Biểu đồ Gantt và dòng thời gian: Chúng là gì và cách sử dụng

Bạn muốn biết sự khác biệt giữa biểu đồ Gantt và dòng thời gian?

Nếu bạn là quản lý dự án, rất có thể bạn đã quen thuộc với cả hai công cụ này.

Sau cùng, cả biểu đồ Gantt và dòng thời gian đều giúp bạn có cái nhìn tổng quan chi tiết về dự án.

Tuy nhiên, do chúng khá tương tự nhau, nên thường bị nhầm lẫn với nhau.

Giống như cách mọi người nhầm lẫn giữa rùa và rùa biển. Một loài sống trên cạn, còn loài kia thích nước. Nhưng chúng ta không nói về bò sát ở đây…

Vậy, chính xác thì sự khác biệt giữa biểu đồ Gantt và dòng thời gian là gì?

Sự khác biệt chính giữa dòng thời gian và biểu đồ Gantt là dòng thời gian chứa các sự kiện được hiển thị trên một dòng duy nhất, trong khi biểu đồ Gantt là biểu đồ 2 chiều của một chuỗi các công việc và sự phụ thuộc giữa chúng.

Dòng thời gian cung cấp cho các bên liên quan cái nhìn tổng quan cấp cao về thời gian bắt đầu, kết thúc và các cột mốc quan trọng của dự án.

Biểu đồ Gantt cho phép các nhà quản lý dự án kiểm soát tiến độ dự án và phân công trách nhiệm cho từng công việc.

Trong bài viết so sánh Gantt và dòng thời gian này, chúng tôi sẽ giải thích biểu đồ Gantt và dòng thời gian là gì và tại sao bạn cần chúng. Chúng tôi cũng sẽ giải thích chi tiết hơn về sự khác biệt giữa chúng và sự khác biệt giữa chúng với lịch dự án.

Cuối cùng, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách phần mềm quản lý dự án có thể cải thiện quy trình quản lý dự án của công ty bạn.

Hãy bắt đầu.

Biểu đồ Gantt là gì?

Biểu đồ Gantt là biểu diễn bằng hình ảnh về tiến độ dự án của bạn theo thời gian.

Biểu đồ Gantt không chỉ cho thấy tiến độ dự án của bạn mà còn cung cấp một cái nhìn tổng quan rõ ràng về:

Nếu suy nghĩ kỹ, chúng cũng giống biểu đồ cột ngang:

Bây giờ, chúng ta hãy xem xét kỹ hơn những lợi ích của việc sử dụng biểu đồ này:

Tại sao biểu đồ Gantt lại quan trọng?

Biểu đồ Gantt là một công cụ phân tích mạnh mẽ, cung cấp cho bạn chế độ xem toàn cảnh về toàn bộ dự án của bạn.

Dưới đây là một số lý do tại sao các nhà quản lý dự án yêu thích biểu đồ Gantt:

Bây giờ, hãy cùng tìm hiểu chi tiết:

1. Hình dung tiến độ dự án của bạn

Bạn còn nhớ lúc Neo có thể 'nhìn xuyên ma trận' không?

Biểu đồ Gantt mang đến cho bạn sức mạnh đó cho các dự án của mình.

Mặc dù bạn có thể không thể né đạn như Neo, nhưng bạn có thể có được một bức tranh rõ ràng về những gì đang diễn ra trong toàn bộ dự án.

Chỉ trong nháy mắt, bạn có thể xem tiến độ của từng công việc, tỷ lệ hoàn thành dự án, lịch trình, tỷ lệ hoàn thành và nhiều hơn nữa.

2. Giúp hiểu rõ hơn về lịch trình dự án của bạn

Biểu đồ Gantt là phiên bản nâng cấp của dòng thời gian dự án và lịch dự án. Nó có thể làm tất cả những việc mà chúng có thể làm, cộng với rất nhiều tính năng khác.

Ví dụ: với dòng thời gian biểu đồ Gantt, bạn có thể dễ dàng tìm thấy các khoảng trống trong lịch trình dự án để thực hiện công việc bổ sung.

Biểu đồ Gantt cũng cung cấp cho bạn ước lượng thời gian cho nhiều công việc.

Điều này rất quan trọng để đảm bảo dự án của bạn hoàn thành đúng hạn.

Làm thế nào?

Giả sử bạn đang chậm tiến độ dự án.

Để đáp ứng thời hạn, bạn cần tự tay sắp xếp lại công việc một cách nhanh chóng.

Biểu đồ Gantt hiện đại đơn giản hóa việc này bằng cách tự động sắp xếp lại lịch trình công việc khi bạn điều chỉnh lịch trình dự án. Bằng cách này, bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ thời hạn dự án.

3. Lập bản đồ rõ ràng về sự phụ thuộc giữa các công việc

Công việc phụ thuộc là các mục mà bạn chỉ có thể bắt đầu sau khi công việc trước đó đã được hoàn thành.

Ví dụ, chỉnh sửa một bài đăng trên blog là công việc phụ thuộc vào việc viết. Bạn không thể chỉnh sửa trước khi viết xong. Tương tự, bạn không thể mặc áo tuxedo trước khi mặc áo sơ mi, phải không?

Ý tôi là, bạn có thể làm vậy, nhưng bạn sẽ không được lọt vào danh sách "người ăn mặc đẹp nhất" đâu!

Tương tự, trong quản lý dự án, toàn bộ nhóm của bạn phải có chế độ xem rõ ràng về các phụ thuộc của công việc dự án để ngăn chặn w̶a̶r̶d̶r̶o̶b̶e̶ sự cố dự án.

Biểu đồ Gantt hiện đại vẽ bản đồ cho từng công việc riêng lẻ và các phụ thuộc của chúng để nhóm của bạn biết chính xác công việc của họ ảnh hưởng như thế nào đến các thành viên khác trong nhóm.

Bonus: Tìm hiểu về Biểu đồ Pert và Biểu đồ Gantt hoặc bắt đầu với Mẫu Biểu đồ Gantt

Điều này giúp nhóm của bạn tránh gặp phải sai lầm trong dự án trong tương lai!

Dòng thời gian quản lý dự án là gì?

Dòng thời gian là một biểu đồ trực quan đơn giản cho phép bạn hiển thị các sự kiện của dự án theo thứ tự thời gian. Bằng cách sử dụng dòng thời gian dự án, bạn có thể hình dung lộ trình dự án của mình nhanh hơn cả việc nói ra từ "tiến độ"!

Nhưng nó hoạt động như thế nào?

Hãy phân tích dòng thời gian của một dự án và tìm hiểu:

Các yếu tố của dòng thời gian là gì?

Dòng thời gian dự án bao gồm ba thành phần giúp dự án của bạn hoạt động hiệu quả. Tất cả các công việc của bạn được sắp xếp theo thứ tự thời gian, dựa trên ngày bắt đầu và ngày đáo hạn.

Dưới đây là danh sách các mục khóa trong dòng thời gian:

Bonus: Tạo dòng thời gian trong Microsoft Word!

Bây giờ, hãy cùng xem tại sao các nhà quản lý sử dụng dòng thời gian dự án.

Tại sao dòng thời gian dự án lại quan trọng?

Một số người sợ ma, một số người sợ độ cao, nhưng các nhà quản lý dự án sợ gì?

(Câu trả lời không phải là zombie, mặc dù chúng đứng thứ hai. )

Theo một cuộc khảo sát, 46% trưởng nhóm lo ngại rằng việc tuân thủ thời hạn dự án là vấn đề lớn nhất của họ.

May mắn thay, dòng thời gian dự án là vị cứu tinh của họ.

Dòng thời gian dự án không chỉ đơn giản và dễ sử dụng mà còn giúp các nhà quản lý dự án dễ dàng theo dõi các ngày quan trọng và thời hạn sắp tới.

Bây giờ, hãy cùng xem những lợi ích của dòng thời gian dự án:

1. Tiết lộ những gì sẽ xảy ra tiếp theo

Quản lý dự án và phim kinh dị có điểm gì chung?

Mọi người đều đang háo hức chờ đợi xem điều gì sẽ xảy ra tiếp theo.

Dòng thời gian dự án chứa danh sách công việc của tất cả các công việc sắp tới và các sự kiện quan trọng. Bằng cách này, nhóm dự án của bạn có thể chuẩn bị sẵn sàng cho những gì sắp xảy ra.

May mắn thay, không giống như phim kinh dị, tiết lộ nội dung trong quản lý dự án không bị coi là điều cấm kỵ. Thực tế, biết dự án sẽ kết thúc như thế nào là điều thực sự cần thiết.

Bạn không muốn dự án kéo dài mãi mãi, phải không?

2. Lập bản đồ các cột mốc của dự án

Dòng thời gian dự án cho phép bạn vạch ra các cột mốc quan trọng của dự án.

Điều này rất quan trọng vì các cột mốc giúp bạn:

Theo dõi tất cả các sự kiện quan trọng liên quan đến dự án để đánh giá tiến độ và hoàn thành công việc.

3. Cung cấp tổng quan nhanh về dự án

Không chỉ các tay đua xe mới cần tốc độ, các nhà quản lý dự án cũng vậy!

Các nhà quản lý dự án không muốn mất hàng giờ để xem biểu đồ để có cái nhìn tổng quan về tình hình dự án.

Đôi khi, họ chỉ muốn cập nhật hoặc thông báo nhanh.

Với dòng thời gian thực tế, họ có thể có cái nhìn tổng quan về toàn bộ dự án mà không cần đi vào chi tiết cụ thể.

Biểu đồ Gantt so với Dòng thời gian so với Lịch

Hãy giải quyết cuộc tranh luận này một lần và mãi mãi.

Sự khác biệt giữa biểu đồ Gantt và dòng thời gian là gì?

Biểu đồ Gantt là biểu đồ 2 chiều của một chuỗi các công việc và sự phụ thuộc giữa chúng, trong khi dòng thời gian là hình ảnh đơn giản hơn của các sự kiện trên một đường thẳng.

Biểu đồ Gantt cung cấp cho bạn chế độ xem vi mô về mọi chi tiết của dự án, như tiến độ công việc hiện tại, mức độ ưu tiên của công việc, cột mốc, ước lượng thời gian, v.v. Sử dụng biểu đồ này để phân tích chi tiết tiến độ dự án và xem liệu bạn có cần sắp xếp lại lịch trình hay không.

Dòng thời gian cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan nhanh chóng về các tham số như tên công việc, người được giao công việc, thời lượng công việc và các phụ thuộc của công việc. Nói chung, dòng thời gian được sử dụng để trực quan hóa lộ trình dự án, các công việc đã hoàn thành và các sự kiện trong tương lai.

Chúng khác nhau như thế nào so với lịch?

Lịch cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan tối giản về các công việc của dự án được lên lịch trong các ngày khác nhau. Lịch không cung cấp bất kỳ chi tiết nào về sự phụ thuộc giữa các công việc, lộ trình sản phẩm, mức độ ưu tiên của công việc, v.v.

Nếu bạn chỉ muốn xem nhanh các ngày quan trọng của dự án, thì lịch là lựa chọn phù hợp nhất.

Cách tốt nhất để sử dụng tất cả chúng cho dự án của bạn là gì?

Mặc dù biểu đồ Gantt có thể có nhiều chức năng, nhưng bạn không thể quản lý dự án hoàn toàn bằng nó. Dòng thời gian và lịch dự án cũng mang lại nhiều lợi ích.

Đó là lý do tại sao bạn cần sử dụng mỗi loại vào những thời điểm khác nhau.

Chờ đã, bạn phải sử dụng cả ba?

Nghe có vẻ như rất nhiều công việc!

Không, không phải với ClickUp.

ClickUp là phần mềm quản lý dự án được đánh giá cao nhất thế giới. Chỉ với một cú nhấp chuột, bạn có thể nhanh chóng chuyển đổi giữa chế độ xem Lịch, Dòng thời gian hoặc Gantt.

Thật tiện lợi, phải không?

1. Khi nào và làm thế nào để sử dụng dòng thời gian dự án?

Dòng thời gian dự án là một lựa chọn tuyệt vời khi bạn muốn tạo lộ trình sản phẩm chi tiết cho các dự án phát triển phần mềm của mình.

Làm thế nào để tạo dòng thời gian dự án?

Có một số cách để tạo dòng thời gian dự án, chẳng hạn như vẽ trên giấy, xây dựng từ đầu hoặc sử dụng mẫu Microsoft Excel hoặc PowerPoint. Tuy nhiên, không có cách nào trong số này tiết kiệm thời gian.

Tại sao phải tốn công sức và thời gian để xây dựng và cập nhật dòng thời gian khi có công cụ quản lý dự án có thể tự động làm việc đó cho bạn?

Sử dụng dòng thời gian trên một công cụ quản lý dự án như ClickUp không chỉ siêu tiện lợi mà còn mang lại nhiều lợi ích sau:

Ồ.

Dưới đây là cách dễ dàng hình dung lộ trình dự án của bạn với chế độ xem Dòng thời gian của ClickUp:

Đó là một biểu đồ dòng thời gian khá hiện đại, phải không?

2. Khi nào và làm thế nào để sử dụng biểu đồ Gantt?

Cần quản lý một dự án phức tạp? Biểu đồ Gantt sẽ giúp bạn.

Dòng thời gian biểu đồ Gantt là công cụ tối ưu khi bạn muốn tạo kế hoạch dự án.

Và danh sách công dụng của nó không chỉ có vậy. Bạn cũng có thể sử dụng nó để theo dõi tiến độ dự án và quản lý mọi công việc phụ thuộc.

Đây là công cụ hoàn hảo cho các dự án xây dựng phức tạp cần chia công việc thành nhiều giai đoạn.

Hãy xem các thuật ngữ quản lý dự án xây dựng & các mẫu quản lý xây dựng!

Làm thế nào để tạo biểu đồ Gantt?

Mặc dù bạn có thể sử dụng các mẫu biểu đồ Gantt để tạo biểu đồ, nhưng chúng rất khó nhìn.

Hầu hết các mẫu biểu đồ Gantt trong Excel trông giống như một vật thể từ tàu vũ trụ của người ngoài hành tinh. Ngoài ra, chúng cũng khó sử dụng không kém.

May mắn thay, chế độ xem biểu đồ Gantt tương tác của ClickUp vượt trội hơn hẳn so với bất kỳ mẫu biểu đồ Gantt hoặc công cụ biểu đồ Gantt nào khác.

Biểu đồ Gantt của ClickUp rất động, đẹp mắt và cực kỳ thú vị khi sử dụng trong công việc.

Đừng chỉ tin lời chúng tôi, hãy xem ví dụ về biểu đồ Gantt của ClickUp:

Điều tuyệt vời nhất là cả hai đều đẹp mắt và mạnh mẽ, giống hệt Superman!

(Có vẻ như Lois Lane đã viết một phần của bài viết này.)

Dưới đây là những việc có thể làm trong chế độ xem biểu đồ Gantt:

Nhưng chờ đã, một phần mềm quản lý dự án như ClickUp không chỉ giới hạn ở chế độ xem biểu đồ Gantt.

Nếu bạn cần các chỉ số tiến độ dự án thì sao?

ClickUp sẽ giúp bạn với Bảng điều khiển Agile.

Bảng điều khiển của ClickUp cung cấp cho bạn tổng quan phân tích cấp cao về toàn bộ dự án của bạn trong một không gian gọn gàng.

Sử dụng các tiện ích sprint có thể tùy chỉnh, bạn có thể thêm nhiều biểu đồ vào Bảng điều khiển, chẳng hạn như:

3. Khi nào và làm thế nào để sử dụng lịch dự án?

Sử dụng lịch dự án khi bạn cần một cái nhìn tổng quan rất đơn giản về các công việc và thời hạn dự án đã lên lịch (và không có gì khác).

Cách tạo lịch?

Okay… nhưng cách tốt nhất để sử dụng một lịch là gì?

Lịch giấy là "loài khủng long" trong năm 2023; chúng gần như đã tuyệt chủng và đang phủ bụi.

Hiện nay, các ứng dụng phần mềm quản lý dự án mạnh mẽ như ClickUp đã thay thế vị trí của chúng.

Tất cả những gì bạn cần làm là nhấp vào chế độ xem Lịch và tất cả các ngày và thời hạn công việc quan trọng của bạn sẽ tự động được hiển thị trên bản đồ.

Để có chức năng tốt hơn, bạn có thể điều chỉnh khung thời gian của lịch theo sở thích của mình.

Dưới đây là các lựa chọn của bạn:

Chúng tôi đã đề cập rằng bạn có thể chỉ cần thả một công việc dự án vào một ngày trong chế độ xem Lịch để lên lịch cho nó chưa?

Vâng. Chúng tôi vừa hoàn thành việc cần làm.

Chúng ta vẫn chưa hoàn thành.

Như chúng tôi đã đề cập, ClickUp không chỉ là phần mềm biểu đồ dòng thời gian hoặc Gantt trực tuyến; nó là một công cụ quản lý dự án hoàn chỉnh.

Bonus: Phần mềm biểu đồ Gantt cho Mac

Dưới đây là một số công cụ giúp bạn quản lý dự án như một chuyên gia:

Kết luận

Hãy bắt đầu:

Khi nói đến Gantt và Dòng thời gian, cái nào tốt hơn?

Thực ra, cả hai đều có ưu điểm riêng.

(Và chúng tôi không có ý nói theo kiểu "mọi người đều là người chiến thắng và xứng đáng nhận huy chương tham gia" đâu!)

Bạn nên sử dụng chúng tùy theo tình huống và nhu cầu của dự án.

Muốn có cái nhìn tổng quan nhanh chóng về lịch trình của bạn? Sử dụng Lịch.

Muốn xem trước những gì sắp tới? Sử dụng chế độ xem Dòng thời gian.

Muốn có cái nhìn toàn diện về tiến độ dự án của bạn? Sử dụng biểu đồ Gantt.

Và với ClickUp, tất cả các công cụ này đều trong tầm tay bạn. ClickUp tích hợp tất cả các công cụ này với nhau để mang đến cho bạn sự linh hoạt trong việc sử dụng bất cứ thứ gì bất cứ khi nào bạn cần.

Từ lập kế hoạch kinh doanh đến theo dõi năng suất của nhóm, quản lý dự án với ClickUp thật dễ dàng.

Hãy tải ClickUp miễn phí ngay hôm nay và bắt đầu quản lý các dự án của bạn như một chuyên gia.