{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Chuyển đổi bối cảnh là gì?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Chuyển đổi bối cảnh là sự chuyển đổi liên tiếp sự chú ý giữa nhiều công việc khác nhau không liên quan nhau trong suốt ngày làm việc. " } } ] }
Trong thời đại đa nhiệm, tất cả các mẹo tăng năng suất giúp nâng cao hiệu quả công việc đều rất quan trọng. Có nhiều lý do cho điều này!
Bạn có thấy mình phải chuyển đổi nền tảng để hoàn thành các công việc khác nhau trong ngày không? Đây được gọi là chuyển đổi bối cảnh.
Các doanh nghiệp phải mở rộng quy mô và sức khỏe tinh thần của nhân viên là ưu tiên hàng đầu. Không thể để kết thúc một ngày làm việc với cảm giác hiệu quả và mệt mỏi về tinh thần mà vẫn chưa hoàn thành bất kỳ công việc ưu tiên nào. Và đó chính là một trong những hậu quả của việc chuyển đổi bối cảnh quá mức.
Chuyển đổi bối cảnh là một vấn đề tốn kém cho các tổ chức. Nó là một phần không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại và làm giảm năng suất. Nhưng bạn có thể giảm tác động tiêu cực của nó đối với sức khỏe và chất lượng công việc.
Hãy theo dõi chúng tôi để tìm hiểu công việc chuyển đổi là gì, chi phí của nó và những việc bạn có thể làm để giải quyết vấn đề này.
Chuyển đổi ngữ cảnh là gì?
Chuyển đổi bối cảnh là việc chuyển đổi liên tục sự chú ý giữa nhiều công việc khác nhau không liên quan nhau trong suốt ngày làm việc.
Ví dụ, trong khi chuẩn bị bản trình chiếu cho một buổi thuyết trình, bạn cũng kiểm tra email. Sau đó, bạn chuyển sang phân tích báo cáo bán hàng hàng tuần trước khi tạm dừng để trả lời tin nhắn tức thời. Và chúng ta có thể tiếp tục như vậy!
Các nhà khoa học MIT cho rằng chuyển đổi công việc là một khối xây dựng trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta. Khả năng chuyển đổi công việc của con người là vô cùng to lớn, và bộ não của chúng ta được thiết kế để có khả năng nhận thức linh hoạt.
Điều này có nghĩa là chúng ta có thể chuyển đổi giữa các bối cảnh áp dụng các quy tắc và kế hoạch hành động khác nhau. Và đó là bởi vì chúng ta vốn dĩ luôn ghi nhớ thông tin về một bối cảnh trong khi đang ở trong bối cảnh khác.
Thật không may, sự linh hoạt về nhận thức phải trả giá bằng "chi phí chuyển đổi". Hơn nữa, chuyển đổi bối cảnh là một phần không thể tránh khỏi trong công việc của doanh nghiệp.
Chi phí của việc chuyển đổi ngữ cảnh là gì?
Chi phí thực tế của việc chuyển đổi ngữ cảnh có thể khác nhau tùy thuộc vào các yếu tố như hệ điều hành cụ thể, kiến trúc phần cứng và số lượng quy trình được chuyển đổi. Các nghiên cứu và thí nghiệm khác nhau đã đưa ra ước tính về chi phí chuyển đổi ngữ cảnh, phạm vi từ vài giây đến hàng chục micro giây.
- Theo một bài đánh giá tài liệu của Stephen Monsell, việc chuyển đổi công việc thường xuyên sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất và làm tăng lỗi ngay sau mỗi lần chuyển đổi.
- Hiệp hội Tâm lý Hoa Kỳ (APA) đã tóm tắt nhiều kết quả nghiên cứu về chi phí chuyển đổi bối cảnh. Họ giải thích rằng não bộ con người (bộ nhớ làm việc) không được thiết kế để chuyển đổi công việc liên tục. Đó là lý do tại sao năng suất giảm khi số lượng công việc tăng lên, đặc biệt là những công việc phức tạp.
- David Meyer đã làm rõ rằng những nhân viên liên tục chuyển đổi công việc chỉ mất tập trung trong vài chục phút mỗi lần. Nhưng kết quả là, họ làm việc kém hiệu quả hơn 20–40%.
- Nghiên cứu từ Qatalog và Ellis Idea Lab của Đại học Cornell cho thấy rằng nhân viên: Dành 36 phút để chuyển đổi công cụ và ứng dụng mỗi ngày Mất trung bình chín phút rưỡi để tập trung lại Cảm thấy mệt mỏi hơn 43% Năng suất giảm 45%
- Dành 36 phút mỗi ngày để chuyển đổi công cụ và ứng dụng
- Trung bình, mất khoảng chín phút rưỡi để tập trung lại
- Cảm thấy mệt mỏi hơn 43%
- Năng suất giảm 45
- Dành 36 phút mỗi ngày để chuyển đổi giữa các công cụ và ứng dụng
- Trung bình, mất khoảng chín phút rưỡi để tập trung lại
- Cảm thấy mệt mỏi hơn 43%
- Năng suất giảm 45
Tất nhiên, trên bề mặt, bạn có thể không phải hy sinh nhiều khi chuyển đổi giữa các công việc đơn giản. Nhưng làm việc đó cả ngày là một chuyện hoàn toàn khác. Và để lấy lại thời gian tập trung và làm việc sâu hơn, các nhóm luôn tìm cách chống lại việc chuyển đổi bối cảnh để một công việc không trở thành gánh nặng.
Điều thú vị là các nhà phát triển phần mềm không cảm thấy mất năng suất khi chuyển đổi bối cảnh. Một nghiên cứu của André N. Meyer cho rằng các chuyên gia này chuyển đổi công việc trung bình 13 lần mỗi giờ. Tuy nhiên, các nhà phát triển chỉ cảm thấy mình kém năng suất trong một số trường hợp cụ thể. Ví dụ, thảo luận về một chủ đề không liên quan với đồng nghiệp trong nửa giờ là một trong những trường hợp đó.
Mặt khác, việc viết tin nhắn tức thời trong khi chờ hoàn thành bản dựng không làm cho các nhà phát triển cảm thấy kém năng suất. Trong trường hợp cụ thể này, họ ít tập trung vào công việc đang làm khi bắt đầu một công việc mới.
Cuối cùng, Sophie Leroy giải thích rằng nhân viên phải ngừng suy nghĩ về một công việc để thực hiện tốt công việc khác sau khi chuyển sang công việc mới. Nhà nghiên cứu cũng kết luận rằng tình huống này khó xảy ra nếu công việc đầu tiên chưa hoàn thành và không có áp lực thời gian để hoàn thành công việc đó hoặc công việc tiếp theo.
Chuyển đổi ngữ cảnh so với đa nhiệm
Chuyển đổi bối cảnh và đa nhiệm là hai cách tiếp cận khác nhau để quản lý nhiều công việc. Chuyển đổi bối cảnh liên quan đến việc chuyển đổi nhanh chóng giữa các công việc, thường làm gián đoạn luồng công việc và đòi hỏi nỗ lực tinh thần để tập trung lại. Điều này có thể dẫn đến giảm năng suất và tăng lỗi.
Đa nhiệm, mặt khác, liên quan đến việc xử lý nhiều công việc cùng một lúc. Điều này có thể được thực hiện bằng cách sắp xếp thứ tự ưu tiên của các công việc và phân bổ thời gian cho từng công việc. Mặc dù đa nhiệm cho phép tiến độ song song, nhưng nó cũng có thể dẫn đến sự phân tán sự chú ý và giảm hiệu quả. Việc lựa chọn giữa chuyển đổi ngữ cảnh và đa nhiệm phụ thuộc vào bản chất của công việc và sở thích cá nhân về năng suất và sự tập trung.
Các loại chuyển đổi ngữ cảnh và cách đối phó với chúng
Bây giờ khi bạn đã hiểu khái niệm chuyển đổi ngữ cảnh, hãy cùng xem nó hoạt động như thế nào trong thực tế.
Sự gián đoạn thường xuyên
Có sự khác biệt rất lớn giữa việc chuyển đổi bối cảnh do bạn hoặc người khác khởi xướng. Trong trường hợp thứ hai, bạn không kiểm soát được quy trình làm việc, huống chi là thiết lập phương pháp quản lý quy trình. Một công việc mới có thể là thách thức lớn nếu ai đó đang làm việc trên nhiều dự án. Điều này có thể làm gián đoạn quy trình làm việc.
Lấy ví dụ về hỗ trợ CNTT. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn quy định rằng bất kỳ quản lý nào cũng phải mở phiếu hỗ trợ cho đội ngũ CNTT để cấp quyền truy cập ứng dụng cho nhân viên mới? Đúng vậy! Sẽ có ít quản lý hơn làm gián đoạn công việc của đội ngũ CNTT với những yêu cầu như vậy.
Giải pháp chuyển đổi ngữ cảnh: Tạo quy tắc và quy trình
Sau đó, xác định quy tắc với khung thời gian của nhóm CNTT để cấp quyền truy cập ứng dụng. Trong quy tắc đó, quy định, ví dụ, các quản lý phải tạo các yêu cầu đó 30 ngày trước ngày nhận nhân viên. Cuối cùng, tạo danh sách việc cần làm với các bước để cấp quyền truy cập vào các ứng dụng khác nhau. Và chỉ định các biến thể của quy trình đó cho các vai trò khác nhau.
Hãy xem các mẫu quy trình làm việc của ClickUp để loại bỏ những gián đoạn liên miên và bảo vệ nhóm của bạn khỏi việc chuyển đổi bối cảnh!
Cam kết không cần thiết
Chúng ta đều đã từng trải qua tình huống này: cố gắng sắp xếp lịch trình đầy những cuộc gọi video không cần thiết. Trí nhớ làm việc của chúng ta có giới hạn và việc chuyển đổi bối cảnh không cần thiết có thể làm chúng ta mất tập trung.
Hãy suy nghĩ kỹ trước tiên — cuộc họp này có phải là tùy chọn đối với vai trò của bạn không? Nếu có, hãy bỏ qua nó. Nếu không, bạn có cần ý kiến trực tiếp từ ai đó trong cuộc họp đó không? Và nếu có, bạn có thể tiếp tục công việc của mình nếu không nhận được ý kiến đó vào thời điểm đó không?
Nếu câu trả lời là "không", bạn có cần xem phản ứng của mọi người đối với ý kiến của bạn trực tiếp không? Bạn có cần vượt qua sự phản đối của họ không? Hay bạn dự đoán sẽ có nhiều tranh luận?
Giải pháp chuyển đổi ngữ cảnh: Xác định thời gian hẹn
Vậy thì, lời khuyên của chúng tôi là hãy xác định các khoảng thời gian hẹn. Nhưng bạn phải chọn lọc trước khi chấp nhận yêu cầu cuộc họp tiếp theo. Và nếu bạn thực sự cần tham dự nhiều cuộc họp, hãy lưu ý mức độ ưu tiên của chúng và lên lịch cho mỗi cuộc họp vào ngày và giờ thích hợp.
Nhanh chóng sắp xếp lại hoặc từ chối các cuộc họp không cần thiết làm tăng chi phí chuyển đổi bối cảnh. Ngoài ra, hãy dành thời gian cho các công việc bạn phải làm một mình hoặc thường xuyên và từ chối các cuộc họp được lên lịch trong khoảng thời gian đó. Kỷ luật tự giác trong việc lên lịch sẽ giúp bạn tổ chức công việc của mình trong chế độ xem lịch.
Các công nghệ đa dạng
Nếu bạn liên tục kiểm tra email, tin nhắn tức thời và thông báo đẩy trên thiết bị di động, bạn đang chuyển đổi ngữ cảnh quá nhiều. Một báo cáo của Adobe cho thấy nhân viên bị gián đoạn gần 14 lần mỗi ngày bởi email, công cụ cộng tác, công cụ nhắn tin tức thời và thông báo trên mạng xã hội.
Giải pháp chuyển đổi ngữ cảnh: Dành thời gian cho các công cụ cụ thể
Hiện tại, bạn có thể không thể loại bỏ hoàn toàn luồng email, tin nhắn và thông báo liên tục. Nhưng bạn chắc chắn có thể kiểm soát cách chúng ảnh hưởng đến công việc của bạn.
Đặt thời gian để kiểm tra và trả lời các yêu cầu đến và tránh làm việc đó ngoài thời gian đó. Dành các khoảng thời gian khác nhau cho các công cụ, ứng dụng hoặc thiết bị di động cụ thể như điện thoại thông minh của bạn. Và cấu hình các khoảng thời gian đó để giảm chi phí chuyển đổi bối cảnh mà không ảnh hưởng đến việc liên lạc kịp thời.
Công việc chưa được phân loại
Nếu bạn thường xuyên thấy mình xen kẽ các công việc liên quan với các công việc khác, bạn phải bắt đầu phân loại chúng thành các nhóm. Đây là một cách tuyệt vời để tránh chuyển đổi bối cảnh không cần thiết.
Giải pháp chuyển đổi bối cảnh: Xử lý các công việc liên quan theo lô
Gộp công việc bao gồm việc nhóm các công việc có liên quan với nhau để giảm thiểu chi phí chuyển đổi bối cảnh. Xét cho cùng, chuyển đổi bối cảnh là việc chuyển đổi giữa các công việc không liên quan với nhau, và bạn cần có các công cụ quản lý dự án để giúp bạn thực hiện việc này.
Ví dụ: phân tích đánh giá của khách hàng và báo cáo dịch vụ khách hàng là những công việc phát triển sản phẩm. Và nếu bạn đang brainstorming lộ trình sản phẩm, bạn nên gom những công việc quan trọng đó lại thành một nhóm.
Nói một cách đơn giản, việc xử lý công việc theo lô tương ứng với việc thực hiện một công việc liên quan sau khi hoàn thành công việc khác. Và để hỗ trợ các giải pháp, các ứng dụng Pomodoro khá hiệu quả trong việc giúp nhân viên xác định và duy trì sự tập trung trong một công việc hoặc nhiều công việc tương tự.
Chia thời gian thành các khối là một chiến lược hiệu quả khác, hoạt động bằng cách chặn thời gian trong lịch trình của bạn để gom các công việc tương tự lại với nhau, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.
ClickUp có các mẫu phân chia thời gian để giúp bạn tránh chi phí chuyển đổi bối cảnh bằng cách phân chia công việc thành các đợt!
Các công việc liên tiếp
Bạn cảm thấy không có thời gian để thở giữa các công việc khác nhau? Vậy thì bạn phải phân bổ thời gian cho chúng trong suốt cả ngày.
Giải pháp chuyển đổi ngữ cảnh: Nghỉ ngơi
Mặc dù nghe có vẻ trái ngược, nhưng nghỉ ngơi ngắn giữa các công việc khác nhau (bao gồm cả cuộc họp) sẽ giúp tăng sự tập trung và năng suất. Và một cách tuyệt vời để không quên điều đó là cấu hình lịch của bạn sao cho thời lượng sự kiện mặc định không bao gồm thời gian nghỉ ngơi.
10 Cách Thêm Để Tránh Chuyển Đổi Bối Cảnh
- Xác định các lần chuyển đổi ngữ cảnh của bạn: Nhận biết khi nào bạn đang chuyển đổi giữa các công việc và sắp xếp thứ tự ưu tiên phù hợp.
- Đặt ưu tiên: Xác định các công việc quan trọng nhất và tập trung vào chúng trước tiên.
- Dành thời gian cho các công việc của bạn: Phân bổ các khối thời gian dành riêng cho các công việc cụ thể để duy trì sự tập trung.
- Tạo môi trường không có yếu tố gây xao lãng: Giảm thiểu tiếng ồn, sự lộn xộn và gián đoạn trong không gian làm việc của bạn.
- Quản lý email một cách chủ động: Chỉ kiểm tra email vào những thời điểm cụ thể để tránh bị gián đoạn liên tục.
- Sử dụng các kỹ thuật quản lý thời gian: Hãy thử các phương pháp như Kỹ thuật Pomodoro để tập trung vào một công việc tại một thời điểm.
- Giảm thiểu sự gián đoạn từ đồng nghiệp: Thiết lập ranh giới và truyền đạt nhu cầu của bạn về thời gian làm việc không bị gián đoạn.
- Hợp nhất các cuộc họp định kỳ: Lên lịch các cuộc họp cùng nhau để giảm thiểu sự gián đoạn công việc quan trọng.
- Xác định lịch trình cho các tin nhắn không khẩn cấp: Đặt thời gian cụ thể để trả lời thông báo và tin nhắn.
- Kiểm tra các yếu tố gây xao lãng và sử dụng hệ thống kích hoạt: Xác định và loại bỏ các yếu tố gây xao lãng, ghi lại video quá trình và triển khai hệ thống để giảm thiểu việc chuyển đổi bối cảnh.
Ví dụ về chuyển đổi bối cảnh
Hãy để chúng tôi kể cho bạn câu chuyện về Pharmacy Mentor và cách chúng tôi giúp họ giảm thiểu việc chuyển đổi bối cảnh với ClickUp. Nhân viên của Pharmacy Mentor phải chịu tải quá nặng với các email và tuân theo các quy trình quản lý dự án không nhất quán. Do đó, việc xử lý các hoạt động của khách hàng trở nên rất khó khăn.
Như thể điều đó chưa đủ đau đớn, bộ ứng dụng mà họ sử dụng còn tạo ra sự chuyển đổi bối cảnh liên tục. Chắc chắn, chi phí của mỗi lần chuyển đổi bối cảnh là rất cao và năng suất bị ảnh hưởng.
Việc hợp nhất các công cụ quản lý dự án của Pharmacy Mentor đã nâng cao mức độ hợp tác trong toàn công ty. Thay vì dựa vào Less Annoying CRM, Trello, Tài liệu Google và một công cụ bảng trắng riêng biệt, họ đã áp dụng ClickUp. Giờ đây, họ hợp tác trong các phiếu yêu cầu thay vì có những cuộc họp, email và tin nhắn tức thời vô tận — tích cực chống lại việc chuyển đổi bối cảnh.
Và thế là, ClickUp đã trở thành nền tảng duy nhất của Pharmacy Mentor để hợp tác, giao tiếp và quản lý dự án tài khoản khách hàng. Điều này cho phép họ quản lý khách hàng hiệu quả hơn và mang đến trải nghiệm khách hàng tốt hơn mà không cần sử dụng nhiều ứng dụng khác nhau.
Với tích hợp ClickUp, Pharmacy Mentor đã tăng gấp đôi năng suất. Họ cũng giảm được công việc trùng lặp nhờ tự động hóa và nhắc nhở của ClickUp.
Hãy xem blog của chúng tôi nếu bạn tò mò về các tích hợp ClickUp tốt nhất !
Quản lý nhiều nhiệm vụ và giảm chuyển đổi bối cảnh với ClickUp
Nếu bạn đã chán ngấy việc phải trả giá cho việc chuyển đổi bối cảnh, bạn phải xem xét việc hợp nhất các công cụ. Và ClickUp có một danh sách toàn diện các tích hợp gốc cho mục đích đó. Quản lý nhiều nhiệm vụ có thể là một thách thức, nhưng không nhất thiết phải như vậy.
Giảm chuyển đổi bối cảnh với sự trợ giúp của các tính năng quản lý dự án và quản lý công việc mạnh mẽ của ClickUp. Muốn xem ClickUp có thể giảm thiểu việc chuyển đổi bối cảnh không cần thiết và tiết kiệm thời gian cho nhóm của bạn như thế nào?
Đặt lịch trình demo theo yêu cầu với ClickUp!