Các nhóm làm việc hiệu quả nhất cần có phần mềm hàng đầu để đạt được mục tiêu.
Theo nghiên cứu Xu hướng mạng toàn cầu năm 2023 của Cisco, 66% tổ chức lưu trữ hơn 40% khối lượng công việc của họ trên nhiều đám mây. Hầu hết các tổ chức sử dụng hơn mười ứng dụng SaaS, bao gồm cộng tác nhóm, CRM, quản lý công việc, hội nghị truyền hình và tự động hóa, để kể tên một vài ứng dụng.
Việc quản lý và bảo mật các ứng dụng này trở nên cực kỳ quan trọng, nhưng chúng lại đặt ra một số thách thức, bao gồm các rào cản triển khai, CNTT ẩn, vấn đề di chuyển dữ liệu và chi phí không lường trước.
Vậy, làm thế nào để vượt qua những thách thức này và quản lý hiệu quả một lượng lớn ứng dụng? Câu trả lời nằm ở quản lý hoạt động SaaS.
Trong bài viết này, bạn sẽ học được:
- Quản lý vận hành SaaS là gì?
- Cách tiếp cận vận hành SaaS trong các bộ phận khác nhau
- Những thách thức bạn có thể gặp phải và cách vượt qua chúng, và
- Cách thực hiện quản lý hoạt động SaaS thành công
Hãy cùng tìm hiểu. 👇
SaaS Operations là gì?
Hoạt động SaaS hoặc SaaSOps đề cập đến một tập hợp các quy trình hoạt động bao gồm quản trị, quản lý, mua sắm và tối ưu hóa việc sử dụng các công cụ SaaS của một tổ chức.
Họ bao phủ toàn bộ chu kỳ hoạt động của ứng dụng SaaS, từ phát hiện và mua sắm đến triển khai và ngừng sử dụng, cùng tất cả các giai đoạn giữa.
Với sự quản lý phù hợp, bạn có thể triển khai chiến lược quản lý hoạt động SaaS vững chắc để tăng năng suất, cải thiện bảo mật và tuân thủ dữ liệu, tối ưu hóa chi phí và hỗ trợ sự phát triển của tổ chức.
Tại sao hoạt động SaaS hiệu quả hơn nhiều so với hoạt động truyền thống?
Không có sự cạnh tranh thực sự giữa SaaS và các hoạt động truyền thống, vốn liên quan đến việc cài đặt phần mềm trực tiếp vào phần cứng của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, bạn phải hiểu sự khác biệt giữa hai khái niệm này để có cái nhìn toàn diện về quản lý SaaSOps và cách thức nó mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn.
Hãy cùng tìm hiểu điều này qua bảng dưới đây. 👇
| Tính năng | SaaS | Phần mềm truyền thống |
| Tính khả dụng & Tiện lợi | Chủ yếu dựa trên đám mây, có thể truy cập từ mọi nơi có kết nối internet; không cần cài đặt hoặc cập nhật thủ công | Yêu cầu mua giấy phép, cài đặt phần mềm trên máy tính cục bộ và cập nhật thủ công định kỳ |
| Giải pháp hiệu quả về chi phí | Mô hình đăng ký bao gồm tất cả chi phí trong một khoản phí duy nhất; tiết kiệm chi phí | Chi phí ban đầu cho giấy phép, phần cứng và cơ sở hạ tầng; chi phí liên tục cho bảo trì, cập nhật và hỗ trợ |
| Khả năng mở rộng và linh hoạt | Khả năng mở rộng dễ dàng; thêm hoặc xóa người dùng dễ dàng; các kế hoạch và tính năng đa dạng phù hợp với nhu cầu cụ thể | Khả năng mở rộng và tùy chỉnh hạn chế, tốn kém và mất thời gian để mở rộng hoặc tùy chỉnh |
| Cập nhật tự động & Bảo trì | Nhà cung cấp dịch vụ xử lý các bản cập nhật và bảo trì, giúp tiết kiệm thời gian và tài nguyên | Người dùng chịu trách nhiệm cập nhật và bảo trì ứng dụng; tốn thời gian và gây khó chịu |
| Hợp tác & Tích hợp | Được thiết kế để tích hợp mượt mà với các ứng dụng khác, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và hợp tác thời gian thực | Thường yêu cầu công việc phát triển và tài nguyên bổ sung để tích hợp với các ứng dụng khác |
| Tăng cường bảo mật và bảo vệ dữ liệu | Các nhà cung cấp SaaS xử lý mã hóa, kiểm soát truy cập và kiểm tra bảo mật thường xuyên, đảm bảo bảo mật hàng đầu | Các tổ chức riêng lẻ chịu trách nhiệm triển khai các biện pháp bảo mật có thể không đạt được mức độ bảo mật mà các nhà cung cấp SaaS cung cấp |
| Phục hồi thảm họa & Dự phòng | Được lưu trữ trong các trung tâm dữ liệu an toàn với nhiều hệ thống dự phòng và sao lưu, đảm bảo tính toàn vẹn và tính sẵn sàng của dữ liệu | Có thể thiếu tính dự phòng và các tùy chọn khôi phục thảm họa; dễ bị mất dữ liệu và thời gian ngừng hoạt động |
| Triển khai nhanh chóng | Cho phép triển khai nhanh chóng. Người dùng có thể đăng nhập và bắt đầu sử dụng phần mềm ngay lập tức | Cần quá trình cài đặt và thiết lập dài, dẫn đến thời gian ngừng hoạt động |
| Truy cập toàn cầu & Làm việc từ xa | Có thể truy cập từ mọi nơi có kết nối internet, lý tưởng cho công việc từ xa | Bị ràng buộc với các máy móc hoặc địa điểm cụ thể, cản trở tính linh hoạt trong công việc từ xa |
| Cập nhật tính năng thường xuyên | Cập nhật và cải tiến tính năng thường xuyên để đảm bảo phần mềm luôn phù hợp và cạnh tranh | Cập nhật không thường xuyên khiến người dùng có thể bỏ lỡ các tính năng và cải tiến hữu ích |
Việc liên tục xây dựng, thử nghiệm và cung cấp các cải tiến cho mã phần mềm và môi trường người dùng thông qua phát triển liên tục (CD) đã trở nên thiết yếu để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Các hệ thống truyền thống tại chỗ không thể theo kịp nhu cầu liên tục thay đổi. Đó là lý do tại sao hoạt động SaaS rất quan trọng để đạt được mục tiêu kinh doanh của bạn.
Khung hoạt động SaaS
Khung hoạt động SaaS là một cấu trúc giúp bạn tối đa hóa giá trị của các hoạt động SaaS.
Khung làm việc có thể được chia thành hai phần chính:
- Các thành phần hoạt động SaaS (những việc cần làm) và
- Vòng đời SaaS (cách nó diễn ra theo thời gian)
Các thành phần vận hành SaaS
Khi quản lý hoạt động SaaS, có một số thành phần khóa cần lưu ý.
Họ là:
1. Mục tiêu SaaS:
Các mục tiêu bao gồm các mục tiêu và kết quả rõ ràng cho việc triển khai SaaS và hoạt động của nhiều thành phần phụ như:
- Hiển thị ứng dụng và quản lý chi tiêu: Điều này bao gồm chế độ xem toàn diện về các ứng dụng của bạn, bao gồm việc sử dụng, chi tiêu, hợp đồng và ROI. Với khả năng hiển thị này, bạn có thể giám sát cả các ứng dụng đã được phê duyệt và chưa được phê duyệt cùng với chi phí của bộ phận tương ứng
- Quản lý cơ sở hạ tầng: Bao gồm tất cả mọi thứ, từ thiết lập máy chủ đến đảm bảo chúng được vá lỗi và cập nhật đúng cách. Các công cụ SaaS chuyên dụng giúp hợp lý hóa các công việc này, cho phép thiết lập nhanh hơn và cập nhật thường xuyên
- Quản lý ứng dụng: Bao gồm xác định ứng dụng nào là thiết yếu cho hoạt động kinh doanh của bạn và ứng dụng nào có thể ngừng sử dụng dựa trên cách sử dụng và hành vi của người dùng
- Quản lý người dùng: Điều này bao gồm theo dõi người dùng, hỗ trợ họ thực hiện các công việc kinh doanh và giám sát xu hướng của người dùng
- Bảo mật và tuân thủ: Điều này bao gồm việc triển khai các biện pháp mạnh mẽ để bảo mật và tuân thủ dữ liệu, chẳng hạn như đăng nhập một lần (SSO), xác thực đa yếu tố (MFA) và kiểm soát truy cập dựa trên vai trò (RBAC). Các biện pháp này giúp quản lý quyền truy cập của nhân viên vào các ứng dụng và bảo vệ dữ liệu của bạn
- Onboarding và offboarding: Đây là quá trình quản lý việc triển khai hoặc ngừng sử dụng các dịch vụ phần mềm khác nhau.
2. Các bên liên quan:
Thành phần này bao gồm các bên liên quan chính và vai trò của họ trong hoạt động SaaS của bạn.
Quản lý SaaSOps hiệu quả phụ thuộc vào sự hợp tác và đào tạo hiệu quả giữa bộ phận CNTT, các đơn vị kinh doanh và nhà cung cấp SaaS.
3. Quy trình SaaSOps:
Điều này bao gồm việc tiêu chuẩn hóa các quy trình làm việc SaaS cho việc triển khai và sử dụng.
Nó cũng bao gồm các quy trình quản lý thay đổi, cần thiết khi các nhà phát triển phát hành bản cập nhật mới hoặc khi bạn thực hiện thay đổi đối với các ứng dụng SaaS của mình.
4. Đo lường liên tục:
Phần này trình bày các chỉ số KPI dựa trên mục tiêu SaaS và công cụ quản lý hoạt động SaaS mà bạn sử dụng để theo dõi chúng.
Các chỉ số quan trọng bao gồm sử dụng phần mềm, mức độ áp dụng và ROI, nhưng bạn nên chọn những chỉ số phù hợp nhất với nhu cầu kinh doanh của mình.
5. Trách nhiệm giải trình:
Thành phần này tập trung vào trách nhiệm chung đối với các ứng dụng và quy trình SaaS.
Điều này bao gồm việc phân công rõ ràng các vai trò bảo trì, bảo mật và tuân thủ, đồng thời đảm bảo các cá nhân và nhóm chịu trách nhiệm đạt được các mục tiêu và KPI, được theo dõi thông qua hệ thống giám sát của bạn. Tất cả đều là một phần của việc đảm bảo trách nhiệm giải trình.
✏️ Ghi chú: Đây chỉ là một số thành phần chính của SaaSOps, còn nhiều thành phần khác tùy thuộc vào quy mô và loại hình ngành công nghiệp mà bạn làm việc.
Vòng đời vận hành SaaS
Vòng đời hoạt động SaaS bắt đầu với kế hoạch triển khai và kết thúc với việc ngừng sử dụng thành công.
Chúng ta có thể tóm tắt vòng đời của hoạt động SaaS của bạn như một chuỗi các hoạt động tuần tự:
- Chọn các ứng dụng SaaS tiềm năng phù hợp với mục tiêu và mục tiêu kinh doanh của bạn
- Triển khai các ứng dụng phù hợp nhất và thu hút tất cả các bên liên quan
- Quản lý quyền truy cập của nhân viên vào các ứng dụng này và đảm bảo trách nhiệm giải trình cho từng quy trình và hoạt động
- Giám sát các chỉ số KPI như tỷ lệ sử dụng, xu hướng người dùng và hiệu suất ứng dụng
- Giải quyết mọi vấn đề có thể phát sinh trong quá trình này
- Tạo, cấp và hủy cấp tài khoản
- Quản lý chi phí của bạn bằng cách sử dụng dữ liệu tích lũy
Thách thức trong vận hành SaaS
Quản lý hoạt động SaaS giống như đi trên dây thăng bằng—bạn phải tìm được sự cân bằng.
Chọn cẩn thận nền tảng quản lý hoạt động SaaS phù hợp, đầu tư vào đào tạo nhóm và hủy bất kỳ đăng ký nào không đáp ứng nhu cầu của bạn.
Hãy cùng xem xét một số thách thức phổ biến trong vận hành SaaS để bạn có thể chuẩn bị sẵn sàng đối phó với chúng nếu chúng phát sinh.
Thách thức 1: Tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu
Tuân thủ các quy định ngành và tiêu chuẩn tuân thủ như SOC 2, GDPR, CPAA, HIPAA và PCI DSS làm phức tạp hoạt động của SaaS. Điều này đòi hỏi việc giám sát liên tục và cập nhật phần mềm SaaS, đặc biệt trong các ngành như y tế hoặc tài chính.
Việc không tuân thủ có thể dẫn đến các khoản phạt nặng và các vấn đề pháp lý, đồng thời làm tổn hại đến danh tiếng thương hiệu của bạn.
Vào năm 2017, Zenefits, một công ty SaaS đã tăng vọt lên giá trị 2 tỷ đô la, đã thất bại thảm hại vì không thể tuân thủ các tiêu chuẩn tuân thủ và quy định. Một ví dụ khác là Anthem Inc. đã phải trả 16 triệu đô la để dàn xếp vụ kiện HIPAA cách đây vài năm, do vi phạm dữ liệu do tấn công mạng.
Thách thức 2: Quy trình onboarding và offboarding không hiệu quả
SaaS giúp nhân viên của bạn làm việc hiệu quả hơn, nhưng tiềm năng của nó vẫn chưa được khai thác hết nếu nhân viên không biết về phần mềm có sẵn và cách sử dụng chúng. Do đó, việc truyền đạt rõ ràng trong quá trình triển khai phần mềm là vô cùng quan trọng.
Tạo một danh sách kiểm tra triển khai SaaS bao gồm:
- thông báo cho nhân viên về các công cụ SaaS có sẵn trong hệ thống
- giải thích cách mỗi công cụ áp dụng cho vai trò cụ thể của chúng
- cung cấp tài liệu và hỗ trợ
- cung cấp kinh nghiệm thực tế và
- kiểm tra thường xuyên và cung cấp hỗ trợ
Việc thiết lập danh mục ứng dụng giúp đơn giản hóa quyền truy cập cho cả nhân viên mới và nhân viên hiện tại. Danh mục này tập trung thông tin về phần mềm tiêu chuẩn và quy trình mua hàng.
Quá trình rời khỏi tổ chức (offboarding) quan trọng không kém quá trình gia nhập (onboarding) nhưng thường bị bỏ qua mặc dù tiềm ẩn nhiều rủi ro.
Bạn nên quản lý dữ liệu một cách an toàn trong quá trình ngừng sử dụng, đảm bảo việc chuyển hoặc xóa dữ liệu được thực hiện đúng cách và chấm dứt giấy phép phần mềm theo các tiêu chuẩn pháp lý.
Các thực tiễn offboarding kém có thể dẫn đến vi phạm tuân thủ. Ví dụ, cho phép cựu nhân viên tiếp tục truy cập dữ liệu nhạy cảm có thể vi phạm các quy định như HIPAA hoặc GDPR, dẫn đến phạt tiền nặng và hành động pháp lý.
Thách thức 3: Công nghệ thông tin ngầm (Shadow IT)
Shadow IT là thuật ngữ dùng để chỉ việc nhân viên sử dụng các ứng dụng SaaS trái phép mà không có sự chấp thuận của bộ phận CNTT. Điều này có thể dẫn đến rủi ro bảo mật, vấn đề tuân thủ và phân mảnh dữ liệu, cản trở năng suất.
Để đối phó với IT ngầm, tổ chức của bạn cần:
- Sử dụng khám phá SaaS hiệu quả để hiển thị và hiểu rõ toàn bộ danh mục đầu tư SaaS của bạn
- Tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ với những người mua SaaS trái phép và hiểu nhu cầu của họ
- Xác định chiến lược quản trị SaaS để ngăn chặn các đối tượng/kỳ/phiên bản IT ẩn trong tương lai. Chiến lược này nên kiểm soát những gì đi vào hệ thống công nghệ của bạn, xác định các cấp quản lý IT và phân phối trách nhiệm quản lý SaaS
Thách thức 4: Chi phí ẩn và chi tiêu quá mức
Theo báo cáo năm 2024, các tổ chức chi khoảng $45 triệu mỗi năm cho chi phí SaaS. Tuy nhiên, một phần đáng kể của ngân sách này (khoảng $18 triệu) bị lãng phí cho các giấy phép không sử dụng.
Nếu không có chiến lược giám sát và tối ưu hóa chi phí hiệu quả, bạn có nguy cơ chi tiêu quá mức cho các gói đăng ký SaaS, giấy phép và dịch vụ, làm cạn kiệt nguồn lực tài chính và cản trở các sáng kiến chiến lược.
Một giải pháp hiệu quả là tối ưu hóa ứng dụng và loại bỏ những ứng dụng không cần thiết khỏi hệ thống của bạn.
Một cách tiếp cận khác là điều chỉnh quy mô, tức là chỉ mua số lượng và thời lượng giấy phép bạn cần, không hơn không kém. Cả hai cách này đều yêu cầu hiểu biết sâu sắc về cách thức, địa điểm và lý do sử dụng SaaS trong hệ thống của bạn.
Thách thức 5: Quản lý ngân sách SaaS để xác định tiềm năng tiết kiệm
Đăng ký SaaS không được kiểm soát và các chi phí bất ngờ có thể gây áp lực lên nguồn tài chính của bạn và làm hỏng kế hoạch ngân sách.
Để tránh chi tiêu quá mức, hãy tập trung vào việc quản lý chi phí hiệu quả. Điều này giúp bạn dự đoán chi phí, phân bổ tài nguyên một cách hợp lý và tối đa hóa lợi nhuận trên vốn đầu tư.
Các phương pháp tốt nhất để tối ưu hóa hoạt động SaaS
Dưới đây là một số thực hành tốt nhất để tối ưu hóa hoạt động SaaS của bạn: 👇
1. Tập trung quản lý cơ sở dữ liệu
Khi bạn tham khảo ý kiến của bất kỳ ai về SaaSOps, lời khuyên đầu tiên của họ sẽ là tập trung các ứng dụng SaaS vào một cơ sở dữ liệu duy nhất.
Hệ thống tập trung này mang đến cho bạn khả năng hiển thị tối ưu trên toàn bộ hệ thống SaaS của tổ chức, cung cấp chế độ xem hoàn chỉnh về danh tính người dùng và quyền truy cập trên các ứng dụng và tài nguyên.
2. Phân tích dữ liệu sử dụng SaaS của bạn
Phân tích dữ liệu sử dụng một cách chi tiết bằng cách xem xét từng ứng dụng để xác định xem tất cả nhân viên có giấy phép thực sự cần chúng hay không.
Bạn có thể tìm thấy thông tin này trong bảng điều khiển quản trị viên của nhiều ứng dụng hoặc được tổng hợp trong nền tảng quản lý SaaS. Ngoài ra, hãy xác định những nhân viên có thể hưởng lợi từ giấy phép giảm giá hoặc miễn phí thay vì giấy phép cao cấp.
3. Chọn cung cấp quyền truy cập trong hoạt động SaaS
Cung cấp dịch vụ trong SaaS bao gồm cấp quyền truy cập và tài nguyên cho người dùng mới, quản lý tài khoản người dùng và chỉ định cấp độ truy cập và quyền truy cập.
Bước này trang bị cho bạn các công cụ và quyền truy cập cần thiết để hoàn thành vai trò của mình một cách hiệu quả.
4. Triển khai đăng nhập một lần (SSO)
Đăng nhập một lần (SSO) trong cài đặt doanh nghiệp cho phép bạn sử dụng một bộ thông tin đăng nhập để đăng nhập một lần và truy cập tất cả các ứng dụng, trang web và dữ liệu SaaS được phép của công ty.
SSO giải quyết các thách thức kinh doanh quan trọng bằng cách cung cấp:
- Tăng cường bảo mật và tuân thủ
- Cải thiện tính dễ sử dụng và sự hài lòng
- Giảm chi phí CNTT
Triển khai SaaS trong thực tế
Hãy để chúng tôi hướng dẫn bạn từng bước về cách triển khai SaaS hiệu quả trong kinh doanh của bạn.
Bước 1: Lập kế hoạch dự án
Trong giai đoạn trước khi triển khai, hãy quyết định các yếu tố kiểm soát khóa của quản lý dự án. Điều này bao gồm:
- Xây dựng nhóm SaaS lý tưởng của bạn
- Xác định phạm vi của dự án bằng cách vẽ bản đồ thời gian và cài đặt các cột mốc
- Xây dựng các kênh giao tiếp rõ ràng giữa các bên liên quan
- Lập kế hoạch di chuyển dữ liệu để giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động và hạn chế mất mát dữ liệu
Bước 2: Tùy chỉnh cấu hình của bạn
Tùy chỉnh phần mềm SaaS để đáp ứng nhu cầu cụ thể của bạn. Đảm bảo giao tiếp rõ ràng giữa tổ chức của bạn và nhà cung cấp SaaS bên thứ ba để xác định chính xác các yêu cầu của bạn.
Bước 3: Di chuyển dữ liệu của bạn
Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình triển khai SaaS của bạn. Bước này bao gồm chuyển dữ liệu đồng thời giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu, điều có thể gây ra những tổn thất tài chính nghiêm trọng.
Để giảm thiểu rủi ro, bạn phải làm sạch, định dạng và chuẩn bị dữ liệu cho điểm đến mới, đồng thời cảnh giác với các mối đe dọa bảo mật tiềm ẩn. Ngoài ra, hãy chuẩn bị sẵn bản sao lưu phòng trường hợp xảy ra sự cố trong quá trình này.
Bước 4: Tích hợp phần mềm hiện có
Tích hợp các ứng dụng hiện có và phần mềm hữu ích khác vào hệ thống SaaS mới để đảm bảo quy trình làm việc trơn tru.
Bước 5: Kiểm tra hệ thống
Đừng bỏ qua giai đoạn thử nghiệm. Kiểm tra kỹ lưỡng chức năng của phần mềm để đảm bảo phần mềm hoạt động tốt trong điều kiện tải nặng và căng thẳng.
Bước 6: Đào tạo nhóm của bạn
Hướng dẫn các thành viên trong nhóm cách sử dụng phần mềm mới. Việc triển khai sẽ không thành công nếu nhóm của bạn không thể sử dụng phần mềm một cách hiệu quả.
Đọc thêm: Các hội nghị SaaS tốt nhất để tham dự nhằm đạt được thành công trong kinh doanh
Bước 7: Triển khai phần mềm
Triển khai phần mềm cẩn thận trong toàn tổ chức. Bạn cũng có thể thực hiện việc này theo nhóm để giới hạn xích mích. Hãy chủ động và cảnh giác với bất kỳ vấn đề nào có thể phát sinh trong hệ thống trong giai đoạn này và cố gắng giải quyết ngay lập tức.
Trong quá trình triển khai, cung cấp kiểm soát truy cập dựa trên vai trò để giúp duy trì môi trường làm việc an toàn.
Bước 8: Triển khai kiểm soát truy cập dựa trên vai trò
Kiểm soát truy cập dựa trên vai trò (RBAC) giúp bạn quản lý quyền truy cập của người dùng trong hệ thống dựa trên các vai trò được xác định trước. Là quản trị viên SaaSOps, bạn chỉ định các vai trò cụ thể cho người dùng, từ đó giới hạn quyền truy cập của họ chỉ vào dữ liệu và tính năng cần thiết cho công việc cụ thể của họ.
Điều này cải thiện đáng kể bảo mật dữ liệu bằng cách giảm thiểu rủi ro truy cập trái phép và vi phạm dữ liệu. Bạn có thể quản lý các quyền truy cập này thông qua một hệ thống trung tâm và thay đổi chúng mọi lúc, mọi nơi, tùy theo nhu cầu.
Bước 9: Giám sát và tối ưu hóa
Giai đoạn sau triển khai cũng quan trọng không kém, nếu không muốn nói là quan trọng hơn. Bạn cần kiểm tra hiệu suất của hệ thống và thực hiện các điều chỉnh cần thiết thường xuyên. Thu thập phản hồi của người dùng và theo dõi các chỉ số KPI như tỷ lệ chấp nhận, CSAT, NPS, tỷ lệ hủy đăng ký, v.v. là những khía cạnh thiết yếu của bước này.
Việc tối ưu hóa hoạt động SaaS mang lại lợi ích gì cho bạn?
Hoạt động SaaS được tối ưu hóa giống như một cỗ máy được bôi trơn tốt. Chúng đảm bảo các hoạt động kinh doanh của bạn diễn ra suôn sẻ ở nhiều cấp độ.
Dưới đây là một số lợi ích:
- Tăng hiệu quả công việc: Một hệ thống SaaS được tối ưu hóa tốt sẽ hợp lý hóa quy trình làm việc và giúp các nhóm của bạn nhanh chóng thích ứng với các quy trình, từ đó cải thiện năng suất của họ
- Giảm chi phí thu hút khách hàng: Giảm đáng kể chi phí thu hút khách hàng bằng cách xây dựng kênh tiếp thị hợp lý, triển khai tự động hóa tiếp thị và giảm thiểu sự tham gia của con người vào quá trình này
- Trải nghiệm khách hàng tốt hơn: Bằng cách cung cấp trải nghiệm không có quá nhiều rào cản, bạn sẽ có thể tăng tỷ lệ hài lòng của khách hàng và giữ chân nhiều khách hàng hơn
- Tăng khả năng hiển thị ứng dụng: Đây là nền tảng để hợp lý hóa danh mục đầu tư ứng dụng, điều chỉnh cấp phép dựa trên nhu cầu của người dùng và đảm bảo rằng các nhóm của bạn chỉ sử dụng các ứng dụng an toàn và được phê duyệt
- Giảm chi phí lãng phí và chi phí vận hành: Điều này đồng nghĩa với việc giảm chi tiêu không cần thiết cho SaaS bằng cách xác định và loại bỏ các giấy phép không được sử dụng hết
- Cải thiện bảo mật dữ liệu: Tăng cường bảo vệ dữ liệu bằng cách hiển thị rõ hơn các ứng dụng mà nhóm của bạn đang sử dụng
Đọc thêm: Phần mềm CRM SaaS tốt nhất cho các nhóm
Công cụ và tài nguyên vận hành SaaS
Chúng tôi đã nói nhiều về cách bạn có thể tối ưu hóa hoạt động SaaS để đảm bảo kết quả tốt hơn. Nhưng như bạn đã thấy, những bước đơn giản có thể nhanh chóng trở nên quá sức. Đây là nơi chúng tôi có một mẹo nhỏ cho bạn.
Các công cụ và tài nguyên vận hành SaaS có thể giảm bớt khó khăn trong quá trình tối ưu hóa. Chúng giới thiệu các yếu tố hữu ích như AI, tự động hóa, giao diện thống nhất và hơn thế nữa.
Bây giờ, bạn có thể tự hỏi, "Tôi nên sử dụng công cụ vận hành SaaS nào?" Đó là phần dễ dàng. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng ClickUp, công cụ duy nhất đáp ứng tất cả nhu cầu SaaSOps của bạn.
ClickUp giúp các nhóm đơn giản hóa quá trình tích hợp SaaS và tạo không gian làm việc để hợp lý hóa các hoạt động. Bạn có thể thiết lập Phân cấp ClickUp với các nhiệm vụ và công việc con, mỗi nhiệm vụ có mô tả, trạng thái và nhận xét riêng để có cái nhìn chi tiết về các hoạt động của mình. Nó có thể giúp bạn tổ chức công việc một cách cẩn thận theo bộ phận, nhóm, dự án, chiến dịch, v.v., với khả năng thu nhỏ và xem công việc trên các lĩnh vực khác nhau.
Nhiều chế độ xem có thể tùy chỉnh của ClickUp cho bạn tầm nhìn toàn cảnh về tất cả các hoạt động SaaS của bạn. Bạn có thể xem các công việc dưới dạng danh sách, bảng, lịch, dòng thời gian, khối lượng công việc, v.v.
Ví dụ: chế độ xem Khối lượng công việc cho phép bạn hình dung sức chứa của nhóm và quản lý tài nguyên. Chế độ xem Bảng — chế độ xem dành cho các nhóm nhanh nhẹn — cho phép bạn hình dung các công việc theo trạng thái. Bạn có thể kéo và thả các công việc để dễ dàng di chuyển chúng trong quy trình làm việc.
Hơn nữa, bạn có quyền truy cập vào nhiều mẫu ClickUp được tạo sẵn với các trường có thể tùy chỉnh để bạn có thể điều chỉnh chúng theo nhu cầu kinh doanh của mình.
Nền tảng Quản lý dự án của ClickUp là giải pháp tất cả trong một giúp các nhóm của bạn gắn kết hơn với các quy trình công việc, tài liệu, bảng điều khiển thời gian thực được kết nối và hơn thế nữa.
Bảng điều khiển ClickUp thời gian thực cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về hoạt động của nhóm. Chúng có thể hoạt động như trụ sở chính để theo dõi dự án của bạn.
Tính năng tự động hóa quy trình làm việc của ClickUp cho phép bạn thu thập và hợp nhất dữ liệu thông qua các biểu mẫu có thể tùy chỉnh. Chúng tiêu chuẩn hóa và thống nhất quy trình yêu cầu, truy cập và duy trì dữ liệu từ nhân viên của bạn. Bạn có thể sử dụng logic có điều kiện để thu thập các chi tiết liên quan cho mọi thứ, từ báo cáo lỗi và ý tưởng mới đến yêu cầu truy cập phần mềm.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp tự động hóa mạnh mẽ hơn, bạn chắc chắn nên thử ClickUp Brain. Đây là mạng lưới thần kinh đầu tiên trên thế giới kết nối các nhiệm vụ, tài liệu, con người và tất cả kiến thức của công ty bạn với AI. Với nó, bạn có thể thiết lập cập nhật tiến độ tự động, tạo bản tóm tắt cuộc họp, tổng hợp ghi chú cuộc họp và nhanh chóng phân tích dữ liệu để tạo các điểm thảo luận cho báo cáo.
Tương lai của SaaS sẽ ra sao?
Hơn 70% tổ chức trên toàn thế giới sử dụng một số công cụ SaaS kết hợp. Cùng với đó, công việc từ xa đang trở nên phổ biến, với 12,7% nhân viên toàn thời gian làm việc từ xa và 28,2% theo mô hình làm việc kết hợp, ngành SaaS đang chứng kiến sự tăng trưởng mạnh mẽ
Vì vậy, việc duy trì một hệ thống SaaS mạnh mẽ trở nên rất quan trọng. Khi tổ chức của bạn mở rộng quy mô, khung công tác này trở nên còn quan trọng hơn đối với các nhà quản lý vận hành và lãnh đạo kinh doanh. Nó giúp hoạt động của bạn diễn ra suôn sẻ và đảm bảo nhóm của bạn duy trì năng suất, bất kể họ làm việc ở đâu. Phần mềm quản lý vận hành SaaS phù hợp có thể là yếu tố thay đổi cuộc chơi ở đây.
Liên quan: Chiến lược tiếp thị SaaS thiết yếu cho doanh nghiệp đang phát triển
Tối ưu hóa hoạt động SaaS của bạn với ClickUp
Mặc dù các doanh nghiệp thường nhấn mạnh việc sử dụng SaaS, nhưng đôi khi họ lại bỏ qua những rủi ro của việc không tối ưu hóa hoạt động SaaS. Bạn không muốn rơi vào bẫy đó.
Áp dụng các chiến lược được đề xuất và quan trọng nhất là sử dụng công cụ quản lý dự án và hoạt động SaaS có thể giảm đáng kể khối lượng công việc của các nhóm hoạt động SaaS của bạn.
Chọn ClickUp làm nền tảng quản lý SaaS trung tâm của bạn và đăng ký ngay hôm nay. Trải nghiệm các tính năng mạnh mẽ của chúng tôi miễn phí. Tham gia cùng hơn 2 triệu nhóm trên toàn thế giới đang nâng cao năng suất hàng ngày với ClickUp.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Khái niệm về vận hành SaaS là gì?
Hoạt động SaaS, hay SaaSOps, đề cập đến bộ quy tắc toàn diện điều chỉnh việc quản trị, quản lý, mua và tối ưu hóa việc sử dụng các sản phẩm SaaS.
2. SaaS là viết tắt của gì?
SaaS là viết tắt của Software as a Service (Phần mềm như một dịch vụ), một mô hình phân phối phần mềm dựa trên đám mây, trong đó các ứng dụng được lưu trữ bởi một nhà cung cấp bên thứ ba và cung cấp cho người dùng qua Internet.
3. Mô hình vận hành SaaS là gì?
Mô hình vận hành SaaS bao gồm toàn bộ vòng đời của các ứng dụng SaaS, từ khám phá và mua sắm đến tích hợp và ngừng sử dụng, bao gồm quản lý và tối ưu hóa trong suốt quá trình. Mô hình này liên quan đến hiển thị ứng dụng, quản lý cơ sở hạ tầng, quản lý người dùng, bảo mật, tuân thủ, tự động hóa và hơn thế nữa.