Điều gì cần thiết để hoàn thành một dự án thành công? Con người, thời gian và tiền bạc? Đúng, nhưng còn hơn thế nữa. Để hoàn thành dự án thành công, cần có sự lập kế hoạch tài nguyên phù hợp cho các công việc đúng, vào thời điểm chính xác và theo thứ tự hợp lý.
Vì vậy, không có gì ngạc nhiên khi các doanh nghiệp phải chịu thiệt hại hàng triệu đô la chi phí thực tế và chi phí cơ hội do chậm trễ hoặc vượt ngân sách.
Là một nhà quản lý dự án, lập lịch tài nguyên hiệu quả là khóa để đảm bảo thành công.
Lập lịch tài nguyên là gì?
Lập lịch tài nguyên là một phần quan trọng của quản lý dự án, trong đó các thành viên nhóm có sẵn được giao các công việc cụ thể để hoàn thành trong một thời gian định trước. Có hai phương pháp lập lịch tài nguyên chính: giới hạn thời gian hoặc giới hạn tài nguyên.
Lập lịch tài nguyên trong điều kiện thời gian hạn chế
Nếu có thời hạn dự án đã định, bạn sẽ phân bổ tài nguyên để hoàn thành công việc trong thời gian đó. Trong trường hợp này, thời hạn là cố định, nhưng tài nguyên thì linh hoạt. Các tổ chức hoặc cơ quan dịch vụ chuyên nghiệp có tài nguyên dư thừa đang chờ dự án thường sử dụng lập lịch tài nguyên có giới hạn thời gian.
Điều này cũng áp dụng cho các dự án có ngày ra mắt đã định. Ví dụ: nếu bạn đang chuẩn bị ra mắt vào dịp Giáng sinh, bạn bị giới hạn thời gian là ngày 25 tháng 12 (hoặc sớm hơn).
Lập lịch trong điều kiện hạn chế tài nguyên
Mặt khác, nếu bạn có số lượng tài nguyên hạn chế, bạn sẽ lập kế hoạch dự án dựa trên tính sẵn có và sức chứa của tài nguyên.
Phương pháp quản lý tài nguyên này đòi hỏi sự linh hoạt trong dòng thời gian. Lập lịch có hạn chế về tài nguyên thường được sử dụng bởi các công ty sản phẩm hoặc các nhóm nội bộ, nơi bạn thuê thêm thành viên nhóm hoặc nhà thầu. Ví dụ: khi ClickUp thêm các tính năng AI vào nền tảng của chúng tôi, chúng tôi lập lịch dự án có tính đến các hạn chế về tài nguyên.
Dù bằng cách nào, lịch trình tài nguyên về cơ bản được điều chỉnh bởi tài nguyên và thời gian. Hãy lấy ví dụ về một nhóm sản xuất nội dung. Nhóm này có các nhà phân tích SEO, nhà văn, trình chỉnh sửa, nhà thiết kế và nhà xuất bản. Ở đây, mỗi người thực hiện công việc của mình sau khi hoàn thành công việc trước đó. Vì vậy, bạn cần lên lịch tài nguyên theo thứ tự như một sprint hai tuần một lần.
- Nghiên cứu SEO và bản tóm tắt từ ngày 1–3
- Viết từ ngày 4–9
- Chỉnh sửa từ ngày 10–12
- Thiết kế từ ngày 13–15
Ngay cả lịch trình tài nguyên đơn giản này cũng có những thách thức. Như bạn có thể thấy từ biểu đồ trên, một nhà phân tích SEO hoặc trình chỉnh sửa cần ba ngày để hoàn thành công việc của họ, trong khi nhà văn cần sáu ngày.
Vì vậy, nếu nhóm này có một tài nguyên với mỗi kỹ năng, tất cả mọi người trừ người viết sẽ không được sử dụng hết công suất. Chính vấn đề này là điều mà lập kế hoạch tài nguyên hiệu quả tìm cách giải quyết.
Tại sao lập lịch tài nguyên lại quan trọng trong quản lý dự án?
Chi phí lao động chiếm tới "70% tổng chi phí hoạt động của một tổ chức", theo nghiên cứu của Viện Quản lý Nguồn nhân lực (HCMI). Điều này có nghĩa là trong khi nhân viên là tài sản quý giá nhất của bạn, họ cũng là chi phí lớn nhất. Vì vậy, bạn cần tận dụng họ một cách tối ưu và hiệu quả.
Tối ưu hóa tài nguyên
Bạn sẽ nhận thấy rằng chúng tôi không nói "tối đa hóa nguồn nhân lực" vì việc sử dụng tối đa kỹ năng của một người không phải lúc nào cũng bằng 100% thời gian của họ. Trên thực tế, " Nghiên cứu của Gartner cho thấy các nhóm có mức độ sử dụng thấp hơn có thể giảm 30% thời gian cần thiết để mang lại giá trị kinh doanh. "
Lập lịch tài nguyên giúp các nhà quản lý dự án sử dụng thời gian của các thành viên trong nhóm một cách hiệu quả. Nó cho phép họ tận dụng tối đa nhân lực và kỹ năng sẵn có để tối đa hóa kết quả.
Hoàn thành đúng hạn và trong ngân sách
Tận dụng lập lịch tài nguyên để đảm bảo bạn hoàn thành dự án trong thời gian và ngân sách đã phân bổ.
Nó cho phép bạn hình dung quá trình thực hiện dự án trong tương lai và lập kế hoạch dự phòng cần thiết trước. Khi sự kiện bất ngờ xảy ra, hãy điều chỉnh hoặc thay đổi kế hoạch nếu cần.
Cung cấp dịch vụ chất lượng
Lập lịch dự án không chỉ là lịch tài nguyên. Đó là hình ảnh trực quan hóa về cách thức thực hiện dự án. Nó bao gồm các công việc, trách nhiệm, phụ thuộc, chuyển giao, hợp tác, chu kỳ phản hồi, v.v.
Với chế độ xem toàn diện như vậy, mỗi thành viên trong nhóm đều hiểu vai trò của mình trong vòng đời dự án. Bằng cách này, họ sẽ hợp tác với đồng nghiệp hiệu quả hơn, nhận được sự chuyển giao công việc toàn diện và truyền đạt hướng dẫn rõ ràng. Cùng nhau, họ sẽ cung cấp các dịch vụ đáp ứng các tiêu chuẩn mong đợi.
Tiết kiệm chi phí
Việc xác định những lỗ hổng trong kế hoạch của bạn trở nên dễ dàng khi bạn lập lịch trình tài nguyên trước. Điều này giúp các nhà quản lý dự án có thời gian và cơ hội để tuyển dụng trước hoặc sắp xếp lại các nhóm của họ để lấp đầy những lỗ hổng.
Nếu không có lịch trình tài nguyên, các lỗ hổng sẽ thường xuyên xuất hiện trong quá trình thực hiện dự án, khiến mọi người phải vất vả tìm kiếm giải pháp và dẫn đến chi phí không cần thiết. Các lỗ hổng trong lịch trình dự án cũng gây ra các vấn đề về quản lý tài nguyên liên quan đến sự tham gia, hiệu suất và duy trì nhân viên.
Đánh giá mạnh mẽ và đánh giá lại
Một đánh giá tốt là đánh giá mà bạn đo lường kết quả so với kế hoạch, và lịch trình tài nguyên đóng vai trò là kế hoạch. Đánh giá giúp bạn hiểu liệu có bất kỳ sự chậm trễ, vượt ngân sách, vấn đề hợp tác hoặc các thách thức liên quan đến quan hệ giữa các cá nhân hay không. Dựa trên đó, hãy cấu trúc các kế hoạch cải tiến liên tục cho các dự án trong tương lai.
Lợi ích của việc lập lịch tài nguyên
Mục tiêu của bất kỳ dự án nào là tạo ra hoặc tăng doanh thu. Lập lịch tài nguyên đảm bảo bạn đạt được kết quả mong muốn.
Dành cho thành viên nhóm
Với lịch trình tài nguyên rõ ràng, hiển thị và minh bạch, mỗi thành viên trong nhóm đều biết chính xác việc cần làm, tiêu chuẩn và thời hạn hoàn thành. Do đó, họ có:
- Rõ ràng về vai trò của họ để hoàn thành công việc tốt nhất, chịu trách nhiệm về kết quả của họ
- Con đường hoàn thành để lập kế hoạch cho kỳ nghỉ, thời gian nghỉ ngơi, nghỉ phép và các sự kiện quan trọng khác trong cuộc sống
- Ý thức mục đích để kết nối công việc của họ với mục tiêu kinh doanh, thúc đẩy cam kết
- Tăng cường sự tham gia của nhân viên để hợp tác hiệu quả hơn
- Hiển thị hiệu suất để đạt được mục tiêu trong suốt dự án và hiểu cách đánh giá thành công của họ
Dành cho quản lý dự án
Các nhà lãnh đạo sẽ quản lý dự án, công việc, nhóm và kết quả một cách hiệu quả với việc phân bổ tài nguyên mạnh mẽ để cung cấp những điều sau đây. :
- Hiểu rõ ai đang làm việc gì, tối ưu hóa việc sử dụng và sự tham gia của nhân viên
- Tổng quan về các lỗ hổng hoặc tình trạng quá tải để giải quyết chúng và giữ dự án đi đúng hướng
- Khả năng dự đoán sự chậm trễ hoặc vượt ngân sách để ngăn chặn các vấn đề và chuẩn bị cho những vấn đề không thể tránh khỏi
- Khả năng thích ứng với những thay đổi theo nhu cầu thị trường, nhu cầu khách hàng hoặc sự phát triển của cơ cấu tổ chức
- Tự do truyền đạt trạng thái dự án một cách chính xác và thường xuyên đến ban lãnh đạo
Dành cho tổ chức
Lập lịch tài nguyên hiệu quả giúp tổ chức tận dụng nhóm một cách tối ưu.
- Tuyển dụng thù đúng người vào đúng thời điểm
- Tính giá chính xác cho khách hàng dựa trên ước lượng gần chính xác về nỗ lực và thời gian
- Xác định những lỗ hổng về kỹ năng hoặc năng lực để lập kế hoạch chiến lược học tập và phát triển
- Dự báo chính xác nhu cầu tài nguyên
- Ngăn chặn sự mở rộng phạm vi dự án
Cách tạo lịch trình tài nguyên?
1. Xác định phạm vi dự án và yêu cầu về tài nguyên
Trước khi bắt đầu quá trình lập lịch tài nguyên, hãy bắt đầu bằng cách xác định phạm vi của dự án và những tài nguyên bạn cần để hoàn thành nó. Trong khi làm việc này, hãy cân nhắc những điều sau.
Thời gian bạn có: Hãy nghĩ xa hơn số ngày làm việc. Ngoài ra, hãy xem xét liệu có những ngày nghỉ khác mà mọi người có thể kết hợp để có một kỳ nghỉ cuối tuần dài hoặc một sự kiện nội bộ lớn mà nhóm của bạn có thể tham gia.
Kỹ năng cần thiết: Xác định tất cả các kỹ năng bạn cần để hoàn thành dự án, bao gồm kỹ năng kỹ thuật, vận hành và quản lý.
Tài nguyên cần thiết: Một cá nhân có thể có nhiều hơn một kỹ năng. Nhiều cá nhân có thể có cùng một kỹ năng. Tạo sự kết hợp tối ưu giữa các thành viên trong nhóm để tạo thành các kỹ năng bạn cần.
Cấu trúc phân chia công việc (WBS): Phân chia dự án thành các thành phần nhỏ, có thứ bậc và dễ quản lý, ví dụ như các công việc.
Phụ thuộc: Phác thảo thứ tự mà các nhóm của bạn phải hoàn thành công việc và cách một công việc ảnh hưởng đến các hoạt động trước hoặc sau đó.
Hạn chế: Lịch trình dự án có chặt chẽ không? Số lượng nhân sự có ít hơn bạn nghĩ không? Ngân sách có bị giới hạn không? Nhóm của bạn có làm việc ở các múi giờ khác nhau không trùng nhau không?
Xác định mọi trở ngại mà bạn có thể gặp phải. Ngoài ra, đánh giá nhu cầu tài nguyên trong tổ chức của bạn để chia sẻ kỹ năng hiệu quả hơn.
Kết quả dự án và thước đo thành công: Viết ra những gì bạn mong đợi mỗi thành viên trong nhóm sẽ hoàn thành và cách bạn sẽ đánh giá hiệu suất của họ. Điều này sẽ đảm bảo mọi người đều hiểu rõ và làm việc cùng nhau.
2. Chọn công cụ quản lý tài nguyên
Các tổ chức từ lâu đã sử dụng bảng và bảng tính để lập lịch tài nguyên. Cách này hiệu quả đối với các công việc đơn giản, tuần tự như ví dụ trên. Tuy nhiên, khi nhóm ngày càng lớn, công việc trở nên phức tạp và sự phụ thuộc gia tăng, bạn cần phần mềm lập lịch tài nguyên được thiết kế để đáp ứng yêu cầu của mình.
Mọi tính năng bạn cần để lập lịch tài nguyên đều có trong ứng dụng quản lý dự án ClickUp.
- Công việc dự án
- Người dùng có thể phân bổ các công việc cụ thể cho
- Khả năng xem khối lượng công việc và điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu hiện tại
- Sự phụ thuộc giữa các công việc và dự án
- Công cụ theo dõi thời gian và bảng chấm công để quản lý dễ dàng hơn
- Chế độ xem Danh sách, Kanban, Lịch và Biểu đồ Gantt
- Bảng điều khiển để đánh giá hiệu suất nhanh chóng
- Tài liệu, nhận xét và bảng trắng để hợp tác
ClickUp cũng có tính năng kéo và thả dễ dàng, giao diện thân thiện với người dùng, thông báo và quy trình công việc có thể tùy chỉnh để giúp lập lịch dự án của bạn trở nên đơn giản và hiệu quả.
3. Tạo công việc
Sau khi chọn công cụ quản lý tài nguyên, hãy thiết lập dự án dưới dạng tập hợp các dự án con, nhiệm vụ, nhiệm vụ phụ và danh sách kiểm tra. Với ClickUp, bạn có thể quản lý nhiệm vụ một cách hoàn toàn linh hoạt.
Tùy chỉnh: Tạo cấu trúc cần thiết với Tự động hóa, Điểm Sprint, dữ liệu Trường Tùy chỉnh và hơn thế nữa.
Phân cấp: Tạo các công việc con lồng nhau và dễ dàng sắp xếp lại hoặc chỉnh sửa hàng loạt. Ngoài ra, bạn cũng có thể thiết lập các mối phụ thuộc trong khi thực hiện.
Nhóm: Sắp xếp công việc theo danh mục, tạo trạng thái tùy chỉnh, chỉ định ưu tiên và thêm thẻ. Liên kết công việc, tài liệu và tích hợp để cho phép mọi thành viên trong nhóm truy cập kiến thức.
Công việc lặp lại: Đặt các cuộc họp hàng tuần hoặc nhắc nhở hàng ngày làm công việc lặp lại để tự động thêm vào danh sách công việc của bạn.
Mẫu: Sử dụng mẫu công việc để tạo quy trình làm việc cho các công việc lặp lại. Ví dụ: bạn có thể thiết lập mẫu mối quan hệ ứng viên để sử dụng lại bất cứ khi nào có người đưa ra yêu cầu tuyển dụng mới.
Cột mốc: Đặt mục tiêu đánh dấu việc hoàn thành các giai đoạn quan trọng trong dự án của bạn. Hãy dành thời gian để ăn mừng thành công của mình.
4. Phân công tài nguyên dự án
Chỉ định từng cá nhân cho từng công việc/công việc con. Với công cụ quản lý tài nguyên của ClickUp, bạn có thể chỉ định nhiều cá nhân cho một công việc. Bạn cũng có thể thêm người xem, những người sẽ nhận được thông báo khi có cập nhật hoặc thay đổi trạng thái.
Sử dụng Chế độ xem Box của ClickUp để xem các thành viên trong nhóm đang bận rộn hay rảnh rỗi. Sử dụng Chế độ xem Khối lượng công việc để đánh giá xem mỗi thành viên trong nhóm có vượt quá hoặc dưới sức chứa hay không. Bật tính năng theo dõi thời gian và ước lượng để luôn nắm bắt tiến độ.
5. Đánh giá tính khả thi
Sau khi thiết lập xong, đã đến lúc kiểm tra và đảm bảo mọi thứ đều ổn. Sử dụng hơn 15 chế độ xem mà ClickUp cung cấp để thực hiện việc đó.
Chế độ xem lịch: Sử dụng chế độ xem lịch (ngày, tuần hoặc tháng) để quản lý thời gian và xem các cột mốc có phù hợp với thời hạn dự án hay không.
Chế độ xem Gantt: Sử dụng chế độ xem Gantt để đảm bảo các công việc chạy song song không phụ thuộc lẫn nhau. Di chuyển chúng để đảm bảo việc chuyển giao công việc từ giai đoạn này sang giai đoạn khác diễn ra suôn sẻ, tăng cường quản lý tài nguyên. Trong ClickUp, bạn cũng có thể xác định đường dẫn quan trọng và thời gian trễ để sắp xếp lại một số công việc mà không ảnh hưởng đến thời hạn lớn hơn.
Chế độ xem dòng thời gian: Trực quan hóa lộ trình, công việc đã hoàn thành và các sự kiện trong tương lai trên dòng thời gian dự án tuyến tính để tìm kiếm các điểm bất thường.
6. Chuẩn bị cho nhóm của bạn thành công
Tập hợp tất cả tài sản dự án cần thiết vào một nơi. Bạn có thể sử dụng Tài liệu ClickUp để ghi chép dự án. Nếu bạn có tài sản trong các công cụ khác như Figma hoặc Google Trang tính, hãy nhúng chúng vào Không gian Làm việc ClickUp của bạn. Sử dụng Bảng trắng ClickUp để động não. Bật tính năng bình luận để các thành viên trong nhóm có thể trao đổi với nhau hoặc nhanh chóng chuyển bình luận thành nhiệm vụ!
7. Theo dõi và cải thiện
Lập lịch tài nguyên không kết thúc khi dự án bắt đầu. Khi các nhóm hoàn thành công việc của mình mỗi ngày, người quản lý dự án phải theo dõi tiến độ và điều chỉnh nếu cần. Sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để làm việc này.
Xây dựng bảng điều khiển tùy chỉnh với các chỉ số dự án quan trọng đối với bạn. Thêm tiện ích cho thành viên nhóm, đường dẫn quan trọng, sprint, trạng thái và các khía cạnh khác vào một nơi.
Nếu bạn đang tìm kiếm một không gian làm việc trống, hãy sử dụng Mẫu Lập kế hoạch tài nguyên của ClickUp. Tùy chỉnh mẫu này theo nhu cầu của bạn một cách dễ dàng. Dưới đây là một số mẫu lập kế hoạch tài nguyên khác trong Excel và Google Trang tính để giúp bạn đưa ra quyết định.
6 Chiến lược lập lịch tài nguyên hiệu quả
Sau khi xem xét các chi tiết cần thiết để lập lịch tài nguyên hiệu quả, đây là một số chiến lược hiệu quả để quản lý dự án.
Xác định rõ các tiêu chuẩn
Bạn coi một dự án hoàn thành khi bạn thực hiện tất cả các công việc và đáp ứng tất cả các yêu cầu của khách hàng. Vì vậy, hãy sử dụng hệ thống lập lịch tài nguyên của bạn để:
- Xác định yêu cầu, kỳ vọng, thước đo thành công và tiêu chuẩn chất lượng
- Tập hợp toàn bộ nhóm dự án và thảo luận các tiêu chuẩn với họ
- Đăng bài viết này bằng ngôn ngữ đơn giản và dễ hiểu để mọi người có thể truy cập và sử dụng sau này
Lập kế hoạch cho thời gian và tài nguyên bổ sung
Lập lịch tài nguyên với một khoảng trống dự phòng cho những thay đổi hoặc phát triển đột xuất. Không nên sử dụng 100% nguồn lực con người. Tỷ lệ sử dụng 75-80% sẽ tạo ra khoảng trống linh hoạt cho tất cả.
Thời gian thêm giúp tiết kiệm năng lượng nhận thức, đặc biệt là trong các công việc sáng tạo như viết lách, thiết kế và phát triển phần mềm, dẫn đến kết quả tổng thể tốt hơn.
Ngoài ra, đừng lên lịch đến phút chót. Hãy để 1-2 ngày cuối cùng để đề phòng những sự cố bất ngờ. Nếu trang web mới phát triển của bạn bị sập hoặc băng rôn quảng cáo có lỗi chính tả, thời gian dự phòng này sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề.
Lập kế hoạch dựa trên các yếu tố phụ thuộc
Mọi dự án, dù có vẻ đơn giản đến đâu, cũng có những phụ thuộc cố hữu. Lập kế hoạch dựa trên những phụ thuộc này để đảm bảo không ai bị quá tải. Đảm bảo rằng bạn không làm quá tải các thành viên trong nhóm bằng những sự chậm trễ vào cuối quy trình làm việc.
Ví dụ: nếu nhóm DevOps nhỏ của bạn cần đẩy hàng trăm tính năng vào sản xuất vào ngày cuối cùng, bạn có thể sẽ phải đối mặt với sự cố kỹ thuật và cảm xúc. Thay vào đó, hãy sắp xếp các hoạt động này một cách cẩn thận.
Theo dõi liên tục
Theo dõi chặt chẽ tiến độ, sức chứa của nhóm và mức độ sử dụng hàng tuần , nếu không thể hàng ngày. Tránh tình trạng quá tải hoặc sử dụng không hiệu quả tài nguyên. Phân bổ lại tài nguyên cho các công việc quan trọng hoặc các trở ngại bất ngờ như trường hợp khẩn cấp cá nhân hoặc bệnh tật.
Giao tiếp chủ động
Giữ các kênh liên lạc luôn mở để khuyến khích sự hợp tác giữa các nhóm. Giữ cho tất cả các bên liên quan được thông báo về tiến độ dựa trên nhu cầu của họ. Ví dụ, giám đốc công nghệ (CTO) sẽ cần cập nhật hàng tuần về tiến độ của toàn bộ dự án ở cấp cao.
Các thành viên nhóm dưới cấp quản lý cấp cao cần cập nhật chi tiết về các công việc của họ. Thực hiện việc này thủ công hoặc tự động hóa báo cáo theo định kỳ.
Hoàn thành dự án một cách ý nghĩa
- Kiểm tra với khách hàng xem họ có hài lòng với tất cả các khía cạnh của dự án hay không
- Tìm kiếm phản hồi về những việc bạn đã làm tốt và những việc cần cải thiện
- Cùng nhóm ăn mừng chiến thắng
- Tiến hành đánh giá tổng kết hoặc đánh giá hiệu suất để thảo luận về thành công của công việc hoặc dự án với cả nhóm
- Đóng tất cả các công việc trên công cụ quản lý dự án và lưu trữ khi thích hợp
Tối đa hóa tiềm năng của nhóm với lập kế hoạch tài nguyên hiệu quả
Để hoàn thành dự án thành công, tất cả các thành viên trong nhóm phải biết trách nhiệm của mình và hỗ trợ lẫn nhau khi cần thiết. Điều quan trọng là phải chỉ ra các mối phụ thuộc và sự cần thiết phải hoàn thành công việc vào một thời điểm cụ thể. Lập lịch tài nguyên hiệu quả đóng vai trò trung tâm trong việc thực hiện điều đó.
Tận dụng các tính năng lập lịch tài nguyên của ClickUp để trang bị cho mọi quản lý dự án các công cụ cần thiết để dẫn dắt nhóm đi đúng hướng từ đầu đến cuối. Cho dù là phân công đúng người cho đúng công việc hay chọn một công việc để thúc đẩy, ClickUp giúp bạn thực hiện tất cả. Khám phá cách tối đa hóa tiềm năng của nhóm bằng cách đăng ký miễn phí ngay hôm nay.