Bạn đang cố gắng hoàn thành bản trình bày giữa các cuộc gọi Zoom hàng ngày?
Bạn nghĩ rằng bạn có thể nhận cuộc gọi của khách hàng trong khi xem xét báo cáo quá hạn?
Hãy suy nghĩ lại. Làm nhiều việc cùng một lúc có vẻ như là cách tiết kiệm thời gian, nhưng rất có thể, bạn sẽ kết thúc trong tình trạng kiệt sức, và quy trình làm việc cũng như chất lượng công việc của bạn sẽ bị ảnh hưởng.
Nghiên cứu cho thấy rằng làm nhiều việc cùng một lúc có thể gây hại cho sức khỏe tinh thần và năng suất của bạn. Một bước để giảm mức độ căng thẳng và tăng năng suất là nhận ra thời gian của bạn rất quý giá và đảm bảo rằng bạn đang sử dụng nó một cách khôn ngoan cho những việc quan trọng. Các cảnh báo công việc, thông báo, email và lời mời họp có vẻ như không bao giờ kết thúc, nhưng điều quan trọng là bạn phải biết công nghệ có thể tiêu tốn thời gian của bạn như thế nào và làm thế nào để quản lý nó tốt hơn.
ClickUp đã phân tích các nghiên cứu và tài nguyên từ Viện Y tế Quốc gia, Harvard Business Review và các báo cáo tin tức để xác định 10 nguyên nhân lãng phí thời gian phổ biến nhất tại văn phòng và những việc cần làm để khắc phục.
Làm việc thông minh hơn, không cần làm việc nhiều hơn với 22 mẹo tiết kiệm thời gian và tăng năng suất từ ClickUp.
1. Truyền hình và Podcast
Với quyền truy cập vào các dịch vụ phát trực tuyến với hàng ngàn chương trình và hàng triệu podcast để lựa chọn, không có gì nghi ngờ về việc truyền thông có thể dễ dàng tiêu tốn thời gian rảnh rỗi của chúng ta. Bạn có thể nhận thấy các podcast của mình đang chồng chất và cảm thấy như bạn đang nghe chúng ở chế độ nền trong khi hoàn thành báo cáo nghiên cứu.
Nhưng liệu bạn có thể thực sự tập trung vào cả hai việc cùng một lúc?
Nhiều người tin rằng họ có thể chuyển đổi giữa các công việc mà không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào. Trên thực tế, người trưởng thành đang trở nên kém hiệu quả hơn và làm việc quá sức để hoàn thành tất cả công việc cùng một lúc. Làm một việc tại một thời điểm có thể tiết kiệm thời gian và giảm căng thẳng.
13 ỨNG DỤNG HỒNG GIÁP POMODORO TỐT NHẤT ĐỂ HỌC TẬP VÀ TẬP TRUNGKỹ thuật quản lý thời gian Pomodoro chia một ngày thành các khối thời gian nhỏ, hiệu quả. Tìm các ứng dụng pomodoro tốt nhất để giúp bạn đi đúng hướng.
2. Cuộc họp
Bạn đã bao giờ muốn gợi ý với đồng nghiệp rằng cuộc họp họ tổ chức có thể thay thế bằng email chưa? Bạn không đơn độc — nhiều nhân viên cảm thấy các cuộc họp có thể là một sự lãng phí thời gian rất lớn.
Một nghiên cứu năm 2019 của công ty tư vấn Korn Ferry cho thấy 67% nhân viên cho rằng dành quá nhiều thời gian cho các cuộc họp khiến họ không thể làm việc hiệu quả.
Để thuyết phục sếp giảm số lượng cuộc họp hàng tuần, hãy lập một chương trình họp ngắn gọn, theo dõi thời gian chặt chẽ và đảm bảo mỗi cuộc họp đều có mục đích và kết quả cụ thể để giảm bớt việc kiểm tra nhiều lần và giúp các thành viên trong nhóm tập trung vào công việc.
Đề nghị tiến hành kiểm tra cuộc họp cho sếp của bạn có thể giúp giảm thời gian lãng phí và thậm chí tiết kiệm chi phí cho công ty.
Phần thưởng: Tần suất cuộc họp cho các nhóm làm việc từ xa
3. Sếp kiểu trực thăng
Có một sếp là người quản lý chi tiết có thể là một trải nghiệm tồi tệ và có thể được coi là một hình thức bắt nạt. Bị giám sát hoặc chất vấn liên tục khiến nhân viên cảm thấy mất quyền lực.
Các sếp kiểu trực thăng làm giảm tinh thần làm việc, dẫn đến hiệu suất không đạt yêu cầu và lãng phí thời gian. Cài đặt quy trình quản lý dự án nêu rõ các kỳ vọng cho toàn bộ nhóm có thể giúp mọi người đi đúng hướng và được cập nhật thông tin.
Các nhà quản lý vi mô không phải lúc nào cũng có ý định xấu; hãy cân nhắc hợp tác với họ trong một dự án để giúp xây dựng lòng tin.
4. Mạng xã hội
Kiểm tra thời gian sử dụng mạng xã hội trên điện thoại của bạn — bạn có thể ngạc nhiên khi biết mình đã lãng phí bao nhiêu thời gian để cuộn qua các tin tức. Mọi người đều thích thử thách nhảy múa mới đang thịnh hành, nhưng sử dụng quá nhiều có thể cản trở đáng kể năng suất công việc.
Một nghiên cứu năm 2020 cho thấy việc sử dụng mạng xã hội cũng có thể dẫn đến trầm cảm và lo lắng. Hãy cân nhắc tắt thông báo mạng xã hội hoặc xóa một số ứng dụng khỏi điện thoại để nghỉ ngơi.
5. Vấn đề công nghệ thông tin
Các vấn đề kỹ thuật có thể gây ra rất nhiều thời gian lãng phí trong ngày làm việc. Bạn đã bao giờ đang làm một công việc quan trọng thì Wi-Fi bị ngắt kết nối chưa? Trong khi bộ phận IT đang khắc phục sự cố, bạn chỉ biết ngồi chờ.
Theo Robert Half Consulting, trung bình, nhân viên mất gần hai tuần mỗi năm để giải quyết các vấn đề kỹ thuật. Với sự gia tăng của công việc từ xa, những vấn đề này đã tăng lên và mọi người phụ thuộc vào công nghệ tại nhà mà không có sự trợ giúp của chuyên gia IT.
Cập nhật phần mềm và khởi động lại máy tính định kỳ có thể mang lại hiệu quả tuyệt vời cho các vấn đề kỹ thuật nhỏ.
6. Quá tải quyết định
Việc ở một vị trí đòi hỏi bạn phải đưa ra nhiều quyết định hàng ngày có thể dẫn đến quá tải quyết định, từ đó làm giảm năng suất và tăng mức độ căng thẳng.
Tình trạng phân tích quá mức là điều kiện làm chậm quá trình ra quyết định và ức chế khả năng hoàn thành công việc của bạn. Một cách để giảm bớt gánh nặng là loại bỏ các yếu tố gây xao lãng, tham khảo ý kiến đồng nghiệp nếu không chắc chắn về quyết định tốt nhất hoặc ủy thác lựa chọn cho một chuyên gia khác trong mạng lưới của bạn.
7. Trò chơi
Theo một cuộc khảo sát của Future Publishing vào tháng 2 năm 2022, người trưởng thành ở Mỹ dành gần một tiếng rưỡi mỗi ngày để chơi game trên điện thoại di động. Vào tháng 5 năm 2020, 80% nhân viên toàn thời gian thừa nhận chơi game tại nơi làm việc, ngay cả trong các cuộc họp. 😮
Chơi game tại nơi làm việc có thể là một sự lãng phí thời gian rất lớn. Giống như với mạng xã hội, hãy hạn chế thời gian chơi game bằng cách tạm thời xóa các ứng dụng game trong giờ làm việc và cài đặt giới hạn thời gian bạn có thể chơi trong một ngày.
8. Năng suất giả tạo
Bạn đã bao nhiêu lần phải chứng minh với sếp rằng mình đang làm việc hiệu quả?
Từ việc cập nhật trạng thái Slack của bạn suốt cả ngày đến việc gửi những tin nhắn vô ích cho sếp để thể hiện rằng bạn đang làm việc, bạn có thể đang diễn kịch năng suất và lãng phí tới một giờ mỗi ngày để diễn kịch. Thay vì gửi những tín hiệu vô tận cho sếp rằng bạn đang làm việc, hãy cân nhắc cập nhật tiến độ công việc hàng ngày qua Slack trước khi tan ca.
9. Làm việc quá sức
Sáng tạo là điều khó khăn khi bạn quá tải và kiệt sức. Nhiều người trên toàn thế giới đang trải qua tình trạng kiệt sức, điều này có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến sức khỏe tinh thần của chúng ta.
Hãy cân nhắc việc đặt ra ranh giới cho bản thân trong công việc. Nếu bạn làm việc tại văn phòng, đừng tạo thói quen mang máy tính công sở về nhà và tắt thông báo Slack sau giờ làm việc. Hãy nghỉ ngơi khi cảm thấy căng thẳng hoặc gần kiệt sức.
Nhiều công ty đang chuyển sang sử dụng các ứng dụng chăm sóc sức khỏe để giúp nhân viên tránh bị kiệt sức và giảm năng suất.
QUẢN LÝ THỜI GIAN: KỸ NĂNG QUAN TRỌNG CHO MỌI VAI TRÒBất kể bạn làm công việc gì, học một số kỹ năng quản lý thời gian cơ bản có thể giúp bạn duy trì năng suất đồng thời giảm đáng kể mức độ căng thẳng.
10. Sự thiếu tổ chức
Sự thiếu tổ chức và năng suất hiếm khi đi đôi với nhau. Giữ không gian làm việc gọn gàng có thể tăng năng suất và giảm căng thẳng.
Chúng ta dành rất nhiều thời gian tại bàn làm việc, vậy tại sao không biến nó thành một môi trường thoải mái? Hãy dành thời gian để sắp xếp lại bằng cách lắp đặt một vài kệ treo tường trên bàn làm việc để loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng thị giác.
Hãy xem xét vứt bỏ những mục không cần thiết mà bạn đã giữ lại. Không gian làm việc mới được dọn dẹp sẽ giúp bạn bắt đầu một ngày mới với tinh thần sảng khoái.
Xác định những yếu tố làm mất thời gian và bắt đầu tạo thói quen làm việc tốt hơn ngay hôm nay
Bạn không cần phải sống trong tình trạng hỗn loạn, luôn chạy đua với thời gian và cảm thấy quá tải.
Bằng cách xác định các yếu tố gây lãng phí thời gian thường gặp tại văn phòng, thực hiện các bước hành động để giảm thiểu chúng và lập kế hoạch hành động, bạn có thể tăng năng suất và lấy lại sự cân bằng trong cuộc sống.
Và một cách để giúp bạn tạo thói quen làm việc tốt hơn và giữ mình đi đúng hướng là sử dụng một công cụ quản lý dự án tất cả trong một như ClickUp. Nó cung cấp các tính năng theo dõi thời gian, đặt mục tiêu và theo dõi, cùng hàng trăm tính năng tùy chỉnh khác, tất cả trong một nền tảng, để loại bỏ các yếu tố gây xao lãng, tăng năng suất và giúp bạn tập trung vào công việc.
Sử dụng công cụ mạnh mẽ này để mang lại cho bạn cảm giác kiểm soát mới, lấy lại thời gian quý báu và bắt đầu tận hưởng sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống mà bạn đã nỗ lực đạt được. Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay!
Tác giả khách mời: