{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Quản lý quy trình là gì?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Quản lý quy trình phân tích các quy trình hiện có trong một tổ chức, xác định và mô tả các quy trình mới, đồng thời kiểm soát việc thực thi cả các quy trình hiện có và mới để đảm bảo chúng được hoàn thành theo mô tả. " } } ] }
Điều quan trọng là: Tại ClickUp, chúng tôi là những người làm việc theo quy trình. Và bạn cũng nên như vậy! Bạn biết lý do tại sao không?
Các quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng giúp các tổ chức xác định cách thức hoạt động của mình. Đồng thời, chúng cũng giúp các nhà lãnh đạo hiểu cách điều hành công ty hiệu quả hơn.
Tuy nhiên, vẻ đẹp lớn nhất của quy trình kinh doanh nằm ở khả năng tận dụng lợi thế của doanh nghiệp. Rốt cuộc, có doanh nghiệp thành công nào lại có hàm hoạt động kém hiệu quả? Đúng vậy! Không có.
Sau đó, tất cả những gì bạn cần làm là học các kỹ năng quản lý quy trình, cụ thể là quản lý quy trình kinh doanh (BPM). Và đó là lý do tại sao chúng tôi viết bài viết này cho bạn.
Bạn sẽ tìm hiểu quản lý quy trình kinh doanh là gì, tại sao nó quan trọng và nó bao gồm những gì. Bạn sẽ thích các mẫu và ví dụ mà chúng tôi tổng hợp cho bạn cũng như các đề xuất của chúng tôi để tối ưu hóa quy trình kinh doanh của bạn bằng các công cụ phù hợp.
Hãy bắt đầu ngay để bạn có thể tăng tốc quá trình kinh doanh của mình càng sớm càng tốt!
Quản lý quy trình là gì?
Quản lý quy trình phân tích các quy trình hiện có trong tổ chức, xác định và mô tả các quy trình mới, đồng thời kiểm soát việc thực thi các quy trình hiện có và mới để đảm bảo chúng được hoàn thành theo mô tả.
Và mục tiêu cuối cùng của việc làm tất cả những điều trên là cải thiện hoặc tối ưu hóa các quy trình kinh doanh. Vậy, quy trình kinh doanh chính xác là gì?
Quy trình kinh doanh là một chuỗi các công việc (hoặc bước) được thực hiện bởi một hoặc nhiều vai trò để tạo ra kết quả và từ đó đạt được mục tiêu. Ví dụ, nếu mục tiêu là đạt được một cột mốc, thì quy trình kinh doanh là định nghĩa về cách để đi từ cột mốc này đến cột mốc tiếp theo.
Ví dụ về quản lý quy trình
Bạn có thể dễ dàng kết luận rằng quản lý quy trình kinh doanh là biểu hiện của tinh thần đồng đội vì nó có thể liên quan đến nhiều người. Và chính công việc của họ khi hợp tác với nhau trong một nhóm hoặc tổ chức đã làm cho quy trình kinh doanh trở nên sống động.
Ví dụ về quản lý quy trình #1: Hoàn thành đơn đặt hàng bánh rán trực tuyến
- Một khách hàng đặt hàng trực tuyến 100 chiếc bánh rán
- Quản lý cửa hàng chấp nhận đơn đặt hàng và khách hàng có thể kiểm tra trạng thái đơn hàng
- Có đủ bánh rán để đóng gói không? Có: Nhân viên của bạn đóng gói bánh rán Không: Một nhân viên làm đủ bánh rán để đáp ứng đơn đặt hàng, trong khi một nhân viên khác chuẩn bị chúng
- Có: Nhân viên của bạn đang đóng gói bánh donut
- Không: Một nhân viên làm đủ bánh rán để đáp ứng đơn đặt hàng, trong khi một nhân viên khác chuẩn bị chúng
- Một nhân viên phát hành biên lai, đóng gói bánh rán và cập nhật trạng thái đơn đặt hàng thành Sẵn sàng
- Một nhân viên giao donut đã đóng gói cho nhân viên giao hàng
- Người giao hàng cập nhật trạng thái đơn đặt hàng thành Đã giao
- Có: Nhân viên của bạn đang đóng gói bánh donut
- Không: Một nhân viên làm đủ bánh rán để đáp ứng đơn đặt hàng, trong khi một nhân viên khác chuẩn bị chúng
Ví dụ về quản lý quy trình #2: Đào tạo nhân viên mới
- Phòng Nhân sự nhận được thư mời làm việc đã ký từ ứng viên
- Nhóm nhân sự tạo hồ sơ nhân viên và gửi đến bộ phận CNTT để thiết lập tài khoản
- Bộ phận CNTT thiết lập email, máy tính và quyền truy cập mật khẩu cho nhân viên mới
- Bộ phận nhân sự lên lịch cuộc họp định hướng và lập lịch đào tạo cho nhân viên mới
- Nhân viên mới tham gia buổi định hướng và bắt đầu quá trình đào tạo
- Sau khi hoàn thành khóa đào tạo, nhân viên mới bắt đầu công việc được giao dưới sự hướng dẫn của quản lý
- Người quản lý đánh giá tiến độ của nhân viên trong những tuần đầu tiên và cung cấp phản hồi cho bộ phận nhân sự
Ví dụ về quản lý quy trình #3: Phát triển sản phẩm
- Một nhóm xác định nhu cầu của khách hàng hoặc lỗ hổng trên thị trường
- Nhóm tiến hành nghiên cứu để hiểu nhu cầu/khoảng cách và các giải pháp tiềm năng
- Dựa trên nghiên cứu, nhóm tạo ra một kế hoạch phát triển sản phẩm bao gồm dòng thời gian, vai trò và các nguồn lực cần thiết
- Nhóm thiết kế sản phẩm và tạo ra một nguyên mẫu để thử nghiệm
- Bản mẫu được thử nghiệm với các khách hàng tiềm năng để thu thập phản hồi và cải tiến
- Sản phẩm cuối cùng được tạo ra và ra mắt trên thị trường
- Nhóm thu thập và phân tích dữ liệu về doanh số, phản hồi của khách hàng và bất kỳ thay đổi cần thiết nào để cập nhật sản phẩm trong tương lai.
Nếu bạn đang tự hỏi điều gì còn thiếu hoặc điều gì có thể khác trong quy trình, chúng tôi rất tự hào về bạn! Bởi vì bạn đang hòa nhập với tinh thần của quản lý quy trình kinh doanh.
Phần thưởng: Công cụ lập bản đồ quy trình
Tại sao quản lý quy trình kinh doanh lại quan trọng?
Nếu bạn coi trọng hiệu quả công việc — như chúng tôi tin rằng bạn đang làm — thì bạn chắc chắn quan tâm đến quản lý quy trình kinh doanh. Đó là cách bạn sẽ đạt được mục tiêu kinh doanh một cách suôn sẻ, nhanh chóng và với ít nguồn lực hơn.
Nếu không có quản lý quy trình kinh doanh phù hợp, không phải ai cũng biết ai chịu trách nhiệm cho công việc nào trong một dự án. Điều này càng trở nên khó khăn hơn khi có thêm các nhóm mới tham gia.
Các nhóm nhất thiết phải có khả năng hiển thị quy trình ở tất cả các giai đoạn khi có nhiều nhóm tham gia. Và quản lý quy trình kết nối tất cả các bộ phận trong tổ chức để mang lại giá trị cho các bên liên quan đến dự án và cuối cùng là cho kinh doanh.
5 Giai đoạn của Quản lý Quy trình
Các quy trình quản lý quy trình gây lãng phí thời gian hoặc tài nguyên không cần thiết là không hiệu quả. Và bạn phải hoặc là làm cho chúng hiệu quả hơn hoặc là loại bỏ chúng.
Nhưng có một vấn đề: Xác định và cải thiện các quy trình không hiệu quả là một thách thức. Bởi vì bạn biết rằng khi một quy trình đã ăn sâu vào tổ chức, thay đổi nó sẽ kích hoạt sự kháng cự, đó là điều ít nhất có thể nói. Thật không may, bạn vẫn phải liên tục cải thiện các quy trình trong công ty của mình.
Để làm được điều đó, hãy làm theo chu trình quản lý quy trình kinh doanh:
Giai đoạn 1: Lập kế hoạch
Trong giai đoạn này, bạn phải bắt đầu bằng việc phân tích chiến lược kinh doanh của công ty. Đó là hướng đi mà tổ chức của bạn muốn thực hiện để đạt được các mục tiêu trong tương lai. Và kiến thức này sẽ hướng dẫn toàn bộ vòng đời quản lý quy trình kinh doanh — nó là nền tảng của quản lý quy trình kinh doanh.
Để có được kế hoạch quản lý quy trình, trước tiên bạn cần:
- Hiểu mục tiêu, mục đích và chiến lược kinh doanh hiện tại của công ty
- Xác định các quy trình kinh doanh hiện có trong tổ chức và phân biệt giữa những gì đã được phân tích, định nghĩa và mô tả và những gì chưa được phân tích, định nghĩa và mô tả
- Khám phá các quy tắc kinh doanh chi phối tất cả các quy trình đó
- Phát hiện xem liệu và ở đâu mỗi quy trình có điểm yếu, chẳng hạn như điểm nghẽn, trùng lặp hoặc chi phí cao
- Xác định xem mỗi quy trình có phù hợp với kết quả từ Bước 1 hay không
Sau đó, tùy thuộc vào những hiểu biết mà các bước này mang lại, bạn có một số lựa chọn cho việc cần làm tiếp theo. Bạn có thể:
- Thiết kế và kinh doanh quy trình ghi lại các quy trình hiện có đã được xác định
- Cập nhật hoặc hoàn thành các quy trình không phù hợp với mục tiêu, mục đích hoặc chiến lược của bạn, bỏ sót các quy tắc kinh doanh quan trọng hoặc chứa đựng các điểm yếu và sự kém hiệu quả
LÀM LẠI Mẹo chuyên nghiệp: Đảm bảo lặp lại giai đoạn lập kế hoạch quy trình ít nhất một lần mỗi năm vì có thể xuất hiện các quy trình mới. Bằng cách này, bạn sẽ luôn cập nhật quy trình kinh doanh của mình.
Giai đoạn 2: Xây dựng mô hình
Trong giai đoạn này, bạn phải thiết kế và thể hiện các quy trình kinh doanh, đồng thời lưu ý rằng chúng điều phối các hành động của các vai trò, hệ thống (không nhất thiết phải là công nghệ), thông tin và đối tượng khác nhau (tùy thuộc vào kinh doanh của bạn).
Và thiết kế ở đây có nghĩa là hình thành ý tưởng cho từng quy trình và vẽ ra một quy trình làm việc (hoặc một tập hợp các quy trình làm việc) cho quy trình đó. Về mặt trực quan, đó là các sơ đồ hoặc biểu đồ, có thể được tích hợp vào các công cụ quản lý dự án tiên tiến như ClickUp!
Nếu bạn đọc hoặc nghe về quản lý quy trình công việc, đó là vì các quy trình kinh doanh được thể hiện bằng các quy trình công việc (đôi khi là nhiều quy trình công việc). Nhưng quản lý quy trình kinh doanh không chỉ là tạo và tối ưu hóa các quy trình công việc, vốn là trọng tâm của quản lý quy trình công việc.
Ngoài ra, hãy lưu ý rằng các chuyên gia quản lý quy trình thường tạo sơ đồ quy trình công việc bằng Mô hình và ký hiệu quy trình kinh doanh (BPMN).
Hãy xem lựa chọn tốt nhất của chúng tôi về ví dụ về quy trình làm việc !
Giai đoạn 3: Thực thi
Để triển khai các quy trình kinh doanh mà bạn đã thiết kế trước đó, bạn phải sử dụng công cụ BPM. Và đây là hai bước quan trọng mà chúng tôi khuyên bạn nên làm theo khi thực hiện các quy trình bằng công cụ mà bạn chọn:
- Kiểm tra từng quy trình mới được thiết kế với một vài người tham gia từ một nhóm hoặc bộ phận duy nhất
- Dần dần cho phép phần còn lại của tổ chức của bạn áp dụng quy trình
Cách tiếp cận thận trọng trong việc thực thi quy trình sẽ giúp giảm thiểu tác động của các lỗi thiết kế có thể xảy ra.
Giai đoạn 4: Giám sát
Các quy trình kinh doanh của bạn đang hoạt động tốt? Vậy thì bạn phải phân tích chúng để xem chúng đang hoạt động chính xác như thế nào.
Giám sát quy trình giúp bạn xác định các điểm nghẽn, công việc lặp đi lặp lại và các vấn đề khác cần khắc phục. Ở cấp độ sâu hơn, giám sát quy trình hiện tại có nghĩa là kiểm tra kỹ lưỡng từng phần của quy trình đó. Tự động hóa quy trình kinh doanh giúp loại bỏ công việc thủ công của các công việc lặp đi lặp lại này.
Mục tiêu là xác định chính xác những phần nào đang hoạt động tốt và những phần nào cần cải thiện (cùng với loại cải thiện cần thiết). Phân tích quy trình tiếp nhận khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng là một cách hiệu quả để xác định việc thực hiện quy trình này có thể ảnh hưởng như thế nào đến mức độ tương tác của khách hàng.
Và bạn có thể nhận được những dấu hiệu cho thấy có vấn đề với quy trình bằng cách khai thác dữ liệu nhật ký sự kiện từ các hệ thống thông tin liên quan đến quá trình nhập việc. Đó sẽ là cách tiếp cận dựa trên dữ liệu để hiểu hiệu suất quy trình.
Và nó có thể giúp bạn tự động phát hiện các quy trình mới từ dữ liệu phân tích quy trình. Nhưng làm thế nào để phân tích quy trình? Với công cụ giám sát quy trình kinh doanh.
Giống như báo cáo xét nghiệm máu, công cụ này đánh giá tình trạng của các quy trình của bạn. Ví dụ, nó có thể đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng, thời gian chu kỳ, doanh thu, năng suất và nhiều chỉ số khác.
Tuy nhiên, giống như một cuộc kiểm tra sức khỏe, bạn cần thực hiện nó định kỳ mỗi vài tuần hoặc vài tháng. Nếu không, bạn có thể chỉ phát hiện ra các điểm yếu trong quy trình khi đã quá muộn để tránh các sự cố quy trình (kèm theo các chi phí và hậu quả đi kèm).
Đảm bảo các công cụ tự động hóa quy trình kinh doanh được sử dụng để cắt giảm thời gian thực hiện công việc hàng ngày. Toàn bộ kế hoạch quản lý quy trình của bạn cần được chú ý ở những không gian cụ thể, hơn những không gian khác.
Giai đoạn 5: Tối ưu hóa
Giai đoạn tối ưu hóa, hay giai đoạn kiểm soát, là giai đoạn tinh chỉnh quy trình kinh doanh cần cải thiện. Đó là cách bạn duy trì hiệu quả và đạt được mục tiêu kinh doanh của công ty cũng như kế hoạch quản lý quy trình tổng thể.
Một số ví dụ về tối ưu hóa quản lý quy trình có thể bao gồm:
- Loại bỏ các công việc hoặc quy trình dư thừa
- Tự động hóa quy trình công việc
- Cải thiện giao tiếp giữa các bên liên quan đến quy trình bằng các công cụ kinh doanh phù hợp
Và đừng quên theo dõi các quy trình mà bạn đã tối ưu hóa! Sau tất cả, đây là một chu kỳ.
Mẫu quản lý quy trình để bắt đầu ngay bây giờ
Hãy quay trở lại ý tưởng rằng bạn có thể tối ưu hóa quy trình kinh doanh bằng cách hợp lý hóa quy trình làm việc. Và bạn có thể hợp lý hóa quy trình làm việc bằng tự động hóa.
Mẫu quản lý quy trình là một trong những nền tảng của tự động hóa quy trình làm việc. Và ba mẫu dưới đây là những mẫu mà chúng tôi khuyên bạn nên xem khi mới bắt đầu quản lý quy trình làm việc.
1. Mẫu Bảng trắng Quy trình PDCA của ClickUp
Nếu bạn quan tâm đến quản lý chất lượng, bạn đã biết về chu kỳ kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và hành động (PDCA) — hay chu kỳ cải tiến liên tục. Nhưng mẫu bảng trắng PDCA của ClickUp sẽ nâng kế hoạch quản lý quy trình PDCA của bạn lên một tầm cao mới.
Sử dụng nó để phân loại công việc thành bốn giai đoạn của chu kỳ PDCA. Có thể nghe có vẻ ngớ ngẩn khi sử dụng mẫu thay vì bút và giấy, nhưng hãy tin chúng tôi.
Mẫu bảng trắng này sử dụng phần mềm quản lý quy trình kinh doanh và không chỉ phân chia công việc thành các bước nhỏ hơn. Bảng trắng PDCA hỗ trợ việc thực hiện các quy trình PDCA để quản lý dự án tốt hơn.
2. Mẫu tài liệu quy trình công ty ClickUp
Với mẫu tài liệu quy trình của ClickUp, việc ghi chép các quy trình kinh doanh trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Sử dụng mẫu này để ghi chép các quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP), chẳng hạn như các bước xin nghỉ để cải tiến quy trình.
Vì xác định các công việc trong quy trình làm việc là một chuyện, còn biết chính xác việc cần làm để hoàn thành công việc đó lại là một chuyện khác.
Để biết thêm thông tin, hãy thử các mẫu tài liệu quy trình này!
3. Mẫu Quy trình và Thủ tục Kinh doanh ClickUp
Khi công ty của bạn bắt đầu thực hiện các quy trình kinh doanh với phần mềm BPM, hãy sử dụng mẫu quy trình và thủ tục này của ClickUp để có cái nhìn tổng quan về các quy trình nội bộ của bạn bằng cách:
- Có được thông tin chi tiết về cải tiến quy trình thông qua ngày đáo hạn, mức độ ưu tiên, tỷ lệ hoàn thành và số lượng công việc đã hoàn thành (với các quy trình được nhóm theo đối tượng/kỳ/phiên bản, ví dụ như theo bộ phận)
- Các công việc yêu cầu tạo/lập tài liệu và giai đoạn mà các tài liệu đó được
- Các quy trình sẽ luồng vào nhau như thế nào thông qua hệ thống quản lý dự án
Bonus: Phần mềm SOP!
Tối ưu hóa quản lý quy trình bằng phần mềm quản lý quy trình kinh doanh
Bộ phần mềm BPM — bao gồm nhiều tùy chọn phần mềm BPM — giúp bạn triển khai tất cả các giai đoạn của quản lý quy trình kinh doanh. Vì vậy, trước khi kết thúc, hãy để chúng tôi giới thiệu một vài điểm mạnh của BPM và các công cụ quản lý dự án (chẳng hạn như ClickUp).
- Chúng tự động hóa quy trình công việc: Thực hiện tất cả các quy trình kinh doanh của công ty và loại bỏ công việc thủ công và lặp đi lặp lại bằng các tự động hóa được định sẵn và tùy chỉnh.
- Hỗ trợ hợp tác: Làm rõ các thủ tục mà không làm mất bối cảnh của quy trình hoặc email như tìm kim trong đống cỏ khô. Các công cụ BPM cho phép các thành viên trong nhóm bình luận về công việc và đính kèm tệp vào công việc đó. Chúng thậm chí còn cho phép bạn chuyển bình luận thành công việc!
- Họ cung cấp báo cáo: Cung cấp dữ liệu quy trình toàn diện mà bạn có thể tin cậy để xác minh xem bạn đã thiết kế quy trình hiệu quả hay chưa. Các báo cáo này phân tích chi tiết hiệu suất của nhóm, cho phép bạn kiểm tra năng suất của họ trong một kỳ nhất định.
Lợi ích của tự động hóa quy trình kinh doanh
Năm giai đoạn của quản lý quy trình kinh doanh là những bước cần thiết để tiến tới tự động hóa. Và các công cụ BPM như ClickUp giúp bạn tự động hóa các nhiệm vụ và quy trình làm việc, đó là lý do tại sao chúng tôi muốn nhấn mạnh những lợi ích của tự động hóa quy trình kinh doanh ở đây:
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, cho phép nhân viên tập trung vào các công việc quan trọng hơn.
- Tăng tính nhất quán và chính xác: Tự động hóa giảm thiểu lỗi do con người gây ra, dẫn đến tính nhất quán và chính xác cao hơn trong các quy trình. Điều này cũng dẫn đến sự hài lòng của khách hàng cao hơn.
- Quy trình hợp lý hóa: Tự động hóa quy trình kinh doanh giúp hợp lý hóa quy trình, loại bỏ các bước không cần thiết và đơn giản hóa thủ tục.
- Thông tin chi tiết về dữ liệu thời gian thực: Với các quy trình tự động hóa, bạn có thể thu thập thông tin chi tiết về dữ liệu thời gian thực, giúp bạn đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.
Và thông thường, bạn có thể tùy chỉnh các báo cáo bằng các tiện ích thông báo cho bạn về các công việc đã hoàn thành, số lượng công việc đã thực hiện, thành viên có công việc chưa hoàn thành, ước lượng thời gian, thời gian theo dõi và nhiều chỉ số khác.
Hãy thử ClickUp và cho chúng tôi biết ý kiến của bạn. Chúng tôi rất mong muốn biết bạn cần gì để quản lý quy trình kinh doanh!