Theo nghiên cứu gần đây về năng suất, một nhân viên trung bình chỉ làm việc hiệu quả khoảng 2 giờ 53 phút trong một ca làm việc 8 giờ. Thời gian còn lại thường bị lãng phí do các sự gián đoạn, việc chuyển đổi ngữ cảnh và những công việc lặt vặt ít giá trị.
Đó chính là lúc Ma trận Eisenhower phát huy tác dụng. Đây là một khung làm việc đơn giản giúp phân biệt giữa những việc khẩn cấp và những việc thiết yếu, từ đó giúp bạn ưu tiên công việc một cách rõ ràng hơn và loại bỏ những yếu tố gây xao nhãng.
Dưới đây, chúng tôi sẽ phân tích cách thức hoạt động của ma trận này và chia sẻ các ví dụ thực tế về Ma trận Eisenhower trong các vai trò và trường hợp sử dụng khác nhau.
Dưới đây, chúng tôi sẽ phân tích cách thức hoạt động của ma trận này và chia sẻ các ví dụ thực tế về Ma trận Eisenhower trong các vai trò và trường hợp sử dụng khác nhau.
⭐ Mẫu nổi bật
Bạn muốn có một mẫu thiết lập sẵn sàng để nhanh chóng áp dụng Ma trận Eisenhower? Hãy sử dụng Mẫu Ma trận Eisenhower miễn phí trên ClickUp.
Nó bao gồm 👇
- Một ma trận 2×2 sẵn sàng sử dụng với cả bốn phần tư đã được cài đặt sẵn cho bạn
- Các công việc được sắp xếp hợp lý để giúp bạn hiểu cách thức hoạt động của từng danh mục
- Không gian để thêm các trường "độ khẩn cấp" và "độ quan trọng" để các công việc được phân bổ vào đúng vị trí
- Bố cục kéo và thả đơn giản để di chuyển các công việc khi mức độ ưu tiên thay đổi
Ma trận Eisenhower là gì?
Ma trận Eisenhower (còn được gọi là Ma trận Khẩn cấp-Quan trọng, Box Eisenhower hoặc Ma trận Quản lý Thời gian ) là một phương pháp nâng cao năng suất và xác định ưu tiên, giúp bạn quyết định nên tập trung vào, lên lịch, giao phó hay loại bỏ những công việc nào.
Hãy xem đây như một quy trình quản lý thời gian và công việc để xử lý các ưu tiên cạnh tranh trên quy mô lớn.
Nó dựa trên nguyên tắc nổi tiếng của Dwight D. Eisenhower (Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ và cựu Tướng năm sao).
Ma trận ưu tiên công việc này là một lưới 2×2 với hai trục:
- Trục dọc (Y): Mức độ quan trọng (mức độ đóng góp của công việc đối với mục tiêu dài hạn, giá trị hoặc kết quả chính của bạn)
- Trục ngang (X): Mức độ khẩn cấp (thời gian cần xử lý công việc hoặc hạn chót gấp rút)
Muốn xem hướng dẫn nhanh? Hãy xem video về ma trận Eisenhower mà chúng tôi đã tạo ra dành cho bạn 👇
⌛ Tóm tắt nhanh: Nguồn gốc của Ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower có nguồn gốc từ triết lý ra quyết định của Dwight D. Eisenhower, Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ.
Trước khi trở thành Tổng thống, Eisenhower đã có một sự nghiệp quân sự lừng lẫy, từng giữ chức tướng trong Quân đội Hoa Kỳ và là Tư lệnh Tối cao của Liên quân trong Chiến tranh Thế giới thứ Hai.
Không còn nghi ngờ gì nữa, ông biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc một cách hiệu quả và tạo ra những kết quả tích cực và bền vững.
Với tư cách là một nhà lãnh đạo quân sự cấp cao và sau này là Tổng thống, Eisenhower luôn phải đối mặt với những công việc và ưu tiên mâu thuẫn nhau.
Ông có một khung làm việc để sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của chúng. Ý tưởng này đã được phát triển và đặt tên là ‘Ma trận Eisenhower’ hoặc ‘Ma trận Quyết định Eisenhower’ trong ba thập kỷ tiếp theo.
Bốn phần trong Ma trận Eisenhower
Các ví dụ này bao gồm:
Góc 1: Việc cần làm (Các công việc khẩn cấp và quan trọng)
Đây là những tình huống khẩn cấp, vấn đề cấp bách và hạn chót cần được xử lý ngay lập tức vì chúng vừa mang tính thời gian vừa phù hợp với các mục tiêu cốt lõi của bạn.
Đây là mức ưu tiên cao nhất vì những công việc này đòi hỏi hành động ngay lập tức và sẽ gây ra hậu quả thực sự nếu bị bỏ qua. Nó bao gồm:
- Các hạn chót nghiêm ngặt ảnh hưởng đến kết quả ngay hôm nay hoặc trong thời gian rất ngắn
- Các cuộc khủng hoảng, tình huống khẩn cấp hoặc sự cố làm gián đoạn tiến độ bình thường
- Các nghĩa vụ không có lựa chọn thực tế nào để hoãn lại hoặc ủy quyền
📌 Ví dụ: Một chuyên gia tư vấn độc lập phát hiện ra vào đêm trước ngày trình bày rằng bản trình bày cho khách hàng có những lỗi dữ liệu nghiêm trọng, trong khi cuộc họp với khách hàng sẽ diễn ra vào sáng mai 😨. Việc sửa chữa bản trình bày ngay lập tức trở thành ưu tiên hàng đầu vì mối quan hệ, uy tín và khoản thanh toán đều phụ thuộc vào điều này.
Góc phần tư 2: Quyết định (Quan trọng nhưng không khẩn cấp)
Quadrant 2 chứa các công việc thiết yếu hỗ trợ thành công lâu dài nhưng không yêu cầu hành động ngay lập tức.
Góc này bao gồm tất cả những điều bạn cần để phát triển, cải thiện hệ thống và đạt được mục tiêu theo thời gian. Chúng bao gồm:
- Lập kế hoạch, chiến lược và đặt mục tiêu đều liên quan đến kết quả dài hạn
- Phát triển kỹ năng, học tập và phát triển nghề nghiệp
- Các biện pháp phòng ngừa như bảo trì, sức khỏe và chuẩn bị
📌 Ví dụ: Chuyên gia tư vấn này hiện dành thời gian hàng tuần để cải thiện các mẫu bản trình bày, tinh chỉnh quy trình và học cách sử dụng một công cụ phân tích mới. Không có việc nào trong số này là khẩn cấp. Nhưng sau vài tháng, điều này giúp giảm bớt lo lắng vào phút chót và cải thiện kết quả cho khách hàng.
Góc 3: Giao phó (Khẩn cấp nhưng không quan trọng)
Quadrant này chứa các công việc có vẻ cấp bách vì chúng đòi hỏi phản hồi nhanh chóng, ngay cả khi chúng không thực sự giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu.
Những công việc này thường xuất phát từ các yêu cầu hoặc kỳ vọng bên ngoài và có thể dễ dàng chiếm hết thời gian trong ngày của bạn nếu bạn để chúng lấn át. Một số trong số đó vẫn còn việc cần làm, nhưng thường cần có giới hạn chặt chẽ hơn và thời gian thực hiện hợp lý hơn.
Một số đối tượng/kỳ/phiên bản bao gồm:
- Các sự gián đoạn như các cuộc gọi, tin nhắn hoặc email không quan trọng
- Các yêu cầu cấp bách không phù hợp với mục tiêu của bạn
- Các công việc quản trị viên thường xuyên có thể được gộp lại hoặc tự động hóa
📌 Ví dụ: Chuyên gia tư vấn dành phần lớn thời gian trong ngày để trả lời ngay lập tức những email không quan trọng mà có thể hoãn lại, tham gia các cuộc gọi không có lịch trình trước và chỉnh sửa những chi tiết không mang lại tác động lớn. Ngày trôi qua dường như bận rộn, nhưng công việc có ý nghĩa thì hầu như không tiến triển.
Góc 4: Loại bỏ (Không khẩn cấp và không quan trọng)
Góc này chứa các công việc mang lại ít hoặc không có giá trị và không đòi hỏi sự khẩn cấp thực sự. Những công việc này thường là những sự phân tâm thoải mái giúp tránh phải suy nghĩ hoặc nỗ lực nhiều hơn. Mặc dù việc nghỉ ngơi thỉnh thoảng tất nhiên thuộc về góc này, nhưng sống trong góc này quá lâu sẽ dẫn đến sự trì trệ.
Một số tình huống cụ thể là:
- Cuộn trang vô thức, lướt web quá mức hoặc tiêu thụ thụ động
- Sắp xếp quá mức, trau chuốt quá mức hoặc chủ nghĩa hoàn hảo không cần thiết
- Các hoạt động chủ yếu được thực hiện để trốn tránh sự khó chịu hoặc nhàm chán
📌 Ví dụ: Sau một ngày làm việc dài, chuyên gia tư vấn dành hàng giờ để lướt mạng xã hội và sắp xếp lại các tệp tin vốn đã đủ hiệu quả. Bạn thậm chí có thể bỏ qua những công việc này mà không gặp hậu quả gì. Nhưng vì bạn vẫn làm chúng, chúng dần dần tiêu tốn thời gian mà không mang lại nhiều giá trị tương xứng.
📚 Đọc thêm: Cách tạo hệ thống để quản lý các ưu tiên
Tại sao nên sử dụng ma trận Eisenhower?
Khi ngày của bạn chật kín các cuộc họp, tin nhắn và nhiệm vụ ưu tiên, việc xác định điều gì quan trọng nhất vào bất kỳ thời điểm nào trở nên vô cùng khó khăn.
Ma trận Eisenhower cung cấp cho bạn chế độ xem tổng quan về tất cả công việc của bạn và giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc.
Để hiểu rõ hơn, đây là lý do tại sao bạn cần ma trận này:
- Phân biệt giữa tính cấp bách và tầm quan trọng: Buộc bạn phải tự hỏi liệu một công việc có thực sự góp phần đạt được các mục tiêu chính hay không, từ đó ngăn chặn công việc phản ứng (email, trò chuyện) chiếm dụng thời gian làm việc sâu và có giá trị cao
- Giảm bớt mệt mỏi do phải ra quyết định trong những ngày bận rộn: Việc phân loại trước các công việc thành bốn phần giúp loại bỏ những lựa chọn liên tục kiểu “tiếp theo là gì?”, đặc biệt khi bạn mệt mỏi và dễ có xu hướng mặc định chọn những công việc dễ dàng nhưng ít tác động
- Tạo ra một cách hợp lý để từ chối hoặc hoãn lại: Khi các công việc thuộc vào ô ‘cấp bách nhưng không quan trọng’, bạn có cơ sở để ủy quyền hoặc từ chối chúng. Điều này rất quan trọng vì bạn đang ưu tiên thời gian và tác động một cách logic
- Phát hiện các rủi ro dài hạn trước khi chúng trở thành khủng hoảng: Nhấn mạnh các công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp (như kế hoạch hoặc phát triển kỹ năng) trước khi chúng trở thành khủng hoảng
📮 ClickUp Insight: Hơn một nửa số người được hỏi sử dụng ba ứng dụng trở lên mỗi ngày, phải đối mặt với tình trạng “ phân tán ứng dụng ” và quy trình làm việc rời rạc.
Mặc dù có thể cảm thấy hiệu quả và bận rộn, nhưng thực tế là bối cảnh công việc của bạn đang bị phân tán giữa các ứng dụng, chưa kể đến việc gõ phím gây hao tổn năng lượng. ClickUp Brain MAX kết hợp tất cả lại với nhau: chỉ cần nói một lần, các cập nhật, công việc và ghi chú của bạn sẽ được đưa chính xác đến nơi cần thiết trong ClickUp. Không còn phải chuyển đổi qua lại, không còn sự hỗn loạn — chỉ còn lại năng suất làm việc liền mạch và tập trung.
⏱️ Cách sử dụng Ma trận Eisenhower trong 5 phút
- Danh sách công việc và cá nhân (nếu bạn muốn có hai ma trận riêng biệt).
- Phân loại từng công việc vào một trong bốn khu vực dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng.
- Việc cần làm ở Góc 1 ngay bây giờ (cấp bách + quan trọng).
- Hãy ưu tiên lên lịch cho Khu vực 2 trước (quan trọng + không khẩn cấp). Hãy dành thời gian cho nó trước khi lịch của bạn bị kín.
- Phân công khu vực 3 (cấp bách + không quan trọng). Giao việc, tự động hóa hoặc xử lý theo lô.
- Loại bỏ Góc 4 (không khẩn cấp + không quan trọng). Hãy loại bỏ nó khỏi Danh sách công việc của bạn hoặc chuyển nó vào danh mục “sau này”.
Bảng ví dụ nhanh (để bạn có thể sắp xếp nhanh hơn)
| Phân khu | Ý nghĩa của nó | Việc cần làm | Vídu |
|---|---|---|---|
| Q1: Việc cần làm | Cấp bách và quan trọng | Hãy làm ngay việc cần làm | Lỗi nghiêm trọng trước khi ra mắt, hạn chót của khách hàng là hôm nay, vấn đề tuân thủ có tính thời gian |
| Q2: Quyết định | Quan trọng, không khẩn cấp | Lên lịch | Lập kế hoạch chiến lược, phát triển kỹ năng, xây dựng mối quan hệ, bảo trì phòng ngừa |
| Q3: Phân công | Khẩn cấp, nhưng không quan trọng | Giao phó hoặc giới hạn | Các yêu cầu thường xuyên, lên lịch cuộc họp, điều chỉnh nhỏ không ảnh hưởng lớn, các thông báo không quan trọng |
| Q4: Xóa | Không khẩn cấp, không quan trọng | Loại bỏ | Doomscrolling, chủ nghĩa hoàn hảo không cần thiết, công việc lặt vặt không mang lại kết quả |
Ví dụ về Ma trận Eisenhower
Dưới đây là một số ví dụ thực tế về Ma trận Eisenhower 👇
🌻 Ví dụ #1: Năng suất cá nhân
Giả sử bạn là một chuyên gia trong công việc và muốn quản lý thời gian hiệu quả hơn vào các ngày trong tuần và cuối tuần.
Ma trận năng suất cá nhân cho một ngày làm việc bình thường sẽ trông như sau:
- Góc 1 (Làm): Xử lý các nghĩa vụ tài chính khẩn cấp và có thời hạn, thanh toán hóa đơn thẻ tín dụng đến ngày đáo hạn, giải quyết các hạn chót cá nhân quan trọng
- Góc phần tư 2 (Quyết định): Commitment to consistent physical health routines, scheduling financial reviews (e. g., 30-minute mid-week expense check), investing time in deliberate personal development (e. g., reading or learning a new skill)
- Góc 3 (Phân công): Trả lời các yêu cầu không thiết yếu từ đồng nghiệp không liên quan đến công việc, đưa ra lời khuyên thông thường cho bạn bè, xử lý các việc vặt gia đình phát sinh mà những người khác trong gia đình có thể đảm nhận
- Góc 4 (Loại bỏ): Lướt mạng vô thức vào đêm khuya, xem liên tục các nội dung ngẫu nhiên trong thời gian dài, giữ các công việc có giá trị thấp theo thói quen trong Danh sách công việc mà không có ý định thực sự hoàn thành chúng
⚡ Kho mẫu: Nếu bạn muốn tạo một Ma trận Eisenhower có thể áp dụng cho các công việc hàng ngày của mình, hãy sử dụng Mẫu Năng suất Cá nhân ClickUp.
🌻 Ví dụ #2: Quản lý dự án
Bạn là một quản lý dự án đang dẫn dắt một dự án phát triển phần mềm có kích thước trung bình. Bạn có thời hạn đưa vào hoạt động trong tám tuần.
Bạn đang điều phối các bộ phận kỹ thuật, kiểm thử chất lượng (QA), thiết kế và các bên liên quan trong khi phải xử lý liên tục các yêu cầu mới.
Ma trận Eisenhower trong quản lý dự án cho một tuần sprint điển hình là:
- Góc 1 (Làm): Giải quyết các rào cản quan trọng có thời hạn chặt chẽ (ví dụ: sửa lỗi khiến quá trình kiểm thử người dùng (UAT) bị đình trệ), phản hồi các yêu cầu khẩn cấp từ cấp lãnh đạo liên quan đến thay đổi đáng kể về phạm vi, chi phí hoặc tiến độ, xử lý các yêu cầu khẩn cấp từ khách hàng có ảnh hưởng trực tiếp đến các đề xuất đang triển khai
- Góc phần tư 2 (Quyết định): Hoàn thiện các câu chuyện người dùng, tiến hành lập kế hoạch sprint và đánh giá dòng thời gian, lên lịch và tổ chức các buổi gặp gỡ 1:1 tập trung kéo dài 30 phút với các thành viên chủ chốt trong nhóm
- Góc 3 (Phân công): Gửi các bản cập nhật trạng thái định kỳ (phù hợp với nhân viên cấp dưới), quản lý lịch trình cuộc gọi và hậu cần kiểm tra định kỳ, chuyển tiếp thông tin và yêu cầu giữa các nhóm hoặc bộ phận
- Góc 4 (Loại bỏ): Tham gia các cuộc họp không có chương trình làm việc rõ ràng, xử lý các công việc tồn đọng đã lỗi thời và không còn phù hợp với định hướng dự án, tiếp tục thực hiện các công việc không còn hỗ trợ mục tiêu hiện tại của dự án
Nếu bạn muốn biến Ma trận Eisenhower thành một hệ thống hoạt động hiệu quả, bạn cần công cụ quản lý công việc tốt nhất để hỗ trợ. Giải pháp: ClickUp Tasks.
Áp dụng các mức độ ưu tiên (Khẩn cấp, Cao, Bình thường, Thấp), ngày đáo hạn và các Trường Tùy chỉnh ClickUp để gắn nhãn cho tất cả các công việc của bạn, giúp chúng tự nhiên được phân loại vào bốn khu vực.
Ví dụ, các công việc vừa quan trọng vừa khẩn cấp có thể được đánh dấu Khẩn cấp với ngày đáo hạn trong ngắn hạn, trong khi công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp có thể được lên lịch vào một ngày trong tương lai với mức độ ưu tiên khác.
ClickUp cũng hỗ trợ tư duy “quyết định, ủy quyền hoặc loại bỏ” của Ma trận Eisenhower. Các công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng có thể được giao cho người khác, tự động hóa hoặc chuyển sang Danh sách công việc khác. Ngược lại, các công việc không khẩn cấp cũng không quan trọng có thể được hạ ưu tiên hoặc lưu trữ.
🌻 Ví dụ #3: Nhóm tiếp thị
Với tư cách là trưởng nhóm marketing (hoặc nhân viên thực thi), bạn phải quản lý các chiến dịch, việc tạo/lập nội dung, quảng cáo trả phí, phân tích dữ liệu và các yêu cầu từ các bên liên quan trong một môi trường thay đổi nhanh chóng.
Bạn sẽ sử dụng Ma trận Eisenhower trong các phiên lập kế hoạch hàng tuần để sắp xếp các công việc quan trọng và các yêu cầu đột xuất cho tuần tới.
Ma trận Eisenhower trong lĩnh vực tiếp thị thường trông như sau:
- Góc 1 (Làm): Xử lý các vấn đề cấp bách trong chiến dịch đang chạy (ví dụ: sửa lỗi pixel đang theo dõi), đáp ứng các yêu cầu khẩn cấp từ ban lãnh đạo trong ngày (ví dụ: dự báo ROI điều chỉnh khẩn cấp), giải quyết các cảnh báo tuân thủ ngay lập tức trong các chiến dịch đang hoạt động
- Góc 2 (Quyết định): Kiểm tra và tinh chỉnh các phân khúc đối tượng, thực hiện phân tích cạnh tranh và cập nhật SWOT cho các đợt ra mắt sản phẩm sắp tới, đưa ra các quyết định chiến lược về các sáng kiến tiếp thị có tác động lớn
- Góc 3 (Phân công): Lên lịch đăng bài trên mạng xã hội, tạo báo cáo định kỳ/tự động hóa, xem xét các chỉnh sửa nhỏ về nội dung trên các kênh mạng xã hội không phải là kênh chính
- Góc 4 (Loại bỏ): Theo đuổi các ý tưởng chiến dịch lỗi thời, tham gia các hội thảo trực tuyến không bắt buộc, tham gia các cuộc họp thiếu chương trình nghị sự rõ ràng
👀 Bạn có biết? 68% người lao động tại Mỹ dành thời gian cho các công việc ít giá trị, khiến họ khó tập trung vào những công việc thực sự mang lại kết quả thực tế.
🌻 Ví dụ #4: Lãnh đạo
Đối với một Phó Chủ tịch Điều hành tại một công ty đang mở rộng quy mô, một ngày thường bị chi phối bởi các vấn đề cần xử lý khẩn cấp, các cuộc họp liên tục và một dòng yêu cầu khẩn cấp không ngừng.
Bạn sẽ sử dụng Ma trận Eisenhower để lấy lại thời gian của mình:
- Góc 1 (Thực hiện): Xử lý các cuộc khủng hoảng khẩn cấp của nhóm đòi hỏi sự can thiệp ngay lập tức của lãnh đạo, trình bày các báo cáo cấp cao có tính thời gian (ví dụ: giải thích việc chi phí vượt dự toán trong quý trước cho Giám đốc Tài chính), phê duyệt việc phân bổ lại nguồn lực khẩn cấp
- Góc 2 (Quyết định): Chủ trì các phiên lập kế hoạch và điều chỉnh định kỳ hàng quý, đầu tư vào sự phát triển nghề nghiệp dài hạn của các thành viên trong nhóm, tiến hành các cuộc họp 1:1 sâu sắc tập trung vào kế hoạch kế nhiệm
- Góc 3 (Phân công): Xử lý các phê duyệt thường lệ mà các thành viên trong nhóm có thể đảm nhận, thực hiện các cuộc kiểm tra hoạt động tiêu chuẩn và chuyển giao các công việc được thực hiện theo thói quen hoặc quy trình thay vì các ưu tiên hiện tại
- Góc 4 (Loại bỏ): Thực hiện các công việc mà nhóm đã hoàn toàn có quyền sở hữu và khả năng hoàn thành độc lập, tiếp tục các cuộc họp định kỳ thiếu mục đích rõ ràng, giá trị hoặc kết quả cụ thể
🚀 Lợi thế của ClickUp: Nếu bạn là thành viên ban lãnh đạo, việc chuyển đổi ngữ cảnh là nguyên nhân gây lãng phí thời gian.
ClickUp Brain, AI bối cảnh, hoạt động ngay trong Không gian Làm việc của bạn. Khi bạn đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên, bạn sẽ nhận được các rào cản, các yếu tố phụ thuộc và nhiều thông tin khác.
📌 Ví dụ: Yêu cầu nó phân tích danh sách công việc tồn đọng hoặc hộp thư đến của bạn, tự động tạo bản tóm tắt mức độ ưu tiên cho các mục Q1/Q2, hoặc thậm chí tự động phân công/giao nhiệm vụ… và thế là xong! Mọi việc đều suôn sẻ, hoàn thành nhanh gấp 3 lần!
🌻 Ví dụ #5: Sinh viên hoặc người làm tự do
Với tư cách là sinh viên hoặc freelancer, thách thức lớn nhất của bạn là phải cân bằng giữa các hạn chót, mục tiêu tự đặt ra và những phiền nhiễu liên tục mà không có một cấu trúc cố định.
Để phân loại công việc một cách chi tiết, đây là những gì bạn cần điền vào từng phần tư:
- Góc 1 (Làm): Đáp ứng các hạn chót khó khăn của khách hàng và nhiệm vụ (ví dụ: bài nộp/gửi dự án ngắn hạn), xử lý các nghĩa vụ tài chính khẩn cấp liên quan đến công việc đang thực hiện (ví dụ: thanh toán hóa đơn tên miền/hosting quá hạn để duy trì trang web của khách hàng hoạt động)
- Góc 2 (Quyết định): Cập nhật danh mục đầu tư chuyên môn và tài liệu xây dựng thương hiệu cá nhân, đầu tư vào việc phát triển kỹ năng có chủ đích, lập và rà soát ngân sách cá nhân
- Góc 3 (Phân công): Nhờ sự hỗ trợ chỉnh sửa khi các cộng sự hoặc đồng nghiệp có mặt, giao các công việc nghiên cứu cho các trợ lý hoặc thành viên nhóm có năng lực, giao công việc hành chính thường ngày (ví dụ: lập lịch, mục nhập dữ liệu) cho nhân viên hỗ trợ
- Góc 4 (Loại bỏ): Cho phép bất kỳ yếu tố gây xao nhãng nào làm phân tán sự tập trung trong các khoảng thời gian làm việc/học tập, tham gia vào các công việc lặt vặt ít giá trị không liên quan đến mục tiêu học tập hoặc nghề nghiệp, lướt mạng xã hội một cách vô thức, hoặc tiêu thụ nội dung thụ động trong những giờ có năng suất cao đã được dành riêng.
Cách tạo Ma trận Eisenhower trong ClickUp
Trên lý thuyết, Ma trận Eisenhower giúp bạn lọc ra những việc cần làm trong danh sách công việc lộn xộn bằng cách phân biệt giữa những việc ‘gấp’ và những việc ‘quan trọng’.
Nhưng có một điều cần lưu ý.
Việc thực thi thường bị mắc kẹt trong một tài liệu đơn điệu không liên kết với phần còn lại của công việc của bạn.
Bạn xác định các ưu tiên của mình, nhưng chúng lại bị chôn vùi dưới làn sóng email và tin nhắn tiếp theo, và bạn buộc phải cập nhật danh sách công việc của mình thủ công mỗi khi thời hạn thay đổi.
Nếu chúng tôi nói với bạn rằng chúng tôi có giải pháp thì sao?
ClickUp, không gian làm việc AI hội tụ đầu tiên trên thế giới, tích hợp tính năng tìm kiếm AI vào mọi khía cạnh của công việc, giúp bạn tìm kiếm câu trả lời và thực hiện ngay mà không cần rời khỏi không gian làm việc. Nó loại bỏ sự lan tràn công việc không cần thiết bằng cách tập trung tất cả công việc của bạn trên một nền tảng duy nhất.
Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo Ma trận Eisenhower trong ClickUp 👀
Hình dung và thực hiện với ClickUp Bảng trắng
Trong giai đoạn brainstorming, ClickUp Bảng trắng cung cấp cho bạn một không gian làm việc vô hạn để ghi lại mọi ý tưởng ngẫu hứng, dự án và yêu cầu khẩn cấp. Sử dụng các hình dạng hoặc ghi chú dán để thể hiện ý tưởng, sau đó chuyển đổi chúng trực tiếp thành Nhiệm vụ ClickUp mà không cần rời khỏi không gian làm việc.
Nếu chiến lược của bạn thay đổi nhanh chóng, hãy kéo các thẻ công việc giữa bốn phần tư và thậm chí cập nhật trạng thái, mức độ ưu tiên hoặc người được giao công việc trực tiếp từ Bảng.
Áp dụng mức độ khẩn cấp vào công việc với tính năng Ưu tiên nhiệm vụ ClickUp
Các nhóm dựa trên dữ liệu ngày càng chuyển hướng khỏi việc theo dõi thủ công. Tính năng Ưu tiên Nhiệm vụ ClickUp cung cấp cấu trúc cần thiết để quản lý quá trình chuyển đổi này trong quy trình làm việc hàng ngày của bạn. Giải pháp này sử dụng hệ thống cờ bốn cấp độ—Khẩn cấp, Cao, Bình thường và Thấp—phù hợp với các phần tư của Ma trận Eisenhower.
Một trong những lợi ích nổi bật nhất của việc sử dụng Task Priorities là loại bỏ ngay lập tức tình trạng mệt mỏi do phải đưa ra quyết định. Khi mỗi công việc đều được gán một mức độ ưu tiên cụ thể, việc sắp xếp chúng trở nên vô cùng dễ dàng. Hơn nữa, điều này cũng có nghĩa là công việc khẩn cấp của bạn sẽ luôn nằm ở đầu màn hình.
Không chỉ đơn thuần là tổ chức công việc, các ưu tiên này còn tích hợp với hệ sinh thái ClickUp rộng lớn hơn để bảo vệ sự tập trung của bạn. Bạn có thể ghim các công việc quan trọng nhất vào Khay nhiệm vụ để luôn hiển thị chúng khi chuyển đổi giữa các Không gian ClickUp khác nhau.
⭐ Phần thưởng: Nếu bạn có một nhóm làm việc hiệu quả cao, bạn cần ClickUp Super Agents để xử lý phần tư thứ ba của Ma trận Eisenhower: Phân công.
Đây là những đồng đội AI tự động được tích hợp trực tiếp vào Không gian Làm việc ClickUp của bạn. Chúng hiểu các mục tiêu cấp cao, chia nhỏ chúng thành các bước, phân tích các công việc và tự động thực hiện các quy trình làm việc nhiều bước, tất cả đều diễn ra 24/7 ở chế độ nền.
Với bộ nhớ vô hạn và bối cảnh đầy đủ về các dự án, cuộc trò chuyện và các công cụ được kết nối của bạn, chúng học hỏi từ mọi tương tác, thích ứng với phong cách của nhóm bạn, hợp tác với con người (thông qua đề cập, nhiệm vụ hoặc tin nhắn trực tiếp) và liên tục cải thiện.
Bảo mật, có thể kiểm tra và tùy chỉnh thông qua thiết lập bằng ngôn ngữ tự nhiên, chúng xử lý mọi thứ từ phân loại các yêu cầu đến việc phân công công việc cho người phụ trách phù hợp dựa trên khối lượng công việc.
Tiêu chuẩn hóa các ưu tiên với hơn 1.000 mẫu của ClickUp
Dưới đây là một số mẫu có sẵn của ClickUp giúp bạn bắt đầu một cách thuận lợi:
1. Mẫu Ma trận Ưu tiên ClickUp
Mẫu Ma trận Ưu tiên ClickUp giúp đơn giản hóa quá trình ra quyết định dự án bằng cách hỗ trợ bạn xác định các công việc ưu tiên cao từ danh sách việc cần làm. Mẫu này rất hữu ích khi làm việc với nguồn lực giới hạn hoặc quản lý các quy trình làm việc phức tạp đòi hỏi phải cân bằng giữa tác động và nỗ lực.
2. Mẫu Ma trận Khẩn cấp - Quan trọng của ClickUp
Mẫu Ma trận Khẩn cấp - Quan trọng của ClickUp bao gồm một môi trường Bảng trắng được cấu hình sẵn và bố cục trực quan bốn phần. Sử dụng mẫu này, bạn có thể nhanh chóng kéo các công việc hiện có vào hoặc sử dụng ghi chú dán để ghi lại ý tưởng mới trong phiên họp nhóm. Chú thích tích hợp sẵn và các phần được mã hóa bằng màu sắc đảm bảo rằng mọi bên liên quan đều hiểu ngay lập tức thứ tự phân cấp của công việc.
Những sai lầm thường gặp khi sử dụng Ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower trông có vẻ đơn giản. Nhưng khi xem xét kỹ hơn, một số thách thức có thể xuất hiện:
❌ Đánh giá sai điều gì là ‘quan trọng’
Rất dễ dàng để xếp các công việc vào ô sai. Một công việc có thể cảm thấy cấp bách vì nó ồn ào hoặc gấp gáp, nhưng nó có thể không thực sự quan trọng. Khi việc phân loại không chính xác, toàn bộ ma trận sẽ trở nên kém giá trị.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Hãy gắn ‘mức độ quan trọng’ với các mục tiêu rõ ràng, chứ không phải áp lực khối lượng công việc.
Hãy tự hỏi bản thân: ‘Công việc này có đóng góp vào tầm nhìn dài hạn của tôi không?’
❌ Quá tập trung vào các công việc khẩn cấp
Quadrant 1, nếu được ưu tiên một cách vội vàng, có thể chiếm trọn cả ngày của bạn. Nếu bạn chỉ phản ứng với tính cấp bách, bạn sẽ không bao giờ đầu tư vào Quadrant 2, để nó ngày càng tích tụ.
❌ Coi Ma trận Eisenhower như một hệ thống lập kế hoạch hoàn thành
Ma trận này hướng dẫn việc đưa ra quyết định ưu tiên công việc nhưng không nhằm mục đích lưu trữ toàn bộ danh sách công việc cần làm của bạn. Hãy sử dụng một công cụ quản lý nhiệm vụ toàn diện hơn cho việc lập kế hoạch chi tiết, công việc lặp lại và các dự án dài hạn, sau đó sử dụng ma trận để quyết định điều gì xứng đáng được tập trung vào thời điểm nào.
❌ Giữ nguyên Ma trận Eisenhower suốt cả tuần
Việc ưu tiên thay đổi theo thời gian là điều bình thường. Nếu bạn không bao giờ xem lại ma trận của mình, nó sẽ trở nên lỗi thời. Việc xem lại nhanh vào cuối ngày giúp bạn duy trì sự tập trung mà không gây thêm khối lượng công việc.
🚨 Thực tế: Một nhân viên trí thức điển hình chuyển đổi giữa các ứng dụng và trang web khoảng 1.200 lần mỗi ngày, tương đương với hơn bốn giờ mỗi tuần chỉ để quay lại công việc. Trong một năm, điều này tương đương với việc mất đi năm tuần làm việc đầy đủ do cái mà các chuyên gia gọi là ‘chi phí chuyển đổi’.
Mẹo để thành thạo việc sắp xếp ưu tiên với Ma trận Eisenhower
Một vài thói quen đơn giản sẽ giúp việc áp dụng Ma trận Eisenhower trở nên dễ dàng hơn trong cuộc sống thực tế và giúp bạn tăng cường năng suất 👇
✅ Loại bỏ các công việc không cần thiết trước tiên
Trước khi phân loại bất kỳ điều gì, hãy loại bỏ những công việc vốn dĩ không xứng đáng với thời gian của bạn. Điều này ngay lập tức giảm bớt sự lộn xộn và giúp việc điền vào Ma trận Eisenhower trở nên dễ dàng hơn. Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy có bao nhiêu mục bị loại bỏ ngay khi bạn tự hỏi: “Liệu tôi có thực sự cần làm việc này không?”
✅ Giữ cho mỗi phần nhỏ gọn
Hãy thử giới hạn mỗi phần khoảng 8–10 công việc. Nếu danh sách công việc ngày càng dài, có nghĩa là bạn đang trộn lẫn các mức độ ưu tiên khác nhau hoặc đang tránh đưa ra quyết định. Hãy giới hạn số lượng công việc trong mỗi phần để bạn thực sự có thể thực hiện chúng.
✅ Phân tách danh sách công việc và danh sách cá nhân
Báo cáo hàng tuần của bạn và danh sách công việc không tuân theo cùng một logic. Việc tạo ra hai ma trận sẽ giúp bạn suy nghĩ rõ ràng hơn. Điều này cũng ngăn chặn các công việc cá nhân lấn sang các công việc chuyên môn của bạn.
✅ Cố ý xem xét Góc phần tư 2
Các mục tiêu dài hạn của bạn (kế hoạch, công việc chuyên sâu, học tập và xây dựng mối quan hệ) nằm ở đây. Những công việc này sẽ không đòi hỏi sự chú ý, vì vậy bạn phải dành thời gian cho chúng. Việc lên lịch chỉ 30 phút mỗi ngày cũng có thể thay đổi cảm nhận về cả tuần của bạn. Bạn có thể kết hợp điều này với các chiến lược quản lý hạn chế về thời gian để những công việc này nhận được sự chú ý xứng đáng.
✅ Sử dụng màu sắc hoặc thẻ để ra quyết định nhanh hơn
Phân loại theo màu sắc hoặc gắn thẻ cho các công việc giúp bạn nhận diện ưu tiên ngay lập tức.
Ví dụ:
- Xanh lá → Việc cần làm (Cấp bách và Quan trọng)
- Màu vàng → Lịch trình (Các công việc quan trọng)
- Xanh dương → Phân công (Khẩn cấp nhưng không quan trọng)
- Màu đỏ → Loại bỏ (Các công việc có ưu tiên thấp)
Tạo ma trận Eisenhower hiệu quả nhất ngay trong ClickUp
Ma trận Eisenhower giúp bạn quản lý các công việc khẩn cấp một cách rõ ràng hơn. Khi bạn bắt đầu phân biệt những công việc khẩn cấp với những công việc thực sự quan trọng, khối lượng công việc sẽ trở nên dễ quản lý hơn và các quyết định của bạn sẽ trở nên có chủ đích hơn.
Sử dụng ClickUp để tạo Ma trận Eisenhower của bạn. Trí tuệ nhân tạo (AI) dựa trên ngữ cảnh có thể phát hiện các công việc quá hạn, xác định các rào cản, tóm tắt bối cảnh nhiệm vụ và giúp bạn đánh giá lại các ưu tiên khi khối lượng công việc thay đổi.
Đăng ký miễn phí trên ClickUp để tạo Ma trận Eisenhower cho các công việc khẩn cấp và thiết yếu ✅
Câu hỏi thường gặp
Ma trận Eisenhower là gì?
Ma trận Eisenhower là một khung làm việc giúp bạn sắp xếp các công việc theo mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng. Nó chỉ ra những việc cần làm ngay: lên lịch, giao phó hoặc loại bỏ để bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho những công việc mang lại hiệu quả cao.
Làm thế nào để phân biệt giữa “khẩn cấp” và “quan trọng”?
Các công việc khẩn cấp cần được xử lý ngay lập tức do hạn chót hoặc hậu quả tức thì. Các công việc thiết yếu đóng góp vào mục tiêu, kết quả hoặc trách nhiệm dài hạn — ngay cả khi chưa có hạn chót cấp bách.
Những công việc nào thuộc Góc 2 (Quan trọng nhưng không khẩn cấp)?
Quadrant 2 bao gồm kế hoạch, phát triển kỹ năng, xây dựng mối quan hệ, bảo trì phòng ngừa và công việc chuyên sâu. Những công việc này thường là yếu tố quyết định giữa việc liên tục giải quyết vấn đề khẩn cấp và tiến độ ổn định.
Những sai lầm phổ biến nhất khi sử dụng Ma trận Eisenhower là gì?
Những sai lầm lớn nhất là coi mọi công việc đều khẩn cấp, nhầm lẫn các công việc “ồn ào” với những công việc cần thiết, và không cập nhật lại ma trận khi ưu tiên thay đổi. Hãy giữ các phần nhỏ và xem xét chúng hàng ngày hoặc hàng tuần để đảm bảo hệ thống luôn chính xác.
Làm thế nào để tạo Ma trận Eisenhower trong ClickUp?
Bạn có thể phân loại công việc vào các khu vực dựa trên mức độ ưu tiên, ngày đáo hạn và Trường Tùy chỉnh, sau đó hiển thị chúng trên Bảng trắng hoặc mẫu ma trận ưu tiên. ClickUp cũng giúp bạn phân công công việc nhanh hơn thông qua người được giao nhiệm vụ và Tự động hóa, nhờ đó ma trận trở thành một hệ thống thực thi — chứ không chỉ là một bài tập lập kế hoạch.