Việc thuê một nhóm chuyên gia không đảm bảo thành công nếu bạn chưa xác định chính xác vai trò và trách nhiệm của nhóm. ???
Việc định nghĩa công việc không rõ ràng có thể dẫn đến hiểu lầm, giảm sự tập trung, giao hàng không đúng hẹn, công việc trùng lặp, sử dụng tài nguyên không hợp lý và sự không hài lòng của nhân viên. Theo một cuộc khảo sát của Effectory, 75% nhân viên có vai trò công việc rõ ràng báo cáo mức độ hài lòng cao hơn trong công việc.
Xác định vai trò, trách nhiệm và thậm chí cả quy trình là một phần trong cẩm nang của mọi nhà lãnh đạo. Tuy nhiên, quá trình này có thể mệt mỏi và tốn thời gian, đặc biệt nếu bạn đang điều hành một nhóm lớn. May mắn thay, bạn không cần phải bắt đầu từ đầu nhờ các mẫu vai trò và trách nhiệm.
Chúng tôi sẽ thảo luận về 10 mẫu hàng đầu để thiết lập nhiệm vụ và luồng phân cấp trong tổ chức của bạn. Những đánh giá rõ ràng của chúng tôi sẽ giúp bạn tìm thấy mẫu phù hợp trong thời gian ngắn!
Mẫu vai trò và trách nhiệm là gì?
Sự thành công của bất kỳ công ty nào, bất kể kích thước và lĩnh vực công việc, đều phụ thuộc vào mức độ nhân viên hiểu và thực hiện nhiệm vụ của mình. Các nhà lãnh đạo và quản lý nhân sự có thể sử dụng mẫu vai trò và trách nhiệm để trình bày phạm vi đầy đủ các nhiệm vụ, trách nhiệm công việc và kỳ vọng về kết quả công việc cho vai trò đó.
Các phần mặc định thường đi kèm với hướng dẫn để giúp bạn làm rõ:
- Tiêu đề công việc với các năng lực và kỹ năng mong muốn
- Báo cáo cho bộ phận hoặc quản lý dự án để đảm bảo sự thống nhất
- Luồng giao tiếp theo cấp bậc (ví dụ: nhân viên báo cáo cho ai)
- Phân tích chi tiết các trách nhiệm chính và vai trò của các thành viên khác trong nhóm
- Chỉ số KPI và chỉ số đo lường hiệu quả đánh giá
Mẫu trách nhiệm giúp bạn thiết kế nhiệm vụ công việc phù hợp với mục tiêu và mục đích của nhóm. Ngoài việc ngăn ngừa hiểu lầm, mẫu này còn hữu ích cho:
- Đánh giá hiệu suất: Các chỉ số hiệu suất được xác định giúp bạn đo lường hiệu suất của các thành viên trong nhóm so với vai trò được giao
- HR: Mô tả công việc ngắn gọn, súc tích giúp bộ phận Nhân sự tìm kiếm ứng viên phù hợp
- Phát triển nhân viên: Nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ của mình có khả năng phát triển kỹ năng và tham gia vào quá trình ra quyết định một cách tự tin
- Tỷ lệ thay đổi nhân sự thấp: Vai trò được xác định rõ ràng giúp loại bỏ sự nhầm lẫn, thúc đẩy cảm giác an toàn trong công việc và giảm tỷ lệ thay đổi nhân sự
Điều gì tạo nên một mẫu vai trò và trách nhiệm tốt?
Một mẫu vai trò và trách nhiệm tốt nên có các đặc điểm sau:
- Cấu trúc rõ ràng: Mẫu phải dễ hiểu và có các phần rõ ràng thảo luận về các khía cạnh khác nhau của vai trò công việc, từ trách nhiệm đến các thiết lập sẵn về cấp bậc
- Theo dõi tiến độ: Nhiều mẫu hàng đầu cung cấp các tùy chọn để theo dõi tiến độ của nhân viên, giúp tài liệu trở nên hữu ích cho các hoạt động đánh giá
- Tính năng tùy chỉnh: Vì hồ sơ công việc có thể thay đổi do sự kiện mở rộng hoặc tái cấu trúc, mẫu nên có chỗ để cập nhật phần dễ dàng
- Khả năng truy cập: Các thành viên nhóm có liên quan, như người đánh giá hiệu suất và trưởng nhóm, phải có thể truy cập tài liệu này
- Hỗ trợ hợp tác: Mẫu phải cho phép các trưởng dự án khác nhau đóng góp ý kiến, đặc biệt nếu công việc liên quan đến nhiệm vụ của nhiều bộ phận
10 mẫu vai trò và trách nhiệm để sử dụng
Chúng tôi đã xem xét hàng chục mẫu vai trò và trách nhiệm và chọn ra 10 mẫu tốt nhất có thể áp dụng cho nhiều vai trò hiện đại. Hãy bắt tay vào việc ngay! ?
1. Mẫu vai trò và trách nhiệm quản lý dự án ClickUp
Sự thành công của bất kỳ dự án nào đều phụ thuộc vào tổ chức — cần có một bản phác thảo rõ ràng về ai làm việc gì, làm như thế nào và khi nào. Mẫu Vai trò và trách nhiệm quản lý dự án của ClickUp giúp bạn tạo bản tóm tắt ngắn gọn nhưng toàn diện về sự tham gia của mỗi nhân viên vào dự án và đảm bảo tính minh bạch tối đa.
Sức hấp dẫn của mẫu này nằm ở tính linh hoạt — nó có thể được sử dụng cho tất cả các lĩnh vực, từ phát triển phần mềm AI đến sản xuất búp bê Barbie. ?
Các phần được tạo cẩn thận giúp bạn xác định vai trò, phân công trách nhiệm và lập kế hoạch dự án. Bạn bắt đầu với phần Tên dự án chung, nêu tóm tắt mục tiêu và mục đích của dự án.
Một số phần đáng chú ý thân thiện với dự án bao gồm:
- Gặp gỡ nhóm: Đây là nơi bạn đề cập đến những người tham gia dự án và thảo luận về trách nhiệm của họ. Bạn có thể chi tiết bao nhiêu tùy thích — không có giới hạn ký tự tối đa nào để lo lắng!
- Dòng thời gian dự án: Chia công việc thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn (công việc), đặt mục tiêu và thể hiện chúng trên dòng thời gian
- Ngân sách và Tài nguyên: Ước tính chi phí cho từng hoạt động và để dành ngân sách dự phòng cho các chi phí phát sinh. Bạn có thể so sánh hai con số này để phân bổ tài nguyên hợp lý trong tương lai
Đính kèm mẫu vào công việc và tạo kho lưu trữ thông tin dự án tập trung cho nhóm của bạn. Bạn có thể sử dụng mẫu này làm tài liệu bên ngoài—chia sẻ với các bên liên quan và đối tác để thông báo cho họ về các dự án mới nhất, giới thiệu họ với nhóm của bạn và cập nhật thông tin mới nhất cho họ.
2. Mẫu ma trận vai trò và quyền truy cập của ClickUp
Việc xác định trách nhiệm của từng cá nhân trong nhóm của bạn là chưa đủ — bạn cần phác thảo cách các vai trò khác nhau tương tác với nhau và giải thích mức độ truy cập và quyền truy cập của từng nhân viên.
Thực hiện việc này với Mẫu ma trận vai trò và quyền truy cập của ClickUp và đảm bảo hiệu quả làm việc nhóm và giao tiếp hàng đầu, luồng thông tin đi đúng hướng. ?
Mẫu này đảm bảo mọi thành viên trong nhóm biết mình phải báo cáo cho ai và ngăn ngừa nhầm lẫn bằng cách thiết lập chuỗi lệnh phân cấp minh bạch. Mẫu này cung cấp hai chế độ xem Danh sách (Công việc nội bộ và Công việc bên ngoài) và chế độ xem Bảng (Công việc của bộ phận).
Chế độ xem Nhiệm vụ nội bộ xác định các công việc cùng với các vai trò nội bộ cần thiết cho quy trình công việc dựa trên phê duyệt. Cung cấp thông tin về bộ phận (chẳng hạn như Bán hàng, Hoạt động hoặc Tiếp thị) và đánh dấu vào ô bên dưới các vai trò liên quan đến công việc. Xác định người phụ trách và để lại nhận xét bổ sung trong trường Ghi chú. Chế độ xem Công việc bên ngoài tương tự như chế độ xem trước đó, chỉ khác là trong trường hợp này, trọng tâm là các vai trò bên ngoài như nhà bán buôn, nhân viên tự do và nhà bán lẻ.
Chế độ xem Công việc của bộ phận là bảng Kanban, nơi các công việc từ các chế độ xem trước đó được hiển thị dưới dạng thẻ và được nhóm theo bộ phận phụ trách (chẳng hạn như Tiếp thị, Nhân sự hoặc Dịch vụ khách hàng ). Sử dụng chế độ xem này để trực quan hóa khối lượng công việc của nhóm.
Mẫu này cung cấp nhiều vai trò công việc mặc định, chẳng hạn như Giám đốc điều hành, Phó chủ tịch, Trưởng nhóm và Trưởng phòng Nhân sự, nhưng bạn có thể cập nhật cơ sở dữ liệu để phù hợp với cấu trúc công ty của mình.
3. Mẫu ma trận kiểm soát truy cập dựa trên vai trò của ClickUp
Việc triển khai các giao thức bảo mật là một phần quan trọng trong việc bảo vệ tài sản kỹ thuật số của tổ chức, nhưng việc xác định cấp độ truy cập của nhân viên có thể rất mệt mỏi. Mẫu Ma trận kiểm soát truy cập dựa trên vai trò của ClickUp đơn giản hóa quá trình chỉ định các biện pháp kiểm soát truy cập phù hợp.
Mẫu này được thiết kế dựa trên phương pháp kiểm soát truy cập dựa trên vai trò (RBAC). Bạn có thể xác định mức độ truy cập của từng nhân viên vào thông tin nhạy cảm để ngăn chặn vi phạm bảo mật và cải thiện quy trình ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Mẫu này chủ yếu giúp thiết lập các giao thức này với sự trợ giúp của ba chế độ xem.
Chế độ xem tiện dụng nhất là Chế độ xem Ma trận kiểm soát truy cập. Đây là nơi bạn xác định các mục cụ thể cho công việc của mình và tùy chỉnh mức truy cập cho từng mục. ClickUp cung cấp bảy mức kiểm soát truy cập:
- Ủy quyền
- Tạo
- Chế độ xem
- Cập nhật
- Quay lại
- Xóa
- Cấu hình
Chọn những việc mà mỗi vai trò người dùng có thể làm với các mục cụ thể bằng cách chọn một hoặc nhiều cấp độ kiểm soát truy cập từ danh sách menu thả xuống.
Hai chế độ xem khác (người dùng bên ngoài và người dùng nội bộ) cho phép bạn xem các công việc được nhóm theo loại vai trò. Tùy chỉnh các vai trò dựa trên phân cấp của tổ chức.
4. Mẫu ma trận phân công trách nhiệm của ClickUp
Ma trận phân công trách nhiệm (RAM) là biểu đồ quản lý dự án phác thảo vai trò của tất cả những người tham gia vào một sáng kiến. Mẫu Ma trận phân công trách nhiệm ClickUp cung cấp cho bạn biểu đồ sẵn sàng giúp hình dung cách mỗi thành viên đóng góp vào dự án.
Đây là mẫu Bảng trắng. Đối với những người chưa biết, Bảng trắng ClickUp là công cụ kỹ thuật số có thể tùy chỉnh cao, lý tưởng để hình dung ý tưởng, động não và làm việc với nhóm của bạn trong thời gian thực, bất kể bạn ở địa điểm nào.
Mẫu này cung cấp cho bạn một Bảng trắng với ma trận được thiết kế bởi chuyên gia. Các cột biểu thị các quy trình khác nhau, trong khi các hàng hiển thị từng nhân viên. Chỉ cần tải xuống mẫu miễn phí và đổi tên các cột và hàng theo nhu cầu của bạn.
Thêm hiệu ứng trực quan cho RAM của bạn với sự trợ giúp của biểu tượng cảm xúc. Theo mặc định, ClickUp cung cấp bốn biểu tượng cảm xúc để mô tả ai là:
- Người chịu trách nhiệm ⚒️
- Trách nhiệm ?
- Đã tham khảo?
- Đã hiểu?
Sau khi hoàn thành, lưới trực quan sẽ trở thành nguồn thông tin chung để xác định nhân sự khóa và các hoạt động giao tiếp.
5. Mẫu ma trận RACI của ClickUp
Bạn đã đoán đúng — Mẫu Ma trận RACI của ClickUp dựa trên ma trận RACI (Chịu trách nhiệm, Phụ trách, Tư vấn và Thông báo). Về cơ bản, nó tương tự như mẫu trước đó mà chúng ta đã thảo luận. Nhưng mẫu này có thiết kế phức tạp hơn để hỗ trợ việc giám sát công việc.
Sử dụng mẫu RACI khá đơn giản, ngay cả khi bạn chưa quen với triết lý RACI. Chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu từ Chế độ xem ma trận—đây là nơi bạn sẽ chỉ định vai trò của nhóm cho bốn yếu tố RACI. Chỉnh sửa vai trò công việc để phù hợp với cấu trúc công ty của bạn.
Mẫu này cung cấp các cấu hình chế độ xem khác nhau để theo dõi các công việc. Ví dụ: chế độ xem Trạng thái dự án là lý tưởng để cài đặt thời hạn thực tế và theo dõi tiến độ của từng công việc. Bạn có thể tạo và phân công công việc cho từng vai trò và thêm các thuộc tính trạng thái như Bị chặn, Hoàn thành, Đang tiến hành, Đánh giá nội bộ và Việc cần làm.
Chế độ xem Nhóm dự án phù hợp hơn để theo dõi việc phân công công việc cho từng cá nhân. Chế độ xem Lãnh đạo dự án giúp các thành viên trong nhóm của bạn nhanh chóng biết ai chịu trách nhiệm cho một công việc hoặc công việc con cụ thể. Đối với chế độ xem Tài nguyên bên ngoài, chế độ này tổng hợp tất cả các tài sản bên ngoài mà bạn cần để hoàn thành công việc của mình.
6. Mẫu mô hình DACI của ClickUp
Mô hình DACI là một khung ra quyết định dựa trên việc phân công vai trò cụ thể cho các thành viên trong nhóm để đẩy nhanh và hợp lý hóa các quy trình, tránh nhầm lẫn. 'DACI' là từ viết tắt của Driver (Người thúc đẩy), Approver (Người phê duyệt), Contributor (Người đóng góp) và Informed (Người được thông báo). Mẫu mô hình DACI của ClickUp tuân thủ khung này một cách triệt để.
Các chế độ xem đa dạng cho phép bạn gán nhãn phù hợp cho nhóm của mình và vạch ra đường dây trách nhiệm. Bắt đầu với Chế độ xem Danh sách DACI để thêm công việc cho các thành viên trong nhóm, xác định trạng thái ưu tiên và giai đoạn ra quyết định. Các chế độ xem thực tế khác bao gồm:
- Chế độ xem ưu tiên: Để xác định công việc nào cần hoàn thành trước. Bạn có thể thêm ghi chú để giải thích thêm hoặc đưa ra lời khuyên hữu ích
- Chế độ xem Bảng DACI: Đây là bảng Kanban hiển thị các công việc từ chế độ xem Danh sách DACI dưới dạng thẻ. Chế độ này sắp xếp các thẻ công việc dựa trên giai đoạn ra quyết định (chẳng hạn như Nền tảng, Thu thập dữ liệu và Các phương án thay thế). Thay đổi tiêu chí sắp xếp bằng cách nhấn nút Nhóm theo ở góc trên bên phải màn hình
- Chế độ xem Bảng: Bảng Kanban này sắp xếp các công việc dựa trên trạng thái của chúng, có thể là Chưa bắt đầu, Đang tiến hành và Hoàn thành
Giống như các mẫu ClickUp khác, mẫu này có thể tùy chỉnh 100% — tùy chỉnh Trường Tùy chỉnh, thêm chế độ xem mới và chỉnh sửa các phần để đảm bảo hoạt động DACI của bạn phù hợp với kinh doanh của bạn.
7. Mẫu kế hoạch RACI của ClickUp
Nếu bạn thích bố cục RACI để xác định vai trò của nhóm, chúng tôi có một lựa chọn tuyệt vời khác cho bạn! Mẫu lập kế hoạch RACI của ClickUp có thể là lựa chọn hàng đầu của bạn để làm rõ vai trò, trực quan hóa và cải thiện quy trình, đồng thời xác định những người chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ, đưa ra lời khuyên hoặc ra quyết định.
Đây là mẫu tài liệu và không có nhiều chế độ xem, nhưng điều đó không làm giảm giá trị của nó. Đây là công cụ lý tưởng cho các nhà lãnh đạo muốn tạo một bản phác thảo trực quan từ một nguồn duy nhất về các hoạt động của dự án và vai trò của người dùng. Vì dựa trên phương pháp RACI, bạn có thể phân loại người dùng theo các danh mục sau:
- Chịu trách nhiệm: Đây là người sở hữu công việc, người chịu trách nhiệm hoàn thành công việc
- Chịu trách nhiệm: Dành cho người dùng được kỳ vọng tham gia vào quá trình ra quyết định cốt lõi
- Đã tham khảo: Sử dụng phân loại này cho những người dùng cung cấp ý kiến nhưng không tham gia vào quá trình ra quyết định. Họ sẽ không chịu trách nhiệm về việc hoàn thành hoặc thành công của dự án
- Được thông báo: Dành cho những người dùng luôn cập nhật tiến độ dự án nhưng thường không tham gia vào quá trình ra quyết định
Mẫu này cung cấp một bảng với các vị trí công việc và hoạt động dự án. Xác định vai trò của mỗi người tham gia dự án bằng cách đặt R, A, C hoặc I vào trường tương ứng. Đánh dấu màu cho các trường để dễ phân biệt và chia sẻ bảng với nhóm của bạn để mọi người cùng hiểu nhau.
8. Mẫu SOP về trách nhiệm công việc của ClickUp
Đối với hầu hết các doanh nghiệp, quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) là bản đồ dẫn đường đến thành công. ?
Mẫu SOP trách nhiệm công việc của ClickUp cho phép bạn tạo SOP chi tiết dựa trên vai trò. Mẫu này có thể chứa hướng dẫn về cách hoàn thành các nhiệm vụ khác nhau, duy trì chất lượng công việc và làm việc hiệu quả. Mẫu này đảm bảo nhân viên của bạn áp dụng phương pháp chuẩn hóa trong công việc, giảm thiểu rủi ro xảy ra lỗi.
Mẫu SOP cung cấp các phần được tạo sẵn với văn bản tiêu chuẩn ngành để xác định SOP một cách rõ ràng. Điền vào các phần mục đích, phạm vi và thủ tục và thêm tài nguyên bổ sung ở cuối tài liệu (nếu cần).
Nếu bạn chưa có kinh nghiệm viết SOP, hãy làm theo hướng dẫn có sẵn trong mẫu để tiếp tục. Bạn có thể dễ dàng phác thảo chuỗi phân công và bao gồm các bước giao tiếp cần tuân thủ.
Để SOP của bạn hướng đến hành động hơn, hãy điều chỉnh phần mục đích của mẫu và sử dụng nó như một bản mô tả công việc (SOW). Xác định SOW chi tiết hơn bằng cách thêm phạm vi dự án, mục tiêu, dòng thời gian và kết quả dự án, đồng thời giải thích ai làm việc gì và khi nào.
9. Mẫu mô tả công việc của Microsoft Word do Betterteam cung cấp
Có vị trí tuyển dụng cần lấp đầy? Mẫu mô tả công việc của Microsoft Word do Betterteam cung cấp giúp bạn mô tả chi tiết vị trí đó thông qua một cấu trúc có tổ chức.
Bạn có bốn phần: Báo cáo cho, Tổng quan về công việc, Trách nhiệm và nhiệm vụ, và Yêu cầu. Mỗi phần đều có hướng dẫn về những gì cần viết và cách viết. Ví dụ: trong phần Yêu cầu, mẫu hướng dẫn bạn bao gồm các điểm chính như trình độ học vấn, kinh nghiệm hoặc kỹ năng cụ thể mà bạn đang tìm kiếm để thu hút các ứng viên phù hợp.
Định dạng Microsoft Word của mẫu cho phép tùy chỉnh 100%. Thêm phần bổ sung, thay đổi phông chữ và điều chỉnh mẫu để phù hợp với thương hiệu của công ty bạn.
10. Mẫu vai trò và trách nhiệm công việc của Microsoft Word bởi Template.net
Làm rõ các vị trí công việc trong công ty của bạn và tạo sự minh bạch về vai trò với Mẫu vai trò và trách nhiệm công việc của Microsoft Word từ Template.net.
Mẫu này cung cấp khung hoàn hảo để tạo quảng cáo tuyển dụng — nó xác định tiêu đề công việc, loại vị trí, bộ phận và chuỗi lệnh. Phần chính của mẫu tập trung vào việc xác định mô tả công việc chi tiết. Đây là nơi bạn bao gồm mọi thông tin về công việc sẽ giúp bạn thu hút các ứng viên phù hợp.
Mẫu tài liệu vai trò và trách nhiệm có sẵn ở định dạng Microsoft Word và Tài liệu Google, vì vậy bạn có thể chọn định dạng mình thích. Mặc dù không có các tùy chọn cộng tác và trực quan hóa nâng cao, mẫu này là lựa chọn lý tưởng cho những ai muốn một giải pháp đơn giản. ?
Bạn có thể điều chỉnh các phần của mẫu để đạt được kết quả mong muốn. Ví dụ: thêm một phần về các kỹ năng đặc biệt mà công việc yêu cầu, có thể là chứng chỉ cụ thể hoặc khả năng nói ngoại ngữ.
Xây dựng nhóm hoàn hảo của bạn với các mẫu vai trò và trách nhiệm này
Các nhóm hoàn hảo không được tập hợp một cách ngẫu nhiên — chúng được xây dựng một cách cẩn thận.
Nếu không xác định rõ vai trò và trách nhiệm của nhân viên, công ty của bạn sẽ giống như một con tàu trên biển không có la bàn và đầy những thủy thủ chưa qua đào tạo. Dù họ có cố gắng đến đâu, con tàu cũng sẽ không bao giờ đến đích. ⛴️
Sử dụng các mẫu được liệt kê của chúng tôi để cung cấp hướng dẫn cho nhóm của bạn và tận dụng tối đa các kỹ năng của họ. Khám phá hơn 1.000 mẫu khác trong thư viện ClickUp và tìm các công cụ để hỗ trợ các quy trình kinh doanh khác nhau trong chốc lát!