{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Phân tích các bên liên quan là gì?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Phân tích các bên liên quan là quá trình xác định các cá nhân bị ảnh hưởng bởi một dự án và nhu cầu của họ. Phân tích này bao gồm các bước tổ chức và sắp xếp thứ tự ưu tiên của các loại nhóm bên liên quan khác nhau. " } } ] }
Mỗi dự án đều có các bên liên quan, tức là những người có lãi suất hoặc ảnh hưởng đến công việc. Biết ai bị ảnh hưởng bởi dự án là chìa khóa để nhận được sự ủng hộ và hỗ trợ cho sự thành công của dự án. Một cách để các nhà quản lý dự án thực hiện bước quản lý quan trọng này là bằng cách phân tích các bên liên quan.
Là một phần của kế hoạch tương tác với các bên liên quan lớn hơn, phân tích này cho bạn biết những người này là ai. Nó cũng cho bạn thấy dự án ảnh hưởng đến họ như thế nào và vai trò của họ trong việc đảm bảo các mục tiêu được đạt được.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cho bạn thấy phân tích các bên liên quan là gì và tại sao nó lại quan trọng. Bạn cũng sẽ học cách thực hiện phân tích các bên liên quan và tìm một ví dụ thực tế để tham khảo khi tạo phân tích của riêng mình. 🛠️
Phân tích các bên liên quan là gì?
Phân tích các bên liên quan là quá trình xác định các cá nhân bị ảnh hưởng bởi một dự án và nhu cầu của họ. Phân tích này bao gồm các bước tổ chức và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các loại nhóm bên liên quan khác nhau.
Quy trình này tập trung vào việc phân nhóm các bên liên quan đến dự án tương tự nhau dựa trên mức độ tham gia, mức độ quan tâm và mức độ ảnh hưởng của họ. Ngoài ra, quy trình này còn tập trung vào cách giao tiếp với từng loại bên liên quan khác nhau.
Mục tiêu của phân tích các bên liên quan là xác định các nhóm nội bộ và bên ngoài có thể tác động đến các sáng kiến của dự án về mặt quyền lực hoặc lãi suất. Đây là bước đầu tiên trong quản lý các bên liên quan và là thành phần quan trọng khi tìm kiếm hỗ trợ cho dự án. ✨
Tại sao phân tích các bên liên quan lại quan trọng?
Phân tích các bên liên quan là rất quan trọng để đảm bảo kết quả dự án thành công. Nó giúp điều chỉnh sớm, tránh các trở ngại tiềm ẩn và tạo ra lộ trình giao tiếp để đạt được mục tiêu của bạn. Dưới đây là những điều khiến phân tích các bên liên quan trở nên quan trọng. 👀
Khám phá phần mềm quản lý các bên liên quan tốt nhất!
Nó giúp xác định mục tiêu rõ ràng và chiến lược cụ thể
Giai đoạn đầu của dự án thường rất hỗn loạn. Tiến hành phân tích các bên liên quan giúp xác định mục đích rõ ràng và vạch ra chiến lược để thu hút các cá nhân quan trọng tham gia từ sớm. Điều này giúp các cuộc họp khởi động và giai đoạn đầu dễ dàng tổ chức hơn và hiệu quả hơn.
Ngoài ra, việc giám sát dự án trở nên dễ dàng hơn vì bạn có một tầm nhìn rõ ràng.
Mọi bên liên quan sẽ biết những gì được mong đợi từ họ và họ sẽ được hưởng lợi như thế nào từ các mục tiêu của dự án. Bạn cũng sẽ có một lộ trình quy trình để hướng dẫn bạn trong suốt quá trình khi bạn cần cung cấp thông tin cập nhật cho các nhóm bên liên quan tiềm năng khác nhau.
Nó giúp bạn giành được sự hỗ trợ
Khi bạn đang trong giai đoạn lập kế hoạch dự án, việc biết công việc của bạn sẽ ảnh hưởng đến ai và nhận được sự hỗ trợ là rất quan trọng trong giai đoạn đầu. Phân tích các bên liên quan giúp bạn hiểu rõ ai sẽ giúp đỡ bạn và ai có thể cần được thúc đẩy để ủng hộ tầm nhìn và mục tiêu của bạn.
Bằng cách làm việc với những người có ảnh hưởng đến dự án của bạn, bạn có thể tận dụng kiến thức và chuyên môn của họ để tạo ra các sản phẩm. Những cá nhân này cung cấp một hình thức sao lưu để hỗ trợ dự án của bạn và ảnh hưởng đến các bên liên quan khác để họ tham gia.
Tránh xung đột
Không có gì tệ hơn việc bắt đầu dự án được vài tuần rồi mới phát hiện ra một bên liên quan quan trọng không hỗ trợ cách tiếp cận của bạn và muốn phân bổ nguồn lực cho nơi khác. Xác định các bên liên quan nội bộ và bên ngoài từ sớm sẽ giúp bạn tránh được những trục trặc này.
Với phân tích các bên liên quan thành công, bạn sẽ chọn ra bất kỳ đối tượng phản đối tiềm năng nào và mối quan tâm của họ. Tiếp theo, đã đến lúc xây dựng kế hoạch giải quyết các phản đối của họ và cho thấy dự án này mang lại lợi ích gì cho họ. Nếu họ vẫn quyết định không tham gia, bạn sẽ không lãng phí thời gian của nhóm dự án và có thể tìm kiếm một cách tiếp cận mới.
Làm thế nào để thực hiện phân tích các bên liên quan?
Phân tích các bên liên quan trông rất khác nhau tùy thuộc vào ngành bạn đang làm việc hoặc loại dự án bạn đang thực hiện. Nói chung, các bước cơ bản vẫn giống nhau, ngay cả khi quy trình tổng thể có khác nhau. Dưới đây là cách hầu hết các tổ chức tiến hành phân tích các bên liên quan. ✍️
1. Xác định các bên liên quan
Bước đầu tiên là xác định các bên liên quan có lợi ích tài chính hoặc tình cảm trong dự án. Bạn nên lập danh sách này càng chi tiết càng tốt. Bạn luôn có thể thu hẹp danh sách này sau nếu cần, nhưng đừng bỏ sót bất kỳ nhân vật quan trọng nào.
Để xác định các bên liên quan, hãy bắt đầu bằng một phiên động não với các thành viên trong nhóm. Bạn cần nhanh chóng vạch ra phạm vi dự án và làm việc cùng nhau để xác định các bên liên quan chính.
Chúng có thể bao gồm các bên liên quan đến dự án như:
- Các nhà lãnh đạo
- Các nhóm phát triển
- Chuyên gia tư vấn
- Nhóm tài chính
- Nhân viên marketing
- Cơ quan quản lý
- Nhà tài trợ dự án
Hãy xác định kỹ lưỡng các bên liên quan và đảm bảo ghi chép lại quy trình quản lý dự án bằng phần mềm quản lý dự án. Sử dụng các công cụ phân tích các bên liên quan như phần mềm lập bản đồ tư duy để hợp lý hóa quy trình động não và theo dõi các cuộc thảo luận của nhóm.
Đảm bảo tính đến các loại bên liên quan khác nhau, bao gồm bên liên quan nội bộ và bên liên quan bên ngoài. Dưới đây là phân tích nhanh về ba loại bên liên quan chính:
- Các bên liên quan chính: Những người có ảnh hưởng trực tiếp đến dự án của bạn
- Các bên liên quan chính: Các cá nhân bị ảnh hưởng bởi dự án theo bất kỳ cách nào, tích cực hay tiêu cực
- Các bên liên quan thứ cấp: Những người bị ảnh hưởng gián tiếp bởi dự án
2. Phân loại các bên liên quan
Sau khi xác định các nhân tố chính và tạo danh sách các bên liên quan, đã đến lúc phân loại họ. Mục tiêu là chia các bên liên quan thành các nhóm dựa trên lợi ích hoặc động cơ chung.
Có một số phương pháp để thực hiện việc này, nhưng chúng tôi sẽ tập trung vào hai phương pháp phổ biến nhất: lưới quyền lực/lãi suất và Mô hình Salience. Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ như mẫu bản đồ các bên liên quan để quá trình này trở nên dễ dàng hơn. 🙌
Bảng phân tích quyền lực/lãi suất
Phương pháp này, còn được gọi là ma trận lãi suất, phân loại các bên liên quan dựa trên mức độ lãi suất và quyền lực của họ. Phân tích này chia họ thành bốn phần và cung cấp một cách tiếp cận trực quan rõ ràng về mức độ ảnh hưởng và mức độ tham gia của mỗi người.
Khi bạn hoàn thành danh sách các bên liên quan đã xác định, hãy chia chúng thành bốn loại như sau:
- Quyền lực cao, lãi suất cao: Đây là những bên liên quan có quyền lực nhất và do đó là những bên liên quan quan trọng nhất. Bạn nên dành phần lớn thời gian để đảm bảo họ hài lòng với tiến độ của dự án
- Quyền lực cao, lãi suất thấp: Những cá nhân này có ảnh hưởng lớn trong công ty nhưng có thể không muốn tham gia vào các hoạt động giao tiếp hàng ngày trong dự án của bạn
- Quyền lực thấp, lãi suất cao: Những người này không có nhiều quyền hạn, nhưng họ đã đầu tư vào dự án của bạn. Hãy nỗ lực giữ các bên liên quan có lãi suất cao trong vòng thông tin để đảm bảo họ không gặp vấn đề trong quá trình thực hiện
- Quyền lực thấp, lãi suất thấp: Đây là những thành viên trong nhóm không có mức độ quan tâm hoặc quyền lực cao đối với công việc của bạn. Bạn muốn họ luôn được cập nhật thông tin, nhưng họ sẽ là ưu tiên thấp nhất của bạn
Mô hình Salience
Phương pháp thứ hai được gọi là Mô hình Salience, sử dụng ba tham số và tám phân loại các bên liên quan. Phương pháp này lý tưởng nếu công ty của bạn có quy mô lớn hoặc bạn đang làm việc với các nhóm các bên liên quan phức tạp hơn.
Mô hình Salience phân loại các bên liên quan dựa trên ba thuộc tính:
- Quyền lực: Những người có quyền hạn và ảnh hưởng đối với dự án cũng như toàn bộ công ty
- Tính hợp pháp: Các cá nhân được yêu cầu tham gia dự án (ví dụ: những người có nghĩa vụ đạo đức hoặc pháp lý)
- Mức độ khẩn cấp: Các thành viên nhóm có vai trò liên quan đến thời gian
Ba thuộc tính này tạo thành cơ sở cho một sơ đồ Venn với ba vòng tròn lớn. Sau đó, có tám khu vực nơi bạn phân loại các bên liên quan dựa trên các thuộc tính của họ.
3. Xác định thứ tự ưu tiên của các bên liên quan
Bước cuối cùng trong quy trình phân tích các bên liên quan là sắp xếp thứ tự ưu tiên. Bạn đã biết ai bị ảnh hưởng bởi dự án, đã phân loại họ thành các nhóm, và bây giờ là lúc để xếp thứ tự ưu tiên cao hơn cho những người có ảnh hưởng và lãi suất cao nhất. ✅
Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên này có thể thay đổi trong quá trình thực hiện dự án. Ban đầu, bạn có thể cần phải đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan về tài chính trước tiên.
Sau đó, bạn có thể cần phải sắp xếp thứ tự ưu tiên của các bên liên quan trong lĩnh vực phát triển. Biết được các bên liên quan của bạn là ai và họ cần gì sẽ là cơ sở cho quá trình sắp xếp thứ tự ưu tiên của bạn.
Sau khi đã sắp xếp thứ tự ưu tiên của các bên liên quan, hãy làm việc với các thành viên khác trong nhóm để tạo ra các chiến lược truyền thông cho các bên liên quan khác nhau. Một số bên sẽ yêu cầu cập nhật thường xuyên, ở cấp cao, trong khi những bên khác chỉ cần bản tóm tắt ngắn gọn để nắm bắt tình hình.
Ví dụ về phân tích các bên liên quan
Bạn đang tìm kiếm ví dụ về phân tích các bên liên quan để tham khảo khi lập phân tích của riêng mình? Chúng tôi có thể giúp bạn. Tại đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua quá trình tạo phân tích các bên liên quan bằng cách sử dụng Mẫu ma trận phân tích các bên liên quan của ClickUp.
Giả sử bạn làm việc tại một công ty tiếp thị và bạn đang thực hiện phân tích các bên liên quan cho một dự án sắp tới chạy quảng cáo trên một nền tảng lớn. Đây sẽ là một dự án hoàn toàn mới. Để đảm bảo thành công của dự án, bạn cần sự ủng hộ từ các giám đốc điều hành của công ty cũng như các thành viên khác trong nhóm tiếp thị.
Bạn sẽ bắt đầu bằng cách xác định các bên liên quan. Tập hợp nhóm của bạn để brainstorming và nêu ra bất kỳ ai có thể có lãi suất hoặc ảnh hưởng đến dự án đã nêu. Sử dụng bản đồ tư duy để ghi lại quá trình này hoặc chỉ cần ghi tên và vai trò của từng người vào danh sách công việc.
Một số bên liên quan mà bạn có thể cân nhắc bao gồm:
- Giám đốc tài chính (CFO) hoặc Kế toán trưởng
- Quản lý marketing
- Các nhà tiếp thị trong nhóm của bạn sẽ viết và xuất bản quảng cáo
- Các nhà quản lý dự án sẽ giám sát công việc hàng ngày
Khi đã có danh sách, hãy ghi lại tất cả vào một nơi dễ tìm. Sử dụng ma trận để thêm thông tin về từng cá nhân. Mẫu này trình bày một lưới màu sắc nổi bật các mức độ quan tâm và quyền lực khác nhau. Ở bên phải, bạn điền danh sách các bên liên quan và vẽ trực tiếp vào mẫu ma trận.
Vẽ biểu đồ các bên liên quan khác nhau dựa trên mức độ lãi suất và quyền lực của họ. Mỗi ô lưới được mã hóa bằng màu sắc để dễ dàng nhận biết thành viên nhóm nào cần được ưu tiên và thành viên nào cần được theo dõi hoặc báo cáo trong quá trình thực hiện.
Trong ví dụ về công ty tiếp thị này, bạn sẽ đặt giám đốc tiếp thị và kiểm soát viên ở cấp quyền lực cao. Tuy nhiên, mức lãi suất của kiểm soát viên sẽ thấp hơn mức lãi suất của giám đốc tiếp thị.
Điều này cũng áp dụng cho tất cả các bên liên quan khác trong danh sách của bạn. Các nhà quản lý dự án có thể sẽ có lãi suất cao nhưng quyền lực ít hơn. Các nhà văn sáng tạo quảng cáo của bạn vẫn là các bên liên quan, mặc dù họ có quyền lực và lãi suất ít hơn.
Bạn cũng có thể sử dụng Mẫu phân tích các bên liên quan của ClickUp để lập danh sách các bên liên quan của mình. Để bắt đầu, hãy tải xuống mẫu và nhấp vào "Thêm nhiệm vụ". Điền tên, vai trò, email, mức độ hỗ trợ, ảnh hưởng và hành động của các bên liên quan.
Chuyển sang chế độ xem Các bên liên quan theo hành động để xem cá nhân nào đóng góp vào khía cạnh nào của dự án. Sử dụng bộ lọc để chỉ xem những cá nhân ảnh hưởng đến các hành động tài chính, như kiểm soát viên, hoặc những người đóng vai trò trong việc xử lý kiểm soát và lập kế hoạch dự án, như quản lý dự án.
Chế độ xem Các bên liên quan theo hỗ trợ cho phép bạn xem ai đang hỗ trợ dự án của bạn và ai có quan điểm tiêu cực về công việc. Sử dụng thông tin này, hãy ưu tiên liên lạc với những cá nhân cần được hướng dẫn thêm. Đảm bảo giải quyết các mối quan ngại để họ hỗ trợ dự án.
Ngoài ra, hãy tận dụng sự hỗ trợ từ các bên liên quan quan trọng để cung cấp bản sao lưu và giúp thu hút những người khác tham gia. Những người này có ảnh hưởng lớn hơn đối với đồng nghiệp, cung cấp sự hỗ trợ quý giá khi bạn cần nhất.
Ví dụ: giả sử giám đốc tiếp thị của bạn cho rằng dự án quảng cáo là một cách tuyệt vời để thúc đẩy doanh thu và xây dựng thương hiệu. Tuy nhiên, kiểm soát viên cho rằng bạn đang lãng phí tiền. Yêu cầu giám đốc tiếp thị giúp giải thích tác động tài chính của dự án cho kiểm soát viên có thể giúp tạo sự hỗ trợ.
Chế độ xem Các bên liên quan theo mức độ ảnh hưởng cho phép bạn xem ai là các bên liên quan có ảnh hưởng nhất. Bằng cách này, bạn có thể tập trung nỗ lực giao tiếp vào những cá nhân này. Điều đó bao gồm cả việc khởi động giai đoạn đầu cũng như cập nhật thường xuyên trong suốt dự án.
Giờ bạn đã biết vị trí của từng người, đã đến lúc soạn thảo kế hoạch giao tiếp cho từng người. Thêm nhiệm vụ vào ClickUp để theo dõi và giao tiếp thường xuyên, đặc biệt là với các bên liên quan quan trọng nhất.
Bạn nên dành thời gian để đảm bảo rằng người kiểm soát của bạn được cập nhật, đặc biệt là vì họ hoài nghi về dự án. Đối với những cá nhân có mức lãi suất thấp hơn, bạn có thể lên kế hoạch cập nhật ít thường xuyên hơn. Những người có mức lãi suất cao và quyền lực lớn nên được cập nhật thường xuyên nhất.
Tự động hóa các cuộc họp và báo cáo tiến độ để luôn nắm bắt được thành công và kết quả của dự án. Bạn có thể lên kế hoạch trước các cuộc họp hàng tuần hoặc hai tháng một lần để các bên liên quan luôn được cập nhật thông tin. Hãy lưu ý rằng các nhóm bên liên quan khác nhau sẽ cần tần suất báo cáo khác nhau.
Thực hiện phân tích các bên liên quan một cách hiệu quả
Để trở thành một nhà quản lý dự án hiệu quả, bạn cần biết các dự án của mình ảnh hưởng như thế nào đến các thành viên trong nhóm và công ty. Với phân tích các bên liên quan hiệu quả, bạn sẽ có thể tạo ra một chiến lược rõ ràng, tránh xung đột và thu hút sự hỗ trợ từ các nhân vật quan trọng trong tổ chức của mình.
Hãy dùng thử ClickUp ngay hôm nay và bắt đầu tạo phân tích các bên liên quan đầy thông tin cho tất cả các dự án quan trọng của bạn. Với các công cụ của ClickUp, bạn sẽ tiết kiệm thời gian soạn thảo danh sách các bên liên quan và phát triển các phương pháp tiếp cận tốt nhất cho từng bên!