Thành công!
Bạn đã ký hợp đồng với một khách hàng mới cho công ty của mình. Và bây giờ, bạn đã sẵn sàng chứng minh tại sao họ đã đưa ra quyết định đúng đắn khi đầu tư vào nhóm của bạn.
Mặc dù bạn đã thuyết phục họ ký hợp đồng, nhưng bạn vẫn chưa hoàn thành việc chinh phục những khách hàng mới này. Sau khi hoàn tất thủ tục giấy tờ, bạn cần đảm bảo quy trình tiếp nhận khách hàng mới được thực hiện kỹ lưỡng hơn nữa để xây dựng niềm tin vào công ty của bạn bằng cách cho họ thấy mọi thứ (và từng bước) mà họ có thể mong đợi.
Một cuộc khảo sát của Wyzowl cho thấy 88% người được hỏi cho biết họ sẽ trung thành hơn với kinh doanh nào ưu tiên quy trình onboarding và nội dung hướng dẫn.
Trên thực tế, mặc dù các công ty quảng cáo sẽ đầu tư vô số giờ vào các hoạt động chuẩn bị trước khi tiếp nhận khách hàng, việc duy trì mối quan hệ với khách hàng sau đó bằng cách cung cấp một trải nghiệm tiếp nhận khách hàng trọn vẹn cũng quan trọng không kém.
Tích hợp khách hàng là gì?
Tích hợp khách hàng là quá trình đưa khách hàng mới vào hoạt động kinh doanh và thiết lập mối quan hệ làm việc bền chặt và có năng suất cao. Đây là bước quan trọng trong mối quan hệ giữa khách hàng và doanh nghiệp, vì nó định hình nền tảng cho các tương tác trong tương lai và giúp xây dựng niềm tin cũng như sự thấu hiểu lẫn nhau.
Quy trình này giúp khách hàng nắm rõ tất cả các tính năng và lợi ích của sản phẩm để họ có thể tận dụng tối đa giá trị của sản phẩm, từ đó giảm nguy cơ mất khách hàng.
Để đảm bảo thành công lâu dài với khách hàng, hãy dành sự quan tâm cho việc tiếp nhận khách hàng mới tương đương với việc tạo ra khách hàng tiềm năng.
Ấn tượng đầu tiên rất quan trọng. Một quy trình onboarding tốt sẽ giúp thiết lập kỳ vọng, ngăn chặn việc mở rộng phạm vi công việc không mong muốn và tạo ra trải nghiệm tích cực cho khách hàng, từ đó củng cố thương hiệu và tăng lợi nhuận.
Ví dụ về quy trình tiếp nhận khách hàng
Tùy thuộc vào nhu cầu của khách hàng và tính chất của dịch vụ bạn cung cấp, bạn có thể lựa chọn một trong ba loại quy trình tiếp nhận khách hàng sau:
- Tích hợp khách hàng trực tuyến: Trong quy trình tích hợp khách hàng này, mọi thứ đều được quản lý từ xa thông qua tài liệu trực tuyến, video hội nghị và phần mềm tích hợp khách hàng kỹ thuật số
- Hướng dẫn sử dụng trực tiếp: Nếu sản phẩm hoặc dịch vụ có tính chất phức tạp hoặc đi kèm với phần cứng vật lý, khách hàng có thể ưa chuộng quy trình hướng dẫn sử dụng trực tiếp. Trong trường hợp này, bạn sẽ hướng dẫn họ và nhóm của họ về mọi điều họ cần biết, trực tiếp tại văn phòng hoặc tại một địa điểm đã được thống nhất trước.
- Tích hợp khách hàng theo hình thức kết hợp: Quy trình tích hợp này là sự kết hợp giữa tương tác trực tuyến và trực tiếp. Tỷ lệ kết hợp có thể thay đổi tùy theo yêu cầu của khách hàng
Dù bạn đang cài đặt tài khoản cho khách hàng mới, chuyển đổi khách hàng hiện tại hay đơn giản là cải tiến toàn bộ hệ thống onboarding khách hàng, Mẫu Onboarding Khách hàng của ClickUp sẽ cung cấp mọi thứ bạn cần! Mẫu onboarding này giúp bạn hiểu rõ nhu cầu của khách hàng và mang đến cho họ trải nghiệm onboarding được tùy chỉnh.
Tại sao quá trình tiếp nhận khách hàng lại quan trọng?
Quá trình tiếp nhận khách hàng là một bước quan trọng trong mối quan hệ giữa khách hàng và doanh nghiệp, giúp thiết lập sự hiểu biết lẫn nhau, nâng cao sự hài lòng của khách hàng, tăng cường hiệu quả và củng cố mối quan hệ nhằm xây dựng một mối quan hệ đối tác thành công và bền vững.
Dưới đây là một số lý do chính giải thích tại sao quá trình onboarding khách hàng lại quan trọng:
- Hiểu rõ hơn: Quá trình onboarding giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu, kỳ vọng và mục tiêu của khách hàng. Thông tin này rất quan trọng để đảm bảo mối quan hệ giữa hai bên diễn ra với năng suất và thành công
- Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: Khi khách hàng cảm thấy được chào đón và trân trọng, họ sẽ có xu hướng hài lòng hơn với dịch vụ nhận được và duy trì lòng trung thành với kinh doanh. Quá trình onboarding giúp tạo ấn tượng ban đầu tích cực và nuôi dưỡng cảm giác thuộc về
- Tăng hiệu quả: Một quy trình onboarding được cấu trúc tốt có thể tối ưu hóa quá trình tích hợp khách hàng mới vào kinh doanh, giảm bớt sự nhầm lẫn và hạn chế rủi ro lỗi
- Mối quan hệ bền chặt hơn: Quy trình onboarding giúp xây dựng niềm tin và nuôi dưỡng mối quan hệ bền chặt, lâu dài giữa khách hàng và doanh nghiệp kinh doanh. Điều này, từ đó, có thể dẫn đến sự trung thành của khách hàng cao hơn và các giao dịch lặp lại.
- Tăng doanh số: Các doanh nghiệp thường quyết định hợp tác với ai dựa trên mức độ hỗ trợ onboarding mà họ có thể mong đợi. Với một kế hoạch onboarding khách hàng vững chắc, đội ngũ bán hàng của bạn sẽ chốt được nhiều giao dịch hơn
Quy trình tiếp nhận khách hàng 8 bước
Để giúp bạn cải thiện hoặc mở rộng quy trình tiếp nhận khách hàng, chúng tôi đã tổng hợp các bước — cùng với một số mẫu hữu ích — chắc chắn sẽ gây ấn tượng với khách hàng mới ngay từ đầu.
Hãy bắt đầu ngay!
1. Đặt ra những kỳ vọng rõ ràng về công ty của bạn và những gì sẽ được cung cấp
Bạn đã làm được rồi! Đã đến lúc ăn mừng những tuần hoặc tháng bạn đã dành ra để xây dựng mối quan hệ với một khách hàng tiềm năng, người cuối cùng đã trở thành khách hàng. Họ đã cảm nhận được điều đó, bạn cũng đã cảm nhận được điều đó, và đây là một cơ hội mới tươi sáng để bạn ghi điểm trong lòng họ.
Một trải nghiệm onboarding đúng đắn có hai việc cần làm:
- Xác nhận với khách hàng rằng họ đã đưa ra quyết định đúng đắn khi hợp tác với công ty của bạn.
- Loại bỏ mọi sự không chắc chắn bằng cách nêu rõ những gì khách hàng có thể mong đợi từ mối quan hệ này.
Phần đầu tiên là phần thú vị và thường được hoàn thành bằng cách gửi cho khách hàng mới một lá thư hoặc email chào mừng cùng một token tri ân. Tùy thuộc vào phong cách mà công ty của bạn muốn thể hiện, đây có thể là một bộ quà tặng mang thương hiệu hoặc một số món quà nhỏ.
Những hành động thể hiện thiện chí này giúp nâng tầm công ty của bạn, khiến khách hàng mới xem bạn như một đối tác thay vì chỉ là một nhà cung cấp thông thường. Những chi tiết nhỏ này cũng mang lại hiệu quả tuyệt vời trong việc cải thiện Chỉ số Khuyến nghị Ròng (NPS) của bạn.
Xem thêm: Danh sách các phần mềm quản lý nhà cung cấp tốt nhất của chúng tôi!
Phần thứ hai — thiết lập kỳ vọng — tốt nhất nên được hoàn thành trong một email giới thiệu, trong đó nêu rõ những gì khách hàng có thể mong đợi từ bạn. Email này cần xác định quy trình tiếp nhận khách hàng, giới thiệu các đầu mối liên hệ của bạn, bao gồm một dòng thời gian rõ ràng về các bước tiếp theo và cung cấp danh sách kiểm tra tiếp nhận khách hàng.
Sự minh bạch này giúp khách hàng mới của bạn yên tâm rằng họ đã thực hiện một khoản đầu tư đúng đắn và thu hẹp khoảng cách giữa quá trình chuyển đổi và quá trình onboarding, để họ không cảm thấy bị bỏ rơi trong tình trạng lơ lửng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Tự động hóa ClickUp để theo dõi tiến độ của khách hàng trong quá trình onboarding, kỷ niệm các cột mốc quan trọng và giúp họ tiếp tục tiến lên. Ví dụ: nhóm vận hành khách hàng của bạn sẽ được gắn thẻ tự động khi bạn thay đổi trạng thái của một khách hàng tiềm năng từ “khách hàng tiềm năng” sang “khách hàng mới” như một lời nhắc nhở để gửi quà chào mừng.
2. Thiết kế và gửi bảng câu hỏi hướng dẫn khách hàng mới
Có thể bạn đã thực hiện một đánh giá sơ bộ về khách hàng trong quá trình bán hàng để đảm bảo sự phù hợp. Giờ đây, khi khách hàng đã ký hợp đồng, đã đến lúc tìm hiểu sâu hơn về những gì họ đang tìm kiếm. Đã đến lúc thực hiện bảng câu hỏi onboarding khách hàng.
Bảng câu hỏi tiếp nhận khách hàng là một bước quan trọng trong quy trình tiếp nhận khách hàng hiệu quả. Nó giúp bạn hiểu rõ kỳ vọng của khách hàng và những tài nguyên hiện có nào có thể hỗ trợ bạn đáp ứng những kỳ vọng đó.
Ví dụ, các bảng câu hỏi hướng dẫn khách hàng mới sẽ khác nhau tùy thuộc vào sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn cung cấp, nhưng một số câu hỏi bạn có thể đưa vào là:
- Bạn hy vọng sản phẩm/dịch vụ của chúng tôi sẽ giúp bạn chuyển đổi ICP thành khách hàng như thế nào?
- Mục tiêu tổng thể mà bạn muốn đạt được với sản phẩm/dịch vụ của chúng tôi là gì?
- Bạn đặt mục tiêu cho những chỉ số KPI nào trong sáu tháng tới hoặc trong một năm tới?
- Bạn muốn phân bổ ngân sách của mình như thế nào?
- Quý vị có bất kỳ tài nguyên hoặc tài sản sẵn có nào mà chúng tôi có thể tận dụng để giúp quý vị đạt được mục tiêu không?
- Bạn thích những ví dụ nào về [chèn dòng dịch vụ]?
- Ai trong nhóm của quý vị sẽ là người liên hệ chính của chúng tôi, và ai là các bên liên quan chính của quý vị?
- Hình mẫu khách hàng lý tưởng (ICP) của bạn là gì?
Những câu hỏi này sẽ giúp bạn xác định cách nhanh chóng thể hiện giá trị dựa trên nhu cầu và mục tiêu cụ thể của khách hàng để có quy trình tiếp nhận khách hàng hiệu quả nhất.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Với ClickUp Forms, bạn có thể chuyển đổi trực tiếp các phản hồi khảo sát thành công việc hoặc đơn giản là thu thập thông tin cần thiết từ bảng câu hỏi dành cho khách hàng.
3. Lập thỏa thuận mức độ dịch vụ (SLA)
Nếu hợp đồng của bạn không quy định rõ các bên chịu trách nhiệm và ngày đáo hạn cho công việc, hãy cân nhắc việc lập Thỏa thuận mức độ dịch vụ (SLA). SLA sẽ tổng hợp tất cả những thông tin bạn thu thập được từ bảng câu hỏi tiếp nhận khách hàng và áp dụng vào các điều khoản hợp đồng trong quá trình hợp tác với khách hàng.
Nếu hợp đồng là "Cái gì", giải thích về mối quan hệ trong tương lai của hai bên, thì SLA là "Ai", "Khi nào" và "Như thế nào".
Ví dụ: hợp đồng của bạn nêu rõ thỏa thuận cung cấp chiến lược tiếp thị với một mức giá nhất định. SLA sẽ xác định cách thức xây dựng và triển khai chiến lược đó, bao gồm người chịu trách nhiệm thực hiện công việc, dòng thời gian và trách nhiệm cụ thể của các thành viên trong nhóm.
Điều này đảm bảo cả bạn và khách hàng đều thống nhất về kỳ vọng và có trách nhiệm giải trình nếu bất kỳ phần nào của thỏa thuận không diễn ra như kế hoạch trong quá trình tiếp nhận khách hàng.
Mẫu Thỏa thuận Dịch vụ của ClickUp cung cấp cho bạn mọi thứ cần thiết để nhanh chóng tạo ra một Thỏa thuận Mức Dịch vụ (SLA), bao gồm:
- Tổng quan chi tiết về các dịch vụ được cung cấp bởi nhà cung cấp
- Các yêu cầu thanh toán cho các dịch vụ đó
- Xác định rõ kỳ vọng về việc hoàn thành dự án
4. Thiết lập tài khoản khách hàng
Tại thời điểm này, bạn nên bắt đầu cài đặt tài khoản của khách hàng trên các nền tảng hoặc phần mềm mà bạn sẽ sử dụng. Điều này bao gồm cài đặt tài khoản và quy tắc quản trị viên, cài đặt thanh toán, cũng như chia sẻ thông tin đăng nhập và tài liệu đào tạo.
Nếu bạn có cổng thông tin khách hàng, bạn cần cài đặt tài khoản cho họ trên đó và hướng dẫn họ cách sử dụng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tạo một danh sách công việc chia sẻ tại thời điểm này bằng ClickUp Docs hoặc thậm chí là một danh sách việc cần làm đơn giản .
5. Tổ chức cuộc họp khởi động dự án
Cuộc họp khởi động giúp củng cố mối quan hệ hợp tác giữa hai bên. Dù bạn có thể đã dành thời gian để làm quen với nhau trước đó, nhưng quy trình tiếp nhận khách hàng mới chính là cơ hội để xác định cách thức hợp tác giữa hai bên. Trong cuộc gọi tiếp nhận khách hàng này, bạn nên:
- Giới thiệu nhóm của bạn
- Xác định cách thức mà mọi người ưa thích để giao tiếp và nhận sản phẩm hoặc dịch vụ, chẳng hạn như qua Slack hoặc email
- Xác định phạm vi và mục tiêu dự án
- Lập kế hoạch về cách thức hợp tác, bao gồm tần suất giao hàng và cách thức nhận phản hồi
- Giới thiệu Thỏa thuận cấp độ dịch vụ (SLA) của bạn
- Cung cấp các tài nguyên như thông tin liên hệ của nhóm, quyền truy cập vào công cụ quản lý dự án và những thông tin khác mà khách hàng mới cần biết
Cuộc gọi khởi động nên củng cố các kỳ vọng đã được thiết lập trong quá trình ký kết hợp đồng và onboarding khách hàng để bạn bắt đầu một cách thuận lợi. Điều này tạo cơ hội để xác nhận rằng cả hai nhóm đều thống nhất về chiến lược và mục tiêu dịch vụ trước khi bắt tay vào các dự án.
Lên kế hoạch cho các cuộc họp với khách hàng một cách hiệu quả bằng Mẫu Chương trình Họp ClickUp. Mẫu họp này giúp mọi người đồng bộ thông tin và chịu trách nhiệm về công việc của mình, để mỗi cuộc họp đều thành công và có năng suất cao.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Với AI Notetaker của ClickUp, bạn không còn phải lo lắng về việc ghi chú cuộc họp và có thể tập trung vào nội dung đang được thảo luận. Hãy thử ngay hôm nay.
6. Lên lịch cuộc họp nội bộ sau buổi khởi động
Cuộc họp nội bộ sau buổi khởi động giúp tổng kết các điểm chính từ cuộc gọi khởi động, giải quyết các rào cản có thể dự đoán được và trả lời các câu hỏi. Giống như cuộc họp khởi động dự án giúp đồng bộ hóa nhóm của bạn với nhóm của khách hàng, cuộc họp nội bộ sau buổi khởi động giúp đồng bộ hóa các nhóm nội bộ khác nhau của bạn trong dự án.
Hãy tận dụng cuộc họp này để thông báo cho nhóm nội bộ về Thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) và phạm vi dự án, đồng thời phân công từng công việc. Xác định rõ kỳ vọng và vai trò nội bộ để bạn có thể cung cấp dịch vụ cho khách hàng một cách nhất quán và hiệu quả.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng tính năng Chế độ xem bảng của ClickUp để ghi lại các yêu cầu của khách hàng và kết nối các Nhiệm vụ ClickUp với chúng.
Quá trình onboarding nên được xem như một nỗ lực chung. Các thành viên trong nhóm làm việc ăn ý với nhau, có các kết quả đầu ra và kỳ vọng rõ ràng sẽ mang lại kết quả tốt nhất và truyền tải năng lượng tích cực đó vào trải nghiệm của khách hàng.
Cách dễ nhất để đồng bộ hóa các nhóm là thông qua một nền tảng năng suất tập trung như ClickUp. Các nhóm có thể dễ dàng hợp tác trong mọi khía cạnh của dự án — mà không cần phải chuyển đổi giữa các công cụ và nền tảng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Chế độ xem Khối lượng công việc trong ClickUp giúp bạn theo dõi khối lượng công việc của từng thành viên trong nhóm và điều chỉnh lại các hoạt động khi cần thiết.
7. Lập kế hoạch theo dõi định kỳ
Giao tiếp thường xuyên với khách hàng là một phần của mối quan hệ lành mạnh và có năng suất — đặc biệt là trong quá trình tiếp nhận khách hàng. Tuy nhiên, những giao tiếp này cần phải phục vụ một mục đích rõ ràng; hoặc là để giúp cuộc sống của khách hàng trở nên dễ dàng hơn, hoặc là để dự án của bạn trở nên có giá trị hơn.
Lên lịch các cuộc họp khách hàng hàng tháng như một phần của quy trình tiếp nhận sẽ giúp nhóm của bạn giải quyết mọi vấn đề ngay từ đầu trong công việc hợp tác cùng nhau.
Trong các cuộc họp này, hãy cập nhật cho khách hàng về những phát triển chiến lược và báo cáo kết quả dịch vụ để khẳng định giá trị của bạn. Điều này giúp bạn luôn được khách hàng nhớ đến, tăng số lượng giới thiệu, tạo thêm cơ hội bán thêm sản phẩm và dịch vụ, và cuối cùng mang lại lợi nhuận cao hơn.
Mẫu Cập nhật Dự án Dịch vụ Chuyên nghiệp của ClickUp giúp bạn nhanh chóng và dễ dàng tạo các bản cập nhật dự án toàn diện để khách hàng luôn được cập nhật thông tin.
Gửi một email theo dõi tóm tắt những nội dung đã thảo luận và các mục cụ thể cho từng nhóm để khách hàng có được những thông tin cụ thể từ cuộc họp trong quá trình onboarding.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: ClickUp Brain có thể giúp bạn tóm tắt ghi chú cuộc họp và soạn email theo phong cách mà bạn ưa thích.
Ngoài các cuộc họp hàng tháng, hãy cung cấp bản cập nhật bằng văn bản hàng tuần qua Slack, email hoặc kênh mà khách hàng ưa thích. Các bản cập nhật này nên bao gồm các sản phẩm theo kế hoạch của dự án và bất kỳ mục nào còn dang dở từ tuần trước.
Ví dụ, một công ty tiếp thị nội dung có thể bao gồm các mục sau trong bản cập nhật hàng tuần sau quá trình onboarding ban đầu:
- Dữ liệu độc quyền hoặc các chuyên gia trong lĩnh vực mà bạn cần truy cập để thực hiện các dự án sắp tới
- Danh sách các bài đăng trên mạng xã hội và blog mà bạn đã đăng cho khách hàng trong tuần trước
- Những bài đăng mà khách hàng có thể mong đợi sẽ được gửi trong tuần này
- Các phê duyệt nội dung quan trọng mà bạn cần từ khách hàng
Những cập nhật này mang đến cơ hội để giải đáp thắc mắc của khách hàng và chủ động giải quyết mọi trở ngại tiềm ẩn trong tuần tới, đồng thời củng cố giá trị của bạn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Các kênh trong ClickUp Chat giúp bạn và nhóm của mình luôn kết nối với mọi khách hàng ngay trong ClickUp; không còn phải chuyển đổi giữa các công cụ quản lý công việc, email, phần mềm trò chuyện và tất cả các công cụ khác nữa!
8. Tối ưu hóa trải nghiệm onboarding
Khi doanh nghiệp phát triển, sẽ có một số lỗ hổng trong trải nghiệm onboarding. Điều quan trọng là phải chủ động xác định những lỗ hổng này và tối ưu hóa phù hợp. Có hai bước để tối ưu hóa quy trình onboarding: thu thập phản hồi và hợp tác nội bộ để giải quyết các phản hồi đó.
Bắt đầu bằng việc thu thập phản hồi từ khách hàng mới cả theo hình thức chính thức lẫn không chính thức. Một quy trình tiếp nhận khách hàng thành công sẽ hỏi khách hàng trong mỗi cuộc họp theo dõi xem họ có bất kỳ câu hỏi hoặc lo ngại nào không và ghi chú lại những loại câu hỏi nào thường xuyên xuất hiện.
Hãy thu thập các ghi chú này trong một không gian cộng tác để nhóm của bạn có thể sắp xếp và phân tích chúng vào một thời điểm sau này.
Mẫu Biên bản Cuộc họp của ClickUp bao gồm các trang được thiết kế sẵn đơn giản để tổ chức nhóm, ghi chú cuộc họp cá nhân và hướng dẫn để tận dụng tối đa các phiên phản hồi. Mẫu hợp tác này là một tài liệu ClickUp Doc được thiết kế để cung cấp khung sườn hoàn hảo cho bản tóm tắt cuộc họp thành công.
Tiếp theo, hãy thu thập phản hồi trực tiếp bằng cách gửi bảng câu hỏi về trải nghiệm onboarding cho khách hàng mới sau khi mỗi khách hàng hoàn thành quá trình onboarding (thường là 120 ngày sau khi ký hợp đồng).
Hai biểu mẫu phản hồi này sẽ giúp bạn tìm ra nhu cầu của khách hàng mới và những điểm chưa đạt yêu cầu trong quy trình chăm sóc khách hàng hiện tại của bạn.
Đừng quên hợp tác nội bộ
Phản hồi từ khách hàng sẽ chỉ ra những điểm yếu đang xảy ra, nhưng giờ đây, việc tìm ra giải pháp phụ thuộc vào nhóm của bạn. Cách đơn giản nhất để làm điều này là tổ chức buổi brainstorming cùng nhóm trên ClickUp Bảng trắng.
Hãy hợp tác với nhóm onboarding nội bộ để tổng hợp các phản hồi và xác định các chủ đề. Sau khi xác định được các chủ đề, hãy xem xét xem ở đâu trong hành trình khách hàng bạn có thể cung cấp các giải pháp để khắc phục những khoảng trống này.
Lewis Norwood, Trưởng bộ phận Quan hệ Khách hàng tại Pharmacy Mentor, đã giải thích cách nhóm của ông sử dụng ClickUp Bảng trắng để xác định và khắc phục thành công các lỗ hổng trong quy trình onboarding khách hàng.
Chúng tôi đã thảo luận chi tiết từng bước một. Đến cuối cùng, chúng tôi đã đạt được sự đồng thuận và thống nhất về hành trình khách hàng, thậm chí còn phát hiện ra một lỗ hổng lớn mà trước đây chúng tôi chưa từng nhận ra.
Chúng tôi đã thảo luận chi tiết từng bước một. Đến cuối cùng, chúng tôi đã đạt được sự đồng thuận và thống nhất về hành trình khách hàng, thậm chí còn phát hiện ra một lỗ hổng lớn mà trước đây chúng tôi chưa từng nhận ra.
Xem thêm: Sức mạnh của sự ảnh hưởng: Cách yêu cầu khách hàng chia sẻ đánh giá để giúp doanh nghiệp phát triển
Các phương pháp hay nhất để quá trình tiếp nhận khách hàng mới diễn ra suôn sẻ
Quá trình onboarding khách hàng hiệu quả là yếu tố quan trọng để tạo nền tảng cho mối quan hệ bền vững và lâu dài. Dưới đây là các phương pháp tốt nhất để đảm bảo quá trình onboarding diễn ra suôn sẻ và thành công:
- Xác định rõ kỳ vọng ngay từ đầu: Xác định phạm vi, sản phẩm đầu ra và quy trình giao tiếp. Làm rõ vai trò và trách nhiệm của cả hai bên và xác định các cột mốc quan trọng
- Tùy chỉnh trải nghiệm onboarding: Tùy chỉnh quy trình onboarding dựa trên nhu cầu cụ thể và ngành nghề của khách hàng. Chỉ định một quản lý tài khoản chuyên trách và cung cấp các tài nguyên và phiên đào tạo được thiết kế riêng.
- Tự động hóa và tối ưu hóa quy trình: Cung cấp một cổng thông tin khách hàng dễ truy cập để quản lý tài liệu và cập nhật thông tin. Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như email chào mừng và sử dụng phần mềm onboarding khách hàng hoặc hệ thống CRM để theo dõi tiến độ
- Đảm bảo quá trình chuyển giao kiến thức diễn ra suôn sẻ: Thu thập tất cả thông tin cần thiết từ khách hàng thông qua các biểu mẫu tiếp nhận có cấu trúc. Chia sẻ các chính sách công ty, hướng dẫn sản phẩm hoặc tài liệu đào tạo liên quan
- Tập trung vào giao tiếp và tương tác: Xác định các kênh giao tiếp ưa thích và tần suất cập nhật thông tin cũng như liên hệ thường xuyên. Khuyến khích phản hồi và giải quyết các thắc mắc kịp thời
- Tạo ra những thành công nhanh chóng để xây dựng niềm tin: Cung cấp giá trị ngay lập tức bằng cách trình diễn một tính năng hoặc dịch vụ quan trọng. Xác định và giới thiệu các chỉ số thành công ban đầu hoặc những cột mốc nhỏ đã đạt được
- Đo lường thành công và liên tục cải thiện: Cài đặt các chỉ số KPI có thể đo lường được cho quá trình onboarding, chẳng hạn như thời gian để tạo ra giá trị đầu tiên (TTFV). Thu thập phản hồi, điều chỉnh và hoàn thiện quy trình onboarding
Các tài nguyên bổ sung để quản lý khách hàng hiệu quả và đạt được kết quả xuất sắc:
ClickUp: Giải pháp toàn diện để quản lý quá trình onboarding khách hàng
Hãy tưởng tượng một thế giới nơi bạn không còn phải chuyển đổi giữa nhiều nền tảng khác nhau cho hệ thống CRM, quản lý dự án khách hàng, tài liệu liên quan và giao tiếp nhóm. ClickUp biến điều đó thành hiện thực.
Quản lý khách hàng, sản phẩm đầu ra và nhóm một cách dễ dàng tại một nơi duy nhất. ClickUp tập trung toàn bộ quy trình làm việc của bạn vào một nền tảng CRM và quản lý dự án được hỗ trợ bởi AI, từ quá trình onboarding khách hàng đến khi hoàn thành dự án.
Chúng tôi tin rằng phần mềm onboarding khách hàng và quy trình bán hàng hiệu quả nhất là phần mềm hoạt động xuyên suốt các nhóm và bao quát toàn bộ hành trình của khách hàng. ClickUp được xây dựng dựa trên khái niệm cốt lõi là nâng cao năng suất cho các nhóm, đó là lý do tại sao chúng tôi thiết kế nó để có thể tùy chỉnh hoàn toàn.
Bởi vì một nền tảng không phù hợp với nhu cầu riêng biệt của bạn chỉ làm cản trở năng suất. Hãy trải nghiệm sự tự do khỏi việc chuyển đổi ngữ cảnh ngay hôm nay.
Đăng ký miễn phí ngay hôm nay.