Chào mừng đến với kỷ nguyên của sự bùng nổ AI.
Trong cuộc đua để giữ vị thế dẫn đầu, các tổ chức đã mở cửa đón nhận mọi công cụ AI có sẵn. Kết quả? Quá tải AI.
Theo Trường Wharton, chi tiêu cho AI đã tăng vọt 130% chỉ trong vòng một năm qua, và 72% các công ty có kế hoạch đầu tư nhiều hơn nữa vào năm 2025.
Tuy nhiên, đây là điểm mấu chốt: 80% tổ chức báo cáo không có tác động cụ thể trên toàn Enterprise từ các khoản đầu tư vào AI tạo sinh.
đây là AI sprawl trong thực tế: *một vấn đề ngày càng nghiêm trọng và tốn kém, đang âm thầm làm hao mòn thời gian, ngân sách và sự kiên nhẫn của nhóm của bạn.
Hãy cùng phân tích AI sprawl thực sự là gì, tại sao nó xảy ra, và—điều quan trọng nhất—làm thế nào bạn có thể lấy lại quyền kiểm soát.
AI Sprawl là gì?
Sự bùng nổ AI xảy ra khi các công cụ, mô hình và nền tảng AI lan rộng một cách hỗn loạn trong tổ chức – không có sự giám sát, chiến lược hoặc hiểu biết về ai đang sử dụng gì. Điều này dẫn đến lãng phí tiền bạc, nỗ lực trùng lặp, rủi ro bảo mật và hoàn toàn mất kiểm soát đối với dấu chân AI của tổ chức.
Đây là cách nó hoạt động trong thực tế: Bộ phận Marketing sử dụng một công cụ AI để tạo nội dung cho chiến dịch, Bộ phận Bán hàng sử dụng một công cụ khác để đánh giá khách hàng tiềm năng, Bộ phận Nhân sự đang thử nghiệm một chatbot cho quá trình onboarding, và Bộ phận CNTT đang chạy ngầm hàng chục công cụ giám sát được hỗ trợ bởi AI.
❌ Không có hệ thống nào trong số này tương tác với nhau
❌ Dữ liệu bị mắc kẹt trong các silo
❌ Bối cảnh bị mất
❌ Nhân viên vẫn dành nhiều thời gian chuyển đổi giữa các ứng dụng hơn là thực sự hoàn thành công việc cần làm
Đây không chỉ là vấn đề lý thuyết. Trong cuộc khảo sát "AI Sprawl" gần đây của ClickUp, gần một nửa số nhân viên cho biết họ phải chuyển đổi giữa hai hoặc nhiều công cụ AI chỉ để hoàn thành một nhiệm vụ duy nhất
Nhưng việc cần làm là đừng nhầm lẫn "sự bùng nổ AI" với việc có "quá nhiều AI" nhé!
Từ khóa quan trọng ở đây là quy trình làm việc không kết nối. Cuối cùng, việc sử dụng quá nhiều công cụ AI không kết nối, trùng lặp và không được tận dụng hết sẽ gây ra nhiều hỗn loạn hơn là sự rõ ràng.
Nguyên nhân gây ra sự bùng nổ AI?
Sự bùng nổ AI không xảy ra ngẫu nhiên.
Đó là kết quả tất yếu của một môi trường làm việc nơi tốc độ, sự tự chủ và một chút hoảng loạn đan xen.
Cuối cùng, rào cản mục nhập là quá thấp, và sự cám dỗ để "thử công cụ mới" là khó cưỡng lại. Đây là những yếu tố đang thúc đẩy sự hỗn loạn:
👉🏽 Áp dụng nhanh chóng: Bất kỳ ai cũng có thể đăng ký sử dụng công cụ AI bằng thẻ tín dụng – không cần sự phê duyệt của bộ phận IT. Các ứng dụng mới có thể được tích hợp vào hệ thống của bạn nhanh hơn cả thời gian bạn nói “dùng thử miễn phí”
👉🏽 Giải quyết vấn đề theo silo: Mỗi nhóm tự tìm kiếm giải pháp AI riêng, hiếm khi kiểm tra xem bộ phận khác đã giải quyết vấn đề tương tự hay chưa. Kết quả? Một mớ công cụ rời rạc, không tương thích với nhau
👉🏽 Thiếu quản trị: Không có chính sách hoặc tiêu chuẩn rõ ràng, không có lộ trình để xác định công cụ nào nên sử dụng, cách chia sẻ dữ liệu hoặc ai chịu trách nhiệm khi có sự cố xảy ra
👉🏽 AI FOMO: Sự lo lắng về việc bị tụt hậu là có thật. Với mỗi tin tức về đột phá AI mới, các nhà lãnh đạo cảm thấy áp lực phải áp dụng những gì đang hot—dù nó không phù hợp
Khi các yếu tố này kết hợp lại, bạn sẽ có một cảnh quan công nghệ trông giống như quái vật Frankenstein.
Thực tế: Báo cáo mới nhất từ Dự án NANDA của MIT ( The GenAI Divide) cho thấy 95% doanh nghiệp cố gắng áp dụng AI tạo sinh đang thất bại. Chỉ 5% đạt được kết quả thực tế, như tăng trưởng doanh thu thực sự.
Sự bùng nổ AI so với sự bùng nổ công việc: Cách chúng tương tác
Sự bùng nổ công việc và sự bùng nổ AI giống như hai người họ hàng kỹ thuật số – có liên quan nhưng mỗi cái có những đặc điểm riêng.
Cả hai đều có thể âm thầm làm giảm năng suất, nhưng chúng làm điều đó theo những cách khác nhau. Hiểu rõ cách chúng giao thoa (và khuếch đại lẫn nhau) là khóa để lấy lại quyền kiểm soát.
Sự lan rộng của công việc
Đây chính là nguyên nhân chính gây giảm năng suất. Đó là tình trạng khi giao tiếp và quy trình làm việc của nhóm bị phân tán trên hàng chục ứng dụng khác nhau – phần mềm quản lý dự án, trò chuyện, tài liệu, bảng tính và nhiều hơn nữa.
Mỗi công cụ đều hứa hẹn giải quyết một vấn đề, nhưng khi kết hợp lại, chúng tạo thành một mê cung của các tài khoản đăng nhập, thông báo và mất mát ngữ cảnh.
Điều đó có nghĩa là gì về mặt số? Theo Báo cáo Tình hình Năng suất của ClickUp, các nhóm sử dụng hơn 15 công cụ có khả năng trở thành nhóm có hiệu suất thấp gấp bốn lần.
Sự bùng nổ của AI
Bây giờ, hãy thêm một lớp trí tuệ nhân tạo vào hỗn hợp.
Thay vì một trợ lý "thông minh" duy nhất, bạn có cả một LineUp: chatbot cho dịch vụ khách hàng, AI viết nội dung, bot phân tích cho báo cáo, và các trợ lý chuyên biệt cho mọi thứ từ lịch trình đến phân tích cảm xúc.
Mỗi công cụ đều mạnh mẽ khi hoạt động độc lập, nhưng không có công cụ nào chia sẻ ngữ cảnh hoặc dữ liệu. Kết quả là gì? Nhiều silo hơn, nhiều混亂 hơn và cảm giác ngày càng tăng rằng AI chỉ là một thứ khác cần quản lý.
Sự bùng nổ AI so với sự bùng nổ công việc: Cách chúng tác động lẫn nhau
Sự mở rộng công việc hoặc sự mở rộng của phần mềm như một dịch vụ (SaaS) cài đặt điều kiện cho sự mở rộng của AI.
Khi không gian làm việc kỹ thuật số của bạn đã bị phân mảnh, các nhóm dễ dàng thêm các công cụ AI mới để giải quyết các vấn đề cụ thể mà không xem xét đến việc tích hợp hoặc trùng lặp.
Trước khi bạn nhận ra, bạn không chỉ quản lý công việc trên nhiều nền tảng; bạn còn phải xoay xở với một "rừng" công cụ AI, mỗi công cụ lại có đường cong học tập riêng.
Thay vì đơn giản hóa công việc, bạn lại phải đối mặt với nhiều tab hơn, nhiều mật khẩu hơn và mất nhiều thời gian hơn để giải thích lại bối cảnh cho các hệ thống không nhớ những gì đã xảy ra chỉ vài phút trước.
🚨 Sự lan rộng trong công việc so với sự lan rộng của AI: Một cái nhìn nhanh chóng
| 💼 Sự bùng nổ công việc | 🤖 Sự bùng nổ của AI | |
|---|---|---|
| Định nghĩa | Một mớ hỗn độn của các công cụ, công việc, trò chuyện và tài liệu rải rác khắp nơi. | Quá nhiều công cụ AI được triển khai khắp nơi mà không có sự phối hợp hay chiến lược. |
| Nguyên nhân gây ra hiện tượng này là gì? | 🔹 Quá nhiều ứng dụng cho mọi thứ 🔹 Quy trình làm việc không liên kết 🔹 Kiến thức phân tán | 🔹 Các nhóm tự phát triển công cụ AI của riêng mình 🔹 Không có chiến lược AI 🔹 Quá tải nhà cung cấp |
| Cảm giác như thế nào | 😫 Chuyển đổi tab liên tục 😵 Không thể tìm thấy gì 🌀 Lặp lại công việc | 🤷 Ai đang sử dụng AI nào? 😬 Rủi ro dữ liệu ẩn náu khắp nơi💸 Chi phí ngày càng tăng |
| Chi phí ẩn | 🕒 2,5+ giờ/ngày bị lãng phí do chuyển đổi giữa các ứng dụng 📉 Giảm 21% năng suất 💰 Hàng triệu đô la thời gian bị lãng phí | 📊 Giấy phép AI trùng lặp 🔐 Vấn đề tuân thủ phức tạp 🎯 Đầu tư sai hướng vào đổi mới⚡️ |
| Các thách thức lớn nhất | ❌ Hợp tác kém ❌ Quyết định chậm chạp ❌ Tinh thần làm việc thấp | ❌ Sử dụng AI ngầm ❌ Rò rỉ dữ liệu ❌ Kết quả sai lệch hoặc chưa được xác thực |
Cùng vấn đề từng làm khó SaaS nay đang bắt đầu ảnh hưởng đến AI. 😬
Sự bùng nổ của các ứng dụng đang tái xuất hiện dưới hình thức sự bùng nổ của AI. Đó là một loạt các giải pháp riêng lẻ, hoặc giải quyết các vấn đề nhỏ, cô lập, hoặc không giải quyết được bất kỳ vấn đề kinh doanh thực tế nào. Điều này là cơn ác mộng đối với nhân viên. Rất khó để hiểu công cụ nào nên sử dụng và cách sử dụng nó hiệu quả nhất.
Vì vậy, sức mạnh biến đổi của AI chưa bao giờ được phát huy hết tiềm năng. Đây là một trong những vấn đề chính mà chúng tôi đang giải quyết tại ClickUp. Một ứng dụng duy nhất chứa toàn bộ bối cảnh công việc của bạn – dự án, trò chuyện, tài liệu, quy trình, kiến thức, dữ liệu. Điều này cho phép bạn tạo ra các tự động hóa AI tùy chỉnh, quy trình làm việc và các Agent. Tiêu chuẩn hóa cách AI được sử dụng. Và đảm bảo rằng nó thực sự hoạt động.
Cùng vấn đề từng làm khó SaaS nay đang bắt đầu ảnh hưởng đến AI. 😬
Sự bùng nổ của các ứng dụng đang tái xuất hiện dưới hình thức sự bùng nổ của AI. Đó là một loạt các giải pháp riêng lẻ, hoặc giải quyết các vấn đề nhỏ, cô lập, hoặc không giải quyết được bất kỳ vấn đề kinh doanh thực tế nào. Điều này là cơn ác mộng đối với nhân viên. Rất khó để hiểu công cụ nào nên sử dụng và cách sử dụng nó hiệu quả nhất.
Vì vậy, sức mạnh biến đổi của AI chưa bao giờ được phát huy hết tiềm năng. Đây là một trong những vấn đề chính mà chúng tôi đang giải quyết tại ClickUp. Một ứng dụng duy nhất chứa toàn bộ bối cảnh công việc của bạn – dự án, trò chuyện, tài liệu, quy trình, kiến thức, dữ liệu. Điều này cho phép bạn tạo ra các tự động hóa AI tùy chỉnh, quy trình làm việc và các Agent. Tiêu chuẩn hóa cách AI được sử dụng. Và đảm bảo rằng nó thực sự hoạt động.
Hậu quả và chi phí ẩn của sự bùng nổ AI
Sự bùng nổ của AI có thể nhanh chóng trở thành một vấn đề nghiêm trọng cho tổ chức.
Điều bắt đầu từ một vài công cụ "hữu ích" nhanh chóng biến thành một mê cung các ứng dụng, mỗi ứng dụng đòi hỏi sự chú ý, ngân sách và sức lực trí tuệ.
Hậu quả của nó lớn hơn nhiều so với những gì đa số lãnh đạo nhận thức được.
Chết vì quá nhiều chuyển đổi
Mỗi lần nhân viên chuyển từ công cụ AI này sang công cụ khác, một phần sự tập trung bị phân tán.
Thực tế, 88% người dùng cho biết họ sử dụng AI hàng ngày, và 55% sử dụng nó nhiều lần trong ngày.
Mỗi lần chuyển sang một công cụ AI nghĩa là phải giải thích lại bối cảnh, định dạng lại dữ liệu và đối chiếu kết quả – hoàn toàn trái ngược với sự tự động hóa mượt mà mà chúng ta từng mong đợi. Thay vì đẩy nhanh tiến độ công việc, sự bùng nổ của AI lại khiến mọi thứ chậm lại như rùa bò.
Đầu tư lãng phí và làn sóng từ bỏ AI
Đây là một thực tế phũ phàng: Hầu hết các gói đăng ký AI mới và hiện đại đó đang bị bỏ xó và không được sử dụng.
Mặc dù các công ty đầu tư vào hàng chục công cụ, 91% nhân viên vẫn chỉ sử dụng 1-4 công cụ mỗi tuần.
Điều đáng chú ý hơn, 44,8% các nhóm đã từ bỏ các công cụ AI mà họ đã áp dụng trong năm qua.
Điều đáng chú ý hơn, 44,8% các nhóm đã từ bỏ các công cụ AI mà họ đã áp dụng trong năm qua.
Đó là thời gian bị lãng phí trong quá trình triển khai, tài nguyên đào tạo bị lãng phí và sự hoài nghi ngày càng gia tăng đối với các dự án AI trong tương lai.
Lỗ hổng ngữ cảnh
AI chỉ thông minh như mức độ hiểu biết của nó về bối cảnh.
Tuy nhiên, hơn một phần ba nhân viên (34,4%) sử dụng các công cụ AI không tích hợp với công việc chính của họ – họ không có quyền truy cập vào các dự án, tài liệu hoặc cuộc hội thoại.
Cụ thể, tình hình hiện tại ra sao? Chúng tôi phát hiện ra rằng 62% người dùng ưa chuộng sử dụng AI cuộc hội thoại như ChatGPT hoặc Claude để hỗ trợ hoàn thành các công việc.
Điều này có nghĩa là mỗi yêu cầu đều bắt đầu từ đầu, buộc người dùng phải là nhà cung cấp thông tin nền tảng và giải thích các thuật ngữ đã tồn tại ở nơi khác một cách thủ công.
👉🏽 Người dùng Reddit này đã diễn tả hoàn hảo sự bực bội với AI và sự thiếu bối cảnh của nó, và điều này đã gây共鸣 với nhiều người!
Nỗ lực bị trùng lặp và kết quả không nhất quán
Khi mỗi bộ phận chọn một công cụ AI riêng, các nhóm cuối cùng sẽ giải quyết cùng một vấn đề theo những cách khác nhau.
Chatbot của bộ phận Marketing không biết công cụ đánh giá khách hàng tiềm năng của bộ phận Sales đang thực hiện việc cần làm nào, và trợ lý onboarding của bộ phận HR không thể truy xuất dữ liệu từ công cụ phân tích của bộ phận IT.
Cách tiếp cận chắp vá này dẫn đến công việc trùng lặp, kết quả mâu thuẫn và thiếu sự nhất quán trong tổ chức.
Những thách thức về bảo mật và tuân thủ
Càng nhiều công cụ được sử dụng, việc bảo vệ dữ liệu càng trở nên khó khăn.
Gần 60% nhân viên thừa nhận sử dụng các công cụ AI công khai không được phép cho công việc, thường đưa dữ liệu nhạy cảm của công ty vào các nền tảng thiếu sự giám sát.
Tài khoản trở thành một "hố đen" — 44% tổ chức cho biết không ai chịu trách nhiệm chính thức về hậu quả của kết quả AI kém chất lượng.
Trong một cuộc khảo sát khác của ClickUp với hơn 30.000 người tham gia, chúng tôi đã hỏi người dùng điều gì đang cản trở họ sử dụng AI nhiều hơn. Đây là những gì chúng tôi đã phát hiện:
📍 28% đã sử dụng AI thường xuyên
📍27% cần đào tạo thêm để sử dụng nâng cao
📍23% không biết bắt đầu từ đâu
📍11% lo lắng về bảo mật
📍11% không hoàn toàn tin tưởng vào AI
Chi phí ẩn của quá tải nhận thức
Và đừng quên chi phí con người.
Quản lý nhiều dự án trên các giao diện, mật khẩu và quy trình làm việc khác nhau tạo ra một gánh nặng tinh thần, làm cạn kiệt năng lượng và tinh thần làm việc.
Gần 80% nhân viên cho biết nỗ lực cần thiết để kích hoạt và quản lý AI cảm thấy không tương xứng với giá trị họ nhận được.
Gần 80% nhân viên cho biết nỗ lực cần thiết để kích hoạt và quản lý AI cảm thấy không tương xứng với giá trị họ nhận được.
Thay vì giúp nhóm làm việc hiệu quả hơn, sự bùng nổ AI khiến nhân viên bị quá tải, mệt mỏi và thậm chí mất động lực.
điểm mấu chốt*: Sự bùng nổ AI đồng nghĩa với việc mất năng suất, tăng rủi ro và một lực lượng lao động đang dần mất niềm tin vào tiềm năng của AI. Càng để tình trạng này kéo dài, nó càng làm suy yếu khả năng đổi mới, cạnh tranh và phát triển của doanh nghiệp.
điều mà mọi người thực sự mong muốn AI làm việc cần làm!*
Chúng tôi đã tìm hiểu và đây là những gì mọi người chia sẻ:
✅ 33% cho rằng AI có thể giúp họ phát triển kỹ năng (học tập, thực hành, cải thiện)
✅ 21% cho rằng AI có thể giúp họ hoàn thành công việc xuất sắc (cuộc họp, email, dự án)
✅ 18% cho rằng AI có thể giúp họ duy trì cuộc sống có tổ chức (lịch, công việc, nhắc nhở)
✅ 15% muốn AI giúp họ xử lý những công việc nhỏ (công việc lặp đi lặp lại, công việc quản trị viên)
✅ 13% người dùng đang tìm đến AI để giải quyết những vấn đề khó khăn (ra quyết định, giải quyết vấn đề)
Tin vui? Chúng tôi vừa phát triển ứng dụng AI duy nhất có thể làm tất cả những việc cần làm này và hơn thế nữa cho bạn! Hãy gặp Brain MAX, trợ lý AI trên desktop của bạn, có thể làm mọi thứ!
Dấu hiệu cảnh báo sớm của sự bùng nổ AI
Sự bùng nổ AI hiếm khi xuất hiện với một biển hiệu neon.
Thường thì nó len lỏi vào một cách âm thầm—một công cụ ở đây, một gói đăng ký ở kia—cho đến khi đột nhiên, nhóm của bạn bị chôn vùi dưới đống bot và bảng điều khiển dự án.
Dưới đây là những điều cần lưu ý:
🧨 Nhiều công cụ AI cho cùng một công việc: Nếu bạn thấy ba chatbot khác nhau trả lời câu hỏi của khách hàng—hoặc tệ hơn, đưa ra ba câu trả lời khác nhau—bạn đang ở trong vùng mở rộng AI
🧨 Nhân viên không thể nhớ công cụ AI nào làm gì: Khi các thành viên trong nhóm bắt đầu sử dụng bảng ghi chú chỉ để theo dõi công cụ nào tạo báo cáo, tóm tắt cuộc họp hoặc soạn thảo email, đã đến lúc cần dừng lại
🧨 Thường xuyên phải mục nhập lại bối cảnh: Nếu nhân viên của bạn liên tục phải giải thích lại cùng một chi tiết dự án cho các công cụ AI khác nhau, điều này đang làm mất thời gian và kiên nhẫn của nhóm
🧨 AI ẩn đang gia tăng: Nhân viên âm thầm đăng ký sử dụng các công cụ AI công khai mà không được bộ phận CNTT phê duyệt, thường để bù đắp cho những thiếu sót của các giải pháp chính thức. Điều này không chỉ làm phân mảnh hệ thống của bạn mà còn mở cửa cho các rủi ro bảo mật
🧨 Kết quả không nhất quán và gây nhầm lẫn: Khi các hệ thống AI khác nhau đưa ra các đề xuất hoặc dữ liệu mâu thuẫn, quá trình ra quyết định trở nên chậm chạp và niềm tin vào AI ngày càng suy giảm
🧨 Chi phí đăng ký ngày càng tăng: Nếu nhóm tài chính của bạn bất ngờ trước số hóa đơn liên quan đến AI mỗi tháng, có thể bạn đang trả tiền cho nhiều công cụ hơn mức cần thiết
Làm thế nào để biết khi bạn đang phải xử lý quá nhiều ứng dụng AI? Một người dùng Reddit đã đặt ra câu hỏi hợp lý này.
👉🏽 Tìm hiểu thêm: Bạn đang phải trả bao nhiêu "thuế chuyển đổi"?
Cách quản lý và ngăn chặn sự bùng nổ AI
Sự bùng nổ AI không tự giải quyết. Nó sẽ không tự động "ổn định" sau một thời gian.
Nếu bạn muốn lấy lại quyền kiểm soát — và thực sự thấy lợi ích từ đầu tư AI — bạn cần một phương pháp chủ động và có cấu trúc. Dưới đây là cách các tổ chức hàng đầu đang giải quyết thách thức này:
1. Kiểm tra: Xác định bản đồ AI của bạn
Bắt đầu với một danh sách đầy đủ.
Danh sách công việc tất cả các công cụ AI đang được sử dụng, dù là được phê duyệt chính thức hay được một nhóm nhỏ áp dụng một cách âm thầm.
Nhưng đừng chỉ hỏi bộ phận CNTT – hãy khảo sát các tiêu đề lớn, kiểm tra báo cáo chi phí và tìm kiếm các đăng ký AI không chính thức. Bạn có thể sử dụng một bảng tính đơn giản hoặc một nền tảng quản lý công việc chuyên dụng để đang theo dõi:
- Tên công cụ và hàm
- Ai đang sử dụng nó (và tần suất sử dụng)
- Mức độ tích hợp (hoàn toàn tích hợp, một phần hoặc tách biệt)
- Tính năng trùng lặp với các công cụ khác
- Trạng thái bảo mật và tuân thủ
Tại sao điều này quan trọng: Bạn không thể sửa chữa những gì bạn không thể nhìn thấy. Như chúng ta đã thấy, 44,8% các nhóm đã từ bỏ các công cụ AI trong năm qua — thường vì không ai nhận ra có bao nhiêu công cụ đang được sử dụng hoặc giá trị mà chúng mang lại là bao nhiêu.
2. Tập trung: Loại bỏ sự lộn xộn, nâng cao ngữ cảnh
Khi đã hiểu rõ những gì đang có, đã đến lúc tối ưu hóa.
Mục tiêu không chỉ là giảm số lượng công cụ—mà là sử dụng các công cụ thông minh hơn, kết nối tốt hơn. Đây là cách thực hiện:
- Loại bỏ trùng lặp: Nếu ba nhóm đang sử dụng các chatbot AI khác nhau cho các công việc tương tự, hãy chọn công cụ tích hợp tốt nhất với hệ thống cốt lõi của bạn
- Chuyển sang các nền tảng tích hợp: Tìm kiếm các nền tảng cung cấp AI bối cảnh, hoạt động trên các tài liệu, công việc, trò chuyện và báo cáo — giảm thiểu nhu cầu sử dụng nhiều giải pháp riêng lẻ
- Ưu tiên bối cảnh: Chọn AI hiểu rõ thuật ngữ, quy trình làm việc và dữ liệu của tổ chức bạn
- Kết nối hệ thống của bạn: Sử dụng tích hợp và tìm kiếm được hỗ trợ bởi AI để phá vỡ rào cản, giúp thông tin trở nên dễ tiếp cận và có thể hành động từ một nơi duy nhất
3. Quản lý: Xây dựng các rào cản để đảm bảo AI bền vững
AI không có quy tắc là công thức cho hỗn loạn—và rủi ro. Thiết lập quy trình quản lý rõ ràng để đảm bảo chiến lược AI của bạn mang lại giá trị, không phải rắc rối:
- xây dựng chính sách áp dụng AI:* Xác định ai có quyền phê duyệt công cụ mới, tiêu chí cần đáp ứng (tích hợp, bảo mật, ROI) và cách đánh giá công cụ
- Tiêu chuẩn hóa luồng dữ liệu: Tạo bản đồ cách thông tin di chuyển giữa các công cụ AI và hệ thống lõi. Tránh "lỗ đen dữ liệu" nơi thông tin quan trọng bị mất
- *theo dõi sử dụng và rủi ro: Sử dụng bảng điều khiển để theo dõi việc áp dụng, từ bỏ và tuân thủ. Thường xuyên đánh giá các công cụ nào mang lại giá trị và các công cụ nào chỉ gây ra nhiễu
- đào tạo nhóm: *Cung cấp đào tạo về các công cụ được phê duyệt, các thực hành bảo mật tốt nhất và rủi ro của AI không được quản lý
💡Mẹo chuyên nghiệp: Xây dựng các thực hành bảo mật ngay từ thiết kế. Tự động hóa quy trình phê duyệt AI với ClickUp Automations và cung cấp kiến thức chuyên sâu về AI cho bất kỳ ai trong công ty thông qua Agentic workflows.
🧠 Bạn có biết? Một cuộc khảo sát của ClickUp cho thấy 45% nhân viên đã từng nghĩ đến việc sử dụng tự động hóa, nhưng chưa dám thực hiện. Các yếu tố như thời gian giới hạn, sự không chắc chắn về công cụ phù hợp và sự quá tải thông tin có thể cản trở mọi người bước đầu tiên hướng tới tự động hóa. Hãy xem cách bạn có thể sử dụng các trợ lý AI cho tự động hóa!
4. Lấy AI bối cảnh làm nền tảng cho doanh nghiệp của bạn
Cách hiệu quả nhất để loại bỏ sự bùng nổ công cụ AI?
Đầu tư vào một nền tảng tích hợp AI vào luồng công việc – nơi AI có thể tạo ra, tổ chức và tự động hóa mà không bắt người dùng phải chuyển đổi giữa các ứng dụng.
- Tự động hóa công việc và tóm tắt bằng AI
- Tài liệu, dự án và báo cáo được tích hợp
- Tìm kiếm trong môi trường làm việc kết nối kiến thức trên toàn bộ hệ thống của bạn
- Các tính năng quản trị và bảo mật tích hợp sẵn
Xem AI bối cảnh hoạt động. 👇🏼
Quản lý sự bùng nổ AI không chỉ đơn thuần là cắt giảm đăng ký. Điều này đòi hỏi bạn phải xây dựng một hệ sinh thái kết nối, được quản lý chặt chẽ và giàu ngữ cảnh, nơi AI thực sự là công việc cho bạn - chứ không phải ngược lại.
Vai trò của AI bối cảnh trong việc giải quyết tình trạng AI sprawl
Hầu hết các công cụ AI giống như những freelancer tài năng – họ làm tốt một việc. Nhưng họ không hiểu về kinh doanh của bạn, các dự án của bạn hoặc nhân viên của bạn.
AI bối cảnh là khác biệt.
Đó là chuyên gia nội bộ hiểu rõ ngôn ngữ, lịch sử và mục tiêu của tổ chức bạn. Thay vì xử lý từng yêu cầu một cách độc lập, nó kết nối các yếu tố xuyên suốt mọi tầng lớp của quy trình làm việc.
Đây là những điểm cài đặt của AI bối cảnh:
1. Một nền tảng, trí tuệ vô tận
AI bối cảnh là lớp trí tuệ chạy xuyên suốt toàn bộ không gian làm việc của bạn.
Thay vì phải chuyển đổi giữa một loạt các bot và trợ lý rời rạc, nhóm của bạn sẽ có một trải nghiệm thống nhất – nơi AI tạo ra, tổ chức và tự động hóa công việc trong bối cảnh cụ thể.
- Soạn thảo tài liệu dự án, chiến lược và bản tóm tắt bằng dữ liệu và thuật ngữ thực tế của bạn
- Tóm tắt các cuộc họp, chủ đề và tài liệu — không còn phải lọc qua hàng loạt cập nhật vô tận
- Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, phân công công việc và duy trì tiến độ dự án mà không cần can thiệp thủ công
ClickUp’s AI-powered Quản lý dự án giúp công việc của bạn hoạt động tự động, cho phép bạn và nhóm tập trung vào những việc quan trọng.
tại ClickUp, sứ mệnh của chúng tôi luôn là giúp mọi người tiết kiệm thời gian. Công cụ AI có mặt khắp nơi, nhưng không có công cụ nào giúp bạn tiết kiệm thời gian trong từng bước của ngày làm việc. ClickUp Brain được tích hợp sâu vào nơi bạn làm việc; nó kết nối các khoảng trống và liên kết các điểm giữa công việc, giao tiếp và kiến thức của bạn. ClickUp Brain ở đây để giúp bạn tiết kiệm thời gian và loại bỏ công việc về công việc.”
tại ClickUp, sứ mệnh của chúng tôi luôn là giúp mọi người tiết kiệm thời gian. Công cụ AI có mặt khắp nơi, nhưng không có công cụ nào giúp bạn tiết kiệm thời gian trong từng bước của ngày làm việc. ClickUp Brain được tích hợp sâu vào nơi bạn làm việc; nó kết nối các khoảng trống và liên kết các điểm giữa công việc, giao tiếp và kiến thức của bạn. ClickUp Brain ở đây để giúp bạn tiết kiệm thời gian và loại bỏ công việc về công việc.”
2. Quản lý công việc toàn diện, được hỗ trợ bởi AI
AI bối cảnh được tích hợp vào mọi tính năng — tác vụ, tài liệu, trò chuyện, bảng điều khiển và báo cáo. ClickUp Brain là một ví dụ hoàn hảo cho điều này.
Điều đó có nghĩa là:
- Không còn "các hòn đảo AI". Mọi thông tin, tự động hóa và đề xuất đều dựa trên công việc thực tế của bạn, không phải các mẫu chung chung
- tài liệu, dự án và báo cáo được tích hợp* giúp nhóm của bạn không bao giờ mất bối cảnh hoặc lặp lại nỗ lực
- tìm kiếm doanh nghiệp* được hỗ trợ bởi AI giúp bạn tìm kiếm bất kỳ thông tin nào — trên các ứng dụng kết nối — chỉ trong vài giây
3. Tập trung mà không phải hy sinh
ClickUp Brain là giải pháp cho vấn đề "AI tool sprawl". Thay vì phải trả tiền cho hàng chục gói đăng ký AI không liên kết, bạn sẽ nhận được:
- Một nền tảng duy nhất thay thế nhiều công cụ chuyên biệt—từ trợ lý viết lách đến bot phân tích đến công cụ ghi chú cuộc họp*
- quản trị AI nhất quán trên toàn tổ chức—với quyền truy cập, nhật ký kiểm tra và bảo mật được tích hợp sẵn
- Một nguồn thông tin duy nhất cho tất cả công việc, kiến thức và tự động hóa của bạn
4. Bối cảnh quyết định sự chấp nhận — và kết quả
Khi kiến thức, dự án và công cụ hợp tác của bạn được kết nối một cách liền mạch, các nhóm cuối cùng có thể trải nghiệm cam kết thực sự của AI trong công việc: thực thi quy mô lớn. Số nói lên tất cả:
- Các nhóm sử dụng AI tích hợp, bối cảnh như ClickUp Brain có khả năng sử dụng AI hàng ngày cao hơn 2.78 lần
- 39,1% người dùng ClickUp Brain đạt được tích hợp đầy đủ (so với 17,3% cho các công cụ khác)
- 83% người dùng cảm thấy thoải mái khi hợp nhất công cụ —vì tất cả những gì họ cần cuối cùng đã được tập trung vào một nơi duy nhất
Triển vọng tương lai: AI sprawl sẽ trở nên tồi tệ hơn hay kết thúc?
Sự bùng nổ của AI đang diễn ra với tốc độ chóng mặt, dù chúng ta có muốn hay không.
Dưới đây là những gì tương lai mang lại, được phân tích chi tiết qua các yếu tố khóa thúc đẩy vấn đề:
| yếu tố khóa*định hình sự bùng nổ AI | Hỗ trợ dữ liệu & thông tin | Dự án tác động |
|---|---|---|
| Sự gia tăng đột biến trong việc sử dụng AI | ➡️ ChatGPT đã đạt ~800 triệu người dùng hoạt động hàng tuần, xử lý hơn 1 tỷ lượt truy vấn hàng ngày và nhận 4,5 tỷ lượt truy cập website ➡️ Sử dụng AI hàng ngày của nhân viên văn phòng tăng 233% trong sáu tháng; 3 trong 5 người sử dụng hàng ngày, giúp tăng năng suất (+64%), tập trung (+58%) và sự hài lòng trong công việc (+81%) | ❗️Với AI đã được tích hợp sâu rộng trong các doanh nghiệp và quy trình làm việc hàng ngày, sự gia tăng của các công cụ AI đang diễn ra với tốc độ nhanh chóng thay vì chậm lại. Việc sử dụng AI đang trở nên phổ biến khắp nơi – không có dấu hiệu nào cho thấy xu hướng này sẽ suy giảm |
| Tích lũy thay vì tiêu chuẩn hóa | ➡️ 78% người dùng mang theo công cụ AI của riêng mình đến công việc; 52% không muốn thừa nhận việc sử dụng AI cho các công việc khóa | ❗️Sự gia tăng công cụ diễn ra một cách thiếu phối hợp. Việc áp dụng do nhân viên tự phát và tính bí mật thúc đẩy sự phân mảnh của hệ thống — và tạo ra khoảng cách văn hóa về tính minh bạch và niềm tin |
| Sự phân mảnh ngày càng gia tăng | ➡️ Hơn 40% các vụ vi phạm an ninh mạng vào năm 2027 có thể xuất phát từ việc sử dụng GenAI không đúng cách, gây lo ngại về niềm tin và bảo mật | ❗️Sự thiếu hụt chiến lược thống nhất làm trầm trọng thêm tình trạng phân mảnh, gia tăng mất mát ngữ cảnh, chi phí chuyển đổi (Toggl) và rủi ro bảo mật ngày càng gia tăng trong các môi trường phi tập trung |
| Bước tiếp theo là gì? | ➡️ Dựa trên mô hình áp dụng so với ROI, hiệu ứng "J-curve" cho thấy giá trị có thể bị trì hoãn nhưng vẫn có thể đạt được | ❗️Những tổ chức chủ động xây dựng khung AI thống nhất, bảo mật và giàu ngữ cảnh có thể đảo ngược tình trạng phình to và khai thác lợi thế bền vững từ AI |
Chấm dứt sự bùng nổ AI: Tập trung nỗ lực để đạt hiệu quả tối ưu!
Sự bùng nổ của AI không còn là giả thuyết—đó là thực tế đối với các nhóm hiện đại.
Nhưng tương lai không thuộc về những tổ chức có nhiều công cụ AI nhất—nó thuộc về những tổ chức có AI thông minh và kết nối nhất. Đó chính là nơi ClickUp phát huy tác dụng.
ClickUp Brain cung cấp một lớp trí tuệ thông minh tích hợp sâu, nhận biết ngữ cảnh, hỗ trợ mọi khía cạnh công việc của bạn — tài liệu, công việc, trò chuyện, tìm kiếm và tự động hóa — tất cả trong một nền tảng duy nhất.
Thay vì phải quản lý một hệ thống lộn xộn gồm nhiều bot và trợ lý, nhóm của bạn sẽ có một nền tảng duy nhất, thống nhất, hiểu rõ hoạt động kinh doanh của bạn, thích ứng với nhu cầu và trở nên thông minh hơn qua từng tương tác.
Bằng cách hợp nhất hệ thống AI của bạn với ClickUp, bạn sẽ loại bỏ chi phí chuyển đổi giữa các công cụ, giảm chi phí và cuối cùng khai thác được tiềm năng thực sự của trí tuệ nhân tạo: thực thi nhanh hơn, ra quyết định thông minh hơn và một nhóm miễn phí để tập trung vào những gì quan trọng nhất!
✅ Đăng ký ClickUp ngay hôm nay để tận hưởng những gì tốt nhất mà AI có thể mang lại.
Câu hỏi thường gặp
1. Sự khác biệt giữa sự bùng nổ AI và sự bùng nổ SaaS là gì?
Sự bùng nổ AI đề cập đến sự phát triển không kiểm soát của các công cụ, mô hình và giải pháp trí tuệ nhân tạo trong một tổ chức, thường không có sự giám sát tập trung. SaaS sprawl, mặt khác, là sự phát triển không kiểm soát của các ứng dụng phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS). Mặc dù cả hai đều liên quan đến việc triển khai và quản lý phân tán, AI sprawl đặc biệt tập trung vào công nghệ AI, có thể mang lại những rủi ro đặc thù như bảo mật dữ liệu, thiên vị mô hình và tuân thủ quy định, ngoài những thách thức thông thường của SaaS sprawl như chi phí, bảo mật và vấn đề tích hợp.
2. Những ví dụ về sự bùng nổ AI trong kinh doanh là gì?
- Các bộ phận khác nhau triển khai độc lập các chatbot AI hoặc trợ lý ảo khác nhau
- Các nhóm sử dụng nhiều mô hình học máy khác nhau cho các công việc tương tự mà không có sự phối hợp
- Nhân viên sử dụng các công cụ AI tạo sinh (như công cụ tạo văn bản hoặc hình ảnh) mà không có sự phê duyệt của bộ phận CNTT
- Các dự án AI "bóng tối" nơi các bộ phận kinh doanh tự phát triển hoặc mua sắm các giải pháp AI ngoài các kênh chính thức
- Các nền tảng phân tích AI trùng lặp dẫn đến xử lý và lưu trữ dữ liệu trùng lặp
3. Tại sao sự bùng nổ AI lại nguy hiểm cho doanh nghiệp?
Sự bùng nổ AI có thể dẫn đến:
- lỗ hổng bảo mật:* Các công cụ AI không được giám sát có thể lộ thông tin nhạy cảm
- Vấn đề tuân thủ: Thiếu sự giám sát có thể dẫn đến kết quả vi phạm quy định
- Kết quả không nhất quán: Các mô hình khác nhau có thể tạo ra kết quả mâu thuẫn
- Chi phí tăng cao: Các công cụ và hạ tầng trùng lặp làm tăng chi phí
- Hiệu quả hoạt động kém: Khó khăn trong việc quản lý, tích hợp và mở rộng các giải pháp AI
4. Shadow AI là gì và nó có liên quan như thế nào đến sự bùng nổ AI?
Shadow AI đề cập đến việc sử dụng hoặc phát triển các công cụ và mô hình AI bởi nhân viên hoặc bộ phận mà không có sự biết đến hoặc phê duyệt của nhóm IT hoặc quản trị. Đây là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến sự bùng nổ AI, vì các giải pháp không được phê duyệt này góp phần vào sự lan rộng không kiểm soát của công nghệ AI, tăng nguy cơ về bảo mật, tuân thủ và phân bổ tài nguyên.
5. Vậy là việc cần làm để đo lường chi phí của sự bùng nổ AI là gì?
Chi phí của sự bùng nổ AI có thể được đo lường bằng:
- Chi phí trực tiếp: Giấy phép, đăng ký và hạ tầng cho các công cụ AI trùng lặp
- Chi phí ẩn: Thời gian dành cho việc quản lý, tích hợp hoặc khắc phục sự cố của nhiều giải pháp
- rủi ro về bảo mật và tuân thủ: *Tiềm ẩn nguy cơ bị phạt hoặc thiệt hại do vi phạm hoặc không tuân thủ quy định
- hiệu quả hoạt động kém:* Trì hoãn và lỗi do kết quả đầu ra của AI không nhất quán hoặc mâu thuẫn
- trùng lặp tài nguyên:* Nỗ lực trùng lặp giữa các nhóm hoặc bộ phận
6. Vai trò của quản trị trong việc ngăn chặn sự bùng nổ AI là gì?
Quản trị thiết lập chính sách, tiêu chuẩn và giám sát cho việc triển khai và sử dụng AI. Quản trị hiệu quả:
- Tập trung hóa quá trình ra quyết định trong việc lựa chọn và triển khai công cụ AI
- Đảm bảo tuân thủ các quy định và chính sách nội bộ
- Thúc đẩy tính minh bạch và tài khoản giải trình
- Giảm thiểu trùng lặp và tối ưu hóa phân bổ tài nguyên
- Theo dõi hiệu suất, bảo mật và các yếu tố đạo đức của AI, giúp ngăn chặn sự lan rộng và các rủi ro liên quan