Tôi phải thừa nhận rằng khi mới bắt đầu quản lý một nhóm, việc tạo ra các quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) khiến tôi cảm thấy như một nhiệm vụ nhàm chán. Tôi đã dành hàng giờ để định dạng, viết lại và điều chỉnh các tài liệu, chỉ để phát hiện ra vẫn còn thiếu sót hoặc không rõ ràng.
Vậy là tôi đã thử nghiệm 10 công cụ tạo SOP để xem liệu chúng có thể giúp cuộc sống của tôi dễ dàng hơn không. Spoiler alert—chúng đã làm được. 😌
Nếu bạn đang tìm kiếm các công cụ như vậy, đây là ý kiến của tôi về những điều cần lưu ý khi chọn phần mềm của người tạo SOP—và những công cụ đáng để bạn quan tâm. 👇
Tại sao phần mềm tạo SOP lại trở nên quan trọng hơn bao giờ hết?
Nếu bạn vẫn đang tạo và quản lý SOP trong các tài liệu Word và ổ đĩa chia sẻ, bạn đang bỏ lỡ một cơ hội lớn. Tốc độ công việc hiện nay đòi hỏi sự nhanh chóng, nhất quán và quy mô – điều mà việc tạo/lập SOP thủ công đơn giản không thể theo kịp. Phần mềm SOP không còn là một tiện ích phụ nữa. Nó là xương sống hiện đại của sự xuất sắc trong hoạt động.
Dưới đây là lý do tại sao việc quản lý quy trình làm việc mượt mà hơn bao giờ hết lại quan trọng:
- Onboarding nhanh chóng: Tự động tạo ra các quy trình rõ ràng, tiêu chuẩn hóa để giúp nhân viên mới nhanh chóng làm quen với công việc trong vài giờ, không phải vài tuần.
- Đảm bảo tính nhất quán trong quy trình ở quy mô lớn: Đảm bảo mọi nhóm, ở mọi địa điểm, tuân thủ các bước tiêu chuẩn cao nhất.
- Cập nhật do AI hỗ trợ: Cập nhật ngay lập tức các SOP lỗi thời khi quy trình làm việc thay đổi — không còn tình trạng lộn xộn về phiên bản.
- Sẵn sàng cho kiểm toán: Các bản ghi chép tài liệu tích hợp giúp tuân thủ quy định trở nên dễ dàng.
- Sự rõ ràng xuyên hàm: Kết nối các khoảng cách giữa các nhóm thông qua các quy trình có cấu trúc, dễ theo dõi.
- Tiết kiệm thời gian: Đừng lãng phí thời gian làm lại những việc đã có sẵn—tái sử dụng mẫu và tự động hóa việc lập tài liệu.
- Quy trình làm việc ưu tiên làm việc từ xa: Đồng bộ hóa các nhóm phân tán mà không cần cuộc họp kéo dài.
🧠 Thực tế thú vị: SOP có nguồn gốc từ các nền văn minh cổ đại. Các quy trình y tế đầu tiên được ghi chép lại đã được tìm thấy trên giấy cói của Ai Cập cổ đại.
Các phần mềm người tạo SOP hàng đầu trong nháy mắt
| Công cụ | Các tính năng khóa | Phù hợp nhất cho | Giá cả* |
|---|---|---|---|
| ClickUp | Tạo SOP bằng trí tuệ nhân tạo (AI) với ClickUp Brain– Mẫu SOP, Tài liệu, Nhiệm vụ, Bảng trắng– Phụ thuộc nhiệm vụ, trường tùy chỉnh, hợp tác thời gian thực– Thư viện SOP tập trung với kiểm soát phiên bản | Các nhóm từ nhỏ đến doanh nghiệp cần các quy trình SOP liên kết với việc thực thi dự án và tự động hóa. | Kế hoạch miễn phí có sẵn; Tùy chỉnh có sẵn cho doanh nghiệp. |
| Scribe | – Tạo SOP theo thời gian thực từ bản ghi màn hình– Ảnh chụp màn hình tự động và chú thích– Mẫu tùy chỉnh, phần mở rộng trình duyệt | Từ người dùng cá nhân đến các nhóm quy mô vừa cần các SOP nhanh chóng, trực quan mà không cần viết tay. | Kế hoạch miễn phí có sẵn; Kế hoạch trả phí từ $15/tháng/người dùng được cấp phép; Giá tùy chỉnh cho doanh nghiệp. |
| Process Street | – Trình tạo quy trình kéo và thả– Tự động hóa công việc và phân nhánh logic– Kiểm soát phiên bản và nhật ký kiểm tra– Công việc mã hóa cho logic phức tạp | Các nhóm vận hành quy mô nhỏ đến trung bình quản lý các quy trình lặp lại, nhân sự, công nghệ thông tin và tuân thủ. | Giá cả tùy chỉnh cho tất cả các kế hoạch (Startup, Pro, Enterprise) |
| SweetProcess | – SOP kèm video, hình ảnh và bài kiểm tra– Tính năng quản lý phiên bản và sơ đồ quy trình tích hợp– Phân công công việc và đang theo dõi tiến độ | Các doanh nghiệp kinh doanh và nhóm gọn nhẹ tập trung tất cả quy trình vào một nơi duy nhất. | $99/tháng cho tối đa 20 người dùng; $5 cho mỗi người dùng thêm. |
| Tallyfy | – Tự động hóa quy trình làm việc + logic điều kiện– Biểu mẫu thu thập thông tin có thể chia sẻ + cổng thông tin khách hàng– Tích hợp API mở– Theo dõi thời gian thực + hợp tác | Các nhóm từ kích thước trung bình đến lớn phân tán tự động hóa các quy trình SOP nội bộ và hướng đến khách hàng. | $30/tháng cho mỗi người dùng đầy đủ; $5/tháng cho mỗi người dùng cơ bản |
| Notion | – Hợp tác thời gian thực trên tài liệu– Trả lời câu hỏi bằng AI, mẫu tài liệu, lịch sử sửa đổi– Tích hợp, cơ sở dữ liệu, bố cục tùy chỉnh | Từ các startup đến các nhóm quy mô trung bình đang xây dựng trung tâm SOP, wiki và tài liệu dự án. | Kế hoạch miễn phí có sẵn; Kế hoạch trả phí từ $12/người dùng/tháng; Giá tùy chỉnh cho doanh nghiệp. |
| Zoho Người Tạo | – Trình tạo không mã kéo và thả– Tự động hóa SOP + quyền truy cập dựa trên vai trò– Bảng điều khiển tuân thủ, nhắc nhở | Các nhóm IT có kinh nghiệm từ trung bình đến lớn tích hợp SOP vào các ứng dụng tùy chỉnh. | Kế hoạch trả phí từ $10–$30/tháng; Kế hoạch linh hoạt với giá tùy chỉnh cho doanh nghiệp. |
| Lucidchart | – Tạo sơ đồ bằng AI– Sơ đồ quy trình SOP, swimlanes, UML– Hợp tác kéo và thả– Kết nối dữ liệu trực tiếp | Các nhóm có kích thước khác nhau có thể vẽ bản đồ SOP một cách trực quan cho các hoạt động hoặc kỹ thuật. | Kế hoạch miễn phí có sẵn; Kế hoạch trả phí từ $9/tháng (Cá nhân), $10/người dùng/tháng (Đội nhóm); Giá tùy chỉnh cho doanh nghiệp. |
| Tài liệu Google | – Hợp tác thời gian thực + bình luận– Chế độ đề xuất, tự động lưu, lịch sử phiên bản– Trình tạo mục lục (TOC) + tích hợp với Google Trang tính, biểu mẫu | Người dùng cá nhân và các nhóm làm việc cộng tác cần các SOP đơn giản, dễ tiếp cận cho mọi người. | Miễn phí vĩnh viễn |
| Coda | – Quy trình SOP động do AI tạo ra– Danh sách kiểm tra, logic và dữ liệu tích hợp– Quy trình làm việc tùy chỉnh + tích hợp– Chức năng tương tự ứng dụng nội bộ | Các nhóm trung bình có định hướng công nghệ cần các SOP tích hợp logic và tự động hóa. | Kế hoạch miễn phí có sẵn; Kế hoạch trả phí từ $12–$36/tháng cho mỗi tài liệu; Giá tùy chỉnh cho doanh nghiệp. |
10 công cụ tạo SOP tốt nhất & nhà phát triển
Cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp
Nhóm biên tập của chúng tôi tuân thủ quy trình minh bạch, dựa trên nghiên cứu và không thiên vị nhà cung cấp, vì vậy bạn có thể tin tưởng rằng các đề xuất của chúng tôi dựa trên giá trị thực sự của sản phẩm.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp.
Tôi đã thử nghiệm nhiều công cụ để tối ưu hóa quá trình tạo/lập SOP, và 10 công cụ này là những công cụ tốt nhất trong số đó. Mỗi công cụ đều mang lại những tính năng độc đáo giúp bạn phát triển các quy trình hiệu quả một cách nhanh chóng.
Hãy cùng tìm hiểu điều gì làm nên sự khác biệt của từng công cụ tạo SOP. 🤩
ClickUp (Tốt nhất cho việc tạo và quản lý tài liệu SOP được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo)
Với vai trò là ứng dụng toàn diện cho công việc, ClickUp là một trong những công cụ mạnh mẽ nhất để quản lý và tạo ra các quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) toàn diện.
Với tư cách là một công cụ tạo SOP miễn phí dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI), nó cung cấp phạm vi tính năng giúp tối ưu hóa việc tạo tài liệu, quản lý công việc và hợp tác nhóm, trở thành giải pháp toàn diện cho các doanh nghiệp mong muốn duy trì tính nhất quán và hiệu quả trong quy trình làm việc của mình.
ClickUp Tài liệu là công cụ tài liệu động cho phép bạn tạo các SOP chuyên nghiệp theo thời gian thực – với định dạng văn bản phong phú bao gồm tiêu đề lớn, danh sách kiểm tra, phương tiện nhúng và nhiều tính năng khác. Bạn có thể hợp tác với đồng nghiệp để soạn thảo các quy trình chi tiết và thống nhất về các thay đổi trong quy trình.
Bạn cũng có thể sử dụng trợ lý AI ClickUp Brain trong tài liệu của mình để đẩy nhanh và tự động hóa một số phần của quy trình tạo SOP. Nó phân tích các quy trình làm việc trước đó để đưa ra đề xuất về ưu tiên công việc, tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại và giúp bạn nhập các SOP hiện có để tạo các mẫu phù hợp cho các SOP trong tương lai.

💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn muốn tăng gấp 10 lần quy trình tạo SOP, bạn cần Brain MAX, trợ lý AI trên desktop từ ClickUp. Sử dụng nó để công việc với nhiều mô hình ngôn ngữ lớn (LLMs) để viết và hoàn thiện SOP của bạn qua một giao diện duy nhất! Bạn có thể lựa chọn giữa các mô hình nhẹ hơn như o3-mini hoặc Claude Sonnet 4, và các mô hình mạnh mẽ hơn như Gemini 2.5 Pro và o1. Điểm nổi bật? Bạn có thể sử dụng tính năng Talk-to-Văn bản để chia sẻ ý tưởng SOP chi tiết!
Mẫu SOP của ClickUp cũng giúp đơn giản hóa việc tạo và quản lý quy trình hoạt động tiêu chuẩn một cách hợp tác cho các kinh doanh mọi kích thước.
Bạn có thể sử dụng danh sách kiểm tra để tự động hóa các công việc, giảm thiểu lỗi và tăng cường năng suất làm việc. Với mẫu này, bạn sẽ hưởng lợi từ chi phí đào tạo quy trình thấp hơn, quy trình làm việc trơn tru hơn và hiệu suất chuẩn hóa trên các công việc khác nhau.
⏩ Khả năng AI: Từ việc phân tích tác vụ bằng AI và tóm tắt tài liệu SOP đến việc thúc đẩy quá trình bàn giao và theo dõi, AI của ClickUp có thể cả tạo ra và thực thi các bước SOP — nhờ vào tích hợp sâu rộng giữa các công việc, tài liệu, trò chuyện, bảng trắng và các công cụ kết nối.
Các Trợ lý Tự động của ClickUp tự động hóa các cuộc họp hàng ngày, báo cáo, hỏi đáp trong các kênh trò chuyện ClickUp và nhiều hơn nữa. Chúng chủ động tạo ra các bản tóm tắt cuộc họp, cập nhật hàng ngày và phân công công việc phù hợp với quy trình làm việc SOP của bạn. Tính năng Tìm kiếm Kết nối và Hỏi AI giúp bạn dễ dàng truy vấn câu trả lời từ các SOP của mình chỉ với một cú nhấp chuột.
Như đã đề cập ở trên, Brain MAX của ClickUp cũng có sẵn dưới dạng ứng dụng máy tính độc lập cho bạn!
Phù hợp cho
Kích thước nhóm
Từ nhóm nhỏ đến doanh nghiệp lớn
Sử dụng mẫu này khi bạn cần
- Khi các quy trình khóa chỉ tồn tại trong đầu mọi người và các nhóm lãng phí thời gian lặp lại hướng dẫn hoặc sửa chữa các lỗi có thể phòng ngừa.
- Khi quá trình onboarding bị chậm lại vì nhân viên mới không có quyền truy cập vào các quy trình làm việc rõ ràng, từng bước cho các công việc lặp lại.
- Khi các nhóm sản phẩm cần tài liệu nhất quán cho việc phát hành tính năng, kiểm thử chất lượng (QA) và các thực hành kiểm soát phiên bản.
- Khi các nhóm tiếp thị triển khai các chiến dịch đa kênh và cần các quy trình làm việc tiêu chuẩn hóa cho việc tạo/lập tài sản, đánh giá và xuất bản.
- Khi các nhóm hỗ trợ hoặc nhóm thành công cần tuân thủ và cập nhật các quy trình hướng đến khách hàng như xử lý vé, onboarding hoặc các đường dẫn nâng cấp.
Các tính năng nổi bật
- Quản lý nhiệm vụ một cách dễ dàng: Giao các công việc liên quan đến SOP một cách thuận tiện thông qua nhiệm vụ ClickUp và theo dõi tiến độ theo thời gian thực.
- Tùy chỉnh quy trình của bạn: Sử dụng ClickUp Custom Fields để phản ánh dữ liệu cụ thể mà bạn cần đang theo dõi cho các SOP của mình và điều chỉnh chúng phù hợp với nhu cầu tổ chức riêng biệt.
- Nâng cao hợp tác nhóm: Tăng cường hợp tác với ClickUp Bảng trắng và vẽ bản đồ quy trình SOP một cách trực quan.
- Tận dụng trợ lý AI: Sử dụng ClickUp Brain để tạo/lập và quản lý SOP với sự hỗ trợ của AI, giảm bớt nỗ lực thủ công.
- Giữ trật tự công việc: Sử dụng Tính năng Phụ thuộc Công việc trong ClickUp để đảm bảo các công việc được hoàn thành theo thứ tự đúng. Tính năng này ngăn chặn các bước được hoàn thành quá sớm, tránh tình trạng tắc nghẽn và hiểu lầm có thể làm gián đoạn quá trình thực hiện SOP.
Ưu điểm
- Tạo thư viện SOP với các tài liệu và công việc liên kết với nhau.
- Không còn lo lắng về việc SOPs bị lỗi thời, với tính năng hợp tác trực tuyến và kiểm soát phiên bản tích hợp để cập nhật.
Nó chứa tất cả các SOP của tôi. Thật lòng mà nói, tôi chưa bao giờ có các quy trình hoạt động tiêu chuẩn, tất cả đều nằm trong đầu tôi. Điều đó ổn khi tôi còn là một doanh nhân độc lập, nhưng khi tôi thuê một trợ lý, tôi nhận ra rằng tôi cần phải ghi chép lại mọi thứ, không chỉ cho anh ấy mà còn trong trường hợp tôi cần thay thế anh ấy. Bây giờ, nó giúp tôi tiết kiệm thời gian với các dự án phức tạp hơn vì tôi không cần phải nhớ cách mình đã làm trước đây, tôi chỉ cần xem lại SOP ClickUp của mình và mọi thứ đều ở đó. Tôi cảm thấy như mình có một doanh nghiệp chính thức hơn. Nó cũng khiến tôi cảm thấy yên tâm hơn khi biết rằng nếu trợ lý hiện tại của tôi rời đi, tôi có thể tìm người mới thay thế nhanh hơn và với ít sự chú ý cá nhân hơn từ phía tôi.
Nó chứa tất cả các SOP của tôi. Thật lòng mà nói, tôi chưa bao giờ có các quy trình hoạt động tiêu chuẩn, tất cả đều nằm trong đầu tôi. Điều đó ổn khi tôi còn là một doanh nhân độc lập, nhưng khi tôi thuê một trợ lý, tôi nhận ra rằng tôi cần phải ghi chép lại mọi thứ, không chỉ cho anh ấy mà còn trong trường hợp tôi cần thay thế anh ấy. Bây giờ, nó giúp tôi tiết kiệm thời gian với các dự án phức tạp hơn vì tôi không cần phải nhớ cách mình đã làm trước đây, tôi chỉ cần xem lại SOP ClickUp của mình và mọi thứ đều ở đó. Tôi cảm thấy như mình có một doanh nghiệp chính thức hơn. Nó cũng khiến tôi cảm thấy yên tâm hơn khi biết rằng nếu trợ lý hiện tại của tôi rời đi, tôi có thể tìm người mới tiếp quản nhanh hơn và với ít sự chú ý cá nhân hơn từ phía tôi.
Nhược điểm
- Sự đa dạng về tính năng có thể gây choáng ngợp cho các nhóm nhỏ không cần đến các tính năng nâng cao.
- Một số người dùng đã báo cáo về tình trạng giật lag và thời gian tải chậm.
Bạn có thể dễ dàng bị choáng ngợp vì có quá nhiều lựa chọn, ClickApp và tính năng. Tốt nhất là bắt đầu với các mẫu có sẵn và một số hướng dẫn YouTube chất lượng. Tuy nhiên, quy trình hướng dẫn sử dụng của họ rất tuyệt vời.
Bạn có thể dễ dàng bị choáng ngợp vì có quá nhiều lựa chọn, ClickApp và tính năng. Tốt nhất là bắt đầu với các mẫu có sẵn và một số hướng dẫn YouTube chất lượng. Tuy nhiên, quy trình hướng dẫn sử dụng của họ rất tuyệt vời.
Giá cả
Đánh giá từ G2 và Capterra
- G2: 4.7/5 (hơn 10.000 đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (hơn 4.000 đánh giá)
📮ClickUp Insight: 37% số người tham gia khảo sát của chúng tôi sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) cho việc tạo nội dung, bao gồm viết, chỉnh sửa và email. Tuy nhiên, quá trình này thường đòi hỏi phải chuyển đổi giữa các công cụ khác nhau, như công cụ tạo nội dung và không gian làm việc của bạn. Với ClickUp, bạn có thể sử dụng trợ lý viết AI trên toàn bộ không gian làm việc, bao gồm email, bình luận, trò chuyện, tài liệu và nhiều hơn nữa — đồng thời duy trì ngữ cảnh từ toàn bộ không gian làm việc của bạn.
2. Scribe (Tốt nhất cho việc tài liệu hóa SOP theo thời gian thực)
Scribe là nhà cung cấp một nền tảng được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) tự động ghi lại các hành động của người dùng và tạo ra các SOP chi tiết. Nó chụp ảnh màn hình và chú thích các bước khi chúng diễn ra, giúp việc ghi chép chi tiết quy trình trở nên chính xác và dễ dàng hơn.
⏩ Khả năng AI: AI của Scribe ghi lại quy trình làm việc trên màn hình và tự động tạo ra các SOP chuyên nghiệp — hướng dẫn từng bước kèm ảnh chụp màn hình — giúp tiết kiệm thời gian ghi chép thủ công. Người tạo SOP được hỗ trợ bởi ChatGPT cho phép bạn tạo ra các SOP riêng cho công ty chỉ trong vài giây.
Phù hợp cho
Kích thước nhóm
Từ người dùng cá nhân đến các nhóm quy mô vừa
Trường hợp sử dụng
Tạo/lập SOP nhanh chóng và tự động từ bản ghi màn hình — lý tưởng cho các hướng dẫn từng bước, tài liệu đào tạo và tài liệu quy trình nhanh chóng mà không cần viết tay.
Tính năng của Scribe
- Ghi lại các hành động và tạo SOPs theo thời gian thực, đảm bảo tài liệu được ghi chép đầy đủ.
- Tự động bao gồm các ảnh chụp màn hình có chú thích để tăng cường tính rõ ràng.
- Tùy chỉnh mẫu để phù hợp với nhu cầu của công ty, đảm bảo tính nhất quán trong các SOP.
- Chia sẻ SOP với thành viên để hợp tác và cải tiến liên tục.
Ưu điểm
- Sử dụng hàm làm mờ thông minh để tạo hướng dẫn chi tiết cho các hệ thống nội bộ nhạy cảm như hệ thống tính lương.
- Bắt đầu ghi chép bất kỳ quy trình nào một cách dễ dàng bằng phần mở rộng trình duyệt.
Phần mở rộng trình duyệt giúp việc bắt đầu một hướng dẫn mới trở nên dễ dàng, và khả năng xuất hoặc chia sẻ qua liên kết là hoàn hảo cho cả sử dụng nội bộ và bên ngoài.
Phần mở rộng trình duyệt giúp việc bắt đầu một hướng dẫn mới trở nên dễ dàng, và khả năng xuất hoặc chia sẻ qua liên kết là hoàn hảo cho cả sử dụng nội bộ và bên ngoài.
Nhược điểm
- Không ghi âm, chỉ ghi hình ảnh và video.
- Các tùy chọn tùy chỉnh sau khi tạo SOP bị giới hạn.
Khi hoàn thành một hướng dẫn, tôi thường mất nhiều thời gian để xóa các thao tác thừa và thêm văn bản… Tôi cũng muốn có thể xóa các bước ngay trong quá trình làm thay vì phải đợi đến cuối. Việc nhớ những gì cần xóa khi hoàn thành hướng dẫn có thể hơi khó, nhưng nếu có tùy chọn xóa ngay trên bên phải, việc này sẽ dễ dàng hơn.
Khi hoàn thành một hướng dẫn, tôi thường mất nhiều thời gian để xóa các thao tác thừa và thêm văn bản… Tôi cũng muốn có thể xóa các bước ngay trong quá trình làm thay vì phải đợi đến cuối. Việc nhớ những gì cần xóa khi hoàn thành hướng dẫn có thể hơi khó, nhưng nếu có tùy chọn xóa ngay trên bên phải, việc này sẽ dễ dàng hơn.
Giá cả
- Cơ bản: Miễn phí
- Gói Pro Team: $15/tháng cho mỗi người dùng được cấp phép
- Pro Personal: $29/tháng cho mỗi người dùng được cấp phép
- Doanh nghiệp: Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá từ G2 và Capterra
- G2: 4.8/5 (450+ đánh giá)
- Capterra: 4.8/5 (20+ đánh giá)
3. Process Street (Tốt nhất cho tự động hóa quy trình trong việc tạo SOP)
Process Street cung cấp các mẫu tùy chỉnh và trình chỉnh sửa kéo và thả trực quan để tạo/lập SOP một cách đơn giản. Các cải tiến gần đây đã nâng cao khả năng của nó: Quản lý tài liệu tập trung với kiểm soát phiên bản và nhật ký kiểm tra giúp SOP của bạn tuân thủ và được tổ chức gọn gàng, và hộp cát "Xem trước" mới cho phép bạn thử nghiệm các quy trình làm việc — bao gồm logic, vai trò và phê duyệt — trước khi xuất bản.
Đối với người dùng nâng cao, các công việc mã JavaScript cho phép thực hiện các tự động hóa tính toán mạnh mẽ ngay bên trong các SOP.
⏩ Khả năng AI: "Process AI" của Process Street tận dụng GPT để tự động tạo quy trình làm việc từ các lệnh, xây dựng danh sách kiểm tra động với điều kiện, và tóm tắt hoặc phân tích tài liệu. Các công việc AI cũng thực hiện chuyển đổi dữ liệu và tự động hóa tác vụ theo thời gian thực.
Phù hợp cho
Kích thước nhóm
Nhóm vận hành quy mô nhỏ đến trung bình
Trường hợp sử dụng
Quy trình làm việc lặp lại và SOP dựa trên danh sách kiểm tra — lý tưởng cho các quy trình nhân sự, tài chính, công nghệ thông tin và tuân thủ yêu cầu phê duyệt, điều kiện và tự động hóa.
Tính năng của Process Street
- Tạo nhanh các quy trình làm việc tùy chỉnh để giảm thiểu lỗi thủ công.
- Sử dụng giao diện kéo và thả để tùy chỉnh SOP và phân công công việc một cách dễ dàng.
- Tự động hóa việc phân công và phê duyệt công việc để quản lý dự án hiệu quả.
- Truy cập các mẫu sẵn sàng sử dụng để đẩy nhanh quá trình tạo/lập SOP.
Ưu điểm
- Theo dõi các thay đổi và cập nhật SOP với kiểm soát phiên bản + ghi chú chi tiết
- Các tính năng không cần mã/ít mã giúp việc thiết lập và sử dụng trở nên dễ dàng.
Nó cũng đang theo dõi phiên bản để bạn có thể xem lại thời điểm quy trình thay đổi và có phần ghi chú ở cuối mỗi bước trong quy trình, cho phép người thực hiện quy trình ghi chú cho bản thân hoặc gửi ghi chú cho quản trị viên nội bộ về các thay đổi/vấn đề liên quan đến quy trình.
Nó cũng đang theo dõi phiên bản để bạn có thể xem lại thời điểm quy trình thay đổi và có phần ghi chú ở cuối mỗi bước trong quy trình, cho phép người thực hiện quy trình ghi chú cho bản thân hoặc gửi ghi chú cho quản trị viên nội bộ về các thay đổi/vấn đề liên quan đến quy trình.
Nhược điểm
- Việc mở rộng quy mô có thể gặp nhiều thách thức đối với các tổ chức lớn có quy trình phức tạp.
- Thiếu khả năng kéo thả công việc theo cách phi tuyến tính, như đặt một công việc con "N/A" bên cạnh một công việc chưa được thực hiện.
- Thiếu các tùy chọn tùy chỉnh cho báo cáo
Cần thêm tính linh hoạt trong báo cáo – sắp xếp theo nhiều trường hơn, nhiều tùy chọn nhóm hơn.
Cần thêm tính linh hoạt trong báo cáo – sắp xếp theo nhiều trường dữ liệu hơn, nhiều tùy chọn nhóm hơn.
Giá cả
- Startup: Giá cả tùy chỉnh
- Ưu điểm: Giá cả tùy chỉnh
- Doanh nghiệp: Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá từ G2 và Capterra
- G2: 4.6/5 (440+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (630+ đánh giá)
4. SweetProcess (Tốt nhất cho việc tạo/lập và chỉnh sửa SOP trực quan)
SweetProcess đơn giản hóa việc tạo/lập SOP với nền tảng trực quan, dựa trên đám mây, hỗ trợ nội dung đa phương tiện—văn bản, hình ảnh, video—và chỉnh sửa cộng tác theo thời gian thực.
Theo tôi, các tính năng nổi bật của nó bao gồm soạn thảo SOP bằng trí tuệ nhân tạo (SweetAI), các bài kiểm tra tương tác cho đào tạo, kiểm soát phiên bản tích hợp với khả năng quay lại phiên bản trước, và sơ đồ quy trình để tăng tính rõ ràng. Bạn có thể giao công việc trực tiếp từ SOP, đang theo dõi tiến độ hoàn thành và tập trung các quy trình, chính sách và tệp cơ sở kiến thức—tất cả đều có thể truy cập qua ứng dụng di động.
⏩ Khả năng AI: SweetProcess tích hợp “SweetAI”, có thể tạo, chỉnh sửa và áp dụng các tài liệu chính sách và quy trình thống nhất thông qua các lệnh nhắc. Bạn có thể xem xét, hoàn thiện và phê duyệt các bản nháp do AI tạo ra trực tiếp trong giao diện.
Phù hợp cho
Kích thước nhóm
Doanh nghiệp nhỏ và nhóm gọn nhẹ
Trường hợp sử dụng
Tập trung các quy trình công ty vào một nơi duy nhất — lý tưởng cho việc ghi chép và liên tục cải thiện SOPs trên các bộ phận.
Tính năng của SweetProcess
- Giao công việc cho các thành viên trong nhóm và đang theo dõi tiến độ trong quá trình thực hiện.
- Hiển thị quy trình làm việc bằng sơ đồ luồng được nhúng trong tài liệu.
- Lưu các phiên bản của từng tài liệu để theo dõi các thay đổi, quay lại các phiên bản trước nếu cần thiết và đảm bảo rằng các SOP luôn được cập nhật và tuân thủ các thay đổi.
- Xuất SOP dưới nhiều định dạng khác nhau để chia sẻ dễ dàng và sử dụng offline.
Ưu điểm
- Dễ dàng sao chép và dán hình ảnh và tài liệu trực quan vào SOP mà không bị biến dạng.
- Gửi nhắc nhở cho những người (có thể đang khối dự án) để hoàn thành các mục được giao.
Tôi rất thích sự minh bạch mà công cụ này mang lại cho tôi và đồng nghiệp! Bạn không cần phải lo lắng về việc ai là người chịu trách nhiệm, phần mềm sẽ tự động xử lý điều đó. Điều này giúp bạn không cần phải liên tục gửi những email nhắc nhở thân thiện như "Xin chào, chỉ là một lời nhắc nhở thân thiện..."!
Tôi rất thích sự minh bạch mà công cụ này mang lại cho tôi và đồng nghiệp! Bạn không cần phải lo lắng về việc ai là người chịu trách nhiệm, phần mềm sẽ tự động xử lý. Điều này giúp bạn không phải liên tục gửi những email nhắc nhở thân thiện như "Xin chào, chỉ là một lời nhắc nhở thân thiện..."!
Nhược điểm
- Yêu cầu kết nối internet để sử dụng đầy đủ các hàm.
- Ít tích hợp hơn so với các công cụ người tạo SOP khác.
- Các hàm báo cáo bị giới hạn, khiến việc thu thập thông tin chi tiết trở nên khó khăn hơn.
Mặc dù SweetProcess có nhiều tính năng hữu ích, nhưng cũng có một số nhược điểm tiềm ẩn:
Chi phí: Giá cả có thể hơi cao đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc những doanh nghiệp có ngân sách eo hẹp. Đường cong học tập: Có một chút khó khăn khi mới bắt đầu, đặc biệt là khi cài đặt quy trình và phân công công việc. Tích hợp hạn chế: Các tích hợp với các nền tảng khác tương đối hạn chế so với các công cụ quản lý quy trình làm việc khác. Thiếu tùy chỉnh: Các mẫu và tùy chọn định dạng của nền tảng có thể hơi giới hạn.
Mặc dù SweetProcess có nhiều tính năng hữu ích, nhưng cũng có một số nhược điểm tiềm ẩn:
Chi phí: Giá cả có thể hơi cao đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc những doanh nghiệp có ngân sách eo hẹp. Đường cong học tập: Có một chút khó khăn khi mới bắt đầu, đặc biệt là khi cài đặt quy trình và phân công công việc. Tích hợp hạn chế: Các tích hợp với các nền tảng khác tương đối hạn chế so với các công cụ quản lý quy trình làm việc khác. Thiếu tùy chỉnh: Các mẫu và tùy chọn định dạng của nền tảng có thể hơi giới hạn.
Giá cả
- $99/tháng cho nhóm lên đến 20 thành viên
- $5 cho mỗi thành viên thêm
Đánh giá từ G2 và Capterra
- G2: Không đủ đánh giá
- Capterra: Không đủ đánh giá
5. Tallyfy (Tốt nhất cho việc tự động hóa quy trình SOP)
Tallyfy là một công cụ tự động hóa quy trình làm việc mạnh mẽ được thiết kế để số hóa và tối ưu hóa SOP. Bằng cách cung cấp đang theo dõi thời gian thực và tự động hóa, Tallyfy giúp các tổ chức quản lý quy trình hiệu quả hơn mà không cần phụ thuộc vào cập nhật thủ công.
Tôi thực sự ấn tượng với tính năng logic điều kiện của Tallyfy, cho phép tạo ra các SOP động có thể điều chỉnh dựa trên các điều kiện hoặc đầu vào khác nhau. Sự linh hoạt này giúp công cụ hỗ trợ các quy trình làm việc phức tạp mà không làm người dùng cảm thấy quá tải.
⏩ Khả năng AI: AI của Tallyfy đề xuất các trường biểu mẫu, tự động hóa các bước thường xuyên và giúp đảm bảo tuân thủ bằng cách dự đoán các đường dẫn quy trình và phê duyệt.
Phù hợp cho
Kích thước nhóm
Nhóm phân tán có kích thước trung bình đến lớn
Trường hợp sử dụng
Các SOP hướng đến khách hàng và nội bộ cần theo dõi thời gian thực, tự động hóa quy trình làm việc và tính minh bạch của quy trình. Đặc biệt hữu ích trong các vai trò pháp lý, y tế và tư vấn.
Tính năng của TallyFy
- Đang theo dõi trạng thái quy trình làm việc theo thời gian thực, giảm thiểu nhu cầu cập nhật liên tục và tổ chức cuộc họp.
- Sử dụng các biểu mẫu thu thập thông tin có thể chia sẻ để kích hoạt quy trình và tự động phân công công việc.
- Tích hợp mượt mà Tallyfy với các hệ thống hiện có thông qua API mở để nâng cao hàm.
- Hợp tác dễ dàng với các đối tác bên ngoài, ngay cả khi họ không có tài khoản Tallyfy.
Ưu điểm
- Thông báo hoàn thành công việc và đánh dấu hoàn thành công việc.
- Đội ngũ hỗ trợ có mức độ phản hồi cao và luôn sẵn sàng giúp đỡ.
- Số hóa các quy trình làm việc thủ công để tiết kiệm thời gian
Đây là một sản phẩm tuyệt vời không chỉ để tạo ra hệ thống và quy trình mà còn để thúc đẩy khách hàng cung cấp cho bạn thông tin/tài liệu cần thiết. Nó cũng đơn giản và thực sự thú vị khi sử dụng. Nó cung cấp cho người dùng những âm thanh hoàn thành thỏa mãn và các hiệu ứng gạch chéo. Khách hàng của tôi rất hài lòng khi sử dụng Tallyfy.
Đây là một sản phẩm tuyệt vời không chỉ để tạo ra hệ thống và quy trình mà còn để thúc đẩy khách hàng cung cấp cho bạn thông tin/tài liệu cần thiết. Nó cũng đơn giản và thực sự thú vị khi sử dụng. Nó cung cấp cho người dùng những âm thanh hoàn thành thỏa mãn và các hiệu ứng gạch chéo. Khách hàng của tôi rất hài lòng khi sử dụng Tallyfy.
Nhược điểm
- Tính năng tùy chỉnh bảng điều khiển bị giới hạn, khiến việc tùy chỉnh quy trình làm việc cho các quy trình phức tạp trở nên khó khăn.
- Không cung cấp các mẫu tự động hóa có sẵn, yêu cầu người dùng phải xây dựng quy trình làm việc từ đầu.
- Không thể tắt các đề xuất của AI
Chỉ là một điểm nhỏ cần lưu ý. Mặc dù tôi chắc chắn nhiều người dùng thích tính năng này, nhưng tôi mong người dùng có thể tắt đề xuất của AI khi tạo luồng công việc, vì không phải ai cũng sử dụng chúng và chúng có thể gây phân tâm.
Chỉ là một điểm nhỏ cần lưu ý. Mặc dù tôi chắc chắn nhiều người dùng thích tính năng này, nhưng tôi mong người dùng có thể tắt đề xuất của AI khi tạo luồng công việc, vì không phải ai cũng sử dụng chúng và chúng có thể gây phân tâm.
Giá cả
- $30/tháng cho mỗi thành viên đầy đủ
- $5/tháng cho mỗi thành viên cơ bản
Đánh giá từ G2 và Capterra
- G2: Không đủ đánh giá
- Capterra: Không đủ đánh giá
6. Notion (Tốt nhất cho việc tạo/lập SOP linh hoạt và hợp tác)
Notion là một công cụ không gian làm việc đa năng giúp đơn giản hóa việc tổ chức và tạo SOP thông qua các mẫu tùy chỉnh.
Cấu trúc dựa trên khối của nó giúp tôi và nhóm của mình dễ dàng tích hợp văn bản, hình ảnh và cơ sở dữ liệu vào tài liệu, trong khi tính năng hợp tác thời gian thực đảm bảo chúng tôi có thể thực hiện công việc cùng nhau một cách trơn tru trên tài liệu SOP.
⏩ Khả năng AI: Các tính năng AI của Notion cho phép tóm tắt, viết lại, thẻ và tìm kiếm trong các trang SOP — biến các tài liệu tĩnh thành các trung tâm kiến thức tương tác.
Phù hợp cho
Kích thước nhóm
Từ các startup đến các nhóm quy mô trung bình
Trường hợp sử dụng
Tài liệu SOP hợp tác với cấu trúc linh hoạt — lý tưởng cho các trung tâm kiến thức đa hàm, wiki và tài liệu nội bộ liên kết với các dự án lớn hơn.
Tính năng của Notion
- Xác định rõ ràng vai trò và trách nhiệm, đảm bảo tính trách nhiệm trong việc thực hiện công việc.
- Theo dõi các thay đổi thông qua tính năng lịch sử sửa đổi để đảm bảo độ chính xác.
- Dễ dàng tích hợp Notion với các công cụ khác, nâng cao khả năng hợp tác và hàm.
- Tùy chỉnh các mẫu để phù hợp với nhu cầu hoạt động cụ thể của bạn, mang lại sự linh hoạt cao hơn.
Ưu điểm
- Tìm kiếm qua các SOP nhanh hơn với AI Q&A
- Khả năng liên kết mạnh mẽ và quản lý cơ sở dữ liệu
Không gian làm việc tùy chỉnh giúp mọi thứ được tổ chức gọn gàng, và tính năng AI Hỏi & Đáp giúp tôi tìm thông tin nhanh chóng, tiết kiệm thời gian trong những ngày bận rộn. Tích hợp Lịch Notion là cứu cánh cho việc lên lịch mà không cần chuyển đổi giữa các ứng dụng.
Không gian Làm việc tùy chỉnh giúp mọi thứ được tổ chức gọn gàng, và tính năng AI Hỏi & Đáp giúp tôi tìm thông tin nhanh chóng, tiết kiệm thời gian trong những ngày bận rộn. Tích hợp Lịch Notion là cứu cánh cho việc lên lịch mà không cần chuyển đổi giữa các ứng dụng.
Nhược điểm
- Người dùng mới có thể gặp phải đường cong học tập dốc, làm chậm quá trình tạo/lập SOP.
- Vấn đề hiệu suất với cơ sở dữ liệu phức tạp có thể làm gián đoạn quy trình làm việc.
Nó không phải lúc nào cũng trực quan và tôi không thích phải ghép các khối chức năng lại với nhau trước khi có thể bắt đầu thực hiện công việc mà tôi muốn hoàn thành. Tôi thấy điều này hơi phức tạp và có thể gây phân tâm lớn khỏi việc cần làm.
Nó không phải lúc nào cũng trực quan và tôi không thích phải ghép các khối chức năng lại với nhau trước khi có thể bắt đầu thực hiện công việc mà tôi muốn hoàn thành. Tôi thấy điều này hơi phức tạp và có thể gây phân tâm lớn khỏi việc cần làm.
Giá cả
- Miễn phí
- Thêm: $12/tháng cho mỗi người dùng được cấp phép
- Kinh doanh: $24/tháng cho mỗi người dùng được cấp phép
- Doanh nghiệp: Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá từ G2 và Capterra
- G2: 4.7/5 (hơn 6.700 đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (hơn 2.500 đánh giá)
⚡ Kho mẫu: Khám phá phạm vi các mẫu tài liệu quy trình để phác thảo, tiêu chuẩn hóa và cải thiện quy trình kinh doanh của bạn.
7. Zoho Creator (Tốt nhất cho việc tạo SOP với ít mã nguồn)
Zoho Creator là nền tảng low-code lý tưởng để tạo các mẫu SOP tùy chỉnh cho doanh nghiệp của bạn. Nó cũng cho phép bạn quản lý SOP thông qua quyền truy cập dựa trên vai trò để đảm bảo tính bảo mật của tài liệu.
Tính năng yêu thích của tôi? Bạn có thể cài đặt các quy trình làm việc tự động hóa để xử lý các công việc thường xuyên trong SOP của mình, chẳng hạn như gửi nhắc nhở về việc xem xét SOP, thông báo cho các thành viên liên quan về các cập nhật, hoặc thậm chí tạo báo cáo.
⏩ Khả năng AI: Zoho’s AI Modeler và CoCreator (Zia + OpenAI) cho phép người dùng xây dựng và đào tạo các mô hình AI tùy chỉnh mà không cần viết mã. Những mô hình này có thể hỗ trợ các quy trình SOP, kích hoạt tự động hóa và tích hợp logic dự đoán vào các quy trình dựa trên biểu mẫu.
Phù hợp cho
Kích thước nhóm
Đội ngũ IT có kinh nghiệm từ trung bình đến lớn
Trường hợp sử dụng
SOP được tích hợp vào các ứng dụng nội bộ tùy chỉnh và tự động hóa — lý tưởng cho các nhóm cần áp dụng quy trình với logic, biểu mẫu và các trình kích hoạt quy trình làm việc.
Tính năng của Zoho Người Tạo
- Thiết kế các mẫu SOP tùy chỉnh bằng giao diện kéo và thả đơn giản, không cần lập trình.
- Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại để cập nhật và thông báo nhanh hơn.
- Theo dõi việc tuân thủ SOP thông qua các báo cáo và bảng điều khiển đang theo dõi tuân thủ.
Ưu điểm
- Các tính năng low-code mạnh mẽ để phát triển ứng dụng tùy chỉnh nhanh chóng.
- Triển khai ứng dụng nhanh chóng
Zoho Người Tạo giúp tôi thiết kế quy trình làm việc của mình với ít kiến thức kỹ thuật hơn và trong thời gian ngắn hơn mà không cần sử dụng các công cụ khác. Nó cũng giúp tôi tự động hóa quy trình làm việc theo nhu cầu của mình.
Zoho Người Tạo giúp tôi thiết kế quy trình làm việc của mình với ít kiến thức kỹ thuật hơn trong thời gian ngắn hơn mà không cần sử dụng các công cụ khác. Nó cũng giúp tôi tự động hóa quy trình làm việc theo nhu cầu của mình.
Nhược điểm
- Giới hạn kích thước trường (ví dụ: 64 KB cho văn bản nhiều dòng) có thể hạn chế nội dung chi tiết của SOP.
- Các kịch bản phức tạp cho tự động hóa bị giới hạn, gây hạn chế khả năng tùy chỉnh cho các hoạt động quy mô lớn.
- Các tùy chọn giao diện người dùng đồ họa giới hạn
Mặc dù việc kiểm soát đầy đủ các tính năng giao diện người dùng (UI) trong các ứng dụng như Zoho Người Tạo thường bị giới hạn, tôi cho rằng họ có thể nâng cao thanh, cho phép các nhà phát triển tạo ra các ứng dụng có giao diện hoàn toàn tùy chỉnh không chỉ hoạt động như một hàm, mà còn trông và cảm giác như một ứng dụng cao cấp, đặc biệt trên thiết bị di động.
Mặc dù việc kiểm soát đầy đủ các tính năng giao diện người dùng (UI) trong các ứng dụng như Zoho Người Tạo thường bị giới hạn, tôi cho rằng họ có thể nâng cao thanh, cho phép các nhà phát triển tạo ra các ứng dụng có giao diện hoàn toàn tùy chỉnh không chỉ hoạt động như một hàm, mà còn trông và cảm giác như một ứng dụng cao cấp, đặc biệt trên thiết bị di động.
Giá cả
- Tiêu chuẩn: $10/tháng
- Chuyên nghiệp: $20/tháng
- Doanh nghiệp: $30/tháng
- Flex: Giá tùy chỉnh (chỉ áp dụng cho kế hoạch hàng năm)
Đánh giá từ G2 và Capterra
- G2: 4.3/5 (170+ đánh giá)
- Capterra: 4.3/5 (160+ đánh giá)
8. Lucidchart (Tốt nhất cho việc tạo/lập SOP trực quan)
Lucidchart nổi bật trong việc tạo SOP thông qua tài liệu trực quan. Nó cung cấp các mẫu sơ đồ luồng trực quan giúp người dùng dễ dàng vạch ra quy trình SOP. Giao diện kéo và thả cho phép tôi dễ dàng sắp xếp các bước, biểu tượng và kết nối, giúp việc tạo bản đồ SOP trở nên đơn giản. Điều này có thể hữu ích ngay cả đối với những người ít kinh nghiệm trong việc vẽ sơ đồ.
Các công cụ hợp tác thời gian thực của nền tảng cho phép các nhóm đóng góp vào tài liệu, giúp việc tạo/lập các SOP chi tiết và có cấu trúc tốt trở nên hiệu quả hơn.
⏩ Khả năng AI: AI của Lucidchart có thể tạo sơ đồ từ các gợi ý văn bản, tự động bố cục sơ đồ luồng, hiển thị quy trình ngay lập tức và tích hợp với GPTs, Microsoft Copilot và Slack để tạo/lập sơ đồ mượt mà hơn.
Phù hợp cho
Kích thước nhóm
Các nhóm có kích thước khác nhau, đặc biệt là trong lĩnh vực vận hành hoặc kỹ thuật.
Trường hợp sử dụng
Bản đồ SOP trực quan — phù hợp nhất cho sơ đồ quy trình, sơ đồ luồng công việc theo làn và sơ đồ luồng.
Tính năng của Lucid Chart
- Tạo sơ đồ quy trình nhanh chóng bằng cách sử dụng các lệnh AI.
- Sử dụng các công cụ phân nhánh tự động và thay đổi hình dạng để tăng tốc quá trình tạo/lập sơ đồ.
- Truy cập vào nhiều mẫu khác nhau, từ sơ đồ luồng đến sơ đồ ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất (UML), để ghi chép SOP một cách rõ ràng.
Ưu điểm
- Giao diện thân thiện với người dùng và dễ sử dụng với trình chỉnh sửa kéo và thả.
- Tự động lưu công việc của bạn để bạn không bao giờ phải lo lắng về việc mất các chỉnh sửa.
Lucidchart là một công cụ tuyệt vời cho các kiến trúc sư, nhà phát triển và nhân viên bán hàng. Giao diện thân thiện với người dùng của nó giúp việc vẽ sơ đồ trở nên dễ dàng ngay cả đối với người mới bắt đầu. Khả năng chia sẻ sơ đồ trong tổ chức và cả bên ngoài giúp nó trở nên dễ tiếp cận và thuận tiện để tham khảo, cùng với khả năng sử dụng nhiều trang. Khả năng liên kết sơ đồ với các nguồn dữ liệu bên ngoài như Google Trang tính và Excel là một tính năng mạnh mẽ.
Lucidchart là một sản phẩm tuyệt vời cho Kiến trúc sư, Nhà phát triển và Nhân viên bán hàng. Giao diện thân thiện với người dùng của nó giúp việc vẽ sơ đồ trở nên dễ dàng ngay cả đối với người mới bắt đầu. Khả năng chia sẻ sơ đồ trong tổ chức và cả bên ngoài giúp nó trở nên dễ tiếp cận và dễ tham khảo hơn, cùng với khả năng sử dụng nhiều bảng. Khả năng liên kết sơ đồ với các nguồn dữ liệu bên ngoài như Google Trang tính và Excel là một tính năng mạnh mẽ.
Nhược điểm
- Các lỗi và hiệu suất chậm đã được báo cáo là ảnh hưởng đến tính năng sử dụng.
- Việc xuất sơ đồ sang các nền tảng khác có thể dẫn đến kết quả là mất tính tương tác, giới hạn hàm.
Tôi không thể sao chép trực tiếp các sơ đồ vào Excel hoặc Word, điều này hơi bất tiện—nhưng tôi vẫn có thể xử lý bằng cách sử dụng các giải pháp thay thế như xuất file hoặc chụp ảnh màn hình.
Tôi không thể sao chép trực tiếp các sơ đồ vào Excel hoặc Word, điều này hơi bất tiện—nhưng tôi vẫn có thể xử lý bằng cách sử dụng các giải pháp thay thế như xuất file hoặc chụp ảnh màn hình.
Giá cả
- Miễn phí
- Cá nhân: $9/tháng
- Nhóm: $10/tháng cho mỗi người dùng
- Doanh nghiệp: Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá từ G2 và Capterra
- G2: 4.5/5 (hơn 6.400 đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (2.100+ đánh giá)
🔍 Bạn có biết? Theo Viện Tiêu chuẩn và Công nghệ Quốc gia (NIST), các quy trình rõ ràng và được tài liệu hóa tốt có thể giảm thiểu lỗi lên đến 60%.
9. Tài liệu Google (Tốt nhất cho việc tạo/lập SOP hợp tác)
Tài liệu Google là một công cụ đơn giản nhưng hiệu quả để tạo và quản lý SOP. Tính năng bình luận cho phép bất kỳ thành viên nào trong nhóm để lại phản hồi, đặt câu hỏi hoặc đánh dấu các thay đổi trong SOP. Trong chế độ Đề xuất, các chỉnh sửa sẽ xuất hiện dưới dạng đề xuất có thể được chấp nhận hoặc từ chối, giúp quản lý kiểm soát phiên bản và phản hồi dễ dàng hơn.
Bạn cũng có thể sử dụng công cụ Bảng nội dung tích hợp sẵn để tự động tạo danh sách tiêu đề lớn có thể nhấp chuột và điều hướng nhanh chóng qua các SOP dài. Sự tích hợp với hệ sinh thái Google giúp nâng cao quản lý dữ liệu và tính khả dụng.
⏩ Khả năng AI: Gemini AI của Google Không gian Làm việc được dự đoán có thể tóm tắt PDF/biểu mẫu, tạo tài liệu, hoàn thiện bản nháp và thậm chí tạo bản tóm tắt âm thanh theo phong cách podcast cho SOP. Hiện tại, "Duet AI" cung cấp khả năng soạn thảo, tóm tắt và chỉnh sửa trong Tài liệu Google.
Phù hợp cho
Kích thước nhóm
Từ người dùng cá nhân đến các nhóm làm việc hợp tác
Trường hợp sử dụng
Viết SOP cơ bản và chỉnh sửa thời gian thực — hoàn hảo cho các nhóm đang tìm kiếm một công cụ tài liệu miễn phí, đơn giản và dễ tiếp cận cho mọi người.
Tính năng của Tài liệu Google
- Công việc đồng thời với nhiều trình chỉnh sửa để cập nhật và phản hồi ngay lập tức.
- Thêm bình luận và đề xuất để giao tiếp rõ ràng trong quá trình tạo/lập SOP.
- Tích hợp với các ứng dụng Google khác như Google Trang tính và biểu mẫu để nâng cao quản lý dữ liệu.
- Lưu trữ SOP trong Google Drive để truy cập dễ dàng và quản lý phiên bản.
Ưu điểm
- Tự động lưu công việc của bạn để không mất các chỉnh sửa mới nhất và tránh làm việc trùng lặp.
- Dễ dàng truy cập các phiên bản cũ của tài liệu nhờ các công cụ kiểm soát phiên bản mạnh mẽ.
Tôi thích việc có thể tạo tài liệu trên bất kỳ thiết bị nào (điện thoại, máy tính bảng, máy tính, v.v.) và truy cập tất cả công việc của mình từ bất kỳ thiết bị nào, ở bất kỳ đâu (miễn là có kết nối internet). Rất tiện lợi khi tất cả tài liệu của tôi được lưu tự động! Ngoài ra, tôi có thể chia sẻ tài liệu với bất kỳ ai, và miễn là họ có tài khoản Gmail, họ cũng có thể tải xuống và chỉnh sửa từ bất kỳ đâu.
Tôi thích việc có thể tạo tài liệu trên bất kỳ thiết bị nào (điện thoại, máy tính bảng, máy tính, v.v.) và truy cập tất cả công việc của mình từ bất kỳ thiết bị nào, ở bất kỳ đâu (miễn là có kết nối internet). Rất tiện lợi khi tất cả tài liệu của tôi được tự động lưu trữ! Ngoài ra, tôi có thể chia sẻ tài liệu với bất kỳ ai, và miễn là họ có tài khoản Gmail, họ cũng có thể tải xuống và chỉnh sửa từ bất kỳ đâu.
Nhược điểm
- Các tùy chọn định dạng nâng cao cho các SOP phức tạp bị giới hạn, ảnh hưởng đến thiết kế tài liệu.
- Thiếu các tính năng như sơ đồ quyết định, điều này rất quan trọng để ghi chép và hiểu rõ các quy trình phức tạp hơn.
Định dạng có thể trở nên phức tạp, đặc biệt khi bạn cố gắng chỉnh sửa nội dung từ nguồn khác. Các kiểu định dạng không luôn được giữ nguyên khi sao chép nội dung, và bảng có thể khó quản lý. Nó rất tuyệt vời cho hợp tác nhanh chóng, nhưng nếu tôi đang xây dựng thứ gì đó cần kiểm soát trực quan chặt chẽ hơn, tôi thường chuyển sang nền tảng khác.
Định dạng có thể trở nên phức tạp, đặc biệt khi bạn cố gắng chỉnh sửa nội dung từ nguồn khác. Các kiểu định dạng không luôn được giữ nguyên khi sao chép nội dung, và bảng biểu có thể khó quản lý. Nó rất tuyệt vời cho hợp tác nhanh chóng, nhưng nếu tôi đang xây dựng thứ gì đó cần kiểm soát trực quan chặt chẽ hơn, tôi thường chuyển sang nền tảng khác.
Giá cả
- Miễn phí vĩnh viễn
Đánh giá từ G2 và Capterra
- G2: 4.6/5 (100+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (hơn 28.000 đánh giá)
10. Coda (Tốt nhất cho việc tạo SOP có sự hỗ trợ của AI)
Coda là một công cụ người tạo SOP được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI), cho phép người dùng tạo ra các tài liệu có hàm như không gian làm việc tương tác. Các SOP có thể bao gồm văn bản, bảng, danh sách kiểm tra, nút và tích hợp, tất cả trong một tài liệu duy nhất, giúp giảm thiểu nhu cầu sử dụng nhiều công cụ hoặc nền tảng khác nhau.
Dễ dàng liên kết các SOP trong Coda với các tài liệu hoặc cơ sở dữ liệu khác trong cùng không gian làm việc và tạo ra một mạng lưới các tài liệu liên quan và tài liệu tham khảo. Tích hợp với các công cụ bên ngoài một cách trơn tru.
⏩ Khả năng AI: Coda AI giúp tạo và hoàn thiện SOP với khả năng viết nhận biết ngữ cảnh, tự động hóa bảng và công cụ kiểm tra AI tích hợp. Nó có thể tóm tắt tài liệu, đề xuất các nhiệm vụ cần thực hiện và trích xuất dữ liệu từ các ứng dụng kết nối để làm cho SOP trở nên động và tương tác. Với các tính năng như AI Chat, AI Columns và Coda Brain, nó biến tài liệu của bạn thành một trợ lý làm việc mạnh mẽ.
Phù hợp cho
Kích thước nhóm
Các nhóm trung bình có định hướng công nghệ
Trường hợp sử dụng
Các SOP tương tác kết hợp tài liệu, dữ liệu và logic — lý tưởng cho việc tài liệu hóa động với danh sách kiểm tra tích hợp, tự động hóa và tích hợp.
Tính năng của Coda
- Sử dụng nội dung hiện có để nhanh chóng tạo ra các SOP tùy chỉnh thông qua các gợi ý được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI).
- Tinh chỉnh và cập nhật SOP bằng cách chỉnh sửa các mẫu hướng dẫn để phù hợp với nhu cầu cụ thể của tổ chức.
- Tích hợp mượt mà các SOP với các tính năng khác của Coda để nâng cao tính năng và hợp tác.
- Dễ dàng tùy chỉnh SOP cho các bối cảnh hoạt động khác nhau để đảm bảo tính rõ ràng và nhất quán.
Ưu điểm
- Tạo SOP, quản lý dự án, ghi chú và tác vụ bằng một công cụ duy nhất.
- Tùy chỉnh quy trình làm việc với công thức Coda
Tôi thích rằng Coda là sự kết hợp tuyệt vời giữa ứng dụng, bảng tính, cơ sở dữ liệu và giải pháp có thể lập trình… Điều tuyệt vời là Coda có các tính năng sẵn có xuất sắc cho các tác vụ như định dạng điều kiện, đồng thời các công thức Coda cho phép tiếp cận tùy chỉnh hơn khi cần thiết.
Tôi thích rằng Coda là sự kết hợp tuyệt vời giữa ứng dụng, bảng tính, cơ sở dữ liệu và giải pháp có thể lập trình… Điều tuyệt vời là Coda có các hàm sẵn có xuất sắc cho các tác vụ như định dạng điều kiện, đồng thời công thức Coda cho phép tiếp cận tùy chỉnh hơn khi cần thiết.
Nhược điểm
- Trí tuệ nhân tạo (AI) thiếu khả năng hiểu bối cảnh sâu sắc, làm giới hạn khả năng của công cụ trong việc tạo ra các SOP cụ thể và chi tiết.
- Giới hạn nhập văn bản cho các lời nhắc giới hạn lượng nội dung có thể sử dụng để tạo quy trình.
- Có đường cong học tập và hiệu suất không ổn định khi xử lý các tài liệu nặng.
Tôi không thích đường cong học tập dốc của Coda, hiệu suất chậm hơn khi làm việc với tài liệu lớn, truy cập ngoại tuyến giới hạn, giá cao hơn cho các tính năng nâng cao và trải nghiệm di động chưa được hoàn thiện.
Tôi không thích đường cong học tập dốc của Coda, hiệu suất chậm hơn khi làm việc với tài liệu lớn, truy cập ngoại tuyến giới hạn, giá cao hơn cho các tính năng nâng cao và trải nghiệm di động chưa được hoàn thiện.
Giá cả
- Miễn phí
- Pro: $12/tháng cho mỗi tài liệu Maker
- Nhóm: $36/tháng cho mỗi tài liệu Maker
- Doanh nghiệp: Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá từ G2 và Capterra
- G2: 4.7/5 (470+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (90+ đánh giá)
Tối ưu hóa quản lý SOP với ClickUp
Khi nói đến việc quản lý các SOP của bạn, ClickUp rõ ràng là lựa chọn hàng đầu. Với sự kết hợp mạnh mẽ giữa tạo tài liệu, quản lý công việc và tự động hóa dựa trên AI, nó cung cấp mọi thứ bạn cần để viết, đang theo dõi và cập nhật các SOP của mình một cách hiệu quả.
Các mẫu tùy chỉnh của ClickUp giúp việc tạo SOP trở nên đơn giản và tiêu chuẩn hóa. Và các công cụ được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) của nó không chỉ dừng lại ở việc chỉnh sửa tài liệu đơn giản. Chúng hỗ trợ tạo nội dung, tóm tắt các phần dài và đảm bảo tính rõ ràng và súc tích trong các SOP của bạn.
Vậy nên, nếu bạn đang tìm kiếm công cụ tối ưu để kiểm soát quy trình làm việc của mình, ClickUp chính là lựa chọn hoàn hảo.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và quản lý mọi khía cạnh của quy trình hoạt động tiêu chuẩn của bạn - từ tạo/lập, triển khai đến cải tiến!



