Làm việc với danh sách kiểm tra là một cách tuyệt vời để cải thiện năng suất và động lực làm việc. Danh sách kiểm tra giúp tạo ra công việc không có sai sót bằng cách chia nhỏ các công việc phức tạp thành một loạt các bước tuần tự dễ thực hiện.
Danh sách kiểm tra cũng giúp đảm bảo tính nhất quán và đầy đủ trong một công việc. Phần hay nhất là chúng có thể chia sẻ, nghĩa là bất kỳ ai tiếp nhận công việc sau bạn cũng có cùng hướng dẫn để hoàn thành công việc đó.
Danh sách kiểm tra là một cách tuyệt vời để giải phóng những công việc quan trọng khỏi đầu óc và ghi chúng ra giấy để bạn nhớ làm.
Nhiều công cụ, bao gồm ứng dụng danh sách kiểm tra, Tài liệu Google, ứng dụng danh sách việc cần làm và hơn thế nữa, có sẵn trực tuyến để tạo danh sách kiểm tra tùy chỉnh.
Hãy chọn Tài liệu Google nếu bạn muốn một công cụ giúp bạn tạo và chia sẻ danh sách kiểm tra trong nhóm để hợp lý hóa quy trình làm việc và tăng năng suất.
Đọc tiếp để tìm hiểu cách dễ dàng tạo danh sách kiểm tra trên Tài liệu Google.
Cách tạo danh sách kiểm tra trong Tài liệu Google
Tạo danh sách kiểm tra trong Tài liệu Google sẽ giúp nhóm của bạn làm việc với thông tin cập nhật và nhất quán. Dưới đây là các loại danh sách kiểm tra bạn có thể tạo trên nền tảng này.
- Danh sách kiểm tra tương tác: Danh sách kiểm tra này cho phép bạn chèn các hộp kiểm vào các mục. Các hộp kiểm có thể được 'đánh dấu' khi một mục trong danh sách kiểm tra đã hoàn thành. Mục này sau đó sẽ được gạch bỏ trên trang
- Tạo danh sách kiểm tra từ danh sách gạch đầu dòng: Nếu bạn đã nhập danh sách gạch đầu dòng từ nguồn khác, như Google Trang tính hoặc tài liệu Word, vào Google Tài liệu, bạn có thể chuyển đổi trực tiếp thành danh sách kiểm tra. Danh sách này không nhất thiết phải tương tác mà có thể có các biểu tượng tĩnh thay thế.
Hãy cùng tìm hiểu cách tạo danh sách kiểm tra trong Tài liệu Google.
Cách chèn hộp kiểm trong Tài liệu Google
Dưới đây là hướng dẫn từng bước về cách chèn hộp kiểm vào danh sách các mục có sẵn trong Tài liệu Google để tạo danh sách kiểm tra. Sử dụng phương pháp này, các mục trong danh sách của bạn có thể trông giống như một danh sách kiểm tra, nhưng chúng vẫn sẽ là danh sách tĩnh.
Bước 1: Đặt con trỏ ở vị trí bạn muốn hiển thị hộp kiểm mới.
Bước 2: Chọn 'Chèn' từ thanh điều hướng của Tài liệu Google.
Bước 3: Điều hướng đến mục thanh menu 'Ký tự đặc biệt' và nhấp vào nó.
Bước 4: Trong hộp thoại mở, nhập từ khóa cho ký tự đặc biệt bạn muốn hoặc vẽ ký tự đó trong hộp bên dưới trường văn bản.
Bước 4: Trong hộp từ khóa, nhập 'check. ' Bạn cũng có thể vẽ dấu kiểm trong khu vực vẽ.
Bước 5: Khi giao diện hiển thị các hộp kiểm và dấu kiểm, bạn có thể chọn ký tự đặc biệt mà bạn muốn hiển thị trong danh sách của mình.
Hãy nhớ rằng đây là các ký tự tĩnh và bạn không thể tương tác với chúng. Nếu bạn muốn tạo danh sách kiểm tra động, có thể cộng tác, hãy xem cách tạo danh sách kiểm tra tương tác trong Tài liệu Google.
Cũng nên đọc: Mẫu danh sách việc cần làm miễn phí
Tạo danh sách kiểm tra từ danh sách gạch đầu dòng
Các bước tạo danh sách gạch đầu dòng trong Tài liệu Google hơi khác so với các bước chuyển đổi danh sách này thành danh sách kiểm tra. Dưới đây là cách tạo danh sách kiểm tra:
Bước 1: Gõ các mục vào danh sách kiểm tra của bạn lần lượt, mỗi mục một dòng mới (hoặc nếu bạn đã tạo danh sách kiểm tra trong Excel, hãy nhập danh sách đó từ đó).
Bước 2: Chọn toàn bộ văn bản bằng cách giữ chuột nhấp chuột.
Bước 3: Điều hướng đến biểu tượng danh sách dấu đầu dòng trên thanh công cụ nằm ở góc trên bên phải của trang và nhấp vào biểu tượng đó để chuyển văn bản của bạn thành danh sách dấu đầu dòng gọn gàng.
Bước 4: Bây giờ, hãy chuyển đến biểu tượng danh sách dấu đầu dòng tương tự và nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh.
Bước 5: Bạn sẽ thấy một menu thả xuống khác có tên "Menu danh sách kiểm tra" — nhấp vào mũi tên bên cạnh nó.
Bước 6: Chọn giữa gạch chéo cho các mục đã được kiểm tra và không gạch chéo, tùy theo sở thích của bạn. Sau khi hoàn thành, danh sách dấu đầu dòng của bạn sẽ được chuyển đổi thành danh sách kiểm tra tương tác.
Bước 6: Bạn có thể chọn hoặc bỏ chọn các ô, và dấu gạch chéo sẽ xuất hiện nếu bạn đã chọn tùy chọn đó từ danh sách Menu Danh sách kiểm tra.
Thêm: Cách xem lịch sử chỉnh sửa trong Tài liệu Google!
Tạo danh sách kiểm tra trực tiếp trên trang
Trên trang là một phương pháp tắt nhanh để chuyển đổi trực tiếp và nhanh chóng danh sách gạch đầu dòng thành danh sách kiểm tra trên chính trang đó. Phương pháp này hoạt động tốt nhất khi bạn có một danh sách dài các mục với các mục lồng nhau.
Phím tắt cho phép bạn thực hiện mọi việc ngay lập tức mà không cần điều hướng qua thanh công cụ để tìm tùy chọn phù hợp. Làm theo hướng dẫn dưới đây:
Bước 1: Nhập danh sách có số hoặc dấu đầu dòng vào Tài liệu Google và đảm bảo rằng danh sách có số bên dưới được lồng nhau và thứ tự chính xác.
Bước 2: Sau khi đã sửa xong mọi thứ, đặt con trỏ chuột lên dấu đầu dòng trên cùng.
Bước 3: Bây giờ, nhấp đúp vào dấu đầu dòng để đánh dấu tất cả các dấu đầu dòng cùng một lúc.
Bước 4: Nhấp chuột phải vào dấu đầu dòng trên cùng khi tất cả các dấu đầu dòng được đánh dấu. Một menu sẽ mở ra trên trang.
Bước 5: Trong thanh menu này, bạn sẽ thấy một hộp kiểm duy nhất ngay dưới các tùy chọn dạng dấu đầu dòng — nhấp vào hộp đó.
Bước 6: Bạn sẽ thấy rằng tất cả các mục danh sách bên dưới các dấu đầu dòng được đánh dấu hiện đã ở định dạng danh sách kiểm tra mới.
Bước 7: Lặp lại quy trình tương tự cho tất cả các cấp dấu đầu dòng lồng nhau trong danh sách của bạn để chuyển đổi mọi thứ trên trang thành một mục danh sách kiểm tra.
Phương pháp này sẽ giúp bạn tạo danh sách kiểm tra tương tác có thể được chọn hoặc bỏ chọn từ trang.
Cũng nên đọc: Ứng dụng danh sách kiểm tra hàng ngày
Giới hạn của việc tạo danh sách kiểm tra trong Tài liệu Google
Tài liệu Google là một nền tảng cộng tác tuyệt vời cho những người sử dụng Google Workspace. Tuy nhiên, nó có những giới hạn liên quan đến danh sách kiểm tra.
Danh sách kiểm tra trong Tài liệu Google không đáp ứng tiêu chuẩn hiệu quả khi các hoạt động công việc của bạn phức tạp và nhiều người cùng làm việc trên tài liệu đó. Dưới đây là năm lĩnh vực chính mà Danh sách kiểm tra trong Tài liệu Google còn thiếu sót.
- Tùy chỉnh giới hạn: Lựa chọn duy nhất là bạn có muốn gạch bỏ các mục đã hoàn thành hay không. Ngoài ra, các kiểu danh sách kiểm tra đều giống nhau. Điều này có thể gây nhầm lẫn khi bạn có nhiều danh sách kiểm tra trong cùng một tài liệu và cần phân biệt bằng màu sắc để dễ hiểu hơn
- Không có nhiệm vụ: Bạn không thể chỉ định các mục danh sách kiểm tra cho các thành viên trong nhóm của mình riêng lẻ. Bạn có thể ghi tên của họ vào các mục mà họ chịu trách nhiệm hoặc gắn thẻ cho họ bằng ID người dùng của họ, nhưng đây không phải là cách hiệu quả để thu hút sự chú ý của người tham gia đến một mục trong danh sách kiểm tra. Đặc biệt đối với các danh sách kiểm tra lớn hơn, nơi nhiều người làm việc cùng nhau, cần có một hệ thống phân công công việc hiệu quả hơn, có thể tích hợp dễ dàng với chính danh sách kiểm tra
- Danh sách kiểm tra tĩnh: Hình ảnh có sẵn trong Google Docs rất cơ bản. Chúng không đủ tương tác (ngoài việc chọn hoặc bỏ chọn các ô) để thu hút người dùng. Cần cung cấp một số hình thức tương tác với người dùng trên giao diện để giữ cho họ có động lực hoàn thành danh sách kiểm tra — bạn có thể thấy việc này khó thực hiện trong Google Docs
- Quá trình chia sẻ hoặc xuất lâu: Quá trình ban đầu để chia sẻ danh sách kiểm tra với toàn bộ thành viên trong nhóm rất lâu. Điều này là do giao diện yêu cầu bạn nhập ID email của từng thành viên trong nhóm mà bạn muốn làm việc trên danh sách kiểm tra. Hãy tưởng tượng bạn phải nhập 10 hoặc 20 ID email! Ngoài ra, bạn cần thiết lập quyền truy cập và vai trò cho từng người trong danh sách. Đây là một quá trình rất tốn thời gian và không lý tưởng cho danh sách kiểm tra
- Quá trình tạo danh sách kiểm tra dài: Tài liệu Google là một nền tảng tài liệu. Đây không phải là định dạng dành riêng cho danh sách kiểm tra. Có một quy trình cụ thể khi bạn muốn tạo danh sách kiểm tra và quy trình này sẽ trở nên phức tạp hơn khi tạo danh sách kiểm tra nhiều cấp. Bạn không thể bắt đầu tạo danh sách kiểm tra trong Tài liệu Google ngay lập tức vì quá trình khởi tạo dài và có thể tốn thời gian
Do đó, sử dụng mẫu danh sách kiểm tra để thiết lập và cộng tác nhanh chóng sẽ tốt hơn.
Tạo danh sách kiểm tra với ClickUp
Nếu bạn muốn có một cách hiệu quả và hấp dẫn hơn để làm việc với danh sách kiểm tra, ClickUp có những sản phẩm phù hợp.
ClickUp cung cấp cho bạn một loạt các mẫu danh sách mà bạn có thể sử dụng để chi tiết hóa các nhiệm vụ hàng tuần, hàng ngày, dự án hoặc việc cần làm. Các danh sách kiểm tra này thân thiện với sự hợp tác và có thể được thiết lập ngay lập tức mà không có bất kỳ sự chậm trễ nào.
Hãy cùng xem.
Mẫu danh sách kiểm tra ClickUp
Hoàn thành công việc với Mẫu danh sách kiểm tra ClickUp. Được thiết kế với tính linh hoạt, mẫu này cho phép người dùng nhanh chóng ghi lại và sắp xếp các công việc của mình, bất kể tính chất hay mức độ phức tạp. Từ những việc vặt hàng ngày đến các dự án công việc phức tạp, danh sách kiểm tra được thiết kế riêng này sẽ là trợ lý đáng tin cậy, giúp bạn sắp xếp công việc và nâng cao năng suất. Tính năng tùy chỉnh của danh sách kiểm tra này có nghĩa là nó có thể dễ dàng thích ứng với nhu cầu cụ thể của bạn, biến việc quản lý công việc thành một quá trình đơn giản, dễ dàng.
Danh sách kiểm tra hàng tuần của ClickUp
Sắp xếp các công việc hàng tuần của bạn một cách hiệu quả bằng cách sử dụng Mẫu danh sách kiểm tra hàng tuần ClickUp. Mẫu này cho phép bạn lập kế hoạch công việc hàng ngày và lên kế hoạch cho cả tuần cho đến hoạt động cuối cùng.
Danh sách kiểm tra này có thể tùy chỉnh hoàn toàn để giúp bạn:
- Đặt trạng thái tùy chỉnh cho các công việc như Hủy, Hoàn thành, Đang tiến hành, v.v.
- Sử dụng các trường tùy chỉnh như Loại công việc, Chuỗi công việc hoặc Cảm thấy tốt để giúp bạn hình dung chính xác tiến độ công việc trong danh sách kiểm tra của mình
- Tận dụng các chế độ xem tùy chỉnh như Lịch hàng tuần, Công việc đã hoàn thành, Việc cần làm và hơn thế nữa để hiểu rõ hơn về tình trạng công việc của bạn so với dòng thời gian
- Sử dụng tùy chỉnh quản lý dự án để tích hợp cảnh báo phụ thuộc, tự động hóa công việc, chủ đề bình luận và hơn thế nữa vào danh sách kiểm tra của bạn
Cách sử dụng mẫu này
Rất dễ dàng để bắt đầu sử dụng mẫu này trong ClickUp. Cách thực hiện như sau:
- Lập danh sách các nhiệm vụ bạn cần hoàn thành trong một tuần bằng ClickUp Docs
- Đặt ưu tiên cho từng công việc bằng cách sử dụng Chế độ xem Bảng ClickUp để hình dung toàn bộ tuần của bạn và phân bổ ưu tiên
- Sử dụng Chế độ xem bảng ClickUp để tạo danh sách kiểm tra có thể tùy chỉnh cao để cộng tác với nhóm của bạn
- Theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ được tạo trong danh sách kiểm tra bằng chế độ xem Lịch ClickUp
Danh sách kiểm tra này là lựa chọn tốt nhất nếu bạn muốn có một danh sách kiểm tra có thể tùy chỉnh, có thể hình dung và điều chỉnh theo ý muốn, điều mà Tài liệu Google không thể làm được.
Danh sách kiểm tra nhiệm vụ ClickUp
Danh sách kiểm tra nhiệm vụ ClickUp là danh sách kiểm tra đặc biệt trong một nhiệm vụ trong ClickUp dưới dạng danh sách việc cần làm, giúp dễ dàng hơn trong việc phân công các mục trong danh sách kiểm tra có thể nhấp vào cho các thành viên khác nhau trong nhóm.
Sử dụng các danh sách kiểm tra này để:
- Tạo danh sách lồng nhau với bao nhiêu mục con tùy thích
- Kéo và thả từng mục trong danh sách kiểm tra đến vị trí mới, chỉnh sửa nhanh hơn (không giống như trong Tài liệu Google, nơi các mục là tĩnh và cần phải làm lại)
- Gán các mục trong danh sách kiểm tra này cho từng thành viên trong nhóm để tạo điều kiện hợp tác, trách nhiệm và nghĩa vụ cho mọi người trong nhóm
- Chuyển đổi danh sách kiểm tra của bạn thành các mẫu có thể được sử dụng làm định dạng chuẩn cho các danh sách trong tương lai
Cách sử dụng danh sách kiểm tra này
Dưới đây là cách truy cập danh sách kiểm tra nhiệm vụ từ trong Nhiệm vụ ClickUp:
- Mở công việc mà bạn muốn tạo danh sách kiểm tra
- Cuộn xuống tab "Mục hành động" và chọn nó
- Nhấp vào biểu tượng '+' để bắt đầu tạo danh sách kiểm tra của bạn
ClickUp Brain
Mang sức mạnh của mạng lưới thần kinh tiên phong trên thế giới vào các nhiệm vụ, tài liệu và con người của bạn để kết nối mọi thứ trong không gian làm việc kỹ thuật số của bạn với ClickUp Brain. Công cụ này cho phép bạn đặt câu hỏi về công việc, wiki công ty, kế hoạch và thông tin chi tiết, sản phẩm và hơn thế nữa.
ClickUp Brain cho phép bạn:
- Tự động hóa cập nhật tiến độ, công việc, cuộc họp ngắn, mục hành động, công việc phụ, kế hoạch và tự động điền dữ liệu
- Viết bằng công cụ soạn thảo tích hợp, phù hợp với phong cách của bạn và tạo ra các bản nháp tương tự. Bạn còn có thể sử dụng công cụ kiểm tra chính tả tích hợp và tạo các phản hồi nhanh chóng
- Nhanh chóng tạo danh sách kiểm tra và nhận trợ giúp để thêm mục hành động, kết nối danh sách kiểm tra với các công cụ hoặc người khác và tự động cập nhật tiến độ. Chức năng này không có sẵn trong Tài liệu Google, nơi chỉ cung cấp cho bạn danh sách kiểm tra cơ bản với nhiều giới hạn
ClickUp Brain có thể giúp bạn làm được nhiều việc hơn với kỹ năng quản lý nhiệm vụ, điều mà bạn không thể làm được với Tài liệu Google.
Cách sử dụng ClickUp Brain cho danh sách kiểm tra
ClickUp Brain giúp bạn tạo các nhiệm vụ hoặc tài liệu do AI tạo ra với danh sách kiểm tra được điền sẵn theo nhu cầu kinh doanh của bạn. Có hai cách để thực hiện việc này với ClickUp Brain:
1. Từ hộp thoại modal AI trên thanh công cụ:
- Nhấp vào biểu tượng 'AI' trên thanh công cụ. Nếu bạn sử dụng hệ điều hành Windows, nhấn 'Alt + K', và nếu bạn sử dụng Mac, nhấn 'Option + K'
- Nhập nội dung và nhấn phím 'Return' hoặc 'Enter'
- Sau khi hoàn thành, chỉnh sửa nội dung thông qua các tùy chọn như Sao chép, Tái tạo và Cho AI biết việc cần làm tiếp theo
- Sau đó, nhấp vào '+ Tạo' và chọn 'Công việc' hoặc 'Tài liệu' để mở hộp thoại modal
- Nhập tên và các thông tin cần thiết khác
2. Từ hộp thoại modal Tạo mục trên thanh công cụ:
- Nhấp vào nút '+ Mới'
- Chọn 'Công việc' hoặc 'Tài liệu' từ hộp thoại modal Tạo mục
- Chọn tùy chọn "Viết bằng AI"
- Nhập lời nhắc vào hộp văn bản "Talking points" (Điểm thảo luận) và chọn từ menu thả xuống "Tone of voice" (Giọng điệu) và "Creativity" (Sáng tạo)
- Nhấp vào tab 'Tạo'
- Sau khi văn bản được tạo, hãy chỉnh sửa văn bản bằng các tùy chọn Chèn, Sao chép, Tạo lại và cho AI biết việc cần làm tiếp theo
- Nhấp vào tùy chọn "Tạo công việc" hoặc "Tạo tài liệu"
- Nhấp vào nút chuyển đổi "Riêng tư" để công khai Công việc hoặc Tài liệu của bạn
Truy cập ClickUp Brain từ mọi nơi trong không gian làm việc của bạn cùng với công việc hiện tại.
*Tạo danh sách kiểm tra động và tương tác hơn
Danh sách kiểm tra là một phần không thể thiếu trong năng suất và động lực làm việc tại nơi làm việc. Ngay cả ngoài nơi làm việc, danh sách kiểm tra cũng giúp cá nhân sắp xếp công việc hàng ngày và hoàn thành công việc như một phần của phần mềm quản lý công việc.
Sử dụng các danh sách kiểm tra và công cụ mà ClickUp cung cấp để tạo nhiệm vụ hiệu quả dưới dạng danh sách kiểm tra linh hoạt, đa năng. Bạn có thể khám phá thêm các giải pháp ClickUp trực tiếp trên trang web.
Nếu bạn muốn bắt đầu sử dụng danh sách kiểm tra ngay hôm nay, hãy đăng ký miễn phí trên ClickUp.