những việc cần làm.
Nếu không có kế hoạch này, bạn sẽ phải thực hiện quá trình này theo cách thủ công, điều này có thể không thực tế, đặc biệt là khi làm việc với các dự án phức tạp.
Giải pháp ClickUp: Bình luận được chỉ định
Tính năng bình luận được chỉ định của ClickUp giúp việc chỉ định công việc cho thành viên nhóm trở nên vô cùng dễ dàng. Tất cả những gì bạn cần làm là chỉ định một bình luận cho một người và bình luận đó sẽ được chuyển thành một nhiệm vụ.
ClickUp cũng sẽ gửi thông báo về việc này để họ không bỏ sót. Họ cũng có thể đánh dấu bình luận là đã giải quyết khi hoàn thành. Điều này giúp bạn không cần phải theo dõi để xem họ đã hoàn thành hay chưa.
Yêu cầu lập kế hoạch dự án #6: Lập lịch biểu đồ Gantt
Lập lịch trình dự án trong Biểu đồ Gantt là một phần cực kỳ quan trọng trong quá trình lập kế hoạch của bạn. Nó cung cấp cho nhóm dự án của bạn một cái nhìn tổng quan về những gì đang diễn ra và cho phép bạn thực hiện các thay đổi lịch trình nhanh chóng. Nếu không có Biểu đồ Gantt, bạn sẽ khó có thể nhìn thấy "bức tranh toàn cảnh" và không thể lập kế hoạch công việc của mình một cách hiệu quả.
Giải pháp ClickUp: Biểu đồ Gantt tích hợp
ClickUp đi kèm với biểu đồ Gantt tích hợp mạnh mẽ để dễ dàng biểu đồ tiến độ của nhóm bạn trong một dự án. Biểu đồ Gantt của ClickUp có thể:
- Tự động điều chỉnh lại các phụ thuộc công việc khi bạn sắp xếp lại các mục.
- Tính tỷ lệ tiến độ dự án dựa trên số công việc đã hoàn thành/tổng số công việc.
- So sánh tiến độ dự án dự kiến với tiến độ hiện tại.
- Tính toán lộ trình quan trọng để xác định công việc nào cần ưu tiên.
Yêu cầu lập kế hoạch dự án #7: Giao tiếp
Giao tiếp là một thành phần thiết yếu của bất kỳ kế hoạch quản lý dự án nào. Bạn phải giao tiếp với nhóm của mình để theo kịp tiến độ dự án. Một kênh giao tiếp hiệu quả cũng có thể giảm bớt mọi lo lắng của nhóm về dự án. Nếu có bất kỳ nghi ngờ nào, họ có thể dễ dàng bày tỏ.
Giải pháp ClickUp: Bình luận mạnh mẽ
Các nhiệm vụ ClickUp có phần bình luận tích hợp sẵn, cho phép nhóm của bạn dễ dàng trao đổi với nhau trong quá trình thực hiện dự án. Dưới đây là những việc bạn có thể làm với bình luận ClickUp:
- Nhóm của bạn có thể thêm hình ảnh, liên kết và tệp vào bình luận của họ để giúp họ truyền đạt ý kiến của mình dễ dàng hơn.
- ClickUp cũng hỗ trợ gắn thẻ trong bình luận, cho phép bạn thông báo trực tiếp cho thành viên nhóm về một vấn đề nào đó.
- Vì mỗi công việc có phần bình luận riêng, các cuộc hội thoại của bạn sẽ được sắp xếp gọn gàng.
- ClickUp cũng có thể tích hợp với công cụ nhắn tin như Slack để đảm bảo các cuộc hội thoại của nhóm được thêm vào không gian dự án của bạn.
Mẫu kế hoạch dự án
Mẫu kế hoạch dự án là một cách tuyệt vời để bắt đầu quá trình lập kế hoạch ngay lập tức. Chỉ cần sao chép thông tin dự án của bạn vào mẫu kế hoạch dự án là bạn đã sẵn sàng bắt đầu!
Khi bắt đầu sử dụng ClickUp, bạn sẽ có quyền truy cập vào tất cả các mẫu này để lập kế hoạch dự án ngay lập tức.
Mẫu quản lý dự án
RoadMap – Mẫu chế độ xem Gantt
Mẫu lộ trình dự án
RoadMap – Mẫu chế độ xem Bảng
Quản lý dự án – Mẫu chế độ xem Gantt
Kết luận
Cố gắng lập kế hoạch cho một dự án không phải là công việc dễ dàng nhất trên thế giới. Tuy nhiên, nó cũng không phải là khoa học tên lửa.
Với một công cụ quản lý dự án tốt như ClickUp, bạn sẽ có mọi thứ cần thiết để thực hiện một kế hoạch dự án hiệu quả!
Hãy đăng ký ClickUp và trải nghiệm ngay nhé!