Quản lý ưu tiên: Cách tạo hệ thống để quản lý các ưu tiên

Quản lý ưu tiên: Cách tạo hệ thống để quản lý các ưu tiên

Hãy tưởng tượng một thế giới trong đó thời gian và tài nguyên là không giới hạn. Bạn có thể theo đuổi vô số khả năng, thực hiện các dự án đầy tham vọng, thúc đẩy sự đổi mới và làm tất cả những việc đó mà không gặp bất kỳ áp lực nào. 🙌

Thật không may, công việc không diễn ra như vậy. Trong môi trường kinh doanh nhịp độ nhanh, bạn luôn phải đối mặt với những hạn chế nhất định. Bạn phải học cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên để phát triển bất chấp những thất bại và trở ngại liên tục.

Bài viết này nhằm tóm tắt thông tin quan trọng về quản lý ưu tiên. Bạn sẽ học cách phát triển quy trình quản lý ưu tiên hiệu quả và sử dụng nó để nâng cao năng suất của mình.

Quản lý ưu tiên là gì?

Quản lý ưu tiên hoặc sắp xếp thứ tự ưu tiên là phương pháp tổ chức công việc để xử lý trước những công việc quan trọng và khẩn cấp nhất. 🥇

Thực hành này bao gồm đánh giá mục tiêu và mục đích của bạn, sử dụng thông tin đó để tạo ra một phân cấp công việc và quyết định công việc nào cần hoàn thành ngay lập tức. Đây là một kỹ năng hữu ích trong cả quản lý dự án chính thức và cuộc sống hàng ngày.

Khi bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các dự án và công việc, bạn đang chuẩn bị để thực hiện công việc trước mắt một cách hiệu quả nhất. Mục tiêu là hoàn thành các cột mốc và thời hạn của dự án, đồng thời tạo điều kiện để đạt được thành công. 🏆

Tại sao quản lý ưu tiên lại quan trọng?

Việc áp dụng quy trình quản lý ưu tiên giúp các nhóm tập trung vào các công việc cũ hoặc mới, điều chỉnh nguồn lực và xác định các ưu tiên hàng đầu trong các dự án có giá trị cao. Các lợi ích chính khác bao gồm:

  • Tận dụng tối đa thời gian trong ngày: Vì bạn biết chính xác những việc cần làm mỗi ngày, bạn có thể bắt tay ngay vào công việc và các công việc cụ thể mà không do dự để tận dụng tối đa thời gian làm việc hiệu quả của mình
  • Cải thiện chất lượng công việc: Thay vì cố gắng hoàn thành mọi việc với sự tập trung phân tán, nhóm của bạn sẽ tập trung vào một vài công việc quan trọng tại một thời điểm, giảm thiểu lỗi và sự chậm trễ
  • Đảm bảo sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống: Ưu tiên công việc giúp nhóm của bạn có nhiều thời gian hơn cho giải trí và các hoạt động cá nhân khác
  • Điều chỉnh mục tiêu cá nhân, nhóm và kinh doanh: Rất dễ bỏ qua bức tranh toàn cảnh khi bạn bị quá tải với các ưu tiên của bản thân trong khi quản lý và điều chỉnh chúng cho phù hợp với mục tiêu của công ty — một quy trình quản lý ưu tiên vững chắc sẽ giúp bạn tránh được những khó khăn đó
  • Giảm căng thẳng và lo lắng liên quan đến công việc: Phân công công việc có ý nghĩa giúp nhân viên của bạn hoàn thành nhiệm vụ với sự tự tin hơn và ít áp lực hơn
  • Tăng tính linh hoạt: Với hệ thống ưu tiên hợp lý, bạn có thể thích ứng với những thay đổi liên tục mà không bị chệch hướng
  • Cho phép quản lý tài nguyên hiệu quả: Biết được điều gì cần ưu tiên sẽ giúp bạn phân bổ tài nguyên hạn chế một cách hiệu quả hơn khi phân công công việc cho các thành viên trong nhóm
Chế độ xem khối lượng công việc ClickUp
Chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp cung cấp thông tin chi tiết về các chỉ số dự án của bạn để bạn luôn đi trước một bước

Cách triển khai hệ thống quản lý ưu tiên cho nhóm của bạn

Thực hiện sáu mẹo sau để tạo và triển khai chiến lược quản lý ưu tiên thành công:

  1. Xác định mục tiêu: Chúng là tiêu chí ưu tiên chính của bạn. Xác định các mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn để bạn có thể lập kế hoạch chi tiết để đạt được tất cả các mục tiêu đó
  2. Bắt đầu với tổng quan: Tạo danh sách công việc cần làm. Khi đánh giá và phân công công việc, chia danh sách công việc thành các ưu tiên hàng tháng, hàng tuần và hàng ngày
  3. Đánh giá chi phí/nỗ lực và phần thưởng: So sánh chi phí hoặc nỗ lực cần thiết để hoàn thành công việc với giá trị mà chúng mang lại. Nếu có thể, hãy tuân theo quy tắc Pareto — ưu tiên 20% công việc mang lại 80% hiệu quả
  4. Xem xét sức chứa và thế mạnh của nhóm: Để phân công công việc một cách thực tế, bạn cần xác định sức chứa, thói quen năng suất, mức độ khó của công việc và mức độ rủi ro của từng thành viên trong nhóm để quản lý mục tiêu một cách hiệu quả
  5. Phân công công việc : Dành những công việc quan trọng và phức tạp cho cấp trên, nhưng đừng đặt quá nhiều trách nhiệm lên vai họ. Giao những công việc ít ảnh hưởng hơn cho nhân viên ít kinh nghiệm hơn để họ có thể phát triển kỹ năng, trưởng thành và có cơ hội thành công trong những lĩnh vực mới
  6. Hãy linh hoạt: Bạn không thể chỉ tạo ra một hệ thống phân cấp công việc và coi như xong việc. Bạn nên tổ chức, đánh giá và chuẩn bị để thích ứng với những thay đổi liên tục trong quy trình của mình

Việc thực hiện tất cả công việc này bằng tay sẽ rất mệt mỏi. May mắn thay, các ứng dụng như ClickUp giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ và phát triển một hệ thống quản lý ưu tiên mạnh mẽ và linh hoạt. Bắt đầu với Mẫu Ma trận Ưu tiên của ClickUp!

Sử dụng mẫu Ma trận ưu tiên ClickUp này để xác định các nhiệm vụ quan trọng được sắp xếp theo mức độ khẩn cấp, tác động và tầm quan trọng

Kỹ thuật và thực tiễn tốt nhất về quản lý ưu tiên

Khi quản lý các ưu tiên, hãy sử dụng các tiêu chí và kỹ thuật đánh giá khác nhau để xem điều gì phù hợp với nhóm của bạn. Đọc về các chiến lược ưu tiên phổ biến nhất dưới đây:

Danh sách công việc

Danh sách tổng thể không phải là một kỹ thuật sắp xếp ưu tiên độc lập mà là cơ sở cho tất cả các kỹ thuật khác. Trước khi sắp xếp ưu tiên, hãy tạo một danh sách công việc cần làm với tất cả các công việc bạn muốn hoàn thành. Sau đó, bạn có thể chia nhỏ và phân loại danh sách này theo ý muốn.

Một phương pháp phổ biến là sử dụng các loại kỳ thời gian. Ví dụ: bạn có thể nhóm các công việc dựa trên thời gian bạn muốn hoàn thành chúng — hôm nay, tuần này, tháng này, v.v.

Ma trận ưu tiên Eisenhower

Mẫu Ma trận Eisenhower của ClickUp
Dễ dàng sắp xếp danh sách công việc dài với Mẫu Ma trận Eisenhow của ClickUp

Mặc dù ông không phải là người phát minh ra phương pháp này, nhưng nó được đặt tên theo cựu Tổng thống Hoa Kỳ Dwight E. Eisenhower, vì ông phải đưa ra nhiều quyết định có tác động lớn hàng ngày.

Ma trận ưu tiên Eisenhower so sánh chi phí hoặc nỗ lực dành cho một công việc với giá trị mà nó mang lại.

Để áp dụng phương pháp này, hãy vẽ một hình vuông lớn trên giấy hoặc trong ứng dụng tùy chọn. Chia hình vuông thành bốn phần dọc theo hai trục: Mức độ khẩn cấp và Mức độ quan trọng. Bạn sẽ có bốn loại:

  1. Khẩn cấp và quan trọng: Việc cần làm ❗
  2. Cấp bách nhưng không quan trọng: Lên lịch 📅
  3. Không gấp nhưng quan trọng: Giao nhiệm vụ cho người khác 👥
  4. Không khẩn cấp và không quan trọng: Xóa nó ❌

Sắp xếp các công việc vào các danh mục phù hợp nhất và bắt đầu hoàn thành chúng, bắt đầu từ những công việc khẩn cấp và quan trọng ở góc trên bên phải.

Không thích vẽ? Sử dụng Mẫu Ma trận Ưu tiên ClickUp đầy màu sắc và bắt đầu sắp xếp ưu tiên trong vài phút miễn phí!

Danh sách công việc quan trọng nhất (MIT)

Nếu bạn đang tìm kiếm một phương pháp đơn giản, thiết thực và dễ thực hiện, hãy thử danh sách MIT. Phương pháp này đề xuất liệt kê từ một đến ba công việc thiết yếu mỗi ngày. Bạn không nên tập trung vào bất kỳ công việc nào khác cho đến khi hoàn thành các công việc trong danh sách.

Khi bạn cảm thấy quá tải với công việc, phương pháp này sẽ giúp bạn quay trở lại những điều cơ bản và thoát khỏi tình trạng bế tắc.

Phương pháp ABCDE

Phương pháp sắp xếp thứ tự ưu tiên ABCDE yêu cầu bạn phân loại công việc thành năm loại:

  1. Công việc thiết yếu
  2. Công việc quan trọng
  3. Công việc cần làm
  4. Công việc cần phân công
  5. Công việc cần loại bỏ

Đánh giá và phân loại công việc dựa trên mức độ nghiêm trọng của hậu quả nếu không hoàn thành chúng. Danh sách A nên ngắn gọn, chỉ có một hoặc hai công việc.

Thêm một cấp độ xếp hạng bằng cách liệt kê từng công việc. Công việc quan trọng nhất trong ngày sẽ được gắn nhãn A1, trong khi các công việc nên làm sẽ được đánh dấu C1, C2, C3, v.v.

Hãy bắt đầu từ việc khó nhất

Phương pháp này được lấy cảm hứng từ một câu nói thông minh của Mark Twain: "Nếu bạn phải ăn một con ếch sống, thì ngồi nhìn nó trong một thời gian dài là vô ích!" 🐸

Eat the frog (Ăn con ếch ) gợi ý rằng bạn nên làm những công việc khó khăn nhất trước, để những công việc khác trở nên dễ dàng hơn. Điều này rất hữu ích trong những tình huống bạn có nhiều công việc có mức độ khẩn cấp và quan trọng tương tự nhau và không biết nên bắt đầu từ công việc nào.

quy tắc 1-3-5

Theo phương pháp này, danh sách công việc cần làm hàng ngày của bạn nên bao gồm:

  • Một công việc lớn 🐘
  • Ba công việc trung bình 🐅
  • Năm công việc nhỏ 🐁

Hãy thoải mái thay đổi các con số dựa trên sức chứa và sở thích hiện tại của bạn.

Phương pháp Warren Buffett

"Sự khác biệt giữa những người thành công và những người thực sự thành công là những người thực sự thành công nói không với hầu hết mọi thứ. "

Đây là lời của Warren Buffett, một người cực kỳ thành công, người đã nghĩ ra mô hình sắp xếp thứ tự ưu tiên gọi là Hai danh sách.

Phương pháp này yêu cầu bạn viết ra danh sách 25 công việc hàng đầu và khoanh tròn 5 công việc quan trọng nhất. Bạn nên hoàn thành 5 công việc hàng đầu trước và quan trọng hơn là bỏ qua 20 công việc còn lại để duy trì sự tập trung.

Cách sử dụng các công cụ để tạo hệ thống quản lý ưu tiên

ClickUpphần mềm quản lý dự án tất cả trong một, cho phép bạn xử lý tất cả các khía cạnh của việc sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc — từ brainstorming ban đầu đến thực hiện. Với hơn 10 bản phác thảo (Chế độ xem) và hàng trăm tính năng và tùy chọn tùy chỉnh, bạn có thể điều chỉnh phần mềm này cho phù hợp với nhiều bối cảnh khác nhau.

Trong phần sau, chúng tôi sẽ cho bạn thấy điều gì làm cho ClickUp trở thành một công cụ sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên tuyệt vời và cách khai thác tiềm năng của nó từng bước một. 🔓

1. Đặt và hình dung các mục tiêu cấp cao

Thảo luận ý tưởng một cách trực quan, lập bản đồ quy trình làm việc và hợp tác ý tưởng trong thời gian thực với Bảng trắng ClickUp

Trước khi xử lý các công việc riêng lẻ, hãy lùi lại một bước và nhớ về bức tranh tổng thể. Điều đó sẽ giúp bạn duy trì tiến độ hướng tới các mục tiêu quan trọng nhất. 🛣️

Với mục tiêu cao hơn trong tâm trí, hãy đánh giá lại mức độ liên quan và tác động của từng công việc. Bằng cách đó, bạn có thể đảm bảo rằng mình đang đầu tư thời gian và năng lượng vào các hoạt động phù hợp với chiến lược dài hạn của mình.

Sử dụng ClickUp để phát triển và hình dung các chiến lược, lộ trình và quy trình làm việc. Chế độ xem Bảng trắng của nền tảng này cung cấp một khung trống và các công cụ đa dạng để hiện thực hóa ý tưởng của bạn. Bạn có thể bắt đầu từ đầu hoặc sử dụng một trong nhiều mẫu Bảng trắng có sẵn.

Trong Chế độ xem Bảng trắng, bạn có thể:

  • Tạo quy trình làm việc để xác định bất kỳ vấn đề phụ thuộc hoặc tắc nghẽn nào
  • Viết và chỉnh sửa văn bản hoặc gán nhận xét hoặc công việc
  • Thêm hình dạng, ghi chú dán và kết nối giữa chúng
  • Nhúng hình ảnh, video, thẻ trang web và tài liệu
Bản đồ Tư duy ClickUp
Lập kế hoạch và tổ chức các dự án, ý tưởng hoặc công việc hiện có trong ClickUp để có được bản phác thảo trực quan hoàn hảo nhất

ClickUp cũng có tính năng Xem Bản đồ Tư duy, cho phép bạn tạo các sơ đồ phân cấp bắt mắt. Sử dụng tính năng này để xác định các mức độ ưu tiên và mối quan hệ giữa các công việc.

Chọn giữa bản đồ dựa trên nút và bản đồ dựa trên công việc với các công việc tương tác thay vì các nút.

2. Tạo danh sách tổng thể tất cả các công việc

Lập kế hoạch, tổ chức và hợp tác để đạt được các mục tiêu có thể đo lường được với Nhiệm vụ ClickUp

Lập danh sách công việc tổng thể để hiểu phạm vi công việc bạn đang xử lý. Tiếp theo, bắt đầu chia nhỏ thành các phần dễ quản lý hơn, mỗi phần có thời hạn hoàn thành cụ thể.

Chế độ xem danh sách của ClickUp là công cụ lý tưởng cho việc này. Chế độ này cung cấp cho bạn bản tóm tắt tất cả các công việc, công việc con và các phụ thuộc của chúng. Bạn có thể dễ dàng sắp xếp lại chúng bằng chức năng kéo và thả. 👆

Các cột trong danh sách hiển thị tất cả thông tin bạn cần để quyết định mức độ quan trọng của một công việc. Bạn có thể tùy chỉnh chúng, chọn từ hơn 20 loại trường, bao gồm:

  • Menu thả xuống
  • Đánh giá
  • Hộp kiểm
  • Dán nhãn
  • Email
  • Công thức
  • Thanh tiến độ

Đây là chế độ xem linh hoạt nhất của ClickUp, cho phép bạn thử nghiệm các tùy chọn tổ chức khác nhau. Sau khi sắp xếp xong các nhiệm vụ, hãy nhóm hoặc lọc chúng theo mức độ ưu tiên để chọn ra những nhiệm vụ khẩn cấp nhất.

Bạn có thể sử dụng chế độ xem Bảng Agile để trình bày tất cả các công việc một cách đơn giản hơn. Điều này giúp bạn thiết lập quy trình quản lý ưu tiên với chế độ xem Bảng rõ ràng.

Trong hầu hết các chế độ xem ClickUp, bạn có thể nhấp vào một nhiệm vụ để mở Khay nhiệm vụ, hiển thị thông tin và tùy chọn bổ sung. Bạn và nhóm của bạn có thể, trong số các hoạt động khác, thêm nhận xét, đính kèm tệp và xem nhật ký thay đổi.

Chế độ xem Gantt và Dòng thời gian cho phép bạn tập trung vào quản lý thời gian. Dòng thời gian cho bạn cái nhìn tổng quan về lịch trình trên một dòng duy nhất, trong khi biểu đồ Gantt là hai chiều và cho phép bạn đi sâu vào chi tiết của dự án.

Chế độ xem Biểu đồ Gantt của ClickUp để quản lý các phụ thuộc trong dự án

Chế độ xem Lịch giúp việc lên lịch các sự kiện như sprint và cuộc họp riêng trở nên dễ dàng. Bạn chỉ cần kéo và thả công việc vào các ô tương ứng là xong.

3. Đánh giá và phân công công việc

Sau khi xem xét mức độ khẩn cấp, tác động hoặc bất kỳ yếu tố liên quan nào khác của công việc, bạn có thể thêm thông tin vào các cột của Xem dạng danh sách. Xếp hạng công việc, áp dụng hệ thống chấm điểm bằng công thức và tính toán chi phí.

Để gán thẻ ưu tiên cho một công việc, nhấp vào biểu tượng cờ và chọn tùy chọn thích hợp từ menu thả xuống. Các nhãn có phạm vi từ Thấp đến Khẩn cấp và được mã hóa bằng màu sắc để dễ phân biệt.

Thả các mục ưu tiên cao vào khay nhiệm vụ để hiển thị rõ hơn bằng cách sử dụng Ưu tiên nhiệm vụ của ClickUp

Khi bạn đã quyết định công việc nào cần làm trước, đã đến lúc phân công chúng. Thực hiện việc này một cách dễ dàng và chính xác bằng chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp!

Ước tính mức độ nỗ lực cần thiết để hoàn thành một công việc. Xác định và xem sức chứa trung bình của từng thành viên trong nhóm để đảm bảo họ luôn có việc để làm nhưng không bị quá tải. Bằng cách nhìn vào màu sắc, bạn sẽ biết được mỗi người đang có bao nhiêu công việc. 🍽️

Sau khi bạn giao công việc, công việc đó sẽ được phân phối đồng đều trên dòng thời gian dành riêng dựa trên ngày đáo hạn đã đặt trước đó.

Chế độ xem có thể tùy chỉnh cao. Bạn có thể thay đổi mọi thứ, từ bộ lọc và dòng thời gian hiển thị (ngày, tuần, tháng) đến các yếu tố riêng lẻ và màu sắc.

4. Theo dõi tiến độ và hợp tác

Khi bạn hoàn thành công việc, thanh tiến độ trong Chế độ xem danh sách sẽ cập nhật để cung cấp cho bạn thông tin chi tiết theo thời gian thực. Bạn có thể thay đổi trạng thái công việc và thêm danh mục tùy chỉnh để phản ánh quy trình làm việc của mình.

Bằng cách áp dụng tự động hóa, bạn có thể hợp lý hóa toàn bộ quy trình. Ví dụ: bạn có thể tự động cập nhật trạng thái thành "Đã xong" sau khi hoàn thành tất cả các công việc con. Một ý tưởng khác là thay đổi nhãn ưu tiên khi một công việc quá hạn.

Tự động hóa ClickUp
Tự động hóa công việc và tiết kiệm thời gian bằng ClickUp Automations

Trong ClickUp, bạn có thể làm nhiều việc hơn là chỉ sắp xếp thứ tự ưu tiên. Mời nhóm của bạn tham gia và sử dụng nền tảng này làm trung tâm lập kế hoạch và hợp tác.

Giao tiếp với đồng nghiệp qua tính năng trò chuyện tích hợp, thảo luận các vấn đề cụ thể trong phần bình luận công việc và xem lịch sử thay đổi của từng công việc. Bạn và nhóm của bạn cũng có thể theo dõi thời gian trong ứng dụng, giúp phân bổ công việc và thanh toán dễ dàng hơn rất nhiều.

Câu hỏi thường gặp về quản lý ưu tiên

Vẫn còn thắc mắc về việc ưu tiên? Bạn có thể tìm thấy câu trả lời của mình dưới đây:

Sự khác biệt giữa quản lý ưu tiên và quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian và quản lý ưu tiên là hai khái niệm liên quan đến nhau với cùng một mục tiêu: làm cho công việc của bạn hiệu quả hơn. Tuy nhiên, trong khi việc sắp xếp ưu tiên tập trung vào những việc quan trọng, quản lý thời gian là một thuật ngữ rộng hơn, đề cập đến cách bạn sử dụng thời gian có sẵn. ⌛

Ví dụ, một người quản lý thời gian sẽ phân bổ các khoảng thời gian cho các công việc của mình. Nhưng một người sắp xếp thứ tự ưu tiên sẽ chọn những công việc quan trọng nhất và phân bổ cho chúng những khoảng thời gian dài hơn.

Quản lý ưu tiên dựa trên quản lý thời gian. Cả hai đều đòi hỏi các kỹ năng như giải quyết vấn đề và tư duy chiến lược. Quản lý thời gian bao gồm các kỹ năng phụ khác, như giảm thiểu sự phân tâm và phân loại công việc.

Cả hai kỹ năng này đều hữu ích và có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực của cuộc sống. Quản lý thời gian có thể phổ biến hơn, nhưng sắp xếp thứ tự ưu tiên là lựa chọn tốt hơn cho công việc dựa trên kết quả.

Một số thách thức phổ biến trong quản lý ưu tiên là gì và làm thế nào để vượt qua chúng?

Dù bạn có nỗ lực hết sức, việc thực hiện dự án có thể sẽ không suôn sẻ như mong muốn. Tuy nhiên, không phải tất cả đã mất. Với phương pháp và công cụ phù hợp, bạn có thể vượt qua hầu hết các thách thức và nhanh chóng trở lại đúng hướng.

Dưới đây, bạn có thể làm quen với một số vấn đề ưu tiên phổ biến và các phương pháp giải quyết chúng:

Tình huống chưa từng có và ưu tiên thay đổi

Trước tiên, bạn nên chấp nhận rằng kế hoạch sẽ không thể tránh khỏi thay đổi và chuẩn bị sẵn sàng để thích ứng khi điều đó xảy ra.

Thay vì chỉ lập kế hoạch cho trường hợp tốt nhất, bạn nên xem xét tất cả các kết quả có thể xảy ra. Tránh đặt thời hạn nghiêm ngặt và thay vào đó, hãy đưa ra ước lượng thời gian linh hoạt, để lại một chút thời gian dự phòng.

Nguồn lực hạn chế và cạnh tranh

Khi có thay đổi về ưu tiên, bạn có thể cần xem xét lại các lựa chọn quản lý tài nguyên của mình. Nếu gặp xung đột, hãy đánh giá lại các tiêu chí ưu tiên. Phân tích công việc một cách sâu sắc và đưa ra các yếu tố bổ sung để phân biệt rõ hơn các công việc có cùng mức độ quan trọng.

Bạn thậm chí có thể cần xem xét lại toàn bộ hệ thống ưu tiên để làm cho nó linh hoạt hơn. Tốt nhất, bạn nên sử dụng một ứng dụng như ClickUp, ứng dụng này sẽ cập nhật các nhiệm vụ và thời hạn khác khi bạn thực hiện thay đổi.

Đồng nghiệp lãng phí thời gian vào những công việc không cần thiết

Nhiều vấn đề có thể được giải quyết bằng cách giao tiếp thường xuyên và trung thực. Đặt ra kỳ vọng và mục tiêu rõ ràng ngay từ đầu và đảm bảo mọi người đều hiểu rõ.

Hỗ trợ đồng nghiệp và nhân viên khi họ gặp vấn đề, đặc biệt là khi vấn đề đó nằm ngoài lĩnh vực chuyên môn hoặc trách nhiệm của họ.

Xao nhãng, trì hoãn và chậm trễ

Hãy thành thật mà nói, không ai có thể làm việc hiệu quả 100% mọi lúc. Tuy nhiên, nếu bạn nhận thấy một nhân viên liên tục gặp khó khăn trong công việc, có lẽ đã đến lúc bạn cần phải hành động.

Thay vì thúc ép hoặc trừng phạt họ, hãy đề nghị giúp đỡ. Cung cấp cho họ các nguồn lực và đào tạo để khuyến khích phát triển kỹ năng quản lý thời gian cá nhân.

Chuyển đổi giữa các công việc khác nhau

Công việc đồng thời nhiều công việc với các yêu cầu khác nhau có thể gây ra vấn đề. Điều này gây căng thẳng, mệt mỏi và thường dẫn đến lỗi và chất lượng công việc không đạt yêu cầu.

Thay vì giao cho nhân viên nhiều công việc khác nhau, hãy giới hạn công việc của họ trong một dự án tại một thời điểm. Đặt các phụ thuộc công việc và các đường dẫn quan trọng để đảm bảo công việc tập trung và suôn sẻ. ⛵

Làm việc quá sức và kiệt sức

Nếu bạn là nhân viên và cảm thấy quá tải với công việc, đừng ngần ngại từ chối. Bỏ qua các dấu hiệu cảnh báo về tình trạng kiệt sức có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng. Trước khi mọi việc vượt quá tầm kiểm soát, hãy thông báo cho cấp trên về thời gian rảnh và khối lượng công việc tối đa hàng ngày của bạn để họ có thể lập kế hoạch phù hợp.

Với khối lượng công việc thực tế hơn, bạn sẽ có thể tập trung vào chất lượng thay vì số lượng. Bạn cũng sẽ có lịch làm việc bền vững hơn, bảo vệ sức khỏe của mình và góp phần tạo ra văn hóa nơi làm việc lành mạnh hơn. 💪

Giải phóng tiềm năng của bạn với quản lý ưu tiên

Quản lý ưu tiên không hề dễ dàng, nhưng đó là bí quyết thành công, bất kể bạn đang tổ chức công việc cá nhân hay của nhóm. Nó có thể chỉ cho bạn hướng đi khi bạn cảm thấy lạc lối giữa những con đường công việc quanh co.

Với một công cụ tiện dụng như ClickUp, bạn có thể nâng cao năng suất trong thời gian ngắn! ⏩

ClickUp Logo

Một ứng dụng thay thế tất cả