Bạn đang cố gắng trở thành một nhóm làm việc hiệu quả hơn, vậy bạn cần làm gì để cải thiện?
Lập bản đồ quy trình có thể là công cụ mà bạn chưa biết mình cần.
Bản đồ quy trình giúp hiển thị những gì đang diễn ra trong một doanh nghiệp, cho dù đó là hoạt động, cách quản lý dự án, cách thiết lập hệ thống mua sắm hay thậm chí cách xử lý các yêu cầu hỗ trợ khách hàng.
Đây là cách chắc chắn để xác định chính xác những điểm không hiệu quả, những lỗ hổng trong quy trình suy nghĩ và những điểm tắc nghẽn có thể khắc phục được. Tuy nhiên, để tạo bản đồ quy trình giúp bạn cải thiện, bạn cần phải làm quen với tất cả mọi thứ liên quan đến lập bản đồ quy trình.
Khi bạn đã nắm vững các ký hiệu lập bản đồ và các phương pháp hay nhất, bạn sẽ thấy việc tạo bản đồ quy trình hữu ích từ đầu thật dễ dàng (hoặc sử dụng mẫu có sẵn cũng rất hữu ích!). Hãy chuẩn bị sẵn sàng và cùng đi sâu vào thế giới lập bản đồ quy trình dưới đây.
Bản đồ quy trình là gì?
Bản đồ quy trình là một biểu diễn trực quan của một quy trình, giúp xác định các thành phần quan trọng nhất và những điểm có thể kém hiệu quả. Bản đồ quy trình cung cấp một cái nhìn tổng quan về quy trình, phác thảo chuỗi sự kiện, công việc và các bước cần thiết để đạt được một kết quả cụ thể.
Các doanh nghiệp sử dụng phương pháp này để xác định các điểm nghẽn trong quy trình làm việc và cuối cùng là cải thiện kết quả. Bản đồ quy trình về cơ bản phải hoạt động như một bản phác thảo về cách nhóm của bạn sẽ hoàn thành dự án.
6 Ví dụ về lập bản đồ quy trình
Bản đồ quy trình có thể được sử dụng theo nhiều cách khác nhau. Tất cả phụ thuộc vào mục tiêu của nhóm và cấu trúc hiện tại của các quy trình kinh doanh. Tuy nhiên, phần lớn có sáu loại bản đồ quy trình phổ biến. Hãy cùng xem xét từng loại và cách thức hoạt động của chúng.
1. Sơ đồ luồng
Trong bản đồ quy trình tiêu chuẩn này, các hình dạng và ký hiệu đại diện cho các công việc và sự kiện khác nhau. Bản đồ quy trình từ đầu đến cuối thường dựa trên sơ đồ.
Khi bạn lập bản đồ toàn bộ quy trình, biểu đồ luồng là công cụ trực quan hữu ích để thể hiện một chuỗi các bước. Trong số các loại bản đồ quy trình khác nhau, loại bản đồ này làm rõ các thủ tục hoặc hệ thống phức tạp và giúp dễ dàng xác định các lĩnh vực cần cải thiện hoặc tối ưu hóa.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng tính năng Bảng trắng của ClickUp để hỗ trợ giao tiếp và hợp tác giữa các thành viên trong nhóm, đặc biệt là khi làm việc trên các dự án yêu cầu nhiều bước hoặc liên quan đến nhiều bên liên quan.
2. Sơ đồ đường bơi
Các làn trong bản đồ swimlane thể hiện trách nhiệm của các cá nhân hoặc bộ phận khác nhau tham gia vào quy trình. Sơ đồ có swimlane rất hữu ích để lập bản đồ các quy trình phức tạp liên quan đến nhiều bộ phận.
Sử dụng Mẫu biểu đồ luồng ClickUp Swimlane để làm rõ ai trong nhóm của bạn chịu trách nhiệm cho từng bước, cho dù đó là nhiều cá nhân hay toàn bộ nhóm. Bằng cách sắp xếp thông tin theo làn, biểu đồ luồng swimlane giúp bạn dễ dàng nhận ra các điểm nghẽn hoặc sự chậm trễ tiềm ẩn để bạn có thể cải thiện quy trình kinh doanh của mình bằng bản đồ quy trình chi tiết.
3. Bản đồ hoạt động quy trình
Đúng như tên gọi, bản đồ này thực hiện chính xác những gì nó nói. Bản đồ cho thấy những hoạt động nào trong một quy trình có tác động lớn nhất đến các quy trình kinh doanh của bạn và những hoạt động nào có tác động ít nhất. Bản đồ này rất hữu ích khi xác định những hoạt động nào mang lại lợi tức đầu tư cao nhất để tinh chỉnh ngân sách của bạn cho phù hợp trong giai đoạn lập bản đồ quy trình.
4. Bản đồ dòng giá trị
Bản đồ luồng giá trị còn được gọi là bản đồ luồng vật liệu và thông tin. Nó phác thảo các bước trong một quy trình và các nguồn lực được sử dụng ở mỗi giai đoạn. Trên thực tế, bản đồ luồng giá trị trực quan hóa cách thông tin và vật liệu di chuyển qua bản đồ quy trình từ đầu đến cuối.
Sử dụng Mẫu bản đồ luồng giá trị ClickUp để tối đa hóa hiệu quả hoạt động và phân tích kỹ lưỡng tình trạng hiện tại của bạn. Mẫu bản đồ luồng giá trị này giúp bạn phát triển kế hoạch triển khai tối ưu, từ đó cải thiện quy trình và dẫn dắt tổ chức của bạn hướng tới thành công.
Thêm: Xem 10 mẫu bản đồ giá trị hàng đầu để cải thiện quy trình của nhóm
5. Sơ đồ luồng quy trình
Sơ đồ này giúp quá trình ra quyết định trở nên dễ dàng hơn. Nghĩa là, nó giúp các nhóm thúc đẩy cải tiến vì nó phác thảo rõ ràng cách các quy trình luồng để đạt được kết quả mong muốn — điều này rất hữu ích cho quản lý dự án. Hãy nghĩ về nó như một Bản đồ Tư duy hoặc Bảng trắng để chi tiết hóa luồng tổng thể của bạn.
Bạn có thể dễ dàng xây dựng hoặc cập nhật luồng quy trình của mình hơn nữa bằng mẫu. Sử dụng Mẫu Bảng trắng Luồng quy trình ClickUp để trực quan hóa luồng công việc dự án và cải thiện quy trình lập bản đồ quy trình của bạn.
6. Sơ đồ SIPOC
Sơ đồ này biểu thị Nhà cung cấp, Đầu vào, Quy trình, Đầu ra và Khách hàng. Nó trình bày các yếu tố khóa của một quy trình dưới dạng biểu đồ dễ hiểu. Sơ đồ SIPOC là bản đồ hữu ích khi bạn cố gắng xác định phạm vi của một dự án.
Và không có gì ngạc nhiên khi ClickUp có một mẫu để giúp bạn lập bản đồ quy trình. Mẫu SIPOC của ClickUp sử dụng chế độ xem bảng để dễ dàng chi tiết các khía cạnh quan trọng của quy trình, giúp bạn dễ dàng phân tích và hiểu.
Cách tạo bản đồ quy trình
Để tạo bản đồ quy trình chi tiết, bạn cần có hiểu biết tốt về hoạt động kinh doanh của mình. Chúng tôi đã chia quy trình này thành một số bước hữu ích để giúp bạn bắt đầu lập bản đồ quy trình một cách dễ dàng.
Bước 1: Xác định phạm vi quy trình
Đầu tiên, chọn quy trình bạn muốn phân tích và đảm bảo rằng quy trình đó có tác động đáng kể đến hoạt động kinh doanh của bạn. Bạn cũng cần xem xét phạm vi của quy trình — quyết định phân tích một bộ phận duy nhất, các quy trình liên chức năng hoặc thậm chí các quy trình trải rộng trên nhiều địa điểm.
Ví dụ: bạn có thể muốn lập bản đồ quy trình bán hàng, tập trung vào cách quy trình này tương tác với bộ phận tiếp thị và hỗ trợ khách hàng.
Bước 2: Thành lập nhóm lập bản đồ quy trình
Tập hợp một nhóm! Càng nhiều người cùng nhau tạo ra một bản đồ quy trình nhất quán, kết quả sẽ càng tốt. Hãy tìm những người có chuyên môn trong các phần khác nhau của quy trình lập bản đồ quy trình.
Điều này đảm bảo bạn nắm bắt được toàn bộ bức tranh. Ngoài ra, đây cũng là cách để nhận được sự ủng hộ từ các bên liên quan. Khuyến khích giao tiếp cởi mở và hợp tác trong nhóm. 🤝
Bước 3: Thu thập thông tin chi tiết
Đây là lúc bắt tay vào thực hiện. Đã đến lúc nghiên cứu kỹ lưỡng về quy trình. Điều này có thể bao gồm phỏng vấn nhân viên, quan sát quy trình đang diễn ra và xem xét các tài liệu liên quan như quy trình hoạt động tiêu chuẩn, hướng dẫn công việc và các chỉ số hiệu suất chính.
Hãy cố gắng hiểu rõ từng bước trong quy trình, cùng với đầu vào, đầu ra và các nguồn lực cần thiết cho các bước trong quy trình của bạn.
Bước 4: Xác định điểm bắt đầu và điểm kết thúc
Quy trình bắt đầu từ đâu và kết thúc ở đâu? Đảm bảo ranh giới của quy trình rõ ràng. Thiết lập tất cả các điều kiện tiên quyết, kích hoạt và điều kiện sau liên quan đến quy trình.
Ví dụ: trong quy trình thực hiện đơn đặt hàng, điểm bắt đầu có thể là nhận đơn đặt hàng, trong khi điểm kết thúc có thể là vận chuyển đơn đặt hàng hoặc giao hàng cho khách hàng.
Bước 5: Phân chia các bước
Chia nhỏ quy trình thành các bước riêng lẻ. Xác định tất cả các công việc, quyết định và sự kiện xảy ra từ đầu đến cuối quy trình.
Hãy chi tiết nhất có thể trong khi xem xét các quy trình phụ, các yếu tố phụ thuộc và các trường hợp ngoại lệ có thể phát sinh trong quá trình. Bằng cách này, bạn sẽ tạo ra một bản đồ quy trình toàn diện, thể hiện rõ sự phức tạp của quy trình kinh doanh. 💪
Bước 6: Xếp thứ tự các bước và xác định vai trò
Bạn đã có các bước quy trình chưa? Bây giờ là lúc sắp xếp các bước theo thứ tự xảy ra và chỉ định vai trò hoặc bộ phận chịu trách nhiệm xem xét tính chính xác của từng bước.
Ghi lại bất kỳ sự chuyển giao hoặc điểm liên lạc nào giữa các vai trò hoặc bộ phận để đảm bảo luồng quy trình diễn ra suôn sẻ. Điều này cần có sự hợp tác.
Điều đó có nghĩa là bạn sẽ cần các công cụ hợp tác. Với Bảng trắng ClickUp, các nhóm có thể dễ dàng phác thảo bản đồ quy trình, gắn nhãn các ký hiệu và chia sẻ bản đồ của họ với toàn bộ công ty để mọi người đều biết.
Bước 7: Thêm ký hiệu và chú thích quy trình
Sử dụng các ký hiệu và ký hiệu quy trình tiêu chuẩn để biểu thị các yếu tố khác nhau của quy trình. Tính nhất quán là khóa để dễ đọc và dễ hiểu.
Một số biểu tượng phổ biến bao gồm:
- Oval: Điểm bắt đầu hoặc điểm kết thúc
- Hình chữ nhật: Công việc hoặc hoạt động
- Kim cương: Điểm quyết định
- Mũi tên: Hướng luồng
- Vòng tròn: Điểm kết nối hoặc điểm tiếp tục
Dưới đây là một gợi ý: Thêm các làn bơi vào bản đồ quy trình của bạn để biểu thị vai trò hoặc bộ phận. Điều này sẽ giúp bạn hình dung sự phân chia trách nhiệm và tương tác trong quy trình.
Bước 8: Xác thực bản đồ quy trình
Xem lại bản đồ quy trình với nhóm lập bản đồ quy trình và các bên liên quan khác. Bạn cần xác nhận tính chính xác của bản đồ để đảm bảo rằng nó phản ánh chính xác quy trình mới nhất của bạn.
Khuyến khích phản hồi và kết hợp bất kỳ thay đổi cần thiết nào để hoàn thiện bản đồ. Bước này giúp tạo ra bản đồ quy trình mà tất cả mọi người tham gia đều đồng ý.
Bước 9: Tối ưu hóa quy trình
Phân tích bản đồ quy trình để xác định các lĩnh vực cần cải thiện, chẳng hạn như tắc nghẽn, trùng lặp hoặc thiếu hiệu quả. Đây là nơi các nhóm có thể sử dụng bản đồ quy trình để tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc thảo luận, hợp lý hóa quy trình làm việc hoặc tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại.
Lợi ích của lập bản đồ quy trình cho nhóm của bạn
Bản đồ quy trình mang lại một số lợi ích giúp các doanh nghiệp cải thiện hoạt động và các yếu tố khóa trong quản lý quy trình.
Bản đồ quy trình sử dụng các nguồn lực của bạn hiệu quả hơn
Đặc biệt nếu bạn là quản lý dự án, bạn cần đảm bảo rằng nhóm của mình đang tận dụng tối đa các nguồn lực. Điều này có nghĩa là ít thời gian bị lãng phí hơn và nhiều năng lượng hơn được dành cho các công việc hướng đến kết quả, mang lại cho nhóm của bạn lợi nhuận cao nhất từ khoản đầu tư.
Kỳ vọng không rõ ràng là cơn ác mộng đối với tất cả mọi người. Nhóm của bạn không biết phải hướng tới mục tiêu gì và rất có thể sẽ bỏ lỡ các cột mốc quan trọng. Bản đồ quy trình giúp khắc phục vấn đề này bằng cách san bằng kỳ vọng giữa các nhóm.
Sơ đồ quy trình giúp cải thiện giao tiếp và tài liệu của nhóm
Bản đồ quy trình đảm bảo các nhóm làm việc dựa trên một nguồn thông tin chính xác. Điều này giúp giảm thiểu sự nhầm lẫn, hiểu lầm và việc bỏ lỡ thời hạn. Điều quan trọng là các nhóm phải có chung quan điểm về những vấn đề cơ bản như quy trình kinh doanh.
Việc tạo một tài liệu quy trình duy nhất được lưu trữ trong một bảng điều khiển và dễ dàng chia sẻ sẽ giúp giảm thiểu lỗi và cơ hội bị bỏ lỡ trong quá trình tạo bản đồ quy trình. Các quy trình và quy trình công việc phát triển theo thời gian khi có dữ liệu mới, thành viên mới gia nhập nhóm hoặc có dự án mới cần được xử lý.
Hãy xem việc ghi chép các quy trình trong quá khứ là một sự trợ giúp trong việc tạo/lập các quy trình mới. Bạn cũng có thể giúp nhân viên hiểu vai trò và trách nhiệm của họ bằng bản đồ quy trình chi tiết.
Họ cần thấy công việc của mình phù hợp với bức tranh tổng thể như thế nào và hiểu công việc của mình đóng góp vào quy trình tổng thể ra sao. Bản đồ quy trình là một cách chủ động để cải thiện giao tiếp giữa các nhóm trong các bộ phận, bao gồm cả đối tác bên ngoài hoặc khách hàng.
Làm việc với quy trình công việc linh hoạt hơn
Bản đồ quy trình cho phép các doanh nghiệp trở nên linh hoạt hơn bằng cách xác định các lĩnh vực có thể áp dụng thay đổi một cách nhanh chóng.
Với sự hiểu biết rõ ràng về quy trình, các doanh nghiệp có thể xác định các lĩnh vực để hợp lý hóa hoạt động, tự động hóa công việc hoặc thậm chí thuê ngoài một số hoạt động nhất định. Việc đáp ứng các điều kiện thị trường thay đổi hoặc nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả hơn trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. ⚙️
Các phương pháp hay nhất về lập bản đồ quy trình
Hãy xem xét một số gợi ý sau để cải thiện các sáng kiến lập bản đồ quy trình tiếp theo của bạn:
- Thiết lập mục tiêu rõ ràng ngay từ đầu: Trước khi bắt đầu, hãy xác định các mục tiêu cụ thể mà bạn muốn đạt được với bản đồ quy trình của mình. Điều này giúp bạn duy trì sự tập trung vào những gì quan trọng và thúc đẩy những cải tiến có ý nghĩa.
- Sử dụng các mức độ chi tiết khác nhau: Tạo bản đồ quy trình với các mức độ chi tiết khác nhau để phù hợp với các đối tượng khác nhau. Bản đồ cấp cao để lập kế hoạch chiến lược và bản đồ chi tiết hơn để cải thiện hoạt động đảm bảo bạn đáp ứng toàn bộ nhu cầu của nhóm.
- Đừng ngại kết hợp dữ liệu: Cải thiện bản đồ quy trình của bạn bằng cách thêm dữ liệu liên quan! Cân nhắc thêm các chỉ số hiệu suất quy trình, thời gian chu kỳ hoặc thậm chí chỉ số sử dụng tài nguyên. Điều này cho phép ra quyết định sáng suốt và nêu bật các lĩnh vực có thể cần bạn chú ý hơn.
- Tích hợp tài liệu quy trình: Liên kết bản đồ quy trình của bạn với tài liệu quy trình hiện có, chẳng hạn như quy trình hoạt động tiêu chuẩn hoặc hướng dẫn công việc. Điều này tạo ra một nguồn thông tin duy nhất cho nhóm của bạn và đơn giản hóa các thay đổi trong quản lý quy trình trong tương lai.
- Ghi lại các tiêu chí ra quyết định: Khi lập bản đồ các điểm ra quyết định, bao gồm các tiêu chí được sử dụng để ra quyết định. Đây là cách để thiết lập tính nhất quán và làm rõ lý do đằng sau mỗi lựa chọn.
- Hình dung các tương tác chéo giữa các bộ phận : Sử dụng các đường bơi hoặc các kỹ thuật trực quan khác để thể hiện các tương tác giữa các vai trò hoặc bộ phận. Điều này giúp nêu bật các điểm có thể xảy ra mâu thuẫn và khuyến khích sự hợp tác.
Tối ưu hóa quy trình làm việc với bản đồ quy trình
Bằng cách tạo ra một biểu diễn trực quan của một quy trình, các doanh nghiệp có thể xác định những điểm tiềm ẩn kém hiệu quả, giảm thiểu lỗi và cải thiện chất lượng. Sử dụng một nền tảng như ClickUp sẽ giúp bạn nỗ lực lập bản đồ quy trình thông qua các mẫu, Bảng trắng tương tác và thậm chí cả các công cụ Bản đồ Tư duy để giải thích mọi thứ cho nhóm của bạn.
Việc tạo bản đồ quy trình để cải thiện hoạt động và giúp các nhóm hình dung các lĩnh vực cần cải thiện rất đơn giản. Bản đồ quy trình của bạn không nên quá phức tạp, và phần mềm bạn sử dụng để tạo bản đồ cũng vậy.
Với hướng dẫn chi tiết này, bạn đã sẵn sàng để tạo bản đồ quy trình toàn diện, giúp nhóm của bạn hiểu, phân tích và tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh quan trọng.