Ma trận Eisenhower để sắp xếp thứ tự ưu tiên và năng suất: Hướng dẫn

Hãy tưởng tượng bạn bắt đầu một ngày mới với một đống công việc đang chờ xử lý. Thật là áp lực phải không?

Vậy, cách tốt nhất để hoàn thành công việc là gì? Tất nhiên là bắt đầu bằng việc lập danh sách công việc cần làm.

Lập danh sách công việc đơn giản giúp bạn nhìn nhận vấn đề một cách khách quan và lập kế hoạch phù hợp.

Tuy nhiên, bây giờ bạn phải đối mặt với một vấn đề thứ hai: bạn nên ưu tiên công việc nào và công việc nào nên lên lịch cho sau? Và có công việc nào trong danh sách đó mà bạn có thể bỏ qua trong lúc này không?

Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc có thể là một việc khó khăn. Một nghiên cứu của Tạp chí Nghiên cứu Người tiêu dùng năm 2018 cho thấy hầu hết mọi người đều bị thu hút bởi những công việc khẩn cấp hơn là những công việc quan trọng, mặc dù những công việc quan trọng thường mang lại cho họ nhiều phần thưởng hơn.

Điều đó có nghĩa là chúng ta có xu hướng ưu tiên các công việc có thời hạn và trì hoãn những công việc không có thời hạn, bất kể chúng quan trọng đến mức nào.

Nói cách khác, khi đối mặt với dòng thời gian, chúng ta có xu hướng bỏ qua những việc quan trọng hơn vì những việc khẩn cấp hơn, mặc dù kết quả cuối cùng từ công việc quan trọng sẽ lớn hơn.

Ma trận Eisenhower giúp bạn giải quyết những vấn đề này. Đây là một công cụ tuyệt vời để hiểu giá trị của các công việc nhất định đồng thời xác định những công việc có thể xóa khỏi danh sách việc cần làm. Đây là một công cụ hữu ích để quản lý thời gian hiệu quả (một số người còn gọi nó là ma trận quản lý thời gian).

Vậy, Ma trận Eisenhower là gì? Chúng tôi đã tạo ra hướng dẫn hữu ích này để giúp bạn tìm hiểu tất cả về nó.

Hãy bắt đầu ngay! ⏳

Ma trận Eisenhower là gì?

Ma trận Eisenhower là một công cụ quản lý năng suất và công việc, phân loại công việc dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng. Bạn cần chia công việc thành bốn phần:

Ma trận Eisenhower giúp bạn sắp xếp công việc, giữ mọi thứ theo thứ tự và xác định công việc cần giải quyết trước tiên, giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

Đôi khi, bắt đầu với một công việc có thể cản trở tiến độ của các công việc khác. Ma trận giúp bạn xây dựng sự rõ ràng bằng cách phân tách các công việc sử dụng các tham số đã được chứng minh.

Tại sao lại đặt tên là Ma trận Eisenhower?

Khái niệm 'Ma trận Eisenhower' được đặt theo tên của Dwight D. Eisenhower, Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ.

Hãy quay lại một vài bước trong quá khứ. ⏪

Trước khi trở thành Tổng thống, Eisenhower có một sự nghiệp quân sự lẫy lừng, từng là tướng trong Quân đội Hoa Kỳ và là Tổng tư lệnh tối cao của quân đồng minh trong Thế chiến II. Ngay cả khi là Tổng thống, ông vẫn tham gia vào một số hành động được ca ngợi, bao gồm thành lập NASA và chấm dứt chiến tranh ở Triều Tiên.

Không nghi ngờ gì nữa, ông biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc một cách hiệu quả và tạo ra kết quả lâu dài và tích cực.

Là một nhà lãnh đạo quân sự cấp cao và sau đó là Tổng thống, Eisenhower liên tục phải đối mặt với những công việc và ưu tiên mâu thuẫn nhau.

Ông có một khuôn khổ để sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của chúng. Ý tưởng này đã được phát triển và đặt tên là "Ma trận Eisenhower" hoặc "Ma trận quyết định Eisenhower" hơn ba thập kỷ sau đó. Stephen Covey đã kết hợp triết lý của Eisenhower vào công cụ năng suất được phổ biến rộng rãi này trong cuốn sách bán chạy nhất của mình, 7 thói quen của những người hiệu quả.

Ma trận Eisenhower còn có các tên gọi khác như Ma trận quản lý thời gian, Ma trận ưu tiên, Hộp Eisenhower, Phương pháp Eisenhower và Ma trận khẩn cấp-quan trọng.

Phương pháp bốn góc của ma trận Eisenhower: Khẩn cấp vs. Quan trọng

Bốn phần tư hoặc phân chia của Ma trận Eisenhower giúp phân loại công việc. Chúng được phân chia dựa trên hai tham số: mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng. Giao điểm của hai tham số này cho chúng ta bốn phần tư bao gồm các công việc:

Ma trận giúp chúng ta hiểu điều gì khiến các công việc quan trọng trở nên khẩn cấp, vì chúng ta thường không thể nhìn nhận mọi việc một cách khách quan do áp lực công việc liên tục.

Nhưng điều gì là cấp bách và điều gì là quan trọng?

Cấp bách

Những vấn đề khẩn cấp này đặt bạn vào thời hạn nghiêm ngặt và đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức. Chúng bao gồm các hoạt động mà bạn cần hoàn thành trong thời gian ngắn hoặc phải đối mặt với hậu quả không thể tránh khỏi. Bạn không thể tránh chúng, nhưng nếu tập trung quá nhiều vào chúng, bạn có thể bỏ qua những công việc quan trọng hơn với lợi ích lớn hơn

Ví dụ:

Quan trọng

Mức độ quan trọng là chủ quan và có thể được xác định bởi giá trị và mục tiêu cá nhân. Những công việc này góp phần vào mục tiêu dài hạn của bạn. Để giải quyết chúng, cần có kế hoạch cẩn thận và nỗ lực có chủ đích.

Ví dụ:

Ma trận Eisenhower kết hợp các yếu tố khẩn cấp và quan trọng của một công việc và phân loại nó thành bốn phần:

Ma trận trông như thế này. 👇

Bây giờ, hãy cùng xem xét từng phần của ma trận.

Quadrant 1: Cần làm ngay — Khẩn cấp và quan trọng

các công việc khẩn cấp và quan trọng đòi hỏi bạn phải hành động ngay lập tức. Chúng có thời hạn gấp rút và hậu quả nghiêm trọng nếu không hoàn thành đúng thời hạn. Trong cả hai trường hợp, phản ứng ở chế độ khủng hoảng là cần thiết.

Ví dụ:

Các công việc trong góc phần 4 là không thể tránh khỏi. Dù bạn có lên kế hoạch cho ngày của mình tốt đến đâu, vẫn sẽ có những việc nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn.

Tuy nhiên, vấn đề là khi bạn tập trung quá nhiều vào những công việc này và bỏ qua các mục tiêu dài hạn quan trọng đối với bạn.

Covey cảnh báo rằng việc dành cả ngày trong chế độ khủng hoảng, giải quyết vấn đề cấp bách, sẽ dần cạn kiệt năng lượng của bạn và kéo bạn vào Quadrant 4.

Quadrant 2: Lên lịch — Không gấp nhưng quan trọng

Các công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp không có ngày hoàn thành cụ thể nhưng rất cần thiết cho kết quả lâu dài.

Vì những công việc này không có thời hạn hoàn thành ngay lập tức, nên rất dễ bị hoãn lại để ưu tiên những công việc khẩn cấp hơn.

Ví dụ:

Không giống như Q1, tập trung vào việc giải quyết các vấn đề cấp bách, Q2 là thời điểm bạn kiên nhẫn lập kế hoạch và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các mục tiêu có ý nghĩa.

Nhưng những công việc này bị đình trệ mãi mãi vì không có thời hạn cụ thể.

Để quản lý thời gian cá nhân, Covey đề xuất xem các công việc trong Góc 2 không phải là vấn đề cần giải quyết mà là cơ hội để phát triển về mặt nghề nghiệp và cá nhân.

Quadrant 3: Giao phó — Cấp bách nhưng không quan trọng

Quadrant này bao gồm tất cả các công việc bận rộn không đóng góp vào mục tiêu dài hạn của bạn. Những công việc này không phải là cách sử dụng thời gian hiệu quả nhất và phải được thuê ngoài hoặc ủy thác.

Ví dụ:

Các công việc trong phần này không nhất thiết yêu cầu chuyên môn của bạn; chúng chỉ là công việc khẩn cấp nhưng không phải là công việc của bạn. Khi bạn dành quá nhiều thời gian cho phần này, bạn có thể mất kiểm soát lịch trình của mình. Đó là lý do tại sao bạn phải phân công công việc này cho người khác.

Hãy nghĩ về điều này:

Một phần quan trọng của phần tư này là học cách nói Không. Đừng nhận những trách nhiệm không thuộc về bạn. Hãy làm những việc cần làm, không phải những việc bạn có thể làm!

Tất nhiên, sẽ có những lúc bạn không thể phân công một số công việc trong phần này. Nếu vậy, bạn vẫn có thể làm việc để đảm bảo chúng không chiếm hết thời gian trong ngày hoặc tuần của bạn. Ví dụ: bạn có thể:

Quadrant 4: Xóa bỏ — Không khẩn cấp và Không quan trọng

Các công việc trong phần này thuộc về thùng rác. Những công việc không cần thiết này chỉ làm mất thời gian và không đóng góp gì cho sự phát triển cá nhân hoặc nhóm của bạn. Nhưng nếu bạn sa đà vào chúng, bạn sẽ lãng phí hàng giờ đồng hồ và chỉ còn lại sự hối tiếc.

Ví dụ:

Điều này không có nghĩa là bạn phải hy sinh mọi niềm vui trong cuộc sống. Ngay cả Eisenhower cũng cân bằng công việc bận rộn và căng thẳng của mình bằng những chuyến đi chơi golf để thư giãn và giải tỏa căng thẳng.

Covey cho rằng bí quyết ở đây là sự cân bằng. Bạn cần có kế hoạch cụ thể cho thời gian rảnh rỗi để tận dụng tối đa nó.

Một nghiên cứu của Tạp chí Tâm lý học Ứng dụng cho biết bản chất của thời gian giải trí mà bạn dành cho bản thân gián tiếp ảnh hưởng đến năng suất làm việc của bạn. Nói cách khác, những gì bạn chọn làm trong thời gian rảnh rỗi có thể định hình tuần làm việc của bạn.

Ví dụ, tập thể dục có thể thúc đẩy bạn, còn yoga và thiền có thể giúp bạn thư giãn trong ngày làm việc. Tương tự, theo đuổi sở thích, làm tình nguyện viên hoặc dành thời gian cho gia đình và bạn bè có thể tăng năng suất.

Dưới đây là một số mẹo để sử dụng ma trận hiệu quả.

Mẹo sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc của bạn với Ma trận Eisenhower

1. Tránh làm quá tải một ô

Là một quản lý dự án, bạn có thể có rất nhiều công việc trong danh sách việc cần làm. Nhưng hãy đảm bảo rằng bạn không làm quá tải các ô trong ma trận. Điều này giúp ma trận của bạn không bị lộn xộn và khó quản lý.

Tốt nhất, chúng tôi khuyên bạn không nên đặt quá mười công việc hoặc hoạt động vào mỗi ô. Danh sách công việc dài chỉ dẫn đến việc quản lý công việc kém hiệu quả.

Chúng tôi chắc chắn rằng sẽ có một số công việc bạn có thể loại trừ trước khi ghi ra các việc cần làm vào các ô. Bạn cũng có thể thử tạo nhiều ma trận hoặc kết hợp chúng thành một ma trận tổng thể để xử lý các dự án và công việc ưu tiên nhưng lộn xộn một cách gọn gàng.

2. Sử dụng các công cụ phân biệt công việc trực quan

Hình ảnh hóa là một phương pháp đã được chứng minh hiệu quả trong việc tăng hiệu suất công việc. Nó cho phép bạn có cái nhìn tổng quan về toàn bộ quy trình công việc chỉ trong nháy mắt.

Cách tốt nhất để trực quan hóa các công việc theo Ma trận Eisenhower là sử dụng mã màu — đơn giản nhưng hiệu quả.

ClickUp Tasks sử dụng một phương pháp tương tự để giúp bạn hình dung các công việc của mình. Bạn có thể mã hóa màu sắc cho các công việc, chỉ định mức độ ưu tiên, sử dụng thẻ tên và thậm chí lọc công việc theo thẻ.

Dưới đây là cách bạn có thể mã hóa màu sắc cho các công việc của mình:

Trong khi đó, bạn có thể dễ dàng chuyển chúng vào Ma trận Eisenhower theo ý mình. Màu đỏ vào Quadrant 1, màu vàng vào Quadrant 2, v.v.

3. Tránh quản lý quá mức

Quản lý quá mức Ma trận Eisenhower là một hình thức trì hoãn công việc. Đừng mắc kẹt vào việc phân loại từng nhiệm vụ một cách chi tiết. Thay vào đó, hãy sử dụng ClickUp Brain để nhanh chóng biết bạn nên làm việc gì tiếp theo, nhiệm vụ nào sắp đến ngày đáo hạn, nhiệm vụ nào đã quá hạn, v.v.

Ngoài ra, tránh dành quá nhiều thời gian để phân công công việc cho một ô. Hãy dành 30-50 phút mỗi tháng/tuần (tùy thuộc vào mật độ công việc của bạn) và thiết kế ma trận của bạn trong khoảng thời gian đó.

4. Loại bỏ trước tiên

Loại bỏ các mục không khẩn cấp và không quan trọng khỏi danh sách việc cần làm của bạn. Giao chúng cho người phù hợp — quadrant 4.

Loại bỏ những công việc này sẽ giải phóng thời gian (và băng thông tâm trí) để quản lý các công việc khác của bạn tốt hơn. Xem lại danh sách công việc cần làm và xóa các mục này trước khi sắp xếp thứ tự ưu tiên cho ba phần còn lại.

5. Tách biệt công việc cá nhân và công việc chuyên môn

Bài học kinh doanh đầu tiên của chúng ta ở trường là: "Hãy coi công việc kinh doanh của bạn như một thực thể riêng biệt". Nguyên tắc này cũng áp dụng khi tối ưu hóa khung Eisenhower.

Dưới đây là lý do.

Việc trộn lẫn mục tiêu cá nhân và mục tiêu nghề nghiệp có thể khiến bạn cảm thấy quá tải. Điều này không giúp bạn phân bổ trọng lượng thích hợp cho các công việc, một số người sẽ ưu tiên công việc cá nhân hơn mục tiêu nghề nghiệp, trong khi những người khác lại làm ngược lại.

Bạn thấy đấy, các công việc cá nhân khẩn cấp và quan trọng sẽ luôn có mức độ ưu tiên cao hơn công việc chuyên môn (do kết nối cảm xúc).

Trong khi đó, công việc và nhiệm vụ cá nhân của bạn có dòng thời gian, nguồn lực và cách tiếp cận riêng biệt, mỗi nhiệm vụ đòi hỏi một quá trình suy nghĩ riêng biệt.

Vì vậy, kết hợp chúng với nhau không phải là một ý tưởng hay. Điều này làm tăng số lượng công việc trong mỗi góc và đôi khi gây ra xung đột.

Tuy nhiên, nếu bạn thích khái niệm của Eisenhower và muốn sử dụng nó trên cả hai mặt trận, chúng tôi khuyên bạn nên tạo các ma trận khác nhau cho các công việc cá nhân và công việc chuyên môn. Tách biệt mục tiêu công việc và mục tiêu cá nhân và giải quyết chúng riêng biệt.

6. Theo dõi thời gian thực hiện công việc sau ma trận

Theo dõi và đánh giá thời gian sử dụng hàng tuần của bạn bằng ma trận. Ghi lại các hoạt động trong khoảng thời gian 30 phút bằng bảng tính hoặc ứng dụng quản lý nhiệm vụ chuyên dụng như ClickUp.

Sau đó, sắp xếp các công việc đã hoàn thành vào các ô dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp của chúng và đảm bảo chúng phù hợp với mục tiêu của bạn.

Kiểm tra cách các công việc được phân bổ trong mỗi góc và xem có cần điều chỉnh gì không. Để đạt được sự cân bằng tốt nhất, hãy cố gắng đặt hầu hết các công việc vào Góc 2.

7. Tinh chỉnh ma trận của bạn.

Điều chỉnh ma trận dựa trên hiệu suất của bạn trong kỳ thử nghiệm ma trận kéo dài một tuần.

Sửa đổi nó tùy thuộc vào lượng thời gian bạn dành cho các công việc và dự án của mình. Có thể bạn đã đánh giá sai một số công việc khi đặt chúng vào các ô. Sử dụng kinh nghiệm này để hiểu rõ hơn về các dự án và công việc của mình để có thể cân bằng chúng một cách hiệu quả hơn.

Những người có hiệu suất cao nhất sử dụng Ma trận Eisenhower

Mọi người từ mọi tầng lớp xã hội đều sử dụng Ma trận Eisenhower. Cho dù họ là những lính cứu hỏa dũng cảm hay những CEO thông thái, bằng chứng về lợi ích của nó vẫn tiếp tục được chứng minh.

Vasyl Ivanov, người sáng lập và Giám đốc điều hành của KeepSolid, đảm bảo cho những lợi thế của ma trận. Ông đã trải qua nhiều công cụ năng suất và cho biết: "Là Giám đốc điều hành, ban đầu tôi đã thử sử dụng nhiều công cụ quản lý công việc khác nhau… [nhưng] chúng không giúp tôi cân bằng các ưu tiên… Tôi nhận thấy rằng mối nguy hiểm lớn nhất của việc sử dụng nhiều nền tảng quản lý công việc là chúng cho tôi cảm giác sai lầm rằng mình đang kiểm soát mọi thứ. "

Sau đó, anh ấy tiếp tục chọn Ma trận Eisenhower.

Sử dụng Ma trận Eisenhower để hiểu sâu hơn về ý nghĩa thực sự của hiệu quả , tôi đã có thể hình thành các công cụ mới…

Vô số ứng dụng trên Play Store và App Store quảng bá Ma trận Eisenhower để giúp cá nhân sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc một cách hợp lý. Nhiều công ty công nghệ cũng đã nắm bắt cơ hội này để cải thiện năng suất của nhân viên.

Ma trận Eisenhower đang ngày càng trở nên phổ biến như một công cụ năng suất. Hãy thử và cảm nhận hiệu quả của nó!

Ví dụ và mẫu ma trận Eisenhower

Trước khi đi sâu vào các ví dụ, hãy để chúng tôi giới thiệu mẫu bảng trắng có thể tùy chỉnh hoàn toàn của ClickUp để sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ và quản lý thời gian của bạn. Mẫu này sẽ giúp bạn sắp xếp các nhiệm vụ và ghi lại ý tưởng của mình trước khi chuyển chúng thành các mục hành động.

Tải xuống mẫu này

Mẫu Ma trận Eisenhower của ClickUp giúp bạn phân loại công việc dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng để bạn có thể tập trung vào những việc quan trọng nhất trước tiên. Những lợi ích của nó bao gồm:

Bây giờ bạn đã có mẫu, hãy tìm hiểu cách sử dụng nó trong các tình huống khác nhau.

Trường hợp sử dụng 1: Quản lý dự án hiệu quả

Ma trận Eisenhower đơn giản hóa việc sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc bằng cách phân biệt mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng. Ma trận này rất hữu ích cho việc quản lý tài nguyên, hoàn thành thời hạn và xử lý nhiều yêu cầu.

Đối với trưởng nhóm, việc phân bổ nguồn lực thông minh giúp tránh tình trạng quá tải hoặc sử dụng nhân viên không hiệu quả.

Với chế độ xem khối lượng công việc rõ ràng, các nhà lãnh đạo có thể dễ dàng kiểm tra mức độ bận rộn của từng thành viên trong nhóm trong một tuần, hai tuần hoặc một tháng, đảm bảo mọi người đều đồng nhất và hướng tới mục tiêu chung.

Sử dụng Ma trận Eisenhower trong quản lý dự án giúp bạn có cái nhìn toàn diện. Nó giúp bạn cập nhật tất cả các công việc và đánh dấu những công việc khẩn cấp để mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

Trường hợp sử dụng 2: Tăng năng suất cá nhân

Bằng cách phân loại công việc dựa trên ma trận khẩn cấp và quan trọng, bạn có thể quản lý thời gian và năng lượng của mình một cách hiệu quả, tập trung vào những việc thực sự quan trọng.

Cách tiếp cận chiến lược này giúp bạn duy trì sự tổ chức và ngăn ngừa tình trạng kiệt sức, giúp bạn tập trung và duy trì động lực để đạt được mục tiêu.

Trường hợp sử dụng 3: Cải thiện sự hợp tác trong nhóm

Ma trận hợp tác nhóm giúp cải thiện cách chúng ta làm việc cùng nhau, giúp công việc diễn ra suôn sẻ hơn.

Bằng cách phân loại công việc dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng, bạn và nhóm của bạn sẽ phát triển sự hiểu biết chung về các ưu tiên, dẫn đến sự phối hợp và ra quyết định tốt hơn.

Kết quả là một đội ngũ hiệu quả và gắn kết hơn, hoạt động như một thể thống nhất, trong đó các thành viên hỗ trợ lẫn nhau và thúc đẩy các dự án hoàn thành.

Thách thức trong việc sử dụng Ma trận Eisenhower

Mặc dù Ma trận Eisenhower là một trong những cách tốt nhất để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc của bạn, nhưng nó vẫn còn nhiều điểm hạn chế về một số khía cạnh của việc sắp xếp thứ tự ưu tiên trong quản lý dự án. Hãy cùng xem xét những thách thức sau:

Các chi tiết nhỏ vẫn chưa được đề cập

Mặc dù hữu ích, ma trận này đơn giản hóa quá mức sự phức tạp của các dự án nhiều lớp. Điều này khiến ma trận hiểu sai một số công việc vì các yếu tố. Một số công việc có thể có cả yếu tố khẩn cấp và quan trọng — ma trận không thể giúp bạn phân biệt được những sắc thái này.

Ví dụ, trả lời email của khách hàng có thể là việc khẩn cấp và quan trọng, tùy thuộc vào tình huống. Tuy nhiên, ma trận có thể coi đó là việc quan trọng nhưng không khẩn cấp.

Phân loại chủ quan

Việc xác định điều gì là "khẩn cấp" hay "quan trọng" là chủ quan và có thể khác nhau giữa các cá nhân hoặc nhóm. Sự chủ quan này có thể dẫn đến các cách hiểu và phân loại khác nhau.

Giả sử bạn có một cuộc họp nhóm, điều này rất quan trọng đối với bạn. Tuy nhiên, nó có thể không quan trọng đối với một số thành viên trong nhóm. Ma trận Eisenhower không có tính chủ quan này và do đó phù hợp hơn cho sử dụng cá nhân.

ClickUp giúp bạn vượt qua thách thức này và cung cấp các công cụ, quy trình làm việc và phương pháp tiếp cận thống nhất để phát triển Ma trận Eisenhower hướng đến nhóm.

Không linh hoạt lắm

Ma trận có thể không tính đến những thay đổi về mức độ ưu tiên của công việc theo thời gian. Một công việc được coi là không khẩn cấp và không quan trọng hôm nay có thể trở nên khẩn cấp và quan trọng sau này, và ma trận có thể không thích ứng linh hoạt với những thay đổi như vậy

Nhưng—Làm thế nào để giải quyết những thách thức này? Chúng tôi biết một số mẹo để cân bằng những hạn chế này:

Như bạn có thể thấy, nhiều thách thức trong số này có thể được khắc phục chỉ bằng cách sử dụng phần mềm quản lý dự án hiệu quả như ClickUp. Vì vậy, hãy cùng xem cách bạn có thể kết hợp Ma trận Eisenhower với ClickUp.

Cách triển khai Ma trận Eisenhower trong ClickUp

ClickUp là một công cụ duy nhất đáp ứng tất cả nhu cầu quản lý dự án của bạn, vì vậy không có gì ngạc nhiên khi nó cũng có thể giúp bạn tích hợp Ma trận Eisenhower vào đó.

Bảng trắng ClickUp cung cấp một khung hình trực quan để vẽ, tạo và kết nối các ý tưởng. Sử dụng nó để vẽ Ma trận Eisenhower và ghi lại các nhiệm vụ trong khi cộng tác với nhóm của bạn khi bạn thêm nhiệm vụ.

Sau đó, chuyển đổi danh sách công việc thành thẻ công việc tương tác chỉ với một cú nhấp chuột. Gán thẻ cho các thành viên nhóm phù hợp. Sử dụng cờ ưu tiên và thẻ để phân công hiệu quả, đảm bảo đồng bộ hoàn toàn trong suốt quá trình.

Bạn cũng có thể đạt được kết quả tương tự với ClickUp Docs, nơi nhiều thành viên trong nhóm có thể cộng tác bằng cách bình luận về các đề xuất và ý tưởng. Điều này đảm bảo bạn đặt ưu tiên công việc như một nhóm và mọi người đều đồng ý với những việc cần làm và lý do tại sao.

Trong Nhiệm vụ ClickUp, bạn có thể sử dụng thẻ tùy chỉnh để gắn nhãn một số nhiệm vụ là Quan trọng hoặc Khẩn cấp. Tính năng Ưu tiên nhiệm vụ cũng cho phép bạn mã hóa màu sắc cho các nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên của chúng. Chế độ xem Kanban của ClickUp rất tiện lợi cho việc trực quan hóa.

Và bạn có thể chia sẻ tất cả những điều đó qua Trò chuyện ClickUp hoặc các phương tiện khác.

Nhìn chung, Ma trận Eisenhower là một cách tuyệt vời để xử lý các công việc có thể xung đột về mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng. Mặc dù ma trận này có thể có một số nhược điểm, nhưng nó vẫn là một trong những cách tốt nhất để các nhóm sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các trách nhiệm hàng ngày. Các nền tảng năng suất như ClickUp có thể giúp thực hiện ma trận này một cách hiệu quả.

Hãy thử Ma trận Eisenhower và xem hiệu quả của nó đối với hiệu suất dự án của bạn. Bắt đầu sắp xếp thứ tự ưu tiên ngay hôm nay. Đăng ký ClickUp miễn phí!

Câu hỏi nhanh về Ma trận Eisenhower

Tôi hy vọng bạn đã chú ý vì bây giờ là lúc làm bài kiểm tra. 🥁

Hãy sử dụng bài viết này để ôn lại Ma trận Eisenhower để bạn có thể dễ dàng áp dụng vào hoạt động kinh doanh của mình.

Nếu bạn trả lời đúng tất cả các câu hỏi, chúng tôi sẽ mời bạn ăn kem! 🍦

Câu hỏi 1:

Elon Musk thức dậy vào buổi sáng. Đây là những gì anh ấy có trong lịch trình của mình:

a) Làm việc trên một logo mới cho X

b) Chuẩn bị cho vụ phóng của SpaceX

c) Ăn pizza cá mòi với Joe Rogan

d) Trả lời nhà đầu tư cho SpaceX

Hãy thử sắp xếp các công việc này theo thứ tự ưu tiên từ cao đến thấp.

Câu hỏi 2:

Là một nhà quản lý dự án phải cân bằng giữa nhu cầu trước mắt và mục tiêu dài hạn, bạn nghĩ rằng những phần nào của Ma trận Eisenhower là quan trọng nhất để duy trì thành công trong thời gian dài?

a) Góc 1 và Góc 2

b) Góc 2 và Góc 3

c) Góc 3 và Góc 4

d) Góc 1 và Góc 4

Câu hỏi 3:

Khi đối phó với các yêu cầu vào phút chót và thời hạn gấp rút, phần nào của Ma trận Eisenhower nhấn mạnh việc quản lý hiệu quả để tránh cảm giác quá tải?

a) Góc 1

b) Góc 2

c) Góc 3

d) Góc 4

Câu hỏi 4:

Bạn đang tổ chức "Bữa tiệc trì hoãn", nơi các công việc được mời tham dự nhưng lại bị trì hoãn một cách thời thượng. Bạn, với tư cách là chủ nhà, nhận ra rằng mình cứ trì hoãn một công việc cụ thể — tạo danh sách khách mời cho bữa tiệc.

Việc trì hoãn việc lập danh sách khách của bạn thuộc vào góc nào của Ma trận Eisenhower?

a) Góc phần 1 (Công việc khẩn cấp và quan trọng – VIP)

b) Góc phần 2 (Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp – Những việc hay bị trì hoãn)

c) Góc 3 (Cấp bách nhưng không quan trọng – Những kẻ giả mạo)

d) Góc 4 (Không khẩn cấp và Không quan trọng – Những việc không được ưu tiên)

Dưới đây là câu trả lời của bạn, nhưng đừng có mà gian lận. Liam Neeson sẽ tìm ra bạn, và… bạn biết phần còn lại.

Câu trả lời: