Cách tối ưu hóa cơ sở kiến thức nội bộ để nâng cao năng suất của nhân viên và thành công trong quản lý dự án

Một hệ thống quản lý kiến thức hiệu quả là sức sống của một tổ chức — điều này không có gì đáng ngạc nhiên. Cho dù là tập trung các hướng dẫn cụ thể cho dự án hay chính sách toàn công ty, bạn cần một cơ sở có tổ chức để lưu trữ tài sản kiến thức và hỗ trợ các đội ngũ trong các quy trình.

Nhưng câu hỏi quan trọng là: Làm thế nào để xây dựng cơ sở kiến thức nội bộ tốt nhất cho nhóm của bạn?

Việc thiết lập một cơ sở kiến thức được lên kế hoạch tốt có thể là một công việc khó khăn. Ví dụ, bạn phải tập trung vào việc trình bày thông tin chi tiết và có liên quan trong wiki nội bộ của mình, đồng thời đảm bảo mọi thứ đều có thể truy cập được và cập nhật cho nhiều bên liên quan. Đây là một công việc tốn thời gian và không bền vững, ngay cả khi bạn có trong tay những công cụ cơ sở kiến thức tốt nhất.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá chi tiết khái niệm về cơ sở kiến thức nội bộ và thảo luận về các bước để tạo ra một cơ sở kiến thức như vậy. Chúng tôi cũng sẽ trình bày:

Hệ thống cơ sở kiến thức nội bộ là gì?

Cơ sở kiến thức nội bộ hoạt động như một thư viện thông tin cập nhật mà chỉ nhân viên của tổ chức mới có thể truy cập. Đây là cơ sở dữ liệu kiến thức tập trung, tốt nhất là có hàm tìm kiếm, cho phép nhân viên tìm kiếm dữ liệu nội bộ về tất cả các quy trình và dịch vụ có thể cung cấp.

Một giải pháp cơ sở kiến thức nội bộ điển hình lưu trữ các mục như:

Để giúp thông tin này dễ dàng truy cập, cơ sở kiến thức nội bộ được tổ chức bằng thẻ, danh mục và các loại phân cấp khác. 📚

Cơ sở kiến thức nội bộ so với cơ sở kiến thức bên ngoài

Cơ sở kiến thức nội bộ cung cấp một nguồn thông tin duy nhất để hỗ trợ nhân viên của bạn. Cơ sở kiến thức bên ngoài cũng có mục đích tương tự, nhưng dành cho khách hàng của bạn.

Cơ sở kiến thức bên ngoài được thiết kế để phục vụ như một phương tiện tự phục vụ cho khách hàng, hoàn chỉnh với hướng dẫn sản phẩm và giải pháp cho các vấn đề thường gặp. Chúng cũng có thể được sử dụng bởi các nhóm tiếp xúc với khách hàng để cung cấp hỗ trợ thực tế hơn trong các cuộc gọi.

Lợi ích chính của cơ sở kiến thức nội bộ

Việc tạo cơ sở kiến thức nội bộ giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập và cải thiện sự hợp tác trong nhóm. Vì tất cả các quy trình nội bộ đều được ghi lại ở một nơi, bạn không cần phải mất hàng giờ đồng hồ để họp với nhân viên mới hoặc các nhóm dự án. Chỉ cần cung cấp cho họ quyền truy cập vào cơ sở kiến thức nội bộ, họ sẽ có thể thực hiện nhiệm vụ của mình mà không mất thời gian hỏi ý kiến người khác.

Những tài sản này mang lại nhiều lợi ích cụ thể khác, bao gồm:

Mẹo: Cần một phím tắt để tạo cơ sở kiến thức nội bộ hoặc wiki cho các nhóm nhỏ hơn? Sử dụng Mẫu tài liệu nhóm ClickUp để tập trung tất cả thông tin mà nhóm của bạn cần.

Tải xuống mẫu này

Cách thiết lập cơ sở kiến thức nội bộ trong 7 bước đơn giản

Việc tạo dựng và quản lý một cơ sở kiến thức không phải là việc đơn giản. Đầu tiên, bạn cần có hệ thống tổ chức gọn gàng và thiết kế truy cập thuận tiện, cùng với cơ chế cập nhật tài liệu một cách dễ dàng khi cần thiết.

Hiện nay, việc thiết lập cơ sở kiến thức không phải là một quá trình chung cho tất cả, nhưng chúng tôi đã hợp lý hóa nó thành bảy bước tiêu chuẩn dưới đây. Để minh họa, chúng tôi đã tận dụng một số công cụ và chức năng của cơ sở kiến thức để hỗ trợ từng bước. 🌸

Bước 1: Tạo chiến lược quản lý kiến thức phù hợp

Trước khi bắt đầu xây dựng cơ sở kiến thức nội bộ, điều quan trọng là phải có một chiến lược rõ ràng để hướng dẫn quá trình. Xác định các yếu tố quan trọng của chiến lược quản lý kiến thức của bạn, chẳng hạn như:

Lập kế hoạch chi tiết trước sẽ giúp bạn rõ ràng và tiết kiệm thời gian trong quá trình xây dựng cơ sở kiến thức. Cách dễ nhất để brainstorm chiến lược của bạn là sử dụng các công cụ bảng trắng kỹ thuật số như ClickUp Whiteboards .

Bảng trắng kỹ thuật số thường cung cấp một khung vẽ vô hạn để giúp bạn vạch ra chiến lược quản lý kiến thức với các trưởng nhóm. Ví dụ: với ClickUp Whiteboards, bạn có thể sử dụng các kết nối, ghi chú dán, khối màu và các yếu tố trực quan khác để thiết kế luồng thông tin và cấp độ truy cập cần thiết giữa các bộ phận.

Bước 2: Chọn phần mềm cơ sở kiến thức phù hợp

Khi đã có chiến lược quản lý kiến thức, hãy lựa chọn phần mềm quản lý kiến thức (KMS) phù hợp để thực hiện kế hoạch của bạn.

Mặc dù việc lựa chọn công cụ cơ sở kiến thức nội bộ phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của bạn, dưới đây là sáu tính năng bắt buộc phải có:

Tin tốt là hầu hết các công cụ cơ sở kiến thức chất lượng đều đã có các tính năng này. Tuy nhiên, nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ đầy đủ tính năng nhưng giá cả phải chăng, hãy chọn ClickUp . Phần mềm cơ sở kiến thức nội bộ này còn đi kèm các chức năng hợp tác dự án và quản lý công việc, lý tưởng cho các nhóm có kích thước và ngành nghề khác nhau.

Là một giải pháp cơ sở kiến thức, một số tính năng nổi bật của ClickUp bao gồm:

Bước 3: Lập kế hoạch và tạo nội dung

Đã chọn phần mềm cơ sở kiến thức chưa? Hãy bắt đầu xây dựng một cơ sở kiến thức nội bộ tốt. Đầu tiên, lập kế hoạch về những gì cần viết và thành viên nào trong nhóm sẽ thực hiện việc đó.

Đừng lo lắng về việc viết tất cả tài liệu cùng một lúc — hãy bắt đầu với những nội dung quan trọng nhất, chẳng hạn như:

Bạn có thể tận dụng ClickUp Docs để lập kế hoạch và tạo nội dung. Tải lên các tài liệu hiện có của bạn lên nền tảng hoặc tạo tài liệu mới từ đầu. Từ góc độ hoạt động, bạn có thể:

Định dạng từng tài liệu bằng các tính năng định dạng văn bản phong phú — thêm hình ảnh bìa, bảng, dấu trang, tiêu đề lớn, tiêu đề phụ và hơn thế nữa để cải thiện khả năng đọc nội dung.

Để tăng tốc quá trình tạo/lập nội dung, hãy tận dụng sức mạnh của công cụ AI tích hợp của ClickUp, ClickUp Brain. Sử dụng các lời nhắc có thể tùy chỉnh theo vai trò cụ thể để nhanh chóng tạo các tài liệu như bản tóm tắt dự án, nghiên cứu thử nghiệm và yêu cầu phần mềm.

Bạn cũng có thể sử dụng ClickUp Brain để tối ưu hóa nội dung cơ sở kiến thức hiện có về mặt ngữ pháp, giọng điệu và độ rõ ràng. Ngoài ra, các tính năng Dịch và Tóm tắt tích hợp sẵn đảm bảo nhân viên của bạn có thể dễ dàng tiếp thu nội dung.

Bước 4: Sắp xếp nội dung để hỗ trợ khả năng tìm kiếm

Sau khi tạo nội dung, đã đến lúc sắp xếp nội dung để dễ dàng tìm kiếm. Mục đích là giúp mọi người truy cập các bài viết cụ thể bằng cách lọc cơ sở kiến thức. Một số cách để thực hiện điều này bao gồm:

ClickUp cho phép tinh chỉnh cơ sở kiến thức của bạn thông qua phân cấp nhiều cấp. Bạn có thể tạo Không gian Làm việc, Thư mục, Tệp, Danh sách công việc và các danh mục phụ khác để sắp xếp và lưu trữ tài sản kiến thức của mình.

Ví dụ: bạn có thể tạo một Thư mục cho Dự án A hoặc một Danh sách kiểm tra để hoàn thành Công việc XYZ—nhân viên của bạn sẽ biết ngay nơi cần tìm.

Các cách khác để sắp xếp tài liệu của bạn bao gồm Thẻ mã màu và Nhãn ưu tiên. Nhóm của bạn có thể truy cập bất kỳ tài liệu nào trong vài giây với tính năng Tìm kiếm toàn cầu.

ClickUp cũng đảm bảo tổ chức vượt trội thông qua các trang con lồng nhau, lý tưởng để trình bày các tài liệu có nhiều chủ đề phụ. Chỉ cần kéo và thả các chủ đề phụ vào trang mẹ, như thể hiện trong hình ảnh dưới đây:

Mẹo nhanh: Bạn có thể yêu cầu ClickUp Brain tạo Mục lục cho các Thư mục hoặc bộ tài liệu cụ thể, tạo bảng để sắp xếp nhanh hơn hoặc tạo bản ghi âm thành văn bản để viết hoặc lập chỉ mục.

Bước 5: Thực hiện kiểm soát truy cập cơ sở kiến thức

Khi cơ sở kiến thức nội bộ đã được tổ chức và sẵn sàng, hãy chuyển sự chú ý sang khả năng truy cập. Mỗi phần mềm sẽ có thiết lập khác nhau để xác định quyền truy cập chia sẻ kiến thức. Bạn thường có thể chọn các điều khiển xem và chỉnh sửa chi tiết dựa trên vai trò của người dùng hoặc địa điểm của tài liệu.

Ví dụ: ClickUp cho phép bạn tùy chỉnh cả các điều khiển dựa trên người dùng và không gian làm việc. Bạn có thể:

Bạn cũng có được giao diện thân thiện với người dùng để mời người dùng khách truy cập cơ sở kiến thức hoặc các tài liệu đã chọn qua email. Cấp cho họ quyền chỉnh sửa và/hoặc chỉ xem tùy thuộc vào việc bạn muốn họ làm gì.

Bước 6: Kiểm tra cơ sở kiến thức nội bộ

Chỉ định một nhóm kiểm toán viên (có thể là các thành viên khóa từ các bộ phận khác nhau) để hoàn thiện cơ sở kiến thức nội bộ của bạn. Họ có thể xác minh các khía cạnh như:

Quá trình kiểm tra có thể trở nên dễ dàng với các tính năng cộng tác tài liệu phong phú của ClickUp. Nhóm của bạn có thể sử dụng Bình luận được chỉ định, Trò chuyện trực tiếp và các công cụ kiểm tra quy trình làm việc trong nền tảng để thông báo lỗi cho những người đóng góp tài liệu và khắc phục ngay lập tức.

Bước 7: Xem xét và cập nhật cơ sở kiến thức nội bộ thường xuyên

Đừng chỉ xây dựng một cơ sở kiến thức nội bộ rồi bỏ quên nó! Một cơ sở kiến thức lỗi thời có thể dẫn dắt đồng nghiệp của bạn đi sai hướng, vì vậy việc quản lý và cập nhật cơ sở kiến thức này định kỳ là điều không thể thỏa hiệp.

Một mẹo hay để dọn dẹp cơ sở kiến thức của bạn là loại bỏ các tài liệu không còn cần thiết, chẳng hạn như các chính sách cũ và hướng dẫn hỗ trợ khách hàng đã lỗi thời. Tương tự, hãy thêm các tài sản kiến thức mới nhất vào cơ sở và thông báo cho các bên liên quan.

4 phương pháp hay nhất để cài đặt cơ sở kiến thức nội bộ

Bây giờ bạn đã biết quy trình thiết lập cơ sở kiến thức nội bộ, hãy xem bốn phương pháp hay nhất có thể giúp bạn cải thiện chất lượng và độ tin cậy của cơ sở kiến thức này.

1. Sử dụng mẫu

Việc xây dựng cơ sở kiến thức có thể rất tẻ nhạt và tốn thời gian, đặc biệt nếu bạn bắt đầu từ một tài liệu trống. Đó là lý do tại sao các nhóm làm việc hiệu quả dựa vào mẫu cơ sở kiến thức để tạo tài nguyên cơ sở kiến thức hàng ngày.

ClickUp có hơn 1.000 mẫu để nhanh chóng tạo/lập các tài liệu cho nhiều trường hợp sử dụng khác nhau, bao gồm chính sách công ty, SOP và hướng dẫn dự án. Phần hay nhất là bạn còn có các mẫu chuyên dụng để thiết lập cơ sở kiến thức nội bộ và bên ngoài — các mẫu yêu thích của chúng tôi bao gồm:

Các mẫu này có cấu trúc và phần được định dạng chuẩn, bạn chỉ cần hoàn thành thông tin liên quan đến nhóm của mình. 😎

2. Thu thập phản hồi của nhân viên định kỳ

Hầu hết các trưởng nhóm không thể tự mình xác định tất cả các lỗ hổng kiến thức. Họ cần xem xét phản hồi của nhân viên và cập nhật cơ sở kiến thức để giải quyết các vấn đề chưa được phát hiện, có thể là bất cứ điều gì, từ các truy vấn thêm đến các quy trình không rõ ràng.

Một cách để thu thập các câu hỏi phổ biến từ mỗi bộ phận là sử dụng Biểu mẫu ClickUp . Tùy chỉnh biểu mẫu nội bộ với các câu hỏi cụ thể để xác định công việc nào hiệu quả và công việc nào không hiệu quả. Phân tích phản hồi của nhân viên một cách dễ dàng trong chế độ xem Bảng của nền tảng, xác định chính xác những lỗ hổng kiến thức và lập kế hoạch để khắc phục chúng.

3. Tập trung vào tính dễ đọc

Hãy chú ý đến cách trình bày và tính dễ đọc khi đề cập đến các chủ đề rộng trong cơ sở kiến thức nội bộ. Đầu tiên, hãy đảm bảo bạn viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu, không sử dụng thuật ngữ chuyên môn mà tất cả thành viên trong nhóm đều hiểu. Ví dụ: nếu bạn đang giải thích chi phí thu hút khách hàng (CAC) cho một nhóm không thuộc bộ phận tiếp thị, bạn có thể sử dụng toàn bộ thuật ngữ thay vì CAC.

Các phương pháp hay nhất khác về viết và chỉnh sửa cho giải pháp cơ sở kiến thức bao gồm:

4. Sử dụng phân tích

Ban đầu, việc sử dụng phân tích dữ liệu cho cơ sở kiến thức có thể seem không phù hợp, nhưng dữ liệu là yếu tố quan trọng để cải thiện bất kỳ điều gì. Phân tích sử dụng của cơ sở kiến thức nội bộ có thể giúp bạn phát hiện các mẫu hành vi của người đọc và xu hướng tài liệu, chẳng hạn như:

Thông tin này có thể giúp bạn tối ưu hóa cơ sở kiến thức cho người dùng cuối và tăng năng suất về thời gian điều hướng.

Các phương pháp tiên tiến cho cơ sở kiến thức nội bộ hiện đại

Trước đây, cơ sở kiến thức chỉ là những tủ đựng hồ sơ và tài liệu được chỉ mục. Tuy nhiên, trong vài thập kỷ qua, nhiều phương pháp tiên tiến đã ảnh hưởng đến cách chúng ta tạo và điều hướng dữ liệu một cách tập thể.

Môi trường hợp tác của phần mềm wiki hoặc cơ sở kiến thức nội bộ

Sự ra đời của phần mềm wiki với các tính năng cộng tác có thể nói là đã tác động lớn nhất đến cách thức quản lý và phân phối kiến thức trong các tổ chức.

Bằng cách cho phép nhiều người đóng góp, họ có thể tạo các trang kiến thức liên kết với nhau nhanh hơn và chính xác hơn. Ngoài ra, với các nút tích hợp để kiểm tra lịch sử chỉnh sửa và khôi phục các thay đổi, bạn có thể hiển thị các tài liệu thay đổi nhanh chóng một cách rõ ràng hơn.

Ngoài vai trò là kho lưu trữ trung tâm dữ liệu công ty, phần mềm wiki hiện đại còn tạo cơ hội mở rộng quy mô kiến thức trong tổ chức. 🗄️

Tác động của Trí tuệ Nhân tạo (AI) đối với quản lý kiến thức

Sự ra đời của các công cụ AI tạo ra nội dung đã thay đổi đáng kể cách thức tạo và chia sẻ kiến thức thông qua cơ sở kiến thức nội bộ. Các công cụ AI như Scribe và ClickUp Brain rút ngắn quá trình viết, định dạng và xem xét các tài liệu kiến thức.

Ngoài ra, thay vì cung cấp danh sách kết quả tìm kiếm, nhiều phần mềm cơ sở kiến thức dựa trên AI hiện nay trực tiếp trả lời câu hỏi của người đọc dựa trên nội dung có sẵn trong cơ sở kiến thức.

Ví dụ: bạn có thể sử dụng ClickUp Brain làm Trình quản lý kiến thức AI. Đây là một mạng lưới thần kinh đóng vai trò là kho lưu trữ tài liệu, nhiệm vụ và Nhóm trong Không gian Làm việc của bạn — nhân viên có thể trực tiếp đặt câu hỏi để trích xuất câu trả lời từ cơ sở kiến thức của công ty. Ví dụ:

Cơ sở kiến thức dựa trên diễn đàn trực tuyến

Ngày càng có nhiều cơ sở kiến thức nội bộ bao gồm diễn đàn thảo luận, nơi nhân viên có thể trao đổi ý kiến về một tài liệu. Điều này cho phép nhận diện vấn đề nhanh hơn và giải đáp thắc mắc liên quan đến các mục kiến thức nhất định một cách nhanh chóng. Nó cũng cung cấp một kênh giao tiếp để nhân viên hiểu rõ hơn lý do đằng sau các SOP và các phương pháp hay nhất được nêu trong cơ sở kiến thức.

Vai trò của trình chỉnh sửa thời gian thực trong cơ sở kiến thức hiện đại

Các trình chỉnh sửa văn bản cộng tác thời gian thực có trong phần mềm cơ sở kiến thức nội bộ hiện đại đã cách mạng hóa cách bạn tạo và chỉnh sửa nội dung.

Ví dụ: ClickUp cho phép nhiều cộng tác viên chỉnh sửa tài liệu trong thời gian thực. Các trình chỉnh sửa này giúp bạn tạo cơ sở kiến thức trong thời gian kỷ lục nhờ nỗ lực của cả nhóm. Điều này đã thay đổi hoàn toàn cách làm việc với các tài liệu có cộng tác viên từ nhiều bộ phận. Thay vì phải thực hiện nhiều bước viết và xem xét, bạn có thể làm việc trực tiếp với tất cả các bên liên quan và tránh lỗi hoặc công việc dư thừa.

Tối đa hóa hiệu quả của nhóm với ClickUp: Phần mềm cơ sở kiến thức tốt nhất

Bằng cách giữ cho mọi người cùng hiểu nhau, cơ sở kiến thức nội bộ là yêu cầu quan trọng để đảm bảo hiệu quả tổ chức. Hơn nữa, khi kinh doanh ngày càng được số hóa, chất lượng cơ sở kiến thức của bạn sẽ quyết định tốc độ đào tạo nhân viên và giảm thời gian học tập của họ.

May mắn thay, bạn có các công cụ như ClickUp giúp hợp lý hóa toàn bộ quá trình xây dựng và quản lý cơ sở kiến thức. Đăng ký miễn phí ngay hôm nay và thúc đẩy tổ chức của bạn hướng tới năng suất và hiệu quả dựa trên kiến thức. 💃