10 mẫu cập nhật dự án miễn phí trong ClickUp và Word

{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Mẫu cập nhật dự án là gì?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Mẫu cập nhật dự án là tài nguyên được thiết kế sẵn để giúp người quản lý dự án thiết lập quy trình cập nhật dự án, xem tiến độ cột mốc dự án và truyền đạt chúng đến các bên liên quan. Các công cụ này cũng phải có tính hợp tác và cho phép các thành viên trong nhóm xem, chỉnh sửa, chia sẻ và trò chuyện với đồng nghiệp và quản lý của họ. " } } ] }

Một phần quan trọng của bất kỳ chiến lược quản lý dự án nào là luôn cập nhật trạng thái và tiến độ dự án bất cứ lúc nào.

Điều này rất quan trọng đối với các nhà quản lý dự án, các bên liên quan và thành viên nhóm để giải quyết mọi vướng mắc, duy trì sự thống nhất về mục tiêu và lập kế hoạch hiệu quả. Loại dự án và yêu cầu của bạn sẽ cho biết những chi tiết nào hữu ích nhất trong mỗi bản cập nhật.

Hơn nữa, không có một cách duy nhất để nhận cập nhật dự án! Hãy xem xét sở thích của nhóm, phần mềm quản lý dự án hiện tại, dòng thời gian dự án và các kênh liên lạc được sử dụng nhiều nhất khi tạo quy trình cập nhật dự án tiêu chuẩn. Nhưng cho dù bạn là quản lý dự án giàu kinh nghiệm hay mới đảm nhận vai trò này, chúng tôi luôn khuyên bạn nên bắt đầu với mẫu cập nhật dự án.

Các mẫu cung cấp nền tảng linh hoạt và sẵn sàng để phát triển quy trình cập nhật dự án của bạn. Chúng không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian với khả năng cắm và chạy các chi tiết dự án của bạn ngay lập tức, mà còn có thể giảm rủi ro lỗi. 🙌🏼

Số lượng mẫu cập nhật dự án quá nhiều có thể khiến quá trình ra quyết định trở nên dài dòng và khó khăn. Nhưng chúng tôi ở đây để giúp bạn tránh điều đó hoàn toàn! Sử dụng bài viết này để hướng dẫn bạn tìm kiếm mẫu cập nhật dự án tốt nhất cho nhóm của mình.

Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn về những lợi ích của việc sử dụng mẫu trong bất kỳ dự án nào, các tính năng hữu ích cần tìm kiếm và phân tích 10 mẫu cập nhật dự án yêu thích của chúng tôi cho ClickUp và Word.

Mẫu cập nhật dự án là gì?

Mẫu cập nhật dự án là tài nguyên được thiết kế sẵn để giúp người quản lý dự án thiết lập quy trình cập nhật dự án, xem tiến độ cột mốc dự án và truyền đạt chúng đến các bên liên quan. Các công cụ này cũng phải có tính hợp tác và cho phép các thành viên trong nhóm xem, chỉnh sửa, chia sẻ và trò chuyện với đồng nghiệp và quản lý của họ.

Mẫu cập nhật dự án có nhiều dạng, như tài liệu được định dạng, bảng trắng được tạo sẵn, bảng tính và bộ slide — nhưng mẫu phù hợp với nhóm của bạn sẽ phụ thuộc vào mức độ phức tạp của dự án và các yêu cầu cụ thể của dự án. Tuy nhiên, mẫu cập nhật dự án của bạn nên bao gồm các phần rõ ràng cho một số thông tin quan trọng, bất kể bạn đang thực hiện loại dự án nào. Thông tin này bao gồm:

Và nhiều hơn nữa! Việc sắp xếp các yếu tố này giúp bạn tiết kiệm thời gian quan trọng và đảm bảo các nhà quản lý dự án luôn cập nhật đúng thông tin trong mỗi bản cập nhật. Điều này giúp giảm thiểu lỗi bằng cách chuẩn hóa tần suất và quy trình cập nhật quản lý dự án hoặc chương trình của bạn. Nó cũng thiết lập kỳ vọng cho mỗi bản cập nhật và mang lại sự nhất quán mà các bên liên quan đến dự án có thể tin cậy.

Ngoài ra, các mẫu cập nhật dự án tốt nhất có thể tùy chỉnh. Vì vậy, nếu bạn cần thêm, chỉnh sửa hoặc loại bỏ bất kỳ thành phần nào, bạn có thể thực hiện mà không làm mất tính toàn vẹn của mẫu trong quá trình này

Điều gì tạo nên một mẫu cập nhật dự án tốt?

Trước khi đầu tư hoàn toàn vào mẫu cập nhật dự án đầu tiên để tự động điền vào thanh tìm kiếm, có một số yếu tố quan trọng cần xem xét. Không phải tất cả các mẫu đều có cùng tính năng, chức năng và độ phức tạp như nhau, vì vậy điều quan trọng là phải xem xét các yêu cầu riêng, công cụ quản lý dự án, nguồn lực và nhu cầu dự án của bạn trước khi giới thiệu bất kỳ mẫu nào cho nhóm.

Dưới đây là một số yếu tố không thể thiếu trong mẫu cập nhật dự án tốt nhất cho nhóm của bạn:

Và nhiều hơn nữa! Danh sách kiểm tra cá nhân của bạn có thể còn dài hơn và cụ thể hơn để bao gồm các tích hợp, tính năng và chức năng cụ thể dành riêng cho nhóm hoặc tổ chức của bạn. Tuy nhiên, danh sách này sẽ là điểm khởi đầu hoàn hảo để bạn bắt đầu tìm kiếm nếu bạn là người dùng mẫu lần đầu tiên!

10 mẫu cập nhật dự án

Các tính năng này có thể được gói gọn theo nhiều cách khác nhau tùy thuộc vào công cụ quản lý dự án bạn sử dụng hoặc thậm chí là mẫu đó! 10 mẫu cập nhật dự án này là những ví dụ tuyệt vời về điều đó — và có một mẫu phù hợp với hầu hết mọi loại dự án! Duyệt qua các phân tích chi tiết cho từng mẫu cập nhật dự án độc đáo để tìm mẫu phù hợp nhất với nhóm của bạn.

1. Mẫu cập nhật dự án của ClickUp

Nếu bạn đang tìm kiếm cách nhanh nhất và hợp tác nhất để thu thập các cập nhật dự án, thì phần mềm bảng trắng kỹ thuật số động là lựa chọn hoàn hảo! Bắt đầu với một trang trống có thể khiến bạn cảm thấy lo lắng, nhưng với các mẫu để phủ lên bảng trắng, bạn sẽ biết chính xác nơi bắt đầu và hướng đi của mình. Mẫu cập nhật dự án của ClickUp là công cụ hoàn hảo để thử nghiệm ClickUp Whiteboards trong bất kỳ dự án nào.

Hình dung trạng thái tổng thể của dự án, giải quyết các mục hành động đang mở, dự đoán thách thức và mời những người chơi quan trọng làm việc cùng bạn — tất cả từ một Bảng trắng duy nhất! Mẫu này cung cấp cho bạn cấu trúc để ghi chú nhanh về mọi cập nhật quan trọng mà các bên liên quan muốn nghe. Và vì tất cả đều nằm trên Bảng trắng của bạn, bạn cũng có thể chuyển văn bản trực tiếp thành các công việc có thể thực hiện, hoàn hảo để thực hiện các bước tiếp theo mà không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào. Hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về mọi thứ về Bảng trắng ClickUp để phát triển dự án của bạn nhanh hơn, xa hơn!

2. Mẫu báo cáo cập nhật dự án của ClickUp

Nếu bạn thích Mẫu cập nhật dự án của ClickUp và sẵn sàng nâng cấp công việc của mình, chúng tôi có thể giúp bạn. Mẫu báo cáo trạng thái dự án của ClickUp áp dụng cấu trúc chi tiết hơn cho Bảng trắng của bạn để tóm tắt trạng thái dự án bằng cách sắp xếp các cập nhật thành sáu phần:

Ưu điểm của mẫu Bảng trắng này là có thể tùy chỉnh để phù hợp với hầu hết mọi dự án, bất kể kích thước hay độ phức tạp. Và với các tùy chọn bảo mật và quyền truy cập có thể tùy chỉnh, Bảng trắng của bạn có thể được chỉnh sửa, xem hoặc chia sẻ bởi toàn bộ nhóm để giữ cho các thành viên và các bên liên quan luôn đồng bộ, ngay cả khi bạn đang làm việc không đồng bộ. Ngoài ra, ClickUp cung cấp hơn 1.000 tích hợp và tính linh hoạt trong việc nhúng phương tiện, liên kết, Tài liệu ClickUp và hơn thế nữa, để các bên liên quan có thể xem tổng quan trong mỗi bản cập nhật mà không cần phải rời khỏi Bảng trắng dự án.

3. Mẫu cập nhật dự án dịch vụ chuyên nghiệp của ClickUp

Các vai trò và ngành công nghiệp yêu cầu đào tạo, yêu cầu hoặc giấy phép cụ thể có thể khiến việc cập nhật dự án thường xuyên trở nên phức tạp hơn. Mẫu cập nhật dự án dịch vụ chuyên nghiệp của ClickUp giúp các nhà quản lý dự án trong lĩnh vực này đơn giản hóa quy trình này bằng một nhiệm vụ được tạo sẵn để đảm bảo bạn bao quát mọi chi tiết quan trọng.

Mẫu công việc này có thể được áp dụng cho bất kỳ Danh sách nào trong Không gian Làm việc của bạn và được điều chỉnh để phù hợp với bất kỳ dự án độc đáo nào mà nhóm dịch vụ chuyên nghiệp của bạn đang thực hiện. Mô tả công việc đóng vai trò như một danh sách kiểm tra cho các cập nhật cấp cao mà các bên liên quan muốn biết. Bắt đầu từ trên cùng, bạn sẽ được hướng dẫn qua bản tóm tắt để xác định các nhân vật chính, dòng thời gian, rủi ro và nhiều thông tin khác về dự án của bạn. Từ đó, bạn có thể cập nhật mô tả công việc để truyền đạt những lĩnh vực nào của dự án đang đi đúng hướng, có rủi ro hoặc sẽ không đạt được. Các lĩnh vực này bao gồm:

Và vì mẫu này có thể tùy chỉnh, bạn có thể thêm công việc con, danh sách kiểm tra, tệp đính kèm và nhận xét để giữ cho các cập nhật dự án của bạn được tổ chức và đầy đủ theo yêu cầu. Đề xuất của chúng tôi? Thêm mẫu công việc này vào mỗi dự án và đặt thời hạn lặp lại hàng tuần hoặc hàng tháng để giữ cho các cập nhật của bạn nhất quán và đáng tin cậy đối với các bên liên quan. 🤓

4. Mẫu cập nhật chương trình của ClickUp

Một mẫu nhiệm vụ mới vừa ra mắt! Mẫu Cập nhật Chương trình của ClickUp ít phù hợp với các dịch vụ chuyên nghiệp hơn, nhưng cũng hữu ích không kém trong việc viết và gửi các bản cập nhật hiệu quả cho hầu hết mọi chương trình hoặc dự án.

Mẫu công việc này bao gồm sáu công việc con được tạo sẵn để hướng dẫn bạn qua quá trình viết email cập nhật chương trình. Bắt đầu với tiêu đề và phân tích từng phần cho đến phần kết luận, mỗi công việc con đều có mô tả ngắn gọn để bạn tham khảo khi viết.

Với Hướng dẫn bắt đầu và nhiều Tài liệu trợ giúp được liên kết trong nhiệm vụ cha, mẫu này không chỉ là một mẫu mà còn là một tài nguyên học tập! Mục đích của mẫu này là hướng dẫn bạn cách tùy chỉnh mẫu công việc và áp dụng nó cho các chương trình trong tương lai để hợp lý hóa công việc của bạn.

5. Mẫu báo cáo cập nhật dự án điều hành của ClickUp

Khi bạn đã thành thạo các mẫu nhiệm vụ, Mẫu báo cáo trạng thái dự án điều hành của ClickUp sẵn sàng giúp bạn tìm hiểu sâu hơn về bộ tính năng quản lý dự án phong phú của ClickUp. Mẫu Danh sách công việc này là công cụ không thể thiếu để thu thập báo cáo trạng thái dự án điều hành và giữ cho các bên liên quan luôn đồng bộ.

Mẫu này có bốn trạng thái công việc tùy chỉnh để truyền đạt tiến độ của từng công việc và các cột mốc của dự án. Ngoài ra, còn có 11 Trường Tùy chỉnh để giữ thông tin liên quan dễ dàng truy cập trong mỗi công việc, như:

Bạn cũng sẽ tìm thấy bảy chế độ xem quy trình công việc để quản lý các khía cạnh khác nhau của dự án. Sử dụng chế độ xem Bảng của ClickUp để giám sát các giai đoạn và bộ phận của dự án, chế độ xem Bảng để quản lý ngân sách, chế độ xem Danh sách để trực quan hóa các mục hành động và trạng thái dự án, cùng Hướng dẫn bắt đầu để giúp bạn sử dụng mẫu này một cách hiệu quả nhất.

Đặc biệt nếu bạn đang quản lý nhiều dự án cùng một lúc, mẫu này sẽ giúp bạn theo dõi các cập nhật của mình một cách dễ dàng.

6. Mẫu báo cáo cập nhật dự án hàng tháng của ClickUp

Mẫu Báo cáo trạng thái dự án hàng tháng của ClickUp hướng dẫn bạn về tiến độ của dự án trong suốt một tháng và có thể so sánh với kế hoạch dự án để xác định dự án đang đi đúng hướng, chậm tiến độ hay sớm hơn dự kiến. Không chỉ là báo cáo trạng thái dự án thông thường, mẫu tài liệu ClickUp này được định dạng với các phần để thêm:

Trong mỗi phần, bạn sẽ tìm thấy các mô tả, bảng có thể tùy chỉnh, danh sách kiểm tra và lời nhắc để làm cho tài liệu này trở nên hữu ích và dễ trình bày cho các bên liên quan bất cứ lúc nào. Mẹo chuyên nghiệp: Tạo một tài liệu báo cáo cho mỗi dự án và thêm các trang con lồng nhau mỗi tháng bằng cách sử dụng mẫu này để có bản ghi chép tiến độ hàng tháng một cách có tổ chức!

7. Mẫu báo cáo cập nhật trạng thái hàng tuần của ClickUp

Đối với các dự án phức tạp hoặc được thực hiện nhanh, cập nhật hàng tháng có thể không đủ. Ngoài ra, cập nhật dự án không chỉ dành cho các bên liên quan chính của bạn — các thành viên có thể cung cấp cho người quản lý dự án thông tin cập nhật về tiến độ họ đã đạt được hàng tuần. Đó là lúc Mẫu báo cáo trạng thái hàng tuần của ClickUp trở nên hữu ích!

Là một tài liệu ClickUp thân thiện với người mới bắt đầu, mẫu này có hai trang: một trang để thu thập báo cáo trạng thái dự án hàng tuần và một trang khác để cung cấp các mẹo tùy chỉnh tài liệu của bạn từ đầu đến cuối.

Trong Tài liệu báo cáo trạng thái hàng tuần, bạn sẽ tìm thấy các phần được định dạng sẵn để tổng quan về dự án, thành tựu chính, phân tích hoạt động và các bước tiếp theo. Đây là tài nguyên tuyệt vời cho các quản lý dự án và thành viên để nhanh chóng thống nhất khối lượng công việc, tiến độ và ưu tiên hàng tuần.

8. Mẫu báo cáo cập nhật nhiều dự án của ClickUp

Nếu bạn đang phải xử lý nhiều dự án cùng một lúc, Mẫu báo cáo trạng thái nhiều dự án của ClickUp sẽ giúp bạn yên tâm. Mẫu này có năm trang riêng biệt cho bốn dự án, nhưng bạn luôn có thể sao chép hoặc xóa các trang để phù hợp với số lượng dự án bạn đang xử lý tại bất kỳ thời điểm nào.

Trong báo cáo trạng thái dự án chính, bạn sẽ thấy một bảng được định dạng để làm bảng điều khiển dự án của bạn. Từ đó, bạn có thể xác định tình trạng dự án, mức độ ưu tiên, giai đoạn dự án, chi phí, chất lượng và dòng thời gian của từng dự án. Và trong mỗi trang dự án, bạn sẽ có thể thêm nhiều thông tin hơn, tạo công việc, quản lý thời gian và tính toán chi phí.

9. Mẫu theo dõi dự án của ClickUp

Một phần quan trọng trong việc cung cấp các bản cập nhật dự án chất lượng cao là biết được dự án của bạn có đang đi đúng hướng hay không. Mẫu Theo dõi Dự án của ClickUp có thể giúp bạn làm chính xác điều đó. Mẫu này áp dụng Danh sách được tạo sẵn vào Không gian Làm việc của bạn với nhiều chế độ xem để quản lý các khía cạnh khác nhau của dự án, bao gồm:

Trong mỗi công việc và từ chế độ xem Danh sách, bạn cũng sẽ tìm thấy bốn Trường Tùy chỉnh để thêm chi tiết như giai đoạn dự án, thời lượng và ngày hoàn thành. Sẵn sàng để tìm hiểu thêm về các tài nguyên theo dõi dự án? Chúng tôi đã chuẩn bị sẵn 10 mẫu theo dõi dự án yêu thích của chúng tôi !

10. Mẫu cập nhật dự án cho Word

Đối với tất cả bạn bè sử dụng Microsoft 365, chúng tôi cũng có mẫu dành cho bạn! Mẫu Báo cáo cập nhật dự án cho Microsoft Word này giúp mọi thứ trở nên đơn giản và dễ dàng chỉnh sửa. Với các bảng định dạng sẵn cho chi tiết và số liệu, giúp các nhà quản lý và các bên liên quan chính nắm bắt nhanh chóng những điểm chính. Xuống dưới trang, bạn sẽ thấy một số phần bao gồm:

Một ưu điểm khác của mẫu này? Chủ đề có thể được cá nhân hóa để phù hợp với thương hiệu của bạn và có thể hỗ trợ hình ảnh, video và hiệu ứng chuyển cảnh để làm cho mẫu trở nên hấp dẫn hơn.

Luôn cập nhật thông tin dự án với các mẫu cập nhật dự án

Nếu bạn đã đọc đến đây, bạn đã hiểu rằng mẫu cập nhật dự án là thứ không thể thiếu! Những tài nguyên này được thiết kế để giúp quá trình quản lý dự án của bạn hiệu quả hơn, ít lỗi hơn và đơn giản hơn. Các bên liên quan cũng sẽ cảm ơn bạn vì điều đó. 😎

Với rất nhiều loại mẫu miễn phí và hiệu quả trong tầm tay, không có lý do gì để không nhấn "tải xuống". Nhưng nếu bạn vẫn chưa quyết định nên thử mẫu nào trước, chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu với mẫu có thể tùy chỉnh của ClickUp!

ClickUp là nền tảng năng suất duy nhất đủ mạnh để tập hợp tất cả công việc của bạn trên các ứng dụng vào một không gian làm việc trực quan cao, điều này là chìa khóa để cung cấp các bản cập nhật dự án tốt nhất, ngay cả trong thời gian ngắn!

Truy cập tất cả các mẫu cập nhật dự án trong danh sách này và hàng ngàn mẫu khác trong Thư viện mẫu phong phú của ClickUp. Ngoài ra, tìm thấy hàng trăm tính năng quản lý dự án, hơn 1.000 tích hợp và hơn thế nữa khi đăng ký ClickUp ngay hôm nay. 💜