Khi nhu cầu của các dự án hiện đại phát triển nhanh chóng, các nhà quản lý dự án như bạn có thể bị áp lực bởi các quy trình cứng nhắc, tài liệu dài dòng và dòng thời gian không linh hoạt. Những yếu tố này có thể cản trở khả năng thích ứng và mang lại giá trị hiệu quả của nhóm bạn.
Khi chúng ta không đủ linh hoạt, các dự án sẽ gặp rủi ro. Kết quả có thể là không đáp ứng được thời hạn, chi phí vượt quá ngân sách và các thành viên trong nhóm cảm thấy thất vọng.
Quy trình làm việc linh hoạt là một phương pháp tiếp cận linh hoạt giúp các nhóm dự án giao tiếp tốt hơn, thích ứng nhanh với thay đổi và giữ dự án đi đúng hướng. Bài viết này sẽ chia sẻ các kỹ thuật để thành thạo quy trình làm việc linh hoạt nhằm quản lý dự án trơn tru hơn và đạt kết quả tốt hơn.
Hãy bắt đầu ngay!
Quy trình làm việc linh hoạt là gì?
Quy trình làm việc linh hoạt là phương pháp quản lý dự án hiện đại giúp nâng cao hiệu quả và thành công của dự án bằng cách chia dự án thành các chu kỳ nhỏ hơn, thường là các sprint kéo dài hai tuần.
Nó tích cực thu hút khách hàng tham gia vào quá trình phát triển, liên tục thực hiện phản hồi của họ.
Hãy tưởng tượng việc xây dựng một tòa nhà chọc trời — vòng đời của quy trình làm việc linh hoạt giống như việc xây dựng từng tầng một thay vì cố gắng dựng lên toàn bộ công trình trong một lần. Mỗi "tầng" đại diện cho một sprint, cho phép các nhóm tập trung vào các công việc cụ thể và thu thập phản hồi nhanh chóng để điều chỉnh.
Mặc dù quy trình làm việc truyền thống và linh hoạt đều nhằm mục đích dẫn dắt dự án từ khi hình thành đến khi hoàn thành, nhưng cách tiếp cận của chúng rất khác nhau.
Hầu hết các quy trình quản lý công việc truyền thống thường bỏ qua phản hồi của người dùng cho đến sau khi sản phẩm được ra mắt, điều này có nghĩa là các bản cập nhật quan trọng chỉ diễn ra sáu tháng một lần với các phương pháp như Waterfall.
Các điểm khác biệt chính giữa quy trình làm việc linh hoạt và truyền thống khác như sau:
| Quy trình làm việc linh hoạt | Quy trình làm việc truyền thống | |
| Phương pháp | Quy trình làm việc Agile là chu kỳ, với công việc được chia thành các phần nhỏ, dễ quản lý gọi là sprint | Quy trình làm việc truyền thống theo phương pháp tuyến tính, trong đó mỗi giai đoạn phải được hoàn thành trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo |
| Sự tham gia của khách hàng | Agile là hợp tác. Nó nhấn mạnh sự tham gia và phản hồi liên tục của khách hàng trong suốt quá trình phát triển | Cách tiếp cận này là theo hợp đồng và ít liên quan trực tiếp đến khách hàng cho đến các giai đoạn sau hoặc khi giao sản phẩm cuối cùng |
| Khả năng thích ứng | Quy trình làm việc này có tính thích ứng. Nó dễ dàng thích ứng với những thay đổi về yêu cầu và ưu tiên, cho phép các nhóm phản hồi nhanh chóng với phản hồi và thay đổi của thị trường | Các quy trình truyền thống có tính dự đoán vì khó thích ứng với những thay đổi khi dự án đã được triển khai, thường yêu cầu các quy trình quản lý thay đổi chính thức |
| Tập trung vào cá nhân | Phương pháp này tập trung vào khách hàng và hỗ trợ sự hợp tác, giao tiếp và làm việc nhóm giữa các cá nhân | Quy trình làm việc truyền thống tập trung vào dự án và ưu tiên các quy trình và công cụ hơn là các tương tác cá nhân |
| Tần suất giao hàng | Quy trình làm việc linh hoạt thường mang lại kết quả là sản phẩm được giao thường xuyên hơn, với các bước tiến công việc được giao vào cuối mỗi sprint | Quy trình làm việc truyền thống có thể có chu kỳ phát triển dài hơn với tần suất giao hàng không thường xuyên ; sản phẩm cuối cùng được giao sau khi tất cả các giai đoạn hoàn thành |
Trong các phương pháp luận linh hoạt, các khái niệm Quy trình Phương pháp Linh hoạt và Công việc Phương pháp Linh hoạt đóng vai trò là những trụ cột nền tảng. Hãy cùng tìm hiểu ý nghĩa của chúng:
- Quy trình phương pháp linh hoạt là khung hoặc cách tiếp cận tổng thể được sử dụng để quản lý dự án hoặc phát triển sản phẩm theo từng giai đoạn. Phương pháp này nhấn mạnh sự hợp tác, tính linh hoạt và cải tiến liên tục trong suốt vòng đời phát triển
- Công việc theo phương pháp Agile đề cập đến các hoạt động hoặc hành động cụ thể được thực hiện trong khuôn khổ Agile để đạt được mục tiêu hoặc kết quả dự án. Các công việc này thường là những đơn vị công việc nhỏ, dễ quản lý, góp phần vào tiến độ chung của dự án
Các loại quy trình làm việc linh hoạt
Khi xem xét chuyển sang phương pháp Agile, hãy nhớ rằng có nhiều quy trình làm việc Agile khác nhau. Dưới đây là một số quy trình phổ biến nhất:
Scrum
Scrum là một quy trình làm việc linh hoạt và động, nổi tiếng với tính linh hoạt và khả năng phản ứng nhanh.
Agile Scrum rất phổ biến đến nỗi theo báo cáo State of Agile lần thứ 15, 66% số người được hỏi xác định đây là một trong những khung agile mà họ tuân thủ chặt chẽ nhất. Hãy tưởng tượng một nhóm chuyển giao gậy một cách suôn sẻ trong một cuộc đua tiếp sức. Đó là cách Scrum giúp các dự án tiến triển.
Scrum mang lại lợi ích cho các công ty có các nhóm đa chức năng, phù hợp với các nhóm nhỏ tập trung vào việc phát hành kịp thời và cung cấp hướng dẫn rõ ràng cho người mới bắt đầu Agile.
Scrum trao quyền cho các nhóm sprint với các tính năng như phương pháp lặp đi lặp lại để thích ứng nhanh và cải tiến liên tục. Nó cung cấp các giai đoạn có cấu trúc như Danh sách công việc sản phẩm, Kế hoạch sprint và Cuộc họp đánh giá để hướng dẫn dự án.
Ngoài ra, Scrum nhấn mạnh sự hợp tác nhóm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tăng mức độ hài lòng của người dùng. Đây không chỉ là một phương pháp luận, mà còn là cách để hợp lý hóa các quy trình và mang lại kết quả hiệu quả.
Kanban
Kanban, có nguồn gốc từ tiếng Nhật, có nghĩa là "thẻ bạn có thể nhìn thấy". Tất cả là về việc hình dung tiến độ thông qua bảng Kanban, nơi quá trình phát triển diễn ra một cách trực quan. Đây là quy trình làm việc nhanh nhẹn, không hạn chế, cho phép các phương pháp lặp đi lặp lại hoặc không lặp đi lặp lại.
Một nhóm linh hoạt sử dụng bảng Kanban, thường có các cột như Việc cần làm, Đang tiến hành và Đã hoàn thành. Điều này có thể mở rộng sang các giai đoạn phát triển phần mềm như Phát triển, Kiểm tra và Hoàn thành
Vì được xây dựng trên hệ thống trực quan, nó giúp xác định và giải quyết các điểm nghẽn, đảm bảo quy trình làm việc trơn tru và tốc độ tối ưu. Sự đơn giản của Kanban khiến nó trở thành một công cụ mạnh mẽ để quản lý dự án, cho phép các nhóm thúc đẩy hiệu quả trong các quy trình của họ.
Quy trình làm việc linh hoạt này lý tưởng cho các nhóm quản lý nhiều công việc khác nhau và thích ứng với nhu cầu sản phẩm thay đổi. Nó phù hợp nhất cho các nhóm nhỏ tập trung vào các công việc lặp đi lặp lại và phát hành nhanh, nhưng ít phù hợp hơn cho các nhóm linh hoạt thiếu kinh nghiệm.
Phát triển phần mềm Lean
Phát triển phần mềm Lean tập trung vào hiệu quả bằng cách chỉ sản xuất những gì sản phẩm thực sự cần, tối ưu hóa thời gian, nguồn lực và hoạt động. Đây là một phương pháp linh hoạt, nhấn mạnh vào việc mang lại giá trị cho khách hàng với mức lãng phí tối thiểu cùng với các nguyên tắc cốt lõi khác như:
- Loại bỏ lãng phí
- Xây dựng chất lượng
- Tạo ra kiến thức
- Giao hàng nhanh chóng
Các nhóm phát triển Lean làm việc với Sản phẩm tối thiểu khả thi (MVP), phát hành chúng sớm cho khách hàng để thu thập phản hồi cho các lần lặp lại trong tương lai.
Phát triển phần mềm Lean thường được liên kết với quy trình làm việc linh hoạt nhưng nổi bật như một phương pháp luận riêng biệt, nhấn mạnh vào hiệu quả và hợp tác.
Phương pháp Lean mang lại lợi ích cho các nhóm có trách nhiệm, giàu kinh nghiệm và có khả năng ra quyết định độc lập.
Lập trình cực đoan (Extreme Programming)
Extreme Programming (XP) được thiết kế riêng cho các nhóm sprint nhanh nhẹn, nhấn mạnh vào phát triển liên tục và giao hàng cho khách hàng thông qua các khoảng thời gian hoặc sprint.
Nó phát triển mạnh mẽ nhờ cải tiến liên tục thông qua phản hồi của khách hàng và được cấu trúc xung quanh năm giai đoạn chính:
- Lập kế hoạch
- Thiết kế
- Mã hóa
- Kiểm thử
- Lắng nghe
Các nhóm Extreme Programming ưu tiên sự đơn giản, phản hồi nhanh, hợp tác và chất lượng công việc.
Cách tiếp cận Agile này rất phù hợp với các nhóm có lập trình viên cấp dưới và cấp cao, cũng như các nhóm phải đối mặt với thời hạn gấp rút, ngân sách hạn chế và dự án thường xuyên thay đổi. Tuy nhiên, nó không lý tưởng cho các nhóm làm việc từ xa.
Phát triển dựa trên tính năng
Phát triển theo tính năng (FDD) là một quy trình công việc linh hoạt dành riêng cho phần mềm, được xây dựng dựa trên tính nhất quán và tài liệu chi tiết. Được áp dụng lần đầu tiên trong một dự án kéo dài 15 tháng tại một ngân hàng Singapore vào năm 1997, FDD kết hợp các phương pháp linh hoạt khác nhau với trọng tâm là sự hài lòng của khách hàng.
Phương pháp luận linh hoạt này tuân theo luồng quy trình phát triển 5 bước:
- Xây dựng mô hình tổng thể
- Xây dựng danh sách tính năng
- Lập kế hoạch theo tính năng
- Thiết kế theo tính năng
- Xây dựng theo tính năng
Tập trung vào tiến độ phát triển các tính năng, phương pháp này phù hợp với các dự án phần mềm lớn, đặc biệt là trong lĩnh vực tài chính và ngân hàng, tập trung vào việc phát hành các tính năng nhanh chóng. Tuy nhiên, phương pháp này không được khuyến khích cho các dự án nhỏ hơn.
Phương pháp này hoạt động hiệu quả nhất cho các dự án phức tạp vượt quá phạm vi của các nhóm Scrum thông thường, đặc biệt là trong các tổ chức có các nhóm phát triển phần mềm chuyên dụng tuân theo các phương pháp luận linh hoạt.
Các giai đoạn của quy trình làm việc linh hoạt
Vòng đời quy trình làm việc linh hoạt bao gồm năm giai đoạn, đảm bảo tính nhất quán giữa các dự án đồng thời cho phép có sự thay đổi dựa trên các công việc và yêu cầu cụ thể:
Giai đoạn 1: Phát triển ý tưởng
Để khởi động một dự án linh hoạt, bạn cần tạo một kế hoạch linh hoạt, phác thảo phạm vi và hướng đi của dự án. Mặc dù linh hoạt hơn phương pháp Waterfall, giai đoạn này xác định ý tưởng dự án và tạo danh sách sản phẩm tồn đọng, cài đặt nền tảng cho các sprint trong tương lai.
Giai đoạn này bao gồm việc động não và xác định phạm vi, mục tiêu và yêu cầu của dự án. Giai đoạn này đặt nền tảng cho toàn bộ dự án.
Hãy tưởng tượng một nhóm phát triển phần mềm đang lên ý tưởng cho một ứng dụng di động mới. Họ thảo luận về mục đích, đối tượng mục tiêu, tính năng chính và mục tiêu tổng thể của ứng dụng.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Thúc đẩy văn hóa đổi mới và sáng tạo bằng cách trao quyền cho nhóm Agile của bạn chia sẻ ý tưởng và hiểu biết của họ một cách tự do. Sử dụng câu chuyện của người dùng, bản đồ tư duy hoặc các phiên brainstorming để tạo ra những ý tưởng sáng tạo.
Giai đoạn 2: Khởi động
Sau khi xác minh và phê duyệt dự án, tập hợp các nhóm sprint đa chức năng và phân bổ công việc dựa trên kỹ năng của từng thành viên trong nhóm. Đặt mục tiêu, xác định khung thời gian và phân phối các nguồn lực cần thiết để bắt đầu dự án. Sau đó, hình thành ý tưởng và xác minh dự án trước khi chuyển sang giai đoạn phát triển.
Ví dụ: sau khi hoàn thiện ý tưởng ứng dụng di động, tập hợp nhóm phát triển, bao gồm các nhà phát triển, nhà thiết kế và người kiểm tra. Phân chia công việc và thiết lập dòng thời gian cho dự án.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Đảm bảo truyền đạt rõ ràng mục tiêu, vai trò và trách nhiệm của dự án cho tất cả thành viên trong nhóm. Đặt ra dòng thời gian thực tế và phân bổ nguồn lực hiệu quả để tránh chậm trễ và tắc nghẽn.
Giai đoạn 3: Lặp lại
Với các nguồn lực được đảm bảo và các yêu cầu được thiết lập, giai đoạn lặp lại bao gồm thực hiện các công việc của dự án, giải quyết các mục tồn đọng và các nhóm bắt tay vào dự án.
Tài liệu đóng vai trò quan trọng trong giai đoạn này khi các nhóm làm việc để hoàn thiện sản phẩm. Sự hợp tác và phản hồi liên tục thúc đẩy tiến độ trong giai đoạn này.
Ví dụ: trong dự án ứng dụng di động, đây là thời điểm nhóm phát triển ứng dụng bắt đầu mã hóa, thiết kế và thử nghiệm các tính năng của ứng dụng. Họ làm việc theo các chu kỳ ngắn hoặc sprint, cung cấp các bản cập nhật chức năng của ứng dụng sau mỗi chu kỳ.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Ưu tiên các mục tồn đọng dựa trên phản hồi của khách hàng và yêu cầu của dự án. Thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục và khả năng thích ứng trong nhóm để phản ứng hiệu quả với những thay đổi.
Giai đoạn 4: Phát hành
Các lần lặp hoàn thành được giao cho các bên liên quan và người dùng cuối trong giai đoạn phát hành. Phản hồi được thu thập, đánh giá và áp dụng để cải thiện sản phẩm. Giai đoạn này đảm bảo sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng, sẵn sàng để triển khai và mang lại giá trị cho người dùng mục tiêu.
Ví dụ: trong dự án ứng dụng di động, đây là giai đoạn ứng dụng di động được phát hành cho một nhóm người thử nghiệm beta. Phản hồi của họ về khả năng sử dụng, hiệu suất và tính năng được thu thập và phân tích.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Lập kế hoạch và điều phối kỹ lưỡng quá trình phát hành để giảm thiểu lỗi và đảm bảo triển khai suôn sẻ.
Giai đoạn 5: Sản xuất
Khi tất cả các yêu cầu đã được đáp ứng và sản phẩm đã được kiểm tra kỹ lưỡng, sản phẩm sẽ bước vào giai đoạn sản xuất. Các nhóm hỗ trợ khách hàng, đảm bảo việc triển khai thành công. Giám sát và bảo trì sau khi phát hành là rất quan trọng để sản phẩm ra mắt thành công trong giai đoạn này.
Trong giai đoạn này, ứng dụng di động được chính thức ra mắt trên các cửa hàng ứng dụng và được quảng bá tích cực trên thị trường đến đối tượng mục tiêu. Đội ngũ phát triển cung cấp hỗ trợ liên tục và giải quyết mọi vấn đề do người dùng báo cáo.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Áp dụng các vòng phản hồi và hệ thống giám sát để theo dõi mức độ hài lòng của người dùng và xác định các lĩnh vực cần cải thiện hơn nữa. Cập nhật liên tục dựa trên phản hồi của người dùng giúp bạn luôn dẫn đầu thị trường.
Hiểu cấu trúc quy trình làm việc Agile
Quy trình công việc linh hoạt giống như một cuộc hành trình, trong đó các nhóm lấy một ý tưởng và biến nó thành một thứ hữu hình, chẳng hạn như một ứng dụng di động mới, như đã thảo luận trong phần trước.
Nó bao gồm quá trình chuyển động liên tục của công việc từ ý tưởng đến sản xuất và hơn thế nữa. Tất cả là về việc tiến lên từng bước một, thích ứng khi cần thiết trong quá trình thực hiện.
Khi các nhóm tiến độ công việc linh hoạt, họ sẽ chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo một cách liền mạch, cải thiện thông qua phản hồi, tinh chỉnh phương pháp tiếp cận và mang lại giá trị gia tăng.
Do đó, quản lý luồng công việc hiệu quả là yếu tố quan trọng để quản lý dự án thành công. Một trong những thành phần quan trọng của quá trình này là theo dõi trạng thái của các công việc hoặc câu chuyện của người dùng khi chúng chuyển qua các giai đoạn phát triển khác nhau.
Nó cung cấp khả năng hiển thị và giúp các nhóm xác định các điểm nghẽn, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc và đảm bảo giao hàng đúng hạn.
Dưới đây là các trạng thái quy trình làm việc phổ biến được sử dụng trong phát triển nhanh:
- Việc cần làm: Các công việc hoặc câu chuyện người dùng đã sẵn sàng để thực hiện nhưng chưa được bắt đầu
- Đang tiến hành: Trạng thái này cho biết các công việc mà các thành viên trong nhóm đang tích cực thực hiện
- Bị chặn: Đây là những công việc không thể tiến độ do phụ thuộc, vấn đề hoặc trở ngại
- Xem lại: Bao gồm các công việc đã hoàn thành và đang chờ xem xét bởi các bên liên quan hoặc thành viên nhóm
- Đã xong: Các công việc đã hoàn thành và đáp ứng các tiêu chí chấp nhận hoặc định nghĩa về việc hoàn thành
Bằng cách sử dụng các trạng thái quy trình công việc này, các nhóm đa chức năng có thể quản lý hiệu quả tiến độ của các mục công việc và duy trì tính minh bạch trong suốt quá trình phát triển.
Agile trong phát triển phần mềm và quản lý dự án
Phương pháp phát triển phần mềm Agile là một cách tiếp cận lặp đi lặp lại và hợp tác để tạo ra phần mềm. Phương pháp này nhấn mạnh tính linh hoạt, sự hợp tác với khách hàng và việc cung cấp các sản phẩm chất lượng cao.
Ra đời vào đầu những năm 2000 từ một nhóm các nhà phát triển phần mềm, quy trình phát triển linh hoạt đã đánh dấu một sự thay đổi mô hình trong phương pháp phát triển phần mềm, ưu tiên cá nhân và tương tác hơn là quy trình và công cụ. Các nhóm linh hoạt ưu tiên giao tiếp và hợp tác giữa các nhóm và các bên liên quan, thúc đẩy văn hóa minh bạch và trách nhiệm giải trình.
Thay vì chờ đến cuối cùng để xem mọi thứ có hoạt động tốt không, các nhà phát triển phần mềm linh hoạt chia công việc thành nhiều phần nhỏ hơn và kiểm tra trong quá trình thực hiện. Bằng cách này, mọi sự cố được phát hiện trong quá trình thực hiện sẽ được khắc phục và đảm bảo mọi thứ đang đi đúng hướng.
Vai trò của câu chuyện người dùng và thiết kế trải nghiệm người dùng trong quy trình làm việc linh hoạt
Trong quy trình làm việc linh hoạt, câu chuyện người dùng và thiết kế trải nghiệm người dùng (UX) là những thành phần thiết yếu đảm bảo quá trình phát triển tập trung vào việc mang lại giá trị cho người dùng. Cùng nhau, chúng đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy phương pháp phát triển linh hoạt lấy khách hàng làm trung tâm.
Từ góc độ người dùng, câu chuyện người dùng là những mô tả ngắn gọn về một tính năng hoặc chức năng. Những câu chuyện này nắm bắt nội dung của một tính năng, tập trung vào nhu cầu và mục tiêu của người dùng và hướng dẫn các nhóm phát triển sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc phù hợp.
Mặt khác, thiết kế trải nghiệm người dùng tập trung vào việc tạo ra trải nghiệm ý nghĩa và thú vị cho người dùng tương tác với phần mềm.
Trong quy trình làm việc nhanh, các nhà thiết kế UX làm việc chặt chẽ với nhóm phát triển để đảm bảo rằng câu chuyện của người dùng được chuyển thành giao diện trực quan và thân thiện với người dùng. Họ nghiên cứu và tạo ra các khung và nguyên mẫu dựa trên phản hồi của người dùng để liên tục cải thiện trải nghiệm người dùng trong suốt quá trình phát triển.
Áp dụng Agile trong phần mềm quản lý dự án
Áp dụng Agile trong phần mềm quản lý dự án giống như chuyển từ điện thoại nắp gập sang điện thoại thông minh. Nó hiện đại hóa và hợp lý hóa các quy trình, cho phép sự linh hoạt, hiệu quả và kết nối cao hơn giữa các thành viên trong nhóm.
Theo Khảo sát Tỷ lệ Thành công của Dự án của Ambysoft, Agile tự hào có tỷ lệ thành công 64%, trong khi mô hình Waterfall chỉ đạt 49%.
Phần mềm quản lý dự án Agile giúp bạn luôn đi đúng hướng, cung cấp thông tin chi tiết về tiến độ dự án theo thời gian thực, giúp bạn vượt qua mọi khó khăn và cho phép các nhóm nhanh chóng điều chỉnh để ứng phó với những thay đổi.
Vì vậy, việc triển khai phần mềm quản lý dự án linh hoạt không chỉ là hoàn thành công việc, mà còn là làm cho quá trình diễn ra suôn sẻ, thú vị hơn và cuối cùng là thành công hơn.
Cách tạo và triển khai quy trình làm việc linh hoạt
Chuyển đổi linh hoạt có vẻ khó khăn và tốn thời gian, nhưng lợi ích của nó trong việc tăng năng suất khiến nỗ lực này trở nên xứng đáng. Dưới đây là một số bước đơn giản để tạo quy trình làm việc linh hoạt hiệu quả:
1. Học các nguyên tắc Agile
Khuyến khích học tập nhanh và làm quen với các nguyên tắc nhanh, khuyến khích bản thân và nhóm của bạn sẵn sàng cho sự thay đổi tư duy cần thiết để áp dụng nhanh.
- Hiểu các nguyên tắc: Tìm hiểu các khái niệm đằng sau Agile, chẳng hạn như phát triển lặp đi lặp lại, hợp tác với khách hàng và ứng phó với thay đổi theo kế hoạch
- Giáo dục và đào tạo: Cung cấp tài nguyên, hội thảo hoặc phiên đào tạo để đảm bảo mọi thành viên trong nhóm đều thành thạo mô hình quy trình làm việc linh hoạt
- Giao tiếp cởi mở: Tạo môi trường nơi các nhóm dự án cảm thấy thoải mái khi thảo luận về các khái niệm linh hoạt, đặt câu hỏi và chia sẻ ý kiến của mình
2. Chọn một khung làm việc
Trước khi bắt đầu thực hành agile, hãy tìm ra những gì phù hợp nhất với dự án agile của bạn.
- Nghiên cứu và đánh giá: Khám phá các khung làm việc linh hoạt như Scrum, Kanban hoặc Lean. Hiểu rõ các nguyên tắc và thực hành liên quan đến từng khung làm việc
- Phù hợp với nhu cầu dự án: Đánh giá các yêu cầu dự án, động lực nhóm và văn hóa tổ chức để xác định khung agile nào phù hợp nhất với nhu cầu của bạn
- Dùng thử và thích ứng: Ban đầu, bạn có thể thử nghiệm các khung công việc khác nhau để tìm ra khung phù hợp nhất với nhóm của mình. Hãy cởi mở trong việc thích ứng và tùy chỉnh dựa trên phản hồi và kinh nghiệm thực tế
Đọc thêm: Cách lựa chọn giữa Scrum và Kanban
3. Xây dựng lộ trình
- Xác định mục tiêu và mục đích: Làm rõ mục tiêu và mục đích của việc chuyển đổi sang Agile. Xác định các cột mốc và kết quả quan trọng mà bạn muốn đạt được trong suốt quá trình này
- Tạo kế hoạch chuyển đổi: Vạch ra chiến lược rõ ràng để chuyển đổi sang Agile. Đặt mục tiêu, tạo danh sách sản phẩm tồn đọng và thiết lập dòng thời gian. Chia sẻ mẫu agile với nhóm của bạn để giúp mọi người đi đúng hướng
4. Phân chia công việc
Chia các yêu cầu dự án thành các công việc nhỏ hơn và các sprint để đảm bảo công việc được tăng dần một cách dễ quản lý, giúp nhóm tập trung vào từng sprint.
- Tạo/lập danh sách sản phẩm tồn đọng: Cộng tác với các bên liên quan để biên soạn danh sách sản phẩm tồn đọng toàn diện, bao gồm tất cả các tính năng, cải tiến và sửa chữa mong muốn
- Lập kế hoạch sprint: Chia sản phẩm tồn đọng thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn hoặc các câu chuyện người dùng. Lập kế hoạch sprint dựa trên sức chứa của nhóm và các ưu tiên của dự án
- Hình thành nhóm: Tạo các nhóm sprint đa chức năng với các thành viên có các kỹ năng đa dạng cần thiết để hoàn thành các công việc của dự án. Xác định vai trò, trách nhiệm và kỳ vọng của nhóm cho mỗi sprint
Phần thưởng: Mẫu kế hoạch sprint
5. Bắt đầu sử dụng quy trình làm việc
Triển khai quy trình làm việc linh hoạt và chuẩn bị cho những điều chỉnh ban đầu. Thu thập phản hồi từ nhóm của bạn và xem xét quy trình làm việc linh hoạt thường xuyên để cải thiện.
- Áp dụng Agile: Khởi động quy trình làm việc Agile bằng cách bắt đầu sprint đầu tiên. Khuyến khích sự hợp tác, minh bạch và trách nhiệm giữa các thành viên trong nhóm
- Cải tiến liên tục: Áp dụng nguyên tắc cải tiến liên tục của Agile bằng cách thường xuyên xem xét và tinh chỉnh quy trình làm việc. Tổ chức các cuộc họp tổng kết vào cuối mỗi sprint để phản ánh những gì đã làm tốt, những gì chưa tốt và cách cải thiện
- Khả năng thích ứng: Luôn thích ứng và phản ứng nhanh với những thay đổi trong suốt quá trình chuyển đổi sang phương pháp Agile. Cởi mở với phản hồi, sửa đổi quy trình và điều chỉnh khi cần thiết để tối ưu hóa hiệu suất của nhóm và kết quả dự án
6. Triển khai Agile với ClickUp
Sau khi bạn đã lựa chọn khung công việc linh hoạt và tạo quy trình công việc, mọi thứ khác sẽ diễn ra suôn sẻ. Việc triển khai quy trình công việc linh hoạt trở nên đơn giản hơn nhiều với công cụ quản lý dự án phù hợp.
May mắn thay, chúng tôi có ClickUp, một công cụ quản lý dự án linh hoạt và đa năng. Công cụ này cung cấp các tính năng toàn diện và linh hoạt, trở thành công cụ quý giá cho các nhóm linh hoạt muốn hợp lý hóa quy trình làm việc và cung cấp các sản phẩm chất lượng cao. Bạn có thể nhanh chóng bắt đầu với các mẫu linh hoạt khác nhau trong ClickUp.
Dưới đây là cách bạn có thể tận dụng Phần mềm quản lý dự án Agile của ClickUp để triển khai quy trình công việc linh hoạt tại nơi làm việc của mình:
Không gian làm việc có thể tùy chỉnh
Tạo quy trình làm việc nhanh nhẹn tùy chỉnh với ClickUp. Xác định trạng thái, nhãn và cấu trúc công việc để phù hợp với phương pháp làm việc nhanh nhẹn của bạn.
Quản lý liền mạch hành trình sản phẩm của bạn từ khi bắt đầu đến khi ra mắt, trải nghiệm quá trình chuyển đổi nhóm suôn sẻ, tập trung chi tiết và hợp lý hóa sự hợp tác. Giống như bạn có toàn bộ thế giới sản phẩm của mình dưới một mái nhà kỹ thuật số!
Quản lý danh sách công việc
Đơn giản hóa quá trình sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc với bảng Kanban của ClickUp. Sử dụng các trường tùy chỉnh và sắp xếp bảng theo trạng thái, ngày đáo hạn và mức độ ưu tiên của công việc.
Xác định và chỉ ra các yếu tố phụ thuộc để biết công việc nào cần thực hiện trước.
Theo dõi các sprint và cột mốc với biểu đồ Gantt có thể tùy chỉnh.
Chế độ xem đa năng
Hình dung công việc của bạn với ClickUp Views, với các tùy chọn chế độ xem bao gồm Danh sách, Bảng và Lịch. Nó đáp ứng các khía cạnh khác nhau của quy trình làm việc nhanh, từ quản lý công việc tồn đọng đến lập kế hoạch sprint.
Các tính năng như Biểu đồ Gantt và Chế độ xem dòng thời gian cung cấp tổng quan cấp cao về dòng thời gian và các phụ thuộc của dự án, giúp theo dõi tiến độ.
Với chế độ xem Box và Bản đồ Tư duy có thể tùy chỉnh, bạn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc và đưa ra ý tưởng
Công cụ hợp tác
Kết nối tất cả các nhóm của bạn một cách dễ dàng với Bảng trắng ClickUp để lập kế hoạch và động não.
Điều phối các công việc trong ClickUp, gắn thẻ nhóm của bạn để cập nhật và không bao giờ bỏ lỡ thông báo.
Agile tập trung vào tinh thần đồng đội, và ClickUp hỗ trợ bạn với các tính năng như bình luận, đề cập và trò chuyện thời gian thực. Bạn muốn mọi người luôn kết nối và đồng bộ? Xem như đã xong!
Báo cáo thời gian thực
Khám phá dữ liệu có giá trị với Bảng điều khiển ClickUp giúp bạn báo cáo thời gian thực, cho phép bạn xem tiến độ dự án, sức chứa của nhóm và hơn thế nữa.
Bạn có thể tùy chỉnh Bảng điều khiển bằng cách thêm các tiện ích tùy chọn, bao gồm biểu đồ báo cáo nhanh như burnup và burndown, luồng tích lũy, tốc độ, thời gian dẫn đầu và chu kỳ.
Khả năng tích hợp
Tối đa hóa hiệu quả của nhóm bằng cách tích hợp tất cả các công cụ yêu thích của bạn như Jira, Slack và GitHub. Nó đồng bộ hóa công việc của bạn trên các nền tảng một cách liền mạch và hợp lý hóa quy trình phát triển phần mềm.
ClickUp còn có một số tính năng hữu ích khác, chẳng hạn như theo dõi thời gian để quản lý thời gian hiệu quả hơn, tài liệu để tạo tài liệu toàn diện và ứng dụng Android và iOS để theo dõi công việc của bạn khi đang di chuyển.
Ứng dụng các nguyên tắc Agile
Các nguyên tắc Agile được ứng dụng trong nhiều ngành và dự án khác nhau.
Do tính thích ứng cao, các phương pháp Agile có thể được tùy chỉnh để phù hợp với các lĩnh vực và dự án khác nhau. Một số ứng dụng cụ thể bao gồm:
- Phát triển phần mềm: Các phương pháp Agile như Scrum, Kanban và Extreme Programming (XP) được sử dụng rộng rãi để thúc đẩy phát triển theo chu kỳ, hợp tác và linh hoạt trong việc phản ứng với thay đổi
- Quản lý sản phẩm: Các phương pháp Agile giúp các nhà quản lý sản phẩm sắp xếp thứ tự ưu tiên các tính năng, thu thập phản hồi của người dùng sớm và thường xuyên, đồng thời mang lại giá trị gia tăng, đảm bảo sản phẩm luôn phù hợp với nhu cầu của khách hàng và xu hướng thị trường
- Tiếp thị: Tiếp thị nhanh cho phép các nhóm thử nghiệm, thích ứng và tối ưu hóa các chiến dịch nhanh chóng dựa trên dữ liệu thời gian thực và phản hồi của khách hàng, dẫn đến các chiến lược tiếp thị hiệu quả và mục tiêu hơn
- Sản xuất: Các nguyên tắc Agile có thể được áp dụng để cải thiện hiệu quả, giảm lãng phí, nâng cao kế hoạch tổng thể và khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng hoặc thay đổi yêu cầu sản xuất
- Giáo dục và đào tạo: Phương pháp Agile ngày càng được sử dụng nhiều trong cài đặt giáo dục để thúc đẩy việc học tập lấy học sinh làm trung tâm, cải thiện sự hợp tác và điều chỉnh phương pháp giảng dạy cho phù hợp với nhu cầu của từng học sinh
Tối ưu hóa quy trình làm việc Agile với ClickUp
Quy trình làm việc linh hoạt cho phép các nhóm nhanh chóng thích ứng với các yêu cầu thay đổi, thúc đẩy sự hợp tác và hiệu quả.
Áp dụng các công cụ quản lý dự án linh hoạt như ClickUp, một giải pháp thay thế Jira hiệu quả hơn nhiều, giúp quản lý công việc, sprint và chu kỳ dự án một cách liền mạch, thúc đẩy kết quả dự án thành công. Nó giúp bạn dễ dàng quản lý lộ trình sản phẩm, công việc tồn đọng, sprint và hơn thế nữa.
Sẵn sàng thay đổi? Hãy thực hiện bước đầu tiên hướng tới Agile và đăng ký ClickUp ngay bây giờ!
Câu hỏi thường gặp
1. Có bao nhiêu giai đoạn trong quy trình Agile?
Năm giai đoạn của Agile là: ý tưởng, khởi động, lặp lại, điều chỉnh và phát hành.
2. Quy trình phương pháp Agile là gì?
Quy trình phương pháp linh hoạt là cách quản lý dự án hoặc phát triển sản phẩm từng bước, tập trung vào tinh thần đồng đội và khả năng thích ứng, đồng thời cải thiện dần trong quá trình thực hiện.
3. Công việc theo phương pháp Agile là gì?
Các công việc theo phương pháp Agile là những công việc cụ thể của chúng tôi trong quy trình công việc Agile này để đạt được mục tiêu dự án. Chúng thường là những công việc nhỏ giúp dự án tiến triển.