Khi các nhóm áp dụng nhiều công cụ hơn để tăng năng suất, các tổ chức thường kết thúc với một mạng lưới rối rắm gồm các ứng dụng SaaS chồng chéo, không được sử dụng đầy đủ hoặc không được kiểm duyệt.
Tuy nhiên, quản lý sự phát triển của SaaS không có nghĩa là kìm hãm sự đổi mới; nó giải quyết vấn đề thiếu hiển thị về những gì đang được sử dụng, những gì đang tạo ra giá trị và những gì đang âm thầm tiêu tốn ngân sách của bạn.
Điều đó có nghĩa là biết những gì đang được sử dụng, những gì mang lại giá trị gia tăng và những gì đang âm thầm tiêu tốn ngân sách của bạn.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về khái niệm "SaaS sprawl" trong tổ chức của mình – nguyên nhân gây ra nó, tại sao nó là vấn đề và cách phát hiện sớm.
SaaS Sprawl là gì?
Sự phát triển quá mức của SaaS đề cập đến sự phát triển nhanh chóng của các ứng dụng dựa trên đám mây trong một tổ chức, vượt quá khả năng theo dõi, quản lý hoặc bảo mật chúng một cách hiệu quả.
Điều này xảy ra khi các nhóm liên tục thêm các công cụ, thường là với ý định tốt. Nhưng nếu không có sự giám sát, các công cụ đó sẽ nhân lên, trùng lặp và trở nên khó quản lý.
Vậy, điều này xảy ra như thế nào? Ngay cả những quyết định công nghệ tốt nhất cũng có thể dẫn đến hỗn loạn nếu không được phối hợp. Sự phát triển quá mức của SaaS xảy ra hoặc bắt đầu khi một nhóm đăng ký sử dụng một công cụ để giải quyết một vấn đề nhanh chóng. Sau đó, một nhóm khác cũng làm điều tương tự. Không lâu sau, không ai có chế độ xem đầy đủ về những gì đang được sử dụng hoặc lý do tại sao.
Dưới đây là một số nguyên nhân chính gây ra sự phình to của SaaS:
- Không có hiển thị tập trung có nghĩa là các công cụ đã hết hạn, trùng lặp hoặc không được sử dụng sẽ không được chú ý
- Các bộ phận mua công cụ độc lập, thường bỏ qua sự phê duyệt của bộ phận CNTT hoặc tài chính
- Đăng ký quá dễ dàng, và việc quên gia hạn tự động còn dễ hơn nữa
- Nhiều công cụ năng suất làm cùng một công việc, tạo ra các silo dữ liệu và lãng phí tiền bạc
- Shadow IT xuất hiện khi nhân viên sử dụng các công cụ chưa được phê duyệt để làm việc nhanh hơn
Và chỉ trong chốc lát, hệ thống SaaS của bạn trở thành một mớ hỗn độn phức tạp—tốn kém, rủi ro và kém hiệu quả.
⭐ Mẫu nổi bật
Bạn muốn có một cách nhanh hơn để quản lý công nghệ SaaS của mình để giữ cho nó gọn gàng và tuân thủ? Mẫu Quản lý thay đổi ứng dụng SaaS của ClickUp cung cấp cho bạn một quy trình có cấu trúc, có thể lặp lại để tổ chức quản lý tài sản, kiểm soát chi phí, tránh sự phát triển quá mức của SaaS và IT ẩn, đồng thời giữ cho các vấn đề bảo mật dữ liệu của bạn được an toàn.
👀 Bạn có biết? 56% ứng dụng SaaS không được quản lý bởi bộ phận CNTT trong các doanh nghiệp tăng trưởng cao. Điều này có nghĩa là các nhóm hoặc cá nhân mua hầu hết các công cụ trực tiếp. Con số này tăng lên 68% ở các công ty nhỏ, tăng trưởng nhanh, khiến sự phát triển của SaaS trở thành một điều bình thường chứ không phải là ngoại lệ.
Tại sao sự mở rộng không kiểm soát của SaaS là một vấn đề?
Sự phát triển quá mức của SaaS không chỉ là vấn đề đau đầu của bộ phận CNTT; nó có thể dẫn đến vi phạm dữ liệu nghiêm trọng, ảnh hưởng đến ngân sách, bảo mật, năng suất và trải nghiệm của nhân viên. Đây là một vấn đề kinh doanh nghiêm trọng, ảnh hưởng đến ngân sách, bảo mật, năng suất và trải nghiệm của nhân viên.
Theo một báo cáo, trung bình mỗi công ty hiện nay chi tiêu $49 triệu mỗi năm cho các ứng dụng SaaS—tăng 9,3% so với các năm trước. Và đáng buồn thay, phần lớn chi tiêu đó bị lãng phí.
Hãy phân tích những hậu quả thực tế của việc sử dụng SaaS không được quản lý:
1. Chi phí tăng cao
Nhiều doanh nghiệp không nhận ra mình đang mất bao nhiêu tiền cho phần mềm cho đến khi quá muộn. Báo cáo cho thấy trung bình mỗi tổ chức lãng phí khoảng $21 triệu mỗi năm cho các giấy phép SaaS không được sử dụng.
Cách tiếp cận phân tán này gây ra tình trạng đăng ký trùng lặp, bỏ lỡ gia hạn và trùng lặp chức năng phần mềm gây tốn kém.
🌻 Ví dụ: Nhiều tổ chức sử dụng nhiều công cụ AI mỗi ngày, chẳng hạn như Claude để viết, Gemini thông qua Google Workspace để động não và các công cụ khác để nghiên cứu hoặc tự động hóa. Điều này dễ dẫn đến tình trạng sử dụng nhiều gói đăng ký và công cụ khác nhau, mỗi công cụ có chi phí và quá trình học tập riêng.
Nếu điều này nghe quen thuộc, bạn không đơn độc! Hiện nay, nhiều nhóm đang tìm cách kết hợp các tính năng này vào một nơi, giúp công việc trở nên đơn giản hơn và cắt giảm chi phí phát sinh. Khám phá các nền tảng kết hợp nhiều tính năng AI có thể giúp hợp lý hóa quy trình làm việc và hợp tác dễ dàng hơn.
Brain MAX của ClickUp chấm dứt sự phát triển quá mức của SaaS bằng cách tập hợp tất cả các công cụ làm việc thiết yếu của bạn — AI, tìm kiếm và tự động hóa — vào một ứng dụng máy tính duy nhất, thống nhất. Thay vì phải sử dụng nhiều ứng dụng và nền tảng không liên kết với nhau, ứng dụng này kết nối với phần mềm hiện có của bạn và tập trung mọi thứ bạn cần vào một nơi.
Điều này có nghĩa là:
- Lệnh bằng giọng nói để tăng năng suất mà không cần dùng tay
- Một giao diện để tìm kiếm trên tất cả các ứng dụng và tệp của bạn
- Hỗ trợ AI thống nhất hoạt động theo ngữ cảnh, bất kể bạn đang sử dụng công cụ nào
- Quy trình làm việc tự động hóa trên nhiều nền tảng mà không cần chuyển đổi tab
2. Rủi ro về bảo mật và tuân thủ
Với 33,6% công cụ SaaS xâm nhập vào các tổ chức thông qua CNTT ẩn, thường do mua sắm phi tập trung, rất khó hiển thị hoặc kiểm soát dữ liệu nào đang luồng qua ứng dụng SaaS mới nào. Cách tiếp cận phi tập trung đối với mua sắm SaaS làm tăng thách thức bảo mật, gây rủi ro cho dữ liệu nhạy cảm và gia tăng tình trạng không tuân thủ.
3. Giảm năng suất
Khi các công cụ chồng chất mà không có kế hoạch, công việc sẽ trở nên phức tạp. Báo cáo cũng cho thấy các tổ chức thêm trung bình gần 92 ứng dụng SaaS mới mỗi năm.
Việc chuyển đổi ngữ cảnh liên tục giữa các hệ thống không kết nối mà không có sự quản lý chủ động làm giảm sự tập trung của nhân viên và khiến họ phải áp dụng các giải pháp SaaS mới.
4. Trải nghiệm người dùng kém
Một hệ thống SaaS lộn xộn khiến người dùng mất thời gian đăng nhập, tìm kiếm tệp hoặc điều hướng giao diện lạ.
Khi sự thất vọng ngày càng tăng, nhân viên sẽ chuyển sang sử dụng các công cụ SaaS không được phép nhưng phù hợp hơn với nhu cầu của họ. Trên thực tế, chi tiêu cho CNTT ẩn do nhân viên thúc đẩy đã tăng 11,1% — một dấu hiệu rõ ràng cho thấy hệ sinh thái SaaS hiện tại của bạn có thể không phù hợp với họ.
📖 Cũng nên đọc: Mẫu kế hoạch truyền thông dự án miễn phí: Excel, Word và ClickUp
👀 Bạn có biết? Trong khi 68% công ty đầu tư vào đào tạo bảo mật SaaS, chỉ 51% điều chỉnh sự liên lạc giữa nhóm bảo mật và nhóm chủ sở hữu ứng dụng. Đáng lo ngại hơn, chỉ 33% tích cực giám sát một nửa hệ thống SaaS của họ. Nói tóm lại, hầu hết các nhóm chỉ bảo mật những gì họ có thể thấy, nhưng họ không thể thấy nhiều.
Cách nhận diện sự mở rộng không kiểm soát của SaaS trong tổ chức của bạn
Xác định và đối phó với sự mở rộng không kiểm soát của SaaS từ sớm là yếu tố quan trọng để lấy lại quyền kiểm soát. Sử dụng danh sách kiểm tra này để triển khai các cuộc kiểm tra SaaS và vượt qua các thách thức trong môi trường làm việc kỹ thuật số. Tìm kiếm một nền tảng quản lý SaaS để luôn cập nhật với các ứng dụng SaaS mà tổ chức của bạn đang sử dụng.
| Danh mục | Công việc | Các bước thực hiện | Tại sao điều này quan trọng? |
| 🔍 Kiểm tra: Hoạt động | Theo dõi tất cả chi tiêu liên quan đến SaaS | Xem lại thẻ công ty và nhật ký hoàn trảKiểm tra ngân sách của các bộ phận để phát hiện các mục chi tiêu không rõ ràng | Bộ phận tài chính thường mua SaaS trước bộ phận CNTT — bước này giúp phát hiện các đăng ký ẩn và chi tiêu chưa được ghi nhận |
| Xác định các công cụ được mua ngoài quy trình mua sắm | Phân tích chi phí được đánh dấu là đăng ký hoặc phí định kỳ | Nắm bắt các công cụ giả mạo hoặc ẩn được sử dụng mà không có sự chấp thuận hoặc hiển thị tập trung | |
| 🔍 Kiểm tra kỹ thuật: | Sử dụng nhật ký xác thực để xác định các công cụ đang hoạt động | Truy xuất dữ liệu sử dụng SSO | Hiển thị các công cụ đang được sử dụng trên toàn tổ chức |
| Phát hiện các tích hợp không được phê duyệt | Kiểm tra các ứng dụng được kết nối qua API công cụ nội bộ | Kiểm tra các ứng dụng được kết nối qua OAuth hoặc API công cụ nội bộ | |
| Kiểm tra dữ liệu đăng nhập và hoạt động | Xác định người dùng không hoạt động và lỗ hổng giấy phép | Phát hiện các chi phí không hiệu quả và rủi ro bảo mật liên quan đến các tài khoản không sử dụng hoặc bị bỏ rơi | |
| 🔍 Kiểm tra: Hoạt động | Phỏng vấn các nhóm về việc sử dụng công cụ | Hỏi trưởng nhóm về các công cụ họ sử dụng và lý do sử dụng | Các nhóm thường áp dụng các công cụ vì nhu cầu thiết yếu — điều này giúp hiểu rõ nhu cầu hợp lý và các vấn đề khó khăn |
| Ghi lại tất cả các công cụ mà nhóm đang sử dụng | Tạo danh sách với: Tên công cụ, Chủ sở hữu, Trường hợp sử dụng, Người dùng, Thanh toán, Ngày gia hạn | Xây dựng một cơ sở dữ liệu tập trung, động cho tất cả các công cụ để triển khai chiến lược quản trị SaaS lâu dài | |
| 🔍 Công cụ khám phá | Triển khai các công cụ khám phá | Sử dụng CASB, plugin trình duyệt hoặc tích hợp chi phí | Lấp đầy những lỗ hổng mà kiểm toán bỏ sót, đặc biệt là đối với các bản dùng thử miễn phí, công cụ dựa trên trình duyệt hoặc ứng dụng bên ngoài SSO |
| Thiết lập cảnh báo cho việc áp dụng công cụ mới | Kích hoạt thông báo qua email hoặc Slack cho đăng ký, kích hoạt dùng thử hoặc ủy quyền chia sẻ dữ liệu | Giữ bạn luôn cập nhật khi có công cụ mới xuất hiện trong môi trường trước khi chúng trở nên phức tạp | |
| 🔍 Kiểm tra trùng lặp | So sánh các công cụ theo hàm | Nhóm các ứng dụng theo trường hợp sử dụng (PM, Nhắn tin, Chia sẻ tệp, Phân tích) | Giúp xác định các trùng lặp nơi các công cụ có cùng mục đích, cho phép hợp nhất |
| Xác định các công cụ không còn phù hợp với nhu cầu kinh doanh | Xem xét các gia hạn sắp tới và hủy các công cụ có giá trị thấp | Tránh phải trả tiền cho các công cụ không còn hỗ trợ các ưu tiên hiện tại | |
| 🔍 Kiểm tra hệ thống CNTT không chính thức | Phân loại công cụ theo rủi ro kinh doanh | Phân loại: Rủi ro cao / Giá trị cao / Giá trị thấp | Không phải tất cả các hệ thống CNTT ẩn đều có mức độ rủi ro như nhau; bước này giúp ưu tiên các phản ứng dựa trên tác động tiềm ẩn |
| Tương tác với chủ sở hữu của các công cụ ẩn có giá trị cao | Mời tham gia để chính thức hóa việc sử dụng và đánh giá trước khi triển khai chính thức | Thay vì chặn, hãy cùng các nhóm đã tận dụng giá trị từ các công cụ không được phép sử dụng để tạo ra các giải pháp |
Sau khi xác định được các ứng dụng dư thừa, bước tiếp theo là giảm thiểu sự phát triển quá mức của SaaS.
Hãy cùng khám phá bốn chiến lược đã được chứng minh hiệu quả ngoài các cuộc kiểm tra SaaS thông thường và xây dựng kế hoạch quản lý SaaS dài hạn.
📖 Cũng nên đọc: Mẫu quản lý dự án miễn phí cho tất cả các loại dự án
Chiến lược giảm thiểu sự phình to của SaaS
Giảm sự phát triển quá mức của SaaS không chỉ là cắt giảm số lượng công cụ, mà còn là giải quyết các nguyên nhân gốc rễ: mua sắm phân tán, dữ liệu bị cô lập và quá trình ra quyết định không liên kết.
Một cách tiếp cận thông minh hơn, được hỗ trợ bởi hệ thống mua sắm tập trung, mang lại cấu trúc, hiển thị và mục đích cho cách bạn áp dụng và quản lý các ứng dụng SaaS. Dưới đây là cách thực hiện hiệu quả:
1. Tập trung và tối ưu hóa hệ thống công nghệ của bạn
Bắt đầu bằng việc kiểm tra và đánh giá tình trạng sử dụng SaaS hiện tại của bạn.
Lập bản đồ mọi công cụ trong hệ thống của bạn theo danh mục — quản lý dự án, lưu trữ tệp và giao tiếp — và xác định các hàm trùng lặp.
Các lĩnh vực này là những ứng cử viên hàng đầu cho việc hợp nhất SaaS. Thay vì buộc các nhóm từ bỏ các công cụ mà họ đang sử dụng, hãy tạo ra các hướng dẫn áp dụng SaaS rõ ràng, tôn trọng nhu cầu của họ đồng thời giảm bớt các ứng dụng dư thừa.
Bằng cách hợp nhất bộ công cụ của chúng tôi với ClickUp, chúng tôi đã loại bỏ Jira, Confluence, các công cụ PMO, Salesforce và Trello. Điều này đã giúp công việc hàng ngày của chúng tôi trở nên dễ dàng hơn rất nhiều!
Bằng cách hợp nhất bộ công cụ của chúng tôi với ClickUp, chúng tôi đã loại bỏ Jira, Confluence, các công cụ PMO, Salesforce và Trello. Điều này đã giúp công việc hàng ngày của chúng tôi trở nên dễ dàng hơn rất nhiều!
2. Xây dựng hệ thống quản trị
Nếu không có quy tắc rõ ràng, sự phát triển của SaaS sẽ tiếp tục gia tăng. Xây dựng một khung công tác minh bạch, nhất quán để yêu cầu, phê duyệt và gia hạn các công cụ mới. Ví dụ:
- Sử dụng quy trình mua sắm tập trung để đánh giá từng ứng dụng về bảo mật, chi phí, tuân thủ và khả năng tích hợp
- Tạo các biểu mẫu chuẩn hóa như "Yêu cầu công cụ mới" hoặc "Danh sách kiểm tra gia hạn" để hướng dẫn quá trình ra quyết định
Quản trị nên được xem như một công cụ hỗ trợ, chứ không phải là rào cản cho việc sử dụng SaaS một cách có trách nhiệm.
3. Cải thiện hiển thị và báo cáo
Kiểm tra hàng năm là không đủ. Các ứng dụng SaaS liên tục thay đổi, vì vậy bạn cần hiển thị thông tin liên tục. Triển khai các công cụ theo dõi thời gian thực hiển thị việc sử dụng giấy phép, dòng thời gian gia hạn và quyền sở hữu của các bộ phận.
- Thiết lập bảng điều khiển để hiển thị chi phí và mẫu sử dụng
- Lên lịch báo cáo tự động cho các bên liên quan để theo dõi chi tiêu SaaS và hoạt động hợp đồng
- Cấu hình cảnh báo cho tình trạng sử dụng thấp, gia hạn bất ngờ hoặc đăng ký chưa được phê duyệt
Điều này giúp nhóm của bạn kiểm soát chủ động và ngăn chặn sự phát triển quá mức trước khi nó bắt đầu.
⚡️Lưu trữ mẫu: Mẫu biểu mẫu đặt hàng phần mềm của ClickUp là giải pháp toàn diện để quản lý việc mua sắm phần mềm trong bất kỳ tổ chức nào. *
Sử dụng mẫu này để tạo bảng điều khiển với các tiện ích tùy chỉnh để theo dõi số lượng bài nộp/gửi, tỷ lệ phê duyệt, sử dụng ngân sách và phân tích nhà cung cấp, mang đến cho bạn cái nhìn tổng quan cấp cao về toàn bộ quy trình mua sắm phần mềm.
4. Đào tạo các nhóm
Quản lý sự phình to của SaaS cũng đồng nghĩa với việc quản lý tư duy. Thay đổi quan điểm từ “nhiều công cụ = tốt hơn” sang “công cụ phù hợp = tốt hơn”
Đào tạo nhóm của bạn sẽ giúp họ hiểu giá trị của hệ thống tập trung và rủi ro của việc sử dụng ứng dụng không được kiểm soát. Điều này cũng xây dựng lòng tin giữa bộ phận CNTT, tài chính và các nhóm riêng lẻ. Để quản lý sự phát triển phần mềm, bạn có thể:
- Cung cấp một danh mục nội bộ các công cụ SaaS được phê duyệt kèm theo các trường hợp sử dụng cụ thể và chi tiết về giấy phép
- Tổ chức các buổi workshop định kỳ để các bộ phận có thể đánh giá lại hệ thống công nghệ của mình, xác định các trùng lặp và tối ưu hóa việc sử dụng công cụ một cách hợp lý
📮 ClickUp Insight: Các nhóm có hiệu suất thấp có khả năng phải sử dụng hơn 15 công cụ cao gấp 4 lần, trong khi các nhóm có hiệu suất cao duy trì hiệu quả bằng cách giới hạn bộ công cụ của họ ở 9 nền tảng trở xuống. Nhưng sử dụng một nền tảng thì sao?
Là ứng dụng toàn diện cho công việc, ClickUp tập hợp các nhiệm vụ, dự án, tài liệu, wiki, trò chuyện và cuộc gọi của bạn trên một nền tảng duy nhất, kèm theo các quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI. Sẵn sàng làm việc thông minh hơn? ClickUp phù hợp với mọi nhóm, giúp công việc hiển thị rõ ràng và cho phép bạn tập trung vào những việc quan trọng trong khi AI xử lý phần còn lại.
Cách ClickUp giúp chống lại sự phát triển quá mức của SaaS
Sự phát triển của SaaS bắt đầu từ việc sử dụng nhiều công cụ không được kiểm soát như công cụ tóm tắt tài liệu bằng AI, công cụ quản lý dự án, bot viết quảng cáo, bảng điều khiển báo cáo và phân tích. Chẳng bao lâu, bạn sẽ phải chuyển đổi giữa hàng tá ứng dụng mà không có sự quản lý tập trung.
ClickUp giải quyết vấn đề này bằng cách trở thành ứng dụng cho mọi công việc. Nó giúp các tổ chức lấy lại quyền kiểm soát các ứng dụng SaaS bị phân mảnh bằng cách hợp nhất các công cụ thiết yếu vào một nền tảng duy nhất. Nó thay thế nhiều công cụ không được phép sử dụng, hợp lý hóa quy trình làm việc và cho phép giám sát tập trung trên toàn bộ môi trường SaaS của bạn.
Quản lý dự án ClickUp tập trung các hàm kinh doanh cốt lõi — Nhiệm vụ, Tài liệu, Mục tiêu, Bảng điều khiển, Theo dõi thời gian và Trò chuyện — trong một nền tảng duy nhất, tất cả đều được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo tiên tiến.
Các nhóm có thể quản lý dự án, cộng tác trên tài liệu, đặt và theo dõi mục tiêu, trực quan hóa dữ liệu, giao tiếp với các nhóm khác và hỏi AI về bất kỳ điều gì mà không cần chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng.
Sử dụng AI để kết nối các liên kết còn thiếu trong sự phát triển của SaaS và tự động hóa các công việc bận rộn
Tiếp theo, ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp của ClickUp, có thể tóm tắt các cuộc thảo luận dài ngay lập tức, đảm bảo các bên liên quan luôn đồng bộ mà không cần đọc toàn bộ lịch sử trò chuyện.
Giả sử nhóm IT và tài chính của bạn đang thảo luận về một báo cáo IT ẩn. Họ có thể liên kết Trò chuyện với Nhiệm vụ kiểm tra liên quan hoặc tóm tắt cuộc thảo luận bằng ClickUp Brain.
Brain là mạng lưới thần kinh đầu tiên dành riêng cho không gian làm việc, có thể hiểu bối cảnh, nhiệm vụ, công cụ và tài liệu của tổ chức bạn. Trong khi các công cụ khác yêu cầu nhắc nhở thủ công và sao chép-dán, ClickUp Brain được tích hợp trực tiếp vào quy trình làm việc của bạn.
Nó trả lời các câu hỏi của bạn như một công cụ AI tích hợp sâu, nhận biết bối cảnh để quản lý dự án.
Bạn có thể sử dụng ClickUp Brain để:
- Nói "Tóm tắt các gia hạn SaaS gần đây của chúng tôi theo bộ phận" và nhận bản tóm tắt sẵn sàng cho cấp quản lý, lấy từ Công việc, Tài liệu và cập nhật
- Hỏi "Những công cụ nào được nhóm tiếp thị sử dụng nhiều nhất?" và nhận danh sách xếp hạng dựa trên dữ liệu hoạt động
- Tạo thông điệp cho nhà cung cấp (“Xin chào, chúng tôi đang đánh giá việc sử dụng dịch vụ của quý vị và mong nhận được báo giá hủy dịch vụ”)
Để tạo nội dung, bạn cũng có thể chuyển đổi giữa Claude, ChatGPT và các LLMS khác trong ClickUp Brain.
Ngoài việc tạo nội dung, bạn có thể tự động hóa các công cụ hiện có với sự trợ giúp của ClickUp Automations.
Nó loại bỏ hoàn toàn công việc thủ công bằng cách cho phép bạn xây dựng các quy tắc kích hoạt các hành động trong không gian làm việc của bạn mà không cần mã hóa. Nếu bạn không chắc chắn về cách thiết lập, hãy cho ClickUp Brain biết những gì bạn muốn tự động hóa. Nó sẽ xây dựng quy trình làm việc cho bạn.
Bạn có thể sử dụng ClickUp Automations để:
- Tự động phân công đánh giá công cụ cho các trưởng bộ phận mua sắm 30 ngày trước khi gia hạn
- Thay đổi trạng thái công việc khi mức sử dụng giảm xuống dưới ngưỡng
- Kích hoạt thông báo khi có yêu cầu SaaS mới qua Biểu mẫu ClickUp
- Thực hiện kiểm tra đối chiếu giấy phép hàng quý với quy trình làm việc định kỳ
Theo dõi các yêu cầu và phê duyệt phần mềm qua các công việc chuyên dụng
Với Nhiệm vụ ClickUp, bạn có thể chia nhỏ dự án thành các công việc có thể thực hiện được. Các nhiệm vụ này có thể được tùy chỉnh bằng Trường Tùy chỉnh, danh mục, mức độ ưu tiên và thẻ để phù hợp với bất kỳ quy trình làm việc nào. Bạn có thể tự động hóa việc phân công, cập nhật trạng thái và thông báo, đảm bảo công việc diễn ra hiệu quả.
Công việc cho phép bạn lập kế hoạch, phân công và theo dõi công việc tại một nơi, loại bỏ sự cần thiết phải sử dụng các ứng dụng quản lý công việc riêng biệt.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Mối quan hệ ClickUp để kết nối các nhiệm vụ giữa các nhóm. Ví dụ: liên kết nhiệm vụ đánh giá nhà cung cấp với đánh giá bảo mật, danh sách kiểm tra pháp lý và quyết định gia hạn liên quan để các bên liên quan luôn có bối cảnh.
Lập tài liệu hướng dẫn và các quy trình tốt nhất thông qua hệ thống tài liệu tập trung
Khi nói đến tài liệu, tất cả dữ liệu văn bản của bạn sẽ được sắp xếp và lưu trữ trên ClickUp Docs.
Docs cho phép các nhóm tạo, sắp xếp và cộng tác nội dung trực tiếp trên nền tảng. Nó hỗ trợ định dạng phong phú, danh sách kiểm tra, băng rôn và thậm chí cả tạo văn bản dựa trên AI. Bạn có thể xem lịch sử tài liệu, thêm hình ảnh bìa, bảo vệ tài liệu nhạy cảm và sử dụng mẫu để đảm bảo tính nhất quán.
Các tài liệu có thể được liên kết với các công việc, được sắp xếp theo hàm hoặc bộ phận, được tham chiếu trong các tài liệu khác và xuất ra để chia sẻ. Sự tích hợp này đảm bảo kiến thức dễ dàng truy cập và có thể hành động, cải thiện năng suất và sự hợp tác.
Đặt mục tiêu mở rộng SaaS và theo dõi tiến độ từ đầu đến cuối
Chiến lược của bạn có thể được thúc đẩy với ClickUp Goals, nơi các mục tiêu cấp cao được chia thành các mục tiêu có thể đo lường được, cho dù đó là theo dõi việc áp dụng công cụ SaaS, ngừng sử dụng hoặc các cột mốc tuân thủ.
Mục tiêu được cập nhật theo thời gian thực khi tiến độ công việc được kết nối và có thể hiển thị trên Bảng điều khiển để hiển thị đầy đủ.
Nhân tiện, ClickUp Dashboards cung cấp các thẻ có thể tùy chỉnh để hiển thị trực quan các chỉ số dự án, mức sử dụng công cụ SaaS, ngày gia hạn và thông tin chi phí theo thời gian thực. Các nhóm vận hành và mua sắm có thể sử dụng các hình ảnh trực quan này để theo dõi hiệu quả của công cụ và chi phí trung bình trên mỗi người dùng, đồng thời thêm hoặc xóa các ứng viên chỉ trong nháy mắt.
Ví dụ: trong quá trình đánh giá hàng quý, bạn có thể sử dụng Bảng điều khiển ClickUp hiển thị danh mục đầu tư SaaS của nhóm tiếp thị gồm 10 công cụ hàng đầu, ngày gia hạn và dữ liệu đăng nhập lần cuối, tùy thuộc vào nhật ký sử dụng.
Để thúc đẩy hơn nữa trách nhiệm giải trình và quản lý ngân sách, ClickUp Time Tracking — có sẵn trong ứng dụng — cho phép các nhóm ghi lại số giờ làm việc, quản lý thời gian tính phí và báo cáo hiệu quả hoạt động, tất cả đều không cần rời khỏi không gian làm việc ClickUp.
Hợp tác dễ dàng hơn với tính năng trò chuyện tích hợp
Bạn có biết rằng bạn có thể giảm sự phát triển quá mức của SaaS bằng cách loại bỏ các ứng dụng nhắn tin và AI? ClickUp cung cấp cho bạn cả hai điều này cùng một lúc.
Đầu tiên, ClickUp Chat được thiết kế đặc biệt để giúp các tổ chức loại bỏ các công cụ nhắn tin không kết nối. Giao tiếp được tích hợp hoàn toàn vào nền tảng, cho phép các nhóm cộng tác tại nơi công việc diễn ra.
Với tính năng Trò chuyện thời gian thực, bạn có thể tổ chức các cuộc họp ngắn, ghi lại các mục hành động và sắp xếp các cuộc hội thoại theo dự án hoặc chủ đề mà không cần chuyển đổi ứng dụng.
Cộng tác theo ngữ cảnh cũng có sẵn thông qua các bình luận và @đề cập trên Nhiệm vụ, Tài liệu và Bảng điều khiển, trong khi Bình luận được chỉ định giúp chuyển đổi phản hồi thành công việc có thể thực hiện được. Các nhóm thậm chí có thể quản lý các chủ đề email trực tiếp trong ClickUp, giữ cho tất cả thông tin liên lạc được tập trung và có thể theo dõi. Mỗi chuỗi tin nhắn cũng có thể được chuyển thành Nhiệm vụ chỉ với một cú nhấp chuột.
📮 ClickUp Insight: 21% người cho biết hơn 80% thời gian làm việc của họ dành cho các công việc lặp đi lặp lại. Và 20% khác cho biết các công việc lặp đi lặp lại chiếm ít nhất 40% thời gian làm việc của họ.
Gần một nửa thời gian làm việc trong tuần (41%) được dành cho các công việc không đòi hỏi nhiều tư duy chiến lược hay sáng tạo (như email theo dõi 👀).
ClickUp AI Agents giúp loại bỏ công việc nhàm chán này. Hãy nghĩ đến việc tạo/lập nhiệm vụ, nhắc nhở, cập nhật, ghi chú cuộc họp, soạn thảo email và thậm chí là tạo quy trình làm việc từ đầu đến cuối! Tất cả những việc đó (và hơn thế nữa) có thể được tự động hóa trong chốc lát với ClickUp, ứng dụng làm việc toàn diện của bạn.
💫 Kết quả thực tế: Lulu Press tiết kiệm 1 giờ mỗi ngày cho mỗi nhân viên bằng cách sử dụng Tự động hóa ClickUp, giúp tăng 12% hiệu quả công việc.
Hợp nhất các quy trình làm việc bị phân mảnh bằng một ứng dụng siêu mạnh
Tích hợp ClickUp giúp giải quyết sự phát triển quá mức của SaaS bằng cách kết nối hơn 1.000 ứng dụng SaaS, như Salesforce, HubSpot và Jira, vào một quy trình làm việc tập trung. Đồng bộ hóa dữ liệu, kích hoạt tự động hóa và loại bỏ các ứng dụng dư thừa mà không làm gián đoạn môi trường SaaS hiện có của bạn.
Ví dụ: một cơ hội Salesforce mới có thể tự động tạo công việc với các chi tiết CRM được điền sẵn. Với cấu trúc nhóm linh hoạt, kiểm soát truy cập chi tiết và bảng điều khiển thời gian thực, bộ phận CNTT có thể giám sát việc sử dụng SaaS, giảm rủi ro tuân thủ và bảo mật, đồng thời quản lý ngăn xếp SaaS hiệu quả hơn trên một nền tảng duy nhất.
Ví dụ thực tế về việc ngăn chặn sự phát triển quá mức của SaaS với ClickUp
RevPartners, một công ty dịch vụ chuyên nghiệp phát triển nhanh với đội ngũ làm việc hoàn toàn từ xa, có quá nhiều công cụ nhưng thiếu sự gắn kết.
Nhóm của họ đã cân bằng các nền tảng quản lý dự án, công cụ tài liệu và ứng dụng giao tiếp nhóm không kết nối với nhau, mỗi nền tảng giải quyết một vấn đề nhưng lại tạo ra những vấn đề mới.
Họ đã chuyển sang ClickUp và đây là những thay đổi:
- Thay thế nhiều công cụ bằng phần mềm tất cả trong một của ClickUp, kết hợp quản lý dự án, tài liệu và giao tiếp
- Quản lý nhiều dự án và khách hàng mới bằng cách kết nối các công việc, tài liệu, mục tiêu và bảng trắng tại một nơi
- Tạo tự động hóa quy trình làm việc cho các quy trình nội bộ, giảm nhu cầu chuyển đổi bối cảnh liên tục
- Có được khả năng hiển thị thời gian thực với bảng điều khiển dự án, giúp giao tiếp và các cuộc họp về trạng thái hiệu quả hơn
Đây là những gì họ đã đạt được:
- giao dự án cho khách hàng nhanh hơn 64
- giảm 83% thời gian lập kế hoạch dự án
- tiết kiệm 50% chi phí bằng cách loại bỏ các chức năng và công cụ trùng lặp
- cuộc họp trạng thái hiệu quả hơn 36
Matt Bolian, đồng sáng lập RevPartner, cho biết
Với ClickUp, chúng tôi có thể truy cập tất cả các chức năng cần thiết ở một nơi, điều này rất quan trọng đối với chúng tôi. Chúng tôi rất chú trọng việc áp dụng công nghệ, và nếu không có một nền tảng thực sự dễ sử dụng để hỗ trợ việc này, sẽ không thể thúc đẩy tất cả các nhóm và khách hàng áp dụng công nghệ.
Với ClickUp, chúng tôi có thể truy cập tất cả các chức năng cần thiết ở một nơi, điều này rất quan trọng đối với chúng tôi. Chúng tôi rất chú trọng việc áp dụng công nghệ, và nếu không có một nền tảng thực sự dễ sử dụng để hỗ trợ việc này, sẽ không thể thúc đẩy tất cả các nhóm và khách hàng áp dụng công nghệ.
Kiểm soát tình trạng quá tải SaaS với ClickUp
Sự phát triển quá mức của SaaS không xảy ra vì các nhóm muốn có nhiều phần mềm hơn. Điều này xảy ra vì họ cần nhiều chức năng hơn và không thể tìm thấy chúng trên một nền tảng tất cả trong một.
Với ClickUp, bạn có thể quản lý dự án, tài liệu, trò chuyện, bảng điều khiển, tự động hóa và AI cùng một lúc. Điều đó có nghĩa là ít ứng dụng hơn, không có quy trình làm việc bị ngắt kết nối và môi trường SaaS gọn gàng hơn.
Nếu bạn đã sẵn sàng cắt giảm chi phí, tiết kiệm thời gian cho nhóm và kiểm soát sự phát triển của SaaS, hãy bắt đầu từ đây.