{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Ma trận Eisenhower là gì?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Ma trận Eisenhower, còn được gọi là Ma trận Khẩn cấp-Quan trọng, là một ma trận quản lý thời gian và công cụ sắp xếp thứ tự ưu tiên giúp bạn phân loại công việc dựa trên mức độ khẩn cấp và quan trọng của chúng. " } } ] }
Tổng thống Dwight Eisenhower không chỉ được ghi nhận là người lãnh đạo đất nước trong những năm 50 và 60, mà ông còn là người đứng sau ma trận Eisenhower. Ông thiết kế nó như một cách đơn giản để giúp phân loại công việc dựa trên hai yếu tố:
- Công việc khẩn cấp
- Công việc quan trọng
Bằng cách áp dụng Ma trận Eisenhower vào công việc và mục tiêu cá nhân, bạn sẽ quản lý căng thẳng tốt hơn, sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc theo cách thúc đẩy năng suất và đạt được mục tiêu với ít thời gian hơn.
Hãy cùng khám phá thế giới của Ma trận Eisenhower và tìm hiểu cách áp dụng nó vào công việc của bạn.
Ma trận Eisenhower là gì?
Ma trận Eisenhower, còn được gọi là Ma trận Khẩn cấp-Quan trọng, là một ma trận quản lý thời gian và công cụ sắp xếp thứ tự ưu tiên giúp bạn phân loại công việc dựa trên mức độ khẩn cấp và quan trọng của chúng.
Tổng thống Eisenhower, người nổi tiếng với năng suất làm việc vượt trội và khả năng xử lý các công việc cần thời gian, là nguồn cảm hứng cho ma trận quản lý thời gian này. Mục tiêu chính của Ma trận Eisenhower là giúp bạn tập trung vào những việc thực sự quan trọng, cho phép bạn làm việc thông minh hơn, không cần làm việc nhiều hơn.
Cách sử dụng Ma trận Eisenhower
Bạn có thể sử dụng Ma trận Eisenhower để giúp tập trung nỗ lực vào các công việc quan trọng nhất đồng thời giảm thiểu sự phân tâm và giảm khả năng kiệt sức. Sử dụng ma trận quản lý thời gian này để dễ dàng xác định và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc khẩn cấp và quan trọng, đồng thời phân công hoặc giải phóng thời gian cho các công việc ít quan trọng và không quan trọng.
Đây là một công cụ tuyệt vời để quản lý quy trình làm việc và rất dễ sử dụng. Dưới đây là cách bắt đầu sử dụng Ma trận Eisenhower:
- Liệt kê tất cả các công việc của bạn: Bắt đầu bằng cách liệt kê tất cả các công việc bạn cần hoàn thành, cho dù đó là công việc cá nhân, công việc hàng ngày hay công việc liên quan đến dự án công việc
- Phân loại công việc thành các phần tư: Đánh giá từng công việc dựa trên mức độ khẩn cấp và quan trọng, sau đó xếp chúng vào một trong bốn phần tư
- Ưu tiên công việc trong mỗi góc: Trong bốn góc, xếp hạng công việc theo thứ tự ưu tiên
- Thực hiện công việc theo thứ tự ưu tiên: Bắt đầu với các công việc ở Góc 1, sau đó chuyển sang Góc 2, v.v
- Xem lại và điều chỉnh: Thường xuyên xem lại Ma trận Eisenhower để đảm bảo các công việc khẩn cấp và quan trọng vẫn được phân loại và sắp xếp theo mức độ ưu tiên phù hợp
4 ô của Ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower là một sơ đồ được chia thành bốn phần, giúp bạn quyết định quy trình làm việc của mình. Còn được gọi là Eisenhower Box, quy trình quản lý công việc này cho phép các nhóm và lãnh đạo xác định công việc nào thực sự có tác động lớn nhất khi phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân.
Quadrant 1
- Công việc khẩn cấp và quan trọng: Đây là những công việc quan trọng và khẩn cấp hơn, cần được xử lý ngay lập tức. Chúng thường có thời hạn hoặc hậu quả nghiêm trọng nếu không được hoàn thành kịp thời. Ví dụ như khủng hoảng, thời hạn gấp rút và tình huống khẩn cấp.
Quadrant 2
- Công việc không khẩn cấp nhưng quan trọng: Những công việc này rất cần thiết cho thành công lâu dài nhưng không cần phải thực hiện ngay lập tức. Chúng bao gồm lập kế hoạch chiến lược, xây dựng mối quan hệ và phát triển cá nhân.
Quadrant 3
- Công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng: Những công việc này ít quan trọng hơn nhưng cần được xử lý ngay lập tức. Chúng thường liên quan đến nhu cầu hoặc yêu cầu của người khác. Ví dụ bao gồm các sự gián đoạn, email và các yêu cầu nhỏ.
Quadrant 4
- Công việc không khẩn cấp và không quan trọng: Những công việc này không khẩn cấp cũng không quan trọng và nên được giảm thiểu hoặc loại bỏ. Ví dụ bao gồm các hoạt động lãng phí thời gian trong danh sách việc cần làm, các yếu tố gây xao lãng và sử dụng mạng xã hội quá mức.
Cách sử dụng mẫu ma trận Eisenhower
Đừng bắt đầu sử dụng Ma trận Eisenhower từ đầu. Xác định các nhiệm vụ khẩn cấp nhất từ các nhiệm vụ ít quan trọng hoặc không quan trọng bằng Mẫu Ma trận Eisenhower của ClickUp. Mẫu này giúp bạn dễ dàng xác định mục tiêu và ưu tiên cho quá trình sắp xếp thứ tự ưu tiên dự án cuối cùng.
Nói ba lần thật nhanh!
ClickUp không chỉ là một công cụ quản lý công việc. Bạn có thể sử dụng tính năng Bảng trắng của ClickUp để xây dựng một hộp Eisenhower với biểu diễn trực quan của bốn góc phần tư. Mẫu hoàn toàn miễn phí này cho phép bạn phân loại và sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc trong danh sách việc cần làm một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Ví dụ thực tế về Ma trận Eisenhower giúp bạn có cái nhìn rõ hơn
Bây giờ bạn đã hiểu những kiến thức cơ bản về cách thức hoạt động của Ma trận Eisenhower, chúng tôi nghĩ rằng sẽ rất hữu ích nếu bạn xem một số ví dụ thực tế. Sử dụng ma trận này không chỉ giúp nhân viên xác định sự khác biệt giữa các công việc khẩn cấp và không quan trọng, mà còn có các trường hợp sử dụng cụ thể để giúp bạn làm việc hiệu quả hơn!
Ví dụ 1: Quản lý dự án
Ma trận Eisenhower hợp lý hóa quá trình này bằng cách phân biệt rõ ràng giữa những việc khẩn cấp và quan trọng, để bạn phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả. Bằng cách này, bạn không chỉ đáp ứng được thời hạn mà còn duy trì sự cân bằng lành mạnh giữa các yêu cầu cạnh tranh, cuối cùng đảm bảo các dự án của bạn diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Phân bổ nguồn lực là một khía cạnh quan trọng đối với trưởng nhóm, những người cần đảm bảo rằng nhân viên được phân công công việc một cách công bằng, để bạn không phân công quá ít hoặc quá nhiều công việc. Và với chế độ xem khối lượng công việc đơn giản, các nhà lãnh đạo có thể hình dung rõ ràng khối lượng công việc được phân công cho từng thành viên trong nhóm trong một khoảng thời gian nhất định.
Chọn một hoặc hai tuần hoặc một tháng để so sánh khối lượng công việc của mỗi người với sức chứa được giao. Điều này cung cấp cho trưởng nhóm một danh sách công việc cần làm rõ ràng cho nhóm của họ để họ biết mọi người đang làm việc hướng tới cùng một mục tiêu.
Ngoài ra, việc sử dụng Ma trận Eisenhower trong quản lý dự án giúp các nhóm hiểu được toàn bộ quy mô của dự án, để mọi người không chỉ biết tất cả các công việc mà còn biết những công việc khẩn cấp để giữ cho mọi thứ luôn diễn ra suôn sẻ. Ví dụ, Ma trận quyết định Eisenhower có thể trông như thế này trong cài đặt quản lý dự án:
- Quadrant đầu tiên: Giải quyết lỗi nghiêm trọng, đáp ứng thời hạn của khách hàng hoặc giải quyết trở ngại trong dự án
- Quadrant thứ hai: Lập kế hoạch dự án, phát triển nhóm hoặc đánh giá rủi ro
- Quadrant thứ ba: Email không khẩn cấp hoặc cuộc họp không quan trọng
- Quadrant thứ tư: Lướt web hoặc giao tiếp xã hội quá nhiều trong giờ làm việc, hoặc các công việc ít khẩn cấp nhất không liên quan đến dự án chính
Ví dụ 2: Năng suất cá nhân
Khi nói đến năng suất cá nhân, việc nắm vững Ma trận Eisenhower là chìa khóa để luôn dẫn đầu. Bằng cách phân loại công việc dựa trên ma trận quan trọng khẩn cấp, bạn có thể quản lý thời gian và năng lượng của mình một cách hiệu quả, giải quyết những việc thực sự quan trọng.
Cách tiếp cận chiến lược này không chỉ giúp bạn duy trì sự tổ chức mà còn ngăn ngừa tình trạng kiệt sức, giúp bạn tập trung và duy trì động lực để đạt được mục tiêu cá nhân. Trong năng suất cá nhân, Ma trận quyết định Eisenhower có thể trông như sau:
- Quadrant thứ nhất: Thanh toán hóa đơn quá hạn, giải quyết trường hợp khẩn cấp trong gia đình hoặc hoàn thành các nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng phải hoàn thành trong ngày hôm nay
- Quadrant thứ hai: Tập thể dục đều đặn, dành thời gian chất lượng cho gia đình hoặc học một kỹ năng mới
- Quadrant thứ ba: Tham dự một sự kiện mà bạn không quan tâm hoặc làm việc vặt cho người khác
- Quadrant thứ tư: Các công việc không cần thiết như xem lại chương trình TV
MẪU NĂNG SUẤT CÁ NHÂN Bạn cần sắp xếp các công việc cá nhân của mình? Sử dụng Mẫu năng suất cá nhân ClickUp như một danh sách việc cần làm siêu hiệu quả để đảm bảo công việc của bạn luôn được sắp xếp theo thứ tự và các công việc quan trọng được ưu tiên. Kết hợp với Ma trận Eisenhower, bạn sẽ tận dụng tối đa quá trình quản lý công việc của mình.
Ví dụ 3: Hợp tác nhóm
Ma trận cho hợp tác nhóm là một công cụ thay đổi cuộc chơi để tạo ra sự năng động hiệu quả tại nơi làm việc. Bằng cách phân loại công việc theo mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng, các nhóm phát triển sự hiểu biết chung về các ưu tiên, dẫn đến sự phối hợp và ra quyết định tốt hơn.
Kết quả là một nhóm làm việc hiệu quả và gắn kết hơn, các thành viên hỗ trợ lẫn nhau và thúc đẩy dự án hoàn thành. Ví dụ: trong cài đặt cộng tác nhóm, Ma trận Eisenhower của bạn có thể trông như sau:
- Quadrant thứ nhất: Giải quyết xung đột giữa các thành viên trong nhóm, nộp đề xuất dự án đúng hạn hoặc tham dự cuộc họp quan trọng
- Quadrant thứ hai: Các hoạt động xây dựng nhóm, cài đặt mục tiêu dài hạn cho nhóm hoặc hướng dẫn các thành viên mới trong nhóm
- Quadrant thứ nhất: Trả lời email không quan trọng, tham dự các cuộc họp không bắt buộc hoặc tổ chức một cuộc họp nhóm ngoài công ty
- Quadrant thứ nhất: Thảo luận các chủ đề không liên quan trong cuộc họp hoặc làm các công việc không có trong danh sách công việc cần làm
Liên quan: Ví dụ về Ma trận Raci & Mẫu biểu đồ RACI!
5 phương pháp hay nhất về Ma trận Eisenhower đơn giản để làm theo
Để triển khai Ma trận Eisenhower thành công, hãy làm theo các phương pháp hay nhất sau:
1. Hãy thành thật với bản thân mình
Đánh giá chính xác mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của từng công việc. Đừng đánh giá quá cao hoặc quá thấp tầm quan trọng của một công việc.
2. Giữ cho mọi thứ đơn giản
Đừng làm ma trận của bạn quá phức tạp. Hãy tuân thủ bốn phần và giữ cho ma trận gọn gàng, dễ nhìn.
3. Thường xuyên xem xét và cập nhật
Hãy tạo thói quen xem lại ma trận của bạn hàng ngày hoặc hàng tuần, điều chỉnh công việc khi cần thiết. Ưu tiên có thể thay đổi, và điều quan trọng là phải luôn linh hoạt.
4. Phân công công việc khi có thể
Đối với các công việc trong Quadrant 3, hãy cân nhắc giao cho người khác nếu phù hợp và khả thi.
5. Giới hạn công việc trong Quadrant 4
Giảm thiểu thời gian dành cho các công việc thuộc Quadrant 4. Dành thời gian và năng lượng đó cho các công việc thuộc Quadrant 2 để nâng cao năng suất và phát triển bản thân.
Phần thưởng: Mẫu ma trận kỹ năng!
Công cụ quản lý công việc tốt nhất để xây dựng Ma trận Eisenhower của bạn
Sử dụng Bảng trắng ClickUp là một cách tuyệt vời để các nhóm chuyên gia không chỉ tạo và chia sẻ Ma trận Eisenhower mà còn giúp mọi người đồng bộ hóa công việc. Tính năng Bảng trắng cung cấp một khung vẽ đa năng, cho phép các thành viên trong nhóm cộng tác trong thời gian thực.
Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc bằng phương pháp Ma trận là một chuyện, nhưng làm việc đó một cách hợp tác lại là một chuyện khác! Ví dụ, để vẽ ma trận, các tính năng công cụ hình dạng, văn bản và tải lên hình ảnh đều rất hữu ích.
Khi dự án phát triển hoặc có thông tin mới, các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng cập nhật ma trận bằng cách thêm, chỉnh sửa hoặc xóa các yếu tố. Điều này đảm bảo rằng nhóm luôn linh hoạt và có thể thích ứng với các yêu cầu thay đổi của dự án và các công việc quan trọng nhất.
Việc chia sẻ và chỉnh sửa ma trận trong ClickUp rất dễ dàng nhờ thiết kế trực quan của nền tảng này. Các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng chia sẻ Bảng trắng với các bên liên quan, cấp quyền truy cập để xem hoặc chỉnh sửa khi cần thiết.
Bằng cách cung cấp một không gian chung, năng động để tạo/lập và cập nhật ma trận, các nhóm đảm bảo giao tiếp rõ ràng và thống nhất, từ đó thúc đẩy các dự án hoàn thành trong thời gian ngắn hơn. Bắt đầu áp dụng Ma trận Eisenhower ngay hôm nay và trải nghiệm những lợi ích của việc làm việc thông minh hơn, không cần làm việc nhiều hơn.
Bắt đầu ngay hôm nay và thực hiện tất cả với ClickUp miễn phí!