18 phương pháp quản lý dự án hàng đầu

Bạn đã bao giờ nghĩ đến việc phương pháp quản lý dự án có thể giúp bạn và nhóm của bạn đạt được thành công lâu dài như thế nào chưa?

Nếu bạn đang nghĩ: "Tôi không làm việc trong ngành công nghệ hay xây dựng, nên điều này không áp dụng cho chúng tôi", hãy nghĩ lại dự án cuối cùng bạn đã tham gia. Nhóm của bạn có cảm thấy hứng thú không? Năng suất từ đầu đến cuối? Hay mỗi ngày đều như thế này? ⬇️

Chúng tôi hiểu điều đó. Là một nhà quản lý dự án, thật khó để thực hiện các dự án khi hướng dẫn từ khách hàng và các bên liên quan thường không rõ ràng, chưa kể đến việc quản lý quá trình thực hiện.

Các phương pháp quản lý dự án thiết lập một hệ thống các nguyên tắc, quy trình tiêu chuẩn và kiểm soát để quản lý các dự án đa diện với mọi hình thức và yêu cầu — trong tất cả các ngành.

Sau khi đọc xong bài viết này, bạn sẽ học được:

Chúng tôi mời bạn từ bỏ các quy trình lộn xộn, phức tạp và thiếu linh hoạt để chuyển sang các phương pháp đã được chứng minh hiệu quả, tận dụng các công cụ quản lý dự án và các kỹ thuật khác nhau để đạt được thành công. ⚙️⚖️🚀

5 giai đoạn của vòng đời dự án

Cho dù bạn là người mới hay đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý dự án, hãy cùng ôn lại năm giai đoạn cơ bản trong vòng đời dự án mà bạn cần biết để thực hiện các dự án thành công. Điều này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định chọn phương pháp quản lý dự án phù hợp.

👾 Giai đoạn 1: Khởi động

Một dự án luôn bắt đầu bằng một cuộc hội thoại. Khi kết thúc cuộc họp đầu tiên với khách hàng hoặc các bên liên quan, bạn nên hiểu rõ mục đích của dự án, các mục tiêu SMART (cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, có liên quan và có thời hạn), kỳ vọng về giao tiếp và ngân sách.

👾 Giai đoạn 2: Lập kế hoạch

Giai đoạn lập kế hoạch sâu hơn so với việc xác định phạm vi và lịch trình dự án (đó chỉ là bước đầu). Nếu bạn đang sử dụng công cụ biểu đồ dòng thời gian hoặc Gantt, điều quan trọng là phải công bố các chi tiết khóa của dự án trong bản điều lệ dự án:

👾 Giai đoạn 3: Thực thi

Các yếu tố phụ thuộc là điều tuyệt đối cần thiết để thực hiện dự án một cách có kiểm soát. Nếu bạn là người thích uống cà phê và bỏ qua ly cà phê buổi sáng để đi thẳng đến nơi làm việc, rất có thể bạn sẽ khiến ngày của mình trở nên khó khăn hơn bình thường.

Khi bạn đang trong quá trình phân công công việc cho từng cá nhân, hãy thảo luận cởi mở với nhóm dự án về những việc có thể hoặc không thể bắt đầu cho đến khi một công việc cụ thể được hoàn thành. Bạn sẽ tiết kiệm thời gian và tiền bạc nhờ sự minh bạch và giúp mọi người sẵn sàng để thành công từ đầu đến cuối.

👾 Giai đoạn 4: Giám sát

Dữ liệu là thước đo quan trọng để quản lý con người, tài nguyên, ngân sách và rủi ro trong giai đoạn thực hiện. Hãy đảm bảo rằng bạn đang sử dụng một công cụ năng suất mạnh mẽ như ClickUp để biết các thành viên dự án đang làm việc gì và việc cần làm tiếp theo của họ.

Hơn nữa, bạn còn có thể theo dõi mục tiêu dự án và liên lạc với các bên liên quan và khách hàng trong ClickUp.

👾 Giai đoạn 5: Kết thúc

Sau khi nộp kết quả cuối cùng và hoàn thành các công việc còn dang dở, bạn nên đánh giá hiệu suất của các thành viên trong nhóm và các nguồn lực. Kỳ phản ánh này sẽ giúp cải thiện dự án tiếp theo.

Tất cả các sản phẩm đã được hoàn thành, xác nhận và lưu trữ chưa?

Các vấn đề và rủi ro có được quản lý hiệu quả không?

Những quy trình nào dễ dàng/thách thức, và bạn sẽ thay đổi gì?

Liên quan: Ví dụ về quản lý dự án!

18 phương pháp quản lý dự án hàng đầu

Chào mừng bạn đến với bách khoa toàn thư bỏ túi về 18 phương pháp quản lý dự án hàng đầu! 📘

Khung dự án thích ứng (APF)

Là một sự tán thành đối với phương pháp quản lý dự án linh hoạt, khung dự án thích ứng là một cách tiếp cận lặp đi lặp lại để đáp ứng các mục tiêu và kết quả của dự án. Có nghĩa là, kế hoạch của dự án được chia thành các chu kỳ (hoặc chu kỳ) công việc ngắn. Điều này giúp cấu trúc các công việc phụ thuộc lẫn nhau và thiết lập thời hạn rõ ràng.

Năm bước trong khung dự án thích ứng là:

🟢 Ưu điểm của Khung dự án thích ứng

🟡 Khung dự án thích ứng Nhược điểm

Agifall/Hybrid

Mô hình kết hợp là mô hình tốt nhất của cả phương pháp Agile và Waterfall. Thường được sử dụng trong các công ty phát triển sản phẩm, giai đoạn lập kế hoạch sử dụng các kỹ thuật của phương pháp Waterfall nhưng áp dụng các thực tiễn Agile trong quá trình thực hiện.

🟢 Agifall/Hybrid Ưu điểm

🟡 Agifall/Hybrid Cons

Agile

Ngày nay, một trong những phương pháp quản lý dự án phổ biến nhất, phương pháp agile, là một cách tiếp cận tăng dần và lặp đi lặp lại để quản lý dự án theo từng giai đoạn. Mỗi lần lặp lại có phạm vi cố định (từ 1-3 tuần) để duy trì tính nhất quán, ổn định và giao hàng đúng hạn của sản phẩm.

Về cơ bản, quản lý phát hành giảm thiểu rủi ro, theo dõi và kiểm tra các yêu cầu, đồng thời đảm bảo việc triển khai nhất quán — bằng phương pháp ít gây gián đoạn nhất.

Năm bước trong phương pháp Agile là:

🟢 Ưu điểm của Agile

🟡 Agile Cons

Phương pháp Đường dẫn quan trọng

Các nhà quản lý dự án sử dụng Phương pháp Đường dẫn quan trọng để xác định các công việc quan trọng và không quan trọng để hoàn thành đúng thời hạn. Sau khi liệt kê tất cả các hoạt động và công việc cần thiết để hoàn thành, họ sẽ ghi chú các mối phụ thuộc và viết một chuỗi thời gian cho từng công việc.

Lập kế hoạch bằng Phương pháp Đường dẫn quan trọng cho phép các nhóm xác định chính xác các cơ hội để rút ngắn thời gian thực hiện công việc và đánh dấu các thay đổi tiềm ẩn khi những thay đổi có thể ảnh hưởng đến các công việc quan trọng.

🟢 Ưu điểm của Phương pháp Đường dẫn quan trọng (Critical Path Method)

🟡 Phương pháp Đường dẫn quan trọng (Critical Path Method)

Ghi chú: Quản lý dự án chuỗi quan trọng, một phương pháp quản lý dự án liên quan, tập trung vào việc quản lý tài nguyên và thời lượng đệm giữa các chuỗi công việc và cải thiện Phương pháp đường quan trọng.

Hãy thử các mẫu đường dẫn quan trọng này!

eXtreme Programming (XP)

Phương pháp lập trình eXtreme Programming đưa các yếu tố của thực tiễn kỹ thuật phần mềm truyền thống lên một tầm cao mới. Tuy nhiên, nó vẫn quen thuộc với khung agile như cách tiếp cận lập kế hoạch cụ thể, sự tham gia của khách hàng tại chỗ và thử nghiệm liên tục.

Các thực hành phát triển phần mềm tiêu chuẩn được áp dụng trong phương pháp eXtreme Programming bao gồm:

🟢 Ưu điểm của eXtreme Programming

🟡 eXtreme Programming (XP)

Hoàn thành công việc (GTD)

Phương pháp GTD (Get Things Done) là một phương pháp quản lý dự án ít quan tâm đến các hoạt động kỹ thuật như mã hóa và thử nghiệm. Thay vào đó, phương pháp này nhấn mạnh năng suất cá nhân để tạo ra các hệ thống tốt nhất cho cuộc sống và công việc.

Năm bước đơn giản trong phương pháp GTD là:

Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ năng suất để giúp tập hợp ý tưởng, công việc, lịch trình và quy trình làm việc của mình vào một nơi, hãy tìm hiểu cách sử dụng ClickUp với phương pháp quản lý dự án GTD. ⬇️

🟢 Get Things Done Pros

🟡 Hoàn thành công việc

Hãy thử các ứng dụng GTD này!

Quản lý dự án tích hợp (IPM)

Phương pháp quản lý dự án Quản lý dự án tích hợp (IPM) giám sát giao tiếp liên chức năng và chuyển giao trong tất cả các giai đoạn của dự án. Vì các nhóm liên chức năng có các quy trình và quy trình làm việc khác nhau, IPM giúp giải quyết xung đột lịch trình, tắc nghẽn và băng thông của nhóm.

👉 Hãy tham khảo các tài nguyên truyền thông quản lý dự án sau đây để hỗ trợ lập kế hoạch Quản lý dự án tích hợp:

🟢 Ưu điểm của quản lý dự án tích hợp

🟡 Quản lý dự án tích hợp Nhược điểm

Lean

Phương pháp quản lý dự án Lean tập trung vào các công cụ và thực tiễn tập trung vào giá trị sản phẩm cho khách hàng. Cam kết không ngừng cải thiện độ tin cậy và chất lượng sản phẩm giúp doanh nghiệp giao hàng nhanh hơn. Ngoài ra, việc hiểu rõ các công việc và hoạt động cụ thể cần hoàn thành trong một thời gian nhất định sẽ giảm thiểu khả năng lãng phí thời gian và nguồn lực.

Năm nguyên tắc của phương pháp Lean là:

🟢 Lean Pros

🟡 Lean Cons

Phần thưởng: Quản lý dự án Lean và Agile 💜

Giới thiệu sản phẩm mới (NPI)

Phương pháp giới thiệu sản phẩm mới được sử dụng bởi các công ty liên tục phát hành sản phẩm mới. NPI hợp lý hóa thời gian và nỗ lực để đạt được kết quả mong muốn bằng cách cẩn thận xem xét các ý tưởng mới và khảo sát khách hàng.

Sáu giai đoạn của quá trình giới thiệu sản phẩm mới là:

🟢 Ưu điểm của việc giới thiệu sản phẩm mới

🟡 Giới thiệu sản phẩm mới

Bản đồ kết quả

Phương pháp lập bản đồ kết quả là một cách tiếp cận để lập kế hoạch, giám sát và đánh giá được phát triển bởi Trung tâm Nghiên cứu Phát triển Quốc tế (IDRC), một tổ chức tài trợ của Canada. Phương pháp này khác biệt với tất cả các phương pháp khác được đề cập trong danh sách này vì nó tập trung vào sự thay đổi hành vi của những người và nhóm mà dự án hoặc chương trình làm việc trực tiếp. (Các tổ chức trong lĩnh vực phát triển chính sách và truyền thông nghiên cứu thường sử dụng phương pháp này. )

Bản đồ kết quả kết hợp học tập xã hội, tự đánh giá và quản lý thích ứng trong một tổ chức. Quá trình này cho phép các tổ chức thu thập dữ liệu và khuyến khích phản ánh về tác động của sự phát triển.

Ba giai đoạn của Bản đồ kết quả là:

🟢 Ưu điểm của lập bản đồ kết quả

🟡 Bản đồ kết quả

Package Enabled Reengineering (PER)

Phương pháp tái cấu trúc dựa trên gói tập trung vào chức năng ban đầu của các gói phần mềm như một khung để suy nghĩ lại về thiết kế. Phương pháp này yêu cầu phân tích các thách thức trong quy trình, quản lý, con người và thiết kế hiện tại để hình thành các hệ thống mới.

Tìm hiểu cách khởi động quy trình quản lý và thiết kế của bạn trong ClickUp để bạn có thể tổ chức kế hoạch của mình bằng phương pháp quản lý dự án PER. ⬇️

🟢 Ưu điểm của việc tái cấu trúc có hỗ trợ gói

🟡 Tính năng tái cấu trúc gói đã được kích hoạt

Bộ kiến thức quản lý dự án của Viện Quản lý Dự án (PMI's PMBOK)

Được viết bởi Viện Quản lý Dự án, một tổ chức "vì mục đích" toàn cầu, Bộ kiến thức về quản lý dự án là một bộ sưu tập các công cụ, kỹ thuật và thực tiễn tốt nhất để các nhà quản lý dự án có thể thích ứng với những thay đổi liên tục trong quản lý dự án.

🟢 Chuyên gia PMBOK của PMI

🟡 PMBOK của PMI

Các dự án trong môi trường được kiểm soát (PRINCE2)

Phương pháp quản lý dự án PRINCE2 được áp dụng trên toàn cầu nhờ khung thực tế và dễ thích ứng để chia dự án thành các giai đoạn có thể kiểm soát. Phương pháp này tập trung vào cách tiếp cận có trật tự trong suốt vòng đời của dự án, từ đầu đến cuối. Phương pháp PRINCE2 tác động trực tiếp đến các công việc hàng ngày để thực hiện thành công các dự án, từ dự án phát triển xây dựng đến ra mắt các chiến dịch xã hội.

🟢 Ưu điểm của PRINCE2

🟡 PRINCE2 Cons

Quy trình Phát triển Phần mềm Thống nhất Rational (RUP)

Phương pháp Rational Unified Process được xây dựng dựa trên các quy trình phần mềm được ghi chép đầy đủ, tập trung vào phương pháp lặp đi lặp lại trong suốt quá trình phát triển. Điều này cho phép thay đổi nhanh chóng các rủi ro cao trong mọi giai đoạn. Kết quả là, cấu trúc của RUP giúp tạo ra phần mềm chất lượng cao.

Bốn giai đoạn của dự án là:

🟢 Ưu điểm của Quy trình Tích hợp Rational (RUP)

🟡 Quy trình Tích hợp Rational (RUP)

Scrum

Quản lý dự án Scrum bổ sung cho phương pháp linh hoạt bằng cách bao gồm một vai trò quan trọng gọi là Scrum Master. Scrum Master tiến hành cuộc họp lập kế hoạch sprint với Product Owner và nhóm Phát triển. Sau đó, họ lựa chọn các mục ưu tiên cao từ Product Backlog —một danh sách các phản hồi thu thập được từ khách hàng và các bên liên quan—để phát hành trong một sprint. Các mục ưu tiên cao này trở thành Sprint Backlog để nhóm phát triển xây dựng, thử nghiệm và phát hành.

Trong suốt chu kỳ sprint, một cuộc họp scrum hàng ngày được tổ chức (thường vào đầu ngày làm việc) cho mỗi thành viên dự án để chia sẻ: những việc họ đã làm ngày hôm qua, những việc họ sẽ làm hôm nay và bất kỳ trở ngại nào trên đường đi.

Vào cuối sprint, một cuộc họp Sprint Review được tổ chức với Scrum Master, Product Owner, các bên liên quan và nhóm phát triển để xem xét các thành tựu và thay đổi. Cuộc họp này giúp cải thiện hiệu suất của các sprint trong tương lai.

🟢 Ưu điểm của Scrum

🟡 Scrum Cons

Scrumban

Scrumban là sự kết hợp giữa Scrum và Kanban. Kanban bổ sung các hình ảnh đo lường và cải tiến quy trình vào phương pháp Scrum. Ví dụ, một tính năng nổi bật của phương pháp Scrumban là bảng WIP (công việc đang tiến hành) giúp hình dung tất cả các công việc từ đầu đến cuối.

Bảng này được chia thành ba phần: sản phẩm tồn đọng, công việc đang tiến hành và đã hoàn thành, hiển thị công việc chung trong một phần nhất định. Với dữ liệu này, nhóm Scrum có thể điều chỉnh để theo dõi khối lượng công việc.

🟢 Ưu điểm của Scrumban

🟡 Nhược điểm của Scrumban

Six Sigma

Motorola đã giới thiệu phương pháp Six Sigma vào những năm 1980 để giảm thiểu các lỗi trong quy trình sản xuất. Tuy nhiên, phương pháp này phù hợp với tất cả các ngành công nghiệp. Phương pháp này nhấn mạnh cách tiếp cận dựa trên dữ liệu để chuyển đổi kinh doanh liên tục. Six có nghĩa là sáu độ lệch chuẩn (một tiêu chuẩn thống kê) và ký hiệu sigma *đại diện cho độ lệch chuẩn.

Có hai mô hình của phương pháp Six Sigma:

Six Sigma DMAIC

Six Sigma DMADV

Các mô hình DMAIC và DMADV trong phương pháp Six Sigma đảm bảo từng bước được tuân thủ để đạt được kết quả tốt nhất.

🟢 Chuyên gia Six Sigma

🟡 Six Sigma Cons

Phần thưởng: Xem 10 mẫu Six Sigma hàng đầu

Waterfall

Phương pháp Waterfall là một trong những phương pháp quản lý dự án truyền thống. Phương pháp này có hai đặc điểm chính: kế hoạch ban đầu kỹ lưỡng và yêu cầu cố định. Quản lý dự án Waterfall là dự đoán, có nghĩa là mỗi giai đoạn bắt đầu khi giai đoạn trước kết thúc. Sau khi dự án đã bắt đầu, gần như không thể thực hiện thay đổi. (Đặc điểm này của Waterfall không phù hợp với các tổ chức thường xuyên thay đổi yêu cầu dự án trong quá trình thực hiện. )

Mặt khác, đối với các doanh nghiệp cần kết quả dự đoán, chẳng hạn như xây dựng và sản xuất, khung công tác cứng nhắc này là phương pháp tốt nhất cho nhu cầu của họ.

Các giai đoạn của phương pháp Waterfall là:

🟢 Ưu điểm của phương pháp Waterfall

Hãy xem Mẫu quản lý Waterfall của chúng tôi!

🟡 Nhược điểm của phương pháp Waterfall

hơn 100 công cụ mạnh mẽ trong ClickUp cho mọi loại dự án

Giờ bạn đã biết các phương pháp dự án tốt nhất, bạn có thể tổ chức nhân sự, quy trình và dự án của mình ở đâu? 🤔

Một trong những cách tốt nhất để gia tăng giá trị cho công việc và tối ưu hóa thời gian của bạn là sử dụng một công cụ phần mềm. Đề xuất của chúng tôi? ClickUp! ✨

ClickUp là nền tảng năng suất tối ưu cho phép các nhóm quản lý dự án, cộng tác thông minh hơn và tập trung tất cả công việc vào một công cụ duy nhất. Dưới đây là một số tính năng của ClickUp trong số hàng trăm tính năng có sẵn có thể tùy chỉnh cho bất kỳ kích thước nhóm nào để đảm bảo sự cộng tác nhất quán:

📊 Bảng điều khiển

Bảng điều khiển ClickUp là một tài nguyên tiết kiệm thời gian để chia sẻ chế độ xem cấp cao với các bên liên quan đến dự án hoặc tiến độ dự án với bất kỳ ai trong Không gian Làm việc của họ! Theo dõi sprint, tiến độ nhiệm vụ, quản lý danh mục đầu tư và hơn thế nữa với các tiện ích có thể tùy chỉnh.

Một công cụ không thể thiếu cho các phương pháp quản lý dự án này:

🤖 Tự động hóa

Với ClickUp Automations, bạn có thể thiết lập các kết hợp giữa Triggers (Kích hoạt) và Actions (Hành động) để giúp tự động hóa các hành động lặp đi lặp lại, tiết kiệm thời gian và cho phép bạn tập trung vào những việc quan trọng hơn. Nhóm của bạn có sử dụng phần mềm quy trình làm việc với các ứng dụng bên ngoài như GitHub không? Tự động hóa quy trình làm việc của bạn trong ClickUp bằng cách sử dụng tích hợp GitHub!

Một công cụ không thể thiếu cho các phương pháp quản lý dự án này:

🗒 Xem dạng danh sách

Chế độ xem Danh sách mạnh mẽ và linh hoạt của ClickUp có thể sắp xếp, lọc hoặc nhóm các cột theo bất kỳ cách nào. Các cột có thể được tùy chỉnh để hiển thị thông tin quan trọng — người được giao nhiệm vụ, ngày bắt đầu và ngày đáo hạn, tóm tắt dự án, liên kết trang web, nhận xét về nhiệm vụ — tùy thuộc vào bạn!

Một công cụ không thể thiếu cho các phương pháp quản lý dự án này:

🔷 Công việc con

Công việc con trong ClickUp thêm một lớp vào cấu trúc công việc của bạn, cho phép bạn xác định các mục tiêu chi tiết hơn trong các nhiệm vụ của mình. Đây là giải pháp hoàn hảo cho: các mục hành động không cần tạo nhiệm vụ mới, các mục tiêu cần hoàn thành để kết thúc một nhiệm vụ tổng thể và các phụ thuộc nhiệm vụ.

Một công cụ không thể thiếu cho các phương pháp quản lý dự án này:

🏃‍♀️ Sprint

Sprint trong ClickUp được tích hợp nhiều tính năng bổ sung của ClickUp để giúp các nhóm hiểu và quản lý lộ trình sản phẩm của mình tốt hơn. Có sẵn trong mọi gói ClickUp, Sprint sử dụng các nhiệm vụ làm mục công việc để các nhóm không phải dựa vào phần mềm khác để hoàn thành công việc của mình.

Một công cụ không thể thiếu cho các phương pháp quản lý dự án này:

🟫 Chế độ xem Bảng

Chọn xem bạn muốn phóng to một Danh sách, toàn bộ Thư mục hay thậm chí tất cả Không gian trong Không gian Làm việc của bạn ở chế độ xem Bảng. Đối với các nhóm thích quản lý dự án Kanban, giao diện kéo và thả mạnh mẽ của chế độ xem Bảng là lựa chọn hoàn hảo để trực quan hóa các công việc đang tiến độ.

Một công cụ không thể thiếu cho các phương pháp quản lý dự án này:

ClickUp: Một công cụ mạnh mẽ và thân thiện

Không gian Làm việc ClickUp của bạn có thể được tùy chỉnh hoàn toàn để tối ưu hóa bất kỳ phương pháp quản lý dự án nào, để bạn có thể làm việc tốt nhất và mang theo công việc của mình đến bất cứ đâu. Hãy thay đổi cách bạn xây dựng và quản lý dự án với ClickUp ngay hôm nay!