Pontica Solutions đang gặp khó khăn. Là một công ty gia công phần mềm đang phát triển nhanh chóng với nhóm hơn 800 nhân viên, mỗi lần tuyển dụng mới đồng nghĩa với một quy trình bàn giao công việc mới, và quy trình này thường bị gián đoạn khi ai đó bỏ lỡ một tin nhắn.
Họ không tuyển thêm nhân sự để giải quyết vấn đề này. Thay vào đó, họ đã tự động hóa hơn 25 quy trình. Hiện nay, họ thực hiện 60.000 quy trình tự động mỗi năm, tiết kiệm được hơn 2.000 giờ. Việc thay ca, cập nhật tiến độ và báo cáo cho khách hàng giờ đây được thực hiện tự động trên ClickUp. Thời gian tiết kiệm được sẽ được dành cho các công việc sáng tạo và chiến lược.
Bạn có thể thực hiện việc tương tự ở bất kỳ quy mô nào. Mỗi khi bạn phân công lại công việc hoặc thông báo cho đồng nghiệp bằng tay, bạn đang thực hiện công việc mà máy móc có thể xử lý. Bài viết này chia sẻ 20 ví dụ về tự động hóa trong ClickUp. Mỗi ví dụ sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng và cài đặt quy trình mà không cần viết mã.
Tóm tắt
Mỗi quy trình tự động hóa đều tuân theo một công thức: Sự kiện kích hoạt + Điều kiện + Hành động. Nếu bạn có thể nêu tên bước thực hiện thủ công mà quy trình này thay thế, thì quy tắc đó đáng để xây dựng.
- Tự động hóa các công việc hàng ngày xử lý việc phân công lại, mẫu, bình luận, lưu trữ và ngày đáo hạn, giúp mọi người không phải lo lắng về việc điều phối công việc. Các điều kiện trạng thái kích hoạt quá trình xem xét, các điều kiện tạo/lập kích hoạt ngày đáo hạn, và các điều kiện trường dữ liệu phát hiện các bản tóm tắt chưa hoàn chỉnh trước khi bắt đầu công việc
- Các quy trình tự động hóa phê duyệt và chuyển giao giúp công việc được chuyển tiếp giữa các thành viên mà không cần phải nhắn nhủ thủ công. Các giá trị trường sẽ định hướng quy trình phê duyệt ngân sách, các điều kiện phụ thuộc sẽ kích hoạt công việc tiếp theo trong chuỗi, và các điều kiện công việc con sẽ thông báo cho người quản lý dự án khi sản phẩm hoàn chỉnh đã sẵn sàng
- Tự động hóa cho nhóm và tích hợp giúp kết nối ClickUp với các công cụ bên ngoài và trí tuệ nhân tạo (AI). Các giao dịch trên HubSpot sẽ được chuyển thành công việc được giao, các commit trên GitHub sẽ cập nhật trạng thái công việc, và ClickUp Brain sẽ xây dựng các quy tắc phức tạp từ các mô tả bằng ngôn ngữ thông thường.
Khung làm việc: Đặt tên cho bước thủ công mà bạn đang thay thế, viết quy tắc cụ thể theo mô hình "kích hoạt - điều kiện - hành động", cài đặt quy tắc này ở cấp Danh sách công việc trước, sau đó nâng cấp lên cấp cao hơn khi bạn đã tin tưởng vào quy tắc đó.
Tự động hóa các công việc điều phối vốn âm thầm ngốn hàng giờ đồng hồ, để nhóm của bạn có thể dành thời gian cho các quyết định chiến lược thay vì cập nhật trạng thái công việc.
Tự động hóa trong ClickUp là gì?
ClickUp Tự động hóa là quy trình làm việc dựa trên quy tắc, giúp tự động xử lý các công việc thường xuyên cho bạn. Thay vì phải phân công lại công việc và gửi thông báo thủ công, bạn chỉ cần định nghĩa quy tắc một lần. ClickUp sẽ tự động thực thi quy tắc đó mỗi khi sự kiện xảy ra.
Mỗi quy trình tự động hóa đều tuân theo một công thức nghiêm ngặt:
Tự động hóa = Sự kiện kích hoạt + Điều kiện + Hành động
- Kích hoạt là sự kiện kích hoạt quy tắc (ví dụ: thay đổi trạng thái hoặc một công việc mới)
- Điều kiện là bộ lọc tùy chọn phải có giá trị đúng thì quy tắc mới được thực thi (ví dụ: mức độ ưu tiên phải là ‘Khẩn cấp’)
- Hành động là thay đổi tự động mà ClickUp thực hiện (ví dụ: phân công lại công việc)
Ví dụ: giả sử một công việc được chuyển sang trạng thái ‘Review’ và mức độ ưu tiên là ‘Urgent’. ClickUp sẽ tự động phân công công việc đó cho thành viên nhóm phù hợp. Trong trường hợp này, sự kiện kích hoạt là việc chuyển sang trạng thái Review, điều kiện là mức độ ưu tiên Urgent, và hành động là việc phân công lại. Một quy trình tự động hóa duy nhất có thể hỗ trợ tối đa 1 sự kiện kích hoạt, 15 điều kiện và 6 hành động. Điều này cho phép một quy tắc duy nhất quản lý một quy trình làm việc phức tạp.
Các quy trình tự động hóa trong ClickUp có khả năng nhận diện cấu trúc phân cấp. Tính năng này kiểm soát phạm vi ảnh hưởng của chúng. Một quy trình tự động hóa được thiết lập trên một Danh sách công việc chỉ ảnh hưởng đến các công việc trong Danh sách đó. Nếu được thiết lập trên một Thư mục, nó sẽ ảnh hưởng đến mọi Danh sách công việc bên trong Thư mục đó. Nếu được thiết lập trên một Không gian, nó sẽ điều khiển mọi công việc nằm dưới Không gian đó. Bạn xây dựng quy tắc ở cấp độ phù hợp với phạm vi của nó, thay vì sao chép cùng một logic vào các dự án.
Bạn có thể tạo quy trình tự động hóa theo ba cách.
- Chọn từ hơn 100 mẫu có sẵn được sắp xếp theo từng trường hợp sử dụng, chẳng hạn như tiếp thị hoặc quản lý dự án
- Mô tả những gì bạn muốn bằng ngôn ngữ đơn giản và để ClickUp Brain tự động tạo ra logic kích hoạt và hành động
- Tạo quy tắc hoàn toàn tùy chỉnh từ đầu trong Automation Builder
Tự động hóa khác với Trợ lý AI như thế nào?
Cả tính năng tự động hóa và Trợ lý AI đều hoạt động thay mặt bạn. Tuy nhiên, cách thức xử lý quyết định của chúng lại khác nhau.
Một quá trình tự động hóa tuân theo một quy tắc cứng nhắc và cố định. Nó kiểm tra xem sự kiện kích hoạt và các điều kiện có khớp nhau hay không. Nếu khớp, nó sẽ thực hiện chính xác cùng một hành động mỗi lần. Nó không bao giờ thay đổi, khiến nó trở nên hoàn hảo cho các công việc có thể dự đoán và lặp lại.
Ngược lại, Trợ lý AI phân tích toàn bộ bối cảnh của một công việc trước khi thực hiện hành động. Thay vì kiểm tra một bộ lọc được thiết lập sẵn, nó sẽ diễn giải dữ liệu, chẳng hạn như đọc báo cáo lỗi để quyết định nhóm nào nên khắc phục lỗi đó. Đây là công cụ dành cho những trường hợp công việc đòi hỏi khả năng phán đoán giống con người, không thể giản lược thành quy tắc “nếu-thì”.
Nguyên tắc thực tiễn: Hãy sử dụng tự động hóa khi bạn có thể mô tả kết quả dưới dạng một quy tắc cố định. Chọn Trợ lý AI khi công việc cần sự diễn giải.
| Tính năng | Tự động hóa | Trợ lý AI |
|---|---|---|
| Logic ra quyết định | Tuân theo một quy tắc cố định, được thiết lập sẵn | Dựa trên lý do thay vì bối cảnh và đưa ra quyết định |
| Phù hợp nhất cho | Các bước có thể dự đoán và lặp lại | Công việc cần sự giải thích |
| Ví dụ | Chuyển công việc sang trạng thái ‘Đã hoàn thành’ khi tất cả các công việc con đều đã hoàn thành | Đọc báo cáo lỗi và chuyển nó đến nhóm phù hợp |
Tính năng tự động hóa trong ClickUp khác với tích hợp như thế nào?
Tự động hóa và tích hợp thường dễ bị nhầm lẫn vì chúng xuất hiện trong cùng một quy trình làm việc. Tuy nhiên, chúng thực hiện các chức năng trái ngược nhau.
- Tự động hóa là lớp logic: Nó quyết định những gì sẽ xảy ra khi một sự kiện diễn ra bên trong ClickUp
- Tích hợp là lớp kết nối: Nó liên kết ClickUp với một công cụ bên ngoài để dữ liệu có thể được truyền giữa hai bên
Trên thực tế, hai tính năng này hoạt động song song với nhau. Tính năng tích hợp kết nối ClickUp với các ứng dụng như GitHub, Slack, HubSpot, Lịch Google hoặc email để đồng bộ hóa các sự kiện bên ngoài. Sau đó, tính năng tự động hóa sẽ xử lý sự kiện đó và quyết định cách ClickUp nên phản hồi. Ví dụ: tự động cập nhật trạng thái công việc khi một nhà phát triển hợp nhất yêu cầu Hợp nhất (pull request).
| Tính năng | Tự động hóa | Tích hợp |
|---|---|---|
| Công việc | Quyết định những gì sẽ xảy ra khi một sự kiện xảy ra | Kết nối ClickUp với ứng dụng bên ngoài |
| Nơi lưu trữ | Trong một Không gian, Thư mục hoặc Danh sách công việc | Giữa ClickUp và các công cụ như GitHub hoặc HubSpot |
| Ví dụ | Đặt ngày đáo hạn khi tạo công việc | Cập nhật trạng thái công việc khi yêu cầu Hợp nhất (pull request) được hợp nhất |
Dưới đây là tổng quan về cách các nhóm marketing, kỹ thuật, quản lý dự án và các công ty đại lý có thể tận dụng các tính năng tự động hóa để nâng cao năng suất.
20 ví dụ về tự động hóa trong ClickUp theo loại quy trình làm việc
Mỗi ví dụ tự động hóa dưới đây đều bao gồm một công thức, một loại sự kiện kích hoạt và hướng dẫn thiết lập từng bước.
So sánh nhanh: Tất cả 20 ví dụ về tự động hóa trong ClickUp
Sử dụng bảng dưới đây để xem qua tất cả 20 ví dụ về quy trình tự động hóa cùng một lúc. Sau đó, chuyển đến phần phù hợp với những gì bạn đang muốn tự động hóa.
| Loại quy trình làm việc | Tự động hóa | Kích hoạt | Hành động | Phù hợp nhất cho |
|---|---|---|---|---|
| Công việc hàng ngày | Chuyển giao lại công việc khi trạng thái thay đổi thành ‘Đang xem xét’ | Trạng thái | Thay đổi người được giao nhiệm vụ thành người xem xét | Chuyển giao nội dung, thiết kế và đánh giá kỹ thuật |
| Công việc hàng ngày | Áp dụng mẫu khi một công việc được chuyển sang Danh sách công việc mới | Công việc đã được di chuyển | Áp dụng mẫu | Quá trình onboarding, ra mắt sản phẩm, kế hoạch sprint |
| Công việc hàng ngày | Để lại bình luận khi trường phê duyệt thay đổi thành ‘Đã phê duyệt’ | Trường | Đăng bình luận gắn thẻ người phụ trách tiếp theo | Các quy trình làm việc liên quan đến pháp lý và yêu cầu nhiều bước phê duyệt |
| Công việc hàng ngày | Lưu trữ một công việc khi mức độ ưu tiên giảm xuống ‘Thấp’ | Mức độ ưu tiên | Chuyển sang Danh sách lưu trữ công việc | Phân loại và sắp xếp công việc tồn đọng |
| Công việc hàng ngày | Tự động đặt ngày đáo hạn khi một công việc được tạo | Tạo/lập | Thay đổi ngày đáo hạn | Hỗ trợ, dịch vụ khách hàng, tuân thủ |
| Công việc hàng ngày | Thay đổi trạng thái thành ‘Hoàn thành’ khi giai đoạn đạt đến ‘Đã xuất bản’ | Trường | Thay đổi trạng thái | Các nhóm nội dung tiếp thị |
| Công việc hàng ngày | Đánh dấu một công việc khi thiếu trường thông tin bắt buộc | Trạng thái + điều kiện | Đăng bình luận để yêu cầu thông tin | AI viết bản tóm tắt liên tục |
| Phê duyệt & chuyển giao | Chuyển yêu cầu để quản lý phê duyệt dựa trên giá trị của một trường | Trường | Thay đổi người được giao nhiệm vụ + trạng thái | Tài chính & mua sắm |
| Phê duyệt & bàn giao | Chặn việc hoàn thành khi chưa qua kiểm tra chất lượng (QA) | Trạng thái + điều kiện | Khôi phục trạng thái + bình luận | Kiểm tra chất lượng (QA) trong lĩnh vực kỹ thuật và sản xuất |
| Phê duyệt & bàn giao | Kích hoạt công việc tiếp theo khi phụ thuộc được đáp ứng | Phụ thuộc | Thay đổi trạng thái + thông báo | Các dự án tuần tự, có thứ tự |
| Phê duyệt & bàn giao | Gửi email cho khách hàng khi công việc chuyển sang trạng thái ‘Đang tiến hành’ | Trạng thái | Gửi email | Các công ty đại lý và công ty tư vấn |
| Phê duyệt & chuyển giao | Thông báo cho các bên liên quan khi mỗi công việc con được hoàn thành | Công việc con | Bình luận + thông báo cho những người theo dõi | Các nhà quản lý dự án |
| Phê duyệt & bàn giao | Áp dụng các mẫu dành riêng cho từng giai đoạn khi dự án tiến triển | Trạng thái | Áp dụng mẫu | Các dự án nhiều giai đoạn (tích hợp, thi công) |
| Nhóm & tích hợp | Chuyển các giao dịch trên HubSpot thành các công việc bán hàng được phân công | Tích hợp | Tạo công việc + chỉ định nhân viên phụ trách | Nhóm bán hàng |
| Nhóm & tích hợp | Bắt đầu quá trình onboarding khi ứng viên chấp nhận lời mời làm việc | Trạng thái | Tạo công việc + áp dụng mẫu | Nhân sự & tuyển dụng |
| Nhóm & tích hợp | Chuyển bản nháp cho trình chỉnh sửa khi tác giả hoàn thành | Trạng thái | Thay đổi người được giao nhiệm vụ + trạng thái | Các nhóm nội dung |
| Nhóm & tích hợp | Chuyển các lỗi do khách hàng báo cáo vào danh sách công việc tồn đọng của bộ phận kỹ thuật | Trường + điều kiện | Tạo công việc liên kết | Bộ phận Hỗ trợ ↔ Bộ phận Kỹ thuật |
| Nhóm & tích hợp | Tự động cập nhật công việc từ các commit trên GitHub | Tích hợp | Thay đổi trạng thái + bình luận | Các nhóm kỹ thuật |
| Nhóm & tích hợp | Tự động hóa các quy trình bằng tiếng Anh thông thường với ClickUp Brain | Trình tạo AI | AI soạn thảo quy tắc | Các thành viên không có kiến thức kỹ thuật |
| Nhóm & tích hợp | Tự động tạo bản tóm tắt công việc với trường AI | Trường AI luôn hoạt động | Tạo công việc liên kết | Chuẩn bị cuộc họp hàng ngày, xử lý công việc đột xuất |
Ví dụ về tự động hóa các công việc hàng ngày trong ClickUp
Bảy quy trình tự động hóa công việc này giúp xử lý các công việc lặp đi lặp lại mà mọi nhóm đều phải thực hiện hàng ngày: phân công lại, tạo mẫu, bình luận, lưu trữ và cài đặt ngày hạn. Chúng giúp không gian làm việc của bạn luôn gọn gàng, nhờ đó không ai phải đóng vai trò "cảnh sát giao thông" nữa.
1. Phân công lại công việc khi trạng thái chuyển sang ‘Xem xét’
Các nhóm nội dung, thiết kế và kỹ thuật đều chuyển từng sản phẩm đầu ra qua một người đánh giá chuyên trách. Thông thường, quá trình chuyển giao này phụ thuộc vào việc người tạo nội dung có nhớ cập nhật người được giao nhiệm vụ hay không. Khi họ quên, các công việc sẽ bị đình trệ trong tình trạng lơ lửng.
Quy tắc này sẽ chuyển công việc vào hàng đợi của người xem xét khi trạng thái thay đổi. Người xem xét sẽ nhận được thông báo ngay lập tức; người tạo công việc có thể tiếp tục công việc.
Công thức: Khi trạng thái thay đổi thành ‘Review’, hãy thay đổi người được giao nhiệm vụ thành người xem xét
Loại sự kiện kích hoạt: Trạng thái
Dưới đây là cách thiết lập:
- Truy cập vào Danh sách công việc (hoặc thư mục/không gian) nơi các công việc được lưu trữ
- Nhấp vào nút Tự động hóa (biểu tượng tia chớp) trên thanh công cụ phía trên cùng
- Nhấp vào Tự động hóa
- Trong phần Kích hoạt, lựa chọn Thay đổi trạng thái → cài đặt thành ‘Review’
- Trong mục Hành động, chọn Thay đổi người được giao nhiệm vụ → lựa chọn người xem xét được chỉ định
- (Tùy chọn) Thêm một Điều kiện nếu bạn muốn quy trình này chỉ được kích hoạt cho các loại công việc hoặc người được giao cụ thể, ví dụ: ‘Người được giao là bất kỳ ai trong [Nhóm nội dung]’
- Nhấp vào Tạo
Tự động hóa này sẽ được kích hoạt trên mọi công việc tại địa điểm đó từ nay về sau. Nếu bạn cài đặt ở cấp Danh sách công việc, chỉ các công việc trong Danh sách công việc đó mới bị ảnh hưởng. Ở cấp Thư mục, nó sẽ áp dụng cho tất cả các Danh sách công việc bên trong thư mục đó.
2. Áp dụng mẫu khi một công việc được chuyển sang Danh sách công việc mới
Quá trình onboarding, khởi chạy chiến dịch và lập kế hoạch sprint đều yêu cầu các công việc phải có danh sách kiểm tra hoặc cấu trúc công việc con giống hệt nhau. Việc sử dụng các tệp đính kèm mẫu theo cách thủ công sẽ dẫn đến việc bỏ sót các bước và quy trình làm việc không nhất quán trong toàn nhóm.
Quy tắc này sẽ áp dụng mẫu ngay khi một công việc được thêm vào Danh sách công việc. Mỗi công việc đều được cấu trúc sẵn, đảm bảo công việc bắt đầu trên một nền tảng hoàn chỉnh thay vì bắt đầu từ con số 0.
Công thức: Khi một công việc được chuyển vào Danh sách công việc của bạn, hãy áp dụng mẫu công việc của bạn
Loại sự kiện kích hoạt: Công việc được di chuyển đến địa điểm này
Dưới đây là cách thiết lập:
- Mở Danh sách công việc đích (Danh sách mà các công việc sẽ được chuyển vào)
- Nhấp vào nút Tự động hóa (biểu tượng tia chớp)
- Nhấp vào Tạo tự động hóa
- Trong phần Kích hoạt, lựa chọn Công việc được chuyển đến địa điểm này
- Trong phần "Hành động", lựa chọn Áp dụng mẫu → lựa chọn mẫu công việc mà bạn muốn tạo tệp đính kèm
- Nhấp vào Tạo
Mọi công việc được thêm vào Danh sách công việc này sẽ tự động nhận được mẫu. Hãy thiết lập quy tắc này ở cấp độ Danh sách công việc để nó chỉ mục tiêu cho điểm tiếp nhận cụ thể đó.
3. Thêm bình luận khi trường phê duyệt chuyển sang trạng thái ‘Đã phê duyệt’
Các quy trình làm việc đòi hỏi nhiều bước phê duyệt, chẳng hạn như rà soát pháp lý, cần phải chuyển giao công việc ngay lập tức. Nhờ đó, người tiếp theo sẽ biết rằng đã đến lượt mình. Quy tắc này sẽ đăng một bình luận và gắn thẻ người phụ trách tiếp theo ngay khi trường thông tin thay đổi. Nó tạo ra một bản ghi phê duyệt có ghi thời gian và chuyển giao công việc chỉ trong một bước duy nhất.
Công thức: Khi trường ‘Trạng thái phê duyệt’ thay đổi thành ‘Đã phê duyệt’, hãy đăng một bình luận gắn thẻ người phụ trách tiếp theo
Loại sự kiện kích hoạt: Trường
Dưới đây là cách thiết lập:
- Mở Danh sách công việc (hoặc Thư mục/Không gian) chứa các công việc phê duyệt
- Nhấp vào nút Tự động hóa (biểu tượng tia chớp)
- Nhấp vào Tạo tự động hóa
- Trong phần Kích hoạt, lựa chọn Thay đổi Trường Tùy chỉnh → lựa chọn trường “Trạng thái phê duyệt” → cài đặt giá trị thành ‘Đã phê duyệt’
- Trong mục Hành động, chọn Thêm bình luận → viết nội dung tin nhắn và sử dụng token người được giao để @đề cập đến người phụ trách tiếp theo (ví dụ: ‘Đã phê duyệt. @[Người phụ trách tiếp theo], công việc này đã sẵn sàng cho bạn.’)
- (Tùy chọn) Thêm một hành động thứ hai như Thay đổi người được giao nhiệm vụ nếu bạn muốn chuyển giao công việc một cách chính thức
- Nhấp vào Tạo
Bình luận sẽ xuất hiện trong nhật ký hoạt động của công việc kèm theo dấu thời gian. Tính năng này cung cấp một bản ghi kiểm tra tích hợp sẵn cho quá trình phê duyệt mà không cần đến hệ thống theo dõi riêng biệt.
4. Lưu trữ một công việc khi mức độ ưu tiên của nó giảm xuống ‘Thấp’
Các nhóm phân loại công việc phải thường xuyên sắp xếp lại danh sách công việc tồn đọng để đảm bảo bảng công việc tập trung vào các công việc có tác động lớn. Các mục có mức độ ưu tiên thấp sẽ làm lộn xộn các chế độ xem đang hoạt động và che lấp các công việc khẩn cấp.
Quy tắc này sẽ chuyển các công việc sang Danh sách công việc Lưu trữ khi mức độ ưu tiên của chúng giảm xuống ‘Thấp’. Nhờ đó, Bảng làm việc chính của bạn luôn gọn gàng, trong khi các công việc đã lưu trữ vẫn có thể tìm kiếm được để tham khảo trong tương lai. Hãy kết hợp quy tắc này với việc rà soát danh sách công việc tồn đọng theo kỳ để đảm bảo các mục quan trọng không bị bỏ sót.
Công thức: Khi mức độ ưu tiên thay đổi thành ‘Thấp’, hãy chuyển công việc sang Danh sách Lưu trữ
Loại sự kiện kích hoạt: Ưu tiên
Dưới đây là cách thiết lập:
- Mở Danh sách công việc, Thư mục hoặc Không gian mà bạn muốn áp dụng tính năng này
- Nhấp vào nút Tự động hóa (biểu tượng tia chớp)
- Nhấp vào Tự động hóa
- Trong phần Kích hoạt, lựa chọn Thay đổi mức độ ưu tiên → cài đặt thành ‘Thấp’
- Trong phần Hành động, chọn Chuyển sang danh sách → lựa chọn danh sách lưu trữ đã chỉ định của bạn
- Nhấp vào Tạo
Thao tác này sẽ chuyển công việc (bao gồm tất cả các công việc con) sang Danh sách Lưu trữ. Do đó, trạng thái của công việc sẽ tuân theo trạng thái mà Danh sách công việc đó sử dụng. Hãy đảm bảo Danh sách Lưu trữ có trạng thái mặc định hợp lý, hoặc thêm một Hành động thứ hai để thiết lập trạng thái một cách rõ ràng (ví dụ: ‘Đã lưu trữ’). Cũng cần ghi chú: các công việc đã được chuyển vẫn có thể tìm kiếm được đầy đủ và có thể được chuyển trở lại nếu chúng được ưu tiên lại.
5. Tự động đặt ngày đáo hạn khi tạo công việc
Các nhóm hỗ trợ, dịch vụ khách hàng và tuân thủ phải đảm bảo hoàn thành đúng hạn khi có yêu cầu mới. Quy tắc này sẽ tự động gán ngày đáo hạn cho mọi công việc ngay khi công việc đó được tạo. Điều này giúp các Bảng điều khiển và chế độ xem Khối lượng công việc của bạn luôn chính xác ngay từ ngày đầu tiên.
Công thức: Khi một công việc được tạo trong Danh sách công việc của bạn, hãy cài đặt ngày đáo hạn của công việc đó là một số ngày cố định kể từ thời điểm đó
Loại sự kiện kích hoạt: Tạo/lập
Dưới đây là cách thiết lập:
- Mở danh sách công việc nơi các công việc mới được đưa vào (ví dụ: danh sách tiếp nhận hoặc danh sách yêu cầu của bạn)
- Nhấp vào nút Tự động hóa (biểu tượng tia chớp)
- Nhấp vào Tạo tự động hóa
- Trong phần Kích hoạt, lựa chọn Công việc tạo ra
- Trong phần Hành động, chọn Thay đổi ngày đáo hạn → lựa chọn ‘Số ngày sau ngày kích hoạt’ và nhập số ngày mong muốn
- Nhấp vào Tạo
Điều này đảm bảo không có công việc nào xuất hiện mà không có ngày tháng và kế hoạch sức chứa của bạn không bị sai lệch.
6. Đổi trạng thái thành ‘Hoàn thành’ khi giai đoạn đạt đến ‘Đã xuất bản’
Các nhóm tiếp thị đang theo dõi trường ‘Giai đoạn’ (Bản nháp, Đang chỉnh sửa, Đã xuất bản) riêng biệt với trạng thái công việc chính. Quy tắc này giúp hai trường này luôn đồng bộ bằng cách đóng công việc khi giai đoạn đạt đến ‘Đã xuất bản’.
Công thức: Khi trường ‘Giai đoạn’ thay đổi thành ‘Đã xuất bản’, hãy thay đổi trạng thái thành ‘Hoàn thành’
Loại sự kiện kích hoạt: Trường
Dưới đây là cách thiết lập:
- Mở Danh sách công việc (hoặc Thư mục/Không gian) nơi chứa các công việc nội dung của bạn
- Nhấp vào nút Tự động hóa (biểu tượng tia chớp)
- Nhấp vào Tự động hóa
- Trong phần Kích hoạt, lựa chọn Thay đổi Trường Tùy chỉnh → lựa chọn trường ‘Stage’ → cài đặt giá trị thành ‘Published’
- Trong phần Hành động, chọn Thay đổi trạng thái → lựa chọn ‘Hoàn thành’
- Nhấp vào Tạo
Đảm bảo trạng thái ‘Hoàn thành’ tồn tại trong quy trình làm việc của Danh sách đó. Nếu Danh sách của bạn sử dụng tên khác như ‘Đã hoàn thành’, hãy chọn tên đó thay thế. Quy tắc này giúp các chế độ xem Bảng, Bảng điều khiển và chế độ xem đã lọc của bạn luôn chính xác mà không yêu cầu người dùng phải cập nhật hai trường riêng biệt.
7. Đánh dấu một công việc khi thiếu trường thông tin bắt buộc
Bản tóm tắt thiết kế, thông số kỹ thuật và thông tin khách hàng phải được chuẩn bị sẵn sàng trước khi bắt đầu công việc. Nếu không có các quy định hướng dẫn, các thành viên trong nhóm sẽ bắt đầu thực hiện các công việc mà thiếu bối cảnh quan trọng. Họ sẽ lãng phí nỗ lực vào những ưu tiên sai lầm.
Quy tắc này kiểm tra thông tin còn thiếu ngay từ khi bắt đầu công việc và tự động yêu cầu bổ sung. Quy tắc này giúp phát hiện sớm các công việc chưa hoàn chỉnh, từ đó giảm thiểu việc làm lại và trao đổi qua lại.
Công thức: Khi trạng thái thay đổi thành ‘Đang có tiến độ’ và trường ‘Liên kết bản tóm tắt’ trống, hãy đăng một bình luận yêu cầu bản tóm tắt
Loại sự kiện kích hoạt: Trạng thái
Dưới đây là cách thiết lập:
- Mở Danh sách công việc (hoặc Thư mục/Không gian) chứa các công việc này
- Nhấp vào nút Tự động hóa (biểu tượng tia chớp)
- Nhấp vào Tạo tự động hóa
- Trong phần Kích hoạt, lựa chọn Thay đổi trạng thái → cài đặt thành ‘Đang có tiến độ’
- Thêm một Điều kiện (nhấp vào biểu tượng + bên dưới Kích hoạt) → lựa chọn trường Tùy chỉnh ‘Brief Link’ → đặt toán tử thành chưa được thiết lập (trống/null)
- Trong mục Hành động, lựa chọn Thêm bình luận → viết nội dung như sau: ‘Công việc này thiếu Liên kết tóm tắt. Vui lòng thêm liên kết này trước khi bắt đầu công việc. @[Người tạo công việc hoặc Người được giao công việc]’
- Nhấp vào Tạo
Quy tắc này chỉ được kích hoạt khi cả hai điều kiện sau đây đều đúng: trạng thái thay đổi thành ‘Đang tiến hành’ và trường đó trống. Các công việc có bản tóm tắt đã hoàn thành sẽ tự động chuyển sang bước tiếp theo mà không cần thông báo. Bạn cũng có thể thêm hoặc thay đổi Hành động để đưa trạng thái trở lại ‘Việc cần làm’ nếu muốn tạm dừng công việc cho đến khi trường đó được điền đầy đủ.
Điều gì sẽ xảy ra khi một hệ thống tự động hóa chạy nhanh hơn mức mà bất kỳ ai cũng có thể ngăn chặn?
Các công việc tự động hóa giúp loại bỏ những công việc lặp đi lặp lại làm chậm tiến độ của nhóm. Tuy nhiên, chính tốc độ đó cũng đồng nghĩa với việc một quy tắc sai sót có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng trước khi con người kịp phản ứng.
Đó chính là điều đã xảy ra với Knight Capital vào tháng 8 năm 2012. Phần mềm giao dịch mới của công ty này đã gặp sự cố. Các máy tính của công ty bắt đầu mua và bán hàng triệu cổ phiếu trên hơn một trăm mã cổ phiếu một cách nhanh chóng. Hoạt động giao dịch mất kiểm soát này kéo dài 45 phút trước khi dừng lại.
- Vấn đề nằm ở đâu: Phần mềm mới đã tự động kích hoạt các giao dịch với tốc độ của máy móc. Các khoản lỗ tích tụ với tốc độ khoảng 10 triệu USD mỗi phút trong khi công ty vội vã khắc phục sự cố. Một hệ thống tự động hóa hoạt động ở tốc độ tối đa sẽ nhân lên các sai sót nhanh hơn nhiều so với khả năng phát hiện của con người.
- Hậu quả: Knight lỗ khoảng 440 triệu USD. Con số này cao hơn cả tổng doanh thu của công ty trong quý trước (289 triệu USD). Giá cổ phiếu của công ty đã lao dốc hơn 60% vào ngày thông tin về khoản lỗ được công bố. Công ty cho biết cơ sở vốn của họ đã bị tổn hại nghiêm trọng, khiến tương lai tồn tại của công ty trở nên bấp bênh.
Một quy tắc được áp dụng trên toàn bộ không gian làm việc của bạn cũng tiềm ẩn rủi ro tương tự, dù ở quy mô nhỏ hơn. Tự động hóa được thiết kế kém không chỉ gây ra lỗi một lần duy nhất. Nó sẽ gây ra lỗi ở mọi nơi mà nó đang hoạt động, ngay lập tức.
Biện pháp bảo vệ tốt nhất của bạn: Hãy đảm bảo phạm vi ảnh hưởng đủ hẹp để có thể đảo ngược trong vòng năm phút. Điều đó có nghĩa là thêm một điều kiện để quy tắc chỉ tác động đến những công việc cần thiết. Và tuyệt đối không triển khai quy tắc nào mà bạn chưa từng kiểm tra hoạt động trên ít nhất một công việc thực tế trước đó. Tốc độ chính là mục đích cốt lõi của tự động hóa. Phạm vi áp dụng chính là yếu tố giúp tốc độ đó không trở thành gánh nặng.
Ví dụ về tự động hóa quy trình phê duyệt và chuyển giao trong ClickUp
Quá trình phê duyệt và chuyển giao chính là nguyên nhân khiến quy trình làm việc bị trì hoãn. Các thành viên trong nhóm đã hoàn thành phần việc của mình, nhưng người tiếp theo lại không biết rằng đã đến lượt họ. Tệ hơn nữa, các công việc bị bỏ ngỏ vì không ai đánh dấu chúng để xem xét. Sáu tính năng tự động hóa này giúp loại bỏ thời gian chờ đợi giữa khi một người hoàn thành công việc và người tiếp theo bắt đầu.
8. Chuyển công việc để quản lý phê duyệt dựa trên giá trị của một trường
Các nhóm tài chính và mua sắm phải phê duyệt các khoản chi phí vượt quá mức quy định. Quy trình này thường phụ thuộc vào việc một người nào đó phải đánh dấu thủ công các mục lớn. Nếu họ bỏ sót một mục, công việc đó sẽ được phê duyệt ở cấp độ không đúng.
Quy tắc này đọc giá trị của một Trường Tùy chỉnh và tự động chuyển hướng công việc.
Công thức: Khi trường ‘Ngân sách’ lớn hơn ngưỡng của bạn, hãy thay đổi người được giao nhiệm vụ thành người quản lý và thay đổi trạng thái thành ‘Đang chờ phê duyệt’
Loại sự kiện kích hoạt: Trường
Dưới đây là cách thiết lập:
- Mở Danh sách công việc (hoặc Thư mục/Không gian) chứa các công việc tài chính/mua sắm của bạn
- Nhấp vào nút Tự động hóa (biểu tượng tia chớp)
- Nhấp vào Tự động hóa
- Trong phần Kích hoạt, lựa chọn Thay đổi Trường Tùy chỉnh → lựa chọn trường ‘Ngân sách’ của bạn
- Thêm một Điều kiện → cài đặt giá trị là ‘Ngân sách’ lớn hơn ngưỡng của bạn (ví dụ: $5.000)
- Trong phần “Action”, thêm hai hành động: Thay đổi người được giao nhiệm vụ → lựa chọn người quản lý phê duyệt Thay đổi trạng thái → cài đặt thành ‘Đang chờ phê duyệt’
- Thay đổi người được giao nhiệm vụ → lựa chọn người quản lý phê duyệt
- Thay đổi trạng thái → cài đặt thành ‘Đang chờ phê duyệt’
- Nhấp vào Tạo
- Thay đổi người được giao nhiệm vụ → lựa chọn người quản lý phê duyệt
- Thay đổi trạng thái → cài đặt thành ‘Đang chờ phê duyệt’
Quy tắc này sẽ được kích hoạt khi ai đó nhập hoặc cập nhật giá trị trong trường "Ngân sách" vượt quá ngưỡng của bạn. Các công việc nằm dưới ngưỡng này sẽ không bị ảnh hưởng và tiếp tục di chuyển qua luồng làm việc mà không bị trì hoãn. Nếu bạn có nhiều cấp phê duyệt, hãy tạo các tự động hóa riêng biệt với các Điều kiện và người được giao nhiệm vụ khác nhau cho từng cấp.
9. Khối chặn việc hoàn thành khi chưa qua kiểm tra chất lượng (QA)
Các bước kiểm tra chất lượng phải được hoàn tất trước khi một công việc có thể được đóng lại. Nếu chỉ dựa vào trí nhớ, mọi người có thể đánh dấu công việc là đã hoàn thành quá sớm. Quy tắc này giúp ngăn chặn sai sót đó.
Nếu ai đó đã đóng một công việc trước khi qua kiểm tra chất lượng (QA), quy tắc này sẽ tự động mở lại công việc đó và đăng một bình luận. Điều này giúp duy trì tiêu chuẩn chất lượng cao mà không cần phải dựa vào trí nhớ.
Công thức: Khi trạng thái thay đổi thành ‘Hoàn thành’ và trường ‘Trạng thái QA’ không phải là ‘Đạt’, thì hãy thay đổi trạng thái trở lại thành ‘Đang tiến hành’. Tiếp theo, đăng một bình luận giải thích lý do bị chặn
Loại sự kiện kích hoạt: Trạng thái
Dưới đây là cách thiết lập:
- Mở Danh sách công việc (hoặc Thư mục/Không gian) chứa các công việc kỹ thuật/sản xuất của bạn
- Nhấp vào nút Tự động hóa (biểu tượng tia chớp)
- Nhấp vào Tự động hóa
- Trong phần Kích hoạt, lựa chọn Thay đổi trạng thái → cài đặt thành ‘Hoàn thành’
- Thêm một Điều kiện → lựa chọn Trường Tùy chỉnh ‘Trạng thái QA’ → đặt toán tử thành không phải ‘Đã thông qua’
- Trong phần “Hành động”, thêm hai hành động: Thay đổi trạng thái → đặt lại thành ‘Đang tiến hành’ Thêm bình luận → ví dụ: ‘Công việc không thể hoàn thành cho đến khi qua kiểm tra chất lượng (QA). Vui lòng cập nhật trường Trạng thái QA sau khi kiểm tra hoàn tất, sau đó chuyển lại sang trạng thái ‘Hoàn thành’.’
- Thay đổi trạng thái → đặt lại thành ‘Đang có tiến độ’
- Thêm bình luận → ví dụ: ‘Công việc không thể hoàn thành cho đến khi qua kiểm tra chất lượng (QA). Vui lòng cập nhật trường Trạng thái QA sau khi kiểm tra hoàn tất, sau đó chuyển lại sang trạng thái Hoàn thành.’
- Nhấp vào Tạo
- Thay đổi trạng thái → đặt lại thành ‘Đang có tiến độ’
- Thêm bình luận → ví dụ: ‘Công việc không thể hoàn thành cho đến khi qua kiểm tra chất lượng (QA). Vui lòng cập nhật trường Trạng thái QA sau khi kiểm tra hoàn tất, sau đó chuyển lại sang trạng thái Hoàn thành.’
Điều này tạo ra một rào cản bắt buộc: công việc không thể ở trạng thái "Hoàn thành" cho đến khi bộ phận Kiểm thử Chất lượng (QA) phê duyệt. Công việc sẽ được chuyển trở lại ngay lập tức kèm theo lời giải thích, như một hình thức chuẩn hóa quy trình. Người thực hiện sẽ biết chính xác cần sửa gì thay vì băn khoăn tại sao công việc của họ lại bị chuyển trạng thái.
10. Kích hoạt công việc tiếp theo khi phụ thuộc được đáp ứng
Đôi khi các dự án diễn ra theo một trình tự nghiêm ngặt, chẳng hạn như viết trước khi chỉnh sửa, hoặc thiết kế trước khi triển khai. Trong các chuỗi công việc này, công việc tiếp theo thường bị đình trệ vì người phụ trách không biết rằng rào cản đã được loại bỏ. Quy tắc này sẽ đặt trạng thái của công việc tiếp theo thành ‘Sẵn sàng’ và thông báo cho người phụ trách.
Công thức: Khi trạng thái của công việc chặn thay đổi thành ‘Hoàn thành’, hãy thay đổi trạng thái của công việc phụ thuộc thành ‘Sẵn sàng’ và thông báo cho người được giao công việc đó
Loại sự kiện kích hoạt: Phụ thuộc
Dưới đây là cách thiết lập:
- Mở Danh sách công việc (hoặc Thư mục/Không gian) chứa các công việc tuần tự của bạn
- Nhấp vào nút Tự động hóa (biểu tượng tia chớp)
- Nhấp vào Tự động hóa
- Trong phần Kích hoạt, lựa chọn Công việc unblocked (điều này xảy ra khi tất cả các phụ thuộc gây chặn trên một công việc được đánh dấu là đã hoàn thành)
- Trong phần “Action”, thêm hai hành động: Thay đổi trạng thái → đặt thành “Ready” Thêm bình luận → ví dụ: ‘Tất cả các rào cản đã được giải quyết. Công việc này đã sẵn sàng để bắt đầu. @[Người được giao nhiệm vụ]’
- Thay đổi trạng thái → cài đặt thành “Sẵn sàng”
- Thêm bình luận → ví dụ: ‘Tất cả các rào cản đã được giải quyết. Công việc này đã sẵn sàng để bắt đầu. @[Người được giao nhiệm vụ]’
- Nhấp vào Tạo
- Thay đổi trạng thái → cài đặt thành “Sẵn sàng”
- Thêm bình luận → ví dụ: ‘Tất cả các rào cản đã được giải quyết. Công việc này đã sẵn sàng để bắt đầu. @[Người được giao nhiệm vụ]’
Nếu một công việc có ba yếu tố cản trở, công việc đó sẽ bị chặn cho đến khi cả ba yếu tố này được giải quyết. Ghi chú rằng các công việc của bạn phải sử dụng cài đặt phụ thuộc của ClickUp để tính năng này hoạt động. Quy tắc này đọc các liên kết đó, chứ không chỉ dựa vào tên trạng thái của công việc.
11. Gửi email cho khách hàng khi công việc chuyển sang trạng thái ‘Đang tiến hành’ về tiến độ
Các công ty đại lý và công ty tư vấn phải cập nhật thông tin cho khách hàng mà không cần cấp cho họ quyền truy cập đầy đủ vào Không gian Làm việc. Thông thường, điều này đồng nghĩa với việc phải tạm dừng công việc để soạn một email cập nhật thủ công.
Quy tắc này sẽ tự động gửi email đó giúp bạn khi công việc bắt đầu. Khách hàng sẽ được cập nhật thông tin tự động, và nhóm của bạn có thể tập trung vào dự án.
Công thức: Khi trạng thái thay đổi từ ‘Việc cần làm’ sang ‘Tiến độ’, hãy gửi email cho khách hàng
Loại sự kiện kích hoạt: Trạng thái
Dưới đây là cách thiết lập:
- Mở Danh sách công việc (hoặc Thư mục/Không gian) chứa các công việc liên quan đến khách hàng
- Nhấp vào nút Tự động hóa (biểu tượng tia chớp)
- Nhấp vào Tạo tự động hóa
- Trong phần Kích hoạt, lựa chọn Thay đổi trạng thái → cài đặt từ ‘Việc cần làm’ sang ‘In Progress’
- Trong mục Hành động, chọn Gửi email → cấu hình: Người nhận: Sử dụng token động cho trường tùy chỉnh (ví dụ: trường ‘Email khách hàng’ của bạn) hoặc nhập địa chỉ tĩnh Tiêu đề: Ví dụ như ‘Đã bắt đầu thực hiện: [Tên công việc]’ Nội dung: Viết thông điệp dành cho khách hàng. Bạn có thể chèn các biến động như tên công việc, ngày đáo hạn và người được giao công việc
- Đến: Sử dụng token động cho một trường tùy chỉnh (ví dụ: trường ‘Email khách hàng’ của bạn) hoặc nhập địa chỉ tĩnh
- Tiêu đề: Ví dụ: ‘Đã bắt đầu thực hiện công việc: [Tên công việc]’
- Nội dung: Viết thông điệp dành cho khách hàng. Bạn có thể chèn các biến động như tên công việc, ngày đáo hạn và người được giao nhiệm vụ
- Nhấp vào Tạo
- Đến: Sử dụng token động cho một trường Tùy chỉnh (ví dụ: trường ‘Email khách hàng’ của bạn) hoặc nhập địa chỉ tĩnh
- Tiêu đề: Ví dụ: ‘Đã bắt đầu thực hiện công việc: [Tên công việc]’
- Nội dung: Viết thông điệp dành cho khách hàng. Bạn có thể chèn các biến động như tên công việc, ngày đáo hạn và người được giao công việc
Email sẽ được gửi từ tài khoản đã kết nối của bạn thông qua ClickApp Email của ClickUp, vì vậy hãy bật tính năng này trong không gian của bạn trước tiên. Bằng cách cài đặt cả trạng thái ‘from’ và ‘to’ trong điều kiện kích hoạt, bạn sẽ ngăn chặn các cảnh báo sai từ các công việc chuyển sang trạng thái ‘In Progress’ từ các trạng thái như ‘On Hold’.
12. Thông báo cho các bên liên quan khi mọi công việc con đã hoàn thành
Các nhà quản lý dự án thường đang theo dõi các sản phẩm đầu ra bao gồm nhiều phần, chẳng hạn như một chiến dịch có năm tài sản. Việc kiểm tra từng công việc con để xác định thời điểm toàn bộ bộ sản phẩm hoàn thành là một quá trình chậm chạp và tẻ nhạt.
Quy tắc này sẽ gửi một thông báo ngay khi công việc con cuối cùng đã được đóng. Người quản lý dự án (PM) sẽ biết rằng sản phẩm hoàn chỉnh đã sẵn sàng mà không cần phải kiểm tra từng phần một.
Công thức: Khi tất cả các công việc con được đánh dấu là ‘Hoàn thành’, hãy thông báo cho danh sách người theo dõi và đăng một bình luận cho biết sản phẩm đầu ra đã sẵn sàng để xem xét
Loại sự kiện kích hoạt: Công việc con
Dưới đây là cách thiết lập:
- Mở Danh sách công việc (hoặc Thư mục/Không gian) chứa các nhiệm vụ cha
- Nhấp vào nút Tự động hóa (biểu tượng tia chớp)
- Nhấp vào Tự động hóa
- Trong phần Kích hoạt, lựa chọn Tất cả các công việc con đã được giải quyết
- Trong phần “Action”, thêm hai hành động: Thêm bình luận → ví dụ: ‘Tất cả các công việc con đã hoàn thành. Kết quả này đã sẵn sàng để xem xét cuối cùng. @[Watchers/PM]’ Thay đổi người theo dõi → thêm PM/các bên liên quan làm người theo dõi (hoặc Thay đổi người được giao nhiệm vụ bằng cách sử dụng token người theo dõi) nếu bạn muốn gửi trực tiếp vào hộp thư đến của họ
- Thêm bình luận → ví dụ: ‘Tất cả các công việc con đã hoàn thành. Kết quả công việc này đã sẵn sàng để xem xét lần cuối. @[Người theo dõi/PM]’
- Thay đổi người theo dõi → thêm người quản lý dự án (PM) và các bên liên quan vào danh sách người theo dõi (hoặc Thay đổi người được giao nhiệm vụ bằng token người theo dõi) nếu bạn muốn gửi trực tiếp vào hộp thư đến của họ
- Nhấp vào Tạo
- Thêm bình luận → ví dụ: ‘Tất cả các công việc con đã hoàn thành. Kết quả công việc này đã sẵn sàng để xem xét lần cuối. @[Người theo dõi/PM]’
- Thay đổi người theo dõi → thêm người quản lý dự án (PM) và các bên liên quan vào danh sách người theo dõi (hoặc Thay đổi người được giao nhiệm vụ bằng token người theo dõi) nếu bạn muốn gửi trực tiếp vào hộp thư đến của họ
Trigger này theo dõi các công việc con của nhiệm vụ cha. Nó chỉ được kích hoạt một lần, khi công việc con cuối cùng hoàn thành, thay vì mỗi khi có cập nhật trên từng công việc con. Nếu một thành viên trong nhóm mở lại một công việc con và đóng nó lần nữa, quy tắc sẽ chạy lại, giúp quy trình tự điều chỉnh.
13. Áp dụng các mẫu dành riêng cho từng giai đoạn khi dự án tiến triển
Các dự án nhiều giai đoạn như quy trình tiếp nhận khách hàng mới và các cột mốc quan trọng trong xây dựng đòi hỏi các danh sách kiểm tra và tài liệu riêng biệt. Quy tắc này sẽ tự động tải mẫu danh sách kiểm tra phù hợp khi một công việc chuyển sang giai đoạn mới. Mỗi giai đoạn đều bắt đầu với cấu trúc phù hợp, giúp bạn không phải dựa vào trí nhớ.
Công thức: Khi trạng thái thay đổi thành ‘Giai đoạn 2: Thực hiện’, hãy áp dụng mẫu danh sách kiểm tra Giai đoạn 2
Loại sự kiện kích hoạt: Trạng thái
Dưới đây là cách thiết lập:
- Mở Danh sách công việc (hoặc Thư mục/Không gian) chứa các công việc dự án theo giai đoạn của bạn
- Nhấp vào nút Tự động hóa (biểu tượng tia chớp)
- Nhấp vào Tự động hóa
- Trong phần Kích hoạt, lựa chọn Thay đổi trạng thái → cài đặt thành ‘Giai đoạn 2: Thực thi’
- Trong phần "Hành động", lựa chọn Áp dụng mẫu → lựa chọn mẫu danh sách kiểm tra/công việc Giai đoạn 2 của bạn
- Nhấp vào Tạo
Đối với các dự án nhiều giai đoạn, hãy tạo một quy trình tự động hóa cho mỗi giai đoạn (Giai đoạn 1 → mẫu Giai đoạn 1, Giai đoạn 2 → mẫu Giai đoạn 2). Mỗi quy tắc sẽ tự động kích hoạt khi một công việc đạt đến trạng thái tương ứng. Các mẫu này có tính bổ sung, nghĩa là chúng sẽ không ghi đè lên văn bản hiện có của bạn. Thay vào đó, chúng sẽ thêm các danh sách kiểm tra hoặc công việc con mới vào trên các danh sách hiện có. Một công việc di chuyển qua từng giai đoạn sẽ thu thập tất cả các tệp cần thiết mà không làm mất dữ liệu từ các giai đoạn trước đó.
Việc tự động hóa một công việc có thể khiến những thói quen xấu của bạn trở nên cố định không?
Năm 2014, Amazon đã phát triển một công cụ trí tuệ nhân tạo (AI) để sàng lọc hồ sơ xin việc và đánh giá ứng viên từ một đến năm sao. Công ty hy vọng sẽ tự động hóa quá trình tìm kiếm nhân tài hàng đầu. Tuy nhiên, hệ thống này được huấn luyện dựa trên dữ liệu hồ sơ xin việc trong vòng mười năm qua, phần lớn trong số đó là của nam giới.
Kết quả là, hệ thống AI đã tự học được rằng các ứng viên nam tốt hơn. Hệ thống này đã đánh giá thấp hồ sơ của các ứng viên nữ và hạ xếp hạng các sinh viên tốt nghiệp từ hai trường đại học dành riêng cho nữ. Cuối cùng, Amazon đã đóng cửa dự án này.
Hãy nhớ rằng, một quy trình tự động hóa chỉ sao chép chính xác quy trình mà bạn cung cấp cho nó. Nó sẽ lặp lại chính xác các mô hình hiện có của bạn, bao gồm cả những phần vốn đã có vấn đề ngay từ đầu.
Đó là lý do tại sao logic đằng sau một quy tắc lại quan trọng không kém chính quy tắc đó.
- Thêm điều kiện hoặc bình luận để luôn có cách rõ ràng để phát hiện quyết định sai lầm
- Kiểm tra bước này thủ công trước khi tự động hóa nó
- Luôn duy trì một bước kiểm tra thủ công đối với bất kỳ vấn đề nào liên quan đến con người, tiền bạc hoặc các ưu tiên
Các ví dụ về tự động hóa cho nhóm và tích hợp trong ClickUp
Các tính năng tự động hóa trong ClickUp kết nối không gian làm việc của bạn với các công cụ và nhóm khác. Nhờ đó, bạn không cần phải sao chép dữ liệu thủ công. Bảy ví dụ này bao gồm các quy trình làm việc với HubSpot và GitHub, hợp tác liên chức năng, cũng như các quy tắc được xây dựng bằng ClickUp Brain.
14. Chuyển các giao dịch trên HubSpot thành các công việc bán hàng được phân công
Nhân viên bán hàng sử dụng HubSpot để quản lý các giao dịch và ClickUp để quản lý công việc. Khi họ kết nối hai hệ thống này theo cách thủ công, họ phải dựa vào trí nhớ, và những khách hàng tiềm năng tốt thường bị bỏ lỡ.
Quy tắc này sẽ tạo một nhiệm vụ ClickUp khi một giao dịch được nhập vào HubSpot và phân công nhiệm vụ đó cho một nhân viên bán hàng. Mỗi khách hàng tiềm năng sẽ nhận được một nhiệm vụ chỉ trong vài giây, giúp duy trì sự lưu thông của quy trình bán hàng.
Công thức: Khi một giao dịch mới được tạo trong HubSpot, hãy tạo một công việc trong Danh sách công việc Bán hàng của bạn với các chi tiết giao dịch và giao nhiệm vụ đó cho một nhân viên bán hàng
Loại kích hoạt: Tích hợp
Dưới đây là cách thiết lập:
- Mở danh sách công việc nơi các công việc theo dõi bán hàng của bạn sẽ được đưa vào
- Nhấp vào nút Tự động hóa (biểu tượng tia chớp)
- Nhấp vào Tự động hóa
- Trong thanh bên trái, tại mục Tích hợp, lựa chọn HubSpot
- Chọn mẫu ‘Khi một giao dịch được tạo trong HubSpot, tạo một công việc’ hoặc tạo mẫu tùy chỉnh: Trong phần Kích hoạt, lựa chọn HubSpot: Deal created Kết nối/cấp quyền cho tài khoản HubSpot của bạn nếu chưa được liên kết
- Trong phần Kích hoạt, lựa chọn HubSpot: Deal created
- Kết nối/xác thực tài khoản HubSpot của bạn nếu chưa được liên kết
- Trong phần "Hành động", lựa chọn Tạo công việc → cấu hình: Danh sách công việc: Danh sách theo dõi bán hàng của bạn Tên công việc: Sử dụng biến tên giao dịch từ HubSpot Người được giao: Đặt cho một nhân viên bán hàng cụ thể, hoặc sử dụng trường động như "chủ sở hữu giao dịch" nếu đã được liên kết Mô tả: Lấy thông tin chi tiết giao dịch bằng cách sử dụng các biến từ HubSpot
- Danh sách công việc: Danh sách theo dõi bán hàng của bạn
- Tên công việc: Sử dụng biến tên giao dịch của HubSpot
- Người được giao nhiệm vụ: Đặt cho một nhân viên cụ thể hoặc sử dụng trường động như "chủ sở hữu giao dịch" nếu đã được liên kết
- Mô tả: Nhập chi tiết giao dịch bằng cách sử dụng các biến HubSpot
- Nhấp vào Tạo
- Trong phần Kích hoạt, lựa chọn HubSpot: Deal created
- Kết nối/xác thực tài khoản HubSpot của bạn nếu chưa được liên kết
- Danh sách công việc: Danh sách theo dõi bán hàng của bạn
- Tên công việc: Sử dụng biến tên giao dịch của HubSpot
- Người được giao nhiệm vụ: Đặt thành một nhân viên cụ thể hoặc sử dụng trường động như "chủ sở hữu giao dịch" nếu đã được liên kết
- Mô tả: Nhập chi tiết giao dịch bằng cách sử dụng các biến HubSpot
Bạn phải cấp quyền cho liên kết HubSpot ở cấp độ không gian làm việc một lần trước khi sử dụng. Để phân công các loại giao dịch hoặc khu vực khác nhau cho các nhân viên bán hàng cụ thể, hãy tạo các tự động hóa riêng biệt với các điều kiện dựa trên thuộc tính giao dịch của HubSpot.
15. Bắt đầu quá trình onboarding khi ứng viên chấp nhận lời mời làm việc
Nhóm nhân sự chịu trách nhiệm quản lý quá trình chuyển giao từ giai đoạn tuyển dụng sang giai đoạn onboarding. Nếu họ phải tạo các công việc mới thủ công, việc xử lý giấy tờ và thiết lập hệ thống công nghệ sẽ bị chậm trễ. Quy tắc này sẽ tự động khởi chạy quy trình onboarding ngay khi ứng viên chấp nhận lời mời làm việc. Nó sẽ tạo công việc, áp dụng mẫu có sẵn và chỉ định người điều phối.
Công thức: Khi một công việc trong Danh sách Tuyển dụng chuyển sang trạng thái ‘Đã chấp nhận đề nghị’, hãy tạo một công việc trong Danh sách Tích hợp với mẫu tích hợp được áp dụng và giao công việc đó cho điều phối viên nhân sự
Loại sự kiện kích hoạt: Trạng thái
Dưới đây là cách thiết lập:
- Mở Danh sách công việc Tuyển dụng (nơi lưu trữ các công việc liên quan đến ứng viên)
- Nhấp vào nút Tự động hóa (biểu tượng tia chớp)
- Nhấp vào Tự động hóa
- Trong phần Kích hoạt, lựa chọn Thay đổi trạng thái → cài đặt thành ‘Đề nghị được chấp nhận’
- Trong phần Hành động, chọn Tạo công việc → cấu hình: Danh sách công việc: Danh sách Onboarding của bạn Tên công việc: Sử dụng biến tên của công việc kích hoạt (ví dụ: ‘Onboarding: [Tên công việc]’) Mẫu: Chọn mẫu onboarding của bạn (tùy chọn này nằm trong phần cấu hình Tạo công việc) Người được giao: Điều phối viên nhân sự của bạn
- Danh sách công việc: Danh sách hướng dẫn nhập môn của bạn
- Tên công việc: Sử dụng biến tên của công việc kích hoạt (ví dụ: ‘Onboarding: [Tên công việc]’)
- Mẫu: Chọn mẫu hướng dẫn nhập môn của bạn (tùy chọn này nằm trong phần cấu hình "Tạo công việc")
- Người được giao nhiệm vụ: Điều phối viên nhân sự của bạn
- Nhấp vào Tạo
- Danh sách công việc: Danh sách hướng dẫn nhập môn của bạn
- Tên công việc: Sử dụng biến tên của công việc kích hoạt (ví dụ: ‘Onboarding: [Tên công việc]’)
- Mẫu: Lựa chọn mẫu hướng dẫn nhập môn của bạn (tùy chọn này nằm trong phần cấu hình "Tạo công việc")
- Người được giao nhiệm vụ: Điều phối viên nhân sự của bạn
Hành động “Tạo công việc” có trường “Mẫu” tích hợp sẵn, do đó công việc mới sẽ xuất hiện trong Danh sách công việc Onboarding với cấu trúc hoàn chỉnh chỉ trong một bước. Nếu bạn thêm “Áp dụng mẫu” dưới dạng một hành động riêng biệt, nó sẽ được áp dụng cho công việc kích hoạt (công việc Tuyển dụng), chứ không phải công việc mới được tạo. Hãy giữ tất cả trong cùng một hành động “Tạo công việc” để đạt được kết quả chính xác.
16. Gửi bản nháp cho trình chỉnh sửa khi tác giả hoàn thành bài viết
Các nhóm nội dung thường sử dụng quy trình làm việc theo chuỗi từ người viết → trình chỉnh sửa → người xuất bản. Các bước chuyển giao này có thể gặp trục trặc nếu người viết quên chuyển giao lại công việc.
Quy tắc này sẽ gửi bản nháp cho trình chỉnh sửa và thay đổi trạng thái thành ‘Đang chỉnh sửa’ khi người viết hoàn thành. Chúng tôi sử dụng chính quy tắc này để bắt đầu chỉnh sửa sớm hơn và đảm bảo lịch trình được thực hiện đúng tiến độ.
Công thức: Khi trạng thái thay đổi thành ‘Bản nháp hoàn thành’, hãy thay đổi người được giao nhiệm vụ thành trình chỉnh sửa và thay đổi trạng thái thành ‘Chỉnh sửa’
Loại sự kiện kích hoạt: Trạng thái
Dưới đây là cách thiết lập:
- Mở Danh sách nội dung của bạn (nơi lưu trữ các bài đăng trên blog, bài viết, v.v.)
- Nhấp vào nút Tự động hóa (biểu tượng tia chớp)
- Nhấp vào Tạo tự động hóa
- Trong phần Kích hoạt, lựa chọn Thay đổi trạng thái → cài đặt thành ‘Bản nháp hoàn thành’
- Trong phần “Action”, thêm hai hành động: Thay đổi người được giao nhiệm vụ → lựa chọn trình chỉnh sửa của bạn Thay đổi trạng thái → cài đặt thành ‘Chỉnh sửa’
- Thay đổi người được giao nhiệm vụ → lựa chọn trình chỉnh sửa của bạn
- Thay đổi trạng thái → cài đặt thành ‘Chỉnh sửa’
- Nhấp vào Tạo
- Thay đổi người được giao nhiệm vụ → lựa chọn trình chỉnh sửa của bạn
- Thay đổi trạng thái → cài đặt thành ‘Đang chỉnh sửa’
Các hành động được thực hiện từ trên xuống dưới. Người được giao công việc sẽ thay đổi trước, sau đó trạng thái mới được cập nhật. Điều này đảm bảo trình chỉnh sửa có thể tìm thấy công việc trong hàng đợi của mình với trạng thái chính xác ngay lập tức. Nếu bạn có nhiều trình chỉnh sửa, hãy sử dụng Trường Tùy chỉnh ‘People’ cho hành động chỉ định người được giao công việc thay vì chọn một tên cụ thể. Bằng cách đó, quy tắc sẽ chuyển công việc đến bất kỳ ai đã được chỉ định trước cho phần công việc đó.
17. Chuyển các lỗi do khách hàng báo cáo vào danh sách công việc tồn đọng của bộ phận kỹ thuật
Đội ngũ hỗ trợ và đội ngũ kỹ thuật làm việc trong các Danh sách công việc khác nhau. Một báo cáo lỗi chỉ thực sự hữu ích cho các kỹ sư nếu nó chứa đầy đủ bối cảnh cần thiết. Tuy nhiên, việc yêu cầu các nhân viên hỗ trợ phải truy cập vào không gian làm việc của đội ngũ kỹ thuật sẽ dẫn đến việc mất mát thông tin chi tiết.
Quy tắc này sẽ tạo một công việc liên kết trong danh sách công việc kỹ thuật khi bộ phận hỗ trợ ghi nhận một lỗi. Các kỹ sư sẽ nhận được các báo cáo có cấu trúc, và cả hai nhóm đều có thể theo dõi tiến độ từ chế độ xem riêng của mình.
Công thức: Khi một công việc được tạo trong Danh sách công việc hỗ trợ và trường ‘Loại’ có giá trị là ‘Lỗi’, hãy tạo một công việc liên kết trong Danh sách công việc kỹ thuật với các chi tiết được sao chép
Loại sự kiện kích hoạt: Trường
Dưới đây là cách thiết lập:
- Mở Danh sách Hỗ trợ (nơi các báo cáo lỗi được gửi đến)
- Nhấp vào nút Tự động hóa (biểu tượng tia chớp)
- Nhấp vào Tự động hóa
- Trong phần Kích hoạt, lựa chọn Công việc tạo ra
- Thêm một Điều kiện → lựa chọn trường Tùy chỉnh ‘Loại’ → cài đặt giá trị là ‘Lỗi’
- Trong phần Hành động, chọn Tạo công việc → cấu hình: Danh sách công việc: Danh sách công việc tồn đọng của bộ phận Kỹ thuật Tên công việc: Sử dụng biến tên của công việc kích hoạt Mô tả: Lấy biến mô tả từ công việc kích hoạt để báo cáo lỗi đầy đủ được chuyển sang Người được giao: Để trống cho giai đoạn phân loại, hoặc đặt thành trưởng nhóm kỹ thuật của bạn
- Danh sách công việc: Danh sách công việc tồn đọng của bộ phận Kỹ thuật
- Tên công việc: Sử dụng biến tên của công việc kích hoạt
- Mô tả: Lấy biến mô tả của công việc kích hoạt để báo cáo lỗi đầy đủ được chuyển sang
- Người được giao nhiệm vụ: Để trống để phân loại, hoặc cài đặt thành trưởng nhóm kỹ thuật của bạn
- (Tùy chọn) Thêm một hành động thứ hai → Thêm liên kết công việc giữa công việc kích hoạt và công việc mới được tạo, để cả hai nhóm có thể tham chiếu chéo
- Nhấp vào Tạo
- Danh sách công việc: Danh sách công việc tồn đọng của bộ phận Kỹ thuật
- Tên công việc: Sử dụng biến tên của công việc kích hoạt
- Mô tả: Lấy biến mô tả của công việc kích hoạt để báo cáo lỗi đầy đủ được chuyển sang
- Người được giao nhiệm vụ: Để trống để phân loại, hoặc cài đặt thành trưởng nhóm kỹ thuật của bạn
Lưu ý rằng quy tắc này sử dụng kích hoạt "Tạo/lập mới" (Creation) với điều kiện dựa trên trường (field-based Condition). Điều kiện này đảm bảo quy tắc chỉ được kích hoạt đối với các lỗi (bug), chứ không phải cho mọi phiếu hỗ trợ. Cả hai nhóm đều duy trì các công việc của mình được kết nối thông qua một liên kết. Điều này cho phép đội hỗ trợ theo dõi vấn đề và đội kỹ thuật khắc phục nó mà không gây trùng lặp nỗ lực.
18. Tự động cập nhật công việc từ các commit trên GitHub
Các nhóm kỹ thuật cần các hoạt động lập trình được phản ánh trong ClickUp mà không cần cập nhật công việc thủ công. Quy tắc này đọc ID Nhiệm vụ trong một commit trên GitHub và chuyển công việc sang trạng thái ‘Đang phát triển’. Sau đó, nó đăng liên kết commit dưới dạng bình luận.
Tính năng này hoạt động trên tích hợp GitHub gốc của ClickUp. Các nhà phát triển thực hiện commit mã như bình thường, và các quản lý dự án (PM) có thể theo dõi tiến độ theo thời gian thực mà không cần phải yêu cầu cập nhật trạng thái.
Công thức: Khi một commit trên GitHub tham chiếu đến ID Nhiệm vụ ClickUp, hãy thay đổi trạng thái nhiệm vụ thành ‘Đang phát triển’ và đăng một bình luận kèm theo thông điệp commit và liên kết
Loại kích hoạt: Tích hợp
Dưới đây là cách thiết lập:
- Mở Danh sách công việc (hoặc Thư mục/Không gian) chứa các công việc kỹ thuật của bạn
- Nhấp vào nút Tự động hóa (biểu tượng tia chớp)
- Nhấp vào Tự động hóa
- Trong thanh bên trái, tại mục Tích hợp, lựa chọn GitHub
- Kết nối/cấp quyền cho kho lưu trữ GitHub của bạn nếu chưa được liên kết
- Trong phần Trigger, chọn GitHub: Commit (kích hoạt khi thông điệp commit tham chiếu đến ID Nhiệm vụ ClickUp theo định dạng CU-[task_id])
- Trong phần “Action”, thêm hai hành động: Thay đổi trạng thái → cài đặt thành ‘Đang phát triển’ Thêm bình luận → sử dụng biến GitHub để chèn thông điệp commit, tác giả và liên kết đến commit
- Thay đổi trạng thái → cài đặt thành ‘Đang phát triển’
- Thêm bình luận → sử dụng biến GitHub để chèn thông điệp commit, tác giả và liên kết đến commit
- Nhấp vào Tạo
- Thay đổi trạng thái → cài đặt thành ‘Đang phát triển’
- Thêm bình luận → sử dụng biến GitHub để chèn thông điệp commit, tác giả và liên kết đến commit
Để tính năng này hoạt động, các nhà phát triển phải bao gồm ID Nhiệm vụ ClickUp trong thông điệp commit của họ. Tính năng tích hợp sẽ đọc liên kết đó và tìm ra nhiệm vụ chính xác. Điều này không yêu cầu các nhà phát triển thực hiện thêm bất kỳ bước nào, chỉ cần một thói quen đặt tên đơn giản.
19. Tự động hóa các quy trình bằng tiếng Anh thông thường với ClickUp Brain
Các công cụ xây dựng quy trình truyền thống buộc bạn phải nắm rõ các thuật ngữ cụ thể về điều kiện kích hoạt, điều kiện và hành động trước khi có thể tạo quy tắc. Quá trình học tập này khiến phần lớn người dùng không dám sử dụng chúng. ClickUp Brain đã loại bỏ rào cản này.
Chỉ cần mô tả những gì bạn muốn bằng ngôn ngữ đơn giản, và AI sẽ tự động cấu hình quy tắc để bạn xem xét. Các thành viên không có kiến thức kỹ thuật cũng có thể tạo ra các quy tắc phức tạp mà không cần hướng dẫn, giúp cả nhóm tiết kiệm thời gian.
Cách thức hoạt động:
- Mở Trình tạo tự động hóa, lựa chọn ‘Tạo bằng AI’
- Nhập mô tả như sau: ‘Nếu người được giao công việc chưa bắt đầu thực hiện công việc được đánh dấu là “Khẩn cấp” trong vòng 24 giờ, hãy giao lại công việc đó cho trưởng nhóm. Thêm một bình luận giải thích lý do.’
Brain sẽ soạn thảo quy tắc để bạn xem xét và kích hoạt. Hệ thống sẽ không bao giờ triển khai bất kỳ điều gì mà không hỏi ý kiến của bạn.
Tính năng này rất hữu ích cho các quy tắc phức tạp với nhiều điều kiện, khi bạn đã biết chính xác mình muốn gì nhưng không muốn phải lục lọi các menu thả xuống để thiết lập. Tính năng này cũng phù hợp với các thành viên trong nhóm ít am hiểu về kỹ thuật, những người suy nghĩ theo hướng kết quả thay vì cú pháp kích hoạt/hành động.
20. Tự động tạo bản tóm tắt công việc bằng trường AI
Các thành viên trong nhóm khi nhận công việc có chuỗi bình luận dài sẽ gặp phải một công việc vất vả. Họ phải đọc từng cập nhật một để nắm bắt tình hình. Tính năng AI Field sẽ giải quyết vấn đề này.
Khi bạn thêm trường này vào một Danh sách công việc, ClickUp Brain sẽ tự động tổng hợp tóm tắt liên tục về mô tả công việc, bình luận và hoạt động. Sau đó, hệ thống sẽ cập nhật tóm tắt này khi công việc thay đổi, giúp cung cấp bối cảnh ngay lập tức mà không cần phải xem lại lịch sử công việc chi tiết.
Cách thức hoạt động: Tính năng này không sử dụng quy tắc kích hoạt-điều kiện-hành động truyền thống. Thay vào đó, đây là một Trường AI luôn hoạt động, tự động tổng hợp bối cảnh. Trong khi ví dụ trước sử dụng AI để xây dựng quy tắc, thì ví dụ này sử dụng AI để thực hiện công việc liên tục bên trong một trường. Cả hai đều chạy trực tiếp trên ClickUp Brain.
Dưới đây là cách thiết lập:
- Mở danh sách công việc nơi bạn muốn các bản tóm tắt xuất hiện
- Nhấp vào + để thêm một cột mới (hoặc truy cập Cài đặt Danh sách công việc → Trường Tùy chỉnh)
- Thêm trường Tùy chỉnh Khu vực văn bản (Văn bản dài) (Các trường AI nằm trong các loại trường Văn bản dài và menu thả xuống)
- Chuyển đổi tùy chọn AI và chọn Tóm tắt (ClickUp Brain sẽ tóm tắt mô tả, bình luận và hoạt động)
- Cấu hình phạm vi của trường: áp dụng cho Danh sách công việc này, hoặc cho Thư mục/Không gian nếu bạn muốn áp dụng cho mọi nơi
- Lưu (trường này sẽ tự động điền thông tin vào các công việc hiện có và mới)
Bạn không cần phải tạo quy trình tự động hóa cho tính năng này. Trường dữ liệu sẽ tự động cập nhật. Khi có bình luận mới, chỉnh sửa hoặc thay đổi trạng thái, ClickUp Brain sẽ tự động làm mới văn bản. Bạn có thể xem bản tóm tắt này dưới dạng cột trong chế độ xem Xem dạng danh sách, trong bảng chi tiết nhiệm vụ hoặc trên Bảng điều khiển. Tính năng này rất lý tưởng cho việc chuẩn bị cuộc họp standup, quản lý danh sách công việc tồn đọng hoặc bất kỳ ai cần tiếp nhận nhiệm vụ đang dang dở.
Các quy trình tự động hóa hoạt động hiệu quả nhất khi có cơ chế kiểm soát. Mỗi quy tắc giúp tăng tốc công việc đều cần đi kèm với một điều kiện hoặc điểm kiểm tra. Nếu không, bạn sẽ chỉ làm tăng tốc độ mắc lỗi mà thôi.
| Tự động hóa | Khi mọi việc không suôn sẻ | Khi được hoàn thành tốt |
| Chuyển giao lại khi trạng thái thay đổi thành ‘Đang xem xét’ | Tự động kích hoạt mỗi khi trạng thái thay đổi và chuyển công việc chưa hoàn thành vào hàng đợi của người xem xét | Một điều kiện giới hạn quy trình này chỉ áp dụng cho việc bàn giao, do đó người xem xét chỉ thấy các công việc đã sẵn sàng |
| Lưu trữ khi mức độ ưu tiên giảm xuống ‘Thấp’ | Chôn vùi những công việc vẫn còn quan trọng, và chúng sẽ không bao giờ xuất hiện trở lại | Kết hợp với việc rà soát danh sách công việc tồn đọng định kỳ, để các mục đã lưu trữ vẫn có thể tìm kiếm được và được xem xét lại |
| Đặt ngày đáo hạn khi tạo công việc | Đánh dấu một ngày ngẫu nhiên khiến các chế độ xem Khối lượng công việc bị sai lệch và khiến mọi người có thói quen bỏ qua các hạn chót | Chênh lệch này phản ánh SLA thực tế, do đó kế hoạch sức chứa vẫn đảm bảo độ chính xác |
| Thay đổi trạng thái thành ‘Hoàn thành’ khi giai đoạn đạt đến ‘Đã xuất bản’ | Đã đóng các công việc vẫn còn đang trong quá trình kiểm tra chất lượng (QA) hoặc chưa hoàn tất, ẩn các công việc chưa hoàn thành đằng sau nhãn màu xanh lá cây | Chế độ kiểm soát truy cập đảm bảo giai đoạn chỉ chuyển sang bước tiếp theo khi công việc hoàn thành, giúp bảng điều khiển luôn phản ánh chính xác tình trạng thực tế |
| Chặn việc hoàn thành cho đến khi qua kiểm tra chất lượng (QA) | Trở thành một rào cản không có lời giải thích, và mọi người phải tìm cách vượt qua nó | Trả lại công việc kèm theo bình luận chỉ ra những điểm cần sửa, để người kiểm duyệt có thể hướng dẫn |
| Gửi email cho khách hàng khi công việc chuyển sang trạng thái ‘Đang tiến hành’ về tiến độ | Kích hoạt mỗi khi quay lại (bao gồm cả từ trạng thái ‘Đang chờ xử lý’) và gửi liên tục các thông báo không cần thiết cho khách hàng | Khóa điều kiện kích hoạt vào một quá trình chuyển đổi cụ thể từ → đến, để khách hàng nhận được thông tin từ bạn |
| Tạo công việc từ một giao dịch trên HubSpot | Tạo ra các bản sao trùng lặp mà không có chi tiết, dẫn đến việc phải phân loại nhiều hơn so với số lượng được tiết kiệm | Lưu trữ chi tiết giao dịch và tự động phân công theo điều kiện, giúp mỗi khách hàng tiềm năng được chuyển thành công việc cụ thể, có thể thực hiện và đã được phân công |
Cách viết một quy trình tự động hóa thực sự hữu ích
Bạn đã xem qua 20 ví dụ. Dưới đây là cách tạo quy trình làm việc của riêng bạn để mỗi quy trình đều giúp tiết kiệm thời gian.
Chúng tôi đã đề cập trước đó rằng mọi quy trình tự động hóa đều tuân theo một công thức: Tự động hóa = Sự kiện kích hoạt + Điều kiện + Hành động
Trước khi tạo một quy tắc, hãy thử nghiệm nó qua một bước kiểm tra: đặt tên cho công việc thủ công mà quy tắc này thay thế. Nếu bạn có thể chỉ ra một bước mà ai đó đang thực hiện thủ công hiện nay, thì việc tự động hóa đó đáng để thực hiện. Nếu bạn không thể nêu tên bước đó, nghĩa là bạn đang tự động hóa một việc mà vốn dĩ chẳng ai làm cả. Như vậy, quy tắc đó chỉ gây rối thêm mà thôi.
Sự khác biệt giữa một quy tắc hữu ích và một quy tắc gây phiền toái nằm ở mức độ cụ thể của quy tắc đó. Hãy so sánh các ví dụ sau:
| Không rõ ràng (sẽ bị bỏ qua) | Cụ thể (thực hiện công việc) |
|---|---|
| Thông báo cho nhóm khi có thay đổi | Khi trạng thái chuyển sang ‘Bị chặn’, hãy bình luận và gắn thẻ người phụ trách dự án |
| Di chuyển các công việc khi chúng đã hoàn thành | Khi còn một ngày nữa là đến ngày đáo hạn mà trạng thái vẫn là ‘Việc cần làm’, hãy thông báo cho người được giao nhiệm vụ |
| Nhắc nhở mọi người về ngày đáo hạn | Khi còn một ngày nữa là đến ngày đáo hạn mà trạng thái vẫn là ‘Việc cần làm’, hãy thông báo cho người được giao nhiệm vụ |
| Phân công công việc cho đúng người | Khi trường ‘Loại’ là ‘Lỗi’, hãy giao công việc cho kỹ sư trực ca |
Các phiên bản mơ hồ ở bên trái không hiệu quả vì chúng không nêu rõ sự kiện nào, công việc nào hoặc ai sẽ thực hiện bước tiếp theo. Phiên bản cụ thể nêu rõ một sự kiện kích hoạt chính xác, chỉ ra cụ thể các công việc liên quan và kết thúc bằng việc chuyển giao rõ ràng cho một người cụ thể.
Viết đầy đủ cả ba phần, quy tắc sẽ tự động chạy. Nếu bỏ sót bất kỳ phần nào, bạn sẽ nhận được thông báo về các công việc không quan trọng, hoặc quy trình tự động hóa sẽ kích hoạt một cách vô ích, gây ra sự nhầm lẫn.
Như Bill Gates đã viết trong cuốn sách của mình, Kinh doanh @ the Speed of Thought:
Quy tắc đầu tiên của bất kỳ công nghệ nào được sử dụng trong kinh doanh là: tự động hóa áp dụng cho một quy trình hiệu quả sẽ làm tăng hiệu quả đó lên gấp bội. Quy tắc thứ hai là: tự động hóa áp dụng cho một quy trình kém hiệu quả sẽ làm tăng sự kém hiệu quả đó lên gấp bội.
Quy tắc đầu tiên của bất kỳ công nghệ nào được sử dụng trong kinh doanh là: tự động hóa áp dụng cho một quy trình hiệu quả sẽ làm tăng hiệu quả đó lên gấp bội. Quy tắc thứ hai là: tự động hóa áp dụng cho một quy trình kém hiệu quả sẽ làm tăng sự kém hiệu quả đó lên gấp bội.
Điểm mấu chốt dành cho bạn: tự động hóa sẽ sao chép chính xác quy trình của bạn, kể cả những sai sót. Nếu bước xem xét của bạn có ba người phê duyệt không cần thiết, việc tự động hóa sẽ giúp công việc được chuyển qua cả ba người đó nhanh hơn. Trước tiên, hãy vạch ra quy trình làm việc mà bạn mong muốn, loại bỏ những phần dư thừa, sau đó tự động hóa các bước còn lại.
Vị trí của tự động hóa: Không gian, Thư mục hoặc Danh sách công việc
Sau khi bạn đã cài đặt một quy tắc cụ thể, mức độ áp dụng mà bạn chọn sẽ quyết định phạm vi tác động của quy tắc đó. Chọn mức độ phù hợp, bạn sẽ tránh được việc phải lặp lại cùng một logic trên các dự án khác nhau.
| Phạm vi | Ảnh hưởng đến những gì | Phù hợp nhất cho |
|---|---|---|
| Không gian | Mọi thư mục và danh sách công việc trong không gian làm việc | Các quy tắc áp dụng cho toàn tổ chức, chẳng hạn như thông báo cho người quản lý dự án khi bất kỳ công việc nào quá hạn |
| Thư mục | Tất cả các danh sách công việc trong thư mục | Các quy tắc áp dụng cho toàn dự án, chẳng hạn như áp dụng danh sách kiểm tra QA trong giai đoạn Kiểm thử |
| Danh sách công việc | Chỉ danh sách công việc đó | Các quy tắc nhóm, chẳng hạn như chuyển lại nhiệm vụ cho trình chỉnh sửa khi bản nháp hoàn thành |
Một quy tắc ở cấp cao hơn sẽ được áp dụng xuống các cấp dưới, nhưng quy tắc ở cấp Danh sách công việc có thể ghi đè lên nó. Hãy bắt đầu từ cấp Danh sách công việc, kiểm chứng xem nó hoạt động hiệu quả, sau đó nâng cấp lên các cấp cao hơn. Bằng cách đó, một quy tắc không phù hợp sẽ không ảnh hưởng đến toàn bộ không gian làm việc của bạn trước khi bạn kiểm tra kỹ lưỡng.
Việc ghi chép lại các quy trình trước khi xây dựng tự động hóa sẽ đảm bảo rằng mọi điều kiện kích hoạt, điều kiện và hành động đều khớp với các bước thực tế mà nhóm của bạn thực hiện.
Mẫu Quy trình và Thủ tục của ClickUp giúp bạn chia nhỏ từng quy trình làm việc thành các giai đoạn rõ ràng, có thứ tự và được chỉ định người chịu trách nhiệm. Bạn có thể xác định chính xác nơi cần chạy tự động hóa và ai sẽ nhận nhiệm vụ chuyển giao.
Cách xây dựng và mở rộng quy mô các quy trình tự động hóa trong ClickUp
20 ví dụ trên cho thấy những gì có thể tự động hóa. ClickUp cung cấp cho bạn hệ thống để thiết lập các quy tắc đó và theo dõi tác động của chúng. Nó kết nối các quy trình làm việc của bạn với kết quả thực tế, tất cả trong một không gian làm việc duy nhất.
Bảng điều khiển: Theo dõi hoạt động của các quy trình tự động hóa
Mỗi quy trình tự động hóa đều giúp tiết kiệm thời gian – điều mà bạn không thể nhận ra trừ khi đo lường nó. Bảng điều khiển ClickUp lấy dữ liệu trực tiếp từ các công việc đang hoạt động để hiển thị những thay đổi đang diễn ra.
Sử dụng Thẻ Tính toán để tổng hợp thời gian được ghi lại trước và sau khi quy tắc có hiệu lực. Thêm biểu đồ Trạng thái để theo dõi tốc độ di chuyển của các công việc qua các giai đoạn chuyển giao. Dữ liệu được tự động cập nhật, do đó bạn không cần phải tạo bộ slide vào mỗi thứ Sáu để chứng minh các quy trình tự động hóa của mình đang hoạt động hiệu quả.
Trường Tùy chỉnh: Lớp dữ liệu hỗ trợ các điều kiện kích hoạt
Mức độ chính xác của một quy trình tự động hóa phụ thuộc hoàn toàn vào dữ liệu mà nó đọc được. Các Trường Tùy chỉnh lưu trữ các giá trị có cấu trúc, như menu thả xuống, số và nhãn, trực tiếp trên các công việc.
Khi bạn cài đặt một sự kiện kích hoạt cho điều kiện ‘Ngân sách lớn hơn 5.000 USD’ hoặc điều kiện kiểm tra ‘Trạng thái QA chưa đạt’, các giá trị này được lấy từ các Trường Tùy chỉnh. Dữ liệu luôn được cập nhật theo thời gian thực vì những người thực hiện công việc sẽ cập nhật ngay khi tiến hành.
ClickUp Brain: Xây dựng và kiểm tra các quy tắc bằng AI
Bạn không cần phải ghi nhớ cú pháp "kích hoạt-điều kiện-tự động hóa". Chỉ cần mô tả những gì bạn muốn bằng ngôn ngữ thông thường, và Brain sẽ soạn thảo quy tắc cho bạn. Ngoài việc xây dựng quy trình, Brain còn có thể phát hiện các cơ hội tự động hóa bằng cách trả lời các câu hỏi như “Những quy trình nào vẫn còn các bước chuyển giao thủ công?” trực tiếp từ dữ liệu trong không gian làm việc của bạn.
Và khi một quy trình làm việc cần nhiều hơn một quy tắc cố định, các Super Agents trong ClickUp sẽ tiếp quản từ nơi mà các tự động hóa dừng lại. Họ phân tích bối cảnh, diễn giải chi tiết công việc và thực hiện hành động với khả năng phán đoán giống con người. Nhờ đó, các tự động hóa xử lý các công việc có thể dự đoán được, trong khi các Super Agents xử lý phần còn lại.
Ghi chú nhanh: Các tính năng tự động hóa tích hợp sẵn của ClickUp được thiết kế dành cho các quy trình làm việc diễn ra bên trong Không gian Làm việc ClickUp của bạn. Nếu hệ thống của bạn phụ thuộc vào việc đồng bộ hóa hàng chục ứng dụng bên ngoài với các quá trình chuyển dữ liệu phức tạp, hãy kết hợp ClickUp với một nền tảng tích hợp chuyên dụng như Make hoặc Zapier.
Bắt đầu từ những việc nhỏ, mở rộng quy mô một cách thông minh
Mỗi quy trình tự động hóa ở đây đều thay thế một bước thực hiện thủ công. Nó khắc phục tình trạng chuyển giao bị bỏ sót, thông báo bị lỡ hoặc trường thông tin công việc đã lỗi thời. Đó chính là nơi bạn tìm thấy giá trị thực sự. Bạn không cần phải tự động hóa mọi thứ. Thay vào đó, hãy tập trung vào công việc phối hợp “vô hình” đang ngốn mất hàng giờ làm việc của nhóm bạn mỗi tuần.
Cách thức rất đơn giản. Chọn một quy trình chuyển giao thường xuyên gặp trục trặc. Tạo quy tắc ở cấp Danh sách công việc. Theo dõi quy trình này hoạt động trên các công việc thực tế. Khi đã tin tưởng vào quy trình này, hãy chuyển nó lên cấp Thư mục hoặc Không gian. Sau đó, chọn quy trình tiếp theo.
Các nhóm coi tự động hóa như một hệ thống sống động sẽ xây dựng được các không gian làm việc ngày càng thông minh hơn theo thời gian. 20 ví dụ trên không chỉ mang tính lý thuyết. Chúng phản ánh các quy trình làm việc mà các nhóm thực tế sử dụng hàng ngày, và mỗi quy trình trong số đó đều có sẵn trên ClickUp.
Bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí.
Các câu hỏi thường gặp về tính năng Tự động hóa trong ClickUp
Các quy trình tự động hóa của ClickUp có chạy trên các công việc hiện có hay chỉ trên các công việc mới?
Các tự động hóa chỉ được kích hoạt đối với các hành động xảy ra sau khi bạn tạo quy tắc. Chúng không thay đổi các công việc đã có sẵn trong Danh sách công việc. Nếu bạn cần áp dụng logic này cho các công việc cũ hơn, bạn phải kích hoạt sự kiện thủ công hoặc sử dụng hành động hàng loạt. Thử nghiệm quy tắc mới trên một công việc mới là cách an toàn nhất để xác nhận rằng nó hoạt động đúng như mong đợi.
Tại sao quy trình tự động hóa ClickUp của tôi không hoạt động?
Các lý do phổ biến nhất là điều kiện chưa được đáp ứng, tác nhân kích hoạt không khớp với sự kiện hoặc hành động xung đột với trạng thái của Danh sách. Hãy kiểm tra xem tên trạng thái hoặc trường trong quy tắc của bạn có khớp chính xác với những tên trong Danh sách đó hay không. Ví dụ: một quy tắc tham chiếu đến ‘Đã xong’ sẽ không được kích hoạt trong một Danh sách chỉ sử dụng ‘Hoàn thành’. Bạn cũng có thể kiểm tra nhật ký hoạt động của tự động hóa để xem liệu nó đã chạy hay chưa và đã thực hiện những thao tác gì.
Trong ClickUp, liệu một quy trình tự động hóa có thể kích hoạt một quy trình tự động hóa khác không?
Đúng vậy, một hành động từ một quy trình tự động hóa có thể kích hoạt quy trình tự động hóa khác. Điều này cho phép bạn kết nối các quy tắc giữa các Danh sách công việc hoặc các giai đoạn. Đây là một tính năng mạnh mẽ, nhưng bạn phải theo dõi chặt chẽ. Các chuỗi quy tắc được lập kế hoạch kém có thể tạo ra các vòng lặp vô tận hoặc kết quả không mong muốn. Vì vậy, hãy xây dựng và kiểm thử từng quy tắc riêng lẻ trước khi kết nối chúng với nhau.
Ai trong nhóm của tôi có thể tạo hoặc chỉnh sửa các quy trình tự động hóa?
Quyền truy cập vào các quy trình tự động hóa phụ thuộc vào vai trò của người dùng và quyền truy cập của họ vào Không gian, Thư mục hoặc Danh sách cụ thể. Khách không thể tạo quy trình tự động hóa. Thành viên cần có quyền chỉnh sửa đối với địa điểm đó để tạo hoặc thay đổi quy tắc. Để đảm bảo tính nhất quán của các quy tắc trong nhóm, hãy yêu cầu quản trị viên thiết lập chúng ở cấp độ Thư mục hoặc Không gian để các cá nhân không thể thay đổi chúng.
Tôi có thể tạm dừng một tự động hóa mà không cần xóa nó không?
Đúng vậy, bạn có thể tắt và bật lại một tự động hóa mà không làm mất thiết lập của nó. Điều này rất hữu ích trong các kỳ bận rộn, khi kiểm toán hoặc khắc phục sự cố. Việc tạm dừng một quy tắc sẽ thông minh hơn nhiều so với việc xóa nó khi bạn đang kiểm tra lỗi. Hãy thường xuyên kiểm tra các quy tắc đang hoạt động và tạm dừng bất kỳ quy tắc nào mà bạn không còn cần đến.
Nếu tôi mắc lỗi, liệu quy trình tự động hóa có khôi phục lại thay đổi đó không?
Không, các quy trình tự động hóa không có nút "Undo". Một hành động sẽ được thực thi ngay lập tức, chẳng hạn như di chuyển 50 công việc sang một Danh sách công việc khác. Nếu một quy tắc hoạt động sai, bạn phải đảo ngược các thay đổi bằng tay hoặc tạo một quy tắc mới để khắc phục. Đây là lý do tại sao việc tuân thủ phạm vi áp dụng lại rất quan trọng. Hãy thử nghiệm ở cấp độ Danh sách công việc trước tiên, để một quy tắc sai chỉ ảnh hưởng đến một số ít công việc.
Các quy trình tự động hóa của ClickUp có miễn phí không, và tôi được sử dụng bao nhiêu quy trình?
Đúng vậy, tính năng tự động hóa có sẵn trên mọi kế hoạch, bao gồm cả Gói Miễn phí vĩnh viễn, với 5 quy trình tự động hóa đang hoạt động và 100 hành động mỗi tháng. Gói Không giới hạn nâng con số này lên 500 tự động hóa đang hoạt động và 1.000 thao tác hàng tháng, còn Gói Doanh nghiệp cung cấp số lượng tự động hóa đang hoạt động không giới hạn với 10.000 thao tác mỗi tháng. Mỗi lần một quy tắc được thực thi sẽ được tính là một thao tác, và giới hạn của bạn sẽ được đặt lại vào ngày 1 hàng tháng (theo giờ Thái Bình Dương). Bạn có thể mua thêm thao tác trên các gói cao cấp hơn nếu hết giới hạn.