10 chiến lược giảm thiểu rủi ro cần thiết cho doanh nghiệp của bạn

Rủi ro là điều không thể tránh khỏi trong kinh doanh. Từ những thương nhân đi biển ngày xưa bảo vệ hàng hóa của mình khỏi cướp biển đến các công ty hiện đại chống lại tội phạm mạng, chiến lược giảm thiểu rủi ro là điều cơ bản đối với bất kỳ doanh nghiệp nào.

Chi phí cơ hội của việc không có chiến lược giảm thiểu rủi ro có thể cực kỳ cao. KPMG ước tính rằng các công ty lớn mất 1,5% lợi nhuận do chiến lược quản lý rủi ro kém hiệu quả.

Các tổ chức cần có một chiến lược giảm thiểu rủi ro được thiết kế kỹ lưỡng và có khả năng thích ứng với tương lai để ngăn chặn mất mát lợi nhuận, danh tiếng và tuân thủ quy định. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ thảo luận về lý do và cách thức thực hiện.

Rủi ro là gì?

Rủi ro là sự không chắc chắn hoặc không thể dự đoán được liên quan đến việc điều hành một doanh nghiệp, có thể dẫn đến một số loại tổn thất. Tổn thất không nhất thiết chỉ là tổn thất về tiền bạc. Nó có thể xuất hiện dưới nhiều biểu mẫu khác nhau, chẳng hạn như:

Rủi ro tài chính: Các tổ chức phải đối mặt với rủi ro tài chính khi có khả năng bị mất tiền nếu rủi ro đó xảy ra. Điều này có thể là mất doanh thu tiềm năng, bị phạt/trừng phạt từ cơ quan chức năng, mất thị phần vào tay đối thủ cạnh tranh, v.v.

Rủi ro pháp lý hoặc tuân thủ: Rủi ro phát sinh từ việc không tuân thủ các tiêu chuẩn quy định có thể rất cao. Những rủi ro này khiến doanh nghiệp có thể phải đối mặt với các vụ kiện tụng hoặc bị phạt tiền.

Rủi ro hoạt động: Khi một thứ gì đó lẽ ra phải diễn ra suôn sẻ nhưng lại không diễn ra như vậy, nó sẽ tạo ra rủi ro hoạt động. Đó có thể là một máy móc quan trọng bị hỏng hoặc môi trường đám mây bị sập. Nó cũng có thể làm gián đoạn sự hợp tác tại nơi làm việc, cản trở việc thực hiện dự án hiệu quả.

Rủi ro bảo mật: Bảo mật cho con người, không gian, tài sản và sản phẩm của một tổ chức là rất quan trọng. Các mối đe dọa có thể đến từ thiên tai, kẻ tấn công bất ngờ hoặc hacker.

Rủi ro danh tiếng: Khi danh tiếng của một công ty có thể bị ảnh hưởng bởi hành động của một người, điều đó sẽ tạo ra rủi ro. Ví dụ: một chiến dịch quảng cáo (vô tình) mang tính phân biệt chủng tộc hoặc hành vi thô lỗ của một nhân viên có thể ảnh hưởng đến danh tiếng của công ty.

Giảm thiểu rủi ro là gì?

Giảm thiểu rủi ro là một quá trình chiến lược nhằm xác định, kiểm soát và loại bỏ các mối đe dọa tiềm ẩn có thể ảnh hưởng tiêu cực đến tổ chức. Đây là một phần không thể thiếu trong chiến lược kinh doanh nhằm tăng cường khả năng phục hồi và phản ứng của tổ chức. Dưới đây là những đặc điểm của một quy trình giảm thiểu rủi ro hiệu quả.

Xác định

Hãy trở thành một thám tử và phát hiện các rủi ro tiềm ẩn, cho dù đó là rủi ro tài chính, hoạt động hay hậu cần. Để làm được điều này, hãy thiết lập các hệ thống. Ví dụ: rủi ro hoạt động liên quan đến công nghệ có thể được xác định thông qua giám sát liên tục, đánh giá lỗ hổng và kiểm tra xâm nhập (VAPT) thường xuyên.

Đánh giá

Sau khi xác định các mối đe dọa, hãy thực hiện đánh giá rủi ro kỹ lưỡng và sắp xếp thứ tự ưu tiên để ứng phó. Bạn có thể làm việc này bằng cách trả lời hai câu hỏi quan trọng sau:

Đánh giá mọi rủi ro đã xác định dựa trên mức độ nghiêm trọng và thiết kế kế hoạch hành động. Chọn từ các mẫu đánh giá rủi ro của ClickUp để bắt đầu. Hoặc bắt đầu của riêng bạn.

Ví dụ: lỗ hổng trong cơ sở dữ liệu khách hàng (gây ra rủi ro tài chính, danh tiếng và tuân thủ) sẽ được ưu tiên cao hơn nhiều so với lỗi chính tả trong bài đăng trên mạng xã hội (gây ra rủi ro danh tiếng). Ưu tiên chúng theo mức độ và đặt dòng thời gian.

Giảm thiểu

Dựa trên các ưu tiên, xử lý các rủi ro và đối mặt với chúng. Lập kế hoạch giảm thiểu rủi ro (chúng tôi sẽ thảo luận chi tiết hơn trong bài viết này).

Theo dõi

Rủi ro không biến mất sau khi bạn xác định và giảm thiểu chúng. Các doanh nghiệp phải đối mặt với những rủi ro mới từ mọi phía mỗi ngày. Do đó, hãy liên tục theo dõi rủi ro và hiệu quả của kế hoạch giảm thiểu rủi ro. Xem xét lại quy trình này 3-6 tháng một lần với tất cả các bên liên quan.

Bạn có thể nghĩ: "Nhưng tôi không phải là một doanh nghiệp lớn với nguồn lực khổng lồ. Tất cả những điều này có thực sự cần thiết không?" Câu trả lời là có!

Tại sao việc giảm thiểu rủi ro lại quan trọng?

Bất kể kích thước, địa điểm, sản phẩm hay doanh thu của doanh nghiệp, một chiến lược giảm thiểu rủi ro tốt sẽ bảo vệ tổ chức và bảo đảm lợi ích của doanh nghiệp.

Một chiến lược được thực hiện tốt có thể giảm thiểu rủi ro bằng cách

Để giảm thiểu rủi ro hiệu quả, bạn cần có một kế hoạch. Hãy xem cách bạn có thể xây dựng kế hoạch đó.

Kế hoạch giảm thiểu rủi ro là gì?

Kế hoạch giảm thiểu rủi ro là một khung công tác toàn diện giúp bạn đối phó với tất cả các loại rủi ro tiềm ẩn. Nó giống như một chiếc ô đáng tin cậy trong ngày mưa, cho phép bạn nhảy múa trong mưa mà vẫn khô ráo!

Thông thường, nó bao gồm các thành phần sau.

Cách tiếp cận tổng thể đối với quản lý rủi ro: Bạn định nghĩa rủi ro là gì? Bạn sẽ phòng ngừa hay phản ứng? Phản ứng của bạn sẽ là tấn công hay phòng thủ? Bạn sẽ hấp thụ tác động của rủi ro như thế nào?

Rủi ro đã xác định: Lập danh sách các rủi ro mà bạn dự kiến sẽ gặp phải. Danh sách này phải cụ thể và thực tế. Thay vì liệt kê "thay đổi quy định", hãy định nghĩa cụ thể là "Đạo luật về khả năng phục hồi hoạt động kỹ thuật số dự kiến sẽ có hiệu lực vào năm 2024"

Chiến lược giảm thiểu rủi ro: Phác thảo rõ ràng cách bạn sẽ giải quyết mọi rủi ro tiềm ẩn. Quy trình giảm thiểu rủi ro trực quan có thể giúp toàn bộ nhóm tham gia vào quá trình này. Nó cũng sẽ giúp họ ghi nhớ các bước hoặc dễ dàng truy cập quy trình khi cần.

Bao gồm những việc cần làm để ngăn chặn rủi ro xảy ra và cách bạn sẽ ứng phó nếu rủi ro xảy ra.

Các biện pháp cụ thể: Xác định các hành động cụ thể để triển khai chiến lược giảm thiểu rủi ro.

Giám sát và đánh giá: Xây dựng quy trình đánh giá thường xuyên (ít nhất mỗi quý một lần) để đánh giá hiệu quả của kế hoạch giảm thiểu rủi ro. Đánh giá hiệu quả dựa trên các chỉ số định trước, chẳng hạn như tiết kiệm chi phí, sự hài lòng của khách hàng, v.v.

Sau khi đã hiểu khái niệm, hãy cùng tìm hiểu các cách thực tế để xây dựng chiến lược giảm thiểu rủi ro của bạn.

10 chiến lược giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp của bạn

1. Chấp nhận những rủi ro không thể tránh khỏi

Không phải tất cả các rủi ro đều cần phải loại bỏ hoặc thậm chí giảm thiểu. Đôi khi, khả năng xảy ra của một rủi ro có thể quá thấp. Hoặc chi phí để giảm thiểu rủi ro có thể cao hơn tác động của nó. Trong những trường hợp như vậy, bạn thừa nhận sự tồn tại của nó và để nó diễn ra, một chiến lược được gọi là chấp nhận rủi ro.

Ví dụ đơn giản nhất là rủi ro một thành viên cụ thể trong nhóm rời khỏi tổ chức. Trong hầu hết các trường hợp, điều này là không thể tránh khỏi, vì vậy rủi ro được chấp nhận. Khi điều đó xảy ra, vai trò của thành viên đó sẽ được thay thế.

2. Chuyển giao rủi ro cho bên thứ ba

Như tên gọi, chiến lược này chuyển rủi ro từ bạn sang một thực thể khác. Ví dụ điển hình là mua bảo hiểm trộm cắp hoặc hỏa hoạn cho doanh nghiệp của bạn. Trong quản lý dự án, đây có thể là việc dự trữ nguồn lực hoặc giữ các nhà thầu trong danh sách.

Các tổ chức áp dụng chiến lược chuyển giao rủi ro khi tác động của rủi ro là cao. Khi thực hiện chiến lược này, hãy lưu ý rằng chi phí có thể rất cao. Ví dụ, bảo hiểm là khoản chi phí phải trả thường xuyên, bất kể rủi ro có xảy ra hay không.

3. Tránh hoàn toàn các tình huống rủi ro

Ở phía ngược lại của các chiến lược quản lý rủi ro là tránh rủi ro. Ở đây, bạn sẽ tránh xa các dự án/hoạt động liên quan đến rủi ro đó. Chiến lược này được sử dụng trong các tình huống mà tác động của rủi ro là đặc biệt cao.

Ví dụ rõ ràng là không tuyển dụng ứng viên có tiền án hoặc không thành lập văn phòng tại quốc gia đang trải qua bất ổn chính trị. Trong mỗi trường hợp, chi phí thất bại quá cao, thậm chí không thể chấp nhận rủi ro.

4. Chia sẻ rủi ro dựa trên mức độ chấp nhận của tổ chức

Ở đây, bạn phân phối rủi ro cho nhiều bên. Ví dụ, một công ty đầu tư mạo hiểm đầu tư một phần khoản đầu tư mà một công ty khởi nghiệp tìm kiếm thay vì toàn bộ số tiền. Họ quyết định số tiền đầu tư dựa trên khả năng chấp nhận rủi ro của mình, tức là khoản đầu tư mà họ có thể mất mà không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Khi mỗi nhà đầu tư quyết định đầu tư theo cách này, rủi ro sẽ được chia sẻ giữa họ, giúp giảm thiểu thiệt hại nếu rủi ro xảy ra.

5. Quản lý rủi ro một cách chiến lược

Quản lý rủi ro, còn được gọi là đệm rủi ro, là khi bạn có bản sao lưu mọi thứ bạn cần (con người, thời gian, hàng hóa) cho những lúc khủng hoảng. Nếu điều đó khiến bạn liên tưởng đến những người chuẩn bị cho ngày tận thế, thì không cần phải quá cực đoan như vậy.

Các doanh nghiệp thường xuyên duy trì hệ thống khôi phục sau thảm họa hoặc sao lưu dữ liệu để đề phòng trường hợp xảy ra sự cố. Duy trì luồng tiền mặt ổn định để chi trả lương trong vài tháng tới cũng là một ví dụ hoàn hảo.

Phần mềm quản lý rủi ro được thiết kế chuyên dụng có thể giúp lập kế hoạch hành động phù hợp cho mọi loại rủi ro mà doanh nghiệp có thể gặp phải.

6. Đa dạng hóa để bảo vệ khỏi rủi ro

Theo câu ngạn ngữ, đừng đặt tất cả trứng vào một giỏ; đa dạng hóa giúp phân phối rủi ro hoặc sự phụ thuộc của bạn vào nhiều lựa chọn, giảm thiểu rủi ro và hậu quả. Đây là một chiến lược giảm thiểu rủi ro được sử dụng rất phổ biến.

Các tổ chức thường xuyên thuê nhiều nhà thầu cho các công việc tương tự để đa dạng hóa rủi ro trong trường hợp một trong số họ ngừng hoạt động. Các nhà đầu tư mạo hiểm đa dạng hóa các khoản đầu tư của họ vào nhiều công ty khởi nghiệp khác nhau. Các nhà tư vấn và freelancer làm việc với nhiều khách hàng để đề phòng trường hợp một khách hàng cắt giảm quy mô hoặc chấm dứt hợp đồng.

7. Áp dụng phương pháp linh hoạt

Bản thân việc áp dụng Agile là một chiến lược giảm thiểu rủi ro hiệu quả. Cách làm truyền thống là dành nhiều năm và hàng triệu đô la để xây dựng một sản phẩm trước khi đưa ra thị trường, điều này tiềm ẩn rủi ro thất bại rất lớn.

Mặt khác, các nhóm Agile ra mắt sản phẩm tối thiểu khả thi (MVP) và phát triển dần dần, thường xuyên tính đến phản ứng của thị trường. Điều này tăng cơ hội thành công vì sản phẩm được phát triển dựa trên phản hồi của khách hàng và hiệu suất của sản phẩm. Các nhóm công nghệ khác phát hành phiên bản beta cho các nhà phát triển và sau đó là công chúng trước khi ra mắt chính thức.

8. Sử dụng phần mềm quản lý công việc

Chiến lược quản lý rủi ro này dựa trên các công cụ và quy trình để loại bỏ rủi ro hoạt động. Phần mềm quản lý công việc tốt có thể giúp tổ chức tất cả công việc theo cách có thứ bậc, liên kết và theo ngữ cảnh, từ đó cải thiện hiệu quả hoạt động trong nhóm.

Phần mềm quản lý nhiệm vụ ClickUp được thiết kế để đạt được chính xác điều này. Với ClickUp, bạn có thể:

Một công cụ quản lý dự án như ClickUp mang lại sự rõ ràng cho tất cả các bên liên quan. Nó loại bỏ rủi ro hiểu lầm, bỏ lỡ dòng thời gian hoặc phát sinh chi phí bổ sung. Nó tập hợp tất cả các nguồn lực, loại bỏ sự cần thiết của các cuộc họp dài vô tận và rủi ro về thời gian không hiệu quả. 🙌

9. Giám sát tiến độ dự án

Bạn sẽ phải đối mặt với rủi ro chiến lược, hoạt động và tài chính nếu dự án không tiến độ như dự kiến. Một cơ chế giám sát rủi ro mạnh mẽ có thể giảm thiểu rủi ro đó.

Theo dõi thường xuyên có thể giúp:

Mẫu Kế hoạch giám sát và kiểm soát dự án của ClickUp giúp các nhà quản lý đảm bảo rằng các dự án được hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách và với chất lượng mong đợi.

ClickUp có thể bảo vệ bạn khỏi nhiều rủi ro hoạt động hơn nữa. Bảng điều khiển ClickUp cung cấp tính năng theo dõi dự án theo thời gian thực. Chế độ xem khối lượng công việc cho phép bạn hiểu ai đang làm gì và phân công nhiệm vụ một cách hợp lý. Chế độ xem biểu đồ Gantt hiển thị dòng thời gian để giúp giao hàng đúng hạn.

Bạn có thể quản lý mục tiêu và ngân sách tại một nơi. Bạn cũng có thể sử dụng nó như một ứng dụng cộng tác để tạo điều kiện cho việc giao tiếp có ý nghĩa, kịp thời và phù hợp với bối cảnh giữa các thành viên trong nhóm.

10. Đặt mục tiêu có thể đạt được

Giảm thiểu rủi ro thất bại bắt đầu từ việc chuẩn bị cho thành công. Đặt ra các mục tiêu có thể đạt được là điều cơ bản để làm được điều đó. Tập hợp nhóm của bạn lại và đặt ra các mục tiêu mà mọi người đều cho là có thể đạt được. Hiển thị các mục tiêu này cho mọi người trong nhóm — bạn có thể sử dụng một số ứng dụng theo dõi mục tiêu cho mục đích này.

Dành thời gian và nỗ lực dự phòng để tránh tình trạng gấp rút vào phút chót. Thỉnh thoảng xem lại các mục tiêu của bạn và điều chỉnh nếu chúng trở nên không thể đạt được.

Bạn không biết bắt đầu từ đâu? Chúng tôi sẽ giúp bạn với bảng điều khiển mục tiêu của Clickup! Bạn có thể đặt mục tiêu bằng số, tiền, đúng/sai và hoàn thành công việc. Bạn cũng có thể đặt mục tiêu cho mỗi sprint hoặc thời gian. Bạn có thể tạo ra môi trường làm việc hợp tác với mọi thành viên trong nhóm cùng hướng tới các mục tiêu chung.

Giảm thiểu các loại rủi ro hoạt động với ClickUp

Trong mọi tổ chức, rủi ro hoạt động là không thể tránh khỏi. Thành viên nhóm sẽ nghỉ việc. Công việc sẽ bị trì hoãn. Ước lượng thời gian sẽ sai. Mọi người có thể bỏ sót một điểm quan trọng trong câu chuyện của người dùng. Các mối phụ thuộc phức tạp sẽ đòi hỏi nỗ lực thêm.

Những rủi ro này không thể tránh khỏi nhưng có thể được giảm thiểu và quản lý bằng phần mềm quản lý dự án tốt.

Các tính năng quản lý dự án của ClickUp được thiết kế để giải quyết tất cả những vấn đề này và hơn thế nữa. Nó giúp các nhóm quản lý dự án xây dựng hiệu quả hoạt động để tiết kiệm thời gian bằng cách giúp mọi người làm việc hiệu quả hơn. Xem cách bạn có thể giảm thiểu rủi ro với ClickUp. Đăng ký miễn phí ngay hôm nay!