Trong thế giới quản lý dự án, việc điều hành một dự án từ ý tưởng đến thành quả là một việc không hề đơn giản. Nó giống như đi trong một mê cung, với nguy cơ gặp ngõ cụt ở mỗi ngã rẽ.
Tuy nhiên, có một công cụ có thể vạch ra con đường dẫn đến thành công một cách rõ ràng, không mơ hồ: mẫu tuyên bố công việc.
Hãy coi nó như một lộ trình dự án, nêu rõ từng mốc quan trọng và bước chuyển hướng bạn phải thực hiện. Một dự án thành công phụ thuộc vào kế hoạch, thực thi và giao tiếp để mọi người tham gia đều biết những gì đang diễn ra và khi nào.
Một mẫu bản mô tả công việc vững chắc là yếu tố thay đổi cuộc chơi, tạo tiền đề cho sự thành công của dự án — để bạn đạt được kết quả mong đợi.
Hãy theo dõi chúng tôi khi chúng tôi đi sâu vào chi tiết của các mẫu SOW, bao gồm cách tìm mẫu phù hợp nhất cho nhu cầu dự án của bạn. Chúng tôi cũng sẽ giới thiệu một số mẫu hàng đầu trên các nền tảng phổ biến như ClickUp và Microsoft Word để giúp bạn bắt đầu.
Mẫu SOW là gì?
Bản mô tả công việc giống như bản thiết kế cho dự án của bạn, nêu rõ những việc cần làm, thời gian thực hiện và người thực hiện. Đây là công cụ thiết yếu cho các nhà quản lý dự án muốn thiết lập lộ trình phù hợp và ngăn chặn sự mở rộng phạm vi dự án.
Không chỉ vậy, bản mô tả công việc chi tiết còn giúp truyền đạt những thông tin cần thiết đến các bên liên quan để mọi người cùng hiểu rõ những chi tiết quan trọng nhất.
Mẫu tuyên bố công việc hoạt động như một công cụ điều lệ dự án cho các nhà quản lý dự án để nêu chi tiết phạm vi, mục tiêu, dòng thời gian và kết quả dự án. Đây là định dạng được xác định trước giúp tiết kiệm thời gian và mang lại sự nhất quán. Trên thực tế, ví dụ tuyên bố công việc tốt nhất sẽ luôn loại bỏ sự mơ hồ và cung cấp hướng dẫn rõ ràng cho tất cả các bên liên quan về mục tiêu dự án.
Điều gì tạo nên một mẫu bản mô tả công việc tốt?
Bản mô tả công việc tốt nhất bao gồm mọi thứ, từ mục tiêu và công việc của dự án đến dòng thời gian và ngân sách đã định. Mẫu bản mô tả công việc phải rõ ràng, không để lại chỗ cho sự hiểu nhầm. Nó phải hướng dẫn nhóm về vòng đời dự án, công việc, thời hạn và kết quả cần đạt được với độ chính xác cao.
Nhưng không chỉ là sự rõ ràng. Tính linh hoạt cũng rất quan trọng. Mặc dù bản mô tả công việc cung cấp một định dạng có cấu trúc, nhưng nó cũng phải cho phép tùy chỉnh cụ thể cho toàn bộ dự án của bạn. Sau tất cả, không phải dự án nào cũng giống nhau.
Một mẫu SOW tốt cũng tính đến rủi ro và tình huống khẩn cấp. Trong bất kỳ dự án nào cũng có thể xảy ra những trở ngại không lường trước được. Nhưng với mẫu SOW được xây dựng tốt, bạn sẽ không phải loay hoay tìm cách giải quyết. Với mẫu phù hợp, bạn sẽ có kế hoạch cho những tình huống không chắc chắn, đảm bảo toàn bộ vòng đời dự án diễn ra theo đúng kế hoạch.
Cuối cùng, một mẫu SOW tốt sẽ đặt ra các chỉ số thành công rõ ràng cho từng giai đoạn của dự án. Điều gì được coi là công việc hoàn thành tốt? Mẫu SOW của bạn nên nêu rõ điều này bằng cách sử dụng các chỉ số KPI quản lý dự án để đo lường hiệu suất dự án. $1$3Dưới đây, chúng tôi đã tổng hợp 10 mẫu SOW tốt nhất để giúp bạn xác định rõ phạm vi kế hoạch dự án và định nghĩa thành công.
1. Mẫu báo cáo công việc ClickUp
Mẫu Tuyên bố công việc (SOW) của ClickUp hướng dẫn người dùng xác định chi tiết dự án của họ với khách hàng hoặc nhà cung cấp. Mẫu này cung cấp hướng dẫn rõ ràng về những nội dung cần bao gồm trong SOW, chẳng hạn như kết quả công việc, phạm vi công việc, cột mốc, điều kiện và điều khoản thanh toán.
Mẫu này khuyên người dùng chia nhỏ các dự án lớn và phác thảo các phần chính của SOW:
- Mục đích của thỏa thuận
- Ủy quyền
- Phạm vi dự án
- Dự toán và thanh toán
Tùy thuộc vào ngành của bạn và mức độ phức tạp của dự án, bạn có thể muốn thêm các phần như:
- Thương mại điện tử, luật bảo mật và bảo mật dữ liệu, hoặc các chính sách hoặc quy định khác có liên quan
- Bản quyền và nhãn hiệu thương mại
- Điều khoản chấm dứt hợp đồng
Mẫu này cũng cho phép cộng tác thời gian thực để đăng hỗ trợ dự án và thúc đẩy giao tiếp rõ ràng giữa tất cả các bên liên quan đến dự án. Điều này giúp mọi người tham gia hiểu những gì cần thiết cho từng giai đoạn của dự án.
Đạt được kết quả mong đợi trong các dự án với mẫu này để bạn hoặc người quản lý dự án của bạn có sự linh hoạt và khả năng tùy chỉnh để khởi động bất kỳ dự án nào thành công.
2. Mẫu Tuyên bố Mục đích của Quản lý Dự án ClickUp
Mẫu Tuyên bố Mục đích của Giám đốc Dự án của ClickUp giúp bạn soạn thảo một Tuyên bố Mục đích (SOP) thuyết phục cho chương trình MBA hoặc MSc về quản lý dự án. Mẫu này hướng dẫn bạn trình bày hiệu quả nền tảng, kỹ năng và kinh nghiệm của mình trong lĩnh vực quản lý dự án, từ phần giới thiệu ban đầu về nguyện vọng của bạn trong lĩnh vực này đến phần chi tiết về kinh nghiệm chuyên môn và học tập.
Mẫu này khuyến khích bạn trình bày rõ ràng các kế hoạch tương lai sau khi hoàn thành chương trình MBA và kết thúc bằng lời đề nghị xem xét. Thông tin khóa cần bao gồm:
- Thông tin cá nhân
- Trình độ học vấn
- Kinh nghiệm công việc
- Mục tiêu nghề nghiệp trong tương lai
Hãy coi mẫu này như một hướng dẫn để soạn thảo một SOP thuyết phục, truyền đạt trình độ, tài năng độc đáo và cam kết mạnh mẽ của bạn trong việc nâng cao kiến thức về quản lý dự án.
3. Mẫu Phạm vi công việc ClickUp
Mẫu Phạm vi công việc của ClickUp là công cụ tối ưu để khởi động các dự án khách hàng thành công. Mẫu thân thiện với người dùng này mô tả rõ các cam kết của bạn, giúp bạn thống nhất với tất cả các bên liên quan về các kết quả dự án.
Mẫu này ghi lại các chi tiết quan trọng của dự án, bao gồm thông tin khách hàng, ngày bắt đầu và kết thúc, và ngân sách tổng thể. Một số phần chi tiết về tóm tắt dự án, mục tiêu, dòng thời gian và quản trị giúp tăng cường tính minh bạch và sự hợp tác.
Nó bao gồm các chi tiết giao hàng toàn diện với mô tả tỉ mỉ để chia nhỏ ngay cả những dự án lớn nhất thành các công việc dễ quản lý hơn. Dòng thời gian dự án được đánh dấu bằng các cột mốc để giúp bạn đi đúng hướng.
Phần quản trị bao gồm kế hoạch truyền thông, yêu cầu thay đổi và phân tích ngân sách để thúc đẩy thành công của dự án. Mẫu này cũng chuẩn hóa quy trình phê duyệt bằng cách theo dõi tên và ngày ký duyệt.
Mẫu ClickUp này là hướng dẫn giúp bạn công việc có cấu trúc và thành công, để bạn luôn trong phạm vi dự án và hoàn thành đúng hạn.
4. Mẫu kế hoạch quản lý phạm vi ClickUp
Mẫu Kế hoạch Quản lý Phạm vi của ClickUp là công cụ thiết yếu để lập kế hoạch và thực hiện hiệu quả bất kỳ dự án nào. Mẫu điều lệ dự án này giúp nêu rõ các vấn đề, cơ hội và mục tiêu của dự án để tạo phạm vi dự án rõ ràng.
Giả sử bạn là một ngân hàng phải đối mặt với tình trạng khách hàng xếp hàng dài vào giờ cao điểm. Mẫu này sẽ giúp xác định vấn đề, sau đó đề xuất giải pháp, chẳng hạn như tận dụng thời gian chờ đợi để tăng nhận thức về thương hiệu. Bạn có thể chỉ định các mục tiêu dự án, chẳng hạn như giúp khách hàng làm quen với các dịch vụ ngân hàng khác và làm cho thời gian chờ đợi của họ trở nên ý nghĩa.
Mẫu điều lệ dự án cũng nêu rõ những nội dung thuộc phạm vi dự án và những nội dung không thuộc phạm vi dự án, chẳng hạn như giải quyết các cơ hội nâng cao nhận thức về thương hiệu và loại trừ các vấn đề về nhân sự và hậu cần. Với các phần dành cho phê duyệt, mẫu này giúp tăng tính rõ ràng và sự thống nhất về ranh giới của dự án.
Mẫu ClickUp thân thiện với người dùng này là chìa khóa để bạn lập kế hoạch dự án và quản lý phạm vi dự án một cách hiệu quả.
5. Mẫu hợp đồng lao động ClickUp
Được thiết kế để đảm bảo sự rõ ràng giữa người sử dụng lao động và nhân viên, Mẫu Hợp đồng lao động của ClickUp giúp đơn giản hóa quy trình tuyển dụng và tạo ra môi trường làm việc hài hòa.
Thỏa thuận này đặt ra các quyền, vai trò và trách nhiệm của nhân viên. Nó còn nêu rõ các nghĩa vụ và đảm bảo của công ty. Bạn có thể dễ dàng cá nhân hóa từng hợp đồng nhờ các không gian để chèn ngày cụ thể, các bên liên quan và dịch vụ của công ty.
Đặc điểm nổi bật của mẫu này là các chính sách rõ ràng. Từ chính sách tuyển dụng và chấm dứt hợp đồng đến các quy tắc hàng ngày tại nơi làm việc, mẫu này bao gồm tất cả. Mẫu này cũng nêu chi tiết các chế độ lương cụ thể và duy trì chính sách nơi làm việc mạnh mẽ chống quấy rối, phân biệt đối xử và bắt nạt.
Thỏa thuận này cũng thiết lập các chính sách nội bộ chính xác về hành vi tại văn phòng, sử dụng chất kích thích, sử dụng công nghệ, an toàn, bảo mật và bảo mật thông tin để duy trì trật tự.
Với mẫu này, bạn sẽ không chỉ soạn thảo một bản thỏa thuận. Bạn sẽ xây dựng văn hóa tôn trọng lẫn nhau và minh bạch, từ đó tạo ra môi trường làm việc hiệu quả.
6. Mẫu Thỏa thuận làm việc ClickUp
Một không gian làm việc hiệu quả cần sự minh bạch và nhất quán, và Mẫu Thỏa thuận làm việc của ClickUp chính xác là điều đó. Tập trung vào việc thống nhất các thành viên trong nhóm dự án, mẫu này xác định các hành vi, kỳ vọng và trách nhiệm, từ đó giảm xung đột và thúc đẩy hiệu quả.
Mẫu này dễ sử dụng và được chia thành ba phần: Tính cách, Khát vọng và Giải pháp chủ đề. Mỗi phần này phản ánh động lực của nhóm một cách độc đáo. Phần Tính cách nêu bật các đặc điểm cá nhân như tính hướng nội hay hướng ngoại, hay là người suy nghĩ hay người hành động. Phần Khát vọng thu thập các hy vọng và mục tiêu của nhóm, như địa điểm tổ chức buổi họp ngoài công ty tiếp theo. Phần Giải quyết chủ đề cho phép thảo luận có cấu trúc, yêu cầu đề xuất và thỏa thuận về các vấn đề của nhóm, như thỏa thuận không tổ chức cuộc họp vào thứ Sáu.
Các thành viên trong nhóm có thể sử dụng tính năng ghi chú dính để nhập thông tin và tham khảo phần chú thích hữu ích giải thích từng đặc điểm. Mẫu này sẽ giúp xây dựng văn hóa nhóm tích cực, hỗ trợ lẫn nhau và hợp lý hóa các quy trình nội bộ của bạn.
7. Mẫu Gói Doanh nghiệp ClickUp
Mẫu Gói Doanh nghiệp của ClickUp giúp bạn khởi động dự án và tổ chức, quản lý, mở rộng kinh doanh một cách chiến lược. Thiết kế trực quan giúp bạn thiết kế chiến lược kinh doanh, tăng cường niềm tin của nhà đầu tư và tạo điều kiện thuận lợi cho việc mở rộng quy mô. Nhiều chế độ xem như Danh sách, Bảng, Dòng thời gian và Tài liệu cho phép bạn nhóm, sắp xếp, lọc và trực quan hóa các công việc một cách hiệu quả.
Mẫu này bao gồm các chủ đề đã điền sẵn và các trường tùy chỉnh để điều chỉnh kế hoạch kinh doanh của bạn. Sắp xếp các chủ đề và dự án nội bộ theo phần hoặc trạng thái hoàn thành trong chế độ xem Danh sách và Bảng. Theo dõi dòng thời gian và tiến độ dự án bằng chế độ xem Dòng thời gian. Ghi lại kế hoạch của bạn bằng chế độ xem Tài liệu với Mục lục dính để tham khảo nhanh.
Mẫu này giúp bạn duy trì phương pháp tiếp cận có hệ thống, giữ cho các bên liên quan được thông báo và chuẩn bị cho sự phát triển của doanh nghiệp. Hãy biến ý tưởng của bạn thành chiến lược khả thi bằng cách sử dụng mẫu ClickUp này, giúp kế hoạch kinh doanh của bạn trở nên có mục đích và hiệu quả.
8. Mẫu kế hoạch dự án ClickUp
Bạn không chắc chắn về việc lập kế hoạch dự án? Mẫu Kế hoạch Dự án của ClickUp giúp các nhà quản lý dự án kiểm soát dự án của họ ngay từ đầu. Mẫu toàn diện nhưng thân thiện với người dùng này sắp xếp dự án thành các phần dễ hiểu, từ lập kế hoạch ban đầu đến hoàn thành.
Nó cung cấp các chế độ xem công việc thiết yếu như Xem dạng danh sách và Bảng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhóm, sắp xếp và lọc linh hoạt. Bạn có thể dễ dàng phân loại công việc theo trạng thái, người được giao hoặc thời hạn để luôn cập nhật thông tin dự án.
Hơn nữa, mẫu này bao gồm các trường tùy chỉnh như Menu thả xuống và Xếp hạng, cho phép bạn gán các tùy chọn hàng loạt hoặc xếp hạng các mục theo thang điểm số. Bạn thậm chí có thể chia sẻ tệp từ thiết bị hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây một cách thuận tiện.
Mẫu này giúp bạn lưu trữ tài liệu dự án, ghi lại lượng dữ liệu khổng lồ, thiết lập ngày đáo hạn hiển thị và khuyến khích sự hợp tác trong nhóm. Mẫu này dự đoán rủi ro dự án và giúp thiết lập kỳ vọng phù hợp cho các thành viên trong nhóm. Mẫu này là công cụ thiết yếu để quản lý, theo dõi và tổ chức các trách nhiệm dự án của bạn để đảm bảo hoàn thành thành công và đúng hạn.
9. Mẫu kế hoạch hoạt động ClickUp
Một kế hoạch hoạt động thành công phác thảo các mục tiêu, mục đích và các bước hành động của tổ chức để đảm bảo các thành viên trong nhóm rõ ràng về trách nhiệm của mình và cho phép ra quyết định sáng suốt cho chiến lược dài hạn của công ty. Mẫu Kế hoạch Hoạt động của ClickUp mang lại sự minh bạch rất cần thiết cho việc lập kế hoạch hoạt động để đạt được thành công tối ưu.
Mẫu linh hoạt này cung cấp các chế độ xem công việc đa dạng, bao gồm Danh sách, Bảng, Gantt, Dòng thời gian, Tài liệu và Khối lượng công việc. Mỗi chế độ xem cung cấp cho nhóm của bạn những cách độc đáo để trực quan hóa công việc, phụ thuộc, dòng thời gian và khối lượng công việc, từ đó nâng cao năng suất và quản lý tài nguyên. Ngoài ra, các trường có thể tùy chỉnh cho phép bạn thêm chi tiết, như nhóm được giao công việc và báo cáo tiến độ.
Với Mẫu Kế hoạch Hoạt động, các thành viên trong nhóm có thể có cái nhìn toàn diện về trách nhiệm của mình và cách họ đóng góp vào thành công của tổ chức, từ đó giúp tăng năng suất và lợi nhuận kinh doanh.
10. Mẫu bản mô tả công việc Microsoft Word của Template. Net
Mẫu Bản mô tả công việc cho Microsoft Word giúp trưởng dự án trong bất kỳ doanh nghiệp lớn hay nhỏ nào dễ dàng phác thảo chi tiết dự án và thống nhất các kỳ vọng.
Danh sách thiết bị yêu cầu các thông tin cần thiết như thông số kỹ thuật và chi phí ước tính để đảm bảo tất cả các bên biết những gì cần thiết để thực hiện dự án. Lịch trình giao hàng nêu rõ các cột mốc của dự án, bao gồm tiêu chí chấp nhận và ngày hoàn thành, để dự án được tiến hành đúng tiến độ.
Lịch thanh toán xác định rõ các điều khoản thanh toán và ngày đáo hạn để thiết lập kỳ vọng rõ ràng cho tất cả mọi người tham gia vào dự án. Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa mẫu bằng bất kỳ phiên bản Microsoft Word nào và có sẵn bản báo cáo công việc hoàn chỉnh để chia sẻ trong vài phút.
Ai được lợi từ việc sử dụng mẫu bản mô tả công việc?
Nhà thầu: Có bản mô tả công việc là điều cần thiết để nhà thầu xác định kết quả mong đợi và dòng thời gian. Tài liệu này cho phép họ hiểu những việc cần làm, thời gian hoàn thành và cách thức hoàn thành.
Nhà phát triển: Bản mô tả công việc rất quan trọng để nhà phát triển hiểu được kỳ vọng và dòng thời gian của dự án. Tài liệu này nêu rõ phạm vi, mục tiêu, kết quả mong đợi và bất kỳ thông tin cần thiết nào khác liên quan đến dự án.
Tận dụng sức mạnh của các mẫu bản mô tả công việc
Xác định yêu cầu, điều phối các thành viên trong nhóm và đáp ứng thời hạn — quản lý dự án không chỉ đơn giản như vậy. Nhưng mẫu bản mô tả công việc là vũ khí bí mật của bạn để chinh phục sự hỗn loạn này. Với mẫu này, bạn có thể điều phối các yếu tố của dự án như một nhạc trưởng, đảm bảo sự hài hòa và chính xác.
Hãy tưởng tượng bạn có một mẫu có thể đáp ứng nhu cầu riêng của dự án đồng thời tiết kiệm thời gian. Một mẫu SOW vững chắc có thể làm được điều đó và hơn thế nữa. Có thể tùy chỉnh hoàn toàn, đây là giải pháp duy nhất cho tất cả các yêu cầu của dự án.
Nhiều nền tảng, như ClickUp, cung cấp rất nhiều mẫu được thiết kế để phù hợp với các dự án đa dạng trong các ngành và các mẫu khác để quản lý dự án. Bạn cũng có được lưu trữ đám mây, nhiệm vụ không giới hạn, thành viên nhóm, tùy chọn tích hợp phong phú, công cụ cộng tác và nhiều hơn nữa. Bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí ngay hôm nay để tìm mẫu phù hợp cho tổ chức của bạn!