Hướng dẫn quản lý chương trình với các ví dụ chi tiết

{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Quản lý chương trình là gì?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Quản lý chương trình là việc lập chiến lược và điều phối các chương trình để thực hiện các sáng kiến và mang lại sự thay đổi cho tổ chức. Một chương trình là tập hợp các dự án, quy trình và hoạt động có liên quan được quản lý như một nhóm để đạt được một mục tiêu chung. " } } ] }

Bạn đã bao giờ nhìn vào danh sách công việc cần làm và nghĩ chúng ta có thể đẩy nhanh tiến độ lập kế hoạch chương trình và chuyển thẳng đến phần ăn mừng thành công không?

Chúng tôi hiểu bạn và hiểu tại sao quản lý chương trình nghe có vẻ như lấy đi nhiều thời gian làm việc hơn là mang lại lợi ích. Nếu bạn đang sử dụng thời gian, tiền bạc và nguồn lực một cách không hiệu quả, điều đó rất có thể xảy ra. Nhưng chúng tôi sẽ không để điều đó xảy ra.

Thay vào đó, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thay đổi cách tiếp cận để mở rộng và quản lý các chương trình của mình.

Thường bị nhầm lẫn với quản lý dự án, quản lý chương trình có đặc thù chiến lược và xứng đáng được chú ý! Vậy làm thế nào để phân biệt chương trình với dự án? Những chương trình nào đáng để theo đuổi? Giá trị của chương trình đối với tổ chức, nhân viên và khách hàng là gì?

Bạn có câu hỏi, chúng tôi có câu trả lời! Hãy cùng tìm hiểu sự khác biệt giữa chương trình và dự án, vai trò của người quản lý chương trình và những yếu tố công nghệ cần thiết để quản lý chương trình thành công!

Quản lý chương trình là gì?

Quản lý chương trình là việc lập chiến lược và điều phối các chương trình để đạt được các sáng kiến và mang lại sự thay đổi cho tổ chức. Một chương trình là tập hợp các dự án, quy trình và hoạt động có liên quan được quản lý như một nhóm để đạt được một mục tiêu chung.

Bạn đang tự hỏi, "nếu tôi thay thế từ chương trình bằng dự án trong định nghĩa của bạn, nó cũng có nghĩa tương tự... đến lượt bạn. "

Nếu chúng ta coi các chương trình giống như các dự án, chúng ta đã tạo ra trở ngại đầu tiên. Đây là lý do:

Bạn (người quản lý dự án) là thuyền trưởng của một con thuyền (dự án), giám sát các hoạt động và đưa thuyền đến đích đúng lịch trình. Xung quanh bạn là những con thuyền khác (các dự án) với các thuyền trưởng (người quản lý dự án) của chúng. Liệu bạn có thể quản lý tất cả các con thuyền, hoạt động và lịch trình của chúng không? Không thể.

Hãy thử các mẫu quản lý chương trình của chúng tôi!

Quản lý chương trình so với quản lý dự án

Vậy sự khác biệt giữa quản lý chương trình và quản lý dự án là gì? Dự án liên quan đến lộ trình và nguồn lực để đạt được mục tiêu. Chương trình vượt ra ngoài trách nhiệm truyền thống của dự án và tập trung vào những gì xảy ra sau khi dự án đạt được mục tiêu. Lợi ích, sự chuyển đổi và thay đổi đối với tổ chức. ✨

Chu kỳ của một chương trình

Với điều này trong đầu, chu kỳ sống của một chương trình trông như thế nào? Đối với người mới bắt đầu, có ba giai đoạn chính cần xem xét ở đây, bao gồm:

Hãy xem một vài ví dụ về các chương trình phù hợp với mọi ngành công nghiệp:

Các sáng kiến kinh doanh này không thể tồn tại trong một dự án duy nhất. Bạn còn nhớ ví dụ về chiếc thuyền của chúng tôi không?

Về cơ bản, một chương trình bao gồm nhiều hàm ngoài phạm vi của một dự án hoàn thành một lần, do đó cần có những người chuyên môn để sở hữu quyền phát triển và quản lý liên tục chương trình.

Các quản lý chương trình đã tham gia trò chuyện.

Quản lý chương trình làm những việc gì?

Trung tâm của mọi hệ sinh thái chương trình là người quản lý chương trình. Các ưu tiên hàng ngày của họ bao gồm:

Thông thường, người quản lý chương trình không có quyền hạn trực tiếp đối với người quản lý dự án và những người đóng góp cho chương trình. Nếu bạn nghĩ về điều đó, một chương trình bao gồm tất cả các loại nhóm khác nhau: Tiếp thị, Bán hàng, Tuyển dụng, Hỗ trợ khách hàng, CNTT, Nhân sự, v.v. Các nhóm này chuyên về lĩnh vực của mình và người quản lý chương trình cung cấp chiến lược dài hạn để giữ cho tất cả các nhóm thống nhất về mục tiêu và kết quả của chương trình.

Vấn đề là, một người quản lý chương trình có thể không có tất cả câu trả lời ngay lập tức. Nếu bạn đang giải quyết một vấn đề chưa từng có trong ngành hoặc tổ chức của mình, sẽ có rất nhiều điều mơ hồ. Và các chương trình ban đầu thường rất mơ hồ. Dưới đây là một ví dụ thực tế về một chương trình:

Chương trình SparkShorts được thiết kế để khám phá những người kể chuyện mới, khám phá các kỹ thuật kể chuyện mới và thử nghiệm các quy trình sản xuất mới. Những bộ phim này khác với mọi thứ chúng tôi từng làm tại Pixar, mang đến cơ hội để khai phá tiềm năng của các nghệ sĩ cá nhân và cách tiếp cận sáng tạo của họ trong việc làm phim ở quy mô nhỏ hơn so với các tác phẩm thông thường của chúng tôi.

Chỉ riêng câu đầu tiên đã chứa đựng rất nhiều câu hỏi. Không, tất cả các câu hỏi: Làm thế nào để tìm ra những người kể chuyện? Tiêu chí của chúng ta đối với một người kể chuyện là gì? Phạm vi của những thử nghiệm này là gì? Những quy trình làm việc mới này có cần sự giúp đỡ từ nhóm nòng cốt của chúng ta không?

Các nhà quản lý chương trình bắt đầu với những gì họ biết và hình thành bức tranh tổng thể trong quá trình thực hiện. Vì họ không tham gia vào từng chi tiết của mỗi dự án (một lần nữa, hãy nghĩ về ví dụ về chiếc thuyền của chúng tôi), họ dựa vào các nhà quản lý dự án để cung cấp hỗ trợ chiến thuật. Ở cấp độ cao, các nhà quản lý chương trình:

Bạn muốn xem thêm một vài ví dụ về chương trình? ⬇️

Mẹo để quản lý chương trình thành công

Từ các công ty mới thành lập đến các doanh nghiệp lâu năm, các bước cần thiết để biến ý tưởng thành kết quả thực tế của tổ chức có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp. Bạn cần bao nhiêu, bao lâu và làm thế nào để thực hiện một chương trình? Dưới đây là ba mẹo để áp dụng ngay hôm nay để có các chương trình thành công và hiệu quả.

Mẹo 1: Khuyến khích các nhóm nói lên ý kiến của mình sớm và thường xuyên

Chất lượng kỹ năng con người của chúng tôi giúp chúng tôi trở thành những người thực hiện và lãnh đạo xuất sắc hơn.

Đọc lại câu đó.

Chúng tôi đã xác định trước đó rằng một số quản lý chương trình không có quyền hạn trực tiếp đối với các nhóm. Tuy nhiên, họ có trách nhiệm đối với tiến độ và kết quả của chương trình. Việc khuyến khích các nhóm nói lên ý kiến của mình sớm và thường xuyên mang lại rất nhiều lợi ích:

Sự thành công của một chương trình phụ thuộc vào tinh thần đồng đội. Điều quan trọng là phải truyền đạt điều này ngay từ ngày đầu tiên của chu kỳ chương trình, nhưng không bao giờ là quá muộn để bắt đầu. Vì vậy, nếu bạn đang tìm kiếm lời khuyên thiết thực để xây dựng tinh thần đồng đội hiệu quả, chúng tôi có thể giúp bạn!

Mẹo 2: Đánh giá toàn diện ý tưởng chương trình

Đừng coi vài lời trao đổi về ý tưởng chương trình là tín hiệu khởi động! Xác định chương trình là giai đoạn quan trọng nhất trong vòng đời chương trình vì năng lượng, tiền bạc và nguồn lực của tổ chức bạn sẽ được dành cho nỗ lực lớn này. Vì vậy, trước khi soạn thảo email và gửi cho nhóm trong mơ của bạn, hãy dành thời gian để suy nghĩ về những gì sẽ đạt được từ chương trình này.

Mẹo 3: Sử dụng phần mềm quản lý chương trình hàng đầu

Phần mềm tốt nhất trong lớp trông như thế nào? Kế hoạch giá cả cạnh tranh và nền tảng đáng tin cậy? Tất nhiên, nhưng để quản lý chương trình thành công, bạn cũng sẽ cần:

Hãy cùng tìm hiểu số 3: Chế độ xem 360 độ về tất cả công việc trong công ty. Bạn có biết chúng ta mất bao nhiêu giờ mỗi tuần để chuyển đổi bối cảnh và chuyển đổi giữa nhiều công cụ? Qatalog và các nhà nghiên cứu tại Ellis Idea Lab của Đại học Cornell đã tính toán và đây là những gì họ phát hiện ra ở nơi làm việc hiện đại:

Số giờ chúng ta mất mỗi tuần để tìm kiếm thông tin bị kẹt trong các ứng dụng.

Tỷ lệ người cho rằng việc tìm kiếm thông tin để thực hiện công việc của mình rất tốn thời gian.

⅔

Số người cho biết họ không chắc chắn rằng tất cả các bộ phận đều sử dụng cùng một ứng dụng trực tuyến.

Bạn có thấy quen thuộc không?

Nếu bạn cảm thấy áp lực đang đè nặng, hãy cùng chúng tôi thay đổi tình hình!

Tôi hiểu nếu bạn cảm thấy mệt mỏi với phần mềm sau khi thử Monday, Asana, Jira và các phần mềm khác. Vài tuần đầu tiên rất tuyệt vời, nhưng sau đó, các nhóm phải đối mặt với các ưu tiên cạnh tranh và dự án bị đình trệ.

3 tính năng ClickUp bạn cần cho quản lý chương trình

ClickUp là phần mềm quản lý chương trình mà các nhóm của bạn sẽ muốn sử dụng hàng ngày. Với ClickUp, họ có thể kiểm soát việc tối ưu hóa năng suất trong khi hợp tác để đạt được các sáng kiến của chương trình. Dưới đây là ba tính năng ClickUp cần có để chạy chương trình của bạn:

1. Mục tiêu ClickUp để liên kết mọi nhiệm vụ với kết quả đầu ra của chương trình

" Mục tiêu ClickUp giúp mọi thành viên trong bộ phận tập trung vào những việc thực sự quan trọng, điều này rất quan trọng khi ra mắt sản phẩm mới. "

Darya HYPERVSN

2. Bảng điều khiển ClickUp để hiển thị câu chuyện dữ liệu

"Việc sử dụng Clickup đã giúp chúng tôi rất nhiều, đặc biệt là tiết kiệm thời gian. Trước đây, chúng tôi sử dụng một hệ thống mà vào cuối tuần, mỗi thành viên trong nhóm gửi báo cáo hàng tuần qua email, sau đó báo cáo sẽ được phân tích vào cuối tuần. Nhưng với Clickup, chúng tôi đang dần loại bỏ các báo cáo dư thừa, từ đó tiết kiệm thời gian, để dành cho các hoạt động mang lại năng suất cao hơn. "

nghiên cứu trường hợp eHealth4Everyone

3. hơn 15 chế độ xem có thể tùy chỉnh để trực quan hóa công việc và quy trình làm việc

"Mặc dù các tính năng này trông rất nhỏ trên bề mặt, nhưng chúng đóng vai trò rất lớn trong việc lấp đầy khoảng trống cho chúng tôi, vì các nhóm của chúng tôi làm việc từ xa. Với ba chế độ xem khác nhau trong ClickUp, khách hàng và quản lý của chúng tôi có cái nhìn 360 độ về những gì đang xảy ra ở cấp cơ sở, cho phép họ tập trung hơn vào chiến lược và tư duy sáng tạo so với việc quản lý công việc và nhóm. "

Joshua Rozario, Mindshare Digital

Ví dụ về quản lý chương trình tại ClickUp

Chúng tôi thường được hỏi liệu ClickUp có sử dụng ClickUp để quản lý các chương trình của mình hay không. Thành thật mà nói, đây là câu hỏi yêu thích của chúng tôi vì nó nhắc nhở chúng tôi về sức mạnh của nền tảng này trong việc xử lý cả các công việc thường ngày và phức tạp, giúp chúng tôi có vị trí để mở rộng quy mô.

Tất cả công việc của chúng tôi đều liên kết với nhau. Chúng tôi làm việc dựa trên cùng một Danh sách dự án và đưa ra quyết định sáng suốt như một nhóm. Mọi người đều có quyền truy cập vào thông tin tập trung để hoàn thành công việc của mình.

Dưới đây là một số chương trình ClickUp đã được triển khai, cần đến sự tham gia của nhiều quản lý chương trình và tất cả các nguồn lực sẵn có để đạt được thành công. Các bạn trong nhóm, giúp tôi với!

ClickUp mở rộng nhóm cấp cao EMEA với nhu cầu ở châu Âu tăng 233%

Chúng tôi đã nhanh chóng thiết lập nhóm lãnh đạo cốt lõi tại EMEA, thu hút những tài năng xuất sắc để thúc đẩy kết quả trong khi vẫn tập trung vào giá trị cốt lõi của chúng tôi là "vui vẻ, tìm thấy niềm vui và là chính mình"

Chúng tôi đã có một đội ngũ nhân viên vững chắc trong khu vực, với các thành viên nhóm trải rộng khắp châu Âu. Chúng tôi đang tuyển dụng những người giỏi nhất cho công việc và tận dụng ClickUp để đảm bảo các nhóm của chúng tôi có năng suất cao khi không làm việc cùng nhau. Chúng tôi cam kết xây dựng kinh doanh với sự hợp tác, văn hóa và cộng đồng làm trọng tâm. "

ClickUp University, một nền tảng học tập trực tuyến miễn phí

Mục tiêu của chúng tôi với ClickUp University (CUU) rất đơn giản: Giúp cộng đồng của chúng tôi đạt được mục tiêu nhanh hơn, tiết kiệm thời gian, tiếp tục phát triển 1% trong lĩnh vực của họ mỗi ngày và loại bỏ những thất vọng không cần thiết do công việc kém hiệu quả gây ra.

Cho dù bạn là người mới sử dụng ClickUp hay đã sử dụng ClickUp trong nhiều năm, CUU sẽ giúp bạn có được kiến thức và kinh nghiệm thực tế cần thiết để tạo ra quy trình làm việc lý tưởng và tăng năng suất.

Bạn sẽ học cách sử dụng ClickUp, cách tùy chỉnh nó để phù hợp với nhu cầu dự án và sở thích quy trình làm việc của bạn, đồng thời trở thành một chuyên gia ClickUp siêu tiết kiệm thời gian và siêu năng suất.

LevelUp của ClickUp (phiên bản 2021)

Đối với LevelUp, mặc dù mọi việc đều được thực hiện nội bộ, nhưng chúng tôi cần tích hợp quy trình sử dụng các bên thứ ba bên ngoài như công ty sản xuất và dịch vụ phát trực tiếp. Vì vậy, chúng tôi đã tạo Danh sách công việc chuyên dụng — chìa khóa cho toàn bộ tổ chức sự kiện này.

Chúng tôi đã tạo một Danh sách chính và công khai một số nhiệm vụ cho các đối tác của mình. Chúng tôi đã mời khách và cho phép các đối tác địa điểm phối hợp thực hiện các nhiệm vụ. Điều này giúp chúng tôi làm việc nhanh hơn so với sử dụng nhiều công cụ, bao gồm email. Bạn có thể tưởng tượng phải xử lý hàng nghìn email không? ClickUp đã giải quyết tất cả vấn đề đó cho chúng tôi.

Sự thành công của các chương trình của chúng tôi sẽ không thể thực hiện được nếu không có nhóm các nhà quản lý chương trình và các nhóm đa dạng để truyền đạt yêu cầu và chia sẻ phản hồi một cách nhanh chóng và hiệu quả. Và chúng tôi cũng mong muốn điều đó cho bạn. 🤝

Thực hiện các mục tiêu tổ chức lớn nhất của bạn với ClickUp

ClickUp là phần mềm toàn năng để điều phối các ý tưởng lớn, theo dõi tiến độ trong thời gian thực và quản lý dự án với khả năng hiển thị đầy đủ. Với ClickUp và quản lý chương trình, bạn sẽ nuôi dưỡng một nhóm làm việc hiệu quả và lành mạnh ngay từ ngày đầu tiên!

Đội ngũ của chúng tôi luôn sẵn sàng trợ giúp nếu bạn có trường hợp sử dụng cụ thể và cần hỗ trợ. Thành thật mà nói, chúng tôi có thể nói về các chương trình cả ngày và rất thích gặp gỡ những người cũng làm việc này! 👋