Vào đầu thập kỷ này, Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ phát hiện ra rằng tổng sản lượng bị mất trong lĩnh vực kinh doanh phi nông nghiệp của Hoa Kỳ do sự sụt giảm năng suất lao động lên tới con số khổng lồ 10,9 triệu đô la. McKinsey gọi sự tăng trưởng năng suất này là "tốt nhất là yếu ớt"
Nhiều năm sau, tình hình đã thay đổi. Lần đầu tiên trong nhiều thập kỷ, chúng ta đang chứng kiến sự tăng trưởng về năng suất khi các tổ chức tìm ra cách tận dụng các công cụ hiện đại trong công việc từ xa, hợp tác, trí tuệ nhân tạo và quản lý dự án để đáp ứng nhu cầu của mình.
Để duy trì và phát triển hiện tượng gần đây này, cần có một phương pháp quản lý công việc chiến lược. Trong bài đăng trên blog này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng các chiến lược quản lý dự án đã được thời gian kiểm chứng và các công cụ kỹ thuật số tiên tiến để nâng cao kết quả kinh doanh của bạn.
Chiến lược quản lý dự án là gì?
Chiến lược quản lý dự án là tập hợp các mục tiêu, phương pháp, quy trình, thực tiễn tốt nhất và công cụ được sử dụng để thực hiện các dự án kinh doanh. Một chiến lược quản lý dự án tốt có các đặc điểm sau:
- Tư duy tổng thể: Phác thảo bức tranh tổng thể, mục tiêu và tầm nhìn
- Chế độ xem dài hạn: Xem các dự án trong khoảng thời gian từ 3 đến 5 năm
- Khả năng áp dụng trong toàn tổ chức: Thông thường, các chiến lược quản lý dự án được thiết lập ở cấp tổ chức hoặc cấp bộ phận để đạt hiệu quả cao hơn
- Sự phù hợp: Phù hợp với mục tiêu và quy trình của tổ chức
- Sự nhất quán: Là nền tảng cơ bản, các chiến lược này ít có khả năng thay đổi trong ngắn hạn
Chiến lược dự án so với chiến lược quản lý dự án
Để rõ ràng hơn, chiến lược dự án mô tả cách nhóm dự án thực hiện công việc của mình. Chiến lược này giới hạn ở cấp độ dự án và phác thảo những việc cần làm, lý do và cách thức thực hiện. Người quản lý/trưởng dự án quyết định và hoàn thiện chiến lược này, với sự đóng góp ý kiến và phản hồi từ các nhà tài trợ.
Ví dụ, chiến lược dự án có thể bao gồm thời gian dự phòng cần thêm vào mỗi giai đoạn dự án hoặc cách phản ứng với sự thay đổi phạm vi dự án trong suốt quá trình thực hiện.
Chiến lược quản lý dự án là cách toàn bộ tổ chức quản lý các dự án của mình. Chiến lược này thường được áp dụng ở cấp tổ chức, được thiết kế bởi lãnh đạo cấp cao, với sự đầu tư đáng kể vào các quy trình và công cụ quản lý dự án.
Trong chiến lược quản lý dự án, các quyết định xoay quanh việc bạn chọn phần mềm quản lý dự án miễn phí hay không, cách thiết lập hệ thống giám sát, cài đặt quy trình đánh giá, v.v.
Cho dù bạn đang quản lý một dự án nhỏ hay một dự án khổng lồ, các chiến lược quản lý dự án hiệu quả có thể tạo ra sự khác biệt lớn. Hãy cùng xem cách thức thực hiện.
Tầm quan trọng của quản lý dự án hiệu quả
Phát triển phần mềm Agile nhấn mạnh sự cần thiết của các 'nhóm tự quản lý'
Bạn có thể thắc mắc: "Khi tôi đã tuyển dụng các thành viên nhóm có kỹ năng và trao quyền cho họ để ra quyết định, tại sao tôi còn cần quản lý dự án?"
Dưới đây là cách quản lý dự án hiệu quả hỗ trợ nền tảng của mọi hoạt động kinh doanh.
Quản lý thay đổi
Kinh doanh cần thay đổi. Thị trường phát triển. Khách hàng yêu cầu sản phẩm và dịch vụ mới. Phương pháp quản lý dự án mà bạn chọn khi bắt đầu kinh doanh có thể không còn phù hợp. Thậm chí, chúng có thể cản trở bạn.
Các công cụ quản lý dự án hiệu quả giúp theo dõi quá khứ và dự báo tương lai.
Quản lý công việc
Một dự án có thể bao gồm vài chục đến hàng ngàn công việc cần hoàn thành. Quan trọng hơn, các công việc này liên kết với nhau, việc hoàn thành công việc này ảnh hưởng đến công việc tiếp theo và ảnh hưởng đến công việc sau đó.
Chiến lược quản lý dự án phù hợp sẽ giúp bạn không bỏ sót bất kỳ chi tiết nhỏ nào.
Quản lý nhân sự
Nhân viên, nhà thầu, nguồn lực chung, quản lý cấp cao, cấp nhập môn và cấp trung, tư vấn, nhà tài trợ, kiểm toán viên, khách hàng — nhiều loại người tham gia vào mỗi dự án.
Quản lý dự án hiệu quả đảm bảo mọi người đều đóng góp vào vai trò của mình mà không xung đột với nhau.
Nếu bạn vẫn chưa thuyết phục, đây là những lợi ích hàng ngày của quản lý dự án chiến lược.
Lợi ích chính của quản lý dự án chiến lược
Hướng dẫn: Quản lý dự án tốt giúp mọi người trong nhóm có hướng đi rõ ràng. Nó tập hợp các thành viên trong nhóm hướng tới các mục tiêu chung trên con đường đúng đắn.
Kiểm soát: Một dự án được quản lý hiệu quả sẽ có nhiều khả năng hoàn thành đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách. Quản lý dự án giúp loại bỏ lãng phí và cải thiện việc sử dụng tài nguyên.
Tính linh hoạt: Khi người quản lý dự án có thể hiển thị mọi khía cạnh của dự án, họ có thể dự đoán rủi ro và ứng phó tốt hơn. Điều này giúp nhóm có thể thích ứng với các tình huống thay đổi.
Sự hài lòng của nhân viên: Quản lý dự án hiệu quả mang lại sự rõ ràng cho các nhóm. Họ hiểu công việc của mình và biết công việc đó đóng góp như thế nào cho tổ chức. Điều này giúp tránh nhầm lẫn và cải thiện trải nghiệm của nhân viên.
Sự hài lòng của các bên liên quan: Khi một dự án được quản lý tốt, nó sẽ có tính dự đoán. Các nhà quản lý dự án có thể tự tin giao tiếp với các bên liên quan.
Để đạt được tất cả những điều này và hơn thế nữa, bạn cần có các chiến lược quản lý dự án vững chắc. Dưới đây là những chiến lược đó.
Các chiến lược quản lý dự án thiết yếu
Mỗi tổ chức là duy nhất. Hãy lấy chiến lược dưới đây làm hướng dẫn chung và tùy chỉnh theo nhu cầu của bạn. Để đạt được thành công lớn hơn và kết quả tốt hơn, hãy sử dụng ClickUp cho các nhóm quản lý dự án để triển khai các chiến lược này. Trong phần này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện.
1. Xác định mục tiêu và phạm vi dự án rõ ràng
"Xin vui lòng cho tôi biết, tôi nên đi đường nào từ đây?" Alice hỏi con mèo Cheshire. "Điều đó phụ thuộc rất nhiều vào nơi bạn muốn đến," con mèo trả lời.
"Xin vui lòng cho tôi biết, tôi nên đi đường nào từ đây?" Alice hỏi con mèo Cheshire. "Điều đó phụ thuộc rất nhiều vào nơi bạn muốn đến," con mèo trả lời.
Chiến lược quản lý dự án cơ bản nhất nhưng cũng quan trọng nhất là xác định mục tiêu của dự án. Trong khi thực hiện việc này, hãy tập trung vào ý nghĩa của thành công dự án đối với bạn và xác định điều này là kết quả mong muốn.
Mục tiêu của bạn có thể là: "phát triển một ứng dụng di động để đặt lịch hẹn" hoặc "thiết kế một chiến dịch tiếp thị cho Lễ Tạ ơn"
Để tránh những thách thức trong quản lý dự án sau này, hãy đặt ra các mục tiêu của bạn:
- Cân bằng: Đừng quá mơ hồ, như "làm cho cuộc sống đơn giản hơn", điều này có thể gây ra tình trạng phân tích quá mức. Hoặc quá cụ thể đến mức nhóm dự án không có chỗ cho sự sáng tạo
- Giới hạn: Phác thảo phạm vi công việc cần thiết để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Đặt ra ranh giới rõ ràng về những gì được bao gồm và không được bao gồm
- SMART: Đặt ra các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, có liên quan và có thời hạn (SMART).
Sau khi đã đặt mục tiêu và xác định phạm vi dự án, hãy hiển thị chúng cho tất cả các bên liên quan. ClickUp Goals là một cách đơn giản và trực quan để thực hiện việc này. Tạo các mục tiêu lớn, đặt mục tiêu, sắp xếp chúng vào các thư mục, phân công cho các thành viên, theo dõi tiến độ thời gian thực và điều chỉnh dự án trong quá trình thực hiện, tất cả chỉ trong một nơi!
Nếu bạn không chắc chắn về các mục tiêu mình đang đặt ra, hãy khám phá một số ví dụ về quản lý dự án. Xem cách các tổ chức thành công đặt mục tiêu và lấy cảm hứng từ họ.
2. Phát triển kế hoạch dự án toàn diện
Bây giờ bạn đã biết phải đi đâu, đã đến lúc lập kế hoạch cho chuyến đi của mình ✈️. Đối với bất kỳ nhà quản lý dự án nào, đây là một trong những phần công việc tốn thời gian nhất. Nó liên quan đến việc điều phối nhiều khía cạnh của dự án và kết hợp tất cả lại với nhau để thực hiện một cách thống nhất.
Đừng lo lắng. Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ bạn.
Bắt đầu bằng việc ghi chép ý tưởng
Trước khi thực sự ngồi xuống để lập kế hoạch, hãy tập hợp mọi khía cạnh của dự án vào một nơi. Ghi chú mục tiêu, yêu cầu, nguồn lực, ngân sách, tiêu chí thành công và bất kỳ điều gì khác mà bạn thấy có liên quan vào một địa điểm trung tâm. Phân tích các bên liên quan cũng rất hữu ích trong trường hợp này.
Đừng cố gắng hiểu ngay bây giờ. Hãy chỉ tập hợp tất cả lại cho đến lúc này. Nếu bạn thích định dạng danh sách, ClickUp Docs là một cách tuyệt vời để ghi chép lại. Nếu bạn là người thích hình ảnh, ClickUp Mind Maps có một khung vẽ tuyệt vời để bạn ghi chép mọi thứ.
Sắp xếp ý tưởng của bạn
Bài tập "xả não" sẽ giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về mọi thứ bạn cần để lập kế hoạch cho dự án của mình. Bây giờ, hãy bắt tay vào tổ chức dự án. Tổ chức dự án sẽ giúp bạn đưa ra quyết định về ai sẽ làm việc gì, thời gian thực hiện, v.v.
Thiết lập công việc trên phần mềm quản lý nhiệm vụ của bạn. Trên ClickUp, bạn có thể trực tiếp tạo Nhiệm vụ từ Tài liệu và Bản đồ Tư duy, giúp quá trình chuyển từ ý tưởng sang hành động trở nên suôn sẻ hơn. Nếu bạn thích bắt đầu từ đầu, đừng lo lắng. Tạo dự án của bạn và thêm Nhiệm vụ khi chúng xuất hiện.
Nhập chi tiết
Đối với mỗi công việc, hãy bao gồm tất cả thông tin cần thiết, chẳng hạn như:
- Bất kỳ công việc phụ nào cần hoàn thành trong quá trình thực hiện Công việc đó
- Thời hạn hoàn thành
- Các phụ thuộc, cả ngược dòng và xuôi dòng
- Người dùng chịu trách nhiệm về công việc
- Danh sách kiểm tra tiêu chí chấp nhận
Sử dụng bất kỳ tính năng tự động hóa nào trong hàng chục tính năng tự động hóa của ClickUp để làm công việc này dễ dàng hơn. Ví dụ: bạn có thể đặt người được giao cho tất cả các Nhiệm vụ mới ở một địa điểm, như Thư mục hoặc Không gian Làm việc.
Cụ thể hóa kế hoạch dự án
Sau khi điền đầy đủ thông tin chi tiết, đã đến lúc xem kế hoạch của bạn có thực sự khả thi hay không. Các nhà quản lý dự án sử dụng ClickUp thích thực hiện việc này bằng Chế độ xem Lịch.
Chế độ xem Lịch ClickUp cung cấp một cái nhìn tổng quan rõ ràng và trực quan về những gì sẽ xảy ra và khi nào. Nếu có sự trùng lặp, phụ thuộc, ngày lễ, v.v., bạn có thể xem tất cả tại đây. Hơn nữa, bạn có thể kéo và thả các nhiệm vụ hoặc mở rộng chúng để điều chỉnh thời hạn ngay tại đây.
Trong khi đó, hãy hợp lý hóa việc phân bổ nguồn lực của bạn. Sử dụng Chế độ xem khối lượng công việc của ClickUp để đảm bảo rằng nhóm bạn đang tập hợp cho dự án này có thể tham gia.
Nếu bạn cảm thấy như đang chăn mèo, chúng tôi hiểu. Dưới đây là một số chiến lược hiệu quả nhất được kết hợp trong một Mẫu quản lý dự án ClickUp toàn diện.
Mẫu cấp cao này cho phép các nhà quản lý dự án lập kế hoạch hiệu quả cho các dự án phức tạp liên quan đến các nhóm đa chức năng. Với nhiều chế độ xem, trạng thái tùy chỉnh và trường tùy chỉnh, mẫu này là nền tảng cho một hệ thống quản lý dự án mạnh mẽ.
Nếu điều đó quá phức tạp đối với bạn, hãy thử bất kỳ mẫu quản lý dự án hoặc mẫu kế hoạch dự án nào khác.
3. Tạo điều kiện cho giao tiếp và hợp tác hiệu quả
Mỗi dự án là một tập hợp các bộ phận chuyển động. Để công việc diễn ra suôn sẻ, điều tuyệt đối cần tránh là sự thiếu thông tin liên lạc tại nơi làm việc. Trong khi xây dựng chiến lược quản lý dự án, hãy đầu tư vào việc thúc đẩy giao tiếp và hợp tác tích cực.
Quy trình: Thiết lập các giao thức liên lạc rõ ràng và cài đặt các công cụ hợp tác quản lý dự án phù hợp.
Ví dụ: nếu các nhóm của bạn cần thảo luận về những vấn đề liên quan đến một nhiệm vụ cụ thể, hãy khuyến khích họ sử dụng phần bình luận trong Nhiệm vụ ClickUp. Điều này tạo ra bối cảnh và giúp truyền đạt kiến thức.
Để tránh phải kiểm tra từng nhiệm vụ để xem có bình luận nào không, hãy sử dụng Trò chuyện ClickUp. Tất cả tin nhắn sẽ được tập trung tại một nơi, sẵn sàng để các nhóm của bạn thực hiện hành động.
Tài nguyên: Cung cấp tất cả tài nguyên dự án cho toàn bộ nhóm. Cho dù đó là tài liệu yêu cầu, kế hoạch, lịch trình hay kiến thức từ các dự án trước. Hợp nhất tất cả tài nguyên trên ClickUp Docs để dễ dàng truy cập.
Điều đó không có nghĩa là bạn phải chuyển tất cả dữ liệu của mình sang ClickUp. Ngược lại, bạn có thể chỉ cần tích hợp các công cụ hiện có và kích hoạt Tìm kiếm kết nối ClickUp!
Tư duy: Đây là yếu tố khóa để khuyến khích sự hợp tác hiệu quả. Các thành viên nhóm của bạn có tính cách hướng nội hoặc nhút nhát có thể không chủ động yêu cầu giúp đỡ. Họ thậm chí có thể không nói gì cho đến khi được hỏi. Hãy đảm bảo rằng bạn luôn quan tâm đến họ. Mời họ chia sẻ ý kiến theo định dạng mà họ cảm thấy thoải mái và cho họ thấy rằng bạn đánh giá cao ý kiến của họ.
4. Thực hành quản lý rủi ro và giảm thiểu rủi ro
Ngày nay, mọi dự án đều có nguy cơ phát sinh chi phí ngoài ngân sách, chậm trễ, gián đoạn công nghệ, nhân lực không sẵn sàng, thị trường không ổn định, v.v. Hãy đi trước một bước bằng cách thực hiện các bước giảm thiểu rủi ro hoặc chuẩn bị các biện pháp ứng phó.
Đánh giá
Thực hiện đánh giá rủi ro một cách toàn diện. Bao gồm các yếu tố rủi ro về tài chính, hoạt động, tổ chức, pháp lý và bên ngoài. Khi xác định rủi ro, hãy định lượng tác động tiềm năng của chúng.
Giảm thiểu
Thiết lập các hệ thống để tránh gặp phải những rủi ro này. Đưa việc tuân thủ quy định vào dự án của bạn. Nếu bạn dự kiến sẽ hết vốn giữa chừng dự án, hãy tìm kiếm thanh toán trước, vay vốn hoặc đầu tư bổ sung.
Tạo danh sách kiểm tra quản lý dự án để xác định và giảm thiểu rủi ro một cách nhất quán.
Kế hoạch
Một số rủi ro rất khó giảm thiểu, ngay cả khi bạn biết chúng có thể xảy ra. Ví dụ, một thành viên quan trọng trong nhóm không thể tham gia vì lý do sức khỏe/cá nhân là một rủi ro phổ biến. Tuy nhiên, việc thuê nhân lực sao lưu có thể quá tốn kém.
Đối với những tình huống như vậy, hãy có một kế hoạch. Bạn có thể muốn tạo một danh sách các nhà thầu để khai thác hoặc phân phối lại công việc giữa các thành viên hiện có trong nhóm. Hãy nghĩ về những việc bạn sẽ làm.
5. Giám sát và kiểm soát tiến độ dự án
Chiến lược quản lý dự án tốt bao gồm toàn bộ vòng đời của dự án — lập kế hoạch, thực hiện và đánh giá. Là một phần của chiến lược, hãy thiết lập các biện pháp để theo dõi và kiểm soát tiến độ.
Đặt KPI: Trong mục tiêu dự án, đặt các chỉ số hiệu suất chính (KPI) cho từng cá nhân.
Theo dõi kết quả: Sử dụng hệ thống báo cáo như Bảng điều khiển ClickUp để theo dõi hiệu suất dự án trên các chỉ số KPI theo thời gian thực.
Tiến hành đánh giá: Thường xuyên tổ chức các cuộc hội thoại với nhóm về tiến độ dự án. Đây có thể là các cuộc họp tổng kết, đánh giá sprint hoặc các cuộc họp 1-1. Sử dụng phương pháp này để xác định các vấn đề và thực hiện điều chỉnh.
6. Đánh giá và rút kinh nghiệm sau dự án
Dự án không kết thúc khi giao hàng. Dự án thành công là khi bạn học được điều gì đó có ý nghĩa mà bạn có thể sử dụng trong tương lai. Hãy biến quá trình đánh giá và học hỏi, hay còn gọi là cải tiến liên tục, thành một phần của chiến lược quản lý dự án của bạn.
Xem các con số: Sau khi dự án kết thúc, tiến hành đánh giá định lượng. Đặt các câu hỏi sau và ghi chú các con số.
- Bạn đã đạt được mục tiêu của mình chưa?
- Bạn đã giao hàng đúng hạn chưa?
- Bạn có nằm trong ngân sách không?
- Bạn có bị mất bất kỳ phần nào của ngân sách do rủi ro không được giảm thiểu không?
Tìm ý nghĩa: Ngoài ra, hãy tìm kiếm những ý kiến đóng góp về chất lượng. Sử dụng các câu hỏi sau để hướng dẫn cuộc hội thoại.
- Các nhà tài trợ dự án có hài lòng với kết quả đạt được không?
- Các thành viên trong nhóm của bạn có bị kiệt sức không?
- Nếu có cơ hội, họ muốn làm gì khác?
- Họ đã học được gì từ dự án này mà có thể áp dụng trong tương lai?
Ghi chép cẩn thận để tham khảo sau này. Hãy thử ClickUp Brain để kết hợp sức mạnh của quản lý dự án và AI. Sử dụng nó để cung cấp thông tin, tự động hóa việc điền dữ liệu, trợ giúp viết, kiểm tra chính tả, phiên âm và hơn thế nữa.
📖 Đọc thêm: Các mẹo quản lý dự án thông minh
Tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu quả hơn với ClickUp
Năng suất trong công việc tri thức là một thứ kỳ lạ. Các nhà quản lý dự án thành công nhận ra rằng các cuộc họp là một phần không thể thiếu trong công việc tri thức vì nó giúp tạo ra ý tưởng và sau đó hoàn thiện chúng để ứng dụng vào thực tế.
Kiểm tra sự thật: Kể từ khi đại dịch bắt đầu, các cuộc họp, email và các hoạt động hợp tác bổ sung liên quan đến công việc từ xa đã khiến các nhóm phải làm thêm 48 phút mỗi ngày. Tuy nhiên, hầu hết mọi người đều coi các cuộc họp là yếu tố làm giảm năng suất.
Trong một cuộc khảo sát của HBR, 71% số người được hỏi cho rằng các cuộc họp là "không hiệu quả và kém hiệu quả". 64% cho rằng các cuộc họp làm mất thời gian mà họ có thể sử dụng để suy nghĩ sâu sắc hơn.
Một lý do khóa cho điều này là thiếu một cách đơn giản để khai thác bối cảnh. Vấn đề trở nên phức tạp hơn khi quản lý nhiều dự án.
Ví dụ: việc chuyển giao thiết kế-phát triển sẽ tốn thời gian hơn rất nhiều ở nơi làm việc từ xa nếu tài liệu không rõ ràng. Các nhà phân tích chất lượng có thể gặp khó khăn sau này nếu họ không có quyền truy cập vào toàn bộ bối cảnh dự án.
ClickUp giúp bạn thực hiện chính xác điều đó. Là một không gian làm việc ảo và công cụ quản lý dự án tất cả trong một, ClickUp hợp nhất tất cả kiến thức tổ chức của bạn vào một nơi để mọi thành viên trong nhóm có thể truy cập chỉ bằng một nút bấm. Nó cung cấp một công cụ duy nhất để quản lý dự án, quản lý nhân sự, quản lý kiến thức và hơn thế nữa.
Áp dụng các chiến lược quản lý dự án của bạn trên quy mô lớn. Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay.