Bản đồ quy trình là một công cụ cực kỳ hữu ích khi quản lý dự án. 💡
Nó giúp bạn chia nhỏ các công việc và quy trình phức tạp thành các hình ảnh dễ hiểu. Với bản đồ quy trình, bạn sẽ ít gặp khó khăn hơn trong việc xác định các lĩnh vực cần cải thiện cũng như các điểm nghẽn tiềm ẩn trong bất kỳ dự án nào.
Có thể sử dụng nhiều công cụ khác nhau để tạo bản đồ quy trình, bao gồm ClickUp, Excel hoặc thậm chí Word. 💻
Tin vui là?
Bạn không bao giờ phải bắt đầu từ đầu khi tạo bản đồ quy trình hấp dẫn, có thể chia sẻ và chỉnh sửa. Trong bài viết này, chúng tôi cung cấp tổng quan về 10 mẫu bản đồ quy trình để giúp bạn bắt đầu lập bản đồ quy trình của mình.
Mẫu bản đồ quy trình là gì?
Mẫu bản đồ quy trình là sơ đồ trực quan hóa một quy trình và chi tiết các bước riêng lẻ trong công việc. Mẫu này được thiết kế để giúp các nhà quản lý dự án, bất kể sức chứa, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và các điểm nghẽn tiềm ẩn trong quy trình công việc của dự án.
Điều gì tạo nên một mẫu bản đồ quy trình tốt?
Một mẫu bản đồ quy trình vững chắc là tất cả những gì bạn mong đợi: một cách rõ ràng, súc tích và được tổ chức trực quan để xem quy trình làm việc của nhóm. Mẫu này phải dễ đọc, dễ hiểu và bao gồm tất cả thông tin cần thiết để hoàn thành dự án từ đầu đến cuối.
Một mẫu tốt sử dụng các ký hiệu, mũi tên và hộp để biểu diễn các bước khác nhau từ đầu đến cuối. Bản đồ quy trình cần được tối ưu hóa cho từng trường hợp sử dụng cụ thể.
Ví dụ: với tư cách là người quản lý, bạn có thể muốn sử dụng bản đồ quy trình swimlane để hình dung ai trong nhóm của bạn chịu trách nhiệm cho từng bước trong quy trình. 🏊
Mặt khác, việc tạo bản đồ quy trình sơ đồ — hoàn chỉnh với các ký hiệu bản đồ quy trình — sẽ giúp bạn hình dung tất cả các bước trong một quy trình giải quyết một vấn đề cụ thể.
Cách tạo bản đồ quy trình
Việc tạo bản đồ quy trình bắt đầu bằng việc xác định phạm vi dự án. Điều này bao gồm xác định mục tiêu và mục tiêu chính của dự án, các bên liên quan quan trọng và các công việc cần làm. 📝
Bước tiếp theo là chia nhỏ từng công việc thành các bước nhỏ hơn và phân tích các bước nào được kết nối với nhau và bằng cách nào. Từ đó, sử dụng công cụ lập bản đồ quy trình để tạo bản đồ.
ClickUp đi kèm với các công cụ tích hợp để cung cấp hình dạng, nhãn và mũi tên giúp trực quan hóa luồng công việc và minh họa các kết nối giữa các công việc. Bạn cũng có thể thêm màu sắc và nhãn vào mẫu bản đồ quy trình kinh doanh của mình.
Bây giờ, bạn sẽ làm việc này như thế nào?
Tạo bản đồ quy trình với Bản đồ Tư duy ClickUp rất dễ dàng và trực quan. Đầu tiên, chọn + Xem ở đầu không gian làm việc ClickUp của bạn và nhấp vào biểu tượng để tạo bản đồ tư duy mới.
Từ đó, bạn sẽ chọn giữa hai tùy chọn: Chế độ công việc hoặc Chế độ trống.
Chế độ công việc
Chế độ này hiển thị tất cả các công việc trong Bản đồ Tư duy của bạn. Điều này giúp bạn dễ dàng sắp xếp lại không gian làm việc vì nó cho phép kéo các nhánh để điều chỉnh các nút.
Bạn cũng có thể tạo, chỉnh sửa và xóa công việc trong khi thực hiện. Về mặt lập bản đồ quy trình kinh doanh, chế độ công việc giúp xác định các điểm nghẽn, các bước khóa liên quan và tất cả các công việc liên quan đến nhiều thành viên nhóm làm việc trong bộ phận của bạn.
Chế độ trống
Nếu bạn thích làm việc với chế độ Trống, bạn có thể tạo bản đồ tư duy với các nút không kết nối. Với chế độ Trống, bạn có thể tạo bao nhiêu nút tùy thích, sau đó dễ dàng chuyển đổi chúng thành các công việc trong danh sách tùy chọn của bạn.
Sau đó, bắt đầu với chế độ chính, nhấp vào + Công việc để bắt đầu xây dựng bản đồ tư duy của bạn. Thêm tên cho mỗi công việc và nhấn Enter để tạo công việc đó.
Khi thêm nhánh và nút, bạn có thể sử dụng mã màu để minh họa chính xác từng bước. Khi hoàn tất, bạn có thể dễ dàng lưu và chia sẻ bản đồ quy trình của mình với các thành viên khác trong nhóm.
10 mẫu bản đồ quy trình để phác thảo dự án tiếp theo của bạn
Hãy xem — chúng tôi rất thích bản đồ quy trình chi tiết. Và chúng tôi cũng thích các mẫu giúp bạn theo dõi toàn bộ quy trình. Ngoài ra, còn có rất nhiều tùy chọn để bạn lựa chọn khi lập sơ đồ quy trình dự án tiếp theo.
Đó là lý do tại sao chúng tôi đã thu thập 10 mẫu bản đồ quy trình tốt nhất để bạn tham khảo, bao gồm các trường hợp sử dụng khác nhau cho từng mẫu.
1. Mẫu bảng trắng bản đồ quy trình ClickUp
Mẫu Bảng trắng bản đồ quy trình ClickUp là một tài nguyên tuyệt vời cho các nhà quản lý dự án và những người sáng tạo. Mẫu bản đồ quy trình giúp họ hình dung rõ ràng luồng công việc trong từng giai đoạn của quy trình. Bằng cách này, bạn có thể phát hiện ra các hoạt động quan trọng nhất ở mỗi giai đoạn để ưu tiên các công việc sẽ giúp bạn tiến lên phía trước.
Đây là mẫu thân thiện với người mới bắt đầu. Với Bảng trắng ClickUp, bạn có thể thêm hoặc chỉnh sửa bản đồ quy trình theo ý muốn. Thay vì chuyển đổi giữa các công cụ để tạo bản đồ quy trình có thể chia sẻ, bạn có thể sử dụng mẫu này để tạo bản đồ quy trình, lưu lại và dễ dàng chia sẻ với nhóm.
Mẫu này bao gồm định dạng cột đầy màu sắc, được tổ chức trực quan và được tối ưu hóa để theo dõi luồng của một dự án. Nó cũng có nhãn cho từng giai đoạn của quy trình, bao gồm mục tiêu, hoạt động và mục hành động.
Mẫu này có hai trạng thái, một trường tùy chỉnh và ba loại chế độ xem, giúp bạn có nhiều sự linh hoạt.
2. Mẫu sơ đồ quy trình ClickUp
Biểu đồ luồng là hình ảnh đơn giản hóa về cách thức diễn ra các quy trình kinh doanh. Biểu đồ này thường được biểu thị bằng các hình dạng, nhãn và đường kết nối từ đầu đến cuối trong bản đồ quy trình của bạn.
Mẫu sơ đồ quy trình ClickUp này rất hữu ích để hiểu trình tự logic của một nhiệm vụ hoặc quy trình. Nó giúp bạn chia nhỏ các dự án lớn thành các thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Sau khi hoàn thành, mẫu bản đồ quy trình này giúp bạn dễ dàng sắp xếp lại và tối ưu hóa khi bạn hình dung một dự án từ đầu đến cuối.
Mẫu này đặc biệt hữu ích để trực quan hóa các sơ đồ quy trình công việc phức tạp và có thể điều chỉnh màu sắc, hình dạng, nhãn và đường nét để phù hợp với nhu cầu của bất kỳ dự án nào.
Với hai trạng thái và hai loại chế độ xem, bạn không cần phải bắt đầu sơ đồ từ đầu.
3. Mẫu bản đồ quy trình PDCA của ClickUp
Lập kế hoạch, Thực hiện, Kiểm tra và Hành động. Đó là bốn giai đoạn của Mẫu bản đồ quy trình PDCA. Với mẫu này, các dự án trở nên dễ thực hiện hơn, giúp các quy trình kinh doanh trở nên đơn giản hơn rất nhiều.
Bản đồ quy trình chi tiết được xây dựng dựa trên bốn giai đoạn, giúp các công việc trong đó trở nên dễ quản lý hơn. Sau khi phân chia và phân loại công việc, bạn sẽ dễ dàng xác định công việc nào là quan trọng nhất.
Bản đồ quy trình PDCA là một cách tuyệt vời để nâng cao chất lượng bản đồ quy trình của bạn vì nó cung cấp cho bạn một chế độ xem khác về toàn bộ dự án. Nếu bạn đang lãnh đạo một nhóm và cần một công cụ trực quan dễ sử dụng để làm việc, hãy sử dụng bản đồ quy trình PDCA.
Khi quản lý một dự án, có rất nhiều công việc phải xử lý cùng một lúc — điều này không có gì đáng ngạc nhiên. Tuy nhiên, cần nhớ rằng bản đồ quy trình chia nhỏ toàn bộ dự án thành các phần nhỏ, dễ thực hiện. Ai lại không thích sự đơn giản?
4. Mẫu nhiệm vụ lập bản đồ quy trình ClickUp
Với bản đồ quy trình, bạn có thể chuẩn hóa các công việc lặp đi lặp lại để vận hành doanh nghiệp của mình. Mẫu nhiệm vụ bản đồ quy trình ClickUp này là lựa chọn lý tưởng cho những ai muốn phân tích và theo dõi từng công việc riêng lẻ trong bất kỳ quy trình nào. Mẫu này bao gồm các cột có thể tùy chỉnh, chẳng hạn như Thời gian, Tài nguyên và Chi phí.
Bằng cách này, bạn có thể đo lường chính xác thời gian, chi phí và nguồn lực liên quan đến từng công việc. Ngoài ra, mỗi công việc có thể được giao cho một thành viên cụ thể trong nhóm, giúp dễ dàng theo dõi và quản lý các dự án phức tạp.
Một trong những điều tuyệt vời về lập bản đồ quy trình là bạn không chỉ hiểu rõ về các công việc và giai đoạn dự án, mà còn rõ ràng về ai chịu trách nhiệm cho việc gì. Sử dụng mẫu lập bản đồ quy trình ClickUp này giúp hiển thị rõ hơn các trách nhiệm của dự án.
Và trong hầu hết các trường hợp, việc theo dõi các trách nhiệm này là một vấn đề đau đầu nếu không có sự phân chia công việc rõ ràng với nhóm. Vì vậy, hãy cung cấp cho nhóm của bạn (và bản thân bạn) thêm thông tin chi tiết về sơ đồ quy trình để giúp xác định rõ quy trình hiện tại.
5. Mẫu nhiệm vụ bản đồ quy trình đơn giản của ClickUp
Hãy tưởng tượng bạn có một bản đồ rõ ràng cho thấy luồng hoạt động của từng giai đoạn trong một quy trình cụ thể. Đó là lý do tại sao bạn có thể dễ dàng tạo bản đồ quy trình bằng cách sử dụng Bản đồ quy trình đơn giản của ClickUp.
Các nhà quản lý dự án sử dụng mẫu bản đồ quy trình để chia nhỏ các công việc phức tạp của dự án thành các bước đơn giản, dễ theo dõi. Điều này giúp xác định các lĩnh vực trong quy trình hiện tại của bạn mà quy trình làm việc có thể được hợp lý hóa.
Ví dụ: bản đồ quy trình cấp cao của bạn có thể giúp cắt giảm công việc để không vượt quá ngân sách dự án và tìm ra các lĩnh vực cần cải thiện về mặt hậu cần.
Giống như các mẫu khác của ClickUp, bạn có thể giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, theo dõi tiến độ và đo lường thành công mà không cần phải bắt đầu lại từ đầu với các kỹ thuật lập bản đồ quy trình.
6. Mẫu bản đồ quy trình ClickUp Swimlane
Như chúng ta đã thảo luận trước đó, bản đồ quy trình swimlane là một công cụ tuyệt vời để quản lý dự án. Và Mẫu bản đồ quy trình ClickUp Swimlane là công cụ không thể thiếu nếu bạn muốn chỉ định ai chịu trách nhiệm cho các công việc nhất định trong quy trình làm việc của mình.
Mẫu này giúp mọi người làm việc đúng phân công của mình để luồng quy trình hiển thị các công việc con và sự kiện thuộc phân công cụ thể của họ. Sử dụng mẫu bản đồ quy trình kinh doanh như thế này rất hữu ích cho các quy trình phức tạp cần được đơn giản hóa.
Bạn lo lắng về việc giao quá nhiều trách nhiệm cho một thành viên trong nhóm và không phân bổ nguồn lực một cách đồng đều? Bản đồ quy trình swimlane giúp bạn phân phối lại trách nhiệm một cách trực quan theo ý mình.
Đây là mẫu tuyệt vời cho những ai muốn bắt đầu quy trình swimlane và nó có hai trạng thái và loại chế độ xem.
7. Mẫu Bản đồ Tư duy Đơn giản của ClickUp
Bắt đầu một dự án? Đừng quên thực hiện một số hoạt động động não! Sử dụng Mẫu Bản đồ Tư duy Đơn giản của ClickUp để ghi chú và ghi lại những ý tưởng nảy ra trong đầu một cách dễ dàng. Động não những ý tưởng đó một cách hợp tác để dự án không bị bế tắc.
Cùng với hai trạng thái và ba loại chế độ xem, mẫu bản đồ tư duy này giúp bạn dễ dàng tạo nút, kết nối ý tưởng và sắp xếp lại quy trình quản lý công việc cho đến khi bạn tìm được giải pháp phù hợp.
8. Bản đồ quy trình Excel cho mẫu sơ đồ cơ bản
Khi tất cả các phương pháp khác đều thất bại, bạn vẫn có thể sử dụng Excel. Không có gì là không thể với Excel, kể cả việc tạo bản đồ quy trình giúp bạn loại bỏ các công việc lặp đi lặp lại hoặc thiết lập các công việc mới với điểm tham chiếu được vạch ra rõ ràng.
Mẫu bản đồ quy trình Excel này giúp bạn không cần phải giải thích quy trình nhiều lần, từ đó tiết kiệm thời gian. ⌛
Với giao diện trực quan và khả năng tạo và định dạng bảng dễ dàng, mẫu Excel cho phép bạn lập bản đồ quy trình hiệu quả chỉ với vài cú nhấp chuột. Mẫu này cung cấp các hình dạng, đường kẻ và mũi tên khác nhau để biểu thị luồng của một quy trình.
Mặc dù có rất nhiều lựa chọn thay thế Excel, nhưng một số mẫu của nó có thể là điểm khởi đầu tốt.
9. Mẫu bản đồ quy trình cải tiến kinh doanh Slide Team PowerPoint
Bạn có biết rằng có rất nhiều mẫu bản đồ quy trình để tạo bản trình bày PowerPoint không? Mẫu Bản đồ quy trình PowerPoint giúp đơn giản hóa quá trình tạo bản trình bày hiệu quả và hấp dẫn về cải tiến quy trình kinh doanh chỉ với một vài chỉnh sửa.
Nó sử dụng các biểu tượng, hình dạng và mũi tên trực quan để minh họa từng bước của phân tích quy trình như xác định, đo lường, phân tích, cải thiện và kiểm soát. Điều này cung cấp một biểu diễn trực quan dễ hiểu.
Trong số các bản đồ quy trình cấp cao trong danh sách này, nó có một thư viện hình ảnh định sẵn và các yếu tố tùy chỉnh để trang trí các trang trình chiếu và làm cho chúng trông chuyên nghiệp hơn.
10. Mẫu bản đồ quy trình Swim Lane của TemplateLab
TemplateLab cung cấp Mẫu bản đồ quy trình Swimlane tuyệt vời có thể sử dụng trong Microsoft Word hoặc PowerPoint.
Với mẫu này, bạn có thể xác định các lĩnh vực có thể cải thiện, chẳng hạn như loại bỏ lãng phí, tăng hiệu quả và giảm chi phí. Mẫu swimlane này rất phù hợp để trực quan hóa và giám sát các chỉ số hiệu suất, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và cải thiện hiệu suất tổng thể của quy trình.
Khi bạn tìm thấy các bước phức tạp hơn trong một quy trình, bản đồ quy trình sẽ giúp bạn đơn giản hóa hoặc thậm chí loại bỏ chúng để có một hệ thống gọn gàng hơn.
Phần thưởng: Lập bản đồ quy trình AI!
Mẫu chỉ là phần nổi của tảng băng trôi trong bản đồ quy trình
Bản đồ quy trình cung cấp một hình ảnh trực quan hữu ích cho các nhóm muốn duy trì sự tổ chức trong khi thực hiện các quy trình và làm việc hiệu quả. Tuy nhiên, các mẫu bản đồ quy trình chỉ là phần nổi của tảng băng chìm khi nói đến các công cụ giúp hợp lý hóa bất kỳ dự án nào từ đầu đến cuối.
Với các tính năng tự động hóa, không gian làm việc có thể tùy chỉnh, nhiệm vụ có thể phân công, theo dõi thời gian và các tính năng sơ đồ quy trình công việc khác của ClickUp, bạn có thể tạo ra trải nghiệm quản lý quy trình phức tạp hoặc các dự án khác nhau trong nhóm của mình một cách thuận lợi hơn.
Nếu bạn muốn xem thêm ví dụ, hãy truy cập Trung tâm mẫu ClickUp để tìm hàng trăm tùy chọn giúp bạn bắt đầu dự án của mình một cách dễ dàng và trực quan hơn. Khả năng là vô hạn!