Nếu bạn chưa biết, bảng trắng kỹ thuật số là công cụ mới nhất trong quản lý dự án. 💅🏼
Đừng để màu sắc tươi sáng đánh lừa bạn, bảng trắng của bạn không chỉ là ứng dụng vẽ nguệch ngoạc thông thường — đó là nơi các nhóm của bạn tập hợp lại để tham gia vào sự hợp tác có ý nghĩa và tạo ra những điều mới mẻ.
Và nếu bạn có quyền truy cập vào ClickUp, thì bạn có quyền truy cập vào phần mềm bảng trắng kỹ thuật số với tất cả các tính năng tuyệt vời, không cần tích hợp, vì ClickUp là một trong số ít nền tảng quản lý dự án hỗ trợ Bảng trắng bản địa. Đây là một lợi thế rất lớn cho các nhóm phân phối trong tổ chức của bạn muốn:
- Động não tại nơi bạn đã hoàn thành công việc
- Giữ khách hàng tham gia và cập nhật thông tin
- Nâng cao hiệu quả giao tiếp
- Thực hiện ý tưởng của họ ngay lập tức, và nhiều hơn nữa!
Thực sự, chúng có thể làm tất cả những việc đó! Có lẽ đó là lý do tại sao Bảng trắng ClickUp được G2 chọn là công cụ bảng trắng cộng tác số một cho mùa xuân 2023!
Nhưng với sức mạnh lớn đi kèm trách nhiệm lớn, trước khi bạn bắt đầu vẽ trên canvas như Picasso, hãy để chúng tôi hướng dẫn bạn trước. 🎨
Nếu bạn cần nhiều chức năng hơn so với công cụ bảng trắng hiện tại của mình hoặc hoàn toàn mới sử dụng công cụ này, hướng dẫn này có rất nhiều mẹo, mẫu bảng trắng và ví dụ về trường hợp sử dụng để tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn bằng công cụ trực quan này. Vì vậy, hãy tạm dừng các tin nhắn trực tiếp, mở một chai nước ngọt và làm quen với tính năng cộng tác nhất của ClickUp cho đến nay — Bảng trắng. 💜
Chào mừng bạn đến với tính năng hợp tác nhất của ClickUp
Bảng trắng không chỉ hiệu quả mà còn trực quan, nhưng không chỉ là một không gian để bạn thể hiện kỹ năng sử dụng Microsoft Paint từ năm 1991. 👀
Bảng trắng ClickUp tạo ra trải nghiệm công việc toàn diện hơn cho tất cả mọi người, đặc biệt là khách hàng và các bên liên quan muốn nắm bắt tổng quan một cách nhanh chóng. Ngoài ra, Bảng trắng còn mang đến sự minh bạch hoàn toàn mà ClickUp hướng tới.
Với khả năng xem ai đang xem và đóng góp vào bảng của bạn trong thời gian thực, bạn có thể làm việc cùng nhóm mà không bị trùng lặp hoặc nhầm lẫn. Và khi bạn đã sẵn sàng để khách hàng hoặc các bên liên quan bên ngoài phê duyệt, tất cả những gì bạn cần làm là gửi một liên kết công khai để cấp quyền truy cập xem. Đây là lý do tại sao bạn nên luôn có sẵn bảng trắng cho mỗi cuộc họp dự án — chỉ cần chia sẻ URL bảng trắng của bạn và bắt đầu cộng tác như thể bạn đang ở trong thế giới thực.
Vượt xa bảng thông minh của lớp 5, Bảng trắng trong ClickUp được thiết kế để ghi lại ý tưởng của bạn ngay khi chúng xuất hiện và kết nối với quy trình làm việc của bạn nhanh hơn bao giờ hết. Điều này được thực hiện thông qua các tính năng có trong menu bảng trắng, phím tắt và hàng trăm mẫu được thiết kế để làm cho các phiên brainstorming của bạn có tác động hơn.
Tận dụng tối đa Bảng trắng của bạn
Mặc dù bạn có thể bắt đầu với một trang trống hoàn toàn, Trung tâm mẫu của ClickUp sẽ luôn là bước đầu tiên được chúng tôi ưu tiên cho mọi trường hợp sử dụng bảng trắng.
Các mẫu thêm cấu trúc cho không gian trống vốn có thể gây khó chịu và đóng vai trò như chất xúc tác trong quá trình phát triển sản phẩm của bạn. Các sơ đồ, biểu đồ và khung sẵn có này được thiết kế riêng cho từng trường hợp sử dụng cụ thể của bạn, nhưng có thể tùy chỉnh thêm để đáp ứng nhu cầu cụ thể của tổ chức.
Chúng cũng không chỉ dành cho "người mới bắt đầu". Bắt đầu với một mẫu sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian trong giai đoạn đầu của quá trình lập kế hoạch và thực hiện. Sau đó, mẫu sẽ đóng vai trò là tài liệu chính thức cho mọi lựa chọn của dự án từ đầu đến cuối.
Cho dù bạn đang trình bày ma trận ưu tiên, viết hướng dẫn thương hiệu hay lập bản đồ ý tưởng, ClickUp đã phát triển hàng trăm mẫu có thể tùy chỉnh cho mọi khả năng và mức độ thoải mái khi sử dụng Bảng trắng.
Tuy nhiên, mẫu của bạn không phải là tài sản duy nhất được tạo ra để hoàn thành dự án của bạn — điều khiến Bảng trắng ClickUp trở nên khác biệt là khả năng chuyển đổi hầu như mọi thứ trên bảng của bạn thành một nhiệm vụ chỉ bằng vài cú nhấp chuột.
Một lần nữa cho những người ở phía sau: kết nối Bảng trắng với các quy trình hiện có của bạn ngay lập tức.
Khi chúng tôi nói "hành động theo ý tưởng của bạn", chúng tôi thực sự có ý đó. Và bất kỳ ai đã thử nghiệm các phần mềm bảng trắng kỹ thuật số khác đều có thể chứng thực rằng đây là một sản phẩm mang tính cách mạng. 🏆
Chuyển đổi hình dạng, đối tượng và văn bản thành công việc là khóa để sử dụng bảng trắng của bạn vượt ra ngoài giai đoạn ý tưởng và cách bạn thực hiện chiến lược của mình từ giai đoạn phát triển đầu tiên đến giai đoạn cuối cùng. Hãy tưởng tượng bạn rời khỏi một cuộc họp hiệu quả và không phải viết lại các bước tiếp theo dưới dạng công việc có thể theo dõi? Nghe có vẻ quá tốt để trở thành sự thật. 😎
Thanh công cụ chỉnh sửa là một tính năng khác được thiết kế để ghi lại ý tưởng của bạn càng sớm càng tốt. Chỉ với một cú nhấp chuột hoặc một phím bấm, bạn có thể thêm các hình dạng được mã hóa màu, vẽ tự do, định dạng văn bản, tạo ghi chú dán, liên kết đến các công việc hiện có, và nhiều hơn nữa!
Sử dụng menu ở cuối màn hình, bạn có thể tận dụng tối đa khả năng nhúng của ClickUp với tùy chọn thêm thẻ web, tài liệu và nhiệm vụ vào bảng trắng của mình. Các thẻ này hiển thị trực tiếp trên bảng của bạn, có nghĩa là bạn có thể chỉnh sửa văn bản trên tài liệu ClickUp thu nhỏ, cập nhật trạng thái nhiệm vụ và tương tác với các công cụ làm việc của bên thứ ba — tất cả từ bảng trắng của bạn!
Tuy nhiên, chúng tôi vẫn không quên những kiến thức cơ bản về bảng trắng mà bạn đã biết và yêu thích! Truy cập định dạng văn bản phong phú, đưa ra nhận xét cho nhóm của bạn và thêm các kết nối giữa các đối tượng khi quy trình làm việc của bạn dần hình thành.
Tuy nhiên, điều này trông như thế nào trong thực tế? Hãy cùng xem nhé. 🙂
Sử dụng bảng trắng (Trường hợp)
Bảng trắng nghe có vẻ rất hay, nhưng chúng tôi ở đây để trả lời câu hỏi quan trọng nhất của bạn: tôi sẽ được gì từ nó?
Các nhóm trong các ngành khác nhau sử dụng bảng trắng theo những cách khác nhau, dưới đây là phân tích chi tiết về cách một số nhóm này có thể áp dụng bảng trắng vào quy trình hiện tại và tối đa hóa lợi ích.
Bảng trắng cho các nhóm kỹ thuật và phần mềm
Phần mềm Bảng trắng tạo ra sự khác biệt lớn cho các nhóm làm việc trong lĩnh vực kỹ thuật, sản phẩm hoặc thiết kế (EPD).
Các nhóm này coi trọng tốc độ, độ tin cậy và sự hợp tác liền mạch để xác định phạm vi, thiết kế, phát triển và cuối cùng là giao hàng nhanh hơn. AKA, tất cả những việc cần làm mà Bảng trắng được tạo ra để thực hiện.
Bảng trắng ClickUp cho phép các nhóm đề cập đến nhau ở bất kỳ đâu trên bảng để nhanh chóng phát hiện các mục hành động mới và đẩy nhanh thời gian hoàn thành. Và vì bạn sẽ không bao giờ hết dung lượng, các nhóm có thể lưu trữ nhiều bản đồ tư duy và khung dây trong cùng một không gian trong khi hoàn thiện luồng người dùng của họ. 🙌🏼
Ngoài ra, các mẫu sẵn có như Mẫu Bảng trắng Luồng người dùng của ClickUp sẽ xử lý các công việc nặng nề liên quan đến việc xây dựng các sơ đồ phức tạp để bạn có thể tập trung vào những việc quan trọng nhất: sản phẩm và sự hài lòng của khách hàng.
Bản thân mẫu này sẽ nhắc bạn vẽ bản đồ cách người dùng tương tác với sản phẩm của bạn bằng cách thêm hình ảnh, phương tiện, đối tượng và kết nối để tạo ra một bản trình bày trực quan về giao diện người dùng của bạn. Bạn cũng có thể nâng cấp mẫu này lên một bước nữa bằng cách thả các tài liệu, dữ liệu và công việc khác vào bảng để có thêm bối cảnh — mà không cần phải mở một tab khác để thực hiện việc này.
Nhưng khả năng thực sự là vô hạn! Các tính năng này có thể mang lại lợi ích cho từng khía cạnh của quá trình phát triển, đó là lý do tại sao các nhóm phần mềm chuyển sang sử dụng Bảng trắng làm cơ sở cho các nhu cầu dự án khác, bao gồm:
Bảng trắng cho quản lý dự án
Các nhà quản lý dự án dựa vào Bảng trắng để nâng cao hiệu quả của các phiên brainstorming, xây dựng các sơ đồ trình bày ấn tượng và giám sát tiến độ của bất kỳ dự án nào. Chúng cung cấp một nền tảng có cấu trúc nhưng có thể mở rộng để hợp lý hóa các hoạt động ngay từ đầu, dẫn đến việc hoàn thành dự án nhanh hơn và các bên liên quan hài lòng hơn.
Ngoài tốc độ, Bảng trắng còn giúp các nhóm thoát khỏi các quy trình dựa trên tài liệu thông thường và suy nghĩ sáng tạo với các kỹ thuật ý tưởng hấp dẫn hơn về mặt thị giác như tư duy thiết kế, bản đồ tư duy, bản đồ bong bóng và viết ý tưởng. 🧠
Phần thưởng: Xem 10 mẫu bản đồ bong bóng để brainstorming
Với sơ đồ quy trình làm việc đã sẵn sàng, đã đến lúc bắt đầu thực hiện kế hoạch của bạn, và Mẫu kế hoạch hành động được tạo ra để giúp các nhà quản lý dự án thực hiện chính xác điều đó.
Mẫu này dễ áp dụng và thậm chí còn dễ sử dụng hơn với tần suất xem xét được cài đặt sẵn để xác định công việc nào còn cần làm, đang tiến độ hay đã hoàn thành.
Trong trường hợp này, mỗi ghi chú dán hoặc hình dạng có thể đại diện cho các mục hành động nhất định. Nhưng để làm cho mẫu này trở nên hữu ích hơn, chúng tôi khuyên bạn nên nhúng các nhiệm vụ và Cột mốc ClickUp trực tiếp vào bảng để dễ dàng truy cập.
Và như mẫu này gợi ý với các chu kỳ đánh giá hàng quý, hàng tháng, hàng tuần và hàng ngày, bảng trắng của bạn sẽ luôn đồng hành cùng bạn trong suốt vòng đời của dự án và hơn thế nữa. 🪐
Bảng trắng cho các nhóm sáng tạo
Tính trực quan của Bảng trắng giúp các nhóm sáng tạo xác định phạm vi công việc một cách thích hợp và thực hiện các chiến dịch có tác động tích cực đến doanh thu, quảng bá nhận thức về thương hiệu và thu hút khách hàng tiềm năng chất lượng cao.
Các nhóm này có thể bắt đầu với một bảng trắng để chuẩn bị cho một buổi hội thảo với khách hàng mới, nơi họ lưu trữ hình ảnh, phương tiện truyền thông, ghi chú và mô hình. Trong cuộc họp, khung vẽ có thể di chuyển cho phép bạn dễ dàng điều hướng xung quanh bảng để tập trung vào các khu vực cụ thể trong khi trình bày các ý tưởng tiềm năng hoặc công việc trong quá khứ. Từ đó, bạn có thể bắt đầu chỉnh sửa bảng trắng ngay lập tức dựa trên phản hồi của khách hàng trong thời gian thực.
Sau đó, đã đến lúc áp dụng Mẫu Bảng trắng Phạm vi Dự án của ClickUp. 🙂
Sử dụng cấu trúc định dạng sẵn của mẫu cùng với bất kỳ phương tiện, nghiên cứu và tài liệu nhúng nào để củng cố một cách trực quan các OKR, kết quả đầu ra và tất nhiên là phạm vi dự án của bạn!
Khi dự án của bạn tiến triển, bảng của bạn sẽ đóng vai trò là điểm gặp gỡ giữa nhóm và khách hàng. Bảng lưu trữ lịch sử của toàn bộ quá trình sáng tạo, bao gồm các cuộc hội thoại, các lần lặp lại và các lựa chọn thiết kế trong quá khứ. Mức độ tổ chức và nhất quán này giúp thúc đẩy mối quan hệ có ý nghĩa với mọi nhân tố quan trọng.
Và mặc dù đó không chỉ là những tính năng phụ trên bảng trắng của bạn, nhưng chúng chắc chắn không gây hại gì! Các tùy chọn màu sắc, hình dạng, kích thước, kiểu dáng và định dạng của ClickUp Whiteboards là lý tưởng để truyền đạt ý tưởng của bạn một cách trực quan và nhanh chóng biến những tác phẩm mới tạo/lập thành những tác phẩm nghệ thuật đẹp mắt.
Hợp tác trở nên thú vị hơn với Bảng trắng ClickUp
Bảng trắng trong ClickUp rất mạnh mẽ và tiết kiệm chi phí với các công cụ, mẫu và chức năng để hợp lý hóa bất kỳ quy trình nào và xây dựng các tính năng mới mà không tốn thêm một xu.
Nhưng còn nhiều điều thú vị đang chờ đón bạn!
Lộ trình phát triển Bảng trắng đang bận rộn với các bổ sung và cập nhật mới khi chúng tôi ra mắt ClickUp 3. 0—vì vậy, nếu bạn chưa thấy tính năng bảng trắng yêu thích của mình, hãy tin tưởng chúng tôi, nó sẽ sớm có mặt. Và chúng tôi cũng rất háo hức!
Dù bạn đang trò chuyện không đồng bộ hay tụ tập quanh bàn hội nghị, Bảng trắng là giải pháp cộng tác mà bạn đang tìm kiếm. Và nếu bạn vẫn đang dựa vào các ứng dụng công việc khác để hoàn thành công việc, không thành vấn đề, ClickUp tích hợp với hơn 1.000 công cụ để mang đến cho bạn trải nghiệm mượt mà nhất có thể.
Truy cập ba Bảng trắng đầu tiên của bạn miễn phí trong mọi gói giá và tham gia cùng chúng tôi khi chúng tôi bổ sung các tính năng hiệu quả, mạnh mẽ và thú vị vào công cụ thay đổi cuộc chơi này.