Làm thế nào để bạn kết thúc việc phụ thuộc vào vô số công cụ phần mềm?
Bắt đầu từ những việc nhỏ — một ứng dụng để phân tích, một ứng dụng khác để cộng tác, một ứng dụng để theo dõi dự án. Trước khi bạn nhận ra, bạn đang phải xoay xở với hàng tá công cụ SaaS, liên tục chuyển đổi giữa các tab và trả tiền cho những tính năng trùng lặp mà bạn hầu như không sử dụng.
Nhóm của bạn dành nhiều thời gian điều hướng phần mềm hơn là thực sự làm việc, bộ phận CNTT phải vật lộn với các rủi ro bảo mật và chi phí không ngừng tăng.
Đó là sự mở rộng SaaS. Nếu không được kiểm soát, nó có thể làm giảm năng suất, chậm trễ quá trình ra quyết định và tiêu tốn ngân sách của bạn.
Giải pháp: Hợp nhất SaaS, một phương pháp thông minh và hợp lý hơn, giúp tập hợp các công cụ thiết yếu của bạn vào một nơi, cắt giảm chi phí không cần thiết và giúp nhóm của bạn làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn.
Hãy cùng tìm hiểu lý do tại sao hợp nhất là tương lai và cách doanh nghiệp của bạn có thể thực hiện sự chuyển đổi này.
⏰ Tóm tắt trong 60 giây
- Hợp nhất SaaS là quá trình giảm số lượng công cụ phần mềm độc lập bằng cách tích hợp hoặc thay thế chúng bằng các nền tảng ít hơn, toàn diện hơn
- Nó giúp các doanh nghiệp giảm chi phí, nâng cao hiệu quả, tăng cường bảo mật, hợp lý hóa sự hợp tác và giảm sự chuyển đổi bối cảnh giữa các nhóm
- Nếu bạn đang muốn hợp nhất các công cụ SaaS và cải thiện hiệu quả tổ chức, hãy bắt đầu bằng cách kiểm tra các công cụ hiện tại, đánh giá giải pháp tất cả trong một, di chuyển và tích hợp mà không gây gián đoạn, tự động hóa quy trình làm việc và tối ưu hóa để mở rộng quy mô
- ClickUp là ứng dụng tất cả trong một cho công việc (một sự thay thế hoàn hảo cho việc phải sử dụng nhiều công ty và công cụ SaaS khác nhau), kết hợp quản lý dự án, tài liệu, mục tiêu, tự động hóa và trò chuyện trong một nền tảng duy nhất được hỗ trợ bởi AI
SaaS Consolidation là gì?
Hợp nhất SaaS là quá trình giảm số lượng ứng dụng phần mềm như một dịch vụ (SaaS) độc lập mà một doanh nghiệp sử dụng bằng cách tích hợp hoặc thay thế chúng bằng các nền tảng ít hơn, toàn diện hơn.
Thay vì quản lý hàng tá công cụ chuyên dụng, mỗi công cụ có đăng ký, thông tin đăng nhập và quá trình học tập riêng, bạn có thể hợp nhất các công nghệ thành các giải pháp tập trung bao gồm nhiều hàm.
Trong một tổ chức, việc hợp nhất SaaS có nghĩa là:
- Dành cho chủ doanh nghiệp: Giảm chi phí, giảm bớt các công cụ dư thừa và ra quyết định tốt hơn với dữ liệu tập trung
- Dành cho các nhà lãnh đạo CNTT: Bảo mật mạnh mẽ hơn, tuân thủ được cải thiện và quản lý nhà cung cấp được hợp lý hóa
- Dành cho các nhóm: Giảm mệt mỏi khi sử dụng ứng dụng, giảm chuyển đổi bối cảnh và quy trình làm việc trơn tru, năng suất cao hơn
🔍 Bạn có biết?
Theo Harvard Business Review, một nhân viên tri thức trung bình chuyển đổi giữa các ứng dụng và trang web khác nhau 1.200 lần mỗi ngày, tích lũy một con số đáng kinh ngạc là bốn giờ năng suất bị mất mỗi tuần.
Đó là một tháng công việc bị lãng phí mỗi năm chỉ vì chuyển đổi giữa các tab, dẫn đến:
- Mệt mỏi tinh thần: Việc chuyển đổi ngữ cảnh không cần thiết làm giảm sự tập trung và năng lượng
- Quyết định chậm chạp: Dữ liệu quan trọng được phân tán trên nhiều công cụ, khiến việc ra quyết định nhanh chóng trở nên khó khăn
- Tỷ lệ lỗi cao hơn: Việc liên tục chuyển đổi giữa các ứng dụng dẫn đến sai sót và hiểu lầm
Tại sao các doanh nghiệp chuyển sang hợp nhất SaaS
- Cắt giảm chi phí: Không ai muốn trả tiền cho một đống công cụ mà họ hầu như không sử dụng. Các doanh nghiệp đang loại bỏ các ứng dụng dư thừa và nhà cung cấp SaaS để tiết kiệm chi phí và tận dụng giá trị từ phần mềm của họ
- Hiệu quả bị ảnh hưởng: Khi mỗi công việc cần một ứng dụng khác nhau, công việc sẽ mất nhiều thời gian hơn, quyết định bị trì hoãn và dữ liệu bị mất trong quá trình chuyển đổi
- Các nhóm IT đang quá tải: Quản lý nhiều hợp đồng phần mềm, rủi ro bảo mật và các vấn đề tuân thủ là công việc toàn thời gian (và không thú vị)
- Năng suất đang giảm mạnh: Liên tục chuyển đổi giữa các ứng dụng? "Thuế chuyển đổi" này sẽ cộng dồn, làm mất tập trung và lãng phí hàng giờ mỗi tuần
- Hoạt động SaaS khó quản lý hơn: Các nhóm IT và vận hành đang gặp khó khăn trong việc theo dõi việc sử dụng ứng dụng, tự động hóa quy trình làm việc và theo dõi ai có quyền truy cập vào nội dung nào (đây là hoạt động SaaS tốt hơn)
- Cần nâng cấp khả năng hợp tác: Các công cụ phân tán đồng nghĩa với các cuộc hội thoại phân tán. Tập hợp mọi thứ vào một nền tảng duy nhất giúp các nhóm thống nhất và công việc tiến triển
- Cải thiện bảo mật: Hợp nhất SaaS tăng cường khả năng bảo mật của bạn bằng cách giảm bề mặt tấn công, khiến việc truy cập trái phép và vi phạm dữ liệu trở nên khó khăn hơn
📮ClickUp Insight: Việc chuyển đổi bối cảnh đang âm thầm làm giảm năng suất của nhóm bạn. Nghiên cứu của chúng tôi cho thấy 42% sự gián đoạn trong công việc đến từ việc phải chuyển đổi giữa các nền tảng, quản lý email và chuyển từ cuộc họp này sang cuộc họp khác. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể loại bỏ những gián đoạn tốn kém này?
ClickUp hợp nhất các quy trình làm việc (và trò chuyện) của bạn trong một nền tảng duy nhất, được tối ưu hóa. Khởi chạy và quản lý các nhiệm vụ của bạn từ trò chuyện, tài liệu, bảng trắng và hơn thế nữa — trong khi các tính năng hỗ trợ AI giữ cho bối cảnh được kết nối, có thể tìm kiếm và quản lý!
Các chiến lược hợp nhất SaaS hiệu quả
Quá nhiều công cụ có thể làm chậm tốc độ làm việc của nhóm thay vì giúp họ làm việc hiệu quả hơn. Để tránh điều đó, đây là một số chiến lược để hợp nhất SaaS mà không làm gián đoạn quy trình làm việc:
- Khám phá các công cụ ẩn: Chạy kiểm tra SaaS toàn diện để xác định các công cụ dư thừa, ít sử dụng hoặc bị quên. Bạn có thể sẽ tìm thấy nhiều ứng dụng giải quyết cùng một vấn đề hoặc các đăng ký mà không ai nhớ đã đăng ký
- Liên kết mọi công cụ với mục tiêu kinh doanh: Xác định xem một nền tảng có đóng góp vào doanh thu, hiệu quả hay bảo mật hay không. Nếu không, nó cần phải được loại bỏ
- Tối đa hóa các khoản đầu tư hiện có: Đánh giá xem hệ thống hiện tại của bạn có thể đáp ứng nhu cầu trước khi đưa vào sử dụng một công cụ mới. Thị trường SaaS có rất nhiều nền tảng đa chức năng, thường thay thế cho các ứng dụng độc lập (như ClickUp)
- Loại bỏ giấy phép không sử dụng: Giảm quy mô nếu một công cụ có 50 người dùng được cấp phép nhưng chỉ có 15 người dùng hoạt động. Nhiều nhà cung cấp trong lĩnh vực SaaS thúc đẩy các hợp đồng lớn hơn, nhưng dữ liệu sử dụng mới là yếu tố quyết định quyết định của bạn
- Hợp lý hóa quy trình mua sắm: Áp dụng quy trình phê duyệt rõ ràng cho các dịch vụ SaaS mới. Khi mỗi nhóm tự chọn công cụ của mình, sẽ dẫn đến sự trùng lặp, các vấn đề tích hợp và lãng phí ngân sách
- Giảm sự trùng lặp giữa các nhà cung cấp: Hợp nhất các nhà cung cấp phần mềm nếu có thể. Một nhà cung cấp duy nhất cung cấp nhiều giải pháp thường mang lại giá cả tốt hơn, ít rủi ro bảo mật hơn và tích hợp trơn tru hơn
- Đầu tư vào nền tảng đa chức năng: Ưu tiên các công cụ phục vụ nhiều nhóm và bộ phận bất cứ khi nào có thể. Nền tảng tập trung giúp giảm sự phân mảnh, cải thiện sự hợp tác và đơn giản hóa việc quản lý CNTT
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tạo ma trận 'Điểm giá trị SaaS' trước khi đưa ra quyết định hợp nhất. Đối với mỗi công cụ, tính điểm đơn giản: (% nhóm sử dụng hàng tuần × xếp hạng tác động kinh doanh [1-5]) ÷ chi phí hàng tháng. Chỉ số này giúp xác định công cụ nào mang lại giá trị cao nhất so với chi phí.
Các bước để hợp nhất ngăn xếp SaaS của bạn
Tích hợp hệ thống SaaS của bạn là về việc giảm thiểu sự trùng lặp và nâng cao hiệu quả.
Dưới đây là hướng dẫn từng bước để giúp bạn 👇
1. Kiểm tra các công cụ hiện tại của bạn
Trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào, bạn cần có bức tranh rõ ràng về những gì có trong hệ thống công nghệ của mình. Điều cuối cùng bạn muốn là vô tình tích lũy các ứng dụng SaaS dư thừa hoặc không được sử dụng hết, dẫn đến chi phí không cần thiết và đầu tư công nghệ không hiệu quả.
Các hành động chính:
✅ Tạo danh mục toàn diện: Điều này áp dụng cho tất cả các công cụ SaaS được sử dụng trong mọi bộ phận — CNTT, bán hàng, tiếp thị, nhân sự, tài chính, v.v. (Hầu hết các nhóm không nhận ra họ thực sự có bao nhiêu công cụ)
✅ Phân tích dữ liệu sử dụng: Các công cụ này được sử dụng bao lâu một lần? Ai sử dụng chúng? Các tính năng khóa có thực sự được tận dụng hay các nhóm chỉ sử dụng chúng cho các hàm cơ bản mà công cụ khác đã có?
✅ Xem xét rủi ro về bảo mật, tuân thủ và quản trị: Tất cả các công cụ có đáp ứng các yêu cầu về quy định và bảo mật không? Việc mua sắm IT ngầm có tạo ra lỗ hổng bảo mật không? Các nhà cung cấp SaaS nên tuân thủ các tiêu chuẩn tuân thủ của bạn để tránh rủi ro
📌 Ví dụ: Nếu nhóm tiếp thị của bạn sử dụng Slack để liên lạc trong nhóm, Google Drive để lưu trữ tài liệu và Notion để lập kế hoạch chiến dịch, việc hợp nhất vào một nền tảng duy nhất (như ClickUp ) với tính năng trò chuyện, tài liệu và quản lý dự án tích hợp sẵn có thể hợp lý hóa sự hợp tác, giảm việc chuyển đổi công cụ và cắt giảm chi phí SaaS.
Đọc thêm: Mẫu quản lý dự án miễn phí cho tất cả các loại dự án
2. Đánh giá giải pháp tất cả trong một
Các sản phẩm SaaS cồng kềnh đủ để làm chậm tốc độ làm việc của các nhóm. Thay vì kết hợp nhiều công cụ khác nhau, các doanh nghiệp đang chuyển sang sử dụng phần mềm tất cả trong một để hợp nhất quy trình làm việc mà không ảnh hưởng đến chức năng.
Các câu hỏi cần đặt ra trước khi chuyển đổi:
✅ Nó có thể thay thế nhiều công cụ mà không làm mất các tính năng quan trọng không? Một nền tảng tất cả trong một thực sự phải có khả năng quản lý dự án, cộng tác tài liệu, tự động hóa và báo cáo mà không cần tiện ích bổ sung
✅ Nó có tích hợp trơn tru với các hệ thống hiện có của bạn không? Việc thay đổi công cụ không nên làm gián đoạn hiệu quả hoạt động. Một nền tảng mạnh mẽ phải kết nối liền mạch với CRM, ERP và các công cụ truyền thông của bạn để duy trì tính liên tục của quy trình làm việc
✅ Nó có tăng cường bảo mật và quản trị không? Quản lý quyền truy cập trên các giải pháp SaaS phân mảnh làm tăng rủi ro. Quyền truy cập dựa trên vai trò, theo dõi kiểm tra và bảo mật cấp doanh nghiệp nên trở thành tiêu chuẩn để bảo mật dữ liệu tốt hơn
✅ Nó có thể mở rộng theo sự phát triển của doanh nghiệp bạn không? Nếu nền tảng không thể hỗ trợ số lượng người dùng, quy trình làm việc và nhu cầu tự động hóa ngày càng tăng, thì giải pháp ngắn hạn sẽ trở thành vấn đề dài hạn. Bảo đảm tương lai cho hệ thống của bạn giúp tránh các chi phí di chuyển đắt đỏ sau này
Cuộc chiến mất dấu các cuộc hội thoại và xử lý dữ liệu bị ngắt kết nối từ lâu đã là một vấn đề trong ngành SaaS.
Khái niệm gói kết hợp đã phát triển từ nhu cầu này. Tuy nhiên, gói kết hợp chủ yếu là một chiến lược định giá, trong đó nhiều sản phẩm hoặc dịch vụ được gói lại và bán với một mức giá tổng hợp. Trọng tâm là giá trị tiền tệ chứ không phải tạo ra trải nghiệm người dùng thống nhất. Gói kết hợp không nhất thiết có nghĩa là các sản phẩm được tích hợp sâu hoặc được thiết kế để hoạt động cùng nhau như một hệ thống gắn kết.
📌 Ví dụ: Microsoft Office cung cấp Word, Excel và PowerPoint dưới dạng bộ ứng dụng, nhưng mỗi công cụ hoạt động độc lập.
Các tuyên bố về tính "tất cả trong một" thường không chính xác đối với các sản phẩm gói vì chúng thiếu sự tích hợp sâu và trải nghiệm liền mạch, những yếu tố quyết định sự hội tụ thực sự.
Đây là nơi một ứng dụng siêu việt có thể thay đổi cuộc chơi. Nó không chỉ là một tập hợp các công cụ; nó là về thiết kế sản phẩm và là kết quả của sự hội tụ. Nó kết hợp nhiều chức năng vào một nền tảng duy nhất, tích hợp.
📌 Ví dụ: ClickUp (kết hợp nhiệm vụ, tài liệu, trò chuyện, mục tiêu và hơn thế nữa vào một nền tảng).
Bonus: Cách thực hiện kiểm soát chi phí trong quản lý dự án một cách hiệu quả
3. Di chuyển và tích hợp
Lựa chọn nền tảng phù hợp chỉ là bước đầu. Quá trình di chuyển suôn sẻ quyết định liệu việc chuyển đổi có cải thiện hiệu quả hay gây gián đoạn hoạt động.
Để đảm bảo điều này:
✅ Ưu tiên các công cụ có tác động lớn trước: Bắt đầu với các ứng dụng được sử dụng thường xuyên nhất, thường là quản lý dự án, giao tiếp và lưu trữ tài liệu, vì chúng có tác động lớn nhất đến quy trình làm việc hàng ngày
✅ Lập bản đồ các phụ thuộc dữ liệu trước khi di chuyển: Xác định các công cụ nào phụ thuộc vào nguồn dữ liệu được chia sẻ (ví dụ: CRM, nền tảng phân tích) và đảm bảo các kết nối này được duy trì hoặc cải thiện sau khi di chuyển
✅ Xuất, làm sạch và nhập dữ liệu một cách chiến lược: Loại bỏ các tệp lỗi thời, bản ghi trùng lặp và quy trình làm việc không sử dụng. Chuyển đổi từng bộ phận một cách dần dần thay vì chuyển đổi tất cả cùng một lúc
✅ Thiết lập tích hợp với các hệ thống hiện có: Xác định các tích hợp cần thiết và cấu hình chúng đúng cách để duy trì tính liên tục của quy trình làm việc
📌 Ví dụ: Vào năm 2008, Netflix gặp phải một trở ngại lớn — sự cố sập cơ sở dữ liệu khiến dịch vụ của họ ngừng hoạt động trong ba ngày. Thay vì vá lỗi và hy vọng mọi thứ sẽ ổn, họ đã thực hiện một bước đi táo bạo: chuyển sang đám mây. Nhưng họ không vội vàng.
Họ đã lên kế hoạch, mở rộng quy mô dần dần và đến năm 2015? Họ đã xử lý lượng giờ phát trực tuyến gấp 1000 lần và có số lượng người đăng ký gấp 8 lần.
💡 Điểm mấu chốt? Việc di chuyển có thể phá hủy hoạt động kinh doanh của bạn hoặc tạo tiền đề cho sự phát triển mạnh mẽ.
Đọc thêm: Phần mềm quản lý dự án miễn phí tốt nhất
4. Tối ưu hóa và mở rộng quy mô
Việc áp dụng không tự động và sự kém hiệu quả không tự khắc phục. Công việc thực sự bắt đầu từ bây giờ.
Những điều cần theo dõi:
✅ Các nhóm có thực sự sử dụng nó không? Theo dõi tỷ lệ áp dụng. Nếu mọi người vẫn bám vào các công cụ cũ, hãy tìm hiểu lý do — thiếu đào tạo, thiếu tính năng hay chỉ là thói quen?
✅ Lắng nghe nhóm của bạn. Hỏi họ điều gì hiệu quả và điều gì gây khó chịu. Những điều chỉnh nhỏ, như tích hợp mới hoặc tự động hóa tốt hơn, có thể giúp quá trình áp dụng diễn ra suôn sẻ
✅ Đảm bảo rằng nó có thể mở rộng cùng với bạn. Những gì hiệu quả với một nhóm 50 người có thể không hiệu quả với 500 người. Kiểm tra xem nền tảng của bạn có thể xử lý sự tăng trưởng hay không, cho dù đó là số lượng người dùng, quy trình công việc hay tích hợp sâu hơn
📌 Ví dụ: Nếu hệ thống mới của bạn bao gồm các tính năng tự động hóa quy trình làm việc, hãy tối ưu hóa các quy trình như phân công công việc, phê duyệt và báo cáo để loại bỏ các công việc thủ công lặp đi lặp lại.
Cách ClickUp giúp hợp nhất SaaS
Hệ thống SaaS của bạn có thể trông giống như một tủ quần áo bừa bộn. Bạn bắt đầu với một công cụ, sau đó thêm một công cụ khác vì nó thiếu một tính năng, rồi thêm một công cụ khác để hợp tác, và trước khi bạn nhận ra, bạn đã có năm công cụ chỉ để quản lý một dự án.
Nó lộn xộn. Nó tốn kém. Và tệ hơn hết, nó đang làm chậm tiến độ của bạn.
Nhưng có một giải pháp cho những vấn đề khổng lồ này. Hãy sử dụng ClickUp, ứng dụng tất cả trong một cho công việc. Thay vì phải xoay xở giữa nhiều dự án và công cụ, hãy tưởng tượng bạn có một nền tảng kết hợp quản lý công việc và kiến thức, trò chuyện, tài liệu, mục tiêu và tự động hóa trong một không gian làm việc liền mạch – tất cả đều được hỗ trợ bởi AI.
ClickUp giúp bạn:
1. Tập trung công việc của bạn vào một nơi
Quản lý dự án hiệu quả bắt đầu khi bạn có mọi thứ cần thiết ở một nơi. Giải pháp quản lý dự án của ClickUp được thiết kế cho các nhóm muốn hiển thị toàn bộ, hợp tác liền mạch và có một nguồn thông tin duy nhất cho tất cả công việc của họ.
Bạn sẽ nhận được:
- Quản lý công việc: Sử dụng các công việc có thể tùy chỉnh với các công việc con lồng nhau và danh sách kiểm tra để chia nhỏ các dự án phức tạp, đảm bảo sự rõ ràng và tổ chức
- Nhiều chế độ xem: Chọn từ hơn 15 chế độ xem tùy chỉnh, bao gồm Danh sách, Bảng, Lịch và Biểu đồ Gantt, để trực quan hóa các dự án theo cách phù hợp với quy trình làm việc của nhóm bạn
- Bảng điều khiển và báo cáo: Tạo bảng điều khiển có thể tùy chỉnh với hơn 50 tiện ích để theo dõi KPI, cột mốc và sức chứa của nhóm
- Theo dõi thời gian: Theo dõi năng suất và quản lý ngân sách hiệu quả với ClickUp Time Tracking, cho phép ghi chép chính xác số giờ làm việc và đánh giá thời gian có thể tính phí
- Quản lý tài nguyên: Tối ưu hóa khối lượng công việc của nhóm với chế độ xem sức chứa theo thời gian thực, cho phép phân phối công việc cân bằng
Muốn hợp lý hóa quản lý dự án với sự trợ giúp của AI? Sử dụng ClickUp Brain:
Giờ đây, với giải pháp nhóm đã sẵn sàng, bạn sẽ muốn chuyển sang xác định thành công. Chúng ta đang làm việc để đạt được điều gì? Làm thế nào để đo lường tiến độ?
Chúng tôi chuyển sang ClickUp Goals.
✅ Xác định mục tiêu cấp cao và chia nhỏ thành các mục tiêu có thể đo lường được. Thay vì những tham vọng mơ hồ như "cải thiện trải nghiệm khách hàng", hãy tạo ra các mục tiêu cụ thể, ví dụ: "Tăng điểm NPS từ 40 lên 60 trong vòng 6 tháng". ClickUp cho phép bạn xác định số lượng, tiền tệ, đúng/sai và các mục tiêu dựa trên nhiệm vụ, giúp tiến độ có thể thực hiện được
✅ Kết nối công việc hàng ngày trực tiếp với mục tiêu. Mục tiêu cho phép bạn đính kèm công việc vào mục tiêu cụ thể, tự động cập nhật tiến độ khi công việc hoàn thành. Điều này có nghĩa là các thành viên trong nhóm luôn biết tại sao công việc của họ quan trọng và đóng góp của họ thúc đẩy mục tiêu của công ty như thế nào
✅ Sắp xếp các mục tiêu vào các thư mục có cấu trúc cho các nhóm và sáng kiến khác nhau. Giữ các mục tiêu tiếp thị, bán hàng, sản phẩm và hoạt động được phân loại gọn gàng, đảm bảo mỗi bộ phận biết thành công đối với họ là gì
Tuy nhiên, nếu không có một nơi tập trung để lưu trữ tài liệu, các nhóm sẽ lãng phí thời gian tìm kiếm thông tin chi tiết, lặp lại các câu hỏi và mất đi những thông tin quan trọng.
ClickUp Docs giải quyết vấn đề này bằng cách lưu giữ kiến thức về nơi công việc được thực hiện.
Vượt xa các tài liệu tĩnh, ClickUp Docs được thiết kế để hành động. Bạn có thể liên kết chúng trực tiếp với các nhiệm vụ để mọi thứ, từ kế hoạch dự án và tài liệu chiến lược đến hướng dẫn quy trình, luôn được kết nối với quá trình thực thi.
Trung tâm tài liệu này, giống như mọi thứ trong ClickUp, được hỗ trợ bởi ClickUp Brain. Nó đơn giản hóa công việc bằng cách tạo, sắp xếp, tóm tắt và cập nhật thông tin trong thời gian ngắn. Bạn có thể yêu cầu Brain tạo bản tóm tắt dự án, tóm tắt cuộc họp, tạo công việc con, phân công nhiệm vụ hoặc tinh chỉnh tài liệu chiến lược.
ClickUp Brain cũng cho phép bạn chọn từ nhiều LLM như ChatGPT và Claude để hoàn thành công việc. Trong chốc lát, bạn sẽ có một tài liệu sẵn sàng để gửi, liên kết trực tiếp đến bảng điều khiển dự án của bạn để những thông tin quan trọng luôn hiển thị và có thể hành động.
Đọc thêm: Mẫu kế hoạch truyền thông dự án miễn phí: Excel, Word và ClickUp
2. Di chuyển và tích hợp mà không gây gián đoạn
Giờ đây, các dự án và mục tiêu của bạn đã được cấu trúc trong ClickUp, bước tiếp theo là chuyển công việc hiện có mà không làm gián đoạn quy trình làm việc.
ClickUp giúp bạn dễ dàng chuyển đổi từ các công cụ khác mà không mất dữ liệu khách hàng quan trọng hoặc đà phát triển.
Với tính năng nhập bản địa, bạn có thể nhập các dự án, công việc và quy trình làm việc từ các nền tảng như Asana, Trello, Monday.com, Jira và nhiều hơn nữa chỉ với vài cú nhấp chuột.
Bạn cũng có thể nhập dữ liệu từ các tài liệu trong Google Workspace và hệ sinh thái Microsoft.
Hơn nữa, hơn 1000 tích hợp của ClickUp đảm bảo luồng thông tin diễn ra liền mạch trên các nền tảng.
3. Tự động hóa quy trình làm việc
Với các dự án, mục tiêu và tích hợp đã sẵn sàng, bước cuối cùng là loại bỏ công việc thủ công và các công cụ thừa mà bạn không còn cần nữa.
Với ClickUp Automations, bạn có thể:
- Tự động phân công công việc dựa trên trạng thái dự án, mức độ ưu tiên hoặc khối lượng công việc (không còn phân công thủ công)
- Kích hoạt thông báo và cập nhật trạng thái ngay khi có tiến độ để không ai phải theo dõi tiếp
- Tự động chuyển công việc qua các quy trình làm việc—từ phê duyệt đến chuyển giao, công việc tiếp tục luồng chảy mà không gặp trở ngại
- Theo dõi mọi hoạt động tự động hóa trong nhật ký kiểm tra để bạn luôn biết những gì đang diễn ra đằng sau hậu trường
4. Cải thiện sự hợp tác thời gian thực giữa các nhóm
Ngay cả khi mọi thứ đã được hợp nhất, hầu hết các nhóm vẫn dựa vào các ứng dụng trò chuyện riêng biệt để thảo luận về công việc. Điều đó có nghĩa là thêm một ứng dụng nữa để chuyển đổi, thêm một nơi nữa để thông tin bị mất và thêm một hóa đơn SaaS nữa.
ClickUp đã giải quyết vấn đề này với ClickUp Chat.
Giờ đây, thay vì phải chuyển đổi giữa các công cụ, bạn có thể:
- Thảo luận chi tiết dự án quan trọng trong thời gian thực, ngay tại nơi công việc diễn ra
- Chuyển tin nhắn thành Nhiệm vụ ClickUp để các mục hành động không bao giờ bị mất trong các chủ đề dài vô tận
- Sử dụng ClickUp Brain trong Trò chuyện để nhận câu trả lời ngay lập tức, phân công nhiệm vụ, tạo bản tóm tắt hoặc thậm chí soạn thảo câu trả lời mà không cần rời khỏi cuộc hội thoại
- Giữ mọi thứ trong bối cảnh vì các chủ đề trò chuyện, liên kết công việc và tài liệu đều nằm trong cùng một không gian làm việc
Đơn giản hóa, hợp lý hóa và mở rộng quy mô với Siêu ứng dụng
Hợp nhất SaaS là tạo ra một cách làm việc thông minh hơn, hiệu quả hơn.
Với ClickUp, bạn có thể cắt giảm chi phí, loại bỏ sự mệt mỏi khi sử dụng nhiều ứng dụng và tập hợp mọi thứ (công việc, tài liệu, mục tiêu, tự động hóa và AI) vào một nền tảng mạnh mẽ. Không còn phải chuyển đổi giữa các ứng dụng hoặc quy trình làm việc bị ngắt kết nối — chỉ cần một không gian làm việc tất cả trong một, liền mạch, được thiết kế để mang lại tốc độ và hiệu quả.
Tại sao phải quản lý một hệ thống SaaS cồng kềnh khi ClickUp có thể làm tất cả?
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và tự mình trải nghiệm sự khác biệt.