Quá nhiều đầu bếp làm hỏng nồi canh.
Câu nói cổ này rất đúng trong quản lý dự án. Một dự án sẽ mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành nếu các thành viên nhóm đa chức năng có vai trò và trách nhiệm không rõ ràng. Trong một số trường hợp, dự án có thể không thành công hoặc mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành.
Mẫu RACI giúp tránh tình trạng "quá nhiều đầu bếp". Mẫu này nêu rõ ai thực hiện công việc X, ai đánh giá công việc đó và ai là người ra quyết định cuối cùng về công việc. Kết quả là, các thành viên trong nhóm dự án biết rõ vai trò của mình để tránh nhầm lẫn và lãng phí thời gian.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ 11 mẫu RACI yêu thích của chúng tôi và cách sử dụng chúng để tổ chức các dự án của bạn! Nhưng trước tiên, hãy cùng tìm hiểu ý nghĩa của ma trận RACI.
Mẫu biểu đồ RACI là gì?
Biểu đồ RACI (hoặc ma trận RACI) là biểu đồ trình bày vai trò của các thành viên trong nhóm liên quan đến các công việc của dự án. Biểu đồ này sử dụng các chữ cái R, A, C và I để xác định vai trò và trách nhiệm của từng thành viên. RACI là viết tắt của:
- Chịu trách nhiệm (R): Cho biết người chịu trách nhiệm hoàn thành công việc và trực tiếp thực hiện công việc đó
- Trách nhiệm (A): Đại diện cho người giám sát công việc. Người này trong ma trận RACI không trực tiếp thực hiện công việc mà quản lý và đảm bảo công việc được hoàn thành đúng đắn
- Tham khảo (C): Phần này nêu rõ người hoặc nhóm cung cấp thông tin về một sản phẩm cụ thể. Họ được tham khảo về chuyên môn của mình trong một công việc cụ thể để giúp Người chịu trách nhiệm hoàn thành công việc thành công
- Được thông báo (I): Đại diện cho một người hoặc một nhóm phải được cập nhật về tiến độ công việc và các quyết định được đưa ra trong dự án
Biểu đồ RACI xác định và phân định trách nhiệm của từng người để tránh nhầm lẫn, hiểu lầm và lãng phí thời gian trong dự án. Các thành viên trong nhóm có thể sử dụng biểu đồ này như một la bàn hướng dẫn để hoàn thành dự án đúng cách và đúng thời hạn.
11 mẫu biểu đồ RACI miễn phí
Mặc dù biểu đồ RACI hữu ích cho mọi dự án, nhưng các mẫu RACI được xây dựng khác nhau.
May mắn thay, chúng tôi đã sắp xếp hàng chục mẫu và tổng hợp 11 mẫu phù hợp nhất cho các nhà quản lý dự án. Các mẫu dưới đây là miễn phí và được trang bị các tính năng cần thiết để hỗ trợ nhu cầu biểu đồ RACI của bạn, bất kể ngành nghề của bạn là gì.
Sẵn sàng chưa? Bắt đầu nào!
1. Mẫu ma trận RACI ClickUp
Biểu đồ RACI phải xác định rõ vai trò và trách nhiệm trong một dự án; mẫu này đáp ứng được yêu cầu đó. Đây là biểu đồ Ma trận RACI xác định và mô tả vai trò của các thành viên trong nhóm trong một dự án. Điều này đảm bảo bạn phác thảo rõ ràng ai là người hoàn thành, xem xét hoặc được tham khảo ý kiến về một công việc cụ thể.
Mẫu Ma trận RACI của ClickUp có thể dễ dàng tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu riêng của bạn. Bạn có thể cập nhật nội dung và thêm hàng, cột theo ý thích một cách đơn giản. Hơn nữa, chức năng kéo và thả trong một số phần giúp mẫu này thân thiện với người mới sử dụng và cực kỳ dễ tùy chỉnh.
Chỉnh sửa mẫu theo thời gian thực để các nhóm khác nhau và tất cả thành viên trong nhóm có thể truy cập các bản cập nhật ngay khi chúng xuất hiện. Điều này giúp tiết kiệm thời gian xuất biểu đồ RACI và chia sẻ với các bộ phận hoặc thành viên nhóm riêng lẻ.
Hơn nữa, bạn có thể mã hóa màu sắc cho các công việc để phân biệt chúng với những công việc khác. Ví dụ: bạn có thể mã hóa màu sắc cho các công việc có rủi ro hoặc thu hút sự chú ý đến những công việc có thời hạn gấp. Tất cả các thay đổi đối với mẫu sẽ được lưu vào đám mây, đảm bảo bạn có thể tiếp tục tùy chỉnh khi thuận tiện.
Mẫu ma trận RACI miễn phí này chắc chắn đã đạt đến một tầm cao mới nhờ các tính năng độc đáo của nó. Ngoài biểu đồ RACI, mẫu này còn có các khu vực để đặt kỳ vọng, thêm ghi chú và phác thảo các công cụ cần thiết để hoàn thành công việc.
Mẫu này đảm bảo bạn không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào để đảm bảo vai trò và trách nhiệm trong dự án của bạn được rõ ràng.
2. Mẫu lập kế hoạch RACI của ClickUp
Hợp lý hóa việc lập kế hoạch dự án của bạn với Mẫu lập kế hoạch RACI của ClickUp. Mẫu tài liệu này là một công cụ thay đổi cuộc chơi, cung cấp biểu đồ rõ ràng để xác định vai trò và trách nhiệm của nhóm liên quan đến các công việc của dự án. Áp dụng khung RACI (Chịu trách nhiệm, Phụ trách, Tư vấn và Thông báo) để mọi người cùng hiểu nhau, đảm bảo trách nhiệm giải trình và sự thống nhất với các mục tiêu của tổ chức.
Mẫu lập kế hoạch RACI của ClickUp cho phép bạn:
- Phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng thành viên trong nhóm
- Xác định các rủi ro tiềm ẩn và các lĩnh vực cần cải thiện
- Đảm bảo trách nhiệm giải trình trong tất cả các lĩnh vực dự án
Tổ chức và lập kế hoạch hiệu quả hơn với nhóm của bạn. Bắt đầu sử dụng mẫu ngay hôm nay và nắm quyền chỉ huy quản lý dự án của bạn.
3. Mẫu ma trận RACI Excel
Mẫu ma trận RACI trong Excel này rất dễ tùy chỉnh. Bạn có thể dễ dàng mã hóa màu sắc cho biểu đồ của mình vì quá trình này được tự động hóa, giúp mẫu này thân thiện với người mới bắt đầu. Việc gán các ký hiệu R, A, C và I rất đơn giản; chỉ cần chọn từ hộp thả xuống là xong.
Excel là một trong những nền tảng tốt nhất để tạo biểu đồ RACI. Lý do? Nó có nhiều tùy chọn chỉnh sửa và cho phép tạo các quy tắc cụ thể cho từng phần của biểu đồ. Do đó, bạn có thể sử dụng mẫu này cho các biến thể khác của mô hình RACI, chẳng hạn như DRASCI (Người điều khiển, Người chịu trách nhiệm, Người chịu trách nhiệm giải trình, Người hỗ trợ, Người được tham vấn, Người được thông báo) và RASI (Người chịu trách nhiệm, Người chịu trách nhiệm giải trình, Người hỗ trợ, Người được thông báo).
Đảm bảo bạn đã cài đặt Microsoft Excel trên hệ thống trước khi tải xuống mẫu này.
4. Mẫu biểu đồ RACI Excel
Với mẫu biểu đồ RACI này, bạn có thể nhanh chóng phác thảo một công việc và người hoặc bộ phận được giao công việc đó. Sau đó, bạn liệt kê từng công việc trên biểu đồ và xác định người chịu trách nhiệm, người được báo cáo, người được tham khảo ý kiến hoặc người được thông báo cho từng công việc.
Tốt hơn nữa, mẫu này có thể tùy chỉnh hoàn toàn bằng Microsoft Excel để phù hợp với yêu cầu của bạn. Vì vậy, bất kể ngành nghề hay tính chất dự án của bạn là gì, nó sẽ giúp bạn xác định rõ vai trò và trách nhiệm để đảm bảo các thành viên trong nhóm hiểu rõ phần việc của mình trong việc hoàn thành công việc thành công.
Mẫu miễn phí này có sẵn ở hai định dạng: PDF và bảng Excel. Chọn định dạng phù hợp nhất với bạn và bắt đầu tạo biểu đồ RACI được tổ chức tốt, phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn.
5. Mẫu RACI trên Google Trang tính
Mẫu này cho phép bạn liệt kê các công việc theo thứ tự thực hiện để các công việc khẩn cấp hơn được hoàn thành trước, sau đó đến các công việc ít khẩn cấp hơn. Điều này có thể giúp tránh việc bỏ lỡ thời hạn.
Đúng như tên gọi, mẫu này có dạng biểu mẫu Google Trang tính. Sử dụng Google giúp lưu nội dung trên đám mây để cho phép chỉnh sửa mẫu theo thời gian thực và nhiều người có thể truy cập biểu đồ RACI. Ngoài ra, tính năng chỉnh sửa trực tiếp đảm bảo những người liên quan có thể truy cập cập nhật ngay khi chúng xảy ra để tránh sự chậm trễ trong dự án.
Vì tồn tại trên công nghệ đám mây, việc sử dụng mẫu này để tạo ma trận RACI giúp đơn giản hóa việc chia sẻ biểu đồ giữa các thành viên trong nhóm. Chia sẻ biểu đồ qua liên kết và dễ dàng kiểm soát quyền truy cập bằng cách tận dụng các tính năng của Google Trang tính.
Không giống như các mẫu Excel có thể dễ bị mất, mẫu này có sẵn trên đám mây: bạn có thể truy cập từ mọi nơi và mọi lúc thông qua thiết bị di động hoặc máy tính để bàn có kết nối internet.
6. Mẫu ma trận RACI phân phối công việc trong Google Trang tính
Được hỗ trợ bởi công nghệ đám mây của Google, mẫu này cho phép nhiều người truy cập và điều chỉnh khi cần thiết. Điều này cho phép các thành viên trong nhóm cộng tác trong thời gian thực. Mẫu này miễn phí và dễ dàng chia sẻ sau khi tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của dự án của bạn.
Dễ dàng liệt kê các công việc và cá nhân chịu trách nhiệm cho từng công việc để mọi người cùng hiểu rõ. Ngoài ra, tất cả các cập nhật đều được đồng bộ trên đám mây để loại bỏ lo lắng về việc mất mẫu tùy chỉnh — chẳng hạn như vô tình xóa tài liệu, bảng tính Excel hoặc tệp PDF.
7. Mẫu biểu đồ RACI của Google Trang tính do PM Training cung cấp
Mẫu RACI phải hiển thị rõ ràng các công việc và xác định ai chịu trách nhiệm cho việc gì. Mẫu này đáp ứng yêu cầu đó và còn vượt xa các yếu tố cơ bản của biểu đồ RACI. Ví dụ: ngoài các tính năng của ma trận RACI thông thường, các thành viên trong nhóm có thể hiển thị họ đã sẵn sàng bắt đầu công việc hay chưa.
Biểu đồ này có một phần để ghi lại tiến độ công việc, giúp cung cấp thêm thông tin chi tiết về tốc độ và hiệu quả của nhóm hoặc cá nhân trong việc hoàn thành công việc được giao. Biểu đồ này cũng giúp làm rõ hơn trạng thái công việc bằng cách hiển thị các công việc:
- Đang tiến độ
- Hoàn thành
- Đang chờ xử lý
- Chưa bắt đầu
- Cần xem xét
- Quá hạn
Điều này giúp hợp lý hóa việc quản lý dự án bằng cách giúp bạn đảm bảo năng suất cao nhất và các công việc được hoàn thành đúng hạn. Nó cũng có các phần để thêm ghi chú vào từng công việc được giao, cho phép người quản lý dự án bình luận về hiệu suất công việc.
Vì mẫu tồn tại trên đám mây, các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng truy cập biểu đồ RACI và cộng tác trong dự án một cách liền mạch. Chức năng chỉnh sửa trực tiếp đảm bảo mọi người tham gia đều có thể truy cập cập nhật dự án trong thời gian thực để bắt đầu công việc được giao càng nhanh càng tốt.
8. Mẫu biểu đồ RACI đơn giản trong Excel của Template Lab
Mẫu RACI này đúng như tên gọi của nó. Đây là ma trận vai trò và trách nhiệm với định dạng đơn giản, yêu cầu chỉnh sửa tối thiểu. Mẫu này hiển thị rõ ràng nơi liệt kê các công việc và vai trò bạn đã giao cho từng cá nhân cụ thể. Điều này giúp bạn nhanh chóng tùy chỉnh mẫu theo nhu cầu và bắt đầu dự án càng nhanh càng tốt.
Mẫu này cho phép bạn liệt kê các công việc theo thứ tự thực hiện để các nhóm ưu tiên các công việc khẩn cấp. Kết quả? Bạn đảm bảo hoàn thành các cột mốc trong thời hạn đã định trước.
9. Mẫu biểu đồ RACI quản lý dự án Excel của Template Lab
Nếu dự án của bạn có quy mô lớn với nhiều sản phẩm cần giao, mẫu biểu đồ RACI này là phù hợp nhất với bạn. Mẫu này cho phép bạn liệt kê hàng chục công việc và phân công chúng cho các nhóm hoặc bộ phận cụ thể tham gia vào dự án. Bạn có thể dễ dàng bình luận về từng công việc để cung cấp phản hồi hoặc thông tin bổ sung.
10. Mẫu biểu đồ trách nhiệm chính trong Excel Excel bởi Template Lab
Bạn đang tìm kiếm mẫu biểu đồ RACI cho bán hàng? Đừng tìm đâu xa vì mẫu này có mọi thứ bạn cần khi tạo ma trận RACI cho các dự án bán hàng. Bạn có thể dễ dàng xác định các hoạt động và vai trò mà bạn đã giao cho từng cá nhân cụ thể. Mẫu này cho bạn biết chính xác ai sẽ được giao vai trò bán hàng cụ thể, giúp bạn dễ dàng tạo ma trận RACI phù hợp với công việc của mình.
Nếu bạn muốn tạo mẫu RACI cho các dự án bán hàng, mẫu này sẽ chỉ cho bạn hướng đi đúng. Sử dụng mẫu này để tạo ma trận nêu rõ ai là người chịu trách nhiệm, chịu trách nhiệm giải trình, được thông báo và được tham khảo ý kiến trong một dự án.
11. Mẫu biểu đồ RACI cơ bản trong Excel của Template Lab
Đây là mẫu biểu đồ RACI đơn giản, phù hợp nhất cho gia đình muốn tổ chức vai trò và trách nhiệm. Nó cho phép bạn liệt kê các công việc cần thực hiện cùng với người thực hiện, đồng thời nêu rõ ai là người chịu trách nhiệm, người được tham khảo ý kiến và người được thông báo về một công việc cụ thể.
Nếu bạn muốn một mẫu RACI để sử dụng tại nhà, mẫu này sẽ phù hợp nhất với bạn. Nó có tất cả các yếu tố cơ bản bạn cần để đảm bảo công việc được tổ chức, phân công và hoàn thành đúng cách.
Cách sử dụng mẫu biểu đồ RACI
Dưới đây là cách sử dụng mẫu biểu đồ RACI trong bốn bước đơn giản và cơ bản:
Bước 1: Xác định và liệt kê tất cả các công việc của dự án
Tùy thuộc vào mẫu bạn sử dụng, liệt kê tất cả các công việc trong dự án dưới cột "công việc" hoặc "hoạt động". Một số mẫu cho phép bạn ghi lại các công việc theo hàng. Danh sách có thể là một chuỗi các công việc được sắp xếp theo mức độ ưu tiên từ cao đến thấp để đảm bảo các công việc quan trọng hơn được hoàn thành trước.
Ngoài ra, bạn có thể phân loại các công việc thành các giai đoạn để giữ mọi thứ được tổ chức. Cách bạn liệt kê chúng phụ thuộc vào định dạng phù hợp nhất với bạn.
Bước 2: Lập danh sách tất cả các cá nhân tham gia dự án
Tiếp theo, thêm tất cả thành viên nhóm vào mẫu RACI, ngay cả khi họ làm việc gián tiếp trong dự án. Bạn có thể liệt kê họ theo tên hoặc chức danh công việc. Chúng tôi khuyên bạn nên chọn tùy chọn thứ hai để biểu đồ RACI vẫn hữu ích cho những người không quen thuộc với tên của mọi người trong kế hoạch dự án. Điều này giúp hợp lý hóa giao tiếp trong nhóm.
Bước 3: Gán các ký hiệu R, A, C và I cho từng công việc
Mỗi công việc bạn liệt kê trong mẫu phải có ít nhất một trong các chữ cái này (R, A, C hoặc I). R là viết tắt của người sẽ trực tiếp thực hiện các công việc trong dự án. Nói tóm lại, một cá nhân được gắn nhãn R là người thực hiện công việc.
Tiếp theo, người chịu trách nhiệm về công việc phải được gắn nhãn A. Người này giám sát công việc và đảm bảo rằng người được gắn nhãn R hoàn thành dự án đúng cách và đúng thời hạn.
Sau đó, cá nhân được tham khảo ý kiến chuyên môn để giúp R hoàn thành công việc nên được gắn nhãn C. Người này cung cấp lời khuyên hoặc thông tin bổ sung về công việc. Không phải tất cả các công việc trong biểu đồ RACI của bạn đều có chữ C.
Cuối cùng, bất kỳ ai cần được cập nhật về tiến độ công việc sẽ được gắn nhãn I, đại diện cho người mà các thành viên hoặc lãnh đạo nhóm báo cáo. Đây có thể là CEO, nhà tài trợ hoặc quan chức cấp cao trong tổ chức.
Bước 4: Chia sẻ biểu đồ RACI
Sau khi tùy chỉnh và điền đầy đủ mẫu, hãy chia sẻ tài liệu cuối cùng với các thành viên trong nhóm dự án. Ma trận RACI rất hữu ích nếu tất cả mọi người tham gia dự án hiểu rõ vai trò của mình. Tùy thuộc vào mẫu của bạn, bạn có thể chia sẻ biểu đồ cuối cùng dưới dạng liên kết, PDF, tài liệu Word, HTML hoặc bảng tính Excel.
Thêm tài nguyên mẫu quản lý dự án:
Tiết kiệm thời gian và thiết lập trách nhiệm dự án với các mẫu RACI
Sử dụng mẫu để tạo biểu đồ RACI rất hữu ích và giúp bạn tiết kiệm thời gian khi không phải bắt đầu lại từ đầu cho mỗi yêu cầu dự án. Thay vì bắt đầu từ đầu, bạn sẽ sẵn sàng với cấu trúc có thể tùy chỉnh.
Mẫu RACI của ClickUp rất linh hoạt cho mọi kích thước nhóm và yêu cầu dự án. Nó đi kèm với tất cả các yếu tố cơ bản cần thiết để tạo ma trận tùy chỉnh nhằm cải thiện năng suất của nhóm bạn ở mọi giai đoạn của dự án. Nếu bạn đang hợp tác giữa các bộ phận và các bên liên quan, mẫu ClickUp là công cụ không thể thiếu trong hộp công cụ dự án của bạn. Và phần hay nhất là gì? ClickUp miễn phí vĩnh viễn!