Hãy tưởng tượng: Sarah, một quản lý marketing tại một công ty công nghệ vừa và nhỏ, bắt đầu buổi sáng Monday bằng việc kiểm tra Slack để cập nhật thông tin, chuyển sang Asana để xem dòng thời gian dự án, vào Jira để đang theo dõi việc sửa lỗi, mở Notion để tìm hướng dẫn thương hiệu, mở Tài liệu Google để chỉnh sửa nội dung, rồi chuyển sang Sheets để cập nhật chỉ số chiến dịch. Tất cả trước 10 giờ sáng.
Nghe quen quen?
Bạn đang chứng kiến sự lan rộng của công việc diễn ra trước mắt, và điều này đang khiến các công ty mất đi $2,5 nghìn tỷ mỗi năm do giảm sút năng suất.
Trong khi chuyển đổi số hứa hẹn mang lại hiệu quả cao hơn, nó thực tế đã tạo ra một mê cung các công cụ không liên kết, buộc nhóm của bạn phải dành nhiều thời gian hơn cho việc quản lý công việc thay vì thực hiện công việc.
❌ Tin xấu? Công việc không hiệu quả đối với phần lớn các công ty.
✅ Tin tốt là gì? Hiểu rõ về sự lan rộng của công việc là bước đầu tiên để khắc phục nó.
Phát triển công việc không kiểm soát là gì?
Sự phân tán công việc là tình trạng các hoạt động công việc bị phân tán trên nhiều công cụ, nền tảng và hệ thống không kết nối với nhau. Điều này dẫn đến sự kém hiệu quả, tạo ra các "hàng rào thông tin" và làm suy giảm năng suất trong toàn tổ chức.
Hãy tưởng tượng nó giống như sự mở rộng đô thị. Khi các thành phố mở rộng ra ngoài mà không có kế hoạch hợp lý, bạn sẽ có những khu vực không kết nối, giao thông kém hiệu quả và người dân dành nhiều thời gian di chuyển hơn là sinh hoạt. Sự lan rộng công việc tạo ra vấn đề tương tự trong môi trường làm việc kỹ thuật số của bạn. Thay vì có mọi thứ cần thiết trong một không gian kết nối, công việc của nhóm bị phân tán khắp hàng chục ứng dụng, buộc phải "di chuyển" liên tục giữa các công cụ.
📌 Dưới đây là một ví dụ điển hình: Đội ngũ sản phẩm của bạn sử dụng Slack cho giao tiếp hàng ngày, Asana cho quản lý dự án, Jira cho đang theo dõi lỗi, Notion cho tài liệu, Tài liệu Google cho viết chung, Sheets cho phân tích dữ liệu và email cho cập nhật khách hàng. Để triển khai một tính năng, các thành viên trong đội phải chuyển đổi giữa bảy nền tảng khác nhau, sao chép thông tin thủ công, mất bối cảnh mỗi lần chuyển đổi và dành 30% thời gian trong ngày chỉ để tìm kiếm thông tin cần thiết.
Sự lan rộng của công việc so với sự lan rộng của trí tuệ nhân tạo (AI)
🧠 Thực tế thú vị: 78% tổ chức đã sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) vào năm 2024, tăng từ 55% vào năm 2023.
Với việc sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trở nên phổ biến trong mọi vai trò, các chuyên gia không chỉ phải đối mặt với tình trạng phân tán công việc. Sự phân tán AI đang trở thành thách thức mới đối với năng suất tổng thể, với gần một nửa số nhân viên buộc phải chuyển đổi giữa 2 công cụ AI trở lên để hoàn thành một công việc duy nhất!
Cùng vấn đề từng làm khó SaaS nay đang bắt đầu ảnh hưởng đến AI. 😬 Sự bùng nổ ứng dụng đang tái xuất hiện dưới hình thức bùng nổ AI. Nhiều giải pháp riêng lẻ chỉ giải quyết các vấn đề nhỏ, tách biệt. Hoặc thậm chí không giải quyết được bất kỳ vấn đề kinh doanh thực tế nào.
Đây là cơn ác mộng đối với nhân viên. Quá khó để hiểu nên sử dụng công cụ nào và cách sử dụng hiệu quả nhất. Vì vậy, sức mạnh biến đổi của trí tuệ nhân tạo (AI) không bao giờ được phát huy hết tiềm năng.
Đây là một trong những vấn đề chính mà chúng tôi đang giải quyết tại ClickUp. Một ứng dụng duy nhất chứa toàn bộ bối cảnh công việc của bạn – dự án, trò chuyện, tài liệu, quy trình, kiến thức, dữ liệu. Điều này cho phép bạn tạo ra các tự động hóa AI tùy chỉnh, quy trình làm việc và các Agent. Tiêu chuẩn hóa cách sử dụng AI. Và đảm bảo rằng nó thực sự hoạt động.
Cùng vấn đề từng làm khó SaaS nay đang bắt đầu ảnh hưởng đến AI. 😬 Sự bùng nổ ứng dụng đang tái xuất hiện dưới hình thức bùng nổ AI. Nhiều giải pháp riêng lẻ chỉ giải quyết các vấn đề nhỏ, tách biệt. Hoặc thậm chí không giải quyết được bất kỳ vấn đề kinh doanh thực tế nào.
Đây là cơn ác mộng đối với nhân viên. Quá khó để hiểu nên sử dụng công cụ nào và cách sử dụng hiệu quả nhất. Vì vậy, sức mạnh biến đổi của trí tuệ nhân tạo (AI) không bao giờ được phát huy hết tiềm năng.
Đây là một trong những vấn đề chính mà chúng tôi đang giải quyết tại ClickUp. Một ứng dụng duy nhất chứa toàn bộ bối cảnh công việc của bạn – dự án, trò chuyện, tài liệu, quy trình, kiến thức, dữ liệu. Điều này cho phép bạn tạo ra các tự động hóa AI tùy chỉnh, quy trình làm việc và các Agent. Tiêu chuẩn hóa cách sử dụng AI. Và đảm bảo rằng nó thực sự hoạt động.
Nhưng sự lan rộng của công việc và sự lan rộng của trí tuệ nhân tạo (AI) có gì khác nhau? Dưới đây là tổng quan!
| Aspect | Sự lan rộng của công việc | Sự lan rộng của trí tuệ nhân tạo (AI) |
| Nguyên nhân gốc rễ | Nhiều công cụ công việc không kết nối với nhau | Các công cụ AI không kết nối với nhau |
| Các triệu chứng điển hình | Chuyển đổi giữa các ứng dụng dự án, tài liệu và trò chuyện | Chuyển đổi giữa các công cụ AI như ChatGPT, Claude và các trợ lý AI chuyên dụng |
| Thách thức thông tin | Không thể tìm thấy bối cảnh công việc trên các nền tảng khác nhau | Trí tuệ nhân tạo (AI) không thể truy cập bối cảnh công việc từ các công cụ khác |
| *tác động đến năng suất | 61% thời gian dành cho việc tìm kiếm, chia sẻ và cập nhật thông tin | 44. 8% công cụ AI bị bỏ rơi trong vòng một năm |
| Sự thất vọng của nhân viên | Mệt mỏi do sử dụng công cụ và chuyển đổi ngữ cảnh | 79. 3% cho rằng nỗ lực sử dụng AI không tương xứng với giá trị mang lại |
| Yếu tố chi phí | Sự trùng lặp giữa các gói đăng ký SaaS + thời gian bị lãng phí | Sự trùng lặp trong các gói đăng ký AI + việc triển khai không thành công |
| *rủi ro bảo mật | Dữ liệu phân tán trên các nền tảng không được quản lý | 60% nhân viên sử dụng các công cụ AI không được phép với dữ liệu của công ty |
Tác động thực tế của sự lan rộng công việc
Trên subreddit r/năng suất của Reddit, một người dùng đã chia sẻ chính xác cảm giác về sự lan rộng của công việc:
Một người dùng Reddit khác đã chia sẻ những hậu quả sâu sắc và đáng lo ngại hơn của tình trạng mở rộng ứng dụng dựa trên SaaS:
Tại sao sự lan rộng của công việc đang trở thành vấn đề ngày càng nghiêm trọng?
Chúng ta đang sống trong một văn hóa "công cụ tốt nhất cho từng công việc". Mỗi nhóm, bộ phận hoặc nhà lãnh đạo đều khuyến nghị ứng dụng yêu thích của họ.
Người lao động trí thức trung bình hiện nay chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng mỗi ngày, thực hiện hơn 3.600 lần chuyển đổi mỗi ngày — điều này tương đương với hơn 4 giờ mỗi tuần chỉ để điều chỉnh lại giữa các nền tảng.
Và đó chỉ là một trong số rất nhiều lý do khiến cuộc khủng hoảng mở rộng công việc đã đạt đến điểm bùng phát.
Một số yếu tố khác cũng ảnh hưởng:
- Làm việc từ xa đang bùng nổ: Mọi người không còn chỉ làm công việc trên một máy tính duy nhất nữa — họ chuyển đổi giữa các thiết bị, màn hình, công cụ và thậm chí là các ngày trong tuần. Bỗng nhiên, các công việc bắt đầu ở một kênh, tiếp tục ở kênh khác và kết thúc… ở đâu đó. Loại phân mảnh này không hề hiển thị khi mọi người ngồi cùng nhau trong văn phòng và sử dụng cùng một công cụ theo cùng một cách. Giờ đây, nó xuất hiện ở mọi nơi
- Các tổ chức đang chịu áp lực phải làm nhiều hơn: Các công ty muốn phát triển nhanh hơn, duy trì sự gọn nhẹ và làm việc hiệu quả hơn. Bản năng là thêm một công cụ để giải quyết mọi thách thức mới. Nhưng mỗi công cụ mới, trừ khi được kết nối chặt chẽ, lại là một điểm tiềm ẩn gây mất mát, một điểm ma sát và một nơi mà công việc có thể biến mất hoặc trùng lặp
- quy mô và phức tạp đi đôi với nhau*: Khi doanh nghiệp phát triển, sự phình to của công cụ cũng tăng theo cấp số nhân — những gì là công việc cho một startup 10 người có thể trở thành hỗn loạn cho một công ty 100 người
- Các tích hợp vẫn chưa được kết nối: Chỉ dưới 28% công cụ làm việc được tích hợp đúng cách, buộc nhân viên phải thực hiện các công việc trùng lặp như nhập lại dữ liệu và sao chép công việc trên các nền tảng khác nhau
Mặc dù mỗi công cụ có thể giải quyết một vấn đề cụ thể, nhưng khi chúng tích tụ lại, chúng sẽ dần dần làm suy yếu cách chúng ta suy nghĩ và hợp tác.
Dấu hiệu cho thấy tổ chức của bạn đang gặp khó khăn với tình trạng phân tán công việc
Nếu bạn đang nghĩ, “Nhưng chẳng phải đây là cách mọi người làm công việc sao?”, hãy suy nghĩ lại.
Nhận diện sự lan rộng của công việc không phải lúc nào cũng rõ ràng, nhưng nó có thể giúp bạn tránh được những rắc rối lớn về tài chính, pháp lý và vận hành trong dài hạn.
Hãy chú ý đến những dấu hiệu sau. Chúng cho thấy sự phân mảnh đang âm thầm làm suy giảm năng suất của nhóm:
- nhân viên của bạn đang sống trong "địa ngục chuyển đổi ứng dụng". * Họ liên tục chuyển đổi giữa các công cụ để hoàn thành một công việc, chuyển đổi màn hình mỗi 47 giây và mất đi thời gian tập trung quý giá mỗi lần chuyển đổi. Mỗi tab mới, mỗi lần chuyển đổi công cụ, đều là một gánh nặng tinh thần nhỏ. Và đôi khi, điều này không rõ ràng cho đến cuối ngày, khi mọi người mệt mỏi và thời gian làm việc năng suất dường như... biến mất
- Công việc bị trùng lặp hoặc biến mất vào "hố đen kỹ thuật số". Các nhóm vô tình giải quyết cùng một vấn đề trên các công cụ khác nhau, hoặc tệ hơn, các quyết định quan trọng được đưa ra trong các cuộc hội thoại trên Slack không bao giờ được ghi lại trong hệ thống quản lý dự án. Thông tin quan trọng bị mất mát giữa các nền tảng
- quá tải cuộc họp là tình trạng phổ biến. * Một lượng thời gian khổng lồ của tập thể được dành cho các cuộc họp, trong đó một số cuộc họp tồn tại chỉ vì không ai biết chính xác điều gì đang diễn ra trên các công cụ khác nhau
📮 ClickUp Insight: Kết quả từ cuộc khảo sát về hiệu quả cuộc họp của chúng tôi cho thấy nhân viên trí thức có thể dành gần 308 giờ mỗi tuần cho các cuộc họp trong một tổ chức có 100 nhân viên!
Nhưng nếu bạn có thể giảm thời gian họp? Không gian Làm việc ClickUp giúp giảm đáng kể các cuộc họp không cần thiết!
💫 Kết quả thực tế: Khách hàng như Trinetix đã giảm 50% số cuộc họp bằng cách tập trung tài liệu dự án, tự động hóa quy trình làm việc và cải thiện khả năng nhìn thấy thông tin giữa các đội ngũ thông qua ứng dụng toàn diện cho công việc của chúng tôi. Hãy tưởng tượng lấy lại hàng trăm giờ làm việc hiệu quả mỗi tuần!
- mệt mỏi do thông báo đang ảnh hưởng đến mọi người*. Mỗi công cụ đều đòi hỏi sự chú ý của bạn—ding, ping, snip, nudge—và thật khó để phân biệt điều gì thực sự quan trọng. Không hiếm khi bạn dành nửa ngày để phản hồi thông báo thay vì thúc đẩy tiến độ có ý nghĩa
- khai thác thông tin trở thành một thói quen hàng ngày. * Nhóm của bạn dành hàng giờ mỗi ngày để tìm kiếm thông tin vốn nên được truy cập ngay lập tức. Mọi người thường xuyên hỏi: “Chúng ta đã lưu tài liệu đó ở đâu?” hoặc “Quyết định về vấn đề đó là gì?”
- bạn cũng có thể nhận thấy tình trạng mệt mỏi khi tìm kiếm đang gia tăng*. Người dùng nhập từ khóa vào các ứng dụng tìm kiếm trong môi trường làm việc, hy vọng công cụ sẽ cung cấp câu trả lời. Tuy nhiên, kết quả thường không phù hợp hoặc đã lỗi thời. Nỗ lực để tìm kiếm thường gần như tương đương với nỗ lực để tái tạo lại thông tin. Điều này nên kích hoạt tín hiệu cảnh báo
- lãnh đạo hoạt động mà không có hiển thị. * Quản lý thiếu thông tin thời gian thực về tiến độ dự án, sức chứa của nhóm hoặc các rào cản tiềm ẩn. Dữ liệu được lưu trữ phân tán trên các hệ thống không kết nối, khiến việc ra quyết định chiến lược trở nên phản ứng thay vì chủ động
Chi phí ẩn và hậu quả của sự lan rộng công việc
Bề ngoài, sự lan rộng công việc có vẻ chỉ là một bất tiện nhỏ. Một vài tab thêm, một chút chuyển đổi, có thể là một công cụ mới trong bộ công cụ. Nhưng bên dưới, nó đang hút cạn thời gian, tiền bạc và năng lượng của tổ chức theo cách tích tụ nhanh hơn nhiều so với nhận thức của đa số lãnh đạo.
- Sự sụt giảm năng suất nghiêm trọng: Nhóm của bạn mất 2,5 giờ mỗi ngày để tìm kiếm thông tin trên các hệ thống phân tán, trong khi thời gian làm việc của họ bị lãng phí vào việc sao chép công việc. Thêm vào đó, mỗi nhân viên thực hiện trung bình 3.600 lần chuyển đổi ứng dụng mỗi ngày, dẫn đến gánh nặng nhận thức khổng lồ và hàng tuần năng suất bị mất đi mỗi năm, mà không có dự án nào hoàn thành
- *tình trạng quá tải và kiệt sức của nhân viên : Mệt mỏi với công cụ là có thật. 79,3% trong số hơn 1.000 nhân viên tham gia cuộc khảo sát AI Sprawl Survey của ClickUp cho biết nỗ lực sử dụng AI để tạo ra các lời nhắc cảm thấy không tương xứng với giá trị đầu ra. Khi nhân viên dành quá nhiều năng lượng để quản lý công cụ thay vì làm công việc có ý nghĩa, họ dễ dàng cảm thấy mất động lực nhanh chóng
- thiệt hại tài chính*: Chi phí tài chính là điều không thể phủ nhận. Sự lan rộng của các công cụ SaaS nhanh chóng trở thành một mục chi phí lên đến hàng trăm nghìn hoặc hàng triệu đô la. Để tham khảo, các công ty có 100 nhân viên mất khoảng $420,000 mỗi năm do giao tiếp kém và các công cụ không kết nối
- Tình trạng bế tắc trong ra quyết định: Khi dữ liệu và cuộc hội thoại bị phân tán, lãnh đạo không thể nhìn thấy bức tranh toàn cảnh. Một nhóm có số trong bảng tính, nhóm khác trong bản trình chiếu, và nhóm khác trong Jira. Đến khi ghép nối các thông tin lại, thời điểm hành động đã trôi qua. Sự chậm trễ này làm suy giảm khả năng linh hoạt. Và trong thị trường thay đổi nhanh chóng, khả năng linh hoạt thường là yếu tố quyết định giữa việc dẫn đầu hay tụt hậu
Bây giờ bạn đã hiểu tại sao việc thảo luận về sự lan rộng của công việc lại quan trọng, hãy cùng tìm hiểu nguyên nhân gây ra nó—và những gì bạn có thể làm để ngăn chặn nó ngay từ đầu.
Nguyên nhân gây ra tình trạng lan rộng công việc
Con đường dẫn đến sự lan rộng của công việc được xây dựng từ những ý định tốt đẹp.
Một người tìm thấy công cụ giúp công việc dễ dàng hơn, một nhóm áp dụng ứng dụng mới cho dự án, và lãnh đạo phê duyệt nền tảng khác vì “nó sẽ tăng hiệu quả”. Nhân lên vài năm, và đột nhiên bạn có một hệ sinh thái các công cụ không tương thích với nhau.
Đây là những gì đang diễn ra phía sau hậu trường:
- thiếu nguồn thông tin duy nhất*: Không có hệ thống ghi chép thống nhất, mỗi nhóm tạo ra phiên bản thực tế của riêng mình. Khi công việc bị phân tán, không ai biết tài liệu, bảng công việc hoặc kênh nào chứa thông tin mới nhất. Các nhóm đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu lỗi thời, hoặc tệ hơn nữa—bỏ qua công việc quan trọng vì cho rằng người khác đã xử lý
- Khoảng cách tích hợp: Ngay cả khi các công cụ lý thuyết có thể kết nối, thực tế lại phức tạp hơn. Một cuộc hội thoại trên Slack không tự động cập nhật vé Jira; một tài liệu trên Google Drive không đồng bộ một cách gọn gàng với công việc trên Asana. Do đó, nhân viên phải sao chép, dán và cập nhật thủ công giữa các nền tảng. Điều này dẫn đến trễ hẹn, không nhất quán và lỗi do con người
- thiếu trách nhiệm rõ ràng*: Sự mơ hồ về quyền sở hữu và trách nhiệm góp phần gây ra sự lan rộng công việc. Khi các công việc được phân tán trên nhiều công cụ khác nhau mà không có sự phân công hoặc đang theo dõi nhất quán, việc bỏ sót công việc dễ xảy ra. Câu hỏi “Ai thực sự chịu trách nhiệm cho việc này?” trở nên phổ biến. Khi có sự cố hoặc thiếu sót, mọi người đổ lỗi cho các hệ thống khác nhau, và việc khắc phục vấn đề bị đẩy lùi
Điều nghịch lý là: Chính những công cụ được tạo ra để tăng năng suất lại cài đặt điều kiện cho sự phân mảnh.
📮 ClickUp Insight: Trung bình, mỗi chuyên gia dành hơn 30 phút mỗi ngày để tìm kiếm thông tin liên quan đến công việc — tương đương với hơn 120 giờ mỗi năm bị lãng phí vào việc lục lọi email, các chủ đề trên Slack và các tệp tin rải rác. Một trợ lý AI thông minh được tích hợp vào Không gian Làm việc ClickUp có thể thay đổi điều đó.
Giới thiệu ClickUp Brain. Nó cung cấp thông tin và câu trả lời tức thì bằng cách hiển thị các tài liệu, cuộc hội thoại và chi tiết công việc phù hợp chỉ trong vài giây — giúp bạn ngừng tìm kiếm và bắt đầu công việc.
💫 Kết quả thực tế: Các nhóm như QubicaAMF đã lấy lại được 5+ giờ mỗi tuần bằng cách sử dụng ClickUp—đó là hơn 250 giờ mỗi năm cho mỗi người—bằng cách loại bỏ các quy trình quản lý kiến thức lỗi thời. Hãy tưởng tượng nhóm của bạn có thể tạo ra điều gì với thêm một tuần năng suất mỗi quý!
Cách vượt qua tình trạng phân tán công việc (+Các phương pháp tốt nhất)
Bạn đã biết điều này không kém gì chúng tôi: Giải pháp cho tình trạng phân tán công việc không phải là thêm nhiều công cụ. Đó là sự hội tụ… nơi tất cả các hàm công việc thiết yếu hoạt động như một hệ thống tích hợp thay vì các phần rời rạc.
Chúng tôi đoán bạn đang nghĩ: Làm sao điều đó có thể xảy ra?
Chúng tôi chỉ có một từ dành cho bạn: ClickUp!
ClickUp giải quyết triệt để vấn đề mở rộng công việc với ứng dụng toàn diện cho công việc, kết hợp quản lý dự án, quản lý kiến thức và giao tiếp trong một nền tảng duy nhất – tất cả được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo làm việc đồng bộ nhất thế giới, ClickUp Brain.
Hiện nay, hơn 3 triệu nhóm đang sử dụng ClickUp để làm công việc nhanh hơn với quy trình làm việc hiệu quả, kiến thức tập trung và trò chuyện tập trung vào mục tiêu, loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng và giải phóng năng suất tổ chức.
CEO của chúng tôi, Zeb Evans, giải thích lý do tại sao trong bài đăng trên LinkedIn này:
Hãy để chúng tôi hướng dẫn bạn cách thúc đẩy sự hội tụ cho tổ chức của bạn, với ClickUp là nguồn thông tin duy nhất và hành động của bạn.
1. Tạo ra một không gian làm việc thống nhất
Hãy tưởng tượng: thay vì yêu cầu nhóm của bạn sử dụng bốn hoặc năm công cụ khác nhau với các tài khoản đăng nhập và trải nghiệm người dùng riêng biệt, mọi người – từ marketing đến kỹ thuật – đều làm việc trong một Không gian Làm việc ClickUp an toàn và có tổ chức. Đó chính là Không gian Làm việc ClickUp: một hệ sinh thái tùy chỉnh với các không gian riêng biệt cho từng bộ phận, một phân cấp dự án rõ ràng với thư mục → danh sách công việc → công việc con, cùng quyền truy cập được điều chỉnh chi tiết để thông tin được bảo mật nhưng vẫn kết nối.
Điều gì khiến nó tồn tại?
Hầu hết các công cụ quản lý dự án truyền thống đều coi giao tiếp là một phần phụ, buộc các nhóm phải chuyển đổi giữa các nền tảng như Slack và Asana chỉ để thảo luận về một công việc.
clickUp trò chuyện, ngược lại, nằm ngay bên cạnh các công việc của bạn, *không nằm trong một cửa sổ riêng biệt. Điều đó có nghĩa là bạn có thể thảo luận về chiến lược, gắn thẻ tệp đính kèm, ghi lại quyết định — tất cả mà không mất bối cảnh công việc. Đây là cuộc hội thoại thời gian thực — được tổ chức theo chủ đề và có thể hành động, không bị phân mảnh trên các nền tảng khác nhau.
Ngoài ra, ClickUp Bảng trắng cho phép tổ chức các phiên brainstorming thời gian thực, chuyển đổi ý tưởng thành công việc có thể thực hiện chỉ với một cú nhấp chuột. Đồng thời, ClickUp Tài liệu cho phép nhóm của bạn hợp tác trực tiếp trong việc tạo và chỉnh sửa tài liệu dự án, bản đồ chiến lược và kế hoạch hành động, với định dạng phong phú và nhiệm vụ được tích hợp sẵn.
Điều làm nên sự khác biệt của ClickUp là cách các công cụ này kết nối với nhau. Bình luận được gán trách nhiệm tạo ra sự minh bạch và trách nhiệm, trong khi Trường Tùy chỉnh và thảo luận theo chủ đề trên các nhiệm vụ ClickUp giúp tập trung toàn bộ bối cảnh.
2. Tối ưu hóa quy trình làm việc với trí tuệ nhân tạo (AI) có khả năng hiểu dữ liệu của bạn
Điều gì làm cho bất kỳ hệ thống AI nào trở nên mạnh mẽ?
Đúng vậy, đó chính là dữ liệu mà bạn cung cấp cho nó.
Hãy tưởng tượng một lớp trí tuệ nhân tạo (AI) được xây dựng trên tất cả dữ liệu công việc của bạn. Chúng tôi muốn nói đến tất cả mọi thứ—dự án, công việc, dòng thời gian, phân công công việc, thậm chí cả tin nhắn. Hãy tưởng tượng những gì bạn có thể làm với nó. Những email bạn có thể ngừng gửi, những cuộc họp bạn có thể hủy bỏ, và những giờ làm việc bạn có thể lấy lại.
Hãy tưởng tượng bạn có thể bắt đầu sử dụng nó ngay hôm nay—vì bạn có thể, với ClickUp Brain.
Tất cả các công cụ AI chung chung hiện nay—từ Claude đến ChatGPT—hoạt động độc lập, buộc bạn phải là nhà cung cấp bối cảnh thủ công mỗi lần.
ClickUp Brain, ngược lại, là hệ thống AI hoàn thành và bối cảnh nhất thế giới, hiểu toàn bộ dữ liệu không gian làm việc của bạn và cung cấp hỗ trợ thông minh trên mọi khía cạnh của công việc.
https://www. linkedin. com/posts/christopher-john-day_you-wont-believe-what-i-just-did-with-ClickUp-activity-7358436633995587584-fZCr?utm_source=chia sẻ&utm_medium=member_desktop&rcm=ACoAACd1q9gBEM2xWs2Vld4MdLW7ifWDVybjTjA
Vì ClickUp Brain liên tục học hỏi từ thuật ngữ, ưu tiên và quy trình cụ thể của tổ chức bạn, nó có thể:
- *viết tài liệu dự án hoàn thành với các tham chiếu chính xác, đánh giá sau dự án (retros) và dự báo trong vài giây thay vì hàng giờ
- tóm tắt các tài liệu ClickUp, chủ đề nhiệm vụ, cập nhật và bình luận trong hộp thư đến* để nắm bắt các khóa điểm mà không cần lục lọi qua nhiều trang
- tạo công việc và công việc con từ đầu vào ngôn ngữ tự nhiên*, tự động phân công và ưu tiên chúng dựa trên bối cảnh dự án thông qua các trường AI như AI Assign và AI Prioritize
- chuyển đổi ghi âm giọng nói và video*, hay còn gọi là ClickUp Clips, thành văn bản, sau đó tóm tắt chúng
- tạo trạng thái cập nhật và tóm tắt tiến độ trên toàn bộ hoạt động trong không gian làm việc mà không cần tổng hợp dữ liệu thủ công
- *sử dụng Tìm kiếm Doanh nghiệp Được Hỗ Trợ Bởi Trí Tuệ Nhân Tạo trên các nhiệm vụ ClickUp, tài liệu, trò chuyện và thậm chí các ứng dụng bên ngoài, cung cấp câu trả lời chi tiết và nhanh chóng
Trong thực tế, điều này thực sự đơn giản như việc hỏi Brain, “Chúng ta đã quyết định gì về việc ra mắt quý 3?”—và ngay lập tức nhận được quyết định khóa, chứ không phải một chuỗi tệp tin, chuỗi chủ đề Slack hay những mánh khóe ghi nhớ để lọc qua.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Với Brain MAX, ClickUp tích hợp tất cả các mô hình AI chính (ChatGPT, Claude, Gemini, DeepSeek, v.v.) vào một ứng dụng AI siêu thông minh, giúp giảm thiểu sự phân tán của các dịch vụ AI từ nhiều nền tảng và tập trung toàn bộ khả năng AI của bạn vào một nền tảng thống nhất.
Nó cũng mở ra năng suất làm việc dựa trên giọng nói, thực hiện các tác vụ nhanh gấp 4 lần so với gõ phím. Chỉ cần nói ra những gì bạn muốn, và Talk to Text sẽ chuyển đổi thành văn bản và thực hiện cùng bạn với đầy đủ ngữ cảnh và độ chính xác!
Kết quả? Một "bộ não thứ hai" có khả năng ghi nhớ, tổng hợp và trả lời — giúp nhóm của bạn ngừng tìm kiếm và bắt đầu việc cần làm.
3. Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại và kết nối những gì không thể hợp nhất
Không phải mọi công cụ đều có thể (hoặc nên) biến mất. Bộ phận tài chính có thể sử dụng một hệ thống, bộ phận thiết kế sử dụng hệ thống khác. Và điều đó hoàn toàn ổn. Khóa là tự động hóa quá trình chuyển giao và tập trung các yếu tố cốt lõi.
ClickUp kết nối với hơn 1.000 ứng dụng, vì vậy ngay cả khi công việc liên quan đến các hệ thống bên ngoài, các cập nhật vẫn được luồng vào một trung tâm điều khiển duy nhất.
ClickUp Tự động hóa xử lý các quy trình làm việc lặp đi lặp lại, dựa trên quy tắc — như giao nhiệm vụ cho đúng người khi trạng thái nhiệm vụ thay đổi hoặc cập nhật ngày đáo hạn khi các nhiệm vụ phụ thuộc thay đổi — giúp nhóm của bạn dành ít thời gian hơn cho các công việc hành chính và nhiều thời gian hơn cho những công việc mang lại kết quả thực tế.
Nhưng công việc hiếm khi diễn ra theo cách dự đoán được, phải không?
Đó chính là lúc bạn cần các giải pháp tự động hóa có khả năng phản ứng và thích ứng thông minh với các tình huống thay đổi. Giới thiệu ClickUp’s Autopilot Agents.
Khác với các giải pháp tự động hóa quy trình làm việc truyền thống chỉ kích hoạt các hành động dựa trên các điều kiện đã được xác định trước, Autopilot Agents liên tục theo dõi không gian làm việc của bạn, đánh giá bối cảnh và đưa ra các quyết định thông minh về những gì cần thực hiện tiếp theo.
Hãy xem họ như những đồng nghiệp AI chuyên biệt có thể:
- Đọc tài liệu ghi chú cuộc họp và tự động tạo công việc với hạn chót mà không cần chuyển giao thủ công
- *phân loại các bài nộp/gửi lỗi, trích xuất cảm xúc của người dùng, mức độ khẩn cấp và tác động tiềm ẩn, ưu tiên các vấn đề cần khắc phục trước tiên
- xem xét đơn ứng tuyển từ một ClickUp biểu mẫu, đánh giá chúng và viết tóm tắt *nêu rõ sự phù hợp của ứng viên trực tiếp vào danh sách công việc đang theo dõi của bạn
- theo dõi tiến độ sprint hàng tuần và đăng cập nhật nhanh chóng* lên các kênh lãnh đạo trong ClickUp Trò chuyện
👀 Bạn có biết? Bạn có thể sử dụng các Trợ lý Đã Được Xây Dựng Sẵn trong ClickUp — như “Team Stand-up” hoặc “Auto-Answers in Chat” — hoặc tạo các Trợ lý Tùy Chỉnh Không Cần Mã phù hợp với quy trình làm việc riêng biệt của bạn.
4. Khôi phục sự rõ ràng và niềm tin thông qua hiển thị và thông tin từ trí tuệ nhân tạo (AI)
Nếu chúng tôi có thể đề xuất một giải pháp cho tình trạng phân mảnh, đó chính là sự rõ ràng theo thời gian thực, mà không cần yêu cầu cập nhật thủ công.
Các bảng điều khiển tùy chỉnh trong ClickUp giúp điều này trở nên khả thi. Sử dụng chúng để hiển thị tiến độ, điểm nghẽn, khối lượng công việc và mục tiêu, tất cả đều được cập nhật tự động bằng dữ liệu thời gian thực. Bạn thậm chí có thể thêm các thẻ AI để nổi bật các thông tin khóa như “Nhóm X đang chậm tiến độ 30%” hoặc “Ngân sách tuần này có vẻ eo hẹp” mà không cần phải lục lọi báo cáo thủ công.
Các cuộc họp AI StandUps và tóm tắt hoạt động công việc chỉ cung cấp cập nhật trạng thái một cách thụ động. Các trợ lý AI tự động hóa gửi báo cáo hàng ngày hoặc hàng tuần, phát hiện các vấn đề chưa được giải quyết hoặc cơ hội cải thiện. Tất cả điều này mà không cần thêm cuộc họp (có thể thay thế bằng email) hoặc sao chép-dán thêm cho nhóm.
Khi lãnh đạo có thể chế độ xem các bảng điều khiển dự án chính xác và được tổng hợp, đồng thời nhận được các cập nhật được cá nhân hóa dựa trên trí tuệ nhân tạo, sự tin tưởng sẽ được củng cố một cách tự nhiên. Không còn phỏng đoán. Không còn bảng tính rải rác. Chỉ có cái nhìn rõ ràng về công việc thực tế, tiến độ và tác động.
Hãy rõ ràng: Vượt qua tình trạng phân tán công việc không phải là gom tất cả vào một ứng dụng duy nhất chỉ để đơn giản hóa. Đó là việc tạo ra một hệ thống kết nối, thông minh, nơi công việc diễn ra, phát triển và định hướng cho bước tiếp theo, mà không bắt nhóm phải rời khỏi luồng làm việc.
Đó chính là lý do tại sao ClickUp là hệ thống hoàn hảo để ngăn chặn sự lan rộng ngay từ đầu và biến sự phân mảnh thành sự tập trung.
📚 Xem thêm: Phần mềm quản lý dự án miễn phí
Khung phòng ngừa sự lan rộng của công việc
Không chỉ là một cuộc dọn dẹp tạm thời, việc loại bỏ sự lan rộng của công việc tương tự như triển khai một khung làm việc giúp các công cụ, quy trình và nhân viên của bạn hoạt động đồng bộ. Hãy xem nó như ba bước đơn giản nhưng mạnh mẽ: Kiểm tra, Tập trung, Quản lý.
Bước 1: Kiểm tra
Bắt đầu bằng việc lập bản đồ hiện trạng. Danh sách công việc tất cả các công cụ đang được sử dụng, mục đích sử dụng và người quản lý. Bạn sẽ ngạc nhiên trước lượng trùng lặp xuất hiện – nhiều công cụ theo dõi dự án, kho lưu trữ tệp trùng lặp, thậm chí là IT ngầm. Bạn không thể khắc phục những gì bạn không nhìn thấy.
Như một quản lý IT trên Reddit đã chia sẻ:
Chúng tôi chỉ có thể kiểm soát được tình trạng này khi nhận ra rằng nó chủ yếu là vấn đề liên quan đến mua sắm… Bạn cần trở thành người quản lý quyền truy cập cho mọi công cụ được đưa vào môi trường làm việc… Khi đã kiểm soát được những gì được đưa vào, bạn có thể bắt đầu hợp nhất các công cụ hiện có… Việc cần làm: Chúng ta có cần SurveyMonkey khi Microsoft đã tích hợp sẵn biểu mẫu? Việc cần làm: Chúng ta có cần một công cụ quản lý không gian riêng biệt khi Zoom đã tích hợp sẵn tính năng này? Việc cần làm Docusign khi hàm này đã có sẵn trong công cụ lưu trữ tài liệu của chúng ta? Rõ ràng, tất cả điều này sẽ phụ thuộc vào chiến lược CNTT dài hạn của bạn.
Chúng tôi chỉ có thể kiểm soát được tình trạng này khi nhận ra rằng nó chủ yếu là vấn đề liên quan đến mua sắm… Bạn cần trở thành người quản lý quyền truy cập cho mọi công cụ được đưa vào môi trường làm việc… Khi đã kiểm soát được những gì được đưa vào, bạn có thể bắt đầu hợp nhất các công cụ hiện có… Chúng ta có cần SurveyMonkey khi Microsoft đã tích hợp sẵn biểu mẫu? Chúng ta có cần một công cụ quản lý không gian riêng biệt khi Zoom đã tích hợp sẵn công việc này? Chúng ta có cần Docusign khi tính năng này (hàm) đã có sẵn trong công cụ lưu trữ tài liệu của chúng ta? Rõ ràng, tất cả điều này sẽ phụ thuộc vào chiến lược CNTT dài hạn của bạn.
Bước 2: Tập trung
Tiếp theo, loại bỏ những yếu tố gây nhiễu. Xác định những nền tảng thực sự là trung tâm của công việc và tập trung vào chúng. Đối với hầu hết các nhóm, điều này có nghĩa là chọn một không gian làm việc duy nhất nơi các công việc, tài liệu, trò chuyện và mục tiêu đều được quản lý tập trung.
Trong giải pháp quản lý dự án của ClickUp, việc hợp nhất không có nghĩa là phải hy sinh – bạn vẫn có thể kết nối hơn 1.000 ứng dụng, nhưng công việc chính được tập trung tại một nơi, giúp thông tin bối cảnh luôn sẵn sàng ngay lập tức.
Một báo cáo từ IDC cho thấy tác động: Việc hợp nhất các dịch vụ phần mềm (SaaS) có thể giảm chi phí liên quan đến công cụ lên đến 30% và tăng năng suất của nhân viên khoảng 25%.
Bước 3: Quản lý
Cuối cùng, cài đặt các quy tắc rõ ràng về việc áp dụng công cụ và giao tiếp. Xác định nơi diễn ra các cuộc hội thoại, cách phân công công việc và định nghĩa "đã xong" trên toàn các nhóm.
Quản trị thường thất bại vì nó phụ thuộc vào việc mọi người nhớ các quy tắc—nơi lưu trữ tài liệu, cách cập nhật và quy trình nào cần tuân theo.
clickUp AI thay đổi hoàn toàn tình huống này: thay vì con người phải thích nghi với quy trình, quy trình sẽ linh hoạt điều chỉnh theo nhu cầu của họ. *
Dưới đây là cách nó thể hiện trong thực tế:
Trường hợp sử dụng 1: Đảm bảo tính nhất quán của quy trình
⚙️ Quy trình: Sau cuộc gọi hàng tuần với khách hàng, ghi chú cuộc họp từ ClickUp AI Notetaker sẽ được gửi vào hộp thư đến ClickUp của bạn. Các trợ lý tự động Autopilot Agents sẽ tự động trích xuất các quyết định khóa, tạo các công việc theo dõi với người phụ trách và thời hạn, và đặt chúng vào không gian phù hợp.
🎯 Tác động: Các nhóm không còn quên cập nhật công việc, phân công quyền sở hữu hoặc đang theo dõi kết quả. Quy trình quản lý — “mọi cuộc họp phải đưa ra các mục cụ thể” — được thực thi mà không cần sự giám sát của con người.
Trường hợp sử dụng 2: Duy trì một nguồn thông tin duy nhất
⚙️ Quy trình: Một tài liệu được tải lên kèm theo chiến lược chiến dịch mới. ClickUp Brain tự động tóm tắt nội dung; Nhân viên liên kết tài liệu với nhiệm vụ cha và đẩy bản tóm tắt vào kênh trò chuyện của nhóm liên quan.
🎯 Tác động: Thay vì phải tìm kiếm phiên bản "cuối cùng", AI tập trung vào bối cảnh và thúc đẩy sự đồng bộ. Quản trị — "quyết định và tài liệu phải liên kết với kết quả đầu ra" — diễn ra theo thời gian thực.
Trường hợp sử dụng 3: Giám sát tức thì cho lãnh đạo
⚙️ Quy trình: Các nhà lãnh đạo cần nắm bắt tình hình trước cuộc họp Bảng. Thay vì yêu cầu báo cáo thủ công, họ có thể hỏi ClickUp Brain: “Hiển thị các rào cản trên 5 dự án chiến lược hàng đầu của chúng ta.”
🎯 Tác động: Quản trị — “lãnh đạo có hiển thị về các sáng kiến khóa” — không còn phụ thuộc vào việc tổng hợp thông tin từ con người. Trí tuệ nhân tạo (AI) đảm bảo thông tin kịp thời và chính xác.
Đây là cách các nhóm mở rộng quy mô quản trị mà không mở rộng quy trình hành chính.
Dưới đây là một ví dụ thực tế minh họa khung làm việc ngăn chặn sự lan rộng của công việc—trực tiếp từ câu chuyện của khách hàng ClickUp tùy chỉnh
🤝 Case study: Cách ClickUp giúp RevPartners hiển thị và giải quyết tình trạng phân tán công việc
Trước khi sử dụng ClickUp, RevPartners — một công ty cung cấp dịch vụ RevOps linh hoạt — đã phải đối mặt với quá nhiều công cụ: Notion, Trello, Asana, Airtable, Teamwork, Wrike, thậm chí cả Coda. io. Đây là một hệ thống chắp vá của các nền tảng trở nên phức tạp và khó quản lý khi đội ngũ làm việc từ xa của họ mở rộng lên hơn mười khách hàng và khoảng mười nhân viên.
Công việc trên các công cụ phân tán khiến quy trình trở nên phức tạp và cản trở sự phát triển
Công việc trên các công cụ phân tán khiến quy trình trở nên phức tạp và cản trở sự phát triển
Điểm bùng phát xảy ra khi Matt phải bắt đầu mã hóa thủ công các hàm tự động hóa và khắc phục các vấn đề phức tạp khó giải quyết. Anh ấy nhận ra rằng mình cần một nền tảng năng suất mạnh mẽ có thể tích hợp với các giải pháp khác.
Sau đó… tôi đã tìm thấy ClickUp. ClickUp đã thay đổi cuộc sống của tôi và cách tôi điều hành kinh doanh
Sau đó… tôi đã tìm thấy ClickUp. ClickUp đã thay đổi cuộc sống của tôi và cách tôi điều hành kinh doanh
Dưới đây là cách hành trình của họ phản ánh khung làm việc Kiểm tra → Tập trung → Quản lý của chúng tôi, và tại sao đây là một trong những ví dụ thực tế sắc bén nhất về việc loại bỏ sự lan rộng của công việc.
| Khung bước | *revPartners đã làm việc cần làm gì | Tính năng ClickUp được sử dụng | Kết quả |
| Kiểm tra | Các công cụ đã được triển khai trở nên phân tán và khó quản lý | Kiểm toán đã chỉ ra nhu cầu cấp thiết về một hệ thống thống nhất | Sự rõ ràng về tình trạng lan rộng đã thúc đẩy việc hợp nhất công cụ |
| Tập trung | Chuyển toàn bộ hoạt động (sản phẩm đầu ra, tài liệu quy trình, phối hợp nhóm) vào ClickUp | Tài liệu hướng dẫn quy trình, Bảng điều khiển để hiển thị tiến độ của nhóm, Sprint và Quy trình làm việc để triển khai linh hoạt | giao dự án cho khách hàng nhanh hơn 64%; Lập kế hoạch dự án nhanh hơn 83%; Tiết kiệm chi phí 50% |
| Quản lý | Sử dụng các mẫu ClickUp để tạo các quy trình dự án tiêu chuẩn; kiểm soát chế độ xem của khách hàng | Mẫu, Bảng điều khiển, Quyền truy cập, Chế độ xem | Các nhóm làm việc minh bạch, quá trình chuyển giao công việc mượt mà, quy mô mở rộng hiệu quả |
Bằng cách tập trung vào một ứng dụng tất cả trong một như ClickUp, mọi công việc - từ tài liệu, triển khai dự án đến các điểm tiếp xúc với khách hàng - đều được quản lý trong một hệ thống thống nhất và kết nối. ClickUp Docs biến các quy trình tĩnh thành kiến thức động, có thể chia sẻ; các bảng điều khiển trở thành giao diện duy nhất để theo dõi tất cả các nhóm. Hệ thống "sổ tay nội bộ" của họ đã rút gọn quy trình lập kế hoạch dự án phức tạp gồm bốn bước thành một mẫu ba bước trong ClickUp, có thể triển khai chỉ trong vài giây.
Tác động của nó nói lên tất cả:
- Tiết kiệm 50% chi phí, hợp nhất giấy phép công cụ và loại bỏ các đăng ký trùng lặp
- 64% nhanh hơn trong việc giao dự án cho khách hàng—có nghĩa là khách hàng có thể triển khai nhanh hơn và tài nguyên không bị lãng phí trong tình trạng chờ đợi
- Giảm 83% thời gian triển khai kế hoạch dự án—từ khoảng 30 phút xuống còn khoảng 5 phút
Dane Dusthimer, Chuyên gia Quản lý Giao thông tại RevPartners, kết luận:
Nếu không có ClickUp, chúng tôi sẽ không thể nhanh chóng phát hiện ra những lỗ hổng trong công việc và quy trình. Khả năng xem các công việc không có ngày đáo hạn, công việc quá hạn, công việc không có điểm sprint và công việc không có người được giao giúp tôi duy trì động lực tiến triển giữa các nhóm và dự án. Những chỉ số này không có sẵn trong phần lớn các phần mềm quản lý dự án khác.
Nếu không có ClickUp, chúng tôi sẽ không thể nhanh chóng phát hiện ra những lỗ hổng trong công việc và quy trình. Khả năng xem các công việc không có ngày đáo hạn, công việc quá hạn, công việc không có điểm sprint và công việc không có người được giao giúp tôi duy trì động lực tiến triển giữa các nhóm và dự án. Những chỉ số này không có sẵn trong phần lớn các phần mềm quản lý dự án khác.
🧠 Thực tế thú vị: Các nhóm chuyển sang sử dụng ClickUp báo cáo rằng họ đã thay thế trung bình 3 công cụ trở lên — đồng thời tiết kiệm ít nhất 3 giờ mỗi tuần!
📚 Xem thêm: Mẫu quản lý dự án
Tương lai của công việc: Công việc sẽ thay đổi như thế nào vào năm 2030
Khi chúng ta tiến gần đến năm 2030, ba xu hướng đang hội tụ đang thay đổi cách thức việc cần làm - và các công ty không thích ứng có nguy cơ bị tụt hậu.
Trí tuệ nhân tạo (AI) trở thành yếu tố phân biệt quan trọng—nhưng chỉ khi có bối cảnh
Đến năm 2030, trí tuệ nhân tạo (AI) sẽ không còn là một tính năng tiện ích; nó sẽ trở thành nền tảng của trí tuệ tổ chức.
Tuy nhiên, dữ liệu hiện tại cho thấy một thực tế đáng lo ngại: trong khi 72% doanh nghiệp có kế hoạch đầu tư thêm vào trí tuệ nhân tạo (AI), thì có tới 36% tổ chức báo cáo không thấy tác động cụ thể nào trên toàn doanh nghiệp từ các khoản đầu tư AI của mình.
Quan điểm của chúng tôi? Sự khác biệt giữa thành công và thất bại của AI nằm ở bối cảnh. Các tổ chức sở hữu nền tảng công việc thống nhất sẽ có lợi thế cạnh tranh ngày càng lớn khi hệ thống AI của họ học hỏi từ dữ liệu toàn diện, kết nối thay vì từ các silo dữ liệu phân mảnh.
Sự hợp nhất lớn đang diễn ra nhanh chóng
Gần 8 trên 10 doanh nghiệp được khảo sát gần đây đang tiến hành hợp nhất hệ thống công nghệ hoặc đang xem xét các phương án hợp nhất.
Các cuộc thảo luận trên Reddit hỗ trợ xu hướng này.
Một chuyên gia về Quản lý Sản phẩm (Product Ops ) chia sẻ:
Tôi làm việc trong lĩnh vực vận hành sản phẩm và đang chịu áp lực lớn từ nội bộ để hợp nhất các công cụ. “Tại sao lại cần cả Jira và Productboard? Cả hai đều được đưa vào danh sách công việc là phần mềm quản lý dự án!” 😒 Bạn có thể thấy điều này ở mọi nơi, từ công cụ dữ liệu, CRM, Slack/Teams cho đến các đối tác thanh toán. Đặc biệt trong các công ty lớn, các nhóm quản lý nhà cung cấp muốn giảm chi phí bằng cách hợp nhất hợp đồng và nhà cung cấp để có sức mua tốt hơn.
Tôi đang làm việc trong lĩnh vực vận hành sản phẩm và đang chịu áp lực lớn từ nội bộ để hợp nhất các công cụ. “Tại sao lại cần cả Jira và Productboard? Cả hai đều được đưa vào danh sách công việc là phần mềm quản lý dự án!” 😒 Bạn có thể thấy điều này ở mọi nơi, từ công cụ dữ liệu, CRM, Slack/Teams cho đến các đối tác thanh toán. Đặc biệt trong các công ty lớn, các nhóm quản lý nhà cung cấp muốn giảm chi phí bằng cách hợp nhất hợp đồng và nhà cung cấp để có sức mua tốt hơn.
Một chuyên gia an ninh mạng chia sẻ:
Theo quan điểm của tôi, việc hợp nhất công cụ là giải pháp phù hợp cho một số trường hợp. Hiện nay có nhiều nền tảng cung cấp bộ tính năng mạnh mẽ có thể thay thế nhiều công cụ khác nhau. Chúng được tích hợp sẵn, giúp giảm thời gian tổng thể. Bạn sẽ không tìm thấy một công cụ duy nhất có thể làm mọi việc cần làm, nhưng tôi cho rằng việc giảm từ 3 công cụ xuống còn 1 là khả thi trong nhiều tình huống (không phải tất cả)
Theo quan điểm của tôi, việc hợp nhất công cụ là giải pháp phù hợp cho một số trường hợp. Hiện nay có nhiều nền tảng cung cấp bộ tính năng mạnh mẽ có thể thay thế nhiều công cụ khác nhau. Chúng được tích hợp sẵn, giúp giảm thời gian tổng thể. Bạn sẽ không tìm thấy một công cụ duy nhất có thể làm mọi việc cần làm, nhưng tôi cho rằng việc giảm từ 3 công cụ xuống còn 1 là khả thi trong nhiều tình huống (không phải tất cả)
Các tổ chức chuyển từ các giải pháp riêng lẻ sang chiến lược nền tảng không chỉ tập trung vào việc tiết kiệm chi phí. Họ còn chú trọng vào việc quản lý tải nhận thức cao và sự suy giảm năng suất làm việc.
Dữ liệu khảo sát của ClickUp xác nhận xu hướng này: 77,5% nhân viên sẽ cảm thấy thờ ơ hoặc nhẹ nhõm nếu một nửa công cụ làm việc của họ biến mất.
Công việc theo ngữ cảnh trở thành lợi thế cạnh tranh
McKinsey ước tính rằng các tổ chức áp dụng các nền tảng công việc tích hợp, được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) có thể đạt được mức tăng năng suất trong phạm vi từ 3-40%, tùy thuộc vào hàm cụ thể.
Các doanh nghiệp loại bỏ tình trạng phân tán công việc ngay từ bây giờ sẽ bước vào thập kỷ tiếp theo với hệ thống thống nhất, cho phép ra quyết định nhanh chóng, hợp tác mượt mà và tự động hóa thông minh – trong khi đối thủ cạnh tranh của họ vẫn phải vật lộn với các công cụ phân mảnh và dữ liệu bị cô lập.
https://www. linkedin. com/posts/zebevansclickup_one-app-to-replace-them-all-thats-stupid-activity-7363599808185393152-0ZY0?utm_source=share&utm_medium=member_desktop&rcm=ACoAACd1q9gBEM2xWs2Vld4MdLW7ifWDVybjTjA
Đừng để tình trạng phân tán công việc trở nên mất kiểm soát
Sự lan rộng của công việc không chỉ là vấn đề về năng suất—đó là một căn bệnh tổ chức ngày càng trầm trọng theo thời gian. Mỗi công cụ mới được thêm vào mà không có sự tích hợp chiến lược sẽ tạo ra sự phân mảnh, chuyển đổi ngữ cảnh nhiều hơn và khiến nhân viên cảm thấy bực bội, phải dành cả ngày để quản lý công việc thay vì thực hiện nó.
Vậy, liệu bạn nên cấm các công cụ mới hay ép mọi người quay lại email và bảng tính? Tất nhiên là không! Chọn sự hội tụ thay vì hỗn loạn. Các tổ chức tập trung hệ sinh thái làm việc của mình vào một nền tảng thống nhất như ClickUp—ứng dụng tất cả trong một cho công việc—không chỉ giải quyết vấn đề mở rộng công việc hiện tại mà còn chuẩn bị sẵn sàng cho môi trường làm việc được điều khiển bởi trí tuệ nhân tạo (AI) trong tương lai.
ClickUp loại bỏ sự phân tán công việc bằng cách tích hợp các nhiệm vụ ClickUp, tài liệu, mục tiêu, trò chuyện, bảng trắng và trí tuệ nhân tạo (AI) có ngữ cảnh vào một nền tảng duy nhất. Khi bối cảnh công việc của bạn được tập trung trong một hệ thống duy nhất, AI trở nên mạnh mẽ hơn gấp nhiều lần, các tự động hóa trở nên thông minh hơn, và nhóm của bạn cuối cùng có thể tập trung vào những gì họ làm tốt nhất thay vì phải vật lộn với các công cụ rời rạc.
Chờ đợi là lãng phí thời gian. Đừng làm vậy.
Hãy nắm bắt lợi thế cạnh tranh ngay hôm nay – đăng ký ClickUp miễn phí!
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
Sự lan rộng công việc ảnh hưởng đến năng suất như thế nào?
Sự lan rộng của công việc gây ra một chuỗi các tổn thất về năng suất. Nó buộc nhân viên phải chuyển đổi giữa các ứng dụng, tìm kiếm thông tin và lặp lại công việc. Kết quả là: mất tập trung, ra quyết định chậm chạp và lãng phí lên đến bốn giờ mỗi tuần chỉ riêng cho việc chuyển đổi ngữ cảnh —thời gian có thể được dành cho những tiến độ có ý nghĩa.
Làm thế nào để đo lường chi phí của sự lan rộng công việc?
Để đo lường chi phí của sự lan rộng công việc, hãy xem xét thời gian lãng phí, nỗ lực trùng lặp, các gói đăng ký SaaS dư thừa và chu kỳ ra quyết định bị trì hoãn. Đối với nhiều công ty, điều này tương đương với hàng triệu đô la mỗi năm do mất năng suất, tỷ lệ nghỉ việc cao do kiệt sức và chi phí phần mềm không cần thiết.
Sự khác biệt giữa sự lan rộng của công cụ và sự lan rộng của công việc là gì?
Sự lan tràn công cụ đề cập đến sự gia tăng của các ứng dụng trong tổ chức. Sự lan tràn công việc là hậu quả rộng hơn: các công việc, cuộc hội thoại và kiến thức bị phân mảnh trên các ứng dụng đó, dẫn đến sự kém hiệu quả, trùng lặp và mất sự rõ ràng.
Làm thế nào AI có thể giúp giảm thiểu sự lan rộng công việc?
Quản lý dự án được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) giúp giảm thiểu mệt mỏi khi tìm kiếm, tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại và đảm bảo tuân thủ quy định bằng cách hiển thị ngữ cảnh ngay lập tức. Trong ClickUp, Brain và Autopilot Agents tích hợp thông tin thông minh trực tiếp vào không gian làm việc của bạn — giảm thiểu việc chuyển đổi giữa các ứng dụng và giúp luồng quy trình diễn ra trơn tru mà không cần nỗ lực thêm.
Công cụ nào là tốt nhất để loại bỏ sự lan rộng công việc?
Các công cụ tốt nhất giúp thống nhất quy trình làm việc thay vì nhân đôi chúng. Các nền tảng như ClickUp tích hợp các công việc, tài liệu, trò chuyện, bảng trắng, mục tiêu, bảng điều khiển và AI (trí tuệ nhân tạo) vào một nền tảng duy nhất. Điều này giúp giảm thiểu sự phân mảnh, cắt giảm chi phí quản lý dự án và cung cấp cho nhóm một nguồn thông tin duy nhất thay vì phải theo dõi các cập nhật phân tán.