Bạn đã bao giờ tự hỏi tại sao một số dự án thành công rực rỡ trong khi những dự án khác lại khó khăn ngay từ khi bắt đầu?
Bí mật thường nằm ở bước khởi đầu, với một tài liệu có vẻ khiêm tốn nhưng lại rất quan trọng đối với thành công: điều lệ dự án.
Hãy tưởng tượng bạn ra khơi mà không có la bàn; đó chính là một dự án không có điều lệ dự án.
Một bản điều lệ dự án được soạn thảo kỹ lưỡng sẽ định hướng và thống nhất nhóm dự án của bạn ngay từ đầu.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ khám phá một số mẫu điều lệ dự án giúp các doanh nghiệp như của bạn phân tích sự phức tạp của quản lý dự án để thực hiện dự án một cách hiệu quả. Hãy cùng nhau vạch ra lộ trình!
Mẫu điều lệ dự án là gì?
Điều lệ dự án là tài liệu chính thức được sử dụng để xác định phạm vi, mục tiêu và thành viên tham gia của một dự án.
Mẫu điều lệ dự án là các mẫu được thiết lập sẵn giúp chủ dự án và quản lý dự án nhanh chóng tạo ra các điều lệ toàn diện. Chúng phác thảo các yếu tố quan trọng để thiết lập mục tiêu dự án rõ ràng, phân định trách nhiệm giữa các thành viên trong nhóm dự án và cài đặt hướng đi chung của dự án.
Cần thiết cho việc lập kế hoạch dự án, các mẫu quản lý dự án này giúp đảm bảo sự thống nhất giữa các bên liên quan, bao gồm quản lý dự án, nhà tài trợ dự án và các thành viên nhóm dự án.
Bằng cách cung cấp một khung cấu trúc, mẫu điều lệ dự án giúp xác định rủi ro dự án và làm rõ ngân sách, lịch trình nguồn lực và kết quả dự án.
Chúng đóng vai trò như tài liệu tham khảo trong suốt chu kỳ quản lý dự án để theo dõi tiến độ, quản lý kỳ vọng và thúc đẩy sự hiểu biết chung giữa tất cả các bên liên quan.
Mẫu điều lệ dự án cung cấp một cách để tạo điều lệ dự án mà không cần bắt đầu từ đầu, cho phép các nhóm tập trung vào các khía cạnh độc đáo của dự án trong khi tuân thủ các phương pháp quản lý dự án đã được chứng minh.
Điều gì tạo nên một mẫu điều lệ dự án tốt?
Mẫu điều lệ dự án tốt sẽ phác thảo nền tảng cho việc quản lý và thực hiện dự án. Nó bao gồm các yếu tố quan trọng như:
- Phạm vi toàn diện, dòng thời gian dự án và ngân sách: Mẫu phải phân định ranh giới giữa những gì dự án sẽ bao gồm và những gì dự án sẽ không bao gồm. Mẫu cũng phải vạch ra lộ trình dự án từ đầu đến cuối, bao gồm các cột mốc quan trọng và các cân nhắc tài chính
- Mục tiêu dự án và các bên liên quan chính được xác định rõ ràng: Ngoài việc liệt kê các mục tiêu của dự án, một mẫu tốt sẽ nêu rõ cách mỗi mục tiêu phù hợp với các mục tiêu chung của tổ chức và xác định tất cả các bên có liên quan đến kết quả của dự án. Điều này giúp thiết lập một đường lối rõ ràng từ đóng góp của từng cá nhân đến thành công của dự án
- Rõ ràng về mục tiêu, trách nhiệm và kỳ vọng: Một mẫu điều lệ dự án tốt đảm bảo rằng mọi thành viên trong nhóm dự án hiểu rõ vai trò của mình trong hệ sinh thái dự án lớn hơn, từ đó thúc đẩy trách nhiệm chung để dự án thành công
- Tùy chỉnh: Mẫu phải dễ tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu cụ thể của dự án đồng thời duy trì định dạng có cấu trúc để đảm bảo tính nhất quán giữa các dự án khác nhau
Ngoài ra, nó phải bao gồm các phần về giảm thiểu rủi ro dự án, ngân sách dự án, dòng thời gian và kết quả đầu ra để hướng dẫn nhóm dự án lập kế hoạch và theo dõi tiến độ.
Một mẫu hiệu quả thúc đẩy sự thống nhất giữa các bên liên quan bằng cách xác định rõ vai trò, trách nhiệm và quy trình ra quyết định.
8 mẫu điều lệ dự án miễn phí trong Word, Excel và ClickUp
Với các tính năng trên, chúng tôi đã lựa chọn tám mẫu điều lệ hàng đầu được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của bất kỳ nhà quản lý dự án nào. Sử dụng chúng để giảm bớt thủ tục giấy tờ, lập kế hoạch và thực hiện dự án thành công.
Dưới đây là lựa chọn của chúng tôi:
1. Mẫu điều lệ dự án ClickUp
Mẫu điều lệ dự án ClickUp cung cấp một phương pháp có cấu trúc để xác định và quản lý các thành phần khóa của dự án, đảm bảo sự rõ ràng và thống nhất giữa tất cả những người tham gia.
Được thiết kế để dễ dàng thích ứng, mẫu này cho phép các nhà quản lý dự án tùy chỉnh tài liệu để đáp ứng các yêu cầu riêng của dự án. Mẫu này giúp họ đặt mục tiêu chính xác, phân định phạm vi và phân công trách nhiệm
Các tính năng chính
- Tận dụng mẫu này để điều chỉnh công việc một cách hiệu quả với phạm vi dự án và mục tiêu kinh doanh, đảm bảo mọi hành động đều đóng góp trực tiếp vào mục tiêu tổng thể đồng thời loại bỏ mọi nỗ lực dư thừa
- Tạo dòng thời gian mạnh mẽ và lập kế hoạch tài nguyên hiệu quả hơn. Tính năng lập lịch động cho phép điều chỉnh theo thời gian thực, tối ưu hóa phân bổ tài nguyên và đảm bảo tuân thủ dòng thời gian của dự án
- Tương tác với tất cả các bên liên quan và xây dựng sự đồng thuận. Bằng cách cài đặt các kỳ vọng rõ ràng và đảm bảo sự thống nhất, người dùng có thể mở đường cho sự thành công của các dự án của họ
Trường hợp sử dụng lý tưởng
Mẫu này rất hữu ích cho các nhà quản lý dự án và các nhóm bắt đầu thực hiện các dự án cần có khung thực hiện và quản lý rõ ràng. Mẫu này rất hữu ích khi sự liên lạc và phối hợp giữa các bên liên quan đến dự án là yếu tố quan trọng để đạt được thành công của dự án.
2. Mẫu điều lệ chương trình ClickUp
Được thiết kế để quản lý chương trình toàn diện, Mẫu điều lệ chương trình ClickUp là công cụ thiết yếu để phác thảo các mục tiêu và quản trị chiến lược của dự án. Mẫu này đảm bảo rằng tất cả các dự án trong chương trình đều phù hợp với các mục tiêu tổng thể của tổ chức.
Các tính năng chính
- Hợp nhất các chi tiết chương trình — mục tiêu, phạm vi, dòng thời gian — vào một giao diện hợp lý, thân thiện với người dùng. Bảng điều khiển chương trình thống nhất cung cấp chế độ xem toàn diện, 360 độ để ra quyết định nhanh chóng và sáng suốt
- Cải thiện tương tác giữa các bên liên quan bằng cách sử dụng khung giao tiếp có cấu trúc của mẫu này. Mẫu này bao gồm các công cụ và hỗ trợ trực quan để đối thoại và phối hợp rõ ràng, tất cả thông qua cổng thông tin giao tiếp tiên tiến dành cho các bên liên quan
- Truy cập vào công cụ tối ưu hóa tài nguyên tinh vi. Các thuật toán tiên tiến của công cụ này cung cấp tổng quan về phân phối tài nguyên giữa các dự án, tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên và dự đoán nhu cầu trong tương lai
Trường hợp sử dụng lý tưởng
Các nhà quản lý chương trình và lãnh đạo tổ chức sử dụng mẫu này một cách hiệu quả nhất trong việc lập kế hoạch và thực hiện các chương trình phức tạp bao gồm nhiều dự án, đặc biệt là trong các dự án xây dựng, CNTT và chăm sóc sức khỏe.
3. Mẫu biểu đồ điều phối ClickUp
Mẫu biểu đồ điều chỉnh ClickUp đảm bảo các sáng kiến dự án phù hợp với mục tiêu kinh doanh chiến lược, thúc đẩy cách tiếp cận thống nhất để đạt được thành công cho tổ chức.
Các tính năng chính
- Sử dụng giao diện trực quan động của mẫu để dễ dàng điều chỉnh các công việc dự án phù hợp với mục tiêu chiến lược, cải thiện sự rõ ràng và tập trung
- Nhanh chóng phát hiện và giải quyết mọi khác biệt giữa các hành động và mục tiêu của dự án, giảm rủi ro mất sự thống nhất
- Có được những thông tin chi tiết cần thiết giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các dự án có phạm vi ảnh hưởng lớn nhất đến các mục tiêu quan trọng của tổ chức
Trường hợp sử dụng lý tưởng
Mẫu này đặc biệt hữu ích cho các nhà hoạch định chiến lược, quản lý dự án và người ra quyết định nhằm điều chỉnh các dự án của bộ phận phù hợp với tầm nhìn chiến lược của tổ chức.
Nó đặc biệt hiệu quả trong các môi trường nơi sự đồng bộ chiến lược định hướng quá trình ra quyết định, như các lĩnh vực doanh nghiệp, phi lợi nhuận và công nghệ.
4. Mẫu kế hoạch dự án ClickUp
Mẫu kế hoạch dự án ví dụ của ClickUp là một công cụ được thiết kế tỉ mỉ, cung cấp lộ trình toàn diện cho việc lập kế hoạch và thực hiện dự án.
Hướng dẫn này cung cấp cho các nhà quản lý dự án một khung công việc vững chắc để phác thảo các giai đoạn, công việc, cột mốc và các yếu tố phụ thuộc của dự án, giúp hiểu rõ hơn về quá trình thực hiện dự án. Mẫu này giúp đảm bảo rằng tất cả các khía cạnh của dự án được lên kế hoạch và tính toán cẩn thận từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành.
Các tính năng chính
- Tạo lộ trình dự án toàn diện bao gồm các giai đoạn, công việc và cột mốc của dự án
- Sử dụng các công cụ quản lý phụ thuộc để xác định và giải quyết các tắc nghẽn tiềm ẩn trước khi chúng trở thành vấn đề
- Dễ dàng theo dõi tiến độ và tập trung vào mục tiêu với tính năng theo dõi cột mốc trực quan của mẫu
Trường hợp sử dụng lý tưởng
Mẫu này lý tưởng cho các nhà quản lý dự án và nhóm lập kế hoạch đang tìm kiếm một kế hoạch chi tiết và có thể thực hiện được để hướng dẫn các nỗ lực của dự án. Mẫu này đặc biệt hiệu quả trong các tình huống yêu cầu lập kế hoạch và phối hợp công việc và nguồn lực phức tạp để đảm bảo các cột mốc của dự án được hoàn thành đúng thời hạn.
5. Mẫu theo dõi dự án ClickUp
Mẫu theo dõi dự án ClickUp được thiết kế để cung cấp cho các nhóm một cách thức năng động và tương tác để theo dõi tiến độ dự án, theo dõi các kết quả cần đạt được và quản lý dòng thời gian một cách hiệu quả.
Mẫu này là một công cụ mạnh mẽ để theo dõi trạng thái của các thành phần dự án khác nhau, giúp các quản lý dự án và thành viên nhóm luôn được cập nhật thông tin và phản ứng kịp thời với mọi thay đổi hoặc thách thức.
Các tính năng chính
- Xem trạng thái, công việc và cột mốc của dự án ngay lập tức để điều chỉnh và ra quyết định nhanh chóng
- Hợp lý hóa việc theo dõi và quản lý kết quả, đảm bảo chúng đáp ứng các tiêu chuẩn và thời hạn
- Dễ dàng sửa đổi lịch trình dự án để đáp ứng những thay đổi, giữ cho dự án luôn phù hợp với mục tiêu
Trường hợp sử dụng lý tưởng
Mẫu này rất phù hợp cho các nhóm dự án và quản lý dự án phải theo dõi chặt chẽ tiến độ và kết quả dự án. Mẫu này đặc biệt hữu ích trong môi trường làm việc nhịp độ nhanh, nơi thông tin kịp thời và tính linh hoạt trong quản lý dự án là yếu tố quan trọng để thành công.
6. Mẫu điều lệ dự án Excel của ExcelShe
Mẫu dự án Excel của ExcelShe cung cấp một khung công tác linh hoạt và chi tiết để xác định phạm vi, mục tiêu và kết quả dự án. Mẫu này được thiết kế để thu thập thông tin dự án cần thiết, bao gồm tên dự án, người quản lý, tổ chức, nhà tài trợ dự án và vai trò của các bên liên quan chính.
Bản điều lệ dự án này trình bày tổng quan toàn diện về mục đích dự án, mục tiêu dự án, mô tả sản phẩm, các mục trong phạm vi và ngoài phạm vi, các yếu tố thành công quan trọng, giả định, hạn chế và các cột mốc quan trọng.
Các tính năng chính
- Có được bức tranh tổng quan toàn diện về dự án, từ mục tiêu đến chiến lược thực hiện, đảm bảo mọi người tham gia đều có chung hiểu biết
- Đặt ranh giới rõ ràng để ngăn chặn sự mở rộng phạm vi, giữ cho dự án tập trung và dễ quản lý
- Thiết lập các cột mốc quan trọng và cấu trúc dòng thời gian, đánh dấu các thành tựu quan trọng và định hướng tốc độ công việc
Trường hợp sử dụng lý tưởng
Mẫu này rất hữu ích cho các nhà quản lý dự án và nhóm cần một phương pháp chi tiết và có cấu trúc để lập kế hoạch dự án trong Excel. Mẫu này phù hợp với nhiều dự án, từ các sáng kiến nhỏ đến các hoạt động quy mô lớn, cung cấp một lộ trình rõ ràng cho việc thực hiện và quản trị dự án.
7. Mẫu điều lệ dự án Microsoft Word của Template. Net
Mẫu tài liệu điều lệ dự án của Template.net là một tài liệu tinh vi, được thiết kế chuyên nghiệp, giúp hợp lý hóa quá trình tạo điều lệ dự án chi tiết.
Được thiết kế với kiểu dáng hiện đại, chuyên nghiệp, mẫu Microsoft Word này đảm bảo các nhà quản lý dự án có thể tạo điều lệ dự án toàn diện một cách dễ dàng. Mẫu này cũng giúp duy trì tính nhất quán của thương hiệu trên các tài liệu đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý dự án hiệu quả.
Các tính năng chính
- Đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào bằng cách bao gồm tất cả các yếu tố cần thiết để lập kế hoạch dự án toàn diện và thực hiện
- Tùy chỉnh tài liệu theo nhu cầu cụ thể của dự án với các tùy chọn tùy chỉnh thân thiện với người dùng
- Đạt được bản sắc thương hiệu nhất quán trên tất cả các tài liệu dự án với phương pháp thiết kế thống nhất
- Tăng cường khả năng đọc và trình bày dự án với thiết kế chuyên nghiệp hiện đại, phù hợp với nhiều ngành nghề khác nhau
Trường hợp sử dụng lý tưởng
Mẫu này rất phù hợp cho các nhà quản lý dự án và nhóm trong các ngành khác nhau đang tìm kiếm một công cụ đáng tin cậy và hiệu quả để tạo điều lệ dự án chi tiết. Mẫu này đặc biệt hữu ích cho các tổ chức muốn tạo tài liệu dự án chuyên nghiệp.
📮ClickUp Insight: 92% nhân viên sử dụng các phương pháp không nhất quán để theo dõi các mục hành động, dẫn đến việc bỏ sót quyết định và chậm trễ trong thực hiện.
Cho dù bạn đang gửi ghi chú theo dõi hay sử dụng bảng tính, quá trình này thường rời rạc và kém hiệu quả. Giải pháp quản lý nhiệm vụ của ClickUp đảm bảo chuyển đổi các cuộc hội thoại thành công việc một cách liền mạch, giúp nhóm của bạn hành động nhanh chóng và luôn thống nhất.
8. Mẫu PowerPoint về điều lệ dự án của PowerSlides
Mẫu PowerPoint Điều lệ dự án của PowerSlides là bộ công cụ động và hấp dẫn về mặt thị giác cho các nhà quản lý dự án để trình bày phạm vi, mục tiêu và vai trò của các bên liên quan trong dự án. Gói mẫu PowerPoint này bao gồm một bộ tám trang chiếu được bổ sung bằng infographics, biểu đồ và bảng để cung cấp tổng quan toàn diện về dự án trong định dạng dễ hiểu.
Các tính năng chính
- Sử dụng các biểu tượng và phép ẩn dụ để mô tả sinh động quá trình khám phá và quản lý dự án trong một bản tổng quan trực quan
- Truy cập các slide được thiết kế để trình bày ngân sách dự án, cấu trúc nhóm, cột mốc và tổng quan, đảm bảo tất cả các yếu tố quan trọng được bao quát toàn diện
- Minh họa chính xác tiến độ và ngân sách dự án bằng biểu đồ và bảng có thể chỉnh sửa, như biểu đồ bảng và thanh tiến độ hình tròn
Trường hợp sử dụng lý tưởng
Mẫu này là tài nguyên tuyệt vời cho các nhà quản lý dự án, giám đốc công ty, kỹ sư và giáo sư đại học tham gia vào việc lập kế hoạch dự án, tiêu chuẩn hóa quy trình kinh doanh hoặc giảng dạy các khóa học về quản lý dự án.
Điều này rất hữu ích cho việc chi tiết hóa các dây chuyền sản xuất mới, quy trình kinh doanh hoặc dự án học thuật, cung cấp bản trình bày rõ ràng và hấp dẫn về các yếu tố cơ bản của dự án.
Vạch ra lộ trình thành công cho dự án với ClickUp
Sự khác biệt giữa thành công và trì trệ thường phụ thuộc vào sự rõ ràng và định hướng được đưa ra ngay từ đầu. Mẫu điều lệ quản lý dự án là bản thiết kế hướng dẫn các nhóm vượt qua những phức tạp trong quá trình lập kế hoạch dự án. Từ việc thiết lập mục tiêu và trách nhiệm rõ ràng đến đảm bảo sự thống nhất giữa các bên liên quan và cài đặt dòng thời gian thực tế, các mẫu này là công cụ không thể thiếu cho bất kỳ nhà quản lý dự án nào.
ClickUp, một trong những công cụ quản lý dự án tốt nhất, giúp lập kế hoạch dự án trở nên dễ dàng với các mẫu điều lệ dự án có thể tùy chỉnh cho các loại dự án và phong cách quản lý khác nhau. Cho dù bạn đang dẫn dắt một sáng kiến nhỏ hay điều hành một chương trình toàn diện, các mẫu của ClickUp cung cấp cấu trúc và tính linh hoạt cần thiết để khởi động dự án của bạn một cách tự tin.
Bắt đầu xây dựng lộ trình dự án của bạn ngay hôm nay và thiết lập con đường dẫn đến thành công với ClickUp. Khám phá Mẫu điều lệ dự án của ClickUp và khám phá cách chúng sẽ biến đổi phương pháp quản lý dự án của bạn.
Đăng ký miễn phí ngay hôm nay!