Ranh giới giữa cống hiến cho sự nghiệp và làm việc quá sức ngày càng trở nên mờ nhạt. Điều này dẫn đến giảm năng suất, mất tập trung, thiếu năng lượng và kiệt sức.
Tất nhiên, có những lúc cần phải làm việc thêm giờ để hoàn thành một dự án quan trọng. Tuy nhiên, cuộc đời quá ngắn để liên tục phải vật lộn. Cuối cùng, bạn sẽ bắt đầu cảm thấy quá tải và kiệt sức khi làm việc quá sức trong một thời gian dài.
Hãy tiếp tục đọc để khám phá những dấu hiệu khóa của làm việc quá sức, nguyên nhân cơ bản và các chiến lược phòng ngừa hiệu quả.
Làm việc quá sức có nghĩa là gì?
Khi bạn liên tục làm việc vượt quá giờ làm việc và sức chứa thông thường, phải vật lộn để có thời gian cho các hoạt động cá nhân, đó là dấu hiệu rõ ràng của việc làm việc quá sức.
Những người làm việc quá sức thường cảm thấy quá tải với danh sách công việc dài dằng dặc, cảm thấy văn hóa nơi làm việc căng thẳng và giờ làm việc dường như không bao giờ kết thúc.
Nhiều yếu tố khác nhau góp phần gây ra tình trạng làm việc quá sức. Hiểu rõ những yếu tố này là điều quan trọng để giải quyết tận gốc vấn đề làm việc quá sức.
Các nguyên nhân chính dẫn đến làm việc quá sức bao gồm:
- Không rõ ràng về trách nhiệm: Hiểu rõ vai trò của mình tại nơi làm việc sẽ giúp bạn định hướng công việc. Tuy nhiên, bạn sẽ bị làm việc quá sức khi không rõ trách nhiệm của mình hoặc những việc cần làm trong danh sách công việc; điều này sẽ gây ra sự nhầm lẫn về việc cần ưu tiên, khiến bạn làm việc nhiều hơn thay vì làm việc thông minh hơn
- Khó khăn trong công việc hợp tác: Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm kém cản trở hiệu quả của dự án. Thay vì hợp lý hóa công việc, sự hợp tác kém làm tăng khối lượng công việc. Kết quả là mỗi người phải dành thêm thời gian để hoàn thành công việc của người khác bên cạnh công việc của mình, dẫn đến tình trạng làm việc quá sức
- Khối lượng công việc quá nhiều hoặc làm việc quá sức: Đối phó với khối lượng công việc lớn sẽ dẫn đến tình trạng tê liệt công việc. Ngoài ra, dành quá nhiều thời gian cho các công việc thường ngày như tìm kiếm tài liệu hoặc theo dõi trạng thái dự án cũng góp phần khiến mọi người làm việc quá sức, làm giảm sự tập trung vào công việc quan trọng
- Kỳ vọng không thực tế: Áp lực ngày càng tăng từ nhà tuyển dụng và quản lý thường buộc nhân viên phải làm thêm giờ ngoài giờ làm việc thông thường để đáp ứng nhu cầu và duy trì công việc. Điều này có thể dẫn đến tình trạng làm việc quá sức trong thời gian dài
- Chủ nghĩa hoàn hảo: Chủ nghĩa hoàn hảo đẩy mọi người đến mức ám ảnh về từng chi tiết, thường làm tăng giờ làm việc, gia tăng căng thẳng và dẫn đến làm việc quá sức. Nó có thể cản trở hiệu quả bằng cách kéo dài công việc một cách không cần thiết
- Nghiện công việc: Nghiện công việc xảy ra khi một người trở nên nghiện công việc của mình, bị thúc đẩy bởi mục tiêu tài chính, đam mê hoặc thăng tiến trong sự nghiệp. Công việc áp lực cao có thể làm trầm trọng thêm chứng nghiện này, khiến họ làm việc nhiều giờ hơn và cảm thấy làm việc quá sức
- Nguồn lực không đủ: Thiếu nhân sự, thiết bị hoặc hỗ trợ có thể buộc nhân viên phải bù đắp bằng cách làm việc thêm giờ để hoàn thành công việc
- Thiếu sự phân công: Sự miễn cưỡng hoặc không có khả năng phân công công việc hiệu quả có thể dẫn đến việc cá nhân đảm nhận nhiều hơn khả năng của mình, dẫn đến làm việc quá sức
Làm việc quá sức và kiệt sức nghề nghiệp thường bị nhầm lẫn, nhưng đây là hai khái niệm khác nhau.
Kiệt sức trong công việc đề cập đến sự đau khổ làm gián đoạn hoạt động ở ba cấp độ: tinh thần, thể chất và cảm xúc. Mặt khác, làm việc quá sức đề cập đến việc làm việc quá mức giới hạn bình thường, có thể dẫn đến kiệt sức nếu duy trì trong thời gian dài.
Ảnh hưởng của làm việc quá sức đối với sức khỏe và năng suất
Làm việc quá sức ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe và năng suất của bạn với tư cách là một người lao động.
Theo Tổ chức Y tế Thế giới (WHO), làm việc 55 giờ trở lên mỗi tuần làm tăng 17% nguy cơ mắc bệnh tim mạch và 35% nguy cơ đột quỵ so với những người làm việc 35-40 giờ mỗi tuần.
Ngoài việc tăng nguy cơ mắc bệnh tim mạch và đột quỵ, làm việc quá sức còn ảnh hưởng đến sức khỏe của bạn theo các cách sau:
- Gây tăng căng thẳng và lo âu
- Tăng nguy cơ béo phì và các vấn đề về đường tiêu hóa
- Gây cứng cơ nhanh chóng và đau lưng, cổ
Ngoài ảnh hưởng đến sức khỏe, làm việc quá sức còn ảnh hưởng đến năng suất của bạn theo những cách sau:
- Điều này dẫn đến nhiều sai lầm hơn
- Giảm chất lượng công việc
- Giảm hiệu quả và dần dần làm giảm năng suất
Ngoài ra, làm việc quá sức còn làm giảm sự hài lòng trong công việc và cản trở tiềm năng phát triển sự nghiệp lâu dài. Điều này ảnh hưởng đến cả hạnh phúc cá nhân và thành công của tổ chức trong dài hạn.
Nhận biết dấu hiệu của việc làm việc quá sức
Nhận thức về các triệu chứng và dấu hiệu của làm việc quá sức là điều cần thiết để tạo ra sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống lành mạnh và ngăn ngừa kiệt sức.
Các triệu chứng phổ biến của việc làm việc quá sức bao gồm:
- Mệt mỏi: Cảm giác mệt mỏi dai dẳng làm giảm động lực và năng lượng; điều này ảnh hưởng đến khả năng duy trì chất lượng công việc và năng suất
- Thay đổi tâm trạng: Làm việc nhiều giờ có thể dẫn đến áp lực gia tăng, gây ra những thay đổi tâm trạng từ thất vọng và cáu kỉnh đến buồn bã và lo lắng
- Mất ngủ: Làm việc quá nhiều làm rối loạn nhịp sinh học, dẫn đến mất ngủ — không thể ngủ hoặc ngủ không ngon giấc
- Mất tập trung hoặc cảm thấy phân tâm: Làm việc quá sức có thể khiến bạn khó tập trung vào công việc, dẫn đến hay quên tên, ngày tháng và những công việc nhỏ
- Yếu đuối về thể chất: Làm việc quá sức trong thời gian dài gây hại cho hệ miễn dịch, khiến bạn dễ bị căng thẳng cơ bắp, đau đầu, mệt mỏi chung và các bệnh tật khác
- Căng thẳng mãn tính: Làm việc quá sức có thể dẫn đến căng thẳng mãn tính, một trạng thái căng thẳng tinh thần và thể chất kéo dài. Áp lực liên tục này có thể ảnh hưởng đến sức khỏe tổng thể của bạn, gây ra các triệu chứng như dễ cáu gắt, lo âu và mệt mỏi
Ngoài những triệu chứng phổ biến của việc làm việc quá sức, một số triệu chứng cụ thể của việc làm việc quá sức bao gồm:
- Sức khỏe tinh thần suy giảm: Làm việc quá sức ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe tinh thần, dẫn đến kiệt sức về mặt cảm xúc. Nó làm tăng nguy cơ phát triển các rối loạn tâm thần như rối loạn trầm cảm nặng (MDD) và rối loạn ám ảnh cưỡng chế (OCD). MDD được đặc trưng bởi sự buồn bã dai dẳng và mất lãi suất, trong khi OCD liên quan đến những suy nghĩ xâm nhập và hành vi lặp đi lặp lại
- Các triệu chứng thể chất do sức khỏe suy giảm: Làm việc quá sức làm tăng nguy cơ đau nửa đầu do căng thẳng, huyết áp cao, nhiễm trùng đường hô hấp trên như cảm lạnh và cúm, các bệnh về đường tiêu hóa và tim mạch
- Thay đổi tiêu cực trong hành vi: Làm việc quá sức dẫn đến những thay đổi trong hành vi, ảnh hưởng đến cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của bạn. Những thay đổi này thường bao gồm rút lui khỏi các hoạt động xã hội, tăng số ngày nghỉ việc, giảm hiệu suất làm việc, bỏ bê các mối quan hệ cá nhân và sử dụng các cơ chế đối phó không lành mạnh như rượu hoặc ma túy
Hậu quả của việc làm việc quá sức
Làm việc quá sức mang lại những hậu quả phá hoại, ảnh hưởng đến cả lĩnh vực chuyên môn và cuộc sống cá nhân.
Hậu quả cá nhân
Cá nhân tôi, khi bạn làm việc quá sức, bạn có thể:
- Mối quan hệ căng thẳng với gia đình và bạn bè
- Tự trọng thấp
- Rối loạn thói quen ăn uống và ngủ nghỉ
- Giảm động lực Tăng tính cáu kỉnh, mức độ căng thẳng và dễ bị ảnh hưởng bởi các vấn đề sức khỏe thể chất và tinh thần
Hậu quả nghề nghiệp
Trên phương diện chuyên nghiệp, khi bạn làm việc quá sức, bạn có thể:
- Ảnh hưởng đến khả năng giải quyết vấn đề, tư duy sáng tạo và phê phán, cũng như đưa ra quyết định
- Giảm năng suất và khiến bạn dễ mắc sai lầm
- Phá vỡ cảm giác thỏa mãn và sự theo đuổi mục tiêu nghề nghiệp
- Gây tổn hại đến uy tín nghề nghiệp của bạn
Các chiến lược phòng ngừa làm việc quá sức
Để giải quyết vấn đề làm việc quá sức, cần có một cách tiếp cận chủ động bao gồm các biện pháp phòng ngừa, chiến lược và cơ chế ứng phó hiệu quả, chẳng hạn như sau:
1. Thực hành chăm sóc bản thân
Chăm sóc bản thân là việc ưu tiên các hoạt động giúp cải thiện sức khỏe và nâng cao chất lượng cuộc sống của bạn.
Một số hoạt động quan trọng giúp bạn chăm sóc bản thân và chống lại tình trạng làm việc quá sức bao gồm:
- Bài tập: Tập thể dục đều đặn ít nhất 30 phút mỗi ngày giúp giải phóng endorphin, chất giảm đau tự nhiên của cơ thể, giúp giảm stress và cải thiện tâm trạng
- Ngủ: Ngủ 7-9 giờ mỗi ngày giúp nạp lại năng lượng, phục hồi và tái tạo não bộ và cơ thể
- Ăn uống lành mạnh: Ăn các loại thực phẩm giàu dinh dưỡng, vitamin và khoáng chất giúp cung cấp năng lượng cho trí óc, não bộ và cơ thể
- Nghỉ ngơi thường xuyên: Nghỉ ngơi ngắn trong ngày giúp giảm căng thẳng, thư giãn cơ thể và não bộ, từ đó cải thiện năng suất làm việc
Trong bối cảnh này, thực hành chăm sóc bản thân cũng bao gồm việc quyết định số giờ bạn nên làm việc dựa trên kỳ vọng của công ty và tuân thủ lịch trình đó. Cách tiếp cận này sẽ giúp bạn tránh làm việc quá sức và kiệt sức trong dài hạn.
2. Áp dụng các kỹ thuật quản lý stress
Các kỹ thuật quản lý stress là yếu tố quan trọng trong việc giảm stress mãn tính tại nơi làm việc và chống lại việc làm việc quá sức.
Dưới đây là một số kỹ thuật quản lý stress mà bạn có thể áp dụng:
- Thiền: Tập trung vào một thứ gì đó trong khi nhắm mắt trong vài phút. Thiền giúp suy nghĩ rõ ràng và có tác dụng làm dịu toàn bộ cơ thể, giảm căng thẳng liên quan đến công việc
- Thở sâu: Hít vào qua mũi và thở ra từ miệng. Thở sâu giúp bạn thư giãn cả về thể chất lẫn tinh thần
- Kết nối với người khác: Con người là sinh vật xã hội. Kết nối với bạn bè và gia đình sẽ giúp bạn thư giãn và giảm căng thẳng do làm việc quá sức
3. Thực hành chánh niệm
Chánh niệm là việc hoàn toàn tập trung vào hiện tại, chú ý đến cảm giác cơ thể và cảm xúc mà không phán xét.
Bằng cách thực hành chánh niệm, nhân viên làm việc quá sức có thể tăng cường sự minh mẫn, giảm lo lắng tại nơi làm việc và chống lại tình trạng làm việc quá sức bằng cách tập trung vào công việc hiện tại và giảm căng thẳng về các deadline trong tương lai. Điều này cũng có thể giúp cải thiện môi trường làm việc nói chung.
Ngoài ra, thực hành chánh niệm thường xuyên có thể làm giảm sự khó chịu về thể chất và làm chậm quá trình suy giảm nhận thức. Do đó, nó giúp cải thiện chất lượng giấc ngủ, tăng cường chức năng nhận thức và thúc đẩy sức khỏe tổng thể.
4. Xây dựng thói quen và lối sống lành mạnh
Việc kết hợp các thói quen tốt cho sức khỏe như ăn uống đủ chất, uống đủ nước, ngủ đủ giấc và tập thể dục vào thói quen hàng ngày sẽ giúp tăng cường sức khỏe tinh thần và thể chất. Điều này mang lại cho bạn cảm giác có trật tự, ổn định và kiểm soát được thời gian, từ đó ngăn công việc xâm phạm vào cuộc sống cá nhân.
5. Đặt ra ranh giới rõ ràng
Để thiết lập sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống, trước tiên bạn cần cài đặt ranh giới rõ ràng. Xác định số giờ làm việc tại nơi làm việc và từ chối làm thêm giờ. Điều này bao gồm từ chối làm thêm vào cuối tuần và chỉ trả lời email trong giờ làm việc vào các ngày trong tuần.
Hãy truyền đạt rõ ràng những ranh giới này với đồng nghiệp và cấp trên để quản lý khối lượng công việc hiệu quả và ngăn ngừa làm việc quá sức, đảm bảo sự hiểu biết lẫn nhau và tôn trọng thời gian cá nhân. Nếu bạn là thành viên của ban quản lý, hãy khuyến khích nhóm của bạn biến điều này thành một phần của văn hóa công ty, vì nhân viên làm việc quá sức sẽ dẫn đến chất lượng công việc kém.
6. Theo dõi giờ làm việc và ưu tiên 'thời gian cho bản thân'
Theo dõi giờ làm việc hàng ngày giúp bạn theo dõi giờ làm thêm và đảm bảo tuân thủ các quy định lao động, giảm nguy cơ làm việc quá sức.
Dành thời gian riêng cho bản thân để tham gia các hoạt động mang lại niềm vui và sự thư giãn. Điều này sẽ giúp bạn duy trì sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống cá nhân, ngăn ngừa kiệt sức và cải thiện sức khỏe tổng thể.
7. Áp dụng các chiến lược quản lý thời gian
Áp dụng các kỹ thuật quản lý thời gian hiệu quả có thể ngăn ngừa làm việc quá sức và nâng cao năng suất trong giờ làm việc được phân bổ.
Dưới đây là những kỹ thuật khóa cần tuân theo:
1. Sắp xếp, phân tích và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Tổ chức công việc bao gồm liệt kê tất cả các công việc và phân loại chúng theo thời hạn và nỗ lực cần thiết. Mặc dù đây là chìa khóa để quản lý và sử dụng thời gian hiệu quả, nhưng nó vẫn tốn nhiều thời gian.
Sử dụng Mẫu quản lý nhiệm vụ của ClickUp để sắp xếp và ưu tiên các nhiệm vụ một cách dễ dàng theo trạng thái, bộ phận, thời hạn và tiến độ.
Dưới đây là cách nó giúp bạn:
- Hình dung và sắp xếp công việc theo trạng thái, ưu tiên hoặc bộ phận
- Tối ưu hóa và theo dõi quy trình làm việc tùy theo tiến độ công việc và băng thông
- Cộng tác với các nhóm trong việc phân công, lên lịch và hoàn thành công việc
2. Lập kế hoạch làm việc có cấu trúc
Một kỹ thuật quản lý thời gian quan trọng là lập một lịch trình nêu rõ những công việc bạn sẽ giải quyết hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng.
Mặc dù một lịch trình có cấu trúc giúp bạn lập kế hoạch, sắp xếp thời gian và đảm bảo hoàn thành tất cả các deadline, nhưng việc dành đủ thời gian cũng có thể rất vất vả.
Sử dụng Mẫu Lịch Quản Lý Thời Gian của ClickUp để dễ dàng tạo lịch trình chi tiết để quản lý thời gian và công việc của bạn. Nó cho phép bạn đặt và hoàn thành các mục tiêu và thời hạn có thể đạt được trong thời gian quy định. Kết quả là, nó giúp bạn luôn có tổ chức, tránh làm việc quá sức và tăng hiệu quả trong dài hạn.
3. Phát triển kế hoạch từng bước
Kế hoạch từng bước bao bao gồm chia nhỏ dự án thành các công việc có thể quản lý được, cài đặt các cột mốc và thời hạn, phân công công việc và thiết lập các cách để hoàn thành các công việc này. Chúng đảm bảo rằng các dự án được hoàn thành đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách.
Việc tạo ra các kế hoạch dự án toàn diện có thể là một thách thức nếu không có các công cụ phù hợp. Đây là lúc Mẫu tài liệu lập kế hoạch của ClickUp có thể thay đổi cuộc chơi. Mẫu này cho phép bạn lập các kế hoạch toàn diện, có thể tùy chỉnh và giúp bạn dễ dàng quản lý, tiết kiệm thời gian và thực hiện các dự án.
8. Sử dụng các công cụ hiệu quả để quản lý công việc
Ngoài việc giúp quản lý thời gian hiệu quả, các công cụ năng suất như ClickUp có thể giúp bạn sắp xếp công việc hợp lý, theo dõi tiến độ hiệu quả và duy trì khối lượng công việc cân bằng để tránh làm việc quá sức.
Dưới đây là một số tính năng giúp cải thiện quản lý công việc:
- Theo dõi thời gian dự án ClickUp: Theo dõi thời gian một cách dễ dàng bằng tính năng này. Ước lượng và theo dõi số giờ bạn dành cho công việc, đồng thời phân bổ thời gian cho việc chăm sóc bản thân và thư giãn
- Chế độ xem Lịch ClickUp: Lên lịch công việc, đánh dấu công việc hoặc sự kiện, sắp xếp, trực quan hóa và theo dõi các dự án theo ngày, tuần hoặc tháng với tính năng này
- Mục tiêu ClickUp: Đặt mục tiêu rõ ràng và kết quả khóa, chia nhỏ mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ hơn, theo dõi tiến độ và xác định các cột mốc quan trọng bằng tính năng này
- Ưu tiên nhiệm vụ ClickUp: Lập kế hoạch tốt hơn và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên bằng cách phân loại nhiệm vụ thành bốn loại ưu tiên: khẩn cấp, cao, bình thường và thấp
- Tự động hóa ClickUp: Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như thay đổi trạng thái và người được giao, đăng bình luận theo sự thay đổi ưu tiên, di chuyển nhiệm vụ đến địa điểm thích hợp, v.v.
- ClickUp Brain: Nhận câu trả lời ngay lập tức cho các câu hỏi của bạn về nhiệm vụ và tài liệu, đồng thời tự động hóa quá trình tạo bản tóm tắt dự án, dòng thời gian, công việc con và hơn thế nữa
Tối ưu hóa sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống và ngăn ngừa làm việc quá sức bằng ClickUp
Cân bằng công việc và cuộc sống giúp cải thiện sức khỏe, hiệu suất và các mối quan hệ của bạn trong dài hạn.
Hãy làm theo các mẹo quản lý thời gian và sử dụng các công cụ năng suất hiệu quả để hợp lý hóa quá trình này.
Với nhiều tính năng, mẫu và sức mạnh của AI, ClickUp cho phép bạn theo dõi thời gian, sắp xếp công việc, quản lý dự án và nhiệm vụ, đồng thời dễ dàng đạt được mục tiêu và thời hạn mà không phải làm việc quá sức. Điều này giúp bạn đạt được nhiều thành tựu hơn trong khi duy trì sự cân bằng bền vững giữa công việc và cuộc sống.
Đăng ký ClickUp để tăng năng suất và phát triển sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống ngay hôm nay!