Cho dù là giúp khách hàng tìm hiểu về sản phẩm của bạn, hướng dẫn nhân viên về chính sách công ty hay lưu trữ và sắp xếp tài liệu, các bài viết trong cơ sở kiến thức là những nguồn tài nguyên hữu ích.
Từ phần mềm wiki chuyên dụng đến những công cụ cơ bản hơn, các mẫu cơ sở kiến thức đảm bảo tài liệu của bạn nhất quán và dễ truy cập.
Một số công cụ quản lý dự án tốt nhất có chức năng cơ sở kiến thức tích hợp, giúp nhóm của bạn dễ dàng chia sẻ và truy xuất thông tin liên quan đến dự án. Dành ít thời gian hơn cho việc tìm kiếm thông tin và nhiều thời gian hơn cho việc cần làm. 🛠️
Điều gì tạo nên một mẫu cơ sở kiến thức tốt?
Một mẫu cơ sở kiến thức tốt sẽ giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin và chủ sở hữu dễ dàng duy trì. Khi đánh giá các tùy chọn, hãy tìm kiếm một số tính năng sau:
- Cấu trúc rõ ràng: Các mẫu phải có cấu trúc logic, giúp các chủ đề, danh mục và danh mục phụ dễ đọc
- Có thể mở rộng: Cơ sở kiến thức tĩnh rất khó bảo trì. Việc thêm nội dung hoặc chỉnh sửa mục nhập hiện có phải dễ dàng
- Nhất quán: Nhất quán giúp nâng cao trải nghiệm người dùng. Các trường chi tiết trong mẫu có thể đảm bảo tính nhất quán và nhắc nhở người dùng về những dữ liệu cần bao gồm
- Dễ sử dụng: Không phải tất cả người dùng cập nhật cơ sở kiến thức đều am hiểu về công nghệ. Các mẫu này phải đủ dễ để ngay cả những người dùng không có kiến thức kỹ thuật cũng có thể bắt đầu sử dụng sau khi đọc bài viết hướng dẫn
- Liên kết chéo: Mẫu phải hỗ trợ liên kết chéo nội bộ khi các chủ đề có liên quan để giúp người đọc hiểu sâu hơn về chủ đề, ví dụ: liên kết đến các bài viết về khắc phục sự cố
- Thiết kế đáp ứng: Thiết kế đáp ứng đảm bảo giao diện sạch sẽ trên mọi thiết bị, và các bài viết trong cơ sở kiến thức của bạn nên có thể truy cập trên các ứng dụng khác nhau
11 mẫu cơ sở kiến thức miễn phí
Tìm phần mềm cơ sở kiến thức phù hợp nhất với mục tiêu của bạn sẽ giúp các bên liên quan tiết kiệm thời gian và tránh đau đầu khi tìm kiếm thông tin họ cần. Danh sách 11 mẫu cơ sở kiến thức tuyệt vời của chúng tôi có thể giúp bạn tìm phần mềm cơ sở kiến thức phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.
1. Mẫu cơ sở kiến thức đơn giản
Mẫu Cơ sở kiến thức của ClickUp là một giải pháp toàn diện được thiết kế để tạo điều kiện thuận lợi cho việc tạo/lập và tổ chức thư viện thông tin kỹ thuật số trong nhóm hoặc công ty của bạn. Mẫu này cung cấp một nền tảng có cấu trúc để lưu trữ và chia sẻ kiến thức nội bộ, thể hiện thiết kế thực tế và thân thiện với người dùng.
Mẫu cơ sở kiến thức này được chia thành các phần riêng biệt cho các bài viết kiến thức, câu hỏi thường gặp và tài nguyên. Mỗi phần được thiết kế để chứa các loại thông tin cụ thể, giúp phân loại và truy xuất dữ liệu dễ dàng hơn. Phần bài viết kiến thức là nơi lý tưởng cho các cuộc thảo luận và hướng dẫn sâu sắc, trong khi phần câu hỏi thường gặp giải đáp các truy vấn và vấn đề phổ biến. Phần tài nguyên có thể được sử dụng để lưu trữ các tài liệu, liên kết và các tài liệu quan trọng khác có liên quan.
Một lợi thế bổ sung của mẫu này là nó mô phỏng trải nghiệm trung tâm trợ giúp. Điều này cho phép các thành viên trong nhóm dễ dàng điều hướng trong cơ sở kiến thức, thúc đẩy việc chuyển giao kiến thức và hợp tác hiệu quả.
2. Mẫu cơ sở kiến thức nhân sự
Cơ sở kiến thức là một công cụ mạnh mẽ cho bộ phận nhân sự (HR) để tổ chức các chính sách, quy trình và thông tin của công ty. Với Mẫu cơ sở kiến thức nhân sự ClickUp, bạn có thể xây dựng một kho lưu trữ tập trung, dễ dàng tìm kiếm tất cả các tài liệu nhân sự quan trọng.
Mẫu này bao gồm các trạng thái tùy chỉnh để theo dõi tiến độ tài liệu và Trường Tùy chỉnh để phân loại thông tin. Chế độ xem Danh sách, Gantt và Lịch của ClickUp cho phép bạn trình bày dữ liệu một cách hợp lý nhất. Các tính năng như phản hồi bình luận, việc con lồng nhau, nhiều người được giao và ưu tiên giúp cải thiện tổ chức và hợp tác.
Thu thập tất cả thông tin nhân sự có liên quan và tạo công việc để theo dõi thông tin bạn nhận được và những thông tin còn cần theo dõi. Sắp xếp thông tin thành các danh mục hợp lý bằng chế độ xem Bảng. Viết tài liệu rõ ràng cho từng phần và xuất bản Tài liệu trong thư mục được chia sẻ để dễ truy cập. Cuối cùng, đặt công việc định kỳ để nhắc nhở bản thân xem lại và cập nhật cơ sở kiến thức.
Bạn có thể sử dụng mẫu này để tạo một nguồn duy nhất cho nhóm nhân sự của mình truy cập các chính sách, quy trình và quy định mới nhất. Việc có một nguồn duy nhất giúp giảm thời gian tìm kiếm thông tin và đảm bảo tính nhất quán trong toàn bộ doanh nghiệp của bạn.
3. Mẫu cơ sở dữ liệu trang đích
Mẫu cơ sở dữ liệu trang đích ClickUp giúp bạn xây dựng một trung tâm tập trung để tổ chức, lưu trữ và theo dõi tất cả các trang đích của bạn ở một nơi.
Trạng thái tùy chỉnh của mẫu cho phép bạn đánh dấu tiến độ, trong khi Trường Tùy chỉnh có thể lưu dữ liệu, bao gồm URL và tỷ lệ chuyển đổi. Kiểm tra dữ liệu được lưu trữ bằng bất kỳ chế độ xem mạnh mẽ nào của ClickUp. Các tính năng theo dõi thời gian, thẻ và báo cáo tự động làm tăng thêm chức năng của nó.
Tạo mẫu để chuẩn hóa việc thu thập dữ liệu trang đích, thu thập tất cả dữ liệu cần thiết cho mỗi trang đích và nhập vào bảng. Phân tích dữ liệu và tìm cách điều chỉnh bằng quy trình này. Bạn có thể tạo và theo dõi các nhiệm vụ ClickUp mà bạn muốn thực hiện.
Bạn có thể loại bỏ công việc thủ công, phân tích hiệu suất trang đích và cộng tác giữa các nhóm với mẫu này. Mẫu này linh hoạt nhưng có cấu trúc để dễ dàng tùy chỉnh và đảm bảo tính nhất quán của nội dung.
4. Mẫu kinh doanh Sổ ghi chép
Thực hành lưu trữ hồ sơ đúng cách là rất quan trọng để vận hành một doanh nghiệp. Hồ sơ phải chính xác và dễ dàng truy cập khi bạn cần. Bạn cần phần mềm quản lý tài liệu hiệu quả để duy trì thực hành lưu trữ hồ sơ đúng cách. Mẫu ClickUp Book of Record Business cho phép bạn tập trung các hồ sơ kinh doanh, giúp dễ dàng tìm kiếm và truy cập.
Mẫu này dễ dàng theo dõi thu nhập và chi phí tại một địa điểm trung tâm, hiển thị rõ ràng ngân sách và dự báo. Tạo báo cáo tùy chỉnh với dữ liệu của bạn để phân tích kỹ lưỡng hoạt động kinh doanh.
Tính năng nhiệm vụ của ClickUp theo dõi các tài liệu bạn nhập vào cơ sở dữ liệu. Phác thảo một hệ thống thống nhất để lưu trữ dữ liệu bằng chế độ xem Bảng và sắp xếp dữ liệu của bạn theo vị trí phù hợp trong dòng thời gian bằng chế độ xem Gantt.
Mẫu này đơn giản hóa việc lưu trữ hồ sơ để tuân thủ pháp luật. Nó loại bỏ công việc thủ công tẻ nhạt đồng thời cung cấp quyền truy cập dễ dàng vào thông tin kinh doanh của bạn. Khả năng hiển thị lịch sử công ty được cải thiện sẽ giúp bạn đưa ra các quyết định trong tương lai.
5. Mẫu kế hoạch ghi chép
Một kế hoạch ghi chép phác thảo các mục tiêu, mục đích và chiến lược kinh doanh. Điều này rất quan trọng để lập kế hoạch cho tương lai của công ty và hiện thực hóa các kế hoạch đó.
Mẫu Kế hoạch Ghi chép ClickUp giúp bạn xây dựng lộ trình để điều phối các nhóm, cho phép họ theo dõi tiến độ và hoàn thành công việc đúng hạn. Mẫu này bao gồm các trạng thái, trường và chế độ xem tùy chỉnh để tối ưu hóa việc lập kế hoạch và hợp tác. Với cách sử dụng phù hợp, mẫu này sẽ giúp bạn xác định sớm các rủi ro và trở ngại tiềm ẩn trong quá trình thực hiện và thích ứng với chúng.
Các tính năng quản lý dự án của ClickUp sẽ giúp bạn tạo công việc và phân công thành viên trong nhóm. Chế độ xem Lịch dễ dàng theo dõi tiến độ dự án và bất kỳ thời hạn sắp tới nào. Cuối cùng, nó cung cấp cho bạn thông tin cần thiết để theo dõi tiến độ kế hoạch trên bảng điều khiển tùy chỉnh. Lưu thông tin một cách thuận tiện trong báo cáo dự án để chia sẻ với các bên liên quan nếu cần.
6. Mẫu thư mục
Danh bạ liên hệ giúp giao tiếp trở nên dễ dàng hơn, nhưng việc tạo một danh bạ tích hợp với các công cụ khác của bạn có thể khá phức tạp. Mẫu Danh bạ ClickUp bao gồm một số chế độ xem tùy chỉnh để sắp xếp và theo dõi thông tin nhân viên:
- Chế độ xem Bộ phận hiển thị nhân viên theo nhóm của họ
- Chế độ xem Danh bạ nhân viên đang hoạt động hiển thị nhân viên hiện tại
- Chế độ xem Trạng thái việc làm cung cấp tổng quan về trạng thái của từng nhân viên
- Chế độ xem Biểu mẫu thông tin nhân viên giúp đơn giản hóa việc thu thập thông tin chi tiết về nhân viên
Kết hợp mẫu này với các tính năng khác của ClickUp sẽ tạo ra một giải pháp quản lý nhân viên hiệu quả. Với các công cụ theo dõi thời gian, bạn sẽ có một bản ghi thuận tiện về bảng chấm công của từng nhân viên.
Các tính năng quản lý dự án cho phép bạn lấy thông tin từ thư mục khi phân công công việc cho nhân viên. Sử dụng tính năng này để theo dõi tiến độ của nhóm trong dự án.
Mẫu này là điểm khởi đầu tuyệt vời để có được chế độ xem hoàn chỉnh về hiệu suất và hoạt động của nhân viên.
7. Mẫu quy trình và thủ tục
Có các quy trình và thủ tục rõ ràng, được ghi chép lại là điều rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả hoạt động. Mẫu Quy trình và Thủ tục của ClickUp cung cấp một địa điểm thuận tiện và tập trung để theo dõi và quản lý các thủ tục kinh doanh từ đầu đến cuối.
Theo dõi tiến độ của các quy trình và thủ tục bằng cách sử dụng các trạng thái tùy chỉnh trên mẫu. Điền chi tiết về các thủ tục kinh doanh bằng cách sử dụng các trường mẫu có liên quan. Các tính năng tiêu chuẩn của ClickUp, chẳng hạn như quản lý nhiệm vụ và dòng thời gian, mang lại thêm tiện ích cho mẫu.
Chế độ xem Sơ đồ quy trình của mẫu giúp vạch ra các bước thủ tục một cách dễ hiểu. Bất kỳ tài liệu nào cần thiết để hiểu hoặc hoàn thành công việc đều có thể được thêm vào chế độ xem Danh sách tài liệu. Một tùy chọn xem khác có thể hiển thị các giai đoạn của thủ tục của nhóm bạn.
Nhóm của bạn cần cập nhật trạng thái khi họ hoàn thành các công việc để cho biết họ đã tiến triển đến đâu. Các bên liên quan chính sẽ nhận được thông báo tự động khi mỗi công việc hoàn thành. Đừng quên đặt công việc nhắc nhở để xem xét và cập nhật bất kỳ quy trình nào cần thay đổi.
Các mẫu tài liệu quy trình như thế này có thể giúp đơn giản hóa quy trình làm việc và tăng năng suất.
8. Mẫu tài liệu quy trình công ty
Việc ghi chép rõ ràng các quy trình của công ty hỗ trợ sự nhất quán và hiệu quả giữa các nhóm. Mẫu tài liệu quy trình công ty ClickUp cung cấp một cách có cấu trúc để tạo kho lưu trữ tài liệu.
Mẫu này có mọi thứ bạn cần để thêm nhiều bài viết và theo dõi trạng thái của chúng. Bạn có thể nhập tất cả các chi tiết liên quan về một quy trình và sử dụng các loại chế độ xem của ClickUp để kiểm tra dữ liệu.
Các công cụ cộng tác của ClickUp cho phép bạn nhận phản hồi từ các bên liên quan về các chi tiết của quy trình. Sự cộng tác này đảm bảo mọi người đều đồng nhất và không bỏ sót bất kỳ chi tiết quan trọng nào. Khi mọi người đã tham gia, chức năng chia sẻ tài liệu giúp truy cập dữ liệu trở nên dễ dàng.
Tạo dự án để theo dõi quá trình triển khai bằng chức năng quản lý dự án. Thiết lập mục tiêu dự án, tạo công việc và phân công cho các thành viên trong nhóm.
Sử dụng mẫu này cho các quy trình của công ty sẽ cung cấp cho nhóm của bạn một nguồn duy nhất để tham khảo các thủ tục phù hợp.
9. Mẫu hướng dẫn phong cách thương hiệu
Xây dựng thương hiệu là một trong những yếu tố quan trọng nhất của tiếp thị hiệu quả. Có một diện mạo nhất quán trên tất cả các điểm tiếp xúc với khách hàng sẽ giúp củng cố thương hiệu của bạn trong tâm trí khách hàng. Thương hiệu của bạn càng nhất quán, mọi người càng dễ nhớ đến bạn và quay lại sử dụng dịch vụ của bạn.
Yếu tố cốt lõi của việc xây dựng thương hiệu hiệu quả là hướng dẫn phong cách thương hiệu. Tài liệu này nêu rõ tất cả màu sắc, phông chữ, logo và các yếu tố hình ảnh khác trong thương hiệu của công ty bạn. Tài liệu này cũng truyền tải thông điệp của công ty bạn, đảm bảo tất cả các tương tác với khách hàng đều phù hợp với thương hiệu.
Mẫu Hướng dẫn phong cách thương hiệu ClickUp cung cấp kho lưu trữ mọi thứ bạn cần để xây dựng thương hiệu hiệu quả. Thêm các bài viết hướng dẫn ngắn vào hướng dẫn phong cách để cho nhóm thấy các lựa chọn thiết kế được thương hiệu chấp thuận.
Bạn cũng sẽ có quyền truy cập vào các tính năng quản lý công việc và dự án. Các tính năng này có thể hỗ trợ bạn trong quá trình tạo/lập hướng dẫn xây dựng thương hiệu ban đầu, cập nhật cần thiết hoặc bất kỳ dự án nào dựa trên hướng dẫn xây dựng thương hiệu.
10. Mẫu cơ sở kiến thức Word của PoweredTemplate
Nếu công ty của bạn chủ yếu làm việc với các sản phẩm Microsoft Office, việc tổ chức tài liệu có thể nhanh chóng trở nên hỗn loạn, nhưng một cơ sở kiến thức tốt cần có cấu trúc. Mẫu Knowledge Word của PoweredTemplate cung cấp một khung có thể tái sử dụng để tạo các bài viết cơ sở kiến thức, mang lại trật tự cho sự hỗn loạn.
Mẫu này bao gồm các phần, bảng và định dạng để chuẩn hóa nội dung kiến thức. Dễ dàng tạo trang để ghi lại các quy trình, hướng dẫn, câu hỏi thường gặp, tài liệu đào tạo và hơn thế nữa. Định dạng có cấu trúc mang lại sự nhất quán giữa nhiều tài liệu, do đó bạn không phải tạo lại định dạng mỗi lần.
Bạn có thể xây dựng một thư viện các mẫu bài viết cơ sở kiến thức được tổ chức, dễ điều hướng và dễ cập nhật. Nó hợp lý hóa việc tạo tài liệu theo các phương pháp hay nhất để chia sẻ kiến thức. Nhân viên có thể nhanh chóng tìm thấy thông tin họ cần mà không phải tìm kiếm trong các nguồn tài nguyên rời rạc.
11. Mẫu cơ sở kiến thức PowerPoint của FPPT
Chia sẻ kiến thức thúc đẩy tiến độ và sự phát triển. Mẫu PowerPoint Kiến thức miễn phí này rất phù hợp để truyền bá thông tin và giáo dục khán giả. Nó đơn giản hóa việc tạo các bài viết cơ sở kiến thức hiệu quả cho trường học, câu lạc bộ sách, tác giả và hơn thế nữa.
Mẫu này có biểu mẫu dễ dàng tùy chỉnh. Người dùng có ít kiến thức về PowerPoint hoặc các sản phẩm Microsoft Office khác có thể thay đổi định dạng để phù hợp hơn với nhu cầu của dự án.
Sử dụng mẫu này để nhanh chóng tạo bản trình bày PowerPoint thu hút người học và truyền tải thông điệp quan trọng đến đối tượng mục tiêu. Các trang chiếu có hiệu ứng hình ảnh ấn tượng là điểm khởi đầu tuyệt vời để tạo nội dung hấp dẫn. Mẫu này hoạt động với hầu hết các phiên bản phần mềm, bao gồm PowerPoint 2010 và Office 365.
Giữ mọi thứ ngăn nắp với các mẫu cơ sở kiến thức
Việc xây dựng các tài nguyên hữu ích cho mọi nhóm không phải là một thách thức. Thư viện mẫu phong phú của ClickUp giúp bạn dễ dàng tìm thấy sự kết hợp phù hợp để theo dõi kiến thức của tổ chức.
Bắt đầu học ngay hôm nay! ClickUp miễn phí vĩnh viễn và đi kèm với tất cả các mẫu cơ sở kiến thức này, cùng nhiều tính năng khác. 🦄