Đôi khi, ngay cả những dự án, quy trình và cuộc họp phức tạp nhất cũng cần một bản tóm tắt đơn giản. Đó là lúc bạn cần đến báo cáo tóm tắt dự án.
Cho dù đó là sổ cái chung hay bản tóm tắt báo cáo tài chính, báo cáo phù hợp có thể tạo ra sự khác biệt trong việc giúp bạn hợp lý hóa quản lý dự án. Chúng cho phép bạn giảm bớt các khái niệm phức tạp thành các bản tóm tắt đơn giản, giúp nhóm dự án và các bên liên quan khác luôn cập nhật thông tin mà không mất quá nhiều thời gian trong ngày.
Tất nhiên, bạn không muốn tạo mọi bản tóm tắt dự án từ đầu. Bạn cần các cấu trúc quản lý dự án cho phép bạn dành nhiều thời gian nhất có thể cho công việc thực tế và ít thời gian nhất có thể cho việc báo cáo, đồng thời vẫn đảm bảo các báo cáo trông đẹp mắt và hữu ích.
Điều đó nghe có vẻ như một công việc bất khả thi? Không phải với mẫu tóm tắt dự án phù hợp với nhu cầu và loại dự án của bạn! Hãy cùng tìm hiểu.
Mẫu tóm tắt dự án là gì?
Mẫu tóm tắt dự án là một báo cáo có các ô trống để điền vào nhằm tóm tắt nhanh chi tiết dự án và trạng thái công việc hiện tại cho tất cả các bên liên quan đến dự án. Mẫu này được cô đọng thành các chi tiết cụ thể nhất cần thiết, thường chỉ bao gồm một trang hoặc một màn hình, để các thành viên nhóm dự án có thể thấy chính xác những gì họ cần biết trong nháy mắt.
Đồng thời, mẫu tóm tắt dự án của bạn cần linh hoạt và có thể tùy chỉnh cho tất cả các loại quản lý dự án hoặc trưởng nhóm. Tóm tắt dự án — hoặc đề xuất dự án — tóm tắt các chi tiết quan trọng nhất như cột mốc và dòng thời gian của dự án mà không giải thích quá chi tiết về các quy trình.
Loại tài liệu này cũng nên được điều chỉnh cho phù hợp với đối tượng mục tiêu của bạn.
Khách hàng của bạn có thực sự cần biết chi tiết cụ thể không? Hay nhóm pháp lý của bạn cần giải thích kỹ hơn?
Mẫu tóm tắt dự án của bạn có thể thay đổi tùy theo giai đoạn của dự án. Vì vậy, bạn có thể muốn bao gồm bản tóm tắt dự án trong đề xuất dự án tổng thể, nhưng bạn nên biết rằng những chi tiết đó có thể thay đổi kết quả dự án khi công việc thực tế bắt đầu.
Điều gì tạo nên một mẫu báo cáo tóm tắt dự án tốt?
Vì báo cáo tóm tắt dự án phải linh hoạt, các mẫu được sử dụng để tạo báo cáo cũng phải linh hoạt. Không có mẫu báo cáo tóm tắt dự án "tốt nhất" phù hợp với mọi trường hợp, đơn giản vì các loại dự án và đối tượng khác nhau sẽ yêu cầu cách tiếp cận riêng.
Với ý nghĩ đó, các mẫu báo cáo tóm tắt dự án tốt nhất đều có một số tính năng chung:
- Một phần tổng quan đơn giản cho phép người tạo hoặc quản lý dự án tóm tắt dự án bằng vài từ hoặc câu ngắn gọn
- Tổng quan về các cột mốc, dòng thời gian, ngân sách của dự án và bất kỳ tài nguyên hữu hình nào khác đóng vai trò như hàng rào bảo vệ cho công việc
- Một vị trí nổi bật để liệt kê chủ sở hữu dự án để bất kỳ độc giả nào có thể liên hệ nếu có câu hỏi hoặc ghi chú
- Tổng quan về các chỉ số KPI quản lý dự án và tiến độ dự án đã đạt được so với các chỉ số này
- Một phần dành cho những điểm chính rõ ràng, ngắn gọn và có thể thực hiện được, nêu tóm tắt các bước tiếp theo cần thiết cho nhóm dự án
Ngoài ra, điều quan trọng là tìm mẫu báo cáo tóm tắt dự án phù hợp với nhu cầu của bạn. Hãy xem xét một số tùy chọn phổ biến trong danh sách dưới đây trước khi đưa ra lựa chọn của mình.
11 mẫu tóm tắt dự án để sử dụng
Không biết bắt đầu từ đâu? Đừng lo lắng, chúng tôi đã tìm thấy các mẫu phù hợp cho bạn. Hãy xem danh sách 11 mẫu tóm tắt dự án miễn phí yêu thích của chúng tôi để theo dõi tiến độ, cung cấp thông tin tài chính hoặc tóm tắt đơn giản về chi tiết dự án.
Bất kể bạn thuộc ngành nào, chúng tôi tin rằng bạn sẽ tìm thấy một hoặc nhiều mẫu phù hợp trong danh sách này.
1. Mẫu tóm tắt dự án ClickUp
Các bản cập nhật dự án không nên nằm rải rác trong các email hoặc bị mất trong các cuộc họp. Mẫu tóm tắt dự án ClickUp tập hợp mọi thứ vào một tài liệu có tổ chức, dễ đọc, giúp nhóm và các bên liên quan của bạn luôn đồng bộ.
Với mẫu có thể tùy chỉnh này, bạn có thể phác thảo mục tiêu dự án, cột mốc quan trọng, dòng thời gian, trách nhiệm của nhóm và kết quả — tất cả ở một nơi. Đây là bản tóm tắt cấp cao của dự án, được thiết kế để truyền đạt tiến độ một cách rõ ràng và hiệu quả.
Là một tài liệu ClickUp, nó hỗ trợ cộng tác thời gian thực, để các nhóm có thể bình luận, chỉnh sửa và cập nhật thông tin mới nhất khi dự án phát triển. Bạn thậm chí có thể nhúng nhiệm vụ, liên kết tài liệu và gắn thẻ đồng nghiệp trực tiếp trong tài liệu để kết nối bản tóm tắt với quy trình làm việc của bạn.
Sử dụng mẫu này để cải thiện hiển thị, giảm thiểu hiểu lầm và cung cấp thông tin chi tiết nhanh chóng cho người ra quyết định mà không cần phải tìm kiếm trong các ghi chú hoặc bảng tính rải rác.
Dù là cho các nhóm nội bộ hay cập nhật cho khách hàng, Mẫu tóm tắt dự án này giúp bạn trình bày tổng quan chuyên nghiệp, trau chuốt, tiết kiệm thời gian và tăng tính rõ ràng cho dự án.
2. Mẫu tóm tắt điều hành ClickUp
Chúng ta sẽ bắt đầu với một mẫu đơn giản nhưng hiệu quả. Mẫu Tóm tắt điều hành của ClickUp truyền tải tất cả thông tin bạn cần truyền đạt một cách nhanh chóng, với định dạng dễ hoàn thành.
Giống như hầu hết các mẫu tóm tắt điều hành, báo cáo này bao gồm phần tổng quan cùng với mô tả sản phẩm/dịch vụ, phân tích thị trường và tóm tắt tài chính. Kết hợp với nhau, các trường trong các phần này được thiết kế để tóm tắt toàn bộ kế hoạch kinh doanh. Tuy nhiên, mẫu báo cáo tóm tắt này cũng có thể dễ dàng điều chỉnh để tóm tắt kế hoạch sản phẩm.
Đối với những người gặp khó khăn trong việc diễn đạt bằng lời, mã màu giúp mẫu tóm tắt dự án dễ theo dõi hơn. Phần kết luận dễ hiểu bao gồm các trường đề xuất và thông tin liên hệ cũng vậy. Kết hợp tất cả lại, mẫu báo cáo tóm tắt dự án này trở nên rất thân thiện với người dùng và đầy đủ.
3. Mẫu báo cáo tóm tắt ClickUp
Đã đến lúc đi sâu hơn một chút. Mẫu Báo cáo tóm tắt của ClickUp vẫn giữ mức độ cao nhưng đi sâu vào một số chi tiết mà các bên liên quan và nhóm dự án của bạn luôn yêu cầu bạn.
Ngoài phần giới thiệu ở đầu trang, bạn sẽ thấy một số trường có thể mở rộng để giúp bạn thêm các thông tin như:
- Rủi ro và vấn đề của dự án
- Các giải pháp đề xuất cho các vấn đề đó
- Các phát hiện khác
- Các mục hành động
- Các đề xuất cho các bước tiếp theo
Hơn hết, bản tóm tắt dự án như thế này sắp xếp tất cả thông tin phức tạp thành một định dạng đơn giản và dễ đọc. Nó hoạt động hoàn hảo cùng với mẫu báo cáo tiến độ, cung cấp thông tin chi tiết hơn về dòng thời gian của dự án. Và nếu cả hai báo cáo đều được lưu trữ trên cùng một nền tảng, sự tích hợp sẽ còn tốt hơn nữa.
4. Mẫu tóm tắt chương trình ClickUp
Không có gì bằng một giải pháp đơn giản để tóm tắt một vấn đề phức tạp. Mẫu Tóm tắt Chương trình của ClickUp được thiết kế đặc biệt cho tính linh hoạt đó, giúp bạn tạo ra một cái nhìn tổng quan nhanh chóng về một kế hoạch kinh doanh hoặc dự án lớn hơn.
Thật khó để diễn tả hết mức độ đơn giản của mẫu tóm tắt dự án này. Bắt đầu với tóm tắt vấn đề mà dự án cần giải quyết, sau đó đi vào các ghi chú quan trọng về cách dự án giải quyết vấn đề đó.
Ngoài ra, bạn có thể thêm vào tiêu đề không chỉ tên công ty mà còn cả logo và thông tin liên hệ. Hãy coi mẫu tóm tắt chương trình như một trang bìa.
Nếu đối tượng mục tiêu của bạn chỉ nhận được vài chi tiết này, họ vẫn sẽ biết chính xác lý do dự án tồn tại và cách dự án giải quyết vấn đề mà nó được thiết kế để giải quyết. Và về cơ bản, đó không phải là bản chất của quản lý dự án sao?
5. Mẫu báo cáo tóm tắt bảng lương ClickUp
Chúng ta không phải đều thích tính lương sao? Sự thật là một số tính toán và giao tiếp tài chính phức tạp hơn có thể được đơn giản hóa khá nhiều với mẫu báo cáo tóm tắt dự án phù hợp. Mẫu báo cáo tóm tắt lương của ClickUp có thể trở thành mẫu tóm tắt dự án cho doanh nghiệp của bạn.
Tải xuống mẫu bảng lương này và bạn sẽ có các trường có thể điền để tạo bản tổng quan dễ hiểu về thông tin liên quan đến bảng lương cho tất cả nhân viên, bao gồm:
- Thông tin cơ bản về nhân viên
- Thanh toán và khấu trừ
- Hoạt động tính đến thời điểm hiện tại
- Tín dụng thời gian nghỉ có lương
- Tổng kết lương net
- Ghi chú và ý kiến bổ sung
Vì tất cả đều diễn ra trong ClickUp, bạn cũng có thể theo dõi ai là chủ sở hữu của từng báo cáo tóm tắt dự án, ai đã đóng góp và ngày cập nhật lần cuối. Bằng cách đó, bạn luôn xem được thông tin mới nhất khi tính toán, đánh giá và chia sẻ thông tin quan trọng về bảng lương.
6. Mẫu tóm tắt tài khoản tài chính của ClickUp
Nói về tài chính: ngân sách nhanh chóng trở nên phức tạp và nếu không có báo cáo phù hợp, rất dễ mất dấu các chi phí riêng lẻ. Đó là lúc Mẫu Tóm tắt Tài khoản Tài chính của ClickUp phát huy tác dụng.
Đây là báo cáo tóm tắt dự án đơn giản dựa trên hai chiều: tài khoản cá nhân và nhóm tài khoản. Chế độ xem mặc định tập trung vào các tài khoản dưới dạng mục, cho phép bạn theo dõi các mục như tiền mặt, đồ đạc, các khoản phải thu, thiết bị cửa hàng và hơn thế nữa.
Trong khi đó, các nhóm tài khoản tạo ra các danh mục tổng quát, chẳng hạn như tiền mặt, thiết bị và các khoản phải thu, những danh mục này sẽ rất quan trọng đối với đề xuất dự án tổng thể.
Nhưng đó mới chỉ là bước đầu. Sau khi tạo bản tóm tắt, bạn cũng có thể xem chế độ xem dựa trên danh sách hoặc ghi chú cho các nhóm tài khoản, hoặc thêm các trường tùy chỉnh như loại tài khoản, tín dụng so với nợ, v.v. Bất kể bạn chọn chế độ xem hoặc trường tùy chỉnh nào, tổng quan vẫn đơn giản, giúp bạn và nhóm của bạn luôn nắm rõ ngân sách bất cứ lúc nào.
Phần thưởng: Hãy thử các mẫu kế toán này!
7. Mẫu tài liệu dự án ClickUp
Đôi khi, bạn chỉ cần một số tài liệu dự án tốt để giúp mọi người đi đúng hướng và tiếp tục chứng minh công việc của mình với các bên liên quan bên ngoài. Mẫu Tài liệu Dự án của ClickUp là một cơ hội hoàn hảo để lưu giữ những ghi chép đó.
Đây là mẫu đặc biệt hữu ích cho nhóm dự án của bạn. Đánh dấu các thành viên quan trọng trong nhóm, cùng với vai trò và trách nhiệm của họ trong dự án. Phác thảo các hành động, phương pháp và hướng dẫn mà mọi người trong dự án cần tuân thủ để dự án tiếp tục tiến triển. Bạn thậm chí có thể liên kết hoặc tóm tắt kế hoạch dự án, dòng thời gian và ngân sách.
Nghe có vẻ phức tạp? Mẫu này đảm bảo rằng mọi việc sẽ không phức tạp như vậy. Bạn chỉ cần điền vào một vài trường, sau đó mẫu sẽ sẵn sàng để chia sẻ với tất cả những ai muốn biết dự án là gì và công việc sẽ được hoàn thành như thế nào.
8. Mẫu tóm tắt điều hành ClickUp Bảng trắng
Cũng giống như mẫu tóm tắt dự án đầu tiên trong danh sách này, Mẫu tóm tắt điều hành Bảng trắng của ClickUp giúp bạn tạo bản tóm tắt điều hành. Nhưng điểm đặc biệt là: mẫu này sử dụng Bảng trắng của ClickUp, giúp nó trở nên linh hoạt hơn.
Có thể bạn đã biết giải pháp Bảng trắng của ClickUp là một công cụ giao tiếp trực quan, dễ sử dụng. Các nhóm có thể sử dụng nó để làm việc cùng nhau, động não và hình dung những ý tưởng phức tạp. Bây giờ, hãy tưởng tượng một bản tóm tắt điều hành sử dụng các khái niệm cơ bản tương tự sẽ mạnh mẽ như thế nào.
Để chắc chắn, bản tóm tắt điều hành của bạn có thể cần phải đến từ một nguồn duy nhất. Tuy nhiên, chức năng kéo và thả tương tự khiến tính năng Bảng trắng của ClickUp trở nên hấp dẫn cũng có thể giúp bạn ở đây, tạo ra các bản tóm tắt linh hoạt để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ.
9. Mẫu báo cáo bảng ClickUp
À, cuộc họp hội đồng quản trị. Tất cả chúng ta đều cần chúng, và tất cả chúng ta (đôi khi) đều sợ chúng. Hãy tưởng tượng sự khác biệt mà bạn có thể tạo ra với một báo cáo đơn giản, hợp lý, cung cấp cho hội đồng quản trị tất cả thông tin họ cần trong nháy mắt. Đó là những gì Mẫu báo cáo hội đồng quản trị của ClickUp có thể làm.
Bắt đầu với thương hiệu cơ bản của công ty và các điểm nổi bật trong báo cáo. Từ đó, bạn có thể chuyển sang báo cáo doanh thu, báo cáo năng suất và các lĩnh vực trọng tâm khác. Báo cáo hiệu suất bán hàng và KPI, cùng với đánh giá trung thực về mọi thách thức và trở ngại, đều có phần riêng.
Tất nhiên, bạn cũng có thể liên kết đến các báo cáo dài hơn, bao gồm cả những nội dung quan trọng. Ví dụ: bảng của bạn có thể quan tâm đến kế hoạch năng suất được thiết kế để giải quyết các trở ngại hiện tại. Miễn là tất cả được tạo trong ClickUp, các liên kết sẽ tự nhiên và trực quan.
10. Mẫu tóm tắt trạng thái dự án MS Word
Nếu bạn chỉ cần một bản tóm tắt nhanh về trạng thái của dự án, Mẫu tóm tắt trạng thái dự án này có thể phù hợp với bạn. Mẫu này bao gồm bốn phần cơ bản, mỗi phần được thiết kế để chiếm một đoạn văn:
- Tổng quan về dự án, bao gồm ngày bắt đầu, mục đích và bất kỳ KPI nào. Phần này phải nhất quán với từng báo cáo
- Danh sách các quản trị viên, là những người dẫn đầu, các bên liên quan và các công ty tham gia vào việc hoàn thành dự án
- Trạng thái của dự án, với không gian để thêm càng nhiều chi tiết càng tốt về tiến độ thực hiện mục tiêu và bất kỳ điểm nổi bật quan trọng nào khác
- Danh sách các vấn đề có thể cản trở sự thành công của dự án nếu không được giải quyết
Cũng như nhiều mẫu khác trong danh sách này, điểm hay của tùy chọn này là sự đơn giản. Bạn chỉ cần Microsoft Word để tạo bản tóm tắt trạng thái dự án hấp dẫn, dễ đọc mỗi khi cần.
11. Mẫu tóm tắt dự án Tài liệu Google
Mẫu Tóm tắt dự án này tương tự như phiên bản MS Word ở trên, mặc dù nó có một số khác biệt nhỏ so với mẫu được thiết kế riêng cho Tài liệu Google:
- Một phần dành cho lợi ích của dự án, nêu chi tiết hơn lý do tại sao dự án cần phải được hoàn thành
- Phạm vi dự án, cho phép bạn nêu rõ những gì có thể và không thể thực hiện được, cũng như những nguồn lực cần thiết
- Hoạt động dự án, được thiết kế để cung cấp bối cảnh về cách dự án sẽ được thực hiện
Mẫu này có thể dễ dàng in và tải xuống, rất phù hợp để chia sẻ nhanh chóng thông tin cốt lõi về bất kỳ dự án nào với các bên liên quan bên ngoài hoặc thứ cấp.
Tóm tắt các mẫu tóm tắt dự án tốt nhất
Mẫu có ích gì nếu nó không giúp công việc của bạn dễ dàng hơn? Và mẫu tóm tắt dự án có ích gì nếu nó không giúp bạn nhanh chóng tóm tắt dự án của mình?
Như bạn có thể thấy, chúng tôi đã chuẩn bị sẵn sàng cho bạn. Chọn bất kỳ mẫu nào ở trên để bắt đầu hợp lý hóa giao tiếp dự án của bạn. Tất cả các mẫu này có thể giúp bạn tạo các báo cáo nhanh chóng mà các bên liên quan chính cần để cập nhật thông tin.
Và nếu bạn cần tiến xa hơn nữa, tại sao không tối ưu hóa toàn bộ hệ thống quản lý dự án của mình?
Sử dụng ClickUp như một ứng dụng năng suất để thay thế tất cả các ứng dụng năng suất khác. Nó không chỉ là quản lý dự án và công việc: nó còn là bảng trắng, bảng điều khiển, chức năng trò chuyện, cài đặt mục tiêu và nhiều hơn nữa. Và, vâng, nó cũng bao gồm tất cả các mẫu tóm tắt dự án bạn cần để thành công trong bất kỳ ngành nào và cho bất kỳ đối tượng nào.
Tóm tắt dự án và Tài liệu của ClickUp chỉ là bước khởi đầu. Thư viện mẫu của chúng tôi có vô số mẫu khác, từ kế toán đến thiết kế và bán hàng đến hỗ trợ. Với phiên bản tài khoản miễn phí bao gồm 100MB dung lượng lưu trữ miễn phí, nhiệm vụ và thành viên không giới hạn, cùng hơn 1.000 tích hợp, thật khó để tìm lý do không đăng ký.