Một hệ thống quản lý kiến thức hiệu quả là sức sống của một tổ chức — điều này không có gì đáng ngạc nhiên. Cho dù là tập trung các hướng dẫn cụ thể cho dự án hay chính sách toàn công ty, bạn cần một cơ sở có tổ chức để lưu trữ tài sản kiến thức và hỗ trợ các đội ngũ trong các quy trình.
Nhưng câu hỏi quan trọng là: Làm thế nào để xây dựng cơ sở kiến thức nội bộ tốt nhất cho nhóm của bạn?
Việc thiết lập một cơ sở kiến thức được lên kế hoạch tốt có thể là một công việc khó khăn. Ví dụ, bạn phải tập trung vào việc trình bày thông tin chi tiết và có liên quan trong wiki nội bộ của mình, đồng thời đảm bảo mọi thứ đều có thể truy cập được và cập nhật cho nhiều bên liên quan. Đây là một công việc tốn thời gian và không bền vững, ngay cả khi bạn có trong tay những công cụ cơ sở kiến thức tốt nhất.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá chi tiết khái niệm về cơ sở kiến thức nội bộ và thảo luận về các bước để tạo ra một cơ sở kiến thức như vậy. Chúng tôi cũng sẽ trình bày:
- Các phương pháp tốt nhất và các tiếp cận tiên tiến để tối ưu hóa bất kỳ nguồn thông tin nào
- Phần mềm cơ sở kiến thức nội bộ giàu tính năng và có thể mở rộng nhất cho các nhóm 😍
Hệ thống cơ sở kiến thức nội bộ là gì?
Cơ sở kiến thức nội bộ hoạt động như một thư viện thông tin cập nhật mà chỉ nhân viên của tổ chức mới có thể truy cập. Đây là cơ sở dữ liệu kiến thức tập trung, tốt nhất là có hàm tìm kiếm, cho phép nhân viên tìm kiếm dữ liệu nội bộ về tất cả các quy trình và dịch vụ có thể cung cấp.
Một giải pháp cơ sở kiến thức nội bộ điển hình lưu trữ các mục như:
- Quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOPs)
- Chính sách công ty
- Hợp đồng và các tài liệu pháp lý khác
- Tài sản kỹ thuật số và tài nguyên trí tuệ của công ty
- Thông tin và hướng dẫn về dự án
- Các nghiên cứu điển hình và dữ liệu nghiên cứu
- Hướng dẫn sử dụng cho nhóm dịch vụ khách hàng
Để giúp thông tin này dễ dàng truy cập, cơ sở kiến thức nội bộ được tổ chức bằng thẻ, danh mục và các loại phân cấp khác. 📚
Cơ sở kiến thức nội bộ so với cơ sở kiến thức bên ngoài
Cơ sở kiến thức nội bộ cung cấp một nguồn thông tin duy nhất để hỗ trợ nhân viên của bạn. Cơ sở kiến thức bên ngoài cũng có mục đích tương tự, nhưng dành cho khách hàng của bạn.
Cơ sở kiến thức bên ngoài được thiết kế để phục vụ như một phương tiện tự phục vụ cho khách hàng, hoàn chỉnh với hướng dẫn sản phẩm và giải pháp cho các vấn đề thường gặp. Chúng cũng có thể được sử dụng bởi các nhóm tiếp xúc với khách hàng để cung cấp hỗ trợ thực tế hơn trong các cuộc gọi.
Lợi ích chính của cơ sở kiến thức nội bộ
Việc tạo cơ sở kiến thức nội bộ giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập và cải thiện sự hợp tác trong nhóm. Vì tất cả các quy trình nội bộ đều được ghi lại ở một nơi, bạn không cần phải mất hàng giờ đồng hồ để họp với nhân viên mới hoặc các nhóm dự án. Chỉ cần cung cấp cho họ quyền truy cập vào cơ sở kiến thức nội bộ, họ sẽ có thể thực hiện nhiệm vụ của mình mà không mất thời gian hỏi ý kiến người khác.
Những tài sản này mang lại nhiều lợi ích cụ thể khác, bao gồm:
- Giảm lỗi: Khi nhân viên có thể dễ dàng tiếp cận thông tin chính xác, sẽ ít có khả năng xảy ra sai sót, từ đó nâng cao sự hài lòng và tỷ lệ giữ chân khách hàng
- Tiết kiệm chi phí nhờ năng suất của nhóm: Theo báo cáo của McKinsey, một nhân viên trung bình mất khoảng 20% thời gian làm việc để tìm kiếm thông tin liên quan. Việc dễ dàng tiếp cận các tài sản kiến thức cần thiết có thể cải thiện năng suất của nhân viên, đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực tài chính và nhân lực của bạn
- Tỷ lệ nhân viên ở lại công ty cao hơn: Cơ sở kiến thức nội bộ làm rõ các quy trình và chính sách của công ty. Điều này giúp công việc diễn ra suôn sẻ, dẫn đến sự hài lòng và tỷ lệ nhân viên ở lại công ty cao hơn
- Hoạt động có thể mở rộng, không có xích mích: Cơ sở kiến thức nội bộ cho phép các doanh nghiệp có khả năng mở rộng cao thông qua các SOP, sổ tay nhân viên và quy trình chuyển giao kiến thức được hợp lý hóa
Mẹo: Cần một phím tắt để tạo cơ sở kiến thức nội bộ hoặc wiki cho các nhóm nhỏ hơn? Sử dụng Mẫu tài liệu nhóm ClickUp để tập trung tất cả thông tin mà nhóm của bạn cần.
Cách thiết lập cơ sở kiến thức nội bộ trong 7 bước đơn giản
Việc tạo dựng và quản lý một cơ sở kiến thức không phải là việc đơn giản. Đầu tiên, bạn cần có hệ thống tổ chức gọn gàng và thiết kế truy cập thuận tiện, cùng với cơ chế cập nhật tài liệu một cách dễ dàng khi cần thiết.
Hiện nay, việc thiết lập cơ sở kiến thức không phải là một quá trình chung cho tất cả, nhưng chúng tôi đã hợp lý hóa nó thành bảy bước tiêu chuẩn dưới đây. Để minh họa, chúng tôi đã tận dụng một số công cụ và chức năng của cơ sở kiến thức để hỗ trợ từng bước. 🌸
Bước 1: Tạo chiến lược quản lý kiến thức phù hợp
Trước khi bắt đầu xây dựng cơ sở kiến thức nội bộ, điều quan trọng là phải có một chiến lược rõ ràng để hướng dẫn quá trình. Xác định các yếu tố quan trọng của chiến lược quản lý kiến thức của bạn, chẳng hạn như:
- Các trường hợp sử dụng: Bạn đang tạo cơ sở kiến thức cho thông tin dự án cụ thể hay thông tin công ty? Bạn muốn giải quyết những lỗ hổng kiến thức nào và cho ai?
- Vai trò và cấp độ truy cập: Phác thảo các vai trò có quyền truy cập để chỉnh sửa và cập nhật cơ sở kiến thức. Ngoài ra, bạn cũng có thể xác định các nhóm cho: Quyền truy cập chỉ xem Quyền truy cập toàn công ty và riêng cho nhóm Người đóng góp theo bộ phận và quyền truy cập của họ
- Chế độ xem chỉ đọc
- Quyền truy cập cho toàn công ty và từng nhóm cụ thể
- Người đóng góp theo bộ phận và quyền truy cập của họ
- Phân cấp nội dung: Thảo luận về cách tổ chức nội dung trong cơ sở kiến thức — bạn muốn cấu trúc theo bộ phận, vai trò và trách nhiệm hay theo dự án. Lập kế hoạch chi tiết, bao gồm các danh mục, thẻ và địa điểm lưu trữ phù hợp
- Hướng dẫn về nội dung: Xác định quy trình tạo/lập và quản lý nội dung. Cân nhắc mức độ chi tiết cần thiết, loại nội dung (video, bài viết, infographics, v.v.), giọng điệu nhất quán và các kênh phê duyệt.
- Chế độ xem chỉ đọc
- Quyền truy cập cho toàn công ty và từng nhóm cụ thể
- Người đóng góp theo bộ phận và quyền truy cập của họ
Lập kế hoạch chi tiết trước sẽ giúp bạn rõ ràng và tiết kiệm thời gian trong quá trình xây dựng cơ sở kiến thức. Cách dễ nhất để brainstorm chiến lược của bạn là sử dụng các công cụ bảng trắng kỹ thuật số như ClickUp Whiteboards .
Bảng trắng kỹ thuật số thường cung cấp một khung vẽ vô hạn để giúp bạn vạch ra chiến lược quản lý kiến thức với các trưởng nhóm. Ví dụ: với ClickUp Whiteboards, bạn có thể sử dụng các kết nối, ghi chú dán, khối màu và các yếu tố trực quan khác để thiết kế luồng thông tin và cấp độ truy cập cần thiết giữa các bộ phận.
Bước 2: Chọn phần mềm cơ sở kiến thức phù hợp
Khi đã có chiến lược quản lý kiến thức, hãy lựa chọn phần mềm quản lý kiến thức (KMS) phù hợp để thực hiện kế hoạch của bạn.
Mặc dù việc lựa chọn công cụ cơ sở kiến thức nội bộ phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của bạn, dưới đây là sáu tính năng bắt buộc phải có:
- Phân cấp nhiều cấp: Bạn nên có thể tổ chức hệ thống quản lý kiến thức và các mục của hệ thống này thông qua thư mục, danh mục rộng, thẻ và trang con
- Hàm tìm kiếm mạnh mẽ: Chức năng tìm kiếm của công cụ cơ sở kiến thức của bạn nên giúp nhân viên tìm thấy thông tin họ cần một cách nhanh chóng bằng cách sử dụng thẻ tài liệu và thậm chí cả nội dung văn bản
- Tính năng cộng tác: Các giải pháp KMS tốt nhất cũng đóng vai trò là công cụ cộng tác, cho phép bạn làm việc với các thành viên trong nhóm để tạo bài viết nhanh hơn. Ưu tiên phần mềm hỗ trợ nhiều cộng tác viên viết và xem xét tài liệu
- Định dạng văn bản phong phú: Định dạng văn bản phong phú và hỗ trợ nội dung đa phương tiện giúp tăng khả năng đọc và giá trị trực quan của nội dung, giúp người đọc nắm bắt các chủ đề phức tạp nhanh hơn
- Hỗ trợ AI: Các giải pháp KMS mới nhất được trang bị các tính năng AI giúp tạo và định dạng nội dung thông qua các lời nhắc và thậm chí tìm kiếm các bài viết có liên quan trong cơ sở dữ liệu
- Truy cập dựa trên web: Giải pháp cơ sở kiến thức mà bạn chọn phải cho phép người dùng truy cập dựa trên web một cách liền mạch thông qua cổng thông tin bảo mật
Tin tốt là hầu hết các công cụ cơ sở kiến thức chất lượng đều đã có các tính năng này. Tuy nhiên, nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ đầy đủ tính năng nhưng giá cả phải chăng, hãy chọn ClickUp . Phần mềm cơ sở kiến thức nội bộ này còn đi kèm các chức năng hợp tác dự án và quản lý công việc, lý tưởng cho các nhóm có kích thước và ngành nghề khác nhau.
Là một giải pháp cơ sở kiến thức, một số tính năng nổi bật của ClickUp bao gồm:
- ClickUp Docs, bộ công cụ quản lý tài liệu hợp tác
- Lưu trữ không giới hạn trên tất cả các gói trả phí
- Trợ lý AI tích hợp để tạo tài liệu và tóm tắt
- Khách chỉ có quyền đọc với quyền truy cập tùy chỉnh
Bước 3: Lập kế hoạch và tạo nội dung
Đã chọn phần mềm cơ sở kiến thức chưa? Hãy bắt đầu xây dựng một cơ sở kiến thức nội bộ tốt. Đầu tiên, lập kế hoạch về những gì cần viết và thành viên nào trong nhóm sẽ thực hiện việc đó.
Đừng lo lắng về việc viết tất cả tài liệu cùng một lúc — hãy bắt đầu với những nội dung quan trọng nhất, chẳng hạn như:
- Thông tin cơ bản về công ty
- Chính sách nghỉ phép và phúc lợi
- Các thang đo và hướng dẫn đánh giá hiệu suất
- Câu hỏi thường gặp (FAQ)
- Quy tắc ứng xử tại nơi làm việc
- Biểu đồ tổ chức
- Tài liệu đào tạo cho nhân viên mới
- Tài liệu giới thiệu cho khách hàng
Bạn có thể tận dụng ClickUp Docs để lập kế hoạch và tạo nội dung. Tải lên các tài liệu hiện có của bạn lên nền tảng hoặc tạo tài liệu mới từ đầu. Từ góc độ hoạt động, bạn có thể:
- Tạo công việc được chỉ định cho từng bài viết trong cơ sở kiến thức đang được sản xuất
- Chỉ định một hoặc nhiều thành viên trong nhóm cho mỗi công việc
- Theo dõi thời gian dành cho việc viết và xem xét tài liệu
Định dạng từng tài liệu bằng các tính năng định dạng văn bản phong phú — thêm hình ảnh bìa, bảng, dấu trang, tiêu đề lớn, tiêu đề phụ và hơn thế nữa để cải thiện khả năng đọc nội dung.
Để tăng tốc quá trình tạo/lập nội dung, hãy tận dụng sức mạnh của công cụ AI tích hợp của ClickUp, ClickUp Brain. Sử dụng các lời nhắc có thể tùy chỉnh theo vai trò cụ thể để nhanh chóng tạo các tài liệu như bản tóm tắt dự án, nghiên cứu thử nghiệm và yêu cầu phần mềm.
Bạn cũng có thể sử dụng ClickUp Brain để tối ưu hóa nội dung cơ sở kiến thức hiện có về mặt ngữ pháp, giọng điệu và độ rõ ràng. Ngoài ra, các tính năng Dịch và Tóm tắt tích hợp sẵn đảm bảo nhân viên của bạn có thể dễ dàng tiếp thu nội dung.
Bước 4: Sắp xếp nội dung để hỗ trợ khả năng tìm kiếm
Sau khi tạo nội dung, đã đến lúc sắp xếp nội dung để dễ dàng tìm kiếm. Mục đích là giúp mọi người truy cập các bài viết cụ thể bằng cách lọc cơ sở kiến thức. Một số cách để thực hiện điều này bao gồm:
- Đánh dấu mỗi tài liệu bằng các thẻ có liên quan (như "Tài liệu giới thiệu" cho tất cả các tài nguyên giới thiệu nhân viên mới)
- Tạo bảng mục lục hoặc chỉ mục
- Sắp xếp tài liệu theo dự án, khách hàng hoặc các tiêu chí tương tự
ClickUp cho phép tinh chỉnh cơ sở kiến thức của bạn thông qua phân cấp nhiều cấp. Bạn có thể tạo Không gian Làm việc, Thư mục, Tệp, Danh sách công việc và các danh mục phụ khác để sắp xếp và lưu trữ tài sản kiến thức của mình.
Ví dụ: bạn có thể tạo một Thư mục cho Dự án A hoặc một Danh sách kiểm tra để hoàn thành Công việc XYZ—nhân viên của bạn sẽ biết ngay nơi cần tìm.
Các cách khác để sắp xếp tài liệu của bạn bao gồm Thẻ mã màu và Nhãn ưu tiên. Nhóm của bạn có thể truy cập bất kỳ tài liệu nào trong vài giây với tính năng Tìm kiếm toàn cầu.
ClickUp cũng đảm bảo tổ chức vượt trội thông qua các trang con lồng nhau, lý tưởng để trình bày các tài liệu có nhiều chủ đề phụ. Chỉ cần kéo và thả các chủ đề phụ vào trang mẹ, như thể hiện trong hình ảnh dưới đây:
Mẹo nhanh: Bạn có thể yêu cầu ClickUp Brain tạo Mục lục cho các Thư mục hoặc bộ tài liệu cụ thể, tạo bảng để sắp xếp nhanh hơn hoặc tạo bản ghi âm thành văn bản để viết hoặc lập chỉ mục.
Bước 5: Thực hiện kiểm soát truy cập cơ sở kiến thức
Khi cơ sở kiến thức nội bộ đã được tổ chức và sẵn sàng, hãy chuyển sự chú ý sang khả năng truy cập. Mỗi phần mềm sẽ có thiết lập khác nhau để xác định quyền truy cập chia sẻ kiến thức. Bạn thường có thể chọn các điều khiển xem và chỉnh sửa chi tiết dựa trên vai trò của người dùng hoặc địa điểm của tài liệu.
Ví dụ: ClickUp cho phép bạn tùy chỉnh cả các điều khiển dựa trên người dùng và không gian làm việc. Bạn có thể:
- Cho phép người dùng truy cập trong một Không gian Làm việc hoặc Thư mục cụ thể
- Chia sẻ quyền truy cập cá nhân qua liên kết riêng tư
- Sử dụng liên kết công khai an toàn để chia sẻ tài liệu với khách hàng và cộng tác viên bên ngoài
Bạn cũng có được giao diện thân thiện với người dùng để mời người dùng khách truy cập cơ sở kiến thức hoặc các tài liệu đã chọn qua email. Cấp cho họ quyền chỉnh sửa và/hoặc chỉ xem tùy thuộc vào việc bạn muốn họ làm gì.
Bước 6: Kiểm tra cơ sở kiến thức nội bộ
Chỉ định một nhóm kiểm toán viên (có thể là các thành viên khóa từ các bộ phận khác nhau) để hoàn thiện cơ sở kiến thức nội bộ của bạn. Họ có thể xác minh các khía cạnh như:
- Độ chính xác của tài liệu kiến thức của nhân viên
- Sự lặp lại thông tin giống nhau trong các bài viết (thay vì liên kết)
- Quyền truy cập không chính xác
- Lỗi định dạng và hiệu đính
- Nội dung và tiêu đề không phù hợp
Quá trình kiểm tra có thể trở nên dễ dàng với các tính năng cộng tác tài liệu phong phú của ClickUp. Nhóm của bạn có thể sử dụng Bình luận được chỉ định, Trò chuyện trực tiếp và các công cụ kiểm tra quy trình làm việc trong nền tảng để thông báo lỗi cho những người đóng góp tài liệu và khắc phục ngay lập tức.
Bước 7: Xem xét và cập nhật cơ sở kiến thức nội bộ thường xuyên
Đừng chỉ xây dựng một cơ sở kiến thức nội bộ rồi bỏ quên nó! Một cơ sở kiến thức lỗi thời có thể dẫn dắt đồng nghiệp của bạn đi sai hướng, vì vậy việc quản lý và cập nhật cơ sở kiến thức này định kỳ là điều không thể thỏa hiệp.
Một mẹo hay để dọn dẹp cơ sở kiến thức của bạn là loại bỏ các tài liệu không còn cần thiết, chẳng hạn như các chính sách cũ và hướng dẫn hỗ trợ khách hàng đã lỗi thời. Tương tự, hãy thêm các tài sản kiến thức mới nhất vào cơ sở và thông báo cho các bên liên quan.
4 phương pháp hay nhất để cài đặt cơ sở kiến thức nội bộ
Bây giờ bạn đã biết quy trình thiết lập cơ sở kiến thức nội bộ, hãy xem bốn phương pháp hay nhất có thể giúp bạn cải thiện chất lượng và độ tin cậy của cơ sở kiến thức này.
1. Sử dụng mẫu
Việc xây dựng cơ sở kiến thức có thể rất tẻ nhạt và tốn thời gian, đặc biệt nếu bạn bắt đầu từ một tài liệu trống. Đó là lý do tại sao các nhóm làm việc hiệu quả dựa vào mẫu cơ sở kiến thức để tạo tài nguyên cơ sở kiến thức hàng ngày.
ClickUp có hơn 1.000 mẫu để nhanh chóng tạo/lập các tài liệu cho nhiều trường hợp sử dụng khác nhau, bao gồm chính sách công ty, SOP và hướng dẫn dự án. Phần hay nhất là bạn còn có các mẫu chuyên dụng để thiết lập cơ sở kiến thức nội bộ và bên ngoài — các mẫu yêu thích của chúng tôi bao gồm:
- Mẫu Cơ sở kiến thức ClickUp : Lý tưởng để tạo thư viện thông tin kỹ thuật số đa năng cho bất kỳ công ty hoặc dự án nào
- Mẫu cơ sở kiến thức nhân sự ClickUp : Thích hợp để quản lý các chính sách và quy trình nhân sự
- Mẫu Quy trình và Thủ tục ClickUp : Cho phép bạn tạo hướng dẫn từng bước và sắp xếp các thủ tục qua bảng Kanban
Các mẫu này có cấu trúc và phần được định dạng chuẩn, bạn chỉ cần hoàn thành thông tin liên quan đến nhóm của mình. 😎
2. Thu thập phản hồi của nhân viên định kỳ
Hầu hết các trưởng nhóm không thể tự mình xác định tất cả các lỗ hổng kiến thức. Họ cần xem xét phản hồi của nhân viên và cập nhật cơ sở kiến thức để giải quyết các vấn đề chưa được phát hiện, có thể là bất cứ điều gì, từ các truy vấn thêm đến các quy trình không rõ ràng.
Một cách để thu thập các câu hỏi phổ biến từ mỗi bộ phận là sử dụng Biểu mẫu ClickUp . Tùy chỉnh biểu mẫu nội bộ với các câu hỏi cụ thể để xác định công việc nào hiệu quả và công việc nào không hiệu quả. Phân tích phản hồi của nhân viên một cách dễ dàng trong chế độ xem Bảng của nền tảng, xác định chính xác những lỗ hổng kiến thức và lập kế hoạch để khắc phục chúng.
3. Tập trung vào tính dễ đọc
Hãy chú ý đến cách trình bày và tính dễ đọc khi đề cập đến các chủ đề rộng trong cơ sở kiến thức nội bộ. Đầu tiên, hãy đảm bảo bạn viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu, không sử dụng thuật ngữ chuyên môn mà tất cả thành viên trong nhóm đều hiểu. Ví dụ: nếu bạn đang giải thích chi phí thu hút khách hàng (CAC) cho một nhóm không thuộc bộ phận tiếp thị, bạn có thể sử dụng toàn bộ thuật ngữ thay vì CAC.
Các phương pháp hay nhất khác về viết và chỉnh sửa cho giải pháp cơ sở kiến thức bao gồm:
- Sử dụng bảng và dấu đầu dòng thay cho các đoạn văn dài
- Sử dụng đồ họa hoặc hoạt hình
- Có tiêu đề ngắn gọn, thông tin đầy đủ
- Giải thích các bước thực hiện bất cứ khi nào có thể
4. Sử dụng phân tích
Ban đầu, việc sử dụng phân tích dữ liệu cho cơ sở kiến thức có thể seem không phù hợp, nhưng dữ liệu là yếu tố quan trọng để cải thiện bất kỳ điều gì. Phân tích sử dụng của cơ sở kiến thức nội bộ có thể giúp bạn phát hiện các mẫu hành vi của người đọc và xu hướng tài liệu, chẳng hạn như:
- Bài viết được đọc nhiều nhất
- Các từ khóa được tìm kiếm nhiều nhất
- Các chủ đề được bình luận nhiều (cho thấy có thể thiếu sự rõ ràng)
Thông tin này có thể giúp bạn tối ưu hóa cơ sở kiến thức cho người dùng cuối và tăng năng suất về thời gian điều hướng.
Các phương pháp tiên tiến cho cơ sở kiến thức nội bộ hiện đại
Trước đây, cơ sở kiến thức chỉ là những tủ đựng hồ sơ và tài liệu được chỉ mục. Tuy nhiên, trong vài thập kỷ qua, nhiều phương pháp tiên tiến đã ảnh hưởng đến cách chúng ta tạo và điều hướng dữ liệu một cách tập thể.
Môi trường hợp tác của phần mềm wiki hoặc cơ sở kiến thức nội bộ
Sự ra đời của phần mềm wiki với các tính năng cộng tác có thể nói là đã tác động lớn nhất đến cách thức quản lý và phân phối kiến thức trong các tổ chức.
Bằng cách cho phép nhiều người đóng góp, họ có thể tạo các trang kiến thức liên kết với nhau nhanh hơn và chính xác hơn. Ngoài ra, với các nút tích hợp để kiểm tra lịch sử chỉnh sửa và khôi phục các thay đổi, bạn có thể hiển thị các tài liệu thay đổi nhanh chóng một cách rõ ràng hơn.
Ngoài vai trò là kho lưu trữ trung tâm dữ liệu công ty, phần mềm wiki hiện đại còn tạo cơ hội mở rộng quy mô kiến thức trong tổ chức. 🗄️
Tác động của Trí tuệ Nhân tạo (AI) đối với quản lý kiến thức
Sự ra đời của các công cụ AI tạo ra nội dung đã thay đổi đáng kể cách thức tạo và chia sẻ kiến thức thông qua cơ sở kiến thức nội bộ. Các công cụ AI như Scribe và ClickUp Brain rút ngắn quá trình viết, định dạng và xem xét các tài liệu kiến thức.
Ngoài ra, thay vì cung cấp danh sách kết quả tìm kiếm, nhiều phần mềm cơ sở kiến thức dựa trên AI hiện nay trực tiếp trả lời câu hỏi của người đọc dựa trên nội dung có sẵn trong cơ sở kiến thức.
Ví dụ: bạn có thể sử dụng ClickUp Brain làm Trình quản lý kiến thức AI. Đây là một mạng lưới thần kinh đóng vai trò là kho lưu trữ tài liệu, nhiệm vụ và Nhóm trong Không gian Làm việc của bạn — nhân viên có thể trực tiếp đặt câu hỏi để trích xuất câu trả lời từ cơ sở kiến thức của công ty. Ví dụ:
- Quá trình theo dõi lỗi của chúng tôi hoạt động như thế nào?
- Mục tiêu của công việc XYZ là gì?
Cơ sở kiến thức dựa trên diễn đàn trực tuyến
Ngày càng có nhiều cơ sở kiến thức nội bộ bao gồm diễn đàn thảo luận, nơi nhân viên có thể trao đổi ý kiến về một tài liệu. Điều này cho phép nhận diện vấn đề nhanh hơn và giải đáp thắc mắc liên quan đến các mục kiến thức nhất định một cách nhanh chóng. Nó cũng cung cấp một kênh giao tiếp để nhân viên hiểu rõ hơn lý do đằng sau các SOP và các phương pháp hay nhất được nêu trong cơ sở kiến thức.
Vai trò của trình chỉnh sửa thời gian thực trong cơ sở kiến thức hiện đại
Các trình chỉnh sửa văn bản cộng tác thời gian thực có trong phần mềm cơ sở kiến thức nội bộ hiện đại đã cách mạng hóa cách bạn tạo và chỉnh sửa nội dung.
Ví dụ: ClickUp cho phép nhiều cộng tác viên chỉnh sửa tài liệu trong thời gian thực. Các trình chỉnh sửa này giúp bạn tạo cơ sở kiến thức trong thời gian kỷ lục nhờ nỗ lực của cả nhóm. Điều này đã thay đổi hoàn toàn cách làm việc với các tài liệu có cộng tác viên từ nhiều bộ phận. Thay vì phải thực hiện nhiều bước viết và xem xét, bạn có thể làm việc trực tiếp với tất cả các bên liên quan và tránh lỗi hoặc công việc dư thừa.
Tối đa hóa hiệu quả của nhóm với ClickUp: Phần mềm cơ sở kiến thức tốt nhất
Bằng cách giữ cho mọi người cùng hiểu nhau, cơ sở kiến thức nội bộ là yêu cầu quan trọng để đảm bảo hiệu quả tổ chức. Hơn nữa, khi kinh doanh ngày càng được số hóa, chất lượng cơ sở kiến thức của bạn sẽ quyết định tốc độ đào tạo nhân viên và giảm thời gian học tập của họ.
May mắn thay, bạn có các công cụ như ClickUp giúp hợp lý hóa toàn bộ quá trình xây dựng và quản lý cơ sở kiến thức. Đăng ký miễn phí ngay hôm nay và thúc đẩy tổ chức của bạn hướng tới năng suất và hiệu quả dựa trên kiến thức. 💃