Khi viết bài này, tôi đang chuyển đổi giữa bảy tab trình duyệt, ClickUp để theo dõi thời gian, Slack để liên lạc và điện thoại di động đang sạc trên đế sạc, hiển thị ngay trước mặt tôi. Nếu điều đó nghe có vẻ như quá nhiều ứng dụng mở đồng thời cho một công việc, thì chúng ta còn chưa bắt đầu đâu.
"Để thực hiện một giao dịch chuỗi cung ứng, mỗi người tham gia phải chuyển đổi khoảng 350 lần giữa 22 ứng dụng và trang web khác nhau", các nhà nghiên cứu của Harvard Business Review [HBR] viết.
Trong nghiên cứu của họ, một người dùng trung bình chuyển đổi giữa các ứng dụng và trang web khác nhau khoảng 1200 lần mỗi ngày. Tất cả những sự phân tâm này rõ ràng đều có cái giá phải trả. Trong bài đăng trên blog này, chúng tôi thảo luận về chi phí của việc liên tục chuyển đổi giữa các ứng dụng [còn được gọi là thuế chuyển đổi] và cách bạn có thể tránh nó.
Thuế chuyển đổi là gì?
Thuế chuyển đổi là sự mất năng suất mà bạn gặp phải do thường xuyên chuyển đổi công việc hoặc ứng dụng. Yếu tố chuyển đổi đề cập đến việc chuyển đổi bối cảnh tại nơi làm việc. Và yếu tố thuế đề cập đến cái giá mà bạn phải trả:
- Chuyển đổi vật lý giữa các tab, ứng dụng hoặc thiết bị
- Thời gian tải thêm cho bất kỳ tab, ứng dụng hoặc thiết bị nào trong số này
- Thích ứng với ứng dụng mới, giao diện và mục đích của ứng dụng
- Thu thập thông tin hoặc thực hiện hành động trong ứng dụng mới trước khi chuyển sang bước tiếp theo trong quy trình công việc
- Sự phân tâm từ các ứng dụng không liên quan đến công việc, chẳng hạn như quá nhiều thông báo trên điện thoại di động cá nhân
Thuế chuyển đổi có thể ảnh hưởng đến năng suất của tổ chức theo nhiều cách khác nhau.
Tác động của thuế chuyển đổi đối với năng suất là gì?
Thoạt nhìn, việc sử dụng nhiều ứng dụng/tab có vẻ hiển nhiên, thậm chí cần thiết. Làm thế nào một nhà văn có thể viết mà không cần nghiên cứu? Làm thế nào một nhà phát triển có thể viết mã mà không có bộ công cụ của họ? Làm thế nào một nhân viên dịch vụ khách hàng có thể truy cập tất cả thông tin họ cần mà không cần truy cập nhiều ứng dụng?
Mặc dù việc chuyển đổi giữa các ứng dụng là không thể tránh khỏi, nhưng thuế chuyển đổi có thể tăng theo cấp số nhân khi quá mức.
Căng thẳng và mất tập trung: Chuyển đổi quá nhiều khiến não bộ sản sinh cortisol, hormone căng thẳng, có tác động đáng kể đến công việc. Nó làm giảm sự tập trung, trì hoãn cả những công việc đơn giản nhất và ảnh hưởng đến sức khỏe của nhân viên.
Không hiệu quả: Chuyển đổi giữa các ứng dụng đòi hỏi mọi người phải định hướng lại mỗi lần. Thông tin được lưu giữ trong bộ nhớ ngắn hạn của họ sẽ giảm đi, làm mất bối cảnh và khiến toàn bộ quá trình trở nên không hiệu quả.
Sự kém hiệu quả: Nghiên cứu của HBR cho thấy mỗi lần chuyển đổi bối cảnh, mỗi người mất hơn hai giây. Điều đó có nghĩa là bạn mất tới bốn giờ mỗi tuần và năm tuần làm việc mỗi năm chỉ để định hướng lại bản thân. Điều này gây ra sự chậm trễ không cần thiết và sự kém hiệu quả tổng thể.
Tỷ lệ lỗi cao hơn: Việc liên tục chuyển đổi trọng tâm có thể dẫn đến sai sót và sơ suất, từ đó làm tăng chi phí khắc phục.
Chất lượng công việc giảm: Chuyển đổi bối cảnh làm giảm thời gian tập trung. Sự phân tán sự chú ý có nghĩa là nhân viên văn phòng phải dành nhiều thời gian và nỗ lực nhận thức hơn để hoàn thành công việc, không có không gian tâm trí để cải thiện chất lượng.
Kìm hãm sự sáng tạo: Khi một người phải chuyển đổi giữa hàng chục ứng dụng cho mỗi quy trình, họ bị thúc đẩy bởi danh sách kiểm tra thay vì trí óc sáng tạo của mình. Việc chuyển đổi bối cảnh dẫn đến chi phí chuyển đổi quá mức do phân tán sự chú ý, làm gián đoạn công việc chuyên sâu, kìm hãm sự sáng tạo và đổi mới.
Nếu bạn đã từng nhấn Alt-Tab để chuyển sang một ứng dụng và tự hỏi: "Chờ đã, tôi đang làm gì vậy?", thì bạn đã phải trả thuế chuyển đổi. Một người kiếm được 100.000 đô la một năm có thể phải trả tới 9.000 đô la (tương đương với tiền lương của năm tuần) cho thuế chuyển đổi.
Điều này có thể khác nhau đáng kể giữa các ngành. Dưới đây là cách thức cụ thể.
Thuế chuyển đổi ảnh hưởng đến các ngành khác nhau như thế nào
Tác động tổng thể mà chúng tôi đã thảo luận ở trên áp dụng cho tất cả các ngành. Tuy nhiên, một số ngành trải nghiệm thuế chuyển đổi khác với các ngành khác. Dưới đây là cách thức.
Tài chính
Các nhóm tài chính chịu trách nhiệm về các tính toán phức tạp, báo cáo, dự báo và tuân thủ. Đối với mỗi công việc, họ phải chuyển đổi giữa các phần mềm ERP, lập kế hoạch tài chính, tính lương, tuân thủ, v.v. ngoài quản lý dự án, email và vô số bảng tính.
Lỗi và sự không chính xác do chuyển dữ liệu thủ công giữa các hệ thống là chi phí chuyển đổi lớn nhất đối với nhân viên trong nhóm tài chính. Thiếu một số 0 trong tính toán có thể dẫn đến hiệu ứng cộng dồn quá mức!
Marketing
Các nhóm tiếp thị được biết là sử dụng nhiều ứng dụng khác nhau để lập kế hoạch, tạo nội dung, thiết kế sáng tạo, xuất bản, phân phối, giám sát, phân tích dữ liệu, quản lý dự án, quản lý mối quan hệ khách hàng [CRM] và hơn thế nữa.
Mặc dù marketing là một trong những bộ phận sáng tạo nhất trong tổ chức, họ thường bị phân tâm bởi bộ công cụ làm việc của mình. Sự phân tâm này ảnh hưởng đến sự sáng tạo và gây ra sự nhàm chán trong tổ chức.
Nhân sự
Bộ công cụ của nhóm nhân sự bao gồm các ứng dụng cho tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới, quản lý nhân viên, quản lý phúc lợi, quản lý hiệu suất, v.v. Ví dụ, một chuyên gia tuyển dụng nhân tài xử lý một ứng viên bằng cách chuyển đổi giữa Hệ thống theo dõi ứng viên [ATS], email, công cụ lên lịch phỏng vấn, hệ thống quản lý tài liệu, Microsoft Teams, v.v.
Sự phân mảnh này có thể làm chậm quá trình tuyển dụng và tăng nguy cơ mất đi nhân tài hàng đầu do chậm trễ.
Sản phẩm
Các nhóm sản phẩm được biết đến với công nghệ của họ. Tài liệu, lộ trình, mục tiêu, công việc, theo dõi lỗi, tích hợp DevOps, ghi chú đứng, phản hồi và nhìn lại, trình bày demo, phần mềm tính thời gian, v.v. Hầu như tất cả các công cụ kinh doanh này đều cần thiết.
Nếu không hợp nhất và tích hợp các công cụ này, việc chuyển đổi giữa chúng có thể kéo dài thời gian chu kỳ một cách không cần thiết, giảm chất lượng và cản trở sự đổi mới.
Cho dù bạn là nhà tiếp thị, nhà văn, lập trình viên, nhân viên dịch vụ khách hàng hay nghệ sĩ, thuế chuyển đổi là không cần thiết. Mặc dù việc chuyển đổi bối cảnh là không thể tránh khỏi, nhưng đây là cách bạn có thể giảm thiểu thời gian chuyển đổi bằng những thay đổi đơn giản trong quy trình làm việc của mình.
Cách giảm thuế chuyển đổi
Điều quan trọng cần nhớ là chỉ có nhiều ứng dụng không dẫn đến thuế chuyển đổi. Trong công việc tri thức hiện đại, cần có nhiều ứng dụng để hoàn thành công việc. Trong nhiều trường hợp, các ứng dụng này còn giúp tăng tốc độ hoàn thành công việc.
Toggl tax xảy ra khi có quá nhiều chuyển đổi giữa các ứng dụng này một cách không cần thiết và phức tạp. Dưới đây là cách quản lý nhiều dự án và công việc cùng một lúc, đồng thời dễ dàng tránh được toggle tax.
Xem xét lại quy trình làm việc của bạn
Hãy dành thời gian để suy nghĩ về quy trình công việc hiện tại của bạn. Ví dụ: với tư cách là một nhóm tiếp thị, hãy nghĩ về tất cả các công việc bạn cần làm và cách công việc được luồng từ bước này sang bước khác.
Lập bản đồ các công cụ bạn đang sử dụng trong quá trình này. Bảng trắng ClickUp cung cấp một không gian cộng tác tuyệt vời để vẽ các quy trình công việc hiện có.
Xác định các bản sao và nội dung trùng lặp. Ví dụ: bạn có thể đang sử dụng Tài liệu Google, Microsoft Word và Notepad để tạo nội dung.
Thiết kế trạng thái lý tưởng của bạn. Sử dụng Bản đồ Tư duy ClickUp để hình dung quy trình hiệu quả nhất của bạn. Hoặc sử dụng các chế độ xem ClickUp để trực quan hóa quy trình làm việc của bạn theo hơn 15 cách có thể tùy chỉnh.
Tập trung các công cụ và thông tin
Để công việc diễn ra suôn sẻ, bạn cần hợp nhất thông tin và cho phép mọi người trong nhóm truy cập. Ví dụ: là một chuyên gia nhân sự, nếu bạn có thông tin ứng viên trên ATS, thư mời làm việc trên Tài liệu Google và cuộc hội thoại đàm phán qua email, thì việc chuyển đổi giữa ba đối tượng/kỳ/phiên bản này là không cần thiết.
Hãy thử thiết lập toàn bộ quy trình làm việc trong một công cụ. Biểu mẫu ClickUp giúp thu thập thông tin ứng viên tại một nơi. Bạn có thể tải thư mời làm việc dưới dạng PDF lên nhiệm vụ ứng tuyển của họ và quản lý các cuộc thảo luận đàm phán trong phần bình luận. Điều này giúp xử lý vòng đời ứng viên mà không cần chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng.
Tìm cách tích hợp các công cụ của bạn. Khi bạn cần sử dụng nhiều phần mềm khác nhau, hãy chuyển thông tin vào và ra khỏi công cụ chính của bạn. ClickUp cung cấp hơn 1000 tích hợp để trở thành bảng điều khiển duy nhất cho tất cả các quy trình công việc của bạn.
Xây dựng khả năng báo cáo. Với các tích hợp này, Bảng điều khiển ClickUp cho phép bạn xem tất cả các báo cáo bạn cần ở một nơi. Xem các chỉ số thu hút nhân tài, chẳng hạn như tỷ lệ chấp nhận, thời gian phản hồi, trải nghiệm của ứng viên, v.v. Sử dụng thông tin này để tối ưu hóa quy trình làm việc để tránh phải trả thuế chuyển đổi.
Xây dựng một môi trường làm việc toàn diện với tính năng tìm kiếm
Hợp nhất thông tin cho phép truy cập. Nhưng chỉ vậy thôi là chưa đủ. Hãy tưởng tượng bạn đang làm việc trong một nhóm phát triển phần mềm, nơi bạn phải dành thời gian tìm kiếm các tiêu chí chấp nhận cho tính năng mà bạn đang lập trình.
Để hoạt động hiệu quả, các nhóm cần có thể tìm kiếm thông tin mà không phải trả thêm chi phí chuyển đổi. Tính năng tìm kiếm toàn cầu của ClickUp được thiết kế để ngăn chặn điều này.
- Nhanh chóng tìm thấy bất kỳ tệp nào, cho dù tệp đó nằm trong ClickUp, ứng dụng được kết nối hay ổ đĩa cục bộ của bạn
- Thêm các lệnh tìm kiếm tùy chỉnh như phím tắt đến liên kết, lưu trữ văn bản để sử dụng sau và nhiều hơn nữa để tìm kiếm mọi thứ ở một nơi duy nhất
- Mở rộng tìm kiếm đến các ứng dụng yêu thích của bạn và tìm kiếm tất cả ở một nơi
- Tìm kiếm từ mọi nơi, bao gồm Trung tâm lệnh, Thanh hành động toàn cầu hoặc máy tính để bàn của bạn
Tự động hóa
Các nhóm chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau để thực hiện các công việc nhỏ, như cập nhật trạng thái hoặc đánh dấu công việc đã hoàn thành, trong đó nhiều công việc có thể dễ dàng tự động hóa. Tự động hóa giúp hợp lý hóa quy trình làm việc, xử lý các công việc lặp đi lặp lại và giảm thiểu nỗ lực thủ công.
Tự động hóa ClickUp
Với hơn 100 tính năng tự động hóa của ClickUp, loại bỏ các công việc bận rộn như phân công nhiệm vụ, đăng bình luận, thay đổi trạng thái, thông báo chậm trễ, v.v.
Ví dụ: thông tin khách hàng được nhập vào phần mềm quản lý đơn đặt hàng có thể tự động cập nhật lên ClickUp, cho phép chia sẻ một quy trình làm việc duy nhất và loại bỏ việc nhập thủ công cùng một dữ liệu vào nhiều nơi.
ClickUp Brain
Sử dụng AI trong công việc của bạn để loại bỏ thuế chuyển đổi. Từ tóm tắt ghi chú cuộc họp đến tìm kiếm câu trả lời, ClickUp Brain có thể là trợ lý cá nhân cho các nhu cầu riêng biệt của bạn.
Tiết kiệm chi phí chuyển đổi thuế với ClickUp
Hầu hết công việc trong thế giới kỹ thuật số đều phụ thuộc vào dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Giá trị mà dữ liệu này mang lại thường là yếu tố khác biệt lớn nhất của một tổ chức. Tuy nhiên, cái giá bạn phải trả cho điều này, tức là thuế chuyển đổi, thường quá cao và không có kỹ thuật quản lý thời gian nào có thể ngăn chặn điều này.
ClickUp sẵn sàng giúp bạn. Với số lượng lớn các tính năng, chế độ xem, tích hợp và tính năng tìm kiếm toàn cầu dựa trên AI, ClickUp được thiết kế để trở thành không gian làm việc tất cả trong một của bạn.
Làm cho công việc của bạn hiệu quả hơn. Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay!