Bạn có biết rằng trung bình mỗi nhân viên chuyển đổi giữa các ứng dụng hơn 3.600 lần mỗi ngày?
Công việc hiện đại là một nghiên cứu về các tab mở vô hạn, các công cụ bị cô lập và các cuộc hội thoại rải rác khiến chúng ta mất tập trung khỏi năng suất thực tế. Các nhóm làm việc phân tán, một số người làm việc tại nhà, một số khác làm việc tại văn phòng và có nhiều công cụ hơn bao giờ hết để quản lý công việc, trò chuyện với đồng nghiệp và chia sẻ tệp.
Tuy nhiên, thay vì giúp công việc trở nên dễ dàng hơn, sự phát triển quá mức của các công cụ có thể làm chậm tiến độ của chúng ta. Chúng ta lãng phí gần bốn giờ mỗi tuần để chuyển đổi giữa các ứng dụng. Chúng ta bắt đầu một ngày mới với Slack, chuyển sang Google Meet, lướt qua Notion, cập nhật Asana và có thể — có thể — chỉ nhớ được nơi lưu trữ báo cáo tổng kết dự án cuối cùng.
Một nơi làm việc kỹ thuật số thống nhất kết hợp tất cả những yếu tố đó và là một trong những mẹo tăng năng suất tốt nhất mà chúng tôi khuyên bạn nên thử.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích nơi làm việc kỹ thuật số thống nhất là gì và cách nó giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn. Chúng tôi cũng sẽ tiết lộ ứng dụng tất cả trong một cho công việc, ứng dụng thực sự thống nhất nơi làm việc kỹ thuật số của bạn (bạn đoán đúng rồi — đó là ClickUp !).
Môi trường làm việc số thống nhất là gì?
Môi trường làm việc kỹ thuật số thống nhất là một trung tâm kỹ thuật số duy nhất nơi nhân viên có thể truy cập mọi thứ họ cần để làm việc, bao gồm các công cụ, tệp tin, tin nhắn và cuộc họp.
Thay vì chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng web, các nhóm có thể cộng tác, giao tiếp và quản lý công việc trong một môi trường kết nối, hợp lý hóa, duy trì bối cảnh và giúp mọi người luôn đồng bộ.
Đây không chỉ là một phần mềm quản lý dự án miễn phí. Nó kết hợp quản lý dự án, trò chuyện, chia sẻ tệp, lịch và các công cụ khác vào một nền tảng duy nhất hoạt động trên mọi thiết bị. Cho dù bạn đang ở văn phòng hay làm việc từ xa, mọi thứ đều có thể truy cập và đồng bộ.
Các nền tảng như Microsoft 365, Google Workspace và ClickUp là những ví dụ tuyệt vời về nơi làm việc kỹ thuật số thống nhất, đặc biệt khi chúng kết nối với các phần mềm cộng tác trực quan khác như Slack hoặc Zoom hoặc cung cấp các lựa chọn thay thế gốc.
🧠 Thông tin thú vị: Quy tắc 80/20 cũng áp dụng cho nơi làm việc kỹ thuật số — 80% công việc thường xoay quanh các hàm thông dụng như quản lý dự án, cộng tác và xử lý trường hợp. Điều đó có nghĩa là hầu hết các quy trình công việc của bạn có thể chạy trên một nền tảng nơi làm việc kỹ thuật số thống nhất. 20% còn lại? Đó là những trường hợp sử dụng chuyên biệt, tốt nhất nên giải quyết bằng các công cụ chuyên dụng.
Lợi ích của một môi trường làm việc số thống nhất
Cộng tác tài liệu thời gian thực, công cụ dịch trực tiếp, giao diện trò chuyện đa ngôn ngữ và đánh giá thiết kế hỗ trợ AR chỉ là một phần nhỏ trong số đó. Các công cụ này không chỉ thu hẹp khoảng cách địa lý mà còn xóa bỏ hoàn toàn khoảng cách đó. Nhờ truyền thông hợp nhất, múi giờ chỉ còn là những con số và biên giới chỉ còn là những đường kẻ. Tương lai của công việc là toàn cầu, và UC (truyền thông hợp nhất) là tấm hộ chiếu.
Cộng tác tài liệu thời gian thực, công cụ dịch trực tiếp, giao diện trò chuyện đa ngôn ngữ và đánh giá thiết kế hỗ trợ AR chỉ là một phần nhỏ trong số đó. Những công cụ này không chỉ thu hẹp khoảng cách địa lý mà còn làm cho khoảng cách đó trở nên vô hình. Nhờ truyền thông hợp nhất, múi giờ chỉ còn là những con số và biên giới chỉ còn là những đường kẻ. Tương lai của công việc là toàn cầu, và UC (truyền thông hợp nhất) là tấm hộ chiếu.
Một thiết lập nơi làm việc kỹ thuật số tốt không chỉ giúp mọi thứ trông gọn gàng hơn mà còn thay đổi cách các nhóm hoạt động ở mọi cấp độ. Điều này dẫn đến:
Cải thiện sự hợp tác giữa các nhóm
👀 Bạn có biết? Hai phần ba số công ty sử dụng từ 6 đến 40 giải pháp khác nhau để quản lý hoạt động nơi làm việc, dẫn đến sự cô lập dữ liệu và hiệu quả thấp.
Các công cụ bị cô lập dẫn đến các nhóm bị cô lập. Sự hợp tác trở nên phức tạp và khó hiểu khi bộ phận tiếp thị sử dụng một ứng dụng, bộ phận bán hàng sử dụng một ứng dụng khác và bộ phận sản phẩm sử dụng một ứng dụng khác trên internet.
Không gian làm việc thống nhất phá bỏ những rào cản đó: mọi người đều có thể xem cùng một dòng thời gian, ghi chú và thảo luận trong thời gian thực. Phản hồi không bị mất giữa các chủ đề email và tin nhắn trực tiếp. Ngay cả các nhóm đa chức năng cũng có thể cộng tác mà không cần người quản lý dự án đóng vai trò phiên dịch.
Tăng năng suất của nhân viên và tự động hóa quy trình làm việc
Hầu hết mọi người không làm việc quá sức, họ chỉ bận rộn với những công việc không phù hợp. Với mọi thứ ở một nơi, bạn có tất cả bối cảnh và kết nối để tự động hóa những công việc nhàm chán.
Ví dụ: với tự động hóa quy trình làm việc dựa trên AI, bạn có thể chuyển các mục hành động từ cuộc họp thành công việc ngay lập tức. Tự động chuyển tiếp các phê duyệt thay vì phải theo dõi mọi người trên Slack. Bạn thậm chí có thể kích hoạt cập nhật và thay đổi trạng thái khi công việc tiến triển theo các giai đoạn, mà không cần nhập liệu thủ công
Kết quả? Ít tắc nghẽn hơn, ít theo dõi hơn, giảm chi phí hoạt động và có nhiều thời gian hơn để dành cho công việc thực sự quan trọng.
📮 ClickUp Insight: 50% số người tham gia khảo sát của chúng tôi cho biết thứ Sáu là ngày làm việc hiệu quả nhất của họ. Đây có thể là một hiện tượng đặc trưng của công việc hiện đại. Thứ Sáu thường có ít cuộc họp hơn, kết hợp với bối cảnh tích lũy từ cả tuần làm việc, điều này có thể đồng nghĩa với ít gián đoạn hơn và nhiều thời gian hơn để tập trung làm việc sâu.
Bạn muốn duy trì năng suất làm việc như ngày thứ Sáu trong cả tuần? Hãy áp dụng phương pháp giao tiếp không đồng bộ với ClickUp, ứng dụng làm việc toàn diện! Ghi lại màn hình của bạn với ClickUp Clips, nhận bản ghi chép ngay lập tức qua ClickUp Brain hoặc yêu cầu AI Notetaker của ClickUp tóm tắt những điểm nổi bật trong cuộc họp cho bạn!
Bảo mật truy cập và cơ sở hạ tầng kỹ thuật số có thể mở rộng
Sử dụng mười công cụ cũng có nghĩa là phải đối mặt với mười rủi ro bảo mật dữ liệu tiềm ẩn. Môi trường làm việc kỹ thuật số thống nhất mang đến cho bộ phận CNTT và lãnh đạo khả năng hiển thị và kiểm soát mà họ thực sự cần.
Điều này giúp họ tập trung quản lý quyền truy cập và quyền truy cập, thiết lập các biện pháp kiểm soát tuân thủ và kiểm toán tích hợp sẵn, đồng thời đơn giản hóa quá trình nhập việc, rời việc và mở rộng quy mô khi nhóm phát triển.
👀 Bạn có biết? Theo một nghiên cứu về sự chú ý ( ) của Đại học California, Irvine, mọi người chỉ dành ba phút cho một công việc trước khi chuyển sang việc khác. Đáng ngạc nhiên hơn nữa, người dùng chỉ dành hai phút cho một công cụ kỹ thuật số trước khi chuyển sang công cụ khác, điều này cho thấy sự phân tán của sự tập trung của chúng ta trong một không gian làm việc kỹ thuật số rời rạc.
Cách xây dựng một môi trường làm việc số thống nhất
Việc tạo ra một nơi làm việc kỹ thuật số thống nhất không bắt đầu từ phần mềm, mà bắt đầu từ tư duy. Mục tiêu không phải là thêm nhiều công cụ. Mục tiêu là giảm thiểu xích mích, thu hẹp khoảng cách giao tiếp và đưa mọi thứ — công việc, cuộc hội thoại, tệp tin và quyết định — vào một luồng kết nối.
Dưới đây là cách xây dựng môi trường làm việc như vậy:
Chọn công cụ phù hợp cho giao tiếp và quản lý dự án
Thông thường, các nhóm dựa vào một công cụ để lập kế hoạch, một công cụ khác để trò chuyện và một công cụ khác để quản lý dự án. Điều này làm phân mảnh sự hợp tác và làm chậm quá trình thực thi.
Đó là lý do tại sao việc chọn một nền tảng kết hợp giao tiếp và quản lý dự án tại một nơi là rất quan trọng. Trong trường hợp này, ClickUp, ứng dụng cho mọi công việc, cung cấp một giải pháp tự nhiên.
Đối với công việc có cấu trúc, các công cụ Quản lý Dự án của ClickUp cho phép các nhóm phân công nhiệm vụ, tạo phụ thuộc, quản lý dòng thời gian bằng biểu đồ Gantt và theo dõi tiến độ một cách trực quan — tất cả trong một không gian làm việc.
Hãy tưởng tượng: nhóm của bạn đang chuẩn bị ra mắt sản phẩm. Bộ phận tiếp thị đang chờ thông điệp cập nhật, bộ phận thiết kế đang hoàn thiện trang đích và bộ phận kỹ thuật đang bận rộn với công việc kiểm tra chất lượng vào phút chót.
Mọi người đều làm việc nhanh chóng, nhưng các bản cập nhật lại rải rác trên Slack, dòng thời gian nằm trong bảng tính của ai đó và bản tóm tắt dự án nằm trong Tài liệu Google mà không ai có thể tìm thấy.
Hãy tưởng tượng tất cả những điều đó—tất cả trong một nơi.
Với ClickUp, nhóm của bạn có thể tạo Không gian chung để khởi động.
- Các nhiệm vụ ClickUp được hiển thị trong Danh sách công việc theo nhóm, để mỗi hàm có thể thấy chính xác nhiệm vụ của mình, cùng với thời hạn và các phụ thuộc
- Cần chế độ xem tổng quan? Chuyển sang Bảng Kanban hoặc Chế độ xem Gantt để phát hiện các điểm nghẽn trước khi chúng xảy ra
- Bản tóm tắt bị thiếu? Giờ đây, nó đã trở thành một tài liệu ClickUp sống động, được liên kết trực tiếp với các nhiệm vụ và cập nhật theo thời gian thực. Không còn nhầm lẫn giữa các phiên bản
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng các mẫu cơ sở kiến thức trong ClickUp, bạn có thể nhanh chóng tạo các tài liệu có cấu trúc, dễ điều hướng mà nhóm của bạn có thể truy cập, chỉnh sửa và liên kết giữa các quy trình công việc — để thông tin không bao giờ bị mất trong quá trình sắp xếp.
- Ngoài ra, bất cứ khi nào ai đó hoàn thành một nhiệm vụ, ClickUp Automations có thể chuyển nó sang giai đoạn tiếp theo, phân công lại hoặc thậm chí thông báo cho người phù hợp trong Slack
Nhưng nếu bạn muốn cắt giảm thời gian lãng phí giữa giao tiếp và công việc, hợp tác theo ngữ cảnh, ClickUp Chat được thiết kế để hợp tác nhanh chóng, theo ngữ cảnh. Nó thay thế các cuộc hội thoại rời rạc bằng cách đưa các cuộc thảo luận của nhóm vào ngay không gian làm việc của bạn — không còn phải chuyển qua lại giữa Slack và danh sách công việc nữa.
Chuyển đổi tin nhắn thành nhiệm vụ chỉ bằng một cú nhấp chuột và sử dụng ClickUp AI trong Trò chuyện để tóm tắt các cuộc thảo luận, lấy các cập nhật quan trọng và thậm chí đăng tin nhắn tự động.
Bạn thậm chí có thể @đề cập đến đồng nghiệp trong bình luận về công việc hoặc tài liệu, và họ sẽ nhận được thông báo ngay lập tức, cùng với toàn bộ nội dung liên quan.
📮 ClickUp Insight: 48% nhân viên cho rằng công việc kết hợp là tốt nhất để cân bằng cuộc sống và công việc. Tuy nhiên, với 50% nhân viên vẫn làm việc chủ yếu tại văn phòng, việc duy trì sự thống nhất giữa các địa điểm có thể là một thách thức. Nhưng ClickUp được thiết kế cho tất cả các loại nhóm: từ xa, kết hợp, không đồng bộ và mọi loại hình khác.
Với Trò chuyện ClickUp & Bình luận được chỉ định, các nhóm có thể nhanh chóng chia sẻ thông tin cập nhật, đưa ra phản hồi và biến các cuộc thảo luận thành hành động — mà không cần phải tổ chức các cuộc họp dài lê thê. Cộng tác trong thời gian thực qua Tài liệu ClickUp và Bảng trắng ClickUp, chỉ định nhiệm vụ trực tiếp từ bình luận và giữ mọi người cùng nhau trên cùng một trang, bất kể họ làm việc ở đâu!
💫 Kết quả thực tế: STANLEY Security đã tăng 80% mức độ hài lòng về công việc nhóm nhờ các công cụ hợp tác liền mạch của ClickUp.
Bằng cách kết hợp giao tiếp, theo dõi nhiệm vụ và tài liệu, ClickUp không chỉ sắp xếp công việc của bạn mà còn giúp bạn duy trì tiến độ và sự thống nhất trong nhóm.
Đảm bảo tích hợp liền mạch giữa các ứng dụng
Ngay cả trong một thiết lập thống nhất, nhóm của bạn vẫn cần truy cập vào các công cụ thiết yếu hàng ngày như Zoom, Google Drive hoặc GitHub. Khóa không phải là thay thế chúng mà là kết nối chúng.
Đó chính là nơi các nền tảng có khả năng tích hợp mạnh mẽ phát huy thế mạnh.
Ví dụ: ClickUp đi kèm với hơn 1.000 tích hợp sẵn, cho phép bạn liên kết mọi thứ từ lịch và lưu trữ tệp đến các công cụ phát triển và ứng dụng trò chuyện với trung tâm công việc của bạn. Cho dù bạn đang đồng bộ hóa tài liệu Google Drive hay lấy cập nhật từ GitHub, công việc của bạn vẫn tiếp tục tiến triển với Tích hợp ClickUp.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng bản đồ trường tùy chỉnh giữa các công cụ tích hợp (như đồng bộ hóa các giai đoạn CRM với trạng thái dự án trong không gian làm việc của bạn). Điều này giúp các nhóm bán hàng, vận hành và giao hàng luôn đồng bộ mà không cần cập nhật dư thừa—đặc biệt hữu ích trong các doanh nghiệp dựa trên dịch vụ hoặc quy trình làm việc giao hàng cho khách hàng
Cần kiểm soát sâu hơn? API mở của ClickUp cho phép bạn xây dựng quy trình công việc tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu kinh doanh cụ thể của bạn — tự động hóa việc chuyển giao, đồng bộ hóa dữ liệu giữa các nền tảng hoặc kích hoạt các hành động dựa trên thay đổi nhiệm vụ.
Kết quả? Không còn phải chuyển đổi bối cảnh. Mọi thứ đều ở nơi công việc diễn ra.
👀 Bạn có biết? Theo nghiên cứu của nhà khoa học máy tính Gerald Weinberg, việc chuyển đổi bối cảnh có thể làm giảm tới 80% năng suất của bạn. Mỗi khi bạn chuyển từ công cụ này sang công cụ khác hoặc từ công việc này sang công việc khác, não bộ của bạn sẽ tiêu tốn năng lượng quý giá chỉ để tập trung lại.
Áp dụng các phương pháp hay nhất để nhóm áp dụng
Lựa chọn công cụ là điều dễ dàng. Nhưng làm sao để mọi người sử dụng chúng một cách nhất quán? Đó mới là thách thức thực sự.
Bắt đầu bằng cách giới thiệu các công cụ mới thông qua các quy trình làm việc thực tế, không phải qua các hướng dẫn trừu tượng.
Ví dụ: thay vì hướng dẫn nhóm của bạn sử dụng các tính năng của ClickUp, hãy chỉ cho họ cách tổ chức cuộc họp nhóm bằng cách sử dụng Bảng trắng ClickUp để động não, Tài liệu để ghi chú và Nhiệm vụ để theo dõi.
Sau đó, đảm bảo sự bền vững:
- Tạo các quy tắc tham gia rõ ràng (ví dụ: cập nhật dự án trong công việc, trò chuyện trong các công cụ cộng tác thời gian thực, ghi âm qua trình ghi màn hình miễn phí không có công cụ watermark )
- Khuyến khích các nhóm xây dựng thói quen hàng ngày trên nền tảng — đăng nhập, phân công công việc và cộng tác mà không cần rời khỏi không gian làm việc. Khi việc áp dụng trở thành thói quen, nền tảng sẽ không còn là “một công cụ khác” nữa. Nó sẽ trở thành nơi làm việc của bạn
- Sử dụng các mẫu để nhanh chóng áp dụng. Thay vì thiết lập quy trình làm việc từ đầu, nhóm của bạn có thể bắt đầu sớm hơn và tiết kiệm thời gian với các tài liệu được định dạng sẵn
🧠 Thông tin thú vị: ClickUp cung cấp hơn 1000 mẫu có thể tùy chỉnh cho mọi nhóm, từ OKR tiếp thị đến sprint kỹ thuật.
- Đặt quyền truy cập dựa trên vai trò để mỗi thành viên trong nhóm có thể thấy chính xác những gì họ cần trong môi trường làm việc kỹ thuật số thống nhất của bạn
- Xây dựng tài liệu nội bộ với hướng dẫn sử dụng, các thực hành tốt nhất và liên kết đến câu hỏi thường gặp (FAQ) để thúc đẩy việc áp dụng và trả lời các câu hỏi thường gặp
- Theo dõi mức độ tương tác bằng các mô-đun và tính năng khác nhau để xác định nơi các nhóm cần hỗ trợ hoặc đào tạo lại
Bằng cách xây dựng cấu trúc và hỗ trợ cho các công cụ của mình, bạn sẽ đảm bảo rằng nơi làm việc kỹ thuật số của mình không chỉ được thiết lập mà còn thực sự được sử dụng.
Tại sao ClickUp là giải pháp nơi làm việc kỹ thuật số thống nhất tốt nhất
Bạn mệt mỏi với các công cụ phân tán, chuyển đổi bối cảnh và chuyển đổi tab liên tục chỉ để theo kịp nhóm của mình?
Hầu hết các nền tảng "tất cả trong một" vẫn còn nhiều hạn chế. ClickUp thì không. Nó kết hợp mọi phần của quy trình làm việc của bạn — giao tiếp, lập kế hoạch, thực thi và suy nghĩ — vào một không gian mạnh mẽ, có thể tùy chỉnh, được xây dựng để hợp tác thực sự.
Teresa Sothcott, Quản lý, PMO, VMware đã tóm tắt một cách hoàn hảo,
Việc hợp lý hóa thiết lập dự án bằng một công cụ thống nhất đã biến công việc ghép hình phức tạp kéo dài hai giờ thành một giải pháp nhanh chóng chỉ trong 15 phút.
Việc hợp lý hóa thiết lập dự án bằng một công cụ thống nhất đã biến công việc ghép nối các mảnh ghép mất hai giờ thành một giải pháp nhanh chóng chỉ trong 15 phút.
Nền tảng tất cả trong một với quản lý công việc, tài liệu, bảng trắng và cộng tác thời gian thực
Theo một cuộc khảo sát của Gartner, 47% nhân viên kỹ thuật số cho biết họ gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin cần thiết để hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Điều đó có nghĩa là gần một nửa lực lượng lao động bị chậm trễ, không phải do nỗ lực, mà do các công cụ phân tán và khả năng truy cập kiến thức kém.
ClickUp cung cấp cho bạn một không gian làm việc trung tâm thực sự, không chỉ là một loạt các tính năng được ghép lại với nhau để quản lý nhiều dự án.
Không có gì ngạc nhiên khi 96,7% nhóm sử dụng ClickUp báo cáo hiệu quả làm việc tốt hơn, trong khi 87,9% báo cáo sự hợp tác tốt hơn!
Một đánh giá từ G2 xác nhận:
Điều tôi thích nhất ở ClickUp là mọi thứ hoạt động cùng nhau một cách liền mạch. Sự kết hợp giữa Trò chuyện, Bảng trắng và Không gian cho phép chúng tôi brainstorm, phân công và theo dõi công việc tại một nơi. Nó linh hoạt, trực quan và có thể tùy chỉnh cao, hoàn hảo để quản lý nhiều nhóm và dự án giữa các bộ phận. Tính năng Wiki cũng giúp chúng tôi thay thế các SOP và tài liệu giới thiệu phân tán bằng một nguồn thông tin duy nhất.
Điều tôi thích nhất ở ClickUp là mọi thứ hoạt động cùng nhau một cách liền mạch. Sự kết hợp giữa Trò chuyện, Bảng trắng và Không gian cho phép chúng tôi brainstorm, phân công và theo dõi công việc tại một nơi. Nó linh hoạt, trực quan và có thể tùy chỉnh cao, hoàn hảo để quản lý nhiều nhóm và dự án giữa các bộ phận. Tính năng Wiki cũng giúp chúng tôi thay thế các SOP và tài liệu giới thiệu phân tán bằng một nguồn thông tin duy nhất.
Bắt đầu với Quản lý dự án ClickUp: phân công nhiệm vụ, đặt ưu tiên, xây dựng biểu đồ Gantt, quản lý sprint và tạo bảng điều khiển — tất cả ở một nơi.
Cần hợp tác trên tài liệu? ClickUp Docs cho phép bạn tạo tài liệu đẹp mắt, có thể chia sẻ với các trang lồng nhau, chỉnh sửa trực tiếp, liên kết nhiệm vụ và thậm chí nhúng tiện ích.
Bạn muốn brainstorming một cách trực quan? Bảng trắng ClickUp hoàn toàn tương tác và kết nối với các nhiệm vụ của bạn, do đó các ghi chú dán sẽ ngay lập tức trở thành các mục hành động.
Bạn thậm chí có thể thử các mẫu brainstorming để bắt đầu phiên làm việc, vạch ra ý tưởng nhanh hơn và biến sự hỗn loạn sáng tạo thành các kế hoạch có tổ chức mà không cần chuyển đổi công cụ.
Để giao tiếp nhanh chóng, giàu ngữ cảnh và tập trung, ClickUp Chat được tích hợp sẵn trong mọi nhiệm vụ và không gian. Đây không chỉ là tính năng nhắn tin đơn thuần — nó còn hỗ trợ chủ đề, @đề cập, phản hồi, tệp đính kèm và thậm chí là nhúng để giữ mọi thứ liên quan đến công việc.
Bạn đang giải thích một vấn đề phức tạp? Ghi lại màn hình của bạn với ClickUp Clips, thêm phần tường thuật bằng giọng nói và thả trực tiếp vào nhiệm vụ hoặc cuộc hội thoại. Cách này nhanh hơn so với gõ phím và dễ hiểu hơn.
📮 ClickUp Insight: Công việc không nên là một trò chơi đoán mò, nhưng thực tế lại thường là như vậy. Khảo sát về quản lý kiến thức của chúng tôi cho thấy nhân viên thường lãng phí thời gian tìm kiếm trong các tài liệu nội bộ (31%), cơ sở kiến thức của công ty (26%) hoặc thậm chí là ghi chú cá nhân và ảnh chụp màn hình (17%) chỉ để tìm thấy những gì họ cần. Với Tìm kiếm kết nối của ClickUp, mọi tệp, tài liệu và cuộc hội thoại đều có thể truy cập ngay từ trang chủ của bạn, giúp bạn tìm thấy câu trả lời trong vài giây thay vì vài phút.
💫 Kết quả thực tế: Các nhóm có thể tiết kiệm hơn 5 giờ mỗi tuần bằng cách sử dụng ClickUp, tức là hơn 250 giờ mỗi năm cho mỗi người, nhờ loại bỏ các quy trình quản lý kiến thức lỗi thời. Hãy tưởng tượng nhóm của bạn có thể tạo ra những gì với một tuần năng suất thêm mỗi quý!
Quy trình công việc có thể tùy chỉnh để phù hợp với mọi ngành hoặc kích thước nhóm
ClickUp được thiết kế theo mô-đun. Cho dù là sprint sản phẩm nhanh, xây dựng chiến dịch tiếp thị hay quản lý tài khoản khách hàng, bạn có thể thiết lập trạng thái, trường, loại nhiệm vụ, chế độ xem và tự động hóa tùy chỉnh để phù hợp chính xác với quy trình làm việc của mình.
Từ chế độ xem bảng đến dòng thời gian, bản đồ tư duy đến theo dõi khối lượng công việc và nền tảng truyền thông thống nhất — tất cả đều được cập nhật theo thời gian thực. Với quyền truy cập dựa trên vai trò và không gian dành riêng cho nhóm, bạn có thể mở rộng quy trình kinh doanh mà không gặp trở ngại hay phải thỏa hiệp. Giải pháp này hoàn hảo cho cả các công ty khởi nghiệp phát triển nhanh và các nhóm doanh nghiệp có cấu trúc.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Đối với các nhóm quản lý khối lượng công việc lớn (như hỗ trợ hoặc bán hàng), hãy thiết lập tính năng tự động sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc trong nền tảng thống nhất của bạn. Sử dụng AI Assign và AI Prioritize trong ClickUp để tự động phân công và sắp xếp công việc dựa trên mức độ khẩn cấp hoặc giá trị, đảm bảo các công việc quan trọng luôn được ưu tiên xử lý trước
Tích hợp mạnh mẽ với các công cụ hàng đầu như Slack, Google Drive và Zoom
Với hơn 1.000 tích hợp ClickUp, bạn sẽ không bao giờ bị giới hạn. Kết nối Slack, Google Drive, Zoom, Microsoft Teams, GitHub, Outlook, Notion—bất kỳ ứng dụng nào bạn muốn. Các tích hợp này không chỉ ở mức bề ngoài.
Vì vậy, bạn có thể:
- Tự động chuyển tin nhắn thành công việc với các công cụ như Slack và Microsoft Teams
- Đính kèm tệp Google Drive và xem trước chúng ngay trong văn bản
- Bắt đầu cuộc gọi Zoom từ bên trong công việc
- Kết nối CRM, công cụ phát triển hoặc trình theo dõi thời gian mà không cần chuyển tab
- Sử dụng tích hợp Make hoặc Zapier của ClickUp để xây dựng quy trình làm việc tùy chỉnh trên các nền tảng
- Tận dụng ClickUp Brain, trợ lý AI gốc của ClickUp, để tìm kiếm và tóm tắt những thông tin chiến lược từ dữ liệu được kết nối
Tự động hóa và các tính năng hỗ trợ AI để tăng hiệu quả hoạt động
Các công việc lặp đi lặp lại là kẻ thù của năng suất. ClickUp Automations sẽ xử lý chúng cho bạn. Công cụ tự động hóa không cần mã của nó cho phép bạn xây dựng quy trình công việc "nếu-thì" trong vài phút.
Là một trong những công cụ năng suất tốt nhất, nó cho phép bạn tự động phân công công việc, cập nhật trạng thái, gửi cảnh báo hoặc di chuyển công việc giữa các danh sách mà không cần dùng tay.
Nhưng đó mới chỉ là khởi đầu. ClickUp Brain mang AI trực tiếp vào không gian làm việc của bạn. Đây là trợ lý viết lách, trình tạo ý tưởng, trình tóm tắt cuộc họp và trình truy xuất kiến thức của bạn — tất cả gói gọn trong một.
Sử dụng công cụ viết AI, bạn có thể soạn thảo bản tóm tắt, viết lại các bản cập nhật, dịch nội dung hoặc tìm kiếm ngay các câu trả lời ẩn trong không gian làm việc của mình. Công cụ này thậm chí còn tự động tạo các mục hành động từ các cuộc họp và bình luận.
Điều tuyệt vời nhất? Nó còn đóng vai trò là người quản lý dự án và quản lý kiến thức của bạn — nó lo liệu các cuộc họp hàng ngày hoặc hàng tuần, phân công công việc một cách thông minh cho các thành viên phù hợp trong nhóm và giúp bạn sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên dựa trên dữ liệu không gian làm việc và điều kiện dự án.
Tương lai của công việc: Kết nối hoàn toàn, hiệu quả dễ dàng
Một môi trường làm việc số thống nhất thực sự không phải là việc cắt giảm hệ thống công nghệ của bạn; đó là việc kết hợp các công nghệ phù hợp.
Với phần mềm tất cả trong một như ClickUp, các tài liệu của bạn không bị cô lập mà được kết nối trực tiếp với các nhiệm vụ của bạn, giúp mọi thông tin đều có thể hành động được.
Các cuộc trò chuyện của nhóm bạn không còn là những cuộc trao đổi vô bổ nữa — chúng khơi dậy quyết định và thúc đẩy tiến độ. Ý tưởng không chỉ dừng lại ở các phiên brainstorming; chúng biến thành công việc và dự án, thúc đẩy nhóm của bạn tiến lên, tất cả chỉ trong một nền tảng duy nhất.
Không rườm rà. Không mâu thuẫn. Chỉ có luồng công việc.
Sẵn sàng trải nghiệm sức mạnh của một không gian làm việc thực sự thống nhất? Đăng ký ClickUp miễn phí!