Thành công!
Bạn đã ký hợp đồng với một khách hàng mới cho công ty của mình. Và bây giờ, bạn đã sẵn sàng để cho họ thấy lý do tại sao họ đã đưa ra quyết định đầu tư vào nhóm của bạn là quyết định đúng đắn nhất.
Mặc dù bạn đã yêu cầu họ ký hợp đồng, nhưng bạn vẫn chưa hoàn thành việc giành được những khách hàng mới này. Sau khi hoàn tất các thủ tục giấy tờ, bạn phải đảm bảo quá trình tiếp nhận khách hàng mới tiến thêm một bước nữa để tạo niềm tin cho họ đối với công ty của bạn bằng cách cho họ biết mọi thứ (và từng bước) mà họ có thể mong đợi.
Một cuộc khảo sát của Wyzowl cho thấy 88% số người được hỏi cho biết họ sẽ trung thành hơn với một doanh nghiệp ưu tiên nội dung giới thiệu và giáo dục.
Trên thực tế, mặc dù các công ty sẽ đầu tư vô số thời gian vào các sáng kiến trước khi tiếp nhận khách hàng, nhưng việc nuôi dưỡng mối quan hệ với khách hàng sau đó bằng cách cung cấp trải nghiệm tiếp nhận khách hàng hoàn chỉnh cũng quan trọng không kém.
Đăng ký khách hàng là gì?
Quá trình tiếp nhận khách hàng là quá trình tích hợp khách hàng mới vào doanh nghiệp và thiết lập mối quan hệ công việc bền chặt và hiệu quả. Đây là bước quan trọng trong mối quan hệ giữa khách hàng và doanh nghiệp vì nó định hướng cho các tương tác trong tương lai và giúp xây dựng lòng tin và sự hiểu biết lẫn nhau.
Quá trình này giúp khách hàng tìm hiểu tất cả các tính năng và lợi ích của sản phẩm để họ có thể tận dụng toàn bộ giá trị, giảm khả năng mất khách hàng.
Để đảm bảo thành công lâu dài với khách hàng, hãy đầu tư vào việc tiếp nhận khách hàng mới nhiều như bạn đầu tư vào việc tạo khách hàng tiềm năng.
Ấn tượng đầu tiên rất quan trọng. Một quy trình tiếp nhận khách hàng tốt sẽ thiết lập kỳ vọng, ngăn chặn sự mở rộng phạm vi và tạo ra trải nghiệm khách hàng tích cực, từ đó củng cố thương hiệu và tăng lợi nhuận.
Ví dụ về hướng dẫn khách hàng mới
Tùy thuộc vào nhu cầu của khách hàng và bản chất của dịch vụ bạn cung cấp, bạn có thể chọn từ ba loại quy trình tiếp nhận khách hàng, bao gồm:
- Quá trình giới thiệu khách hàng ảo: Trong loại quy trình giới thiệu khách hàng này, mọi thứ được quản lý từ xa thông qua tài liệu trực tuyến, hội nghị video và phần mềm giới thiệu khách hàng kỹ thuật số
- Hướng dẫn trực tiếp: Nếu sản phẩm hoặc dịch vụ có tính chất phức tạp hoặc đi kèm với phần cứng vật lý, khách hàng có thể thích quá trình hướng dẫn trực tiếp. Trong trường hợp này, bạn sẽ hướng dẫn họ và nhóm của họ về mọi thứ họ cần biết, trực tiếp tại văn phòng hoặc tại một địa điểm đã định trước
- Quá trình tiếp nhận khách hàng kết hợp: Loại quá trình tiếp nhận khách hàng này là sự kết hợp giữa tương tác ảo và tương tác trực tiếp. Sự kết hợp này có thể khác nhau tùy thuộc vào yêu cầu của khách hàng
Cho dù bạn đang thiết lập khách hàng mới, chuyển đổi khách hàng hiện tại hay chỉ đơn giản là cải tiến toàn bộ hệ thống tiếp nhận khách hàng, Mẫu tiếp nhận khách hàng của ClickUp có mọi thứ bạn cần! Mẫu này giúp bạn hiểu nhu cầu của khách hàng và cung cấp cho họ trải nghiệm tiếp nhận được tùy chỉnh.
Tại sao việc tiếp nhận khách hàng mới lại quan trọng?
Quá trình tiếp nhận khách hàng là một bước quan trọng trong mối quan hệ giữa khách hàng và doanh nghiệp, giúp thiết lập sự hiểu biết lẫn nhau, cải thiện sự hài lòng của khách hàng, tăng hiệu quả và củng cố mối quan hệ để tạo nên mối quan hệ đối tác thành công và lâu dài.
Dưới đây là một số lý do chính tại sao việc tiếp nhận khách hàng mới lại quan trọng:
- Hiểu biết tốt hơn: Quá trình tiếp nhận giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn nhu cầu, kỳ vọng và mục tiêu của khách hàng. Thông tin này rất quan trọng để đảm bảo mối quan hệ hiệu quả và thành công
- Cải thiện sự hài lòng của khách hàng: Khi khách hàng cảm thấy được chào đón và trân trọng, họ sẽ có xu hướng hài lòng hơn với dịch vụ nhận được và trung thành với doanh nghiệp. Quá trình tiếp nhận giúp tạo ấn tượng đầu tiên tích cực và nuôi dưỡng cảm giác thân thuộc
- Tăng hiệu quả: Một quy trình tiếp nhận khách hàng mới được cấu trúc tốt có thể hợp lý hóa quá trình tích hợp khách hàng mới vào hoạt động kinh doanh, giảm sự nhầm lẫn và giảm thiểu rủi ro lỗi
- Mối quan hệ bền chặt hơn: Quá trình tiếp nhận giúp xây dựng lòng tin và thúc đẩy mối quan hệ bền chặt, lâu dài giữa khách hàng và doanh nghiệp. Điều này sẽ dẫn đến sự trung thành của khách hàng và kinh doanh ổn định
- Tăng doanh số: Các doanh nghiệp thường quyết định hợp tác với ai dựa trên loại hỗ trợ khách hàng mới mà họ có thể mong đợi. Với kế hoạch tiếp nhận khách hàng mới vững chắc, đội ngũ bán hàng của bạn sẽ ký kết được nhiều hợp đồng hơn
Đọc thêm: Tạo bản trình bày khách hàng thành công: Mẹo, thủ thuật và chiến lược
quy trình tiếp nhận khách hàng mới gồm 8 bước
Để giúp bạn cải thiện hoặc mở rộng quy trình tiếp nhận khách hàng, chúng tôi đã tổng hợp các bước — cùng với một số mẫu hữu ích — chắc chắn sẽ gây ấn tượng với khách hàng mới của bạn ngay từ đầu.
Hãy bắt đầu ngay!
1. Đặt ra những kỳ vọng rõ ràng về công ty của bạn và những gì sẽ được cung cấp
Bạn đã làm được rồi! Đã đến lúc ăn mừng những tuần hoặc tháng bạn đã dành để xây dựng mối quan hệ với khách hàng tiềm năng, những người cuối cùng đã trở thành khách hàng của bạn. Họ đã cảm nhận được điều đó, bạn cũng cảm nhận được điều đó, và đây là một cơ hội mới tươi sáng để bạn ghi điểm trong lòng họ.
Một trải nghiệm tiếp nhận khách hàng phù hợp cần thực hiện hai việc:
- Xác nhận với khách hàng rằng họ đã lựa chọn đúng khi hợp tác với công ty của bạn.
- Loại bỏ mọi sự không chắc chắn bằng cách nêu rõ những gì khách hàng có thể mong đợi từ mối quan hệ này.
Phần đầu tiên là phần thú vị và thường được thực hiện bằng cách gửi thư hoặc email chào mừng và token tri ân đến khách hàng mới. Tùy thuộc vào giọng điệu mà công ty của bạn muốn thiết lập, đây có thể là một gói quà tặng có in logo thương hiệu hoặc một số món quà nhỏ.
Những cử chỉ thiện chí này sẽ nâng tầm công ty của bạn để được khách hàng mới coi là đối tác thay vì chỉ là một nhà cung cấp khác. Những chi tiết nhỏ cũng có tác dụng kỳ diệu trong việc cải thiện Chỉ số khuyến nghị ròng (NPS) của bạn.
Đọc thêm: Danh sách các phần mềm quản lý nhà cung cấp tốt nhất của chúng tôi!
Phần thứ hai — cài đặt kỳ vọng — tốt nhất nên được thực hiện trong email giới thiệu, trong đó nêu rõ những gì khách hàng có thể mong đợi từ bạn. Email này nên xác định quy trình giới thiệu khách hàng mới, giới thiệu các điểm liên hệ của bạn, bao gồm dòng thời gian rõ ràng cho các bước tiếp theo và cung cấp danh sách kiểm tra giới thiệu khách hàng mới.
Sự minh bạch này giúp khách hàng mới của bạn yên tâm rằng họ đã đầu tư đúng đắn và thu hẹp khoảng cách giữa quá trình chuyển đổi và quá trình tiếp nhận, để họ không cảm thấy bị bỏ rơi.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Tự động hóa ClickUp để theo dõi tiến độ của khách hàng trong quá trình onboarding, kỷ niệm các cột mốc quan trọng và giúp họ tiếp tục tiến lên. Ví dụ: nhóm hoạt động khách hàng của bạn sẽ tự động được gắn thẻ khi bạn thay đổi trạng thái của khách hàng tiềm năng từ "khách hàng tiềm năng" thành "khách hàng mới" để nhắc nhở gửi quà chào mừng.
Đọc thêm: Cách tạo danh sách kiểm tra tiếp nhận khách hàng (+mẫu)
2. Thiết kế và gửi bảng câu hỏi giới thiệu cho khách hàng
Bạn có thể đã tiến hành đánh giá sơ bộ khách hàng trong quá trình bán hàng để đảm bảo rằng bạn là đối tác phù hợp. Giờ đây, khi khách hàng đã ký hợp đồng, đã đến lúc tìm hiểu sâu hơn về những gì họ đang tìm kiếm. Đã đến lúc thực hiện bảng câu hỏi giới thiệu khách hàng.
Bảng câu hỏi giới thiệu là một bước quan trọng trong quy trình giới thiệu khách hàng tốt. Bảng câu hỏi này giúp bạn hiểu được kỳ vọng của khách hàng và những tài sản hiện có có thể giúp bạn đạt được kỳ vọng đó.
Ví dụ: bảng câu hỏi giới thiệu khách hàng mới sẽ khác nhau tùy thuộc vào sản phẩm hoặc dịch vụ bạn cung cấp, nhưng một số câu hỏi bạn có thể đưa vào là:
- Bạn hy vọng sản phẩm/dịch vụ của chúng tôi sẽ giúp bạn chuyển đổi ICP thành khách hàng như thế nào?
- Mục tiêu chung mà bạn muốn đạt được với sản phẩm/dịch vụ của chúng tôi là gì?
- Bạn đang đặt mục tiêu KPI nào trong sáu tháng hoặc một năm tới?
- Bạn muốn phân bổ ngân sách của mình như thế nào?
- Bạn có bất kỳ tài nguyên hoặc tài sản sẵn có nào mà chúng tôi có thể tận dụng để giúp bạn đạt được mục tiêu không?
- Bạn thích một số ví dụ về [chèn dòng dịch vụ] nào?
- Ai trong nhóm của bạn sẽ là người liên hệ chính của chúng tôi và ai là các bên liên quan chính của bạn?
- Hồ sơ khách hàng lý tưởng (ICP) của bạn là gì?
Những câu hỏi này sẽ giúp bạn xác định cách thể hiện giá trị nhanh chóng dựa trên nhu cầu và mục tiêu cụ thể của khách hàng để có quy trình tiếp nhận khách hàng mới tốt nhất.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Với Biểu mẫu ClickUp, bạn có thể chuyển các câu trả lời khảo sát trực tiếp thành nhiệm vụ hoặc chỉ cần thu thập thông tin bạn cần từ bảng câu hỏi khách hàng.
3. Tạo thỏa thuận mức dịch vụ (SLA)
Nếu hợp đồng của bạn không nêu rõ các bên chịu trách nhiệm và ngày đáo hạn công việc, hãy xem xét việc tạo Thỏa thuận mức dịch vụ (SLA). SLA lấy tất cả những gì bạn đã học được từ bảng câu hỏi tiếp nhận khách hàng và áp dụng vào các điều khoản hợp đồng của bạn với khách hàng.
Nếu hợp đồng là "Cái gì", giải thích mối quan hệ trong tương lai của bạn, thì SLA là "Ai", "Khi nào" và "Cách thức".
Ví dụ: hợp đồng của bạn nêu rõ thỏa thuận cung cấp chiến lược tiếp thị với một mức giá nhất định. SLA sẽ xác định cách thức xây dựng và thực hiện chiến lược đó, bao gồm người chịu trách nhiệm công việc, dòng thời gian và trách nhiệm cụ thể của các thành viên trong nhóm.
Điều này đảm bảo cả bạn và khách hàng của bạn đều thống nhất về kỳ vọng và có trách nhiệm giải trình nếu bất kỳ phần nào của thỏa thuận không diễn ra theo kế hoạch trong quá trình tiếp nhận khách hàng mới.
Mẫu Thỏa thuận dịch vụ của ClickUp cung cấp mọi thứ bạn cần để tạo SLA nhanh chóng, bao gồm:
- Mô tả tổng quan về các dịch vụ được cung cấp
- Yêu cầu thanh toán cho các dịch vụ đó
- Rõ ràng về kỳ vọng đối với việc hoàn thành dự án
4. Thiết lập tài khoản khách hàng
Tại thời điểm này, bạn nên bắt đầu thiết lập tài khoản của khách hàng trên các nền tảng hoặc phần mềm khác nhau mà bạn sẽ sử dụng. Điều này bao gồm thiết lập tài khoản và quy tắc quản trị viên, thiết lập thanh toán, chia sẻ thông tin đăng nhập và tài liệu đào tạo.
Nếu bạn có cổng thông tin khách hàng, bạn phải thiết lập cổng thông tin này và hướng dẫn khách hàng sử dụng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tạo danh sách công việc cần làm tại thời điểm này bằng ClickUp Docs hoặc thậm chí là một danh sách việc cần làm đơn giản .
5. Tổ chức cuộc họp khởi động dự án
Cuộc họp khởi động giúp củng cố mối quan hệ công việc của bạn. Tất nhiên, bạn có thể đã dành một chút thời gian để tìm hiểu nhau trước đó, nhưng quá trình tiếp nhận khách hàng là cơ hội để bạn xác định cách thức hợp tác giữa hai bên. Trong cuộc gọi tiếp nhận khách hàng này, bạn nên:
- Giới thiệu nhóm của bạn
- Xác định cách mọi người thích giao tiếp và nhận sản phẩm hoặc dịch vụ, chẳng hạn như qua Slack hoặc email
- Thiết lập phạm vi và mục tiêu dự án
- Phác thảo cách bạn sẽ hợp tác, bao gồm tần suất giao hàng và cách bạn sẽ nhận phản hồi
- Trình bày Thỏa thuận cấp độ dịch vụ (SLA)
- Cung cấp các tài nguyên như thông tin liên hệ của nhóm, quyền truy cập công cụ quản lý dự án và những thông tin khác mà khách hàng mới cần biết
Cuộc gọi khởi động nên củng cố các kỳ vọng đã đặt ra trong quá trình ký kết hợp đồng và tiếp nhận khách hàng để bạn có thể bắt đầu một cách thuận lợi. Điều này tạo cơ hội để xác nhận rằng cả hai nhóm đều thống nhất về chiến lược và mục tiêu dịch vụ trước khi bạn bắt đầu đi sâu vào các dự án.
Lập kế hoạch cuộc họp với khách hàng một cách hiệu quả bằng Mẫu chương trình họp ClickUp. Mẫu cuộc họp này giúp mọi người cùng hiểu nhau và chịu trách nhiệm về công việc của mình, để mỗi cuộc họp đều thành công và hiệu quả.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Với AI Notetaker của ClickUp, bạn có thể ngừng lo lắng về ghi chú cuộc họp và tập trung vào nội dung đang được thảo luận. Hãy thử ngay hôm nay.
6. Lên lịch cuộc họp nội bộ sau khi khởi động
Cuộc họp nội bộ sau khi khởi động giúp nêu ra những điểm chính từ cuộc gọi khởi động, giải quyết các trở ngại có thể dự đoán trước và trả lời các câu hỏi. Giống như cuộc họp khởi động dự án giúp nhóm của bạn phối hợp với khách hàng, cuộc họp nội bộ sau khi khởi động giúp các nhóm nội bộ khác nhau của bạn phối hợp với nhau trong dự án.
Sử dụng cuộc họp này để thông báo cho nhóm nội bộ về SLA và phạm vi dự án, đồng thời phân công từng công việc. Đặt ra các kỳ vọng và vai trò nội bộ để bạn có thể cung cấp dịch vụ cho khách hàng một cách nhất quán và hiệu quả.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng tính năng Chế độ xem bảng của ClickUp để ghi lại các yêu cầu của khách hàng và kết nối các Nhiệm vụ ClickUp với chúng.
Quá trình tiếp nhận khách hàng mới nên được coi là nỗ lực của cả hai bên. Các thành viên trong nhóm phải thống nhất với nhau về các kết quả mong đợi và nhiệm vụ rõ ràng để mang lại kết quả tốt nhất có thể và truyền năng lượng đó sang trải nghiệm tích cực của khách hàng.
Cách dễ nhất để điều phối các nhóm là thông qua một nền tảng năng suất tập trung như ClickUp. Các nhóm có thể dễ dàng hợp tác trong mọi khía cạnh của dự án mà không cần phải chuyển đổi giữa các công cụ và nền tảng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Chế độ xem Khối lượng công việc trong ClickUp giúp bạn theo dõi khối lượng công việc của từng thành viên trong nhóm và điều chỉnh lại các hoạt động khi cần thiết.
7. Lập kế hoạch theo dõi định kỳ
Giao tiếp thường xuyên với khách hàng là một phần của mối quan hệ lành mạnh và hiệu quả, đặc biệt là trong quá trình tiếp nhận khách hàng mới. Tuy nhiên, những giao tiếp này cần phải có mục đích rõ ràng, hoặc là để giúp khách hàng của bạn dễ dàng hơn hoặc là để dự án của bạn có giá trị hơn.
Lên lịch các cuộc họp khách hàng hàng tháng thường xuyên như một phần của quy trình tiếp nhận khách hàng mới sẽ giúp nhóm của bạn giải quyết mọi vấn đề ngay từ đầu trong quá trình làm việc cùng nhau.
Trong các cuộc họp này, hãy cập nhật cho khách hàng về các phát triển chiến lược và báo cáo kết quả dịch vụ để củng cố giá trị của bạn. Điều này giúp bạn luôn là lựa chọn hàng đầu của khách hàng, tăng số lượng giới thiệu, mang lại nhiều cơ hội bán thêm và cuối cùng là tạo ra nhiều lợi nhuận hơn.
Mẫu cập nhật dự án dịch vụ chuyên nghiệp của ClickUp giúp bạn nhanh chóng và dễ dàng tạo các bản cập nhật dự án toàn diện để khách hàng luôn nắm được tình hình.
Gửi email theo dõi tóm tắt những nội dung đã thảo luận và các mục hành động cho từng nhóm để khách hàng có được kết quả cụ thể từ cuộc họp trong quá trình giới thiệu.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: ClickUp Brain có thể giúp bạn tóm tắt ghi chú cuộc họp và viết email theo giọng điệu ưa thích của bạn.
Ngoài các cuộc họp hàng tháng, hãy cung cấp bản cập nhật hàng tuần bằng văn bản qua Slack, email hoặc kênh ưa thích của khách hàng. Các bản cập nhật này nên bao gồm các kết quả dự án đã lên kế hoạch và bất kỳ mục hành động nào còn tồn đọng từ tuần trước.
Ví dụ, một công ty tiếp thị nội dung có thể bao gồm các mục sau trong bản cập nhật hàng tuần sau quá trình giới thiệu ban đầu:
- Dữ liệu độc quyền hoặc chuyên gia về chủ đề mà bạn cần truy cập cho các dự án sắp tới
- Danh sách các bài đăng trên mạng xã hội và blog mà bạn đã xuất bản cho khách hàng trong tuần trước
- Những bài đăng mà khách hàng có thể mong đợi sẽ được gửi trong tuần hiện tại
- Các nội dung xuất sắc cần được khách hàng phê duyệt
Những cập nhật này mang đến cơ hội để tìm hiểu câu hỏi của khách hàng và vượt qua mọi trở ngại tiềm ẩn trong tuần tới, đồng thời củng cố giá trị của bạn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Các kênh trong Trò chuyện ClickUp giúp bạn và nhóm của bạn kết nối với mọi khách hàng trong ClickUp; không còn phải chuyển đổi giữa các công cụ quản lý công việc, email, phần mềm trò chuyện và tất cả các công cụ khác của bạn!
8. Tối ưu hóa trải nghiệm onboarding của bạn
Khi công ty mở rộng quy mô, sẽ có một số khoảng trống trong trải nghiệm tiếp nhận khách hàng. Điều quan trọng là phải chủ động xác định những khoảng trống này và tối ưu hóa cho phù hợp. Có hai bước để tối ưu hóa quá trình tiếp nhận khách hàng: thu thập phản hồi và hợp tác nội bộ để giải quyết phản hồi.
Bắt đầu bằng cách thu thập phản hồi của khách hàng mới một cách chính thức và không chính thức. Một quy trình tiếp nhận khách hàng thành công sẽ hỏi khách hàng trong mỗi cuộc họp theo dõi xem họ có bất kỳ câu hỏi hoặc lo ngại nào không và ghi chú lại những loại câu hỏi thường xuyên được đặt ra.
Thu thập các ghi chú này trong một không gian cộng tác để nhóm của bạn có thể sắp xếp và phân tích chúng vào một ngày sau đó.
Mẫu Biên bản cuộc họp của ClickUp bao gồm các trang đơn giản, được tạo sẵn để tổ chức nhóm, ghi chú cuộc họp cá nhân và hướng dẫn để tận dụng tối đa các phiên phản hồi của bạn. Mẫu hợp tác này là một Tài liệu ClickUp được thiết kế để cung cấp dàn ý hoàn hảo cho bản tóm tắt cuộc họp thành công.
Tiếp theo, hãy yêu cầu phản hồi trực tiếp bằng cách gửi bảng câu hỏi về trải nghiệm khách hàng mới sau khi mỗi khách hàng hoàn thành quá trình tiếp nhận (thường là 120 ngày sau khi ký hợp đồng).
Hai biểu mẫu phản hồi này sẽ giúp bạn khám phá nhu cầu của khách hàng mới và những điểm chưa đạt yêu cầu trong quy trình làm việc hiện tại để mang lại thành công cho khách hàng.
Đừng quên hợp tác nội bộ
Phản hồi của khách hàng sẽ cho bạn biết vấn đề nằm ở đâu, nhưng giờ đây, nhóm của bạn phải tìm ra giải pháp. Cách dễ nhất để làm việc này là cùng nhóm của bạn brainstorm trên Bảng trắng ClickUp.
Hợp tác với nhóm tiếp nhận khách hàng nội bộ để nhóm các phản hồi và xác định các chủ đề. Sau khi xác định được các chủ đề, hãy suy nghĩ về vị trí trong hành trình của khách hàng mà bạn có thể cung cấp giải pháp cho những lỗ hổng này.
Lewis Norwood, trưởng bộ phận quan hệ khách hàng tại Pharmacy Mentor, giải thích cách nhóm của ông sử dụng Bảng trắng ClickUp để xác định và giải quyết thành công các lỗ hổng trong quá trình tiếp nhận khách hàng.
Chúng tôi đã thảo luận kỹ lưỡng, từng giai đoạn một. Cuối cùng, chúng tôi đã đạt được sự đồng thuận và thống nhất về hành trình của khách hàng, thậm chí còn phát hiện ra một lỗ hổng lớn mà trước đây chúng tôi không nhận ra.
Chúng tôi đã thảo luận kỹ lưỡng, từng giai đoạn một. Cuối cùng, chúng tôi đã đạt được sự đồng thuận và thống nhất về hành trình của khách hàng, thậm chí còn phát hiện ra một lỗ hổng lớn mà trước đây chúng tôi không nhận ra.
Đọc thêm: Sức mạnh của ảnh hưởng: Cách yêu cầu khách hàng viết lời chứng thực giúp bạn phát triển
Các phương pháp hay nhất để quá trình tiếp nhận khách hàng mới diễn ra suôn sẻ
Quá trình tiếp nhận khách hàng hiệu quả là rất quan trọng để tạo nền tảng cho mối quan hệ lâu dài và bền vững. Dưới đây là các phương pháp hay nhất để quá trình tiếp nhận diễn ra suôn sẻ và thành công:
- Đặt ra kỳ vọng rõ ràng ngay từ đầu: Xác định phạm vi, kết quả mong đợi và quy trình giao tiếp. Làm rõ vai trò và trách nhiệm của cả hai bên và xác định các cột mốc quan trọng
- Cá nhân hóa trải nghiệm tiếp nhận khách hàng mới: Tùy chỉnh quá trình tiếp nhận khách hàng mới dựa trên nhu cầu cụ thể và ngành nghề của khách hàng. Chỉ định một người quản lý tài khoản chuyên dụng và cung cấp các tài nguyên và phiên đào tạo phù hợp
- Tự động hóa và hợp lý hóa quy trình: Cung cấp cổng thông tin khách hàng dễ truy cập để lưu trữ tài liệu và cập nhật thông tin. Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như email chào mừng và sử dụng phần mềm giới thiệu khách hàng hoặc hệ thống CRM để theo dõi tiến độ
- Đảm bảo chuyển giao kiến thức suôn sẻ: Thu thập tất cả thông tin cần thiết từ khách hàng thông qua các biểu mẫu tiếp nhận có cấu trúc. Chia sẻ các chính sách, hướng dẫn sản phẩm hoặc tài liệu đào tạo có liên quan của công ty
- Tập trung vào giao tiếp và tương tác: Xác định các kênh giao tiếp ưa thích và tần suất cập nhật thông tin. Khuyến khích phản hồi và giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng
- Mang lại thành công nhanh chóng để xây dựng niềm tin: Cung cấp giá trị ngay lập tức bằng cách trình diễn một tính năng hoặc dịch vụ quan trọng. Xác định và giới thiệu các chỉ số thành công ban đầu hoặc các cột mốc nhỏ đã đạt được
- Đo lường thành công và liên tục cải thiện: Đặt các chỉ số KPI có thể đo lường được cho quá trình tiếp nhận khách hàng mới, chẳng hạn như thời gian đạt giá trị đầu tiên (TTFV). Thu thập phản hồi, lặp lại và tinh chỉnh quy trình tiếp nhận khách hàng mới
Tài nguyên bổ sung để quản lý khách hàng hiệu quả và đạt kết quả xuất sắc:
- Sách lớn về quản lý dự án cho các công ty đại lý
- Hướng dẫn của Sticky Agency về tiếp nhận và giao tiếp với khách hàng
- Mẫu quản lý đại lý của ClickUp
- Mẫu Dịch vụ Gói Công việc của ClickUp
- Cách nhóm tiếp nhận khách hàng mới của chúng tôi sử dụng ClickUp!
ClickUp: Giải pháp duy nhất để quản lý quá trình tiếp nhận khách hàng mới
Hãy tưởng tượng một thế giới nơi bạn không còn phải chuyển đổi giữa nhiều nền tảng để quản lý CRM, quản lý dự án, tài liệu liên quan và giao tiếp trong nhóm. ClickUp biến điều đó thành hiện thực.
Quản lý khách hàng, sản phẩm và nhóm của bạn một cách dễ dàng tại một nơi. ClickUp tập trung toàn bộ quy trình làm việc của bạn vào một nền tảng CRM và quản lý dự án được hỗ trợ bởi AI, từ quá trình tiếp nhận khách hàng đến hoàn thành dự án.
Chúng tôi tin rằng phần mềm và quy trình bán hàng hiệu quả nhất là phần mềm và quy trình có thể áp dụng cho tất cả các nhóm và bao gồm toàn bộ hành trình của khách hàng. ClickUp được xây dựng dựa trên ý tưởng cốt lõi là cải thiện năng suất cho các nhóm, đó là lý do tại sao chúng tôi thiết kế phần mềm này có thể tùy chỉnh hoàn toàn.
Bởi vì một nền tảng không phù hợp với nhu cầu riêng của bạn sẽ chỉ cản trở năng suất. Trải nghiệm sự tự do khi không phải chuyển đổi bối cảnh ngay hôm nay.
Đăng ký miễn phí ngay hôm nay.