Chúng tôi biết bạn cũng biết rằng bận rộn không có nghĩa là làm việc hiệu quả!
Công việc bận rộn nhưng không quan trọng và các công việc có giá trị thấp thường cản trở việc hoàn thành các công việc quan trọng. Điều này có thể dẫn đến sự tích tụ công việc quan trọng và gây ra căng thẳng không cần thiết.
Hơn nữa, những yếu tố gây xao lãng trong môi trường kỹ thuật số và yêu cầu liên tục phải làm nhiều việc cùng lúc khiến mọi người khó duy trì sự tập trung và năng suất.
Giải pháp? Tập trung thời gian hoặc thời gian làm việc không bị gián đoạn để hoàn thành các công việc quan trọng trong danh sách công việc cần làm.
Chúng tôi đã thấy sự tập trung không gián đoạn mang lại hiệu quả tuyệt vời cho năng suất của chúng tôi. Nó giúp chúng tôi tiết kiệm thời gian và mang lại kết quả tốt hơn, nhanh hơn. Và chúng tôi ở đây để chia sẻ cách nó có thể làm điều tương tự cho bạn.
Thời gian tập trung là gì?
Thời gian tập trung là một khối thời gian dành riêng để hoàn thành các công việc quan trọng, có tác động lớn mà không bị gián đoạn. Khối thời gian tập trung không có thông báo, đa nhiệm và chuyển đổi bối cảnh giữa các công việc và ứng dụng. Kỹ thuật quản lý thời gian đơn giản này cho phép bạn ưu tiên công việc phù hợp với mục tiêu và đòi hỏi sự tập trung hoàn toàn của bạn, dẫn đến kết quả chất lượng cao.
Ví dụ: nếu bạn là một nhà văn nội dung muốn viết một bài báo chất lượng cao, hãy thực hiện thời gian làm việc không bị gián đoạn. Bằng cách dành ra một khoảng thời gian để tập trung cao độ, kỹ thuật này có thể giúp bạn đạt được trạng thái luồng cần thiết để tạo ra tác phẩm tốt nhất và hoàn thành công việc đúng hạn.
Những thách thức phổ biến khi tập trung thời gian
Dành thời gian liên tục cho công việc nghe có vẻ lý tưởng, nhưng thực tế rất khó thực hiện. Dưới đây là những thách thức phổ biến cần lưu ý:
Điện thoại thông minh
Còn gì có thể gây mất tập trung hơn điện thoại thông minh? Trung bình, người Mỹ kiểm tra điện thoại của họ 58 lần mỗi ngày, và gần 52% (30 lần mỗi ngày) trong số đó xảy ra trong giờ làm việc.
Việc kiểm tra thông báo hoặc mở khóa và liếc nhìn điện thoại theo thói quen có thể nhanh chóng trở thành 10 phút mất tập trung khi bạn bắt đầu cuộn màn hình một cách vô thức hoặc trả lời tin nhắn.
Điều này tất nhiên là ngoài thời gian bạn mất khi chuyển đổi giữa các công việc. Một khi mất tập trung, bạn có thể mất một thời gian để lấy lại, đôi khi lên đến 20 phút. Do đó, điều quan trọng là giảm thiểu các yếu tố gây xao lãng từ điện thoại thông minh để duy trì sự tập trung và năng suất.
Email và tin nhắn
Ứng dụng nhắn tin rất hữu ích để giữ liên lạc với các nhóm, đối tác và khách hàng ở xa. Tuy nhiên, những gián đoạn liên quan đến công việc này có thể làm giảm năng suất đáng kể khi chúng làm bạn mất tập trung khỏi các công việc quan trọng.
Hãy tắt thông báo không cần thiết và chỉ bật thông báo cho những người có thể liên hệ với bạn về công việc khẩn cấp. Bạn cũng có thể chặn các ứng dụng gây xao lãng trên điện thoại bằng các ứng dụng như Forest.
Các cuộc họp không cần thiết
Làm việc với và trong các nhóm đòi hỏi sự hợp tác, và hợp tác thường đòi hỏi các cuộc họp. Nhưng không phải tất cả các cuộc họp đều hiệu quả. Một số cuộc họp thậm chí có thể không cần sự hiện diện của bạn.
Bảo vệ thời gian tập trung và năng suất của bạn bằng cách từ chối tham gia các cuộc họp mà sự hiện diện của bạn không mang lại hiệu quả. Tốt hơn nữa, khuyến khích giải quyết các vấn đề không đồng bộ qua email hoặc Slack bất cứ khi nào có thể để tiết kiệm thời gian và tránh những cuộc họp không hiệu quả cho mọi người.
Làm nhiều việc cùng lúc
Điều này có thể gây ngạc nhiên, nhưng làm nhiều việc cùng lúc sẽ làm gián đoạn các phiên tập trung. Mặc dù nhiều người trong chúng ta mong muốn làm nhiều việc cùng lúc và hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn, nhưng chỉ một số ít người có thể làm được điều đó một cách hiệu quả.
Một số người có thể xử lý nhiều công việc đơn giản cùng một lúc, như gọi điện, kiểm tra email và nhập dữ liệu.
Tuy nhiên, đối với hầu hết mọi người, chuyển đổi bối cảnh là một thách thức lớn khi phải xử lý nhiều công việc đòi hỏi nhận thức cao cùng một lúc.
Việc liên tục chuyển đổi giữa các công việc này gây ra chi phí nhận thức, khiến bạn khó duy trì công việc chuyên sâu.
Vì vậy, hãy theo dõi xem bạn có thể làm nhiều việc cùng lúc mà vẫn duy trì năng suất hay không và thực hiện thay đổi nếu cần.
Lợi ích của Thời gian Tập trung
Để cải thiện năng suất, hãy biến thời gian tập trung thành một thói quen tiêu chuẩn tại nơi làm việc của bạn. Bằng cách dành ra vài giờ để tập trung hoàn toàn vào công việc có tác động lớn, bạn có thể trải nghiệm nhiều lợi ích của thời gian tập trung, bao gồm:
Tập trung tốt hơn
Dành vài giờ để tập trung vào các công việc ưu tiên sẽ giúp tăng năng suất của bạn. Tắt điện thoại, đặt điện thoại ở chế độ im lặng và giảm thiểu tương tác với đồng nghiệp cũng sẽ giúp bạn tập trung vào công việc và tăng năng suất.
Quản lý thời gian hiệu quả hơn
Khi bạn dành ra một khối thời gian nhất định để tập trung làm việc, bạn đang kiểm soát lịch trình của mình. Cam kết tập trung thời gian này khuyến khích sự có tổ chức, sắp xếp thứ tự ưu tiên và kỷ luật trong cách bạn sử dụng thời gian của mình.
Nếu bạn dành một khoảng thời gian cụ thể mỗi ngày cho các công việc nhất định, bạn có thể loại bỏ các yếu tố gây xao lãng và tăng hiệu quả. Quản lý các yếu tố gây xao lãng cũng giúp quản lý thời gian tốt hơn.
Ví dụ, thay vì dành vài giờ trong ngày để trả lời email, bạn có thể dành một giờ riêng (chẳng hạn một giờ liên tục vào buổi sáng) để giảm đáng kể thời gian dành cho công việc quan trọng này.
Năng suất được cải thiện
Bằng cách loại bỏ việc chuyển đổi công việc và phân mảnh, thời gian tập trung kéo dài không bị phân tâm cho phép bạn trải nghiệm luồng công việc. Bạn sẽ làm việc nhanh hơn, tạo ra kết quả chất lượng cao hơn và đạt tiến độ nhanh hơn trong các dự án có ý nghĩa.
Một số người có thể làm được nhiều việc hơn trong những giờ tập trung này so với cả một ngày đầy phiền nhiễu.
Chất lượng công việc tốt hơn
Tập trung thời gian giúp suy nghĩ sâu sắc, sáng tạo và nâng cao hiệu suất công việc. Không bị gián đoạn, bạn có thể suy nghĩ rõ ràng, cân nhắc các sắc thái, kết nối các ý tưởng và áp dụng hết khả năng của mình vào công việc đang làm. Kết quả là bạn sẽ đạt được kết quả công việc chất lượng cao hơn và thực sự tự hào về công việc của mình.
Cách giới hạn các yếu tố gây xao lãng và thực hiện thời gian tập trung
Như chúng tôi đã đề cập trước đó, những yếu tố gây xao lãng có thể làm giảm thời gian tập trung của bạn và cuối cùng làm giảm năng suất. Tuy nhiên, có một số cách đã được chứng minh để giảm thiểu những yếu tố gây xao lãng, thực hiện thành công phiên tập trung và tối đa hóa lợi ích của nó.
Hãy xem bạn có thể làm điều này như thế nào:
1. Kỹ thuật Pomodoro
Kỹ thuật Pomodoro, được phát triển bởi Francesco Cirillo, thúc đẩy năng suất thông qua các phiên làm việc tập trung 25 phút (Pomodoros) sau đó là 5 phút nghỉ ngơi.
Dưới đây là tổng quan cơ bản về kỹ thuật Pomodoro:
- Chọn một công việc bạn muốn thực hiện.
- Đặt hẹn giờ trong 25 phút (một Pomodoro).
- Tập trung vào công việc đã chọn cho đến khi đồng hồ báo thời gian.
- Dành một khoảng thời gian ngắn (khoảng 5 phút) để thư giãn và nạp lại năng lượng.
- Lặp lại quy trình.
- Sau khi hoàn thành bốn Pomodoro, hãy nghỉ ngơi lâu hơn (15-30 phút).
Ý tưởng chính là làm việc trong những khoảng thời gian ngắn, tập trung cao độ để duy trì sự tập trung và tránh kiệt sức.
Nghỉ ngơi thường xuyên cũng giúp ngăn ngừa mệt mỏi về tinh thần và duy trì năng suất làm việc tổng thể.
Cách tốt nhất để thực hiện kỹ thuật này là sử dụng Trình tạo khoảng thời gian làm việc Pomodoro của ClickUp. Công cụ này cho phép bạn chia công việc thành các khoảng thời gian nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Bằng cách theo dõi khoảng thời gian làm việc và thời gian nghỉ ngơi, bạn sẽ hiểu rõ hơn về mô hình năng suất của mình và có thể điều chỉnh để tối ưu hóa việc quản lý thời gian
Đây là một công cụ tuyệt vời giúp bạn tập trung, tránh bị phân tâm và cân bằng cuộc sống công việc.
2. Tránh làm nhiều việc cùng lúc và chuyển đổi ngữ cảnh
Chuyển đổi bối cảnh và đa nhiệm là cách mà hầu hết mọi người xử lý nhiều công việc cùng một lúc.
Việc chuyển đổi ngữ cảnh, hay chuyển đổi nhanh chóng giữa các công việc, làm gián đoạn luồng công việc và đòi hỏi nỗ lực tinh thần. Điều này thường làm giảm năng suất và tăng lỗi.
Đa nhiệm, hay quản lý nhiều công việc cùng lúc với việc sắp xếp thứ tự ưu tiên, cho phép tiến độ song song nhưng có thể dẫn đến sự phân tán sự chú ý và giảm hiệu quả.
Sự lựa chọn phụ thuộc vào bản chất của công việc và sở thích cá nhân về năng suất và sự tập trung. Tuy nhiên, cả hai yếu tố này đều có thể làm gián đoạn thời gian tập trung của bạn.
Sử dụng tính năng Ngày và giờ của ClickUp để đặt ngày bắt đầu, ngày đáo hạn và nhắc nhở để hoàn thành công việc đúng hạn. Bạn cũng có thể sử dụng tính năng này để lập kế hoạch lịch trình và dành các khoảng thời gian khác nhau cho các công cụ, ứng dụng hoặc thiết bị cụ thể.
Điều này sẽ giúp bạn tạo ra các khoảng thời gian để giải quyết công việc bận rộn, chẳng hạn như kiểm tra thông báo, trả lời email hoặc phản hồi các yêu cầu khác ngoài thời gian tập trung dành riêng của bạn.
3. Cân nhắc việc phân chia thời gian thành các khối
Dành một khoảng thời gian riêng cho một công việc cụ thể là một chiến lược hiệu quả để tập trung vào các nhiệm vụ ưu tiên. Trước khi bắt đầu một công việc quan trọng, hãy chặn lịch của bạn. Dành ra ít nhất 60-90 phút để bạn có thể tập trung vào công việc. Tránh lên lịch các cuộc họp trong khoảng thời gian này.
Ngoài ra, hãy cho đồng nghiệp biết về các khối tập trung của bạn để họ biết không làm phiền bạn trừ khi có việc khẩn cấp. Thử nghiệm để tìm ra thời lượng khối và số khối lý tưởng mỗi ngày cho bạn.
Phân chia thời gian là một chiến lược quản lý thời gian đơn giản nhưng hiệu quả, giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn bằng cách giảm thiểu sự phân tâm và thúc đẩy sự tập trung liên tục vào các công việc quan trọng.
Bạn có thể sử dụng tính năng Theo dõi thời gian dự án của ClickUp để theo dõi thời gian dành cho các công việc khác nhau và tối ưu hóa thời gian để đạt năng suất cao nhất. Đặt ước lượng, thêm ghi chú và xem báo cáo về thời gian của bạn. Bạn cũng có thể tạo và áp dụng nhãn để dễ dàng phân loại và lọc thời gian dành cho các công việc. Bằng cách thêm ghi chú vào mục nhập thời gian, bạn có thể tham khảo chính xác những gì bạn đã dành thời gian và hiểu liệu bạn đang làm việc hiệu quả hay chỉ bận rộn.
Một tính năng hữu ích khác giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả là Nhiệm vụ ClickUp. Tính năng này cho phép bạn dễ dàng tạo và phân công nhiệm vụ, đặt ngày đáo hạn và mức độ ưu tiên, theo dõi tiến độ và liên lạc với các thành viên trong nhóm trên một nền tảng tập trung. Bạn có thể sử dụng tính năng này để hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn, duy trì sự tổ chức và đạt được kết quả tốt hơn.
4. Tạo danh sách việc cần làm
Tạo danh sách việc cần làm là cách đơn giản nhất để quản lý các công việc hàng ngày của bạn. Danh sách này giúp bạn theo dõi tất cả các công việc cần làm, giảm căng thẳng và sự không chắc chắn, đồng thời mang lại cảm giác thành tựu mỗi khi bạn hoàn thành một công việc trong danh sách.
Tuy nhiên, đừng chỉ tập trung để hoàn thành nhiều công việc hơn trong cùng một khoảng thời gian; thay vào đó, hãy đặt mục tiêu là những công việc có thể thực hiện được trong một khoảng thời gian cụ thể.
Một mẹo đơn giản là tạo danh sách công việc cần làm trước khi bắt đầu ngày mới. Điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ những việc cần hoàn thành trong ngày.
Bạn cũng có thể tạo danh sách công việc hàng ngày cho các hoạt động lặp lại. Bước đầu tiên, hãy bắt đầu bằng cách đặt một vài mục tiêu và sau đó dần dần thêm vào khi bạn đã đánh giá được thời gian trung bình cần thiết cho mỗi công việc.
Với ClickUp Notepad, bạn có thể sắp xếp công việc, ghi chú, ý tưởng và nhiệm vụ cần làm một cách dễ dàng. Hợp lý hóa quy trình làm việc và lưu trữ tất cả thông tin công việc quan trọng của bạn ở một nơi.
Hãy nhớ rằng danh sách việc cần làm không chỉ dành cho công việc. Chúng còn có thể giúp bạn đạt được mục tiêu cá nhân một cách hiệu quả.
5. Tìm kiếm một công cụ tập trung để truy cập mọi thứ từ một nền tảng duy nhất
Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc tập trung vào một công việc duy nhất do phải liên tục chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng, thì đã đến lúc bạn nên xem xét sử dụng một ứng dụng có thể làm tất cả. Một nền tảng trung tâm như vậy sẽ đóng vai trò như một trung tâm, cho phép bạn tổ chức và quản lý tất cả các khía cạnh công việc từ một không gian duy nhất, tích hợp.
Điều này giúp giảm tải công việc liên quan đến việc điều hướng các công cụ khác nhau. Nó cũng nâng cao hiệu quả của bạn bằng cách cung cấp một môi trường hợp lý và hợp nhất để quản lý công việc.
ClickUp đi kèm với một loạt các tính năng có thể giúp bạn tổ chức mọi thứ ở một nơi.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng ClickUp AI với các tính năng AI tạo ra nội dung để giúp bạn tự động hóa một số công việc lặp đi lặp lại như viết bài đăng trên blog, tạo tài liệu dành riêng cho vai trò, tóm tắt nội dung, trả lời email và hơn thế nữa.
Sử dụng các mẫu này để duy trì sự tập trung
Ban đầu, việc tập trung, duy trì năng suất và hoàn thành công việc có thể là một thách thức. Đó là lý do tại sao chúng tôi đã tạo ra một số mẫu để giúp công việc trở nên dễ dàng hơn.
Bạn có thể sử dụng các mẫu này để tạo các khoảng thời gian tập trung không bị gián đoạn, cải thiện chiến lược quản lý công việc và đạt được kết quả tốt hơn.
1. Mẫu báo cáo năng suất cá nhân
Trong một thế giới đầy rẫy những yếu tố gây xao lãng, bạn có thể đạt được mục tiêu của mình nhanh hơn với Mẫu báo cáo năng suất cá nhân ClickUp. Sử dụng mẫu này để theo dõi hiệu suất của bạn và duy trì động lực để làm việc tốt hơn.
Đánh dấu trạng thái công việc như Hoàn thành, Đang tiến hành và Việc cần làm với sự trợ giúp của Trạng thái tùy chỉnh để theo dõi tiến độ của bạn. Mẫu này giúp bạn theo dõi tiến độ hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng, cho phép bạn:
- Giám sát thời gian thực hiện công việc một cách hiệu quả
- Xác định các lĩnh vực cần cải thiện
- Tạo báo cáo tiến độ cá nhân hóa
2. Mẫu phân chia thời gian hàng ngày
Đạt được tiến độ hàng ngày để đạt được mục tiêu là điều quan trọng để tạo đà và duy trì động lực. Sử dụng Mẫu phân chia thời gian hàng ngày của ClickUp để lập kế hoạch cho ngày của bạn để đạt năng suất tối đa đồng thời tránh tình trạng kiệt sức
- Hình dung và giải quyết các công việc quan trọng trong giờ cao điểm
- Tập trung với cấu trúc rõ ràng cho các công việc ưu tiên thấp hơn
- Tránh tình trạng kiệt sức bằng cách ước lượng thời gian cho các công việc hàng ngày
3. Mẫu danh sách việc cần làm
Giữ tổ chức là điều quan trọng để đạt được mục tiêu, nhưng quản lý nhiều công việc có thể là một thách thức. Đó là lúc Mẫu danh sách việc cần làm trong Lịch ClickUp phát huy tác dụng. Mẫu này cung cấp cho bạn chế độ xem thống nhất tất cả các công việc, giờ làm việc, cũng như kỳ vọng và mục tiêu của bạn. Bạn có thể xem nhanh tổng quan về lịch trình hàng tuần, hai tuần hoặc hàng tháng của mình ở một nơi, giúp bạn:
- Dễ dàng lên lịch công việc và tránh bỏ lỡ thời hạn
- Sắp xếp công việc thành các danh mục rõ ràng để tăng tính rõ ràng
- Kiểm tra nhanh chi tiết công việc và theo dõi tiến độ
Với bộ công cụ và mẫu phù hợp, bạn có thể thực hiện thời gian tập trung mà không gặp bất kỳ khó khăn nào.
Chọn con đường thông minh hơn
Tập trung là một kỹ năng, và tập trung vào một công việc có thể khó khăn. Nhưng đừng để những phiền nhiễu và thời hạn bị bỏ lỡ cản trở bạn.
Lên lịch thời gian tập trung trong lịch của bạn để làm việc sâu và không bị gián đoạn. Loại bỏ các yếu tố gây xao lãng và đa nhiệm trong các phiên này. Và cuối cùng, theo dõi tiến độ của bạn để duy trì động lực.
ClickUp tối đa hóa năng suất và hiệu quả của bạn bằng cách giúp bạn sắp xếp thời gian hiệu quả. Với các tính năng và mẫu thân thiện với người dùng của ClickUp, việc tổ chức và tập trung trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Đăng ký ClickUp miễn phí và tự mình trải nghiệm!